Comment calculer précisément le montant de la subvention de

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Extrait du Guide Pratique du Trésorier CE
“Comment calculer précisément le montant de la subvention de fonctionnement ?”
2.1 Le calcul des subventions du CE
A - La subvention de fonctionnement
Référence Internet
TCE.21.A
TCE.21.A
Saisissez la « Référence Internet » TCE.21.A dans le moteur de recherche du site
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Tout comité d’entreprise mis en place dans une entreprise d’au moins 50 salariés, et
quelle que soit la taille du comité, doit disposer d’un budget dit « budget ou subvention
de fonctionnement », dont le montant dépend de la masse des salaires versés au
personnel.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés où des comités d’entreprise ont été mis
en place par voie conventionnelle, la subvention de fonctionnement n’est pas due, sauf
disposition expresse le prévoyant.
Le budget de fonctionnement permet au CE de couvrir les dépenses liées à son
administration courante et d’être financièrement autonome pour mener les actions
liées à ses compétences économiques.
1. ➤ L’assiette de calcul de la subvention de fonctionnement
Le budget de fonctionnement versé chaque année par l’employeur au comité
d’entreprise équivaut à 0,2 % de la masse salariale brute. La loi donne ce pourcentage
mais ne définit pas la notion de masse salariale brute. Cette notion a été précisée par
circulaire ministérielle et par les décisions des tribunaux.
a) La référence au compte 641
Une pratique constante des entreprises a été de prendre comme assiette la masse
salariale issue de la DADS (déclaration annuelle des données sociales). Elle
comprend exclusivement les sommes assujetties aux cotisations sociales. Dans
l’immense majorité des cas, cette base est inférieure à celle qui devrait être appliquée.
Cette pratique n’a aucune référence légale : la jurisprudence et les réponses
ministérielles ont au contraire consacré la masse salariale comptable.
La circulaire ministérielle du 16 février 1987 avait déjà posé les bonnes bases : « La
masse salariale brute qui sert de base pour le calcul de la subvention de
fonctionnement doit s’entendre comme la masse salariale comptable (compte 641 :
rémunérations du personnel). »
Puis au fil du temps, une jurisprudence constante a confirmé cette circulaire,
notamment : « Sauf engagement plus favorable, la masse salariale servant au calcul
de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles du comité s’entend des
sommes figurant au compte 641 du plan comptable général. » (Cass. soc., 30 mars
2011, n° 09-71.438)
La situation était donc simple, puisqu’il convenait simplement de se reporter aux
comptes de l’entreprise, où cette masse salariale apparaissait en clair.
b) Les sommes qui entrent dans l’assiette de calcul de la subvention
de fonctionnement
Pour résumer, font partie de la masse salariale les sommes versées aux salariés du
fait de leur appartenance à l’effectif de l’entreprise.
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GUIDE PRATIQUE
SEPTEMBRE 2016
DU
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1
Le calcul des subventions du CE
2.1
Il s’agit :
– des salaires, appointements, commissions de base versés aux salariés et ce,
quelle que soit la forme de leur contrat de travail ;
– de la part salariale des cotisations de Sécurité sociale ;
– des sommes versées par l’employeur en cas de suspension de contrat de
travail, comme les indemnités de congés payés ;
– du complément de salaire versé par l’employeur en cas de maladie du salarié ;
TCE.21.A
– des primes et gratifications ;
– des indemnités et avantages divers ;
– des indemnités conventionnelles de licenciement, de mise à la retraite, mais
également des indemnités transactionnelles ou celles accordées par les
tribunaux. À noter qu’en pratique les indemnités de licenciement et de rupture
sont parfois affectées au compte 671 « Charges exceptionnelles » et non au
compte 641 « Rémunération du personnel » ce qui explique qu’elles ne soient
pas toujours incluses.
La rémunération des travailleurs intérimaires versée par l’entreprise de travail
temporaire n’entre pas dans la masse salariale brute de l’entreprise utilisatrice.
c) Les sommes qui n’entrent pas dans l’assiette de calcul
de la subvention de fonctionnement
Il s’agit :
– des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale et même si
l’employeur pratique la subrogation, c’est-à-dire maintient temporairement le
salaire durant l’arrêt maladie en avançant les sommes représentant la part des
indemnités journalières qui lui seront ensuite remboursées par la Sécurité
sociale ;
– des remboursements de frais professionnels. Sont considérées comme telles
les dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié ;
– de toutes les charges sociales patronales.
d) Le compte 641
Plus récemment, la Cour de cassation (Cass. soc., 20 mai 2014, n° 12-29142) a
demandé d’exclure de cette masse salariale comptable :
– les frais de déplacement (qui, en principe, n’y entrent pas, faisant partie du
compte 625) ;
– la rémunération des dirigeants sociaux. Il s’agit, en principe, des seuls
mandataires sociaux et pas des dirigeants salariés ;
– les indemnités de rupture, pour leur montant dépassant le montant légal ou
conventionnel.
Encore plus récemment, cette même Cour de cassation a sérieusement compliqué la
donne, car elle a fait évoluer la définition des effectifs à prendre en compte. Elle
demande dorénavant d’intégrer dans la masse salariale les « salariés mis disposition,
intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail » (Cass. soc.,
9 juillet 2014, n° 13-17470).
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2
2.1 Le calcul des subventions du CE
Ces salariés sont les sous-traitants, dont le coût facturé à l’entreprise apparaît dans le
compte 6214. Cela pose de nombreuses difficultés d’application :
– ces salariés ne pourront pas bénéficier de deux CE, dans le cas où leur
entreprise d’origine en a un. Comment se passe le choix du salarié ? Et
comment le CE est-il au courant de ces nouveaux ayants droit ?
TCE.21.A
– dans le cas où le CE n’intègre pas spontanément ces salariés, ne risque-t-il pas
de se voir requalifier les prestations de l’ensemble du CE, pour pratiques
discriminatoires ?
e) Comment contrôler l’assiette ?
La masse salariale comptable apparaît en clair dans le compte de résultat de
l’entreprise, sous l’appellation : « Traitements et salaires ». Il est donc facile de s’y
reporter, si l’employeur n’a pas procédé à des ajustements.
Pour autant, les récents ajouts/retraits apportés par la Cour de cassation (cf.
ci-dessus) rendent le contrôle des éventuels ajustements impossible pour les élus.
En cas d’écart, il convient :
– soit de demander toute précision à l’employeur, sachant que la confidentialité
des données des salariés ne permettra pas au CE de vérifier individuellement
les indemnités de licenciement ;
– soit, à l’occasion d’une expertise des comptes de l’entreprise, de demander à
l’expert-comptable de procéder à un contrôle approfondi.
f) Comment réclamer d’éventuels compléments ?
Pour réclamer ce rappel de subvention, la demande est à formuler auprès du tribunal
de grande instance (TGI). Désormais, en application de la loi n° 2008-561 du 17 juin
2008 (JO du 18 juin), « portant réforme de la prescription en matière civile », le délai
de prescription de droit commun (prescription s’appliquant si aucun texte ne prévoit
d’autres délais) est fixé à 5 ans au lieu de 30 ans auparavant (C. civ., art. 2224).
Le comité d’entreprise dispose d’un délai de 5 ans pour introduire une action en cas
de non-paiement des sommes dues au titre du budget de fonctionnement.
Ce délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître
les faits lui permettant d’exercer son droit.
Ces nouvelles durées s’appliquent à partir du 19 juin 2008, date d’entrée en vigueur
de la loi. Les actions en justice introduites avant cette date restent soumises à la
prescription trentenaire.
Conseil :
Réfléchissez avant de réclamer un rappel de subvention. En droit, il est possible de
demander une régularisation sur 5 ans. Dans les faits, il faut veiller à ce que ce rappel
ne mette pas en péril la société. C’est pourquoi, si l’employeur a commis une erreur
dans le versement de la subvention de fonctionnement, il faut parfois accepter des
rappels sur une période plus courte et en profiter pour négocier en échange d’autres
avantages : octroi d’heures de délégation pour les suppléants, octroi d’heures de
délégation en plus pour les secrétaire et trésorier du CE, etc.
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GUIDE PRATIQUE
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Le calcul des subventions du CE
2.1
2. ➤ Le montant de la subvention de fonctionnement
Le budget de fonctionnement versé chaque année par l’employeur au comité
d’entreprise équivaut à 0,2 % de la masse salariale brute. Il s’agit là d’un minimum.
Cette subvention peut toujours être majorée par un accord de branche, un accord
d’entreprise, un accord conclu avec le comité ou un usage.
La majoration appliquée une année donnée ne sera pas forcément reprise l’année
suivante. Tout dépend en effet par quel biais cette majoration a été décidée.
TCE.21.A
a) La subvention de fonctionnement peut être majorée
Attention :
Ayez toujours le réflexe de connaître la source par laquelle un avantage vous a été
attribué. De la manière dont il vous a été attribué dépend sa mise en cause et ses
effets.
En effet, les usages comme les accords dits « accords atypiques », c’est-à-dire ceux
signés avec le comité d’entreprise, présentent une certaine fragilité puisque
l’employeur peut facilement se libérer de tels engagements.
Si la majoration est prévue par un usage, l’employeur pourra le dénoncer à condition
d’informer auparavant les représentants du personnel et les salariés pris
individuellement et de respecter par ailleurs un délai de prévenance suffisant pour que
s’engagent de nouvelles négociations. L’objectif est d’obtenir une majoration certes
inférieure à ce que prévoyait l’ancien usage, ce qui sera toujours mieux que le
minimum légal.
Si la majoration est prévue par un accord conclu avec le comité d’entreprise ou
d’établissement, un tel accord aura valeur d’un engagement unilatéral de l’employeur.
Sauf à ce que l’accord lui-même prévoit par avance comment il pourra être modifié, il
sera possible à l’employeur de le dénoncer comme s’il s’agissait d’un usage.
Si la majoration est prévue par un accord conclu avec les organisations syndicales,
l’employeur peut dénoncer ledit accord. Soit un nouvel accord prévoyant un taux
compris entre 0,2 % de la masse salariale brute et ce que versait l’employeur
jusqu’alors est conclu : il s’appliquera alors immédiatement. Soit aucun accord n’est
conclu et, dans ce cas, l’accord dénoncé prévoyant la majoration de 0,2 % continuera
à s’appliquer pendant 12 mois à l’expiration du préavis de dénonciation, qui est de
3 mois. À l’issue de ce délai de 15 mois (12 + 3 mois de préavis), l’employeur sera à
nouveau autorisé à ne verser que le minimum légal de 0,2 %.
b) Une minoration ou une dispense de versement est-elle possible ?
Normalement, les 0,2 % constituent un minimum qui ne peut en aucun cas être
diminué par l’employeur. Mais le Code du travail prévoit que si l’employeur a déjà fait
bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalant à 0,2 % de
la masse salariale brute, il est dispensé du versement de cette subvention.
Si l’employeur fait bénéficier le comité de sommes ou de moyens en personnel d’un
montant inférieur aux 0,2 %, il ne devra verser que la différence.
c) Comment calculer le budget de fonctionnement lorsque le CE est créé
en cours d’année ?
La subvention de fonctionnement est-elle due sur l’année entière ou est-elle
proratisée ?
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DU
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4
2.1 Le calcul des subventions du CE
À notre connaissance, les tribunaux n’ont jamais été saisis de cette question non
réglée par la loi. Les avis des juristes sont à ce sujet partagés. Deux thèses se
défendent.
TCE.21.A
La première insiste sur le caractère annuel de la subvention. Pour ses défenseurs, la
subvention doit être versée en totalité quelle que soit la date de création du CE dans
l’année. Elle permet au CE de fonctionner et de faire face à des dépenses liées à
l’exercice de son rôle économique. Un CE mis en place en cours d’année doit
s’équiper, acheter de la documentation, envisager des formations pour que les élus
maîtrisent mieux leur rôle, puissent recourir à des experts, etc. Il n’y a donc pas de
raison de calculer la subvention qu’à compter de la date de création du CE, d’autant
que des problèmes antérieurs à la mise en place du CE peuvent exister. Il faudra s’en
occuper sitôt mis en place, donc faire d’emblée face à des dépenses.
L’autre thèse consiste à défendre l’idée que la subvention n’est due qu’à compter du
jour où le CE est mis en place. Si le CE est mis en place en cours d’année, la
subvention devra être proratisée.
3. ➤ Les modalités de versement de la subvention de fonctionnement
a) Chèque ou virement ?
La loi se contente de préciser comment se calcule la subvention de fonctionnement
(taux et assiette), dit qu’elle est annuelle mais ne dit rien sur les modalités de son
attribution.
Elle ne précise pas s’il doit y avoir un versement unique, ni à quelle époque de l’année
cette subvention doit être créditée sur le compte du CE. Or, le trésorier du CE a besoin
d’y voir clair pour préparer et gérer le budget de fonctionnement.
En pratique, cette question du paiement de la subvention est résolue par un accord
entre l’employeur et le comité.
Conseil :
Préférez un règlement par virement automatique plutôt que par chèque. Vous serez
sûr que les fonds seront disponibles sur le compte à une date certaine, ce qui minimise
les risques de découvert.
b) Périodicité du versement
L’employeur verse rarement la subvention en une seule fois. Il n’y est d’ailleurs pas
obligé et on peut le comprendre compte tenu des sommes à verser. Pour qu’il y ait
versement unique, il faut que vous en fassiez la demande et que l’employeur l’accepte
ou qu’un accord ou usage existe en ce sens.
Le plus souvent, les versements sont semestriels ou trimestriels, plus rarement
mensuels.
L’important en cas de paiement échelonné reste que le comité d’entreprise puisse
fonctionner normalement, c’est-à-dire qu’il puisse faire face aussi bien à ses dépenses
permanentes (dépenses en personnel ou en fournitures) qu’à des dépenses plus
occasionnelles (frais de formation économique).
Il ne saurait être question d’accepter que le chef d’entreprise se contente de
rembourser au fur et à mesure les dépenses engagées par le comité, ni qu’il
subordonne le remboursement à la présentation de factures.
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Le calcul des subventions du CE
2.1
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
Accord entre le comité d’entreprise et l’employeur sur le versement
fractionné de la subvention de fonctionnement – Mod.2319
TCE.21.A
Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2319 dans le moteur de recherche du site
www.editions-tissot.fr (voir mode d’emploi page 8)
Entre :
le comité d'entreprise de la société …… (nom de la société),
représenté par son secrétaire …… (nom, prénom),
habilité à conclure le présent accord par une délibération du comité d'entreprise en date
du ……
et
la société …… (nom de la société),
représentée par M. ……,
agissant en sa qualité de …… (titre),
habilité à conclure le présent accord.
Il a été convenu ce qui suit.
Variante 1
Le comité d’entreprise a fait valoir auprès de l’employeur la nécessité pour lui, compte tenu
des projets en cours dans l’entreprise (ou : compte tenu de son appréciation de la situation),
de disposer, dès le début de l’année, de la plus grande partie de la subvention de
fonctionnement qui lui est due.
Il a donc été décidé que l’entreprise verserait, dès le …… (date à situer en janvier ou février
au plus tard), 90 % (ou : 80 %) de la subvention de fonctionnement.
Les 10 (ou 20) % restants seront versés à la demande du CE et, au plus tard, le …… (date
prise dans le dernier quadrimestre), sans préjudice de la régularisation à intervenir lorsque le
montant exact de la masse salariale de …… (année) sera connu.
Variante 2
Préambule
Par délibération en date du ……, le comité d'entreprise a validé la possibilité pour
l'employeur de lui verser en …… fois la subvention de fonctionnement, en contrepartie de la
remise périodique des informations nécessaires à son calcul.
Le présent accord a pour objet de fixer la périodicité :
-
GUIDE PRATIQUE
de la communication des informations à fournir au comité d'entreprise sur la base
de calcul de la subvention de fonctionnement ;
du versement de la subvention de fonctionnement.
DU
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2016
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6
2.1 Le calcul des subventions du CE
Article 1 : base de calcul de la subvention de fonctionnement
La subvention de fonctionnement est calculée en retenant comme assiette la masse salariale
brute versée au niveau de l'entreprise, conformément au Code du travail.
Font partie de la masse salariale :
TCE.21.A
-
-
les sommes versées aux salariés du fait de leur appartenance à l'effectif de
l'entreprise (salariés sous contrat à durée indéterminée ou sous contrat à durée
déterminée) : ainsi, il faut considérer aujourd'hui que la masse salariale
comprend la rémunération proprement dite du personnel, primes comprises ;
les appointements et commissions de base ;
la art p
salariale des cotisations de Sécurité sociale ;
les congés payés ;
les primes et gratifications ;
le complément de salaire versé par l'employeur en cas de maladie ;
les indemnités et avantages divers.
Sont, en revanche, exclus du calcul de la masse salariale brute :
-
-
toutes les charges sociales patronales ;
la
unération
rém
s travailleurs
de
intérimaires dans une entreprise utilisatrice ;
les sommes versées au salarié en cas de suspension de son contrat de travail
prises en charge par l'État ou versées par des tiers (indemnités journalières de
Sécurité sociale, par exemple) ;
les
boursements
rem
de
ais
fr;
les indemnités de départ, de licenciement, les indemnités transactionnelles,
puisqu'elles ne constituent pas du salaire.
La masse salariale retenue pour le calcul de la subvention de fonctionnement est celle de
l'année en cours.
Article 2 : montant de la subvention de fonctionnement
Le montant de la subvention de fonctionnement allouée au comité d'entreprise est fixé à ……
(au minimum : 0,2 % de la masse salariale brute).
Article 3 : versement de la subvention de fonctionnement
La subvention de fonctionnement est réglée par l'entreprise aux échéances suivantes :
-
la re artie
1 p au : us plard tle : …… ;
e
le 2 versement : au plus tard le : …… ;
le solde : au plus tard le : ……
L'entreprise devra veiller au respect de ces dates par ses services. À défaut de respect des
échéances, la subvention de fonctionnement est exigible immédiatement, et ce sans
préjudice des dommages et intérêts pouvant être réclamés par le comité d'entreprise, le cas
échéant.
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7
Le calcul des subventions du CE
2.1
Le comité d'entreprise peut renoncer à tout moment, par le biais de son secrétaire, au
fractionnement du versement de la subvention de fonctionnement si le fractionnement le
conduit à ne pas pouvoir assurer le bon fonctionnement du comité d'entreprise et sous
réserve qu'il puisse le justifier objectivement par tout moyen.
e à communiquer au comité d'entreprise au plus tard le …… l'ensemble
L'entreprise s'engage
des éléments justifiant le calcul de la subvention de fonctionnement. Cette obligation est
distincte de l'obligation de communiquer le bilan social au comité d'entreprise.
TCE.21.A
Article 4 : informations à
a communiquer
c
au comité d'entreprise
Fait à ……, le ……
Pour le comité d'entreprise
Pour la société
Le secrétaire
M. ……
ANNEXE : extrait de la délibération du comité d'entreprise acceptant le principe d'un
versement échelonné de la subvention de fonctionnement
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
Délibération du comité d’entreprise portant acceptation du versement
étalé de la subvention de fonctionnement par l’employeur – Mod.2320
Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2320 dans le moteur de recherche du site
www.editions-tissot.fr (voir mode d’emploi page 8)
La question du fractionnement de la subvention de fonctionnement en …… versements a été
posée à l'ordre du jour et demandé par l'employeur.
Vote sur le fractionnement de la subvention de fonctionnement en ........ versements par
l'employeur au comité d'entreprise :
- pour le fractionnement : …… voix.
- contre le fractionnement : ……voix.
- abstentions : ……
1re hypothèse
La décision d'accepter le fractionnement de la subvention de fonctionnement en ……
versements par l'employeur est adoptée.
L'employeur veillera à respecter les échéances suivantes :
- 1er versement au plus tard le........ ;
- 2e versement au plus tard le ........ ;
- 3e versement au plus tard le ........
Il est donné mandat au secrétaire du comité d'entreprise de conclure un accord précisant les
modalités de versement de la subvention de fonctionnement ainsi que les contreparties en
termes d'information à la charge de l'employeur.
2nde hypothèse
Le comité d’entreprise refuse le fractionnement de la subvention de fonctionnement en
…… versements sollicité par l'employeur.
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
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2.1 Le calcul des subventions du CE
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
Lettre du comité d’entreprise demandant le versement du solde
de la subvention de fonctionnement – Mod.2322
TCE.21.A
Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2322 dans le moteur de recherche du site
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Comité d'entreprise de ……
Adresse
Entreprise ……
Adresse
À …… (lieu), le …… (date)
À l’attention de M. ……
Objet : Versement de la subvention de fonctionnement du comité d'entreprise
M. ……,
Nous vous rappelons les termes de notre accord du …… par lequel le comité d'entreprise a
accepté un versement fractionné en …… fois de la subvention de fonctionnement.
Nous vous rappelons que …… (la 1re partie, le 2e versement ou le solde) doit nous parvenir
avant le ……
Nous vous remercions de procéder aux diligences nécessaires auprès de vos services.
Dans cette attente, nous vous prions de bien vouloir agréer, M. ……, nos salutations
distinguées.
Pour le comité d'entreprise,
Le secrétaire
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
c) Que faire en cas de défaut ou de retard de paiement ?
– demander à votre employeur de vous fournir des explications sur le défaut ou
le retard de paiement en sollicitant, au besoin, la tenue d’une réunion
extraordinaire ;
– contacter l’inspection du travail afin qu’elle se rapproche du chef d’entreprise
pour l’inciter à respecter ses obligations ;
– adresser à l’employeur une mise en demeure de payer par lettre recommandée
avec AR ou signifiée par voie d’huissier.
Enfin, il vous est possible d’agir :
– devant les tribunaux correctionnels pour délit d’entrave au fonctionnement
régulier du CE ;
– et/ou devant les tribunaux civils pour réclamer les sommes qui vont sont dues,
assorties, le cas échéant, de dommages et intérêts.
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