Fiche pratique sur les marchés pUBLICS Marseille, le 8 septembre

FICHE PRATIQUE SUR LES MARCHES PUBLICS Marseille, le 8 septembre 2009
V2
1
Scénario-type d’un marché
Cette fiche pratique a pour objet de faire la synthèse des étapes types d’un marché, de son montage jusqu’à la fin de son exécution.
Pour chaque étape, vous y trouverez des commentaires, la compétence respective de la cellule des marchés, du service qui souhaite acheter ainsi
qu’une durée approximative correspondants.
Le scénario est le même qu’il s’agisse d’un MAPA (marché à procédure adaptée) ou d’un appel d’offre. La seule différence tient à la durée et au
formalisme de la procédure de passation en cause.
Etapes du marché
Commentaires
Compétence de la
cellule des marchés
Compétence du
service acheteur
Durée approximative
PROCEDURE DE
PASSATION
MONTAGE DU
MARCHE
Il s’agit d’élaborer les pièces du
marché et de définir avec
précision le besoin de
l’Université.
Documents types d’un DCE1:
CCAP2, CCTP3, AE4, RC5,
bordereau des prix, annexes
techniques le cas échéant
(plans…). Pour les MAPA,
Montage administratif :
recherche sur la
procédure à engager,
clauses administratives…
Conseil de l’Acheteur.
Contrôle de cohérence a
posteriori de l’ensemble
du DCE.
-CCAP : 2/3
Montage technique.
Il est recommandé de
demander des devis au
préalable pour
connaître ce qui se fait
dans le secteur
concurrentiel concerné.
-CCAP : 1/3 (ex. : pour
Autant que de besoin.
Cette phase est la plus
importante (recensement des
besoins). Plus le marché est
précis plus les offres
correspondront au besoin.
Souvent, un marché peu précis
aboutit à des offres où les
candidats ont gonflé leurs prix
1
DCE : Dossier de consultation des entreprises
2
CCAP : Cahier des clauses administratives particulières
3
CCTP : Cahier des clauses techniques particulières
4
AE : Acte d’engagement
5
RC : Règlement de consultation

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simplification des documents.
Travail de collaboration entre la
cellule des marchés et
l’Acheteur.
-CCTP : 0% mais
contrôle de cohérence a
posteriori
-AE : 100%
-RC : 100% mais
discussion avant sur la
durée de la publicité
souhaitée pour les
MAPA, les critères de
sélection des offres, la
possibilité ou non de
négociation, les
variantes…
-Bordereau des prix : 0%
mais conseil de
l’Acheteur si besoin
les marchés de travaux,
la répartition des
dépenses communes de
chantier à prévoir)
-CCTP + annexes
techniques : 100%
Attention : penser aux délais
de livraison, d’intervention
dans le cadre du SAV,
prévoir si maintenance ou
non (…)
-AE : 0%
-RC : 0%
-Bordereau des prix :
100% (travail qui va de
pair avec l’élaboration
du CCTP)
ou tout simplement à une
procédure infructueuse.
PUBLICITE
Publication au BOAMP6 pour les
MAPA ou au BOAMP + JOUE7
pour les procédures formalisées
100%
0%
Durée non réglementée pour
MAPA mais au minimum 3
semaines pour des offres
sérieuses/ Pour procédures
formalisées : au minimum 40
jours si dématérialisation, 52
jours dans le cas contraire (cas
de l’appel d’offres)
MISE EN
CONCURRENCE/
CONSULTATION
DES ENTREPRISES
Cette phase correspond à la
durée de publicité pendant
laquelle les candidats intéressés
retirent le DCE auprès de la
cellule des marchés. Respect
100%
La cellule des marchés
centralise l’envoi des
DCE et doit être le seul
interlocuteur des
0% sauf réponse aux
questions techniques
des candidats à
transmettre à la cellule
des marchés pour
Durée qui correspond au temps
de la publicité, jusqu’à la date de
remise des offres définie au RC.
6
BOAMP : Bulletin officiel des annonces de marchés
7
JOUE : Journal officiel de l’Union européenne

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impératif du principe de l’égalité
de traitement entre les candidats
sous peine de remettre en cause
la validité du marché.
candidats. Elle
réceptionne les questions
techniques, les transmet à
l’Acheteur puis
communique à
l’ensemble des candidats
la réponse.
diffusion générale.
Attention : selon le code des marchés,
l’Université doit répondre aux
demandes de renseignements
complémentaires des candidats au plus
tard 6 jours avant la date limite fixée
pour la réception des offres.
REMISE DES
OFFRES PAR LES
CANDIDATS
Respect obligatoire de la
confidentialité du contenu des
offres.
Remise par LRAR, Chronopost
(…) ou en mains propres
directement à la cellule des
marchés sur présentation d’une
attestation de réception.
Interdiction de remise par
télécopie ou courriel (sauf
dématérialisation de la procédure
sur un site sécurisé assurant la
confidentialité des offres)
100%
La cellule des marchés
tient un registre des
dépôts. Toute offre
remise hors délai est en
principe refusée.
0%
ANALYSE DES
OFFRES
Ouverture et analyse en
commission (être au grand
minimum 2 personnes).
Collégialité requise pour éviter
toute suspicion de favoritisme.
Rédaction du RAO8
Une fois finalisé, le RAO est
transmis au Président pour
signature.
Conseil pour la rédaction
du RAO.
100%
Le temps nécessaire.
Tout dépend du nombre de lots
du marché (besoin d’une analyse
différenciée par lot), du nombre
de critères de sélection des offres
annoncé (analyse de chaque
candidat selon chaque critère) et
du nombre d’offres reçues.
8
RAO : Rapport d’analyse des offres

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INFORMATION DES
CANDIDATS NON
RETENUS
En raison du principe de
transparence des procédures,
l’Université doit obligatoirement
communiquer aux candidats non
retenus les motifs de rejet de leur
offre. Ces candidats non retenus
ont le droit ensuite de demander
à l’Université les motifs détaillés
de rejet de leur offre ainsi que
les caractéristiques et avantages
relatifs à l’offre retenue.
100%
Délai de rédaction des courriers
(sous réserve d’avoir un RAO
suffisamment explicite).
MISE EN
SIGNATURE DES
DOCUMENTS DU
MARCHE PAR LE
PRESIDENT/
NOTIFICATION DU
MARCHE
Le Président de l’Université est
le représentant légal du pouvoir
adjudicateur au sens du code des
marchés
100%
Documents du
parapheur : RAO, lettres
aux non retenus, lettre de
notification du marché,
pièces contractuelles du
marché (AE, bordereaux
de prix, annexes
financières…)
Notification par LRAR.
Délai de signature par le
Président.
En moyenne 10 jours.
Délai de retour de l’AR (1
semaine environ)
SAISIE DU MARCHE
DANS LE LOGICIEL
MARCHES/ COPIES
POUR L’AGENCE
COMPTABLE ET
PERSONNES
INTERESSEES
Dès lors, le marché devient
visible sur le logiciel
CARAMBOLE.
L’agence comptable a copie du
marché une fois notifié donc pas
besoin de lui transmettre des
copies du marché lors de la
transmission des factures
correspondantes.
100%
ENGAGEMENT DE
LA COMMANDE
Besoin de connaître le code
nomenclature Produit associé au
0%
Pour tout problème,
100%
Par le gestionnaire

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DANS LE LOGICIEL
DEPENSES
(CARAMBOLE)/
CONTACT AVEC LE
TITULAIRE EN
DEBUT DE MARCHE
marché.
contacter la cellule des
marchés
défini en amont.
Possibilité d’accès
réservé à certains
agents (recommandée
pour éviter les erreurs
d’imputation)
VERIFICATION
MATERIELLE QUE
LES PRESTATIONS
SONT BIEN
EXECUTEES
Constat que le marché est
exécuté conformément aux
clauses du cahier des charges.
(livraison des fournitures,
réception des travaux…)
0%
Les CCAG prévoient des
dispositions en cas de
problème.
Contacter la cellule des
marchés.
100%
TRANSMISSION DE
LA FACTURE A
L’AGENCE
COMPTABLE POUR
PAIEMENT
Attention à ne la retarder car des
intérêts moratoires sont dus
automatiquement par
l’Université en cas de
dépassement du délai légal de
paiement de 30 jours.
0%
100%
Le plus rapidement possible
EXECUTION DU
MARCHE
GESTION
QUOTIDIENNE
0%
100%
AVENANT
En principe, un avenant ne doit
pas bouleverser l’économie du
marché ni en changer l’objet.
Il faut se poser la question de
savoir si l’avenant a pour effet
de modifier de manière
importante les conditions
initiales de mise en concurrence
du marché.
Un avenant peut avoir des objets
80%
Appréciation de la
validité de l’avenant au
cas par cas.
Notification de l’avenant
au titulaire pour signature
puis mise en signature au
Président. Notification au
titulaire de l’avenant
signé des deux parties.
20%
Demande d’un
chiffrage financier
auprès du titulaire (si
l’avenant a pour objet
une modification des
tarifs non prévue au
départ, une
prolongation de
durée…)
3 semaines (si le titulaire renvoie
rapidement l’avenant)