identifier-les-points-de-vigilance-d-ordre-organisationnel-d-un-projet-d-informatisation-du-circuit-du-medicament

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HIJ&KLMNIJ&C&O&B&PQR&SRS&TSULVSIJ&IQ&SRTPLRI&MPHHWXPTWRLPQ&WYIM&HI&+ITYLMI&;ZWHLRS&UI&H["QKPT\WRLPQ&=SULMWHI&UI&
HW&$.+

2
Fiche N°1* Situations exceptionnelles
OBJET
Ces situations peuvent se produire :
1. pour certains services où la fréquence des prescriptions ou les modifications de celles-ci sont
LPSRUWDQWHV HW SRXU OHVTXHOV O¶XWLOLVDWLRQ G¶XQ ORJLFLHO GH SUHVFULSWLRQ Q¶HVW SDV WRXMRXUV
SRVVLEOHXUJHQFHVXQLWpVGHVRLQVLQWHQVLIVUpDQLPDWLRQ« ;
2. dans des situations très particulières  VLWXDWLRQ G¶XUJHQFHV DYHF O¶DEVHQFH GH FUpDWLRQ GH
dossier administratif, avec absence du médecin pour prescrire dans le logiciel ou encore
ORUVTXHGXSHUVRQQHOQ¶DSDVHQFRUHpWpIRUPpDXORJLFLHO«.
CIBLE
Chef de projet, Référents métier,
32,176'¶$77(17,21
Les situations exceptionnelles peuvent conduire à :
! XQGpIDXWG¶XWLOLVDWLRQGXORJLFLHOHWGRQFjXQHSHUVLVWDQFHGXSDSLHU ;
! une rupture dans la continuité des soins.
3/$1'¶$&7,216
ACTEURS
ACTIONS
REFERENCES
1.$Chef de
projet/Référents
métiers$$
Recenser tous les services potentiellement concernés
et définir des procédures permettant la continuité des
soins :
! identification des éléments à produire pour les
services précédents dans la prise en charge du
patient : prescriptions, plan de soins infirmier,
éléments de la pancarte, ordonnances de sortie (à
VDLVLUDXPRLQVGDQVOHORJLFLHO« ;
! définition des procédures en conséquence.
$
N/A$
2. Chef de
projet/Référents
métiers$
Définir des procédures spécifiques pour assurer la prise
en charge médicale du patient tout en assurant la saisie
informatique des prescriptions puis leur traçabilité :
! procédure de prise en charge administrative à
posteriori du patient ;
! procédure de saisie et de validation à posteriori des
prescriptions, de leur analyse, puis de leur
administration.
!
N/A$
3.$Référents
métiers/Formateurs$
,QWpJUHUO¶HQVHPEOHGXSHUVRQQHOGDQVODFRQGXLWHGX
changement du projet :
! formation au personnel de nuit, aux internes, au
SHUVRQQHOLQWpULPDLUH« ;
! définition de procédures face aux situations
exceptionnelles qui pourraient être rencontrées par
ces personnes : médecin de garde absent sur le
site ou ne pouvant prescrire en temps réel ;
! PLVHHQSODFHG¶DFFqVGLVWDQWVSHUPHWWHQWOD
validation de prescriptions à distances par exemple.
GMSIH : CD
La conduite
du
changement$

3
Fiche N°2* Support * Hotline
OBJET
3RXUDVVXUHUXQHFRQWLQXLWpGHVVRLQVDX[SDWLHQWVOHSHUVRQQHOVRLJQDQWGRLWSRXYRLUGLVSRVHUG¶XQ
support en permanence en cas de difficultés rencontrées : panne du système ou encore problème
technique ou fonctionnel!
CIBLE
'LUHFWLRQGHO¶pWDEOLVVHPHQW'6,&KHIGH3URMHW
32,176'¶$77(17,21
Un établissement de santé ne peut pas se permettre une interruption de son service de soins.
/HULVTXHHVWXQULVTXHG¶HVVRXIIOHPHQWDSUqVTXHOTXHVPRLVG¶XWLOLVDWLRQGXlogiciel si des problèmes
techniques ou fonctionnels ne sont toujours pas réglés.
/¶LGpDOHVWGHPHWWUHHQSODFHXQVHUYLFHGHVXSSRUWGLVSRQLEOHKHXUHVHWMRXUV.
3/$1'¶$&7,216
ACTEURS
ACTIONS
REFERENCES
"#$%&'#()*+,%-.
/%.0$(1%'.
Le Chef de projet doit sensibiliser dès le début sa
'LUHFWLRQjO¶REOLJDWLRQG¶XQVHUYLFHGHVXSSRUWj
deux niveaux :
2 niveau technique : support informatique en
cas de panne du système ou de problème
technique (poste de travail, imprimante,
dispositif technique telle que douchette code
EDUUH«
2 niveau fonctionnel : support à un utilisateur
HQGLIILFXOWpGDQVO¶XWLOLVDWLRQGXORJLFLHOSDU
des référents métiers compétents.
"#$%&'#()*+,%-. /%.
0$(1%'.
"#$%&'#()*"34*"
56*+78.
/HVRUJDQLVDWLRQVjPHWWUHHQ°XYUHGRLYHQWrWUH
évaluées avec la Direction, la DSI et la CME puis
discutées dans ses implications de
IRQFWLRQQHPHQWDYHFOD'5+GHO¶pWDEOLVVHPHQW :
équipe dédiée ? astreintes ? horaires ?
récupérations ?....
"#$%&'#()*"34*"56*+
78.
"56.
Les moyens techniques doivent être identifiés et
mis en place QXPpURXQLTXHG¶DSSHOGLVSRVLWLI
G¶RULHQWDWLRQWpOpSKRQLTXH$&'WpOpSKRQHV
portables pour joindre facilement les techniciens,
PR\HQVG¶DFFqVjGLVWDQFHSRXUOHSHUVRQQHO
G¶DVWUHLQWHGLVSRVLWLIORJLFLHOGHSULVHGHPDLQj
GLVWDQFHGXSRVWHGHWUDYDLOGHO¶XWLOLVDWHXUHQ
GLIILFXOWp«
Les moyens fonctionnels de support doivent être
identifiés et mis en place: aide en ligne
SHUWLQHQWHORJLFLHOVG¶DXWRIRUPDWLRQSRXUOH
personnel, livret récapitulatif des fonctions
majeurs, logLVWLTXHG¶DFFXHLOGHVLQWHUQHVHWGHV
LQWpULPDLUHV«
"56.

4
Fiche N°3* Gestion du livret
thérapeutique
OBJET
Le livret thérapeutique est un élément essentiel de la sécurisation du circuit du médicament
CIBLE
Direction, CME, COMEDIMS
POINTS '¶$77(17,21
/HOLYUHWWKpUDSHXWLTXHQ¶HVWSDVTXHO¶RXWLOGXSKDUPDFLHQ6DJHVWLRQUHOqYHG¶XQHUpHOOHSROLWLTXHGX
PpGLFDPHQWDXVHLQGHO¶pWDEOLVVHPHQW
/RUVTX¶LO\DUHQRXYHOOHPHQWGHPDUFKpVDYHFPRGLILFDWLRQGHVUpIpUHQFHVGHPpGLFDPHQWFHFLSHXW
nécessiter un re-SDUDPpWUDJH GHV SURWRFROHV RX GHV IDYRULV TXDQG OH ORJLFLHO Q¶D SDV LQWpJUp OHXU
mise à jour automatiquement ou encore lorsque les interfaces avec les logiciels de GEF ne sont pas
opérationnelles. Ce re-paramétrage entraîne un surcroît de travail pour la pharmacie et/ou les
référents métiers..
3/$1'¶$&7,216
ACTEURS
ACTIONS
REFERENCES
Direction/CME/C
OMEDIMS/
Pharmacien!
Les rôles et responsabilités de la Direction de
O¶pWDEOLVVHPHQWGHOD&0(GX&20(',06GXSKDUPDFLHQ
et du corps médical doivent être précisés dans
O¶RUJDQLVDWLRQGXFLUFXLWGXPpGLFDPHQW
N/A!
Direction/CME/C
OMEDIMS/
Pharmacien!
Plusieurs processus doivent être formalisés et
FRPPXQLTXpVDXVHLQGHO¶pWDEOLVVHPHQW :
- Les processus de gestion du livret thérapeutique :
mise à jour DMRXWVXSSUHVVLRQG¶XQPpGLFDPHQW
GpILQLWLRQGHVpTXLYDOHQFHV« ;
responsabilité des acteurs dans ce processus: rôle
de la CME, rôle du COMEDIMS, rôle du pharmacien
(responsable de la mise à jour du livret
thérapeutique), rôle des médecins ;
- Les listes des médecins autorisés ;
- Les sous circuits spécifiques à certains médicaments :
stupéfiants, fluides médicaux, anti-infectieux, anticancéreux,
préparations magistrales, rétrocessions, etc.
- Les procédures de recueil et GHGpFODUDWLRQG¶pYqQHPHQWV
indésirables ;
- La gestion documentaire relative au médicament :
réglementation, protocoles, bonnes pratiques, notes de
service, etc. ;
N/A!

5
- /D OLVWH GHV GHVWLQDWDLUHV GHV PHVVDJHV G¶LQWHUYHQWLRQ
pharmaceutique et des comptes-UHQGXVG¶DGPLQLVWUDWLRQ ;
- La procédure de prise en compte des traitements
personnels.