Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP)

Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP)
Centers for Disease Control (CDC)
Institut Haïtien de l’Enfance (IHE)
Manuel de Procédures pour la Gestion des données
IST / VIH – SIDA
Prise en charge des patients vivant avec le VIH – SIDA
(PV – VIH)
Novembre 2006

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MODULE I

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A. Registre Pré – ARV
A1 Présentation de l’outil
Comme son nom l’indique, ce registre sert à l’inscription d’informations concernant toute
personne séropositive, ayant accepté d’être enrôlée au Service « Soins et Traitement ». Ce
registre se compose de cinq (5) parties et de vingt-cinq (25) colonnes:
o Une première partie de neuf (9) colonnes, relative à l’identification du PV-VIH,
comprenant
 La date de son enrôlement à la clinique
 Son code d’identification
 Son code d’enrôlement
 Ses nom (s) et prénom (s)
 Date de naissance
 Son âge
 Son sexe
 DPA
 Son adresse
o Une deuxième partie composée d’une seule colonne, concernant la date du test VIH+
ou de confirmation du statut sérologique
o Une troisième partie de six (6) colonnes, ayant trait à la prise en charge (du point de
vue prophylactique et / ou curatif) des infections opportunistes
 Prophylaxie à INH
 Prophylaxie au CTX
 Date détection I.O/autre que TB
 RX I.O
 RX TB
 Antifongique préciser
o La quatrième, comprenant cinq (5) colonnes, se référant à son évolution clinique et
aux différentes phases du processus d’éligibilité au traitement anti-rétroviral
 Stades de l’OMS (I, II, III, IV)
 Date d’éligibilité médicale à ARV
 Raison d’éligibilité médicale
 Date éligible, prêt et sélectionné pour traitement ARV
 Dernier CD4 ≤ 3 mois avant le début ARV
o La dernière, répartie sur quatre (4) colonnes, concernant le devenir du patient
 Notifier date si le patient est décédé avant de commencer l’ARV
 Notifier date si le patient a désisté ou a été transféré avant le début du traitement
 Date début ARV à transférer dans le registre ARV
 Stade clinique au début ARV

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A2 Mode de remplissage de l’outil
Le registre doit être bien identifié : nom du site, commune, département. Il faut toujours écrire
de façon lisible et éviter les ratures qui pourraient faire douter de la fiabilité des données.
Le remplissage du registre se fera à partir du dossier médical des patients
 La fiche d’enregistrement adulte VIH+
 La fiche de saisie pour la première visite adulte VIH +
 La fiche de suivi des visites cliniques adulte VIH +
 La fiche d’analyse de laboratoire
 La fiche d’ordonnance médicale
 Le rapport du comité de sélection
 Le rapport de discontinuation.
Pour chaque personne séropositive ayant accepté d’être suivie, les renseignements suivants
seront collectés :
1ère colonne :
o Dans la première colonne : inscrire la date de son enrôlement de façon numérique en
jour, mois et année.
Exemple : 15/06/06
2e colonne :
o Noter le code d’identification qui lui a été assigné par l’institution ; chaque patient(e)
doit avoir un numéro qui figurera sur son dossier quel que soit le service reçu.
Exemple :
Nom : Thomas ; Prénom : Haïti
Date de naissance : le 01janvier 1804, Prénom de la mère : Défilée la Folle
Code identification : HT0104D
3e colonne :
o Noter le code d’enrôlement qui lui a été assigné par l’institution. Chaque patient(e)
doit avoir un code qui figurera sur son dossier quel que soit le service reçu
dépendamment du l’ordre d’entrée.
Exemple : ST00001 (c’est le premier patient enrôlé en soins/traitement dans le site
se verra assigner ce code d’enrôlement)
Le code d’identification et le code d’enrôlement assurent l’identification unique du/de la patient(e)
au sein d’une même institution de santé.

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4e colonne :
o Inscrire ses nom (s) et prénom (s) ainsi que les surnoms.
5e colonne :
o Porter la date de naissance du/de la patient(e) en jour, mois et année.
6e colonne :
o Mettre l’âge en année révolue; faire une estimation de l’âge à partir d’événements
politiques ou historiques ou se rapportant aux phénomènes naturels au cas où la
personne ignore sa date de naissance ou son âge.
7e colonne :
Pour le sexe : porter « M » pour les hommes et « F » pour les femmes.
8e colonne :
o Toute femme enceinte enrôlée dans la PTME, qui accepte de suivre le traitement aux
ARVs, sera inscrite dans le registre Pré ARV et sa date probable d’accouchement
(DPA) notée dans le registre.
9e colonne :
o Aller dans la rubrique « Informations Démographiques » à la 1ère page du dossier
du/de la patient(e) et noter l’adresse qui y est inscrite et retranscrire fidèlement
l’adresse dans la colonne correspondante du registre.
10 e colonne :
o Pour la date de confirmation du statut sérologique du/de la patient(e), aller à la 1ère
page du dossier, dans le carré « test anticorps VIH+ ». Si la case « cet
établissement » est cochée, reporter dans le registre en jour, mois et année, la date
du premier test anticorps VIH+ ; si le premier test anticorps VIH+ a lieu dans une
autre institution, la date de confirmation VIH+ correspond à la « date du test de
répétition à cet établissement » Autrement écrire non disponible (ND) dans le
registre.
11e et 16e colonnes :
o Pour tout traitement supportif appliqué, (INH,CTX, TMS, antifongique, anti TB) noter
dans la colonne correspondante, en jour, mois et année la date de début et d’arrêt
inscrits dans le dossier.
La date de début sera portée dans la partie supérieure de la colonne et la date d’arrêt,
dans la partie inférieure.
Les données relatives à l’isoniazid (INH), aux antifongiques (fluconazole, ketoconazole)
et au cotrimoxazole (CTX ou TMS), et au traitement anti TB devront être récupérées à
la 2ème page de l’ordonnance médicale.