Extrait du Guide Pratique du Trésorier CE “Comment calculer précisément le montant de la subvention de fonctionnement ?” 2.1 Le calcul des subventions du CE A - La subvention de fonctionnement Référence Internet TCE.21.A TCE.21.A Saisissez la « Référence Internet » TCE.21.A dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr pour accéder à ce chapitre actualisé (voir mode d’emploi page 7) Tout comité d’entreprise mis en place dans une entreprise d’au moins 50 salariés, et quelle que soit la taille du comité, doit disposer d’un budget dit « budget ou subvention de fonctionnement », dont le montant dépend de la masse des salaires versés au personnel. Dans les entreprises de moins de 50 salariés où des comités d’entreprise ont été mis en place par voie conventionnelle, la subvention de fonctionnement n’est pas due, sauf disposition expresse le prévoyant. Le budget de fonctionnement permet au CE de couvrir les dépenses liées à son administration courante et d’être financièrement autonome pour mener les actions liées à ses compétences économiques. 1. ➤ L’assiette de calcul de la subvention de fonctionnement Le budget de fonctionnement versé chaque année par l’employeur au comité d’entreprise équivaut à 0,2 % de la masse salariale brute. La loi donne ce pourcentage mais ne définit pas la notion de masse salariale brute. Cette notion a été précisée par circulaire ministérielle et par les décisions des tribunaux. a) La référence au compte 641 Une pratique constante des entreprises a été de prendre comme assiette la masse salariale issue de la DADS (déclaration annuelle des données sociales). Elle comprend exclusivement les sommes assujetties aux cotisations sociales. Dans l’immense majorité des cas, cette base est inférieure à celle qui devrait être appliquée. Cette pratique n’a aucune référence légale : la jurisprudence et les réponses ministérielles ont au contraire consacré la masse salariale comptable. La circulaire ministérielle du 16 février 1987 avait déjà posé les bonnes bases : « La masse salariale brute qui sert de base pour le calcul de la subvention de fonctionnement doit s’entendre comme la masse salariale comptable (compte 641 : rémunérations du personnel). » Puis au fil du temps, une jurisprudence constante a confirmé cette circulaire, notamment : « Sauf engagement plus favorable, la masse salariale servant au calcul de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles du comité s’entend des sommes figurant au compte 641 du plan comptable général. » (Cass. soc., 30 mars 2011, n° 09-71.438) La situation était donc simple, puisqu’il convenait simplement de se reporter aux comptes de l’entreprise, où cette masse salariale apparaissait en clair. b) Les sommes qui entrent dans l’assiette de calcul de la subvention de fonctionnement Pour résumer, font partie de la masse salariale les sommes versées aux salariés du fait de leur appartenance à l’effectif de l’entreprise. 66 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT GUIDE PRATIQUE SEPTEMBRE 2016 DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT 1 Le calcul des subventions du CE 2.1 Il s’agit : – des salaires, appointements, commissions de base versés aux salariés et ce, quelle que soit la forme de leur contrat de travail ; – de la part salariale des cotisations de Sécurité sociale ; – des sommes versées par l’employeur en cas de suspension de contrat de travail, comme les indemnités de congés payés ; – du complément de salaire versé par l’employeur en cas de maladie du salarié ; TCE.21.A – des primes et gratifications ; – des indemnités et avantages divers ; – des indemnités conventionnelles de licenciement, de mise à la retraite, mais également des indemnités transactionnelles ou celles accordées par les tribunaux. À noter qu’en pratique les indemnités de licenciement et de rupture sont parfois affectées au compte 671 « Charges exceptionnelles » et non au compte 641 « Rémunération du personnel » ce qui explique qu’elles ne soient pas toujours incluses. La rémunération des travailleurs intérimaires versée par l’entreprise de travail temporaire n’entre pas dans la masse salariale brute de l’entreprise utilisatrice. c) Les sommes qui n’entrent pas dans l’assiette de calcul de la subvention de fonctionnement Il s’agit : – des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale et même si l’employeur pratique la subrogation, c’est-à-dire maintient temporairement le salaire durant l’arrêt maladie en avançant les sommes représentant la part des indemnités journalières qui lui seront ensuite remboursées par la Sécurité sociale ; – des remboursements de frais professionnels. Sont considérées comme telles les dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié ; – de toutes les charges sociales patronales. d) Le compte 641 Plus récemment, la Cour de cassation (Cass. soc., 20 mai 2014, n° 12-29142) a demandé d’exclure de cette masse salariale comptable : – les frais de déplacement (qui, en principe, n’y entrent pas, faisant partie du compte 625) ; – la rémunération des dirigeants sociaux. Il s’agit, en principe, des seuls mandataires sociaux et pas des dirigeants salariés ; – les indemnités de rupture, pour leur montant dépassant le montant légal ou conventionnel. Encore plus récemment, cette même Cour de cassation a sérieusement compliqué la donne, car elle a fait évoluer la définition des effectifs à prendre en compte. Elle demande dorénavant d’intégrer dans la masse salariale les « salariés mis disposition, intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail » (Cass. soc., 9 juillet 2014, n° 13-17470). GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - 2017 - © SÉEPTEMBRE DITIONS TISSOT 2016 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT 67 2 2.1 Le calcul des subventions du CE Ces salariés sont les sous-traitants, dont le coût facturé à l’entreprise apparaît dans le compte 6214. Cela pose de nombreuses difficultés d’application : – ces salariés ne pourront pas bénéficier de deux CE, dans le cas où leur entreprise d’origine en a un. Comment se passe le choix du salarié ? Et comment le CE est-il au courant de ces nouveaux ayants droit ? TCE.21.A – dans le cas où le CE n’intègre pas spontanément ces salariés, ne risque-t-il pas de se voir requalifier les prestations de l’ensemble du CE, pour pratiques discriminatoires ? e) Comment contrôler l’assiette ? La masse salariale comptable apparaît en clair dans le compte de résultat de l’entreprise, sous l’appellation : « Traitements et salaires ». Il est donc facile de s’y reporter, si l’employeur n’a pas procédé à des ajustements. Pour autant, les récents ajouts/retraits apportés par la Cour de cassation (cf. ci-dessus) rendent le contrôle des éventuels ajustements impossible pour les élus. En cas d’écart, il convient : – soit de demander toute précision à l’employeur, sachant que la confidentialité des données des salariés ne permettra pas au CE de vérifier individuellement les indemnités de licenciement ; – soit, à l’occasion d’une expertise des comptes de l’entreprise, de demander à l’expert-comptable de procéder à un contrôle approfondi. f) Comment réclamer d’éventuels compléments ? Pour réclamer ce rappel de subvention, la demande est à formuler auprès du tribunal de grande instance (TGI). Désormais, en application de la loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 (JO du 18 juin), « portant réforme de la prescription en matière civile », le délai de prescription de droit commun (prescription s’appliquant si aucun texte ne prévoit d’autres délais) est fixé à 5 ans au lieu de 30 ans auparavant (C. civ., art. 2224). Le comité d’entreprise dispose d’un délai de 5 ans pour introduire une action en cas de non-paiement des sommes dues au titre du budget de fonctionnement. Ce délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit. Ces nouvelles durées s’appliquent à partir du 19 juin 2008, date d’entrée en vigueur de la loi. Les actions en justice introduites avant cette date restent soumises à la prescription trentenaire. Conseil : Réfléchissez avant de réclamer un rappel de subvention. En droit, il est possible de demander une régularisation sur 5 ans. Dans les faits, il faut veiller à ce que ce rappel ne mette pas en péril la société. C’est pourquoi, si l’employeur a commis une erreur dans le versement de la subvention de fonctionnement, il faut parfois accepter des rappels sur une période plus courte et en profiter pour négocier en échange d’autres avantages : octroi d’heures de délégation pour les suppléants, octroi d’heures de délégation en plus pour les secrétaire et trésorier du CE, etc. 68 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT GUIDE PRATIQUE SEPTEMBRE 2016 DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT 3 Le calcul des subventions du CE 2.1 2. ➤ Le montant de la subvention de fonctionnement Le budget de fonctionnement versé chaque année par l’employeur au comité d’entreprise équivaut à 0,2 % de la masse salariale brute. Il s’agit là d’un minimum. Cette subvention peut toujours être majorée par un accord de branche, un accord d’entreprise, un accord conclu avec le comité ou un usage. La majoration appliquée une année donnée ne sera pas forcément reprise l’année suivante. Tout dépend en effet par quel biais cette majoration a été décidée. TCE.21.A a) La subvention de fonctionnement peut être majorée Attention : Ayez toujours le réflexe de connaître la source par laquelle un avantage vous a été attribué. De la manière dont il vous a été attribué dépend sa mise en cause et ses effets. En effet, les usages comme les accords dits « accords atypiques », c’est-à-dire ceux signés avec le comité d’entreprise, présentent une certaine fragilité puisque l’employeur peut facilement se libérer de tels engagements. Si la majoration est prévue par un usage, l’employeur pourra le dénoncer à condition d’informer auparavant les représentants du personnel et les salariés pris individuellement et de respecter par ailleurs un délai de prévenance suffisant pour que s’engagent de nouvelles négociations. L’objectif est d’obtenir une majoration certes inférieure à ce que prévoyait l’ancien usage, ce qui sera toujours mieux que le minimum légal. Si la majoration est prévue par un accord conclu avec le comité d’entreprise ou d’établissement, un tel accord aura valeur d’un engagement unilatéral de l’employeur. Sauf à ce que l’accord lui-même prévoit par avance comment il pourra être modifié, il sera possible à l’employeur de le dénoncer comme s’il s’agissait d’un usage. Si la majoration est prévue par un accord conclu avec les organisations syndicales, l’employeur peut dénoncer ledit accord. Soit un nouvel accord prévoyant un taux compris entre 0,2 % de la masse salariale brute et ce que versait l’employeur jusqu’alors est conclu : il s’appliquera alors immédiatement. Soit aucun accord n’est conclu et, dans ce cas, l’accord dénoncé prévoyant la majoration de 0,2 % continuera à s’appliquer pendant 12 mois à l’expiration du préavis de dénonciation, qui est de 3 mois. À l’issue de ce délai de 15 mois (12 + 3 mois de préavis), l’employeur sera à nouveau autorisé à ne verser que le minimum légal de 0,2 %. b) Une minoration ou une dispense de versement est-elle possible ? Normalement, les 0,2 % constituent un minimum qui ne peut en aucun cas être diminué par l’employeur. Mais le Code du travail prévoit que si l’employeur a déjà fait bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalant à 0,2 % de la masse salariale brute, il est dispensé du versement de cette subvention. Si l’employeur fait bénéficier le comité de sommes ou de moyens en personnel d’un montant inférieur aux 0,2 %, il ne devra verser que la différence. c) Comment calculer le budget de fonctionnement lorsque le CE est créé en cours d’année ? La subvention de fonctionnement est-elle due sur l’année entière ou est-elle proratisée ? GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT SEPTEMBRE 2016 69 4 2.1 Le calcul des subventions du CE À notre connaissance, les tribunaux n’ont jamais été saisis de cette question non réglée par la loi. Les avis des juristes sont à ce sujet partagés. Deux thèses se défendent. TCE.21.A La première insiste sur le caractère annuel de la subvention. Pour ses défenseurs, la subvention doit être versée en totalité quelle que soit la date de création du CE dans l’année. Elle permet au CE de fonctionner et de faire face à des dépenses liées à l’exercice de son rôle économique. Un CE mis en place en cours d’année doit s’équiper, acheter de la documentation, envisager des formations pour que les élus maîtrisent mieux leur rôle, puissent recourir à des experts, etc. Il n’y a donc pas de raison de calculer la subvention qu’à compter de la date de création du CE, d’autant que des problèmes antérieurs à la mise en place du CE peuvent exister. Il faudra s’en occuper sitôt mis en place, donc faire d’emblée face à des dépenses. L’autre thèse consiste à défendre l’idée que la subvention n’est due qu’à compter du jour où le CE est mis en place. Si le CE est mis en place en cours d’année, la subvention devra être proratisée. 3. ➤ Les modalités de versement de la subvention de fonctionnement a) Chèque ou virement ? La loi se contente de préciser comment se calcule la subvention de fonctionnement (taux et assiette), dit qu’elle est annuelle mais ne dit rien sur les modalités de son attribution. Elle ne précise pas s’il doit y avoir un versement unique, ni à quelle époque de l’année cette subvention doit être créditée sur le compte du CE. Or, le trésorier du CE a besoin d’y voir clair pour préparer et gérer le budget de fonctionnement. En pratique, cette question du paiement de la subvention est résolue par un accord entre l’employeur et le comité. Conseil : Préférez un règlement par virement automatique plutôt que par chèque. Vous serez sûr que les fonds seront disponibles sur le compte à une date certaine, ce qui minimise les risques de découvert. b) Périodicité du versement L’employeur verse rarement la subvention en une seule fois. Il n’y est d’ailleurs pas obligé et on peut le comprendre compte tenu des sommes à verser. Pour qu’il y ait versement unique, il faut que vous en fassiez la demande et que l’employeur l’accepte ou qu’un accord ou usage existe en ce sens. Le plus souvent, les versements sont semestriels ou trimestriels, plus rarement mensuels. L’important en cas de paiement échelonné reste que le comité d’entreprise puisse fonctionner normalement, c’est-à-dire qu’il puisse faire face aussi bien à ses dépenses permanentes (dépenses en personnel ou en fournitures) qu’à des dépenses plus occasionnelles (frais de formation économique). Il ne saurait être question d’accepter que le chef d’entreprise se contente de rembourser au fur et à mesure les dépenses engagées par le comité, ni qu’il subordonne le remboursement à la présentation de factures. 70 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT GUIDE PRATIQUE SEPTEMBRE 2016 DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT 5 Le calcul des subventions du CE 2.1 ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc Accord entre le comité d’entreprise et l’employeur sur le versement fractionné de la subvention de fonctionnement – Mod.2319 TCE.21.A Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2319 dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr (voir mode d’emploi page 8) Entre : le comité d'entreprise de la société …… (nom de la société), représenté par son secrétaire …… (nom, prénom), habilité à conclure le présent accord par une délibération du comité d'entreprise en date du …… et la société …… (nom de la société), représentée par M. ……, agissant en sa qualité de …… (titre), habilité à conclure le présent accord. Il a été convenu ce qui suit. Variante 1 Le comité d’entreprise a fait valoir auprès de l’employeur la nécessité pour lui, compte tenu des projets en cours dans l’entreprise (ou : compte tenu de son appréciation de la situation), de disposer, dès le début de l’année, de la plus grande partie de la subvention de fonctionnement qui lui est due. Il a donc été décidé que l’entreprise verserait, dès le …… (date à situer en janvier ou février au plus tard), 90 % (ou : 80 %) de la subvention de fonctionnement. Les 10 (ou 20) % restants seront versés à la demande du CE et, au plus tard, le …… (date prise dans le dernier quadrimestre), sans préjudice de la régularisation à intervenir lorsque le montant exact de la masse salariale de …… (année) sera connu. Variante 2 Préambule Par délibération en date du ……, le comité d'entreprise a validé la possibilité pour l'employeur de lui verser en …… fois la subvention de fonctionnement, en contrepartie de la remise périodique des informations nécessaires à son calcul. Le présent accord a pour objet de fixer la périodicité : - GUIDE PRATIQUE de la communication des informations à fournir au comité d'entreprise sur la base de calcul de la subvention de fonctionnement ; du versement de la subvention de fonctionnement. DU TRÉSORIER CE - 2017 - © SÉEPTEMBRE DITIONS TISSOT 2016 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT 71 6 2.1 Le calcul des subventions du CE Article 1 : base de calcul de la subvention de fonctionnement La subvention de fonctionnement est calculée en retenant comme assiette la masse salariale brute versée au niveau de l'entreprise, conformément au Code du travail. Font partie de la masse salariale : TCE.21.A - - les sommes versées aux salariés du fait de leur appartenance à l'effectif de l'entreprise (salariés sous contrat à durée indéterminée ou sous contrat à durée déterminée) : ainsi, il faut considérer aujourd'hui que la masse salariale comprend la rémunération proprement dite du personnel, primes comprises ; les appointements et commissions de base ; la art p salariale des cotisations de Sécurité sociale ; les congés payés ; les primes et gratifications ; le complément de salaire versé par l'employeur en cas de maladie ; les indemnités et avantages divers. Sont, en revanche, exclus du calcul de la masse salariale brute : - - toutes les charges sociales patronales ; la unération rém s travailleurs de intérimaires dans une entreprise utilisatrice ; les sommes versées au salarié en cas de suspension de son contrat de travail prises en charge par l'État ou versées par des tiers (indemnités journalières de Sécurité sociale, par exemple) ; les boursements rem de ais fr; les indemnités de départ, de licenciement, les indemnités transactionnelles, puisqu'elles ne constituent pas du salaire. La masse salariale retenue pour le calcul de la subvention de fonctionnement est celle de l'année en cours. Article 2 : montant de la subvention de fonctionnement Le montant de la subvention de fonctionnement allouée au comité d'entreprise est fixé à …… (au minimum : 0,2 % de la masse salariale brute). Article 3 : versement de la subvention de fonctionnement La subvention de fonctionnement est réglée par l'entreprise aux échéances suivantes : - la re artie 1 p au : us plard tle : …… ; e le 2 versement : au plus tard le : …… ; le solde : au plus tard le : …… L'entreprise devra veiller au respect de ces dates par ses services. À défaut de respect des échéances, la subvention de fonctionnement est exigible immédiatement, et ce sans préjudice des dommages et intérêts pouvant être réclamés par le comité d'entreprise, le cas échéant. 72 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT GUIDE PRATIQUE SEPTEMBRE 2016 DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT 7 Le calcul des subventions du CE 2.1 Le comité d'entreprise peut renoncer à tout moment, par le biais de son secrétaire, au fractionnement du versement de la subvention de fonctionnement si le fractionnement le conduit à ne pas pouvoir assurer le bon fonctionnement du comité d'entreprise et sous réserve qu'il puisse le justifier objectivement par tout moyen. e à communiquer au comité d'entreprise au plus tard le …… l'ensemble L'entreprise s'engage des éléments justifiant le calcul de la subvention de fonctionnement. Cette obligation est distincte de l'obligation de communiquer le bilan social au comité d'entreprise. TCE.21.A Article 4 : informations à a communiquer c au comité d'entreprise Fait à ……, le …… Pour le comité d'entreprise Pour la société Le secrétaire M. …… ANNEXE : extrait de la délibération du comité d'entreprise acceptant le principe d'un versement échelonné de la subvention de fonctionnement ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc Délibération du comité d’entreprise portant acceptation du versement étalé de la subvention de fonctionnement par l’employeur – Mod.2320 Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2320 dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr (voir mode d’emploi page 8) La question du fractionnement de la subvention de fonctionnement en …… versements a été posée à l'ordre du jour et demandé par l'employeur. Vote sur le fractionnement de la subvention de fonctionnement en ........ versements par l'employeur au comité d'entreprise : - pour le fractionnement : …… voix. - contre le fractionnement : ……voix. - abstentions : …… 1re hypothèse La décision d'accepter le fractionnement de la subvention de fonctionnement en …… versements par l'employeur est adoptée. L'employeur veillera à respecter les échéances suivantes : - 1er versement au plus tard le........ ; - 2e versement au plus tard le ........ ; - 3e versement au plus tard le ........ Il est donné mandat au secrétaire du comité d'entreprise de conclure un accord précisant les modalités de versement de la subvention de fonctionnement ainsi que les contreparties en termes d'information à la charge de l'employeur. 2nde hypothèse Le comité d’entreprise refuse le fractionnement de la subvention de fonctionnement en …… versements sollicité par l'employeur. ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT SEPTEMBRE 2016 73 8 2.1 Le calcul des subventions du CE ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc Lettre du comité d’entreprise demandant le versement du solde de la subvention de fonctionnement – Mod.2322 TCE.21.A Pour télécharger ce modèle, saisissez la référence Mod.2322 dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr (voir mode d’emploi page 8) Comité d'entreprise de …… Adresse Entreprise …… Adresse À …… (lieu), le …… (date) À l’attention de M. …… Objet : Versement de la subvention de fonctionnement du comité d'entreprise M. ……, Nous vous rappelons les termes de notre accord du …… par lequel le comité d'entreprise a accepté un versement fractionné en …… fois de la subvention de fonctionnement. Nous vous rappelons que …… (la 1re partie, le 2e versement ou le solde) doit nous parvenir avant le …… Nous vous remercions de procéder aux diligences nécessaires auprès de vos services. Dans cette attente, nous vous prions de bien vouloir agréer, M. ……, nos salutations distinguées. Pour le comité d'entreprise, Le secrétaire ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc c) Que faire en cas de défaut ou de retard de paiement ? – demander à votre employeur de vous fournir des explications sur le défaut ou le retard de paiement en sollicitant, au besoin, la tenue d’une réunion extraordinaire ; – contacter l’inspection du travail afin qu’elle se rapproche du chef d’entreprise pour l’inciter à respecter ses obligations ; – adresser à l’employeur une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec AR ou signifiée par voie d’huissier. Enfin, il vous est possible d’agir : – devant les tribunaux correctionnels pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE ; – et/ou devant les tribunaux civils pour réclamer les sommes qui vont sont dues, assorties, le cas échéant, de dommages et intérêts. 74 Guide Pratique du Trésorier CE © EDITIONS TISSOT GUIDE PRATIQUE SEPTEMBRE 2016 DU TRÉSORIER CE - 2017 - © ÉDITIONS TISSOT 9 Service client 04 50 64 08 08 Droit du travail, comptabilité & fiscalité » Voir la fiche produit en ligne www.editions-tissot.fr Guide Pratique du Trésorier CE Trésorier du CE : tirez profit de toutes les astuces qui faciliteront vos missions comme jamais auparavant ! Le guide pratique Le guide vous propose toutes les solutions à vos interrogations issues de vos fonctions de trésorier. Vous pouvez mettre en œuvre, jour après jour, les recommandations des formations que vous avez suivies et, de plus, vous bénéficiez d’astuces pratiques qui facilitent votre mandat. 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