Modèle de Rapport d’activités pour les expositions agricoles du Québec Note à l’utilisateur : Dans chacune des sections, vous retrouverez des questions qui vous aiderons à compléter la dite section. Le but n’est pas de répondre directement aux questions mais de se servir de celle-ci pour compléter la section, comme piste de réponse. Elles sont là pour vous guider ! Merci ! Rapport d’activités Exposition de _________ Année ____________ Dates de l’Expo _____________ Présenté par Madame ou Monsieur Téléphone __________ Courriel ____________ Modèle de rapport d’activité 2013 2 Table des matières 1.- RÉSUMÉ DE L’ÉVÉNEMENT …………………………….. 4 Tableau récapitulatif …………………………… 4 2- ATTEINTE DES OBJECTIFS …………………………… 5 3- ÉVALUATION DES ACTIVITÉS RÉCURRENTES …………………………… 6 4- ÉVALUATION DES PROJETS STRUCTURANTS …………………………… 8 5- PUBLICITÉ ET PROMOTION …………………………… 9 6- VISIBILITÉ ACCORDÉE AU MAPAQ …………………………… 9 7- RAPPORT FINANCIER …………………………… 10 8- SOMMAIRE DE LA SUBVENTION …………………………… 13 9- CONCLUSION …………………………… 13 10- ANNEXE États des résultats de votre exposition États des résultats de votre exposition La fiche-indicateurs de performance Résumé Global des primes …………………………… 13 Modèle de rapport d’activité 2013 3 1. RÉSUMÉ DE L’ÉVÉNEMENT Dans cette section vous devez présenter les faits saillants de votre exposition. Tableau récapitulatif : Dates de l’exposition Nombre de jours Achalandage (nombre de visiteurs) Nombre de bénévoles Jugements - nombre de jugements Jugements - nombre de têtes Jugements - nombre d’exposants Jeunes ruraux - nombre de jugements Jeunes ruraux – nombre de têtes Jeunes ruraux – nombre d’exposants Faire un bref résumé de l’événement Décrire la température durant l’exposition Y avait-il une (ou des) activité(s) concurrente(s) en même temps ? Si oui laquelle et où se tenait-elle ? Décrire l’ambiance et souligner les activités qui ont le mieux fonctionnés Quels ont été les points saillants de l’exposition Quels étaient les points d’intérêts de cette édition de votre exposition Description des activités tenues autres que les projets structurants (exemples : bingo, brunch, gala, démonstration de machineries, spectacles artistiques, etc.) Points forts et points à améliorer Etc. Modèle de rapport d’activité 2013 4 2. ATTEINTE DES OBJECTIFS FIXÉS Reprendre chacun des objectifs décrient dans votre plan d’affaires et préciser si ceux-ci ont été atteints ou non, comment ils ont été atteints ou pourquoi ils ne l’ont pas été. Quels sont les facteurs ayant contribués ou non à l’atteinte des objectifs Présenter les résultats. Objectif 1 : énoncé de l’objectif Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint Raisons Etc. Objectif 2 : énoncé de l’objectif Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint Raisons Etc. Modèle de rapport d’activité 2013 5 3. ÉVALUATION DES ACTIVITÉS RÉCURRENTES Nom de l’activité Faire un court résumé de chacune des activités récurrentes que vous avez présenté durant votre exposition. Exemple d’activités récurrentes : jugements, volet agroalimentaire, volet commercial, petites ferme, manèges, activité familiale, activité spécifique à une journée, etc. Y a-t-il eu des nouveautés ou innovations dans ces activités récurrentes? Vous pouvez ajouter des photos pour appuyer la description de vos activités! EXEMPLES : Les jugements : Encore cette année, l’exposition a présenté une panoplie de jugements : 3 jugements de bovins laitiers (total 150 têtes) 2 jugements de chevaux (60 têtes) 2 jugements de moutons (50 têtes) 1 jugement de petits animaux (60 têtes) Y a-t-il eu des nouveautés, nouvelles races, l’ajout de classes, nouvelle animation ou présentation différente ? Le volet agroalimentaire : Présenter le nombre de kiosques, d’exposants Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ? Quels types de produits ? Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et pourquoi ?) Y avait-il de l’animation ? Possibilité d’échange avec les producteurs ? Présence ou non d’activités éducatives ? Quels étaient les nouveautés ? Est-ce que les producteurs étaient satisfaits ? Si oui pourquoi ? Si non pourquoi ? Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre) Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Le volet commercial : Présenter le nombre de kiosques, d’exposants Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ? Quels types de produits ? Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et pourquoi ?) Y avait-il de l’animation ? Possibilité d’échange avec les exposants ? Modèle de rapport d’activité 2013 6 Présence ou non d’activités éducatives ? Quels étaient les nouveautés ? Est-ce que les exposants étaient satisfaits ? Si oui pourquoi ? Si non pourquoi ? Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre) Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? La petite ferme : Présenter le nombre d’animaux et les races d’animaux présentées Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ? Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et pourquoi ?) Possibilité de toucher ou non aux animaux ? Y avait-il de l’animation ? Présence ou non d’activités éducatives ? Quels étaient les nouveautés ? Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ? Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre) Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Les manèges : Présenter le nombre de manèges Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ? Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et pourquoi ?) Quels étaient les nouveautés ? Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ? Est-ce que la compagnie de manège était satisfaite ? Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre) Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Activité familiale ou activité spécifique à une journée Présenter brièvement cette activité Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et pourquoi ?) Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ? Quels étaient les nouveautés ? Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ? Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre) Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Modèle de rapport d’activité 2013 7 4. ÉVALUATION DES PROJETS STRUCTURANTS Voici quelques exemples de projets structurant : Contrôle de la qualité (jugements), Éducation agricole-Promotion des races caprines, Éducation agricole-Jeunes ruraux, Sensibilisation au lavage des mains, etc. Vous pouvez ajouter des photos pour appuyer la description de vos activités! Projet 1 : Nom du projet Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre Atteinte de l’objectif ? OUI / NON Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint Raisons objectif atteint ou non Comment l’objectif a-t-il été atteint L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ? Y avait-il de l’animation ? Quels étaient les nouveautés ? Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Etc. Projet 2 : Nom du projet Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre Atteinte de l’objectif ? OUI / NON Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint Raisons objectif atteint ou non Comment l’objectif a-t-il été atteint L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ? Y avait-il de l’animation ? Quels étaient les nouveautés ? Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Etc. Projet 3 : Nom du projet Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre Atteinte de l’objectif ? OUI / NON Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint Raisons objectif atteint ou non Comment l’objectif a-t-il été atteint L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ? Y avait-il de l’animation ? Quels étaient les nouveautés ? Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ? Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ? Etc. Modèle de rapport d’activité 2013 8 5. PUBLICITÉ ET PROMOTION Quelles ont été vos actions publicitaires et promotionnelles (TV, radio, journaux, hebdo, site internet, médias sociaux, etc) Produisez-vous un dépliant ? Une affiche ? Napperons ? Bottin des règlements ? ou autre… (quantités imprimées, distribution prévue, …) Voir ce que vous avez inscrit dans votre plan d’affaires et spécifier si vous l’avez réalisé ou non. 6. VISIBILITÉ ACCORDÉE AU MAPAQ Nommer les divers éléments de visibilités accordés au MAPAQ pour la présente édition Où se retrouve le logo du MAPAQ Y avait-il des bannières du MAPAQ, kiosque ou autres éléments présentant le MAPAQ comme collaborateur de votre exposition Ajouter des photos si vous en avez Modèle de rapport d’activité 2013 9 7. RAPPORT FINANCIER VOLET 1 : SOUTIEN FINANCIER AUX OPÉRATIONS Dépenses : Adaptez le tableau suivant en fonction des postes budgétaires et des dépenses de votre exposition. Note : ceci n’est qu’un exemple Poste budgétaire Secrétariat Salaires Honoraires professionnels Entretien des infrastructures Sonorisation, éclairage Sécurité Location d’équipements Fournitures diverses Taxes Municipales Assurances Télécommunication Électricité Frais Bancaire Frais relatifs aux Bénévoles TOTAL volet 1 Montant prévu au Plan d’affaires $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Montant Réel $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Subvention demandée au MAPAQ : _______________________ $ Modèle de rapport d’activité 2013 10 VOLET 2 : PROJETS STRUCTURANTS Coût des projets réalisés Adaptez le tableau suivant en fonction des postes budgétaires et des dépenses pour chacun des projets Projet 1 Nom du projet Poste budgétaire PROJET 1 Prix aux éleveurs Juges Son et éclairage Rosettes etc TOTAL pour ce projet Montant prévu au Plan d’affaires $ $ $ $ $ $ $ $ $ Montant Réel $ $ $ $ $ $ $ $ $ Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ___% = )______________________ $ Projet 2 Nom du projet Poste budgétaire PROJET 2 animateur affiches etc TOTAL pour ce projet Montant prévu au Plan d’affaires $ $ $ $ $ $ $ $ $ Montant Réel $ $ $ $ $ $ $ $ $ Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ___% = )______________________ $ Modèle de rapport d’activité 2013 11 Projet 3 Nom du projet Poste budgétaire PROJET 2 TOTAL pour ce projet Montant prévu au Plan d’affaires $ $ $ $ $ $ $ $ $ Montant Réel $ $ $ $ $ $ $ $ $ Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ____% = ) ______________________ $ Volet 2 : Primes (jugements) Dépenses : Poste budgétaire PRIMES Jugements de bovins laitiers Jugements de bovins de boucherie Moutons Chevaux Poneys Chèvres Chèvres laitières Petits animaux Autres TOTAL Montant Réel $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ____% = ) ______________________ $ Modèle de rapport d’activité 2013 12 8.- SOMMAIRE DE LA SUBVENTION Résumé de la subvention demandée au MAPAQ : COÛT ACTIVITÉS COÛT RÉEL VOLET 1 Total du Volet 1 VOLET 2 Projet 1 – Nom du projet Projet 2 – Nom du projet Projet 3 – Nom du projet Projet 4 – Nom du projet TOTAL Volet 2 SUBVENTION TOTALE DEMANDÉE 9. Subvention MAPAQ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ CONCLUSION Êtes-vous satisfait ou non de votre édition Conclusion à tirer de votre expérience Améliorations ou nouveautés à apporter à la prochaine édition 10- ANNEXE États des résultats de votre exposition La fiche-indicateurs de performance des expositions agricoles du Québec complétée (sauf la partie sur le respect des dates limites et celle sur l’évaluation de l’AEAQ) Résumé Global des primes aux éleveurs et sommes totales consenties Annexez à votre rapport d’activité l’États des résultats de votre exposition à la date à laquelle vous rédigez ce rapport. Modèle de rapport d’activité 2013 13