Rapport introductif

« L’avocat dématérialisé »
Une nouvelle manière d’incarner le métier d’avocat
Rapport introductif
“Virtual law firms are more than
just a passing trend. They are part of the next
wave of lawyering, where the practice of law
is not confined to an office—and virtually
anything is possible”1
Notre métier évolue de plus en plus vite. Dans ce monde globalisé où la concurrence
fait rage en tout domaine, les cabinets d’avocats ont dû se muer en de véritables entreprises où
la rentabilité est devenue la condition indispensable pour survivre. L’avocat des années 2000
est contraint de s'adapter constamment aux nouvelles technologies et aux moyens de
communication qui parfois le dépassent. Il en est dépendant.
Même si sa pratique a toujours été assez nomade (plaidoiries, rendez-vous, réunion
d’expertise, médiation, etc.), l’avocat doit plus que jamais être partout et rester disponible à
tout moment. Emporté par cette vague de digitalisation, son métier, comme tant d’autres, se
caractérise, de plus en plus, par une mobilité croissante, une disponibilité permanente et une
lisibilité accrue en matière d’honoraires.
Depuis quelques années, de multiples structures regroupant des avocats, existantes ou
nouvelles (associations de fait, associations intégrées, réseaux d’avocats, centres d’affaires et
de domiciliation etc.) mutualisent leurs ressources et moyens pour en faire profiter leurs
membres avocats exerçant leur métier à titre individuel ou avec l’un ou l’autre collaborateur.
Ces structures s’ouvrent pour permettre aux avocats de bénéficier d’un espace de coworking
où les moyens et ressources partagés varient en fonction de la structure et de ses valeurs.
Certaines de ces structures mettent tout simplement des bureaux complètement équipés
(services postaux et de secrétariat, la gestion des clients et la gestion des documents légaux et
administratifs, les salles de réunion, espace travail “open-space”, système informatique et
banque de données) à disposition des avocats à concurrence d’une demi-journée ou de
plusieurs jours par semaine. D’autres vont plus loin en partageant d’importants moyens et
ressources, tels que notamment leur nom, leur marque, leur valeur, leur système de
communication, leur philosophie, leurs collaborateurs, leur personnel administratif, ainsi que
d’autres ressources opérationnelles, et leur système informatique, leurs immeubles ou locaux.
Ces organisations favorisent la dématérialisation des échanges au sens large, sans
laquelle elles ne pourraient pas fonctionner de manière optimale et efficace. Elles incitent
également les parties prenantes au travail collaboratif, à un échange soutenu avec les autres
membres et au télétravail.
1 Aviva Cuyler and Nicole Black, “Virtual Law Practice A Passing Trend or the Wave of the Future?, 2009, American
BarAssociation,http://www.americanbar.org/content/newsletter/publications/gp_solo_magazine_home/gp_solo_magazine_index/virt
uallawpractice.html.
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En franchissant le pas vers une dématérialisation complètes, ces organisations prouvent que
les cabinets dits “virtuels” ne sont pas qu’une tendance passagère mais font partie d’une
nouvelle manière d’incarner et d’exercer la profession d’avocats.
Afin de rester libre, concurrentiel, de gagner du temps, de diminuer les coûts des
charges d’un cabinet traditionnel et de répondre aux besoins nouveaux de ses clients (une plus
grande réactivité et une compréhension parfaite de leur dossier) l’avocat dématérialisé
recherchera ce type d’organisation performante et flexible, sans ou peu de contraintes
immobilières, qui pratique la mutualisation des ressources et des moyens (nom du cabinet,
documentation légale, informatique, immeubles, personnel administratif, collaborateur etc.).
Dans ce contexte, les rares fois où il aura besoin d’un lieu de travail, il réservera une salle de
réunion dans un espace de coworking situé dans un centre d’affaires ou de domiciliation, au
sein d’une association de frais, d’un cabinet intégré ou encore dans un immeuble disponible
au sein d’un réseau d’avocats.
Il est entendu que cette nouvelle manière travailler ne convient pas à tout le monde et
une grande partie des avocats maintiennent leurs habitudes en exerçant de manière
traditionnelle leur métier.
Notre groupe de travail s’est penché sur les concepts de « dématérialisation
documentaire », « délocalisation du cabinet » et « mutualisation des moyens et des
ressources» , dont la modernité résonne dans notre esprit et qui poussent certains de nos
confrères à franchir le pas vers une dématérialisation complète ou partielle de l'exercice de
leur métier.
Or, qu'entend-on réellement par la notion de « dématérialisation » ? Est-il envisageable
dans l'état actuel de notre profession de dématérialiser complètement son cabinet ? Peut-on
pratiquer correctement et efficacement notre profession dans un monde dématérialisé ? Quelle
est l'effet de cette notion sur notre profession ? En d'autres termes, notre profession est-elle
prête à une révolution dématérialisée ?
Pour répondre à ces différentes questions et ouvrir un débat grandissant au sein de notre
profession, nous reprenons ci-après quelques pistes de réflexion.
1) Rappel de quelques notions voisines et combinables qui touchent l’exercice du métier
d’avocat
a. Les notions de mises en commun des ressources et moyens:
mutualisation ou association
De manière générale, les avocats exercent leur métier au niveau d’un réseau, d’un
groupement d’avocats, d’une association de frais ou d’une association intégrée partageant un
immeuble, du personnel administratif, une documentation légale, des collaborateurs, des
outils de communication et informatiques, une marque, le branding.
Certains avocat mutualisent les moyens et ressources précités, c’est-à-dire, mettent
uniquement et strictement en commun certains moyens et certaines ressources, afin d’en
réduire les coûts.
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Il peut également se concrétiser par la constitution d’une association où plusieurs
personnes mettent en commun des apports en vue de servir un projet commun dont les profits
et les pertes seront répartis entre les associés.
Le but de cette association est de regrouper des forces et des moyens pour les mettre au
service d’un but commun. Il s’agit d’y encadrer la mutualisation occasionnée par le projet
commun.
b. Les notions relatives aux lieux d’accueil et à l’organisation du travail: le
coworking et le business center
La digitalisation des échanges a permis à l’avocat de délocaliser ou de localiser en
partie ou totalement son cabinet en tout lieu et d’organiser son travail autrement. C’est
d’ailleurs cette révolution qui a vu naître le télétravail dans les entreprises.
En se munissant d’outils informatiques et technologiques performants lui permettant de
garantir la confidentialité des échanges et son secret professionnel, l’avocat n’a plus besoin de
disposer d’un lieu de travail fixe et traditionnel.
Aujourd’hui, certains avocats développent leurs activités via (i) le coworking et (ii) dans des
business centers:
1. Le coworking est un type d’organisation du travail comportant
le partage d’un espace de travail entre des travailleurs
indépendants. Les buts recherchés par le coworking sont d’une
part d’éviter que ces travailleurs souffrent d’un grand isolement
et d’autre part, de mettre à leur disposition un cadre de travail
où ils peuvent (i) recevoir leur clients, (ii) partager des outils et
(iii) établir entre eux des collaborations (sous-traitance ou
apports rémunérés de dossiers) ;
2. Les centres d’affaires ou business centers fournissent à leurs
clients, moyennant un forfait horaire hebdomadaire ou autre, un
bureau tout équipé et prêt à l’emploi. Ces business centers
permettent aux utilisateurs d’éviter les inconvénients des
bureaux traditionnels demandant des investissements, des
engagements à long terme et des tâches de gestion.
Ces systèmes de partage de bureaux et d’organisation de travail favorisent les échanges entre
confrères et leur développement professionnel. Toutefois, pour assurer le respect de la
confidentialité et des autres règles déontologiques, les business centers doivent
impérativement être constitués uniquement d’avocats.
c. Les notions relatives à la dématérialisation
i) La dématérialisation documentaire

3
Notion
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La dématérialisation documentaire peut se définir comme “le remplacement dans une
entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier)
par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier
» ou « zéro papier » quand la substitution est complète. Elle vise une efficacité accrue en
permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en
interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format
numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant
méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une
dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique
quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm)”2.

Buts
La dématérialisation documentaire a, avant tout, pour objectif d’améliorer l’efficacité
du traitement des documents.
Elle permet également une diminution importante des coûts par la suppression (i) des espaces
de stockage, (ii) de la main-d’oeuvre de manutention des documents papier et (iii) des achats
de supports papier.
ii.
La plate-forme collaborative

Notion
La plate-forme collaborative est espace de travail virtuel qui peut contenir tous les
outils nécessaire, par exemple, au fonctionnement d’un cabinet d’avocat, c’est-à-dire,
notamment, les outils informatiques, la messagerie, les dossiers en ligne etc.

Buts
En utilisant une plate-forme collaborative, on vise à mettre en oeuvre une véritable
organisation du travail a sein d’un groupe de personne partageant un contenu complètement
dématérialisé.
Via cette plate-forme, il est possible désormais de multiplier les endroits où l’on souhaite
exercer son métier et recevoir ses clients et d’établir une organisation entre des personnes
pouvant se trouver n’importe où.
2. Les degrés de dématérialisation
a. La dématérialisation ponctuelle ou partielle
A ce degré de dématérialisation, alors que tous les dossier du cabinet sont sur support
papier, certains contenus sont digitalisés en vue de satisfaire l’une ou l’autre des finalités
suivantes:
2 http://fr.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9mat%C3%A9rialisation
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•
•
•
l’archivage ;
la portabilité ;
le partage.
b. La dématérialisation globale
Si la plupart des cabinets d’avocats numérisent partiellement pour des besoins
ponctuels certains documents, d’autres ont fait le pari d’une numérisation complète de tous
leurs supports d’informations matériels en devenant des cabinets “sans papier” où tout le
contenu est ici dématérialisé:
•
sur serveur informatique local où les contenus sont digitalisés et conservés ;
•
en cloud computing où les contenus sont digitalisés et conservés dans un date center
extérieur au cabinet.
3. Les contraintes liées à la dématérialisation
a. La sécurité
Travailler en dématérialisation globale, cela suppose (i) que des données ne soient pas
accessibles aux personnes non autorisées et (ii) une conservation des données à l’épreuve du
temps et des incidents.
b. L’organisation
L’organisation doit faire preuve d’une rigueur plus importante en établissant:
•
•
•
une bonne structuration des contenus par une arborescence ;
une nomenclature des contenus efficace et cohérente ;
des règles relatives à l’accès et au partage des documents.
4. La “virtual law firm” ou le cabinet totalement virtuel
a. Pourquoi en parler?
La dématérialisation est donc une notion vaste à multiples facettes. Au sens strict du
terme, “Dématérialiser” signifie “rendre immatériel quelqu'un ou quelque chose, le dépouiller
de sa matière concrète”3.
Son objectif premier est de réduire toutes les contraintes matérielles pesant tant sur une
activité donnée que sur la personne qui l’exerce. En cela, elle recouvre différentes formes et
mesures que nous avons présentés plus haut.
Il ne s’agit pas de rendre l’avocat virtuel ou immatériel, bien au contraire. Sur le long terme,
nous pensons qu’il s’agit d’une nouvelle façon pour l’avocat d’incarner son métier en étant
3 http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/d%C3%A9mat%C3%A9rialiser/23248#R3u2U5OsZpjPMwr
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plus accessible et plus présent 4. En cela, la virtual law firm est le concept le plus abouti,
développé et prometteur pour l’avenir.
b. De quelle combinaison s’agit-il?
i. Du point de vue de la mise en commun
La cabinet virtuel est n’est pas simple mutualisation des moyens et ressource, c’est
une association d’avocats poursuivant un but commun.
ii.
Du point de vue du lieu d’accueil
En Belgique, cette association d’avocats doit disposer d’une adresse physique.
Toutefois, peu importe qu’elle dispose de cette adresse par propriété, par bail, par le
coworking, par un business center ou autrement.
iii.
Du point de vue des notions relatives à la dématérialisation
La virtual law firm est nécessairement une plate-forme collaborative où tous les outils
informatiques sont disponibles et où tous les contenus sont en ligne (dossiers, documentation
et pièces administratives.
Son degré de dématérialisation est total.
c. Quels sont ses avantages?
2. La suppression et la limitations de certaines contraintes:

Les contraintes géographiques: L’association peut réunir des
avocats de plusieurs barreaux, chacun restant établi dans son
arrondissement propre.

Les contraintes financières: d’importantes économies sont
réalisées, dans la mesure où :
•
les locaux ne contiennent plus d’espaces pour le rangement
des documents et de bureaux individuels. Ils deviennent des
lieux de passage pour les avocats qui occupent (i) des open
spaces pour travailler entre deux rendez-vous ou deux
audiences ou (ii) des salles réunions, le temps de rencontrer
leurs clients ;
•
les supports d’informations dématérialisés permettent une
économie de papiers ;
4 Edward Poll, “Un cabinet peut être virtuel, mais pas le service à la clientèle”,
http://www.cba.org/Abc/practicelinkfr/salc/virtual.aspx
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•
ii.

Les contraintes immobilières: l’association peut grandir sans
que les murs de son siège central ne deviennent rapidement un
carcan empêchant la croissance.

Les contraintes de présence au cabinet pour les avocats: les
avocats ont la possibilité de travailler n’importe où et peuvent
adapter leurs horaires de présence pour se rendre disponibles
pour d’autres aspects de leur vie quotidienne ; la
dématérialisation quelle qu’en soit la forme et la mesure a
l’effet de rendre l’avocat plus souple dans sa manière de
travailler ; il y gagne en visibilité, accessibilité et réactivité, peu
importe le lieu d’où il pratique.
La réaffectation des fonds économisés dans des dépenses favorisant
la qualité des services:



iii.
le personnel est réduit puisqu’il n’y a plus de manutention
des dossiers papier et que les locaux sont nettement plus
limités.
amélioration des rémunérations des collaborateurs ;
augmentation des fonds documentaires ;
etc.
Le moyen de construire rapidement et à moindre frais une
structure importante, départementalisée et offrant des services de
meilleure qualité et de plus haut niveau
d. Quels sont les inconvénients pour l’avocat?
i.
La réduction du support administratif: suppression des secrétaires
pour le classement ou autre tâches, telles que la dactylographie
ii.
La nécessité de disposer à domicile d’un local où l’on peut
travailler
iii.
La nécessité de s’adapter à de nouvelles habitudes ;
iv.
La nécessité d’une organisation plus rigoureuse (mise en place de
procédure stricte, organisation interne précise…etc.) ;
iv.
Le risque de partir dans une dérive où la frontière entre vie privée
et vie professionnelle ne serait pas nette
e. Quels sont les risques liés au projet de cabinet virtuel?
Sans une organisation rigoureuse et bien pensée, toutes sortes de dérives sont à
craindre. A titre d’exemple, sous peine de perdre tout contact personnel et le lien de confiance
tissés avec la clientèle, indispensable et à la base de son métier, l’avocat ne peut se cacher
derrière les outils de communication mis à sa disposition.
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En ce sens, nous faisons nôtre l’affirmation d’Edward POLL selon laquelle “si les avocats
sont perçus comme étant inaccessibles, les honoraires peuvent être mis en cause et les clients
peuvent se plaindre. La nature de la pratique d’un avocat et son intention d’être « super
branché » pour pouvoir réagir rapidement sont des éléments essentiels pour répondre à la
question de la visibilité. Les clients peuvent être moins exigeants quant au lieu où se situe un
avocat autonome tant qu’ils sont sûrs de toujours pouvoir communiquer avec lui au moment
où ils en ont besoin. Cette mise en garde s’impose : les cabinets virtuels peuvent être
acceptables, mais pas les avocats virtuel. En fin de compte, un cabinet virtuel est justifiable
s’il répond aux besoins du client en matière de service et de communication. Rien ne devrait
entraver la capacité de l’avocat de comprendre l’intention, les désirs et les souhaits du client.
Peu importe toutes les possibilités qu’elle offre, la technologie n’est pas une solution si elle
complique les choses pour le client”5.
Aussi, sans une animation destinée à fédérer les membres de l’organisation autour du
projet commun, les membres de l’organisation n’auront pas un sentiment d’appartenance
suffisant pour s’engager dans la poursuite de ce projet.
f. Pourquoi est-ce une solution d’avenir?
Il n’est plus à démontrer que la rentabilité de l’activité des avocats est en baisse. Il est
essentiel de pratiquer une politique de prix qui réponde à la demande des clients de réduire
leurs coûts légaux.
En somme, là où les contraintes d’une structure traditionnelle confinaient l’avocat en un lieu
figé et donné, le cabinet virtuel rend, dans une certaine mesure, une liberté et une
indépendance totale à l’avocat.
5. Propositions concrètes
Comme rappelé en introduction, au risque de disparaître, nous pensons que, dans les
prochaines années, un nombre important de cabinets traditionnels vont se muer en cabinets
partiellement ou totalement dématérialisés. Une partie des avocats a déjà choisi la voie d’une
dématérialisation totale en estimant qu’elle leur procurerait des avantages tant financiers que
personnels. Il convient d’en tenir compte.
L’avocat dématérialisé n’échappera jamais aux règles et usages de sa profession qui
constituent une garantie et un avantage concurrentiel par rapport aux autres métiers, plus
particulièrement dans un environnement interconnecté.
En prendre conscience, nous pousse à réfléchir sur ses règles et à les moderniser, à les faire
évoluer.
Ainsi, il est de la responsabilité des barreaux et de leur organisation respective
d’anticiper cette tendance croissante vers la dématérialisation en encadrant et favorisant la
pratique des cabinets virtuels.
Dans ce contexte, nous pouvons dégager les recommandations suivantes à l’attention
des barreaux et à leur organisation:
5 Edward Poll, “Un cabinet peut être virtuel, mais pas le service à la clientèle”,
http://www.cba.org/Abc/practicelinkfr/salc/virtual.aspx
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•
Nous estimons qu’il conviendrait d’abandonner l'obligation de disposer d'un
cabinet/bureau physique prescrite par l’article 4.1, alinéa 1er du Code de déontologie
de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone de Belgique ;
•
Nous pensons que les barreaux et leur organisation devraient rédiger une chartre sur le
bon usage de la dématérialisation et de l'information du client.
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