Lille - Maires de Grandes Villes
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Dématérialisation et Carte d’Achat LILLE METROPOLE COMMUNAUTE URBAINE Dématérialisation et Carte d’Achat • Présentation de LMCU : – Lille Métropole Communauté Urbaine est un Établissement Public de Coopération Intercommunale regroupant 85 communes . – Le Budget consolidé de LMCU est de 1,4 milliard d ’€. – Néanmoins, 59% des mandats émis par LMCU sont inférieurs à 1500 €. • Les objectifs poursuivis : – Réduire le coût de traitement des achats de faible valeur, – Réduire les délais d ’approvisionnement des services. Dématérialisation et Carte d’Achat • Les résultats : 50 40 30 20 10 Nombre de transactions sept-05 août-05 juil-05 juin-05 mai-05 avr-05 mars-05 fev-05 janv-05 déc-04 nov-04 0 oct-04 Fournitures de bureau , Consommables informatiques, Produits d ’entretien, outillage, Réparation de véhicules. 60 sept-04 – 2 services équipés : service Achat, et Parc Automobile. – 7 fournisseurs référencés, – 100 commandes en 2004 pour environ 100 000 €, – Plus de 330 commandes en 2005 pour plus de 300 000 €. – Familles d ’achats concernées : 70 Nombre de fournisseurs concernés Dématérialisation et Carte d’Achat • La mise en œuvre de la carte d ’achat – Un projet lancé dans le cadre de la Convention de Service Comptable et Financier, signée le 06/10/2003. – Une mise en œuvre en mode projet : • Un chef de projet, • Une équipe projet transversale associant les services Achat, affaires juridiques, services financiers et Informatiques , • Un projet mené en partenariat avec le Trésor Public. • Un projet comportant 4 volets : Organisationnel, Juridique, Relationnel et Informatique. Dématérialisation et Carte d’Achat • La mise en œuvre - volet organisationnel – La cartographie des achats • Déterminer la liste des Achats concernés par la carte d ’achat, • Elaborée sur la base de requêtes informatiques, • Menée en 2 étapes : Une phase de Collecte d’informations et une phase de sélection des informations. – Les Etudes organisationnelles. • Les études organisationnelles visaient à mettre à plat les process et à préparer la conduite du changement (livrables, formations,..), • Ces études ont été réalisées sur la base d ’entretiens. • Elles ont permis de modéliser les processus (schématisation powerpoint). Dématérialisation et Carte d’Achat • La mise en œuvre - volet juridique – Le marché d’émission de cartes d ’achat (attribué à BNPP). – La délégation du droit de commande • Décret 2004-1144 du 26/10/2004 : « L’entité publique procède à la désignation de chaque porteur et définit les paramètres d’habilitation de chaque carte ». • A LMCU, adoption d’une délibération autorisant le président à déléguer son droit de commande puis d’arrêtés de délégation de signature. – Intégration de clauses « carte d’achat » dans les marchés. • Au départ, une intégration par voie d’avenant. Désormais, des clauses relatives à la carte d’achat sont intégrées à de nombreux marchés de LMCU. Dématérialisation et Carte d’Achat • La mise en œuvre - volet relationnel – Organiser le référencement des fournisseurs • L ’acceptation de la carte d ’achat nécessite la signature d ’un contrat entre le fournisseur et une banque. • La démarche de référencement implique l ’acheteur public et la banque émettrice de cartes. – Mener la conduite du changement • Face aux changements d’organisation induits par la carte d’achat, risques de résistance au changement • Réussir la conduite du changement implique : – D’apporter des solutions face aux objections à la carte d’achat, – D’accompagner les acteurs du projet : élaboration de procédures & formations, déploiement progressif de la carte d’achat . Dématérialisation et Carte d’Achat • La mise en œuvre - volet informatique – Un volet résultant du choix d ’organisation de LMCU : maintien de la centralisation des approvisionnements. – Automatisation de l’envoi des commandes passées par le service Achat • LMCU dispose d’un outil de gestion des commandes, du stock et du patrimoine: KIMOCE, • Développement d ’une Interface informatique entre KIMOCE et OGONE, prestataire de BNP Paribas pour la transmission des données de commande. – Demande d’autorisation à l’initiative de LMCU, pas de double saisie pour le fournisseur. – Avantages : sécurisation des données, référencement facilité des fournisseurs, simplification du contrôle des factures. Dématérialisation et Carte d’Achat Sélection : Entete et lignes de commandes par carte d’achat en attente de validation comptable KIMOCE Sélection : Uniquement les commandes valides CARTACHA (base access) Date d’extraction OGONE Date d’envoi vers Ogone Données contenues dans cartacha : numéro de carte date de fin de validité Contrôles effectués : Mail d’autorisation Fournisseur autorisé (oui/non) carte achat dans Kimoce Correspondance entre la commande et la carte (magasin) Montant de la commande > plafond autorisé par commande pour le fournisseur La commande comporte des quantités avec des décimales 1/1 Dématérialisation et Carte d’Achat • Les gains procurés par la carte d ’achat à LMCU : – – – – Mise à plat de l ’organisation, Nombre de mandats / 3, Mise en place d ’engagements prévisionnels, Dématérialisation des commandes. • Les gains potentiels : – Intégration comptable des Relevés d’Opérations dans les progiciels de gestion comptable, – Dématérialisation fiscale des factures. – Une limite : l ’absence d ’harmonisation des fichiers (format, contenu) transmis par les banques. Dématérialisation et Carte d’Achat Intégration comptable Carte d ’Achat Progiciel comptable FTP, HTTP Périodicité : Mensuelle, Niveau d ’information : Niveau 2, Objectif : Automatiser les liquidations. Intégration Progiciel Achat Périodicité : Quotidienne, Carte d ’Achat FTP, HTTP Progiciel Achat Niveau d ’information : Niveau 3, Objectif : Analyse des achats réalisés hors et avec carte d ’achat. Dématérialisation et Carte d’Achat • Le Décret « Carte d ’Achat » – Offre un cadre réglementaire permettant le déploiement de la carte d ’achat dans la sphère publique. – 2 modes d ’utilisation possibles de la carte d ’achat : utilisation de proximité et utilisation chez un fournisseur référencé. – Le recours à des fournisseurs référencés a été privilégié par LMCU. – L’utilisation de proximité pose problème : • Une utilisation contraignante (vérification du service fait effectuée lors de la transaction, retour d’Information de niveau 1) • Une utilisation en décalage par rapport à notre politique d ’achat = Ne pas concerner les marchés à convention de prix .
