L`avancée de la dématérialisation dans le chaîne comptable et

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L’avancée de la dématérialisation
dans le chaîne comptable et
financière
Françoise AMBAL-BODIN, Responsable du pôle de la
dématérialisation des pièces justificatives
Hervé BREYTON, Responsable du pôle PES et de la
dématérialisation des pièces comptables
Partenaires institutionnels
Les enjeux de la dématérialisation des échanges
• Des échanges croissants entre
• Les organismes publics locaux et les services de l’État.
• Les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière des
organismes locaux.
• La recherche d’une plus grande qualité des comptes des
organismes locaux, d’une meilleure sécurité et rapidité
d’exécution de leurs opérations
 la
dématérialisation répond à ces enjeux majeurs
• Des avantages renforcés par une dématérialisation de bout en bout (pas de
rupture de la chaîne dématérialisée entre tous les acteurs).
• Des avantages renforcés par une dématérialisation globale, à la fois des pièces
comptables et des pièces justificatives grâce à un éventail complet de solutions
techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux.
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Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques pour l’ensemble des
partenaires du secteur public local
76 500 collectivités
et établissements publics locaux
Potentiel de dématérialisation par type de pièce
‐ en volume de feuilles A4 ‐
Volumétrie papier actuelle
(en nombre de feuilles A4 recto, par an)
Factures de dépense
Ordonnateur
1 milliard
dont
Comptable
630 millions
PEC
280
millions
PJ
350
millions
Marchés
Délibérations et arrêtés
Paye
Aides sociales
Autres PJ
Factures de recette
Titres et bordereaux
Mandats et bordereaux
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L’intérêt pour tous les partenaires de
cheminer progressivement vers une cible
d’échanges dématérialisée sur toute la
chaîne comptable
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L’intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers
une cible d’échanges dématérialisée
• Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre chaque
organisme local et son comptable public
• Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et comptables par
l’organisme public local (supports, traitements, transport,…)
• Dégager des synergies pour simplifier les échanges avec d’autres services de
l’État (approche globale de la dématérialisation de la gestion)
La dématérialisation, pour produire tous ses effets nécessite une réingénierie de
l ’organisation et des procédures de l ’organisme, même si cette dernière n’est
pas un préalable (la démarche peut être progressive).
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L’accès à la dématérialisation globale est
facilité par la mise à disposition de
solutions techniques élaborées avec les
associations nationales d’élus locaux dans
un cadre juridique sécurisé
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Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu
depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC
Structure
Nationale
Partenariale
Charte nationale Partenariale
Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres
13 associations nationales d’ordonnateurs
(AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF,
ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF,
Conférence des Directeurs Généraux de CHU,
Conférence des Directeurs de Centres
Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME,
DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants
des Chambres Régionales des Comptes
pour les juridictions financières
Une convention
convention cadre
cadre nationale
nationale du
du
Une
18 janvier
janvier 2010
2010
18
rassemblant l’ensemble
l’ensemble des
des
rassemblant
préconisations techniques
techniques consensuelles
consensuelles
préconisations
Accessible sur internet (site Bercy Colloc) :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/
dema_chai/conv_cadr_2.html
Fondée sur
sur l’arrêté
l’arrêté du
du 33 Août
Août 2011
2011 mettant
mettant àà jour
jour
Fondée
l’arrêté du
du 27
27 juin
juin 2007
2007 (BCFR0750735A)
(BCFR0750735A)
l’arrêté
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L’arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette
concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation
• Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux
• Au 1er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports
physiques pour la transmission des :
•
Flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d ’Échange
Standard dit PES V2 (Indigo, Hmandat,…).
•
Circulaire DGFiP-DGCL NOR
BCRE1129669C du 4 novembre 2011 diffusant des préconisations pour le chantier SEPA).
•
Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur
support CDROM jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme local.
Fichiers
de
virements
et
de
prélèvements
(Cf.
• Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges
antérieurs et remplacement par le PES V2 pour
•
Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget).
•
Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les
récapitulant).
•
Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).
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La démarche progressive conseillée pour aboutir à
dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière
une
Préconisations de la convention cadre
nationale (partenaires nationaux)
Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés
successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement
PJ
PES V2
Dématérialiser
le plus de PJ
avant
l’engagement
des travaux de
déploiement du
PES
PJ
d’exécution
de marché
PJ de
passation de
marché
Délibérations
et décisions
Etats justificatifs
de paye / Aide
sociale
La dématérialisation des PJ est
conseillée avant l’engagement des
travaux du PES
bordereaux
dématérialisés
(Signature
électronique du
flux PES)
Transmission
des PJ
dématérialisées
Le PES aller recette et dépense est
la modalité de transmission cible
des PJ dématérialisées
Titres,
mandats
dématériali
sés
Concentrer les
efforts sur le
déploiement du
PES
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La réussite du chantier de dématérialisation
des pièces comptables et justificatives est
conditionnée par la mobilisation de tous les
acteurs concernés
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Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et
établissements dans ce chantier de dématérialisation
• Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP)
•
Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local.
•
La direction départementale de la DGFiP (DDFiP/DRFiP) qui dispose d ’un correspondant
dématérialisation.
• Les acteurs du réseau des ordonnateurs
•
Les associations locales d’ordonnateurs.
•
Les structures locales d’appui (conseil général, intercommunalités ayant une compétence informatique
au profit de leurs membres,…).
 des relais de l’information des actions et des offres de la DGFiP auprès des associations et
représentants au niveau local.
Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la
DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local
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Pour faciliter la mise en œuvre de la
dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à
disposition des organismes locaux divers outils
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Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP
•
•
•
•
Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à
leurs collaborateurs de
•
Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des dépenses et des
recettes, niveau de trésorerie,…).
•
Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios.
•
Échanger, dans les deux sens, d ’autres données dématérialisées avec le comptable.
L’offre d’outil pour la signature électronique des pièces comptables permettant de
supprimer leur équivalent sur support papier
•
La délivrance d’un certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics
locaux (ordres de dépense et recette).
•
L’outil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES.
L’outil XéMéLios
•
Conçu par la DGFiP avec ses partenaires et mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs.
•
Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées.
Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceuxci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation (évolution
réglementaire en principe non facturée)
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La direction départementale/régionale des finances publiques planifie les
opérations de déploiement avec les organismes publics locaux volontaires
• Un recensement des organismes volontaires
•
Via les comptables publics.
•
Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation.
• Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014
•
La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques
antérieurs), le 1er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels).
•
Les préparatifs (tests préalables,…) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au
même moment pour bénéficier d’un accompagnement optimal.
• Le comptable public demeure l’interlocuteur privilégié de chaque ordonnateur
•
Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser,…)
•
Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux)
•
Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional voire
national.
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La dématérialisation des pièces justificatives
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L’enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives
• L’adoption par les collectivités locales du protocole PES V2, seul moyen de
transmission au 1er janvier 2015 :
- a un enjeu immédiat : la dématérialisation « directe » des pièces comptables ;
- et permet, indirectement, d’ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. En nombre
de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives est sensiblement différente
selon les types d’ordonnateurs :
Pièces
comptables
Pièces
justificatives
Etablissements Publics de Santé
65 %
35 %
Offices Publics de l’Habitat
3%
97%
Collectivités Locales
40 %
60 %
40% : impact du
PES V2 dans l ’objectif
de dématérialisation
dans les collectivités
locales
• La réussite de la mise en œuvre de la dématérialisation impose donc d ’aller
au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2.
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Des solutions à adapter à la diversité des pièces justificatives
• La dématérialisation des pièces justificatives est à privilégier sur la
base d’une analyse des PJ (nature et volume)
PJ créées par la
collectivité et PJ reçues
des tiers
PJ normalisées et non
normalisées
PJ signées ou non, PJ cosignées par la collectivité
• produites par les progiciels financier/ressources humaines et autres logiciels de
la collectivité
• produites par des tiers  pouvant être numérisées lorsqu’elles ne sont pas
volumineuses et dans l’attente de leur émission électronique par leur émetteur
(factures…)
• selon un schéma XML référencé dans la convention qui nécessite le
développement d’un logiciel (la paye, le quittancement des OPH, etc.) et une
validation de la MDD.
• au format bureautique et qui ne nécessite pas de signature électronique :
délibérations et arrêtés, pièces de passation de marchés (hors acte
d’engagement, contrat)
• PJ nécessitant ou non une signature électronique et le cas échéant, sa
vérification par le comptable et la CRC
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La démarche de dématérialisation des PJ au sein de la collectivité
• La dématérialisation des PJ nécessite également une analyse des
impacts sur les processus de la collectivité.
• les PJ dont la production est simple, peu coûteuse et industrialisée
Travailler par type de PJ
homogène en privilégiant
• les PJ volumineuses
• en fonction de la taille et du type de collectivités
• par domaine et par service pour les collectivités importantes
Se référer aux solutions de
dématérialisation et aux
formats prévus par la
convention cadre nationale
• Solutions définies de manière partenariale en tenant compte des contraintes des
collectivités pour faciliter la dématérialisation par les collectivités
• Prioriser le format XML pour les PJ volumineuses créées par la CEPL et gérées
dans un logiciel adapté : paye, aide sociale, frais de déplacement
• Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par la CEPL en bureautique :
délibérations/décisions, CCAP … (inutile d’imprimer et puis de numériser)
• Utiliser le format PDF après numérisation des PJ cosignées, émises par des tiers…
Signer un accord local
décrivant les solutions
convenues
• La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement
• La signature engage le comptable et le CRC à recevoir les documents selon les
solutions définies en remplacement des documents papier
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L ’objet : la dématérialisation de toute la chaîne comptable et
financière
Scan
PJ papier émises par tiers
PJ électroniques émises par des tiers
Ordonnateur
Mandat-titre
Mandat-titre
PES
PES
- Factures de
dépense, pièces
d’exécution des MP
PJ émises par des tiers
PJ Ordonnateurs
PJ électronique
PJ électronique
ou numérisée
ou numérisée
- Paye, délibérations et
décisions, pièces de
passation des MP (hors
AE), intervention
sociales, états de frais
déplacement, factures de
recette, etc.
CDG-D
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Les documents budgétaires
•
•
•
•
L’offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML est disponible
•
Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif
•
Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x
•
Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes)
•
Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d’Hélios
La mise en œuvre par la collectivité repose
•
la mise de jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format
XML
•
l’outil TOTEM qui permet d’enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à
disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l’adresse : http://odm-budgetaire.org
•
l’outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés
Le document dématérialisé est transmis
•
à la DGCL (Actes-budgétaire)
•
à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé
Les modalités de transmission à Hélios
•
fonctionnalité PES-PJ typé document budgétaire disponible depuis l’été 2012
•
Modification par le comptable de la collectvité du paramétrage de transmission pour les documents
budgétaires au niveau des protocoles d’échanges pour le budget collectivité concerné
•
A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération papier
qui accompagne le flux PES ou le CDROM
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De nombreuses pièces justificatives sont aisées à dématérialiser
•
De très nombreuses pièces justificatives sont
- émises par la collectivité : paye, factures de recette …
- créées sous forme dématérialisée à partir de logiciels ou d’outils bureautiques (délibérations et décisions,
pièces de passation des MP hors AE, …) ; leur matérialisation est parfois nécessaire pour des besoins
d’affichage, de transmission à d’autres organismes ou administrations ;
- ne nécessitent pas le recours à la signature électronique.
•
Il est aisé de dématérialiser la plupart de ces PJ sans recourir à des matériels coûteux
ou à des évolutions importantes des logiciels
L’intérêt d’une démarche globale de dématérialisation et de simplifier les
différents process
- moderniser et faciliter la circulation de l’information
- sécuriser les échanges en intégrant la traçabilité
- faciliter et l’archivage et la recherche d’informations
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Vos questions
Merci de votre attention
Bureau CL2C
Mission de Déploiement de la dématérialisation
Immeuble Maille Nord III
7 Porte Neuilly
93160 NOISY LE GRAND cedex
Pascale Nante, chef de la Mission de Déploiement de la dématérialisation
[email protected]
[email protected]
Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc
http://www.colloc.bercy.gouv.fr
Finances locales/dématérialisation
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Date >> modifier en mode masque
L’avancée de la dématérialisation
dans le chaîne comptable et
financière
Françoise AMBAL-BODIN, Responsable du pôle de la
dématérialisation des pièces justificatives
Hervé BREYTON, Responsable du pôle PES et de la
dématérialisation des pièces comptables
Partenaires institutionnels