Fiche pratique sur les marchés pUBLICS Marseille, le 8 septembre

FICHE PRATIQUE SUR LES MARCHES PUBLICS
Marseille, le 8 septembre 2009
V2
Scénario-type d’un marché
Cette fiche pratique a pour objet de faire la synthèse des étapes types d’un marché, de son montage jusqu’à la fin de son exécution.
Pour chaque étape, vous y trouverez des commentaires, la compétence respective de la cellule des marchés, du service qui souhaite acheter ainsi
qu’une durée approximative correspondants.
Le scénario est le même qu’il s’agisse d’un MAPA (marché à procédure adaptée) ou d’un appel d’offre. La seule différence tient à la durée et au
formalisme de la procédure de passation en cause.
Etapes du marché
PROCEDURE
PASSATION
MONTAGE
MARCHE
Commentaires
Compétence de la
cellule des marchés
Compétence du
service acheteur
Durée approximative
Montage administratif :
recherche
sur
la
procédure à engager,
clauses administratives…
Conseil de l’Acheteur.
Contrôle de cohérence a
posteriori de l’ensemble
du DCE.
-CCAP : 2/3
Montage technique.
Il est recommandé de
demander des devis au
préalable
pour
connaître ce qui se fait
dans
le
secteur
concurrentiel concerné.
Autant que de besoin.
Cette phase est la plus
importante (recensement des
besoins). Plus le marché est
précis
plus
les
offres
correspondront au besoin.
Souvent, un marché peu précis
aboutit à des offres où les
candidats ont gonflé leurs prix
DE
DU Il s’agit d’élaborer les pièces du
marché et de définir avec
précision
le
besoin
de
l’Université.
Documents types d’un DCE1:
CCAP2, CCTP3, AE4, RC5,
bordereau des prix, annexes
techniques le cas échéant
(plans…). Pour les MAPA,
-CCAP : 1/3 (ex. : pour
1
DCE : Dossier de consultation des entreprises
CCAP : Cahier des clauses administratives particulières
3
CCTP : Cahier des clauses techniques particulières
4
AE : Acte d’engagement
5
RC : Règlement de consultation
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PUBLICITE
MISE EN
CONCURRENCE/
CONSULTATION
DES ENTREPRISES
6
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simplification des documents.
-CCTP :
0%
mais
Travail de collaboration entre la contrôle de cohérence a
cellule
des
marchés
et posteriori
l’Acheteur.
-AE : 100%
-RC :
100%
mais
discussion avant sur la
durée de la publicité
souhaitée
pour
les
MAPA, les critères de
sélection des offres, la
possibilité ou non de
négociation,
les
variantes…
-Bordereau des prix : 0%
mais
conseil
de
l’Acheteur si besoin
6
Publication au BOAMP pour les 100%
MAPA ou au BOAMP + JOUE7
pour les procédures formalisées
Cette phase correspond à la
durée de publicité pendant
laquelle les candidats intéressés
retirent le DCE auprès de la
cellule des marchés. Respect
100%
La cellule des marchés
centralise l’envoi des
DCE et doit être le seul
interlocuteur
des
les marchés de travaux,
la répartition des
dépenses communes de
chantier à prévoir)
-CCTP + annexes
techniques : 100%
ou tout simplement à
procédure infructueuse.
une
Attention : penser aux délais
de livraison, d’intervention
dans le cadre du SAV,
prévoir si maintenance ou
non (…)
-AE : 0%
-RC : 0%
-Bordereau des prix :
100% (travail qui va de
pair avec l’élaboration
du CCTP)
0%
Durée non réglementée pour
MAPA mais au minimum 3
semaines pour des offres
sérieuses/
Pour
procédures
formalisées : au minimum 40
jours si dématérialisation, 52
jours dans le cas contraire (cas
de l’appel d’offres)
0% sauf réponse aux Durée qui correspond au temps
questions
techniques de la publicité, jusqu’à la date de
des
candidats
à remise des offres définie au RC.
transmettre à la cellule
des
marchés
pour
BOAMP : Bulletin officiel des annonces de marchés
JOUE : Journal officiel de l’Union européenne
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impératif du principe de l’égalité
de traitement entre les candidats
sous peine de remettre en cause
la validité du marché.
REMISE
OFFRES PAR
CANDIDATS
ANALYSE
OFFRES
8
candidats.
Elle diffusion générale.
réceptionne les questions
techniques, les transmet à
l’Acheteur
puis
communique
à
l’ensemble des candidats
la réponse.
100%
0%
La cellule des marchés
tient un registre des
dépôts.
Toute
offre
remise hors délai est en
principe refusée.
DES Respect obligatoire de la
LES confidentialité du contenu des
offres.
Remise par LRAR, Chronopost
(…) ou en mains propres
directement à la cellule des
marchés sur présentation d’une
attestation de réception.
Interdiction de remise par
télécopie ou courriel (sauf
dématérialisation de la procédure
sur un site sécurisé assurant la
confidentialité des offres)
et
analyse
en Conseil pour la rédaction 100%
DES Ouverture
commission (être au grand du RAO.
minimum
2
personnes).
Collégialité requise pour éviter
toute suspicion de favoritisme.
Rédaction du RAO8
Une fois finalisé, le RAO est
transmis au Président pour
signature.
Attention : selon le code des marchés,
l’Université
doit
répondre
aux
demandes
de
renseignements
complémentaires des candidats au plus
tard 6 jours avant la date limite fixée
pour la réception des offres.
Le temps nécessaire.
Tout dépend du nombre de lots
du marché (besoin d’une analyse
différenciée par lot), du nombre
de critères de sélection des offres
annoncé (analyse de chaque
candidat selon chaque critère) et
du nombre d’offres reçues.
RAO : Rapport d’analyse des offres
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INFORMATION DES En raison du principe de
CANDIDATS
NON transparence des procédures,
l’Université doit obligatoirement
RETENUS
communiquer aux candidats non
retenus les motifs de rejet de leur
offre. Ces candidats non retenus
ont le droit ensuite de demander
à l’Université les motifs détaillés
de rejet de leur offre ainsi que
les caractéristiques et avantages
relatifs à l’offre retenue.
MISE
EN Le Président de l’Université est
SIGNATURE
DES le représentant légal du pouvoir
DOCUMENTS
DU adjudicateur au sens du code des
MARCHE PAR LE marchés
PRESIDENT/
NOTIFICATION DU
MARCHE
SAISIE DU MARCHE
DANS LE LOGICIEL
MARCHES/ COPIES
POUR
L’AGENCE
COMPTABLE
ET
PERSONNES
INTERESSEES
ENGAGEMENT DE
LA
COMMANDE
100%
100%
Documents
du
parapheur : RAO, lettres
aux non retenus, lettre de
notification du marché,
pièces contractuelles du
marché (AE, bordereaux
de prix,
annexes
financières…)
Notification par LRAR.
Dès lors, le marché devient 100%
visible
sur
le
logiciel
CARAMBOLE.
L’agence comptable a copie du
marché une fois notifié donc pas
besoin de lui transmettre des
copies du marché lors de la
transmission
des
factures
correspondantes.
Besoin de connaître le code 0%
100%
nomenclature Produit associé au Pour tout problème, Par le
Délai de rédaction des courriers
(sous réserve d’avoir un RAO
suffisamment explicite).
Délai de signature
Président.
En moyenne 10 jours.
par
Délai de retour de l’AR (1
semaine environ)
gestionnaire
4
le
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DANS LE LOGICIEL
DEPENSES
(CARAMBOLE)/
CONTACT AVEC LE
TITULAIRE
EN
DEBUT DE MARCHE
VERIFICATION
MATERIELLE QUE
LES PRESTATIONS
SONT
BIEN
EXECUTEES
marché.
TRANSMISSION DE
LA
FACTURE
A
L’AGENCE
COMPTABLE POUR
PAIEMENT
Attention à ne la retarder car des
intérêts moratoires sont dus
automatiquement
par
l’Université
en
cas
de
dépassement du délai légal de
paiement de 30 jours.
EXECUTION
MARCHE
GESTION
QUOTIDIENNE
AVENANT
Constat que le marché est
exécuté
conformément
aux
clauses du cahier des charges.
(livraison
des
fournitures,
réception des travaux…)
contacter la cellule des défini en amont.
marchés
Possibilité
d’accès
réservé
à
certains
agents (recommandée
pour éviter les erreurs
d’imputation)
0%
100%
Les CCAG prévoient des
dispositions en cas de
problème.
Contacter la cellule des
marchés.
0%
100%
Le plus rapidement possible
DU
En principe, un avenant ne doit
pas bouleverser l’économie du
marché ni en changer l’objet.
Il faut se poser la question de
savoir si l’avenant a pour effet
de
modifier
de
manière
importante
les
conditions
initiales de mise en concurrence
du marché.
Un avenant peut avoir des objets
0%
100%
80%
Appréciation
de
la
validité de l’avenant au
cas par cas.
Notification de l’avenant
au titulaire pour signature
puis mise en signature au
Président. Notification au
titulaire de l’avenant
signé des deux parties.
20%
3 semaines (si le titulaire renvoie
Demande
d’un rapidement l’avenant)
chiffrage
financier
auprès du titulaire (si
l’avenant a pour objet
une modification des
tarifs non prévue au
départ,
une
prolongation
de
durée…)
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très différents. Il s’agit de
modifier
le
marché
bilatéralement (acte contractuel
signé des deux parties).
DECLARATION DE Tout sous-traitant doit être agréé
par
l’Université
après
SOUS-TRAITANT
vérification de ses capacités.
Le titulaire reste néanmoins
personnellement responsable de
la bonne exécution du marché.
A l’exception du paiement direct
du
sous-traitant
(sous
conditions), l’Université n’a pas
à entretenir de relations directes
avec un sous-traitant (s’adresser
au titulaire du marché)
Dans certains cas, faute.
PROBLEME
D’EXECUTION PAR Il est important que les
prestations attendues aient été au
LE TITULAIRE
préalable bien définies au
marché afin de les rendre
opposables au titulaire.
Saisie dans le logiciel
marchés et copies pour
l’agence comptable et les
personnes intéressées.
100 %
Formulaire prévu à cet
effet. Transmis pour
signature au Président.
Etude
du
problème
(notamment au regard
des clauses contractuelles
du marché et du CCAG.)
Si faute caractérisée :
mise en œuvre des
pénalités prévues voire
résiliation du marché.
Autre hypothèse : non
reconduction du marché
l’année suivante si le
marché est à durée
reconductible
(marché
conclu pour un an
renouvelable
3
fois
maximum).
0%
15 jours si dossier complet
Mais aide de la cellule
des
marchés
pour
recueillir les pièces
requises
pour
l’agrément du soustraitant.
Besoin de constituer un
dossier solide pour
caractériser la faute.
Des échanges verbaux
sont insuffisants (tel).
Une
convocation
formelle peut s’imposer
mais il faut ensuite en
garder la trace écrite
(dans l’idéal : prévoir
un PV de réunion signé
du titulaire).
Il faut dans tous les cas
une mise en demeure
précise
des
manquements constatés
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assortie d’un délai
imparti au titulaire pour
s’exécuter.
Besoin
aussi que cette mise en
demeure soit effectuée
via une LRAR.
En
parallèle,
des
échanges par courriels
étayent
le
dossier
constitutif de la faute.
A retenir donc : il faut
des écrits et le titulaire
doit
absolument
connaître les reproches
formulés
à
son
encontre.
Conclusion :
Durée approximative pour passer un MAPA : 2 mois si aucun incident de procédure
Durée approximative pour passer un marché sous procédure formalisée : 4 mois si aucun incident de procédure.
Pour toute question, contactez la cellule des marchés.
Bien entendu, ce scénario est applicable dès lors que la cellule des marchés est saisie au préalable pour la passation du marché.
Céline NOGUEIRA
Responsable de la Cellule des Marchés
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