Stratégie de communication des activités du Conseil de l`Europe en

Strasbourg, le 15 septembre 2009
CDLR(2009)49 Addendum
Point 7.2 de l’ordre du jour
COMITE EUROPEEN SUR LA DEMOCRATIE LOCALE ET REGIONALE
(CDLR)
COMMUNICATION SUR LE CDLR ET LA DEMOCRATIE LOCALE
ET REGIONALE AU CONSEIL DE L’EUROPE
Stratégie de communication des activités du Conseil de l’Europe
en matière de démocratie locale et régionale
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et
Mme Kjersti Barsok (Norvège)
Note du Secrétariat
établie par la
Direction générale de la démocratie et des affaires politiques
Direction des institutions démocratiques
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2
Stratégie de communication des activités du Conseil de l’Europe en
matière de démocratie locale et régionale
1.
Objectifs de la stratégie de communication
Les travaux du Conseil de l’Europe en matière de promotion de la démocratie locale et
régionale méritent d’être mieux connus du public. Une meilleure visibilité et une plus grande
ouverture sont indispensables pour les futures activités du Conseil de l’Europe dans ce
domaine. Les résultats de ces travaux doivent être présentés plus efficacement à un public
le plus large possible.
Le but de la communication est d’établir un dialogue constructif avec des groupes cibles
pour veiller à ce qu’ils comprennent le message souhaité et pour recevoir en retour des
informations utiles pour améliorer notre travail.
Les activités de communication constituent des outils essentiels au service de l’objectif
prioritaire du Conseil de l’Europe dans le domaine de la démocratie locale et régionale, qui
est le suivant :
Etablir une bonne gouvernance locale et régionale pour faire face aux enjeux de nos
sociétés et répondre aux attentes légitimes de nos concitoyens .
2.
Priorités de la stratégie de communication
Priorité no 1 :
Rendre plus visible le travail du Conseil de l’Europe en matière de démocratie locale et
régionale.
Priorité no 2 :
Faire connaître les résultats de ce travail aux groupes cibles.
Priorité no 3 :
Renforcer l’efficacité de la promotion de la démocratie locale et régionale au sein du Conseil
de l’Europe en améliorant les flux d’information et le niveau de coopération entre les acteurs
institutionnels.
3.
Où en sommes-nous ?
Les ressources humaines consacrées actuellement à la communication dans le service
correspondent à 90 % d’un poste. La personne concernée s’occupe de LOREG, du Réseau
LOREG, des publications, du site web et d’autres applications en ligne. Un autre poste (non
pourvu pour le moment) est prévu en partie pour les publications et le travail d’édition
concernant les programmes de coopération, le Centre d’expertise de réforme de
l’administration locale et la Stratégie pour l’innovation et la bonne gouvernance.
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et Mme Kjersti Barsok (Norvège)
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Le CDLR utilise les médias suivants pour sa communication externe :

Internet
o
Instranet

Publications
o
Budget annuel : 10 000-15 000 euros (traductions, couvertures, impression)
o
Structure et fonctionnement de la démocratie locale et régionale (4 rapports par
an)
o
Rapports de pratique européenne (2 à 3 numéros par an)
o
Traités et recommandations
o
Manuels

Brochures
o
Centre d’expertise de réforme de l’administration locale
o
Stratégie pour l’innovation et la bonne gouvernance
o
LOREG
o
Brochure et mallette d’information MORE
o
Articles promotionnels
o
Dodécaèdre prévu pour récompenser les communes lauréates du label européen
(Stratégie)

Principaux défis et contraintes pour le CDLR en matière de communication:



Les ressources humaines et budgétaires
Le cadre global de la communication au Conseil de l’Europe
L’absence de tradition et d’expérience de communication au sens promotionnel ou de
relations publiques
Principaux partenaires du CDLR au sein du Conseil de l’Europe :




Le
Le
Le
La
Comité des Ministres/GR-DEM
Secrétaire Général
Congrès
Direction de la communication
Evénements importants :

4.
Les conférences du Conseil de l’Europe des ministres responsables des collectivités
locales et régionales.
Objectifs
L’essence de la communication : Les trois éléments clés d’une stratégie de communication
efficace sont i. la projection d’une image ; ii. la diffusion d’un message ; et iii. le choix de
publics bien ciblés. Pour bien communiquer, il faut choisir des images bien définies et
formuler des messages concis et clairs et les diffuser d’une manière qui soit adaptée à des
groupes cibles définis avec rigueur .
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et Mme Kjersti Barsok (Norvège)
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La stratégie de communication du CDLR doit être alignée sur la stratégie générale de
communication du Conseil de l’Europe. Alors qu’elles produisent de nombreux instruments
de grande valeur (obligatoires ou non obligatoires), les activités de promotion de la
démocratie locale et régionale organisent rarement des événements spectaculaires qui
attirent les médias grand public.
5.
La vision
Idéalement :

Les résultats des travaux (instruments légalement obligatoires ou non obligatoires,
études, rapports, etc.) atteignent leurs groupes cibles par des techniques de
diffusion/communication appropriées.

Toutes les occasions de faire connaître ces travaux sont mises à profit et les questions
présentant un intérêt politique font l’objet de communications fréquentes aux médias.

Ces activités sont menées en collaboration avec la Direction de la communication du
Conseil de l’Europe par divers moyens et instruments.

Le Congrès, l’Assemblée parlementaire et le CDLR travaillent ensemble sous l’image
de marque institutionnelle du Conseil de l’Europe.

La communication met l’accent sur les résultats et la substance des travaux et
entretient l’image de marque du Conseil de l’Europe. La coopération entre le Congrès
et le CDLR est fondée sur leurs caractéristiques et leurs valeurs propres mais la
communication n’insiste pas sur ces identités distinctes afin de ne pas dérouter les
groupes cibles.

Sur le plan interne, au sein du Conseil de l’Europe, la conférence ministérielle et le
CDLR sont des acteurs bien connus et respectés, dont les ressources sont garanties et
dont les productions reçoivent l’attention qu’elles méritent. L’importance et la qualité
de leurs travaux sont reconnues par le Comité des Ministres.

Dans toutes les activités de promotion de la démocratie locale et régionale, les aspects
de communication sont pris sérieusement en compte par tous les acteurs concernés.

Le Conseil de l’Europe est un partenaire de coopération recherché par les autres
acteurs internationaux et participe activement à des projets où son savoir-faire en
matière de démocratie locale et régionale peut être utilisé.

Le financement du Centre d’expertise de la réforme de l’administration locale est
soutenu par des actions de communication. Une autre série d’outils sert à encourager
la demande concernant les services du Centre.

Les conférences des ministres responsables des collectivités locales et régionales, qui
ont lieu tous les deux ou trois ans, offrent aux ministres la possibilité d’examiner des
thèmes particulièrement délicats et de fixer un agenda pour l’orientation de la
politique européenne, et sont pleinement exploitées dans la communication externe et
interne des gouvernements hôtes et de la Direction de la communication. Ces
conférences permettent aux ministres d’améliorer leur connaissance du Conseil de
l’Europe et de faire passer des messages pertinents pour leur politique nationale.
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et Mme Kjersti Barsok (Norvège)
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6.
Mise en œuvre de la stratégie de communication en matière de démocratie
locale et régionale
La Direction de la communication du Conseil de l’Europe et le Congrès doivent être
impliqués dans la préparation et la mise en œuvre de la stratégie et il convient de créer et
de maintenir un sentiment de réelle collaboration.
1.
Formuler le message essentiel.
2.
Groupes cibles : il y a pour le CDLR plusieurs groupes cibles possibles qu’il s’agit
d’identifier très rapidement :
a.
b.
c.
3.
au niveau interne : membres du CDLR / des comités d’experts ;
au niveau externe : collectivités locales, collectivités régionales, parlements,
organisations internationales, universités, chercheurs, médias, grand public ;
« intermédiaires » : autres directions du CE, Congrès, gouvernements,
plusieurs organisations internationales.
Définir les outils à employer :
a.
b.
c.
d.
Ressources disponibles ;
Programme de formation pour les administrateurs du CDLR ;
Aspect visuel ;
Une mallette d’outils pour la communication :
i.
ii.
iii.
4.
liste de contrôle pour la communication à l’intention du CDLR et des
comités d’experts ;
manuel du CDLR ;
bonnes pratiques de communication.
Mettre en place une collaboration avec les entités pertinentes du Conseil de
l’Europe :
a.
b.
c.
canaux et structures adaptés ;
matériels communs ;
la communication est examinée dans toutes les réunions de coordination
entre les acteurs du Conseil de l’Europe.
Mesures à prendre
1.
Nommer un des membres du bureau rapporteur pour la communication.
2.
Mettre l’accent sur le contenu des résultats ou des conclusions. Consacrer le moins
d’énergie possible à tenter d’expliquer les différentes procédures et les conflits
internes à l’institution. Mettre l’accent sur les réalisations du Conseil de l’Europe et
toujours se référer au nom de marque de l’Organisation.
3.
Placer l’examen de la stratégie de communication à l’ordre du jour des réunions
conjointes des bureaux du CDLR et du Congrès, de la Plateforme d’acteurs de la
Stratégie pour l’innovation et la bonne gouvernance au niveau local et du Centre
d’expertise de réforme de l’administration locale.
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et Mme Kjersti Barsok (Norvège)
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4.
Identifier les groupes cibles dans différents domaines. Impliquer les Etats membres à
un stade précoce de tous les projets pertinents afin d’utiliser au mieux leur
connaissance des médias et leurs contacts avec certains partenaires.
5.
Les membres du CDLR et de ses comités d’experts sont des acteurs importants pour
la communication sur les travaux en cours et les réalisations précédentes. Ils doivent
être soutenus par des outils de base actualisés (Manuel du CDLR). Il est également
important qu’ils communiquent de manière dynamique non seulement avec leur
propre ministère, mais aussi avec les ministères des autres Etats membres et les
ambassadeurs présents à Strasbourg.
6.
Pour veiller à ce que l’aspect communication constitue une partie intégrante de
l’activité des sous-comités, une déclaration sur la communication devrait figurer dans
le mandat de chaque comité et sur le calendrier de ses préoccupations.
7.
Pour garantir qu’une communication efficace soit un principe prioritaire pour toutes
les activités à tous les niveaux de l’Organisation, une liste de contrôle sera proposée
à tous les sous comités. La présentation d’un document, d’un rapport, etc. devra
toujours s’accompagner d’un plan d’action concernant la communication.
8.
Chercher de nouvelles manières d’ouvrir et de promouvoir le CDLR et les travaux du
Conseil de l’Europe en matière de démocratie locale et régionale. Examiner en
permanence en collaboration avec la Direction de la communication les moyens de
communication adaptés, tels que campagnes, communiqués de presse, etc.
9.
Faire en sorte que les documents de réunion soient accessibles en ligne de manière à
ce que le secrétariat n’envoie aux membres des comités qu’un avis de publication. Il
évitera ainsi la multiplication de longs messages.
10.
Améliorer les aspects visuels : il faut concevoir un logo pour le CDLR dans l’esprit du
logo principal du Conseil de l’Europe.
11.
Concevoir et réaliser un stand d’information pour les manifestations,
conférences, etc. , qui soit conforme à la nouvelle image visuelle du CDLR.
12.
Contacter des organisations internationales (OCDE, institutions de l’UE, Conseil
nordique, PNUD et UNHabitat) en vue de créer un partenariat à long terme pour
promouvoir la démocratie locale et régionale sous des perspectives différentes.
13.
Externaliser la base de données LOREG. Il est temps de libérer les ressources
consacrées à LOREG pour d’autres tâches. LOREG ( et peut-être également MORE )
doivent trouver un nouveau lieu d’hébergement. Avant de passer la main, il faut
sauvegarder les données utiles. Certains aspects de LOREG (notamment l’aperçu par
pays) doivent être transférés au site web de la démocratie locale.
14.
La Direction de la communication prépare actuellement avec la commission des
programmes web un document sur la stratégie web. L’objectif de ce document est
d’expliquer comment le web peut servir le Conseil de l’Europe dans la poursuite de
ses objectifs statutaires et comment les entités de l’Organisation peuvent intégrer les
instruments web dans leur travail. Le CDLR doit faire connaître ses besoins et
participer à la préparation de ce document.
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15.
La Direction de la communication est en train de mettre au point un système de
gestion de contenus (SGC) qui permettra un accès plus facile à l’information, un
meilleur étiquetage des informations et des présentations plus interactives du portail
Web (www.coe.int en 5 langues). L’outil sélectionné est le logiciel professionnel open
source Liferay. A partir du milieu de l’année 2010, ce SGC pourrait être ouvert à
d’autres sites web et d’autres contenus. Il s’agira d’une étape importante pour la
mise au point d’un site web du Conseil de l’Europe plus facile à utiliser pour les
usagers internes et externes. Il faudra utiliser pleinement son potentiel pour
promouvoir la démocratie locale et régionale.
16.
Pour construire un site web du CDLR (www.coe.int/local) indispensable et d’emploi
plus facile, il faut impliquer activement les gouvernements dans l’alimentation de ce
site.
17.
Mettre les données brutes des questionnaires à la disposition du public dans des
formats faciles d’emploi en continuant de copier le système TIMS de gestion de l’
information sur la traite, qui sera disponible à l’automne 2009.
TIMS a pour objectifs d’aider à la collecte efficace d’informations auprès des
gouvernements et d’autres acteurs, de veiller à ce que ces informations soient
recueillies et stockées dans un format structuré approprié aux exigences actuelles et
potentielles en matière de rapport et d’analyse, de faciliter la production de
documents au cours des divers stages de leur cycle de vie, du projet initial au
rapport publié et à l’archivage, de veiller à ce que ces informations soient stockées
de manière fiable et sûre et enfin de faciliter l’accès à ces informations par des
mécanismes appropriés de recherche, de navigation et de rapport.
18.
Améliorer la transparence du Conseil de l’Europe en créant à l’intention des usagers
externes un annuaire téléphonique en ligne couvrant tous les numéros de
l’Organisation.
19.
Etudier, comme il est mentionné dans la stratégie de communication du Conseil
l’Europe établie par le Comité des Ministres (page 18), s’il convient ou non
modifier les noms des comités et des groupes, y compris leur version abrégée,
manière à pouvoir les rattacher aisément et systématiquement au Conseil
l’Europe.
20.
Commencer à échanger des bonnes pratiques avec d’autres comités directeurs.
21.
Créer un réseau de correspondants pour la communication au sein des Etats
membres (utiliser le réseau LOREG), qui aurait pour tâche essentielle de rendre
opérationnelle la coopération entre les Etats membres. Ce faisant, les
correspondants identifieraient les partenaires et mettraient en place une coopération
au niveau national. Une partie de leur responsabilité consisterait à assurer le suivi de
cette stratégie dans les Etats membres.
22.
Il convient d’identifier les enjeux principaux du suivi de ces questions dans les Etats
membres, au CDLR, ainsi qu’au Conseil de l’Europe dans son ensemble. Il faut
élaborer un plan pour les suites à donner à la lumière des décisions prises à Utrecht.
Les Etats membres doivent prendre un engagement ferme à l’égard de ce plan.
Rapport préparé par M. Kimmo Collander (Finlande) et Mme Kjersti Barsok (Norvège)
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