fiche ressource 1

8/09/03
11:53
Page 59
Fiche ressource n° 1
Présentation d’EXCEL 2000
fiche ressource
FICHE RESSOURCE 1 à 4
De nombreux travaux liés à la gestion, au commerce, à la bureautique aboutissent à la construction de tableaux :
- budget de trésorerie,
- répartition des charges,
- rémunération des représentants,
- prix d’acceptabilité,
- planning,
-…
Tous les tableaux ont une même architecture. Ils sont composés de cellules (intersection d’une ligne et d’une
colonne) pouvant contenir une saisie ou un calcul.
1 - Définition d’un tableur
Un tableur est un progiciel permettant la construction et la manipulation de tableaux de données
numériques.
2 - Microsoft EXCEL
Ce progiciel, évoluant dans l’environnement graphique WINDOWS, a la particularité d’être guidé par des menus déroulants et il utilise différents outils, dont :
-
un classeur (comprenant des feuilles de calcul ou onglets),
un générateur graphique,
un générateur de filtres et de listes,
un générateur de modules et de macro-commandes (langage Visual Basic pour Applications),
un gestionnaire de scénarios et solveur,
un gestionnaire de diaporamas,
la possibilité de créer des liens hypertexte et avoir accès à des fichiers sur le WEB.
3 - Le lancement
- Depuis le menu <DEMARRER>
<DEMARRER> <PROGRAMME> Microsoft Excel.
59
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 60
Après avoir cliqué sur l’icône EXCEL une fenêtre apparaît.
Barre du titre avec le nom du
classeur par défaut
Barre des menus
Barre des formules ou de saisies
Barre de défilement
verticale avec ascenseur
Cellule active
Barre d’outils
Référence cellulaire colonne (ici colonne A)
Référence cellulaire ligne (ici ligne 12)
Barre de défilement horizontale
avec ascenseur
Feuille, (ou onglet) du classeur, active
Permet de se déplacer directement au dernier onglet
Permet de passer à l’onglet suivant
Permet de revenir à l’onglet précédent
Permet d’aller sur le premier onglet
60
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 61
4 - Comment se déplacer dans une feuille
Il existe deux méthodes pour se déplacer dans une feuille de calcul :
• En utilisant la souris :
- pointez la flèche de la souris sur les barres de défilement horizontale ou verticale,
- cliquez, sans relâcher l’ascenseur, jusqu’à la ligne ou la colonne souhaitée.
• En utilisant le clavier :
- Utilisez les touches page suivante ou page précédente.
5 - La barre des menus
On peut y lire les différents menus proposés par EXCEL. Ces menus (Fichier, Edition…) seront étudiés plus en détail dans
les différents exercices de la pochette.
ATTENTION :
Le contenu de cette barre est variable. Il dépendra du type de feuille (feuille de
calcul, module, feuille graphique) sur laquelle on est en train de travailler.
Exemple : présentation de la barre des menus pour les graphiques :
61
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 62
6 - Les menus
Un menu contient :
- des commandes,
- éventuellement des sous-commandes,
- éventuellement des touches raccourcis clavier.
Touches raccourcis clavier
Sous-commandes à la
commande EFFACER
Menu EDITION
ATTENTION :
62
Lorsqu’une commande apparaît en gris, cela signifie qu’elle n’est pas accessible
pour la phase de travail en cours.
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 63
7 - Les barres d’outils
Les barres d’outils permettent d’appeler des commandes, identifiées par des icônes.
Au lancement d’EXCEL, nous trouvons normalement les barres “standard” et “format” sur notre écran. Ces deux barres
regroupent les icônes des commandes les plus fréquemment utilisées. Elles nous sont expliquées ci-dessous.
7.1 - La barre d’outils “standard”
Nouveau classeur
Ouvrir un classeur
Enregistrer
Imprimer
Aperçu avant impression
Vérificateur orthographique
Couper
Copier
Coller
Copie mise en forme
Annule dernière action
Répète
dernière action
Le compagnon Office
Zoom
Dessin
Carte
Assistant graphique
Tri en ordre décroissant
Tri en ordre croissant
Assistant fonction
Somme automatique
Barre d’outils WEB
Lien Hypertexte
63
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 64
7.2 - La barre d’outils “format”
Liste des polices
Liste des tailles des polices
Caractère gras
Caractère italique
Caractère souligné
Aligné à gauche
Centré
Aligné à droite
Centré sur plusieurs colonnes
Couleur des caractères
Couleur
Bordures
Augmenter le retrait
Diminuer le retrait
Retirer une décimale
Ajouter une décimale
Format milliers
Format pourcentage
Format EURO
Format monétaire
64
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 65
Vous pouvez à tout moment afficher, masquer, déplacer les barres d’outils.
Pour cela :
Aller dans le menu “Affichage”.
Sélectionner la commande “Barre d’outils”.
Cochez les barres d’outils désirées
65
FICHE RESSOURCE 1 à 4
66
8/09/03
11:53
Page 66
8/09/03
11:53
Page 67
Fiche ressource n° 2
Comment réaliser une mise en forme ?
fiche ressource
FICHE RESSOURCE 1 à 4
1 - Procédure pour réaliser un encadrement (une bordure)
EXCEL permet de mettre en évidence, sous la forme d’un encadrement ou d’un ombrage, une cellule ou une zone
de cellules.
On peut, très simplement, dessiner n’importe quel type de traits (verticaux, horizontaux et diagonaux) sous n’importe quelle forme (gras, double soulignement…) et sous n’importe quel bord (droit, gauche, haut, bas et contour).
EXCEL offre différentes possibilités pour réaliser une bordure :
➞ en passant par la barre des menus :
- Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en évidence.
- Sélectionnez dans le menu <FORMAT> la commande <CELLULE> puis <BORDURE>.
- Sélectionnez les options de votre choix.
67
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:53
Page 68
➞ en utilisant l’icône “bordure” :
- Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en évidence.
- Cliquez sur l’icône “Bordure”.
- Sélectionnez les options de votre choix.
Ouvrez la liste de l’icône “Bordure”.
➞ en utilisant un format automatique prédéfini :
Afin de gagner du temps il est possible de confier à EXCEL le soin de réaliser la mise en forme d’un tableau.
Pour cela :
- Sélectionnez votre tableau.
- Ouvrez le menu <FORMAT> puis sélectionnez la commande <FORMAT AUTOMATIQUE>.
- Sélectionnez dans la liste la mise en forme désirée.
Permet de modifier les options
du format sélectionné
68
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 69
2 - Procédure pour réaliser la mise en forme des cellules (police, taille…)
Elle peut se faire de deux manières :
• soit en passant par les icônes se trouvant dans la barre d’outils,
• soit en utilisant depuis le menu <FORMAT> la commande <CELLULE>.
- Mettez en vidéo inversée la cellule ou la zone de cellules devant être mise en forme.
- Sélectionnez l’icône (s’il existe) ou la commande correspondante dans le menu <FORMAT>.
Rappel sur les icônes
Police et taille
Formats monétaire et
mathématiques
Styles de la police
Diminuer ou
augmenter
le retrait
Alignement
Bordures et couleur
(de fond et
de la police)
3 - Procédure pour personnaliser un format
- Sélectionnez la ou les cellules devant contenir un format particulier.
- Ouvrez le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE> puis l’onglet <NOMBRE>.
69
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 70
Il est possible de personnaliser un format. Pour cela :
- sélectionnez la ou les cellules devant contenir un format personnalisé,
- ouvrez le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE> puis l’onglet <NOMBRE>,
- se positionner sur la catégorie personnalisée,
- dans <TYPE>, saisissez le code du nouveau format.
Exemple :
Format personnalisé
Nombre saisi
Nombre affiché
0,0 %
0,4789
47,8 %
Standard “mètres”
120
120 mètres
[Vert]# ##0,00\$
15
15,00 $
00” “00” “00” “00” “00”
0344408987
03 44 40 89 87
“Chantilly, le “jj/mmm/aaaa”
20/08/2000
Chantilly, le 20/08/2000
4 - Procédure pour réaliser un alignement
EXCEL permet d’aligner de différentes façons une cellule (centré, à droite, justifié…).
En plus de ces différentes options, on peut activer l’option “Renvoi à la ligne automatique”. Les textes qui dépassent le cadre de la cellule sont alors renvoyés à la ligne. La hauteur de ligne est alors automatiquement ajustée (par exemple la ligne 7).
70
FICHE RESSOURCE 1 à 4
-
8/09/03
11:54
Page 71
Sélectionnez la ligne ou la cellule devant être ajustée.
Allez dans le menu <FORMAT> et sélectionnez la commande <CELLULE>.
Cliquez sur l’onglet “Alignement”.
Validez l’option “Renvoi à la ligne automatique”.
Cochez la case “renvoi automatique”
Positionnement horizontal et vertical du contenu
de la ou des cellules mises en forme
5 - Procédure pour créer un cadre comprenant un titre
Outre le fait que l’on peut encadrer d’une manière classique un titre à partir du menu <FORMAT> puis de la commande <CELLULE>.
71
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 72
Il est également possible de créer un cadre avec la barre d’outils “dessin”.
Pour cela :
- Affichez la barre d’outils “dessin”.
Objet WordArt
Zone de texte
- Sélectionnez l’icône <ZONE DE TEXTE>. Il est possible également de créer un titre avec l’objet WordArt.
Dessinez une zone contenant votre titre
Pour réaliser une mise en forme du cadre (couleur, coins arrondis) : sélectionner votre cadre puis avec le bouton droit de
la souris, faire apparaître le menu contextuel et sélectionnez <FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE>.
72
8/09/03
11:54
Page 73
Fiche ressource n° 3
Comment réaliser une mise en page ?
fiche ressource
FICHE RESSOURCE 1 à 4
Dans EXCEL on peut définir l’aspect qu’une feuille de calcul aura à l’impression. Il est possible de modifier différents paramètres :
➞
➞
➞
➞
➞
➞
les marges,
l’orientation de la feuille lors de l’impression (portrait ou paysage),
le format du papier d’impression,
l’échelle du document à imprimer,
définir un en-tête et un pied de page,
imprimer en faisant apparaître les numéros des lignes et des colonnes et le quadrillage des cellules.
La procédure générale
Allez dans le menu <FICHIER> et sélectionnez la commande <MISE EN PAGE>.
Toutes les options sont regroupées dans les quatre onglets
Avant d’imprimer, visionnez votre future impression à l’aide du bouton “Aperçu”
ATTENTION :
Si vous ne voulez imprimer qu’une partie de votre feuille de calcul il vous faut
créer une zone d’impression. Pour cela :
➞ sélectionnez l’onglet <FEUILLE>,
➞ cliquez dans la zone <ZONE D’IMPRESSION>,
➞ sélectionnez sur votre feuille de calcul la zone que vous voulez réellement imprimer.
73
FICHE RESSOURCE 1 à 4
74
8/09/03
11:54
Page 74
8/09/03
11:54
Page 75
fiche ressource
FICHE RESSOURCE 1 à 4
Fiche ressource n° 4
Comment créer une formule ?
Une cellule peut contenir un texte mais aussi une formule. Dans ce dernier cas, il apparaîtra un résultat dans la cellule.
Une formule commence toujours avec le signe =
EXCEL gère quatre types de formules :
• Les formules arithmétiques qui comportent des constantes, des références cellulaires ou des opérateurs arithmétiques
(cf. tableau ci-dessous). Ce type de formule permet de calculer un résultat et de l’afficher dans la cellule dans laquelle la formule a été saisie.
Exemples :
=B5*C10
=-A2
=1200*B16
=B5/$B$4
Tableau des différents opérateurs
Opérateur
Exemple
Signification
Opérateurs arithmétiques
*
6*5
Multiplication
/
B5/B8
Division
-
B5-A10
Soustraction
^
4^2
Puissance
+
5+6
Addition
%
20,60%
Pourcentage
-
-B8
Signe préfixé
Opérateurs de comparaison
=
A10=A11
Égal
<>
A10<>A11
Différent
<=
A10<=A11
Inférieur ou égal
>=
A10>=A11
Supérieur ou égal
Opérateurs de plages de cellules
:
A10:A20
Plage de cellules comprises entre A10 et A20
Espace
A10:A15 A20:A22
Intersection
;
A10:A15;A17:A20
Réunion
Opérateurs de concaténation
&
A10&A20
Concaténation de chaînes de caractères
75
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 76
• Les formules de chaînes de caractères permettant de combiner deux ou plusieurs chaînes de caractères en utilisant l’opérateur &.
Exemples :
=”FORZA”&A10
• Les formules logiques contenant des comparaisons entre des constantes ou des cellules.
Exemples :
=A10>A15
=A10>=15
Une formule de ce type retourne la valeur Vrai si c’est exact ou Faux dans le cas contraire.
• Les formules contenant des fonctions.
Exemples :
=SOMME(A10:A20)
=MAX(A10:A20)
➞ EXCEL contient un certain nombre de fonctions prédéfinies. Par exemple, pour calculer une somme, on utilisera la
fonction =SOMME(). De même, pour calculer une moyenne, on utilisera la fonction =MOYENNE()…
➞ Lorsque l’on utilise des fonctions prédéfinies, il faut respecter la syntaxe de la fonction sous peine d’obtenir un message d’erreur. Comme il existe environ 400 fonctions prédéfinies et qu’on ne peut mémoriser toutes les syntaxes, EXCEL
met à notre disposition un assistant Fonction. Cet outil a pour mission de nous venir en aide pour la saisie des
fonctions.
ÉTAPE 1 :
- positionnez-vous sur la cellule devant recevoir la formule,
- cliquez sur l’icône Assistant Fonction.
ÉTAPE 2 : sélectionnez la fonction puis cliquez sur le bouton <OK>.
76
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 77
ÉTAPE 3 :
- dans la case nombre 1, sélectionnez avec la souris la zone des cours de l’action Elf Aquitaine,
- cliquez sur le bouton <OK>.
77
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 78
➞ Pour calculer le cours moyen des deux autres actions on pourrait procéder de la même façon, c’est-à-dire se positionner en C13 et saisir =MOYENNE(C7:C11) puis en D13 et saisir =MOYENNE(D7:D11).
Cependant, il existe un moyen plus rapide. En effet, l’adressage de la cellule C13 est du type RELATIF. Il suffit de recopier cette formule dans les deux autres cellules (C13 et D13).
Une formule utilisant un adressage relatif pourra être recopiée dans une autre cellule. La nouvelle formule s’adaptera
automatiquement à la colonne ou à la ligne dans laquelle elle est positionnée.
L’adressage relatif à des cellules permet de gagner du temps dans une mise à jour de documents. Si la formule est
à reproduire plusieurs fois, il suffit de la copier d’une cellule à une ou plusieurs autres.
➞ Avec la souris se positionner en B13.
➞ Sélectionner la zone B13 à D13.
Une surbrillance doit apparaître de B13 à D13.
78
FICHE RESSOURCE 1 à 4
8/09/03
11:54
Page 79
➞ Aller dans le menu <EDITION> et sélectionner la commande <RECOPIER> puis <DROITE>.
➞ Aller visionner les cellules C13 et D13.
ATTENTION :
Il existe un autre type d’adressage dans une cellule. Il s’agit de l’adressage
ABSOLU.
Dans le cas d’un adressage ABSOLU (le signe $ est placé devant le n° de ligne et de colonne
d’une cellule) une cellule est spécifiée avec précision.
Si on recopie le contenu d’une cellule, possédant un adressage absolu, dans une autre cellule, alors
cette dernière aura exactement la même formule ou la même saisie.
Ce type d’adressage est intéressant lorsque l’on veut transférer une même constante dans une ou plusieurs cellules.
Une formule peut combiner un adressage relatif et un adressage absolu. On parlera alors d’un adressage mixte. Dans le
cas d’une recopie alors on aura seulement une incrémentation de la partie relative de la formule.
Il existe un autre moyen pour définir une ou plusieurs cellules dans l’absolu. On pourra leur attribuer un nom (Voir la FICHE
RESSOURCE n° 5).
79
FICHE RESSOURCE 1 à 4
80
8/09/03
11:54
Page 80