rapport annuel 2015 - 2016 - Centre d`accueil Saint
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Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis inc. RAPPORT A N N U EL 2015 - 2016 TABLE DES MATIÈRES Message du président du conseil d’administration et de la directrice d'établissement ............................................................................. 3 Déclaration de fiabilité des données ............................................................ 5 Rapport de la direction ................................................................................. 6 Mission – vision – valeurs ............................................................................ 7 Orientations stratégiques 2013-2016 – Activités réalisées en 2015-2016 ... 8 Organigramme fonctionnel ......................................................................... 11 Membres du conseil d’administration ......................................................... 12 Membres du comité de gestion..................................................................... 13 Comité de vigilance et de la qualité des services ........................................ 14 Comité de gestion des risques ..................................................................... 16 Commissaire aux plaintes et à la qualité des services ................................. 18 Comité de résidents ..................................................................................... 20 Groupe de soutien à l’éthique ...................................................................... 22 Comité milieu de vie .................................................................................... 24 Comité des mesures d’urgence .................................................................... 26 Comité de soins infirmiers ........................................................................... 27 Comité de soins de fin de vie ....................................................................... 28 Comité de prévention et contrôle des infections ......................................... 29 Agrément Canada ........................................................................................ 31 La protection des personnes ......................................................................... 32 Services auxiliaires ...................................................................................... 32 Service alimentaire ...................................................................................... 33 Service des ressources financières et informatique ..................................... 34 États financiers ............................................................................................ 36 Service des ressources humaines ................................................................. 37 Fondation du Centre d’accueil St-Joseph de Lévis ..................................... 43 Annexe 1 : Code d’éthique et de déontologie des administrateurs ............. 44 Message du président du conseil d’administration et de la directrice d’établissement C’est avec plaisir que nous vous présentons le rapport annuel de gestion 2015-2016 faisant état des principales réalisations du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis. À travers l’ensemble des activités réalisées, vous constaterez que nous accordons toujours une place prépondérante à rencontrer les normes d’excellence en matière de sécurité, de qualité et de continuité des soins et des services dispensés à notre clientèle. C’est d’ailleurs avec à l’esprit cette volonté d’excellence que l’établissement veille à répondre aux quatre recommandations mineures émises lors de la visite ministérielle effectuée en mai 2015. Ce résultat démontre toute la portée des nombreuses activités d’amélioration initiées dans notre établissement depuis plusieurs années et vient assurer à nos 157 résidents et leurs proches qu’ils peuvent avoir confiance en l’excellence des soins et des services qui leur sont offerts. Fiers de ce résultat, le conseil d’administration, la direction et les services ont été mobilisés dans la poursuite de la mise en œuvre des orientations de la troisième et dernière année de la planification stratégique 2013-2016 en contribuant notamment à : Poursuivre et adapter l’approche « milieu de vie » en lien avec les besoins et les attentes des résidents et leurs proches en fournissant un milieu de vie encore plus agréable et stimulant à notre clientèle; Maintenir une liaison constante avec les résidents, les proches, le personnel, les bénévoles et les partenaires afin de permettre l’expression des besoins et la réalisation de projets visant l’amélioration continue de la qualité. Par exemple, la direction veille à informer les représentants de famille, minimalement quatre fois par année, sur les diverses activités de l’établissement; Favoriser le développement et le maintien d’un personnel engagé par un climat organisationnel conforme à la mission, à la vision ainsi qu’aux valeurs de l’établissement. Nommons ici la tenue de diverses activités lors d’une semaine thématique consacrée au « respect » contribuant ainsi à l’implantation d’une culture de respect dans l’organisation; Assurer l’accessibilité, la continuité, la qualité et la prestation des soins et services de façon sécuritaire, optimale et efficiente. Le suivi rigoureux de nos indicateurs financiers, de nos indicateurs en ressources humaines ainsi que de nos tableaux de bord en gestion des risques en sont un bel exemple; Instaurer une rigueur de gestion axée sur la révision et l’amélioration continue des processus, le suivi des résultats, la transparence et l’imputabilité. Pour ne nommer que quelques exemples, nous pouvons mentionner l’implantation du relevé de présence électronique, la mise en place de diverses pistes d’optimisation et la conformité de notre processus d’archivage des documents administratifs. -3- À la lecture de ce rapport, vous serez à même de constater l’étendue, l’impact et le bien-fondé de cette mission qui anime les quelque 200 employés, gestionnaires, médecins œuvrant au Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis. Ensemble, nous réussissons à rencontrer de hauts standards d’excellence puisque les personnes qui y travaillent sont dédiées à ce qu’elles font, soucieuses de la qualité sous toutes ses formes et convaincues qu’elles contribuent à une mission noble. Ainsi, l’année se termine sur une note de fierté et de sentiment d’accomplissement pour l’ensemble du personnel du Centre d’accueil. Les défis ont été de taille et nous les avons réalisés ensemble, chacun dans ce qu’il sait le mieux faire, pour le bien-être de nos résidents hébergés. Notre perspective pour la prochaine année s’avère, principalement, de réaliser les objectifs découlant d’une nouvelle planification stratégique triennale 2016-2019 et de mettre l’accent sur les actions à réaliser en vue de maintenir notre mention d’honneur lors de la prochaine visite d’Agrément Canada, fixée en avril 2017. Nous tenons à remercier l’ensemble du personnel, les médecins, les bénévoles ainsi que nos partenaires pour leur collaboration manifeste face à l’amélioration des soins et services offerts et du milieu de vie. Votre loyauté et votre dévouement sont remarquables. De plus, nous ne pourrions passer sous silence toute l’implication de La Fondation du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis qui contribue généreusement à la réalisation de nombreuses activités de loisirs et qui, sans son soutien financier, ne pourraient être possibles. En terminant, nous vous invitons à prendre connaissance du présent rapport de gestion qui vous permettra d’apprécier la liste des réalisations de l’organisation découlant des orientations stratégiques et des objectifs organisationnels 2015-2016, ainsi que du code d’éthique et de déontologie des administrateurs que vous trouverez à l’annexe 1 ou à l’adresse Internet suivante : www.castjoseph.com. Bonne lecture ! Michel Bédard, Président du conseil d’administration Guylaine Parent, Directrice d’établissement -4- DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES À titre de directrice d’établissement, j’ai la responsabilité d’assurer la fiabilité des données contenues dans ce rapport annuel de gestion. Cette responsabilité porte sur l’exactitude, l’intégralité et la fiabilité des données, de l’information et des explications qui y sont présentées. Les résultats et les données du rapport de gestion de l’exercice 2015-2016 du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis : décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et les orientations stratégiques de l’établissement; présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats; présentent des données exactes et fiables. Je déclare que les données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que les contrôles afférents à ces données sont fiables et qu’elles correspondent à la situation telle qu’elle se présentait au 31 mars 2016. Guylaine Parent, Directrice d’établissement -5- RAPPORT DE LA DIRECTION Les états financiers du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis ont été complétés par la direction du Centre d’accueil qui est responsable de leur préparation et de leur présentation fidèles, y compris les estimations et les jugements importants. Cette responsabilité comprend le choix des conventions comptables appropriées qui respectent les normes canadiennes pour le secteur public ainsi que les particularités prévues au manuel de gestion financière édicté en vertu de l’article 477 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Les renseignements financiers contenus dans ce présent rapport annuel de gestion concordent avec l’information donnée dans les états financiers. Pour s’acquitter de ses responsabilités, la direction maintient un système de contrôles internes qu’elle considère nécessaire. Celui-ci fournit l’assurance raisonnable que les biens sont protégés, que les opérations sont comptabilisées adéquatement et au moment opportun, qu’elles sont dûment approuvées et qu’elles permettent de produire des états financiers fiables. La direction du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis reconnaît qu’elle est responsable de gérer ses affaires conformément aux lois et règlements qui la régissent. Les états financiers ont été audités par la firme PricewaterhouseCoopers dûment mandatée pour se faire, conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada. Leur rapport expose la nature et l’étendue de cet audit ainsi que l’expression de leur opinion. Guylaine Parent, Directrice d’établissement -6- La mission La mission du Centre d'accueil Saint-Joseph de Lévis est d’offrir un milieu de vie substitut répondant aux besoins d’une clientèle en perte d’autonomie. Tous, le personnel, les bénévoles et la direction priorisent l’humanisation des soins et des services par une approche respectueuse de la personne et de sa dignité. Ainsi, tout au long de son séjour, la personne et ses proches bénéficient d’un accompagnement et d’un soutien en lien avec les meilleures pratiques. À cet égard, la prestation sécuritaire des soins et des services s’appuie sur des normes élevées et reconnues. La vision Le Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis vise à être reconnu dans son milieu auprès de la population et de ses partenaires comme le centre de référence en soins de longue durée et d’hébergement. Il se distingue par la qualité de son accueil à la clientèle et son approche concertée où tous, résidents, proches, personnel, bénévoles et la direction évoluent dans un milieu de vie harmonieux où respect et dignité prédominent. Les valeurs Les valeurs suivantes guident la prise de décision administrative et soutiennent les actions de son personnel : Respect; Intégrité et transparence; Excellence et professionnalisme; Imputabilité; Équité. -7- ORIENTATIONS STRATÉGIQUES 2013-2016 Activités réalisées en 2015-2016 Orientation 1 : Poursuivre et adapter l’approche « milieu de vie » en lien avec les besoins et les attentes des résidents et de leurs proches. Bilan : Suite à la visite ministérielle en mai 2015, divers suivis effectués afin de répondre aux 4 recommandations mineures reçues; Emphase mise sur l’embellissement des salles de bain et des salles de douche des unités St-Joseph; Rajeunissement de la décoration des salons des unités St-Joseph; Activités de loisir tenues par des élèves d’écoles primaires avoisinantes (visites, chorale, crèche vivante, distribution de présents, décorations, etc.); Consolidation de l’implantation de l’approche « milieu de vie » en lien avec les besoins de la clientèle concernant les soins d’hygiène. Orientation 2 : Maintenir une liaison constante avec les résidents, les proches, le personnel, les bénévoles et les partenaires afin de permettre l'expression des besoins et la réalisation de projets visant l’amélioration continue de la qualité. Bilan : Réalisation du sondage « Satisfaction de la clientèle – 2015 » suivie de l’élaboration d’un plan d’action afin de répondre aux besoins et attentes formulées par les résidents et leurs représentants; Rencontre tenue avec les travailleurs sociaux et les techniciens en travail social du Centre intégré de santé et de services sociaux de Chaudière-Appalaches (CISSS-CA) afin de leur présenter notre établissement, leur donner des précisions concernant notre offre de soins et services et les renseigner sur les éléments qui nous distinguent par rapport à d’autres centres d’hébergement; Envoi continu des communiqués de l’établissement à l’adresse de courriel personnelle du personnel qui en a fait la demande; Parution régulière de « Bons coups » d’employés du Centre d’accueil sur notre tableau interne « Nos bons coups » présent à l’entrée de notre établissement; Préparation d’une 3e journée « Portes ouvertes » prévue le 24 avril 2016; Participation du Centre d’accueil à des journées de recrutement; Liaison maintenue avec les représentants de famille par l’envoi d’un feuillet d’information, minimalement quatre fois par année, mentionnant les différents projets et activités du Centre d’accueil; Collaboration poursuivie avec la Chaire de dentisterie de l’Université Laval pour assurer la dispensation de soins buccodentaires à nos résidents et ce, dans l’établissement; -8- Collaboration étroite avec les dirigeants de la Maison des soins palliatifs du Littoral et les partenaires externes, particulièrement le CISSS-CA; Visibilité continue des membres du comité des résidents lors de diverses activités du Centre d’accueil. Orientation 3 : Favoriser le développement et le maintien d’un personnel engagé par un climat organisationnel conforme à la mission, à la vision ainsi qu’aux valeurs de l’établissement. Bilan : Poursuite de l’instauration d’une culture de respect dans l’établissement par : la réalisation d’une semaine thématique portant sur ce thème, l’inscription d’un point statutaire à l’ordre du jour de divers comités, etc.; Élaboration d’un plan de main d’œuvre reflétant la réalité de l’organisation afin d’être attractif et d’embaucher du personnel qui correspond au profil recherché; Réalisation de plusieurs activités par les membres du comité « Plaisir au travail » telles que l’organisation de dîners et d’une épluchette de blés d’inde sous le chapiteau au cours de l’été dernier, la remise de collations surprises, la réalisation d’un encan silencieux, etc.; Évaluation du rendement réalisée auprès de l’ensemble des gestionnaires; Dispensation de diverses formations afin de répondre aux attentes et besoins du personnel, selon leur titre d’emploi. Nommons entre autres : la formation portant sur de nouvelles molécules dispensée par notre pharmacienne au personnel infirmier, une autre formation couvrant 3 volets soit : le nouveau plan des mesures d’urgence, la prévention des infections et le SIMDUT ainsi que la tenue de formations en réanimation cardio-respiratoire (RCR) offerte en continu à l’ensemble du personnel; Élaboration d’un programme portant sur les symptômes comportementaux et psychologiques de la démence (SCPD). Orientation 4 : Assurer l’accessibilité, la continuité, la qualité et la prestation de soins et services de façon sécuritaire, optimale et efficiente. Bilan : Poursuite de la démarche d’amélioration continue d’Agrément QMentum en vue de la visite prévue en avril 2017 : réalisation de divers sondages, révision de divers documents, élaboration de plans d’action et autres; Élaboration ou révision d’outils permettant d’optimiser l’accompagnement du résident en fin de vie et de soutenir les proches; Révision débutée du programme d’accueil et d’intégration du nouveau résident et de ses proches; Réflexion amorcée portant sur la priorisation des soins en fonction de la lourdeur des tâches; -9- Rédaction d’une analyse prospective portant sur une coupure de courant de plus de 3 jours consécutifs. Orientation 5 : Instaurer une rigueur de gestion axée sur la révision des processus et l’amélioration continue des processus, le suivi des résultats, la transparence et l’imputabilité. Travaux réalisés en vue d’assurer une conformité du processus d’archivage des documents administratifs de la direction de l’établissement; Suivi assidu des statistiques et des tableaux de bord; Suivi rigoureux du taux d’assurance-salaire selon les normes et pratiques de gestion de l’association des établissements privésconventionnés (AEPC); Diffusion des statistiques, des résultats des tableaux de bord, etc., auprès du personnel et ce, par divers moyens; Poursuite du déploiement du relevé de présence électronique. - 10 - ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Conseil d’administration Commissaire aux plaintes et à la qualité Directrice d’établissement Adjointe administrative Chef d’activités de soir Chef d’unités Pavillon d’Youville 3e, 4e et 5e Chef d’unités Pavillon St-Joseph 2e et 3e Chef d’unités Pavillon St-Joseph 4e et 5e Agente de gestion généraliste en ressources humaines Assistantes infirmières-chefs Chef de service ressources humaines Chef des services auxiliaires Chef de service ressources financières et informatique Infirmières auxiliaires Préposées aux bénéficiaires Services à la clientèle Techniciennes en GRH Technicienne en administration Agente administrative Ergothérapeutes Tech. en réadaptation physique Accueil Réceptionnistes Conseillère en milieu de vie Infirmière clinicienne Prévention des infections Prêtres Intervenant en soins spirituels Travailleuse sociale Diététistes Bénévoles Techniciennes en éducation spécialisée, loisirs - 11 Approuvé par le conseil d'administration Le 25 avril 2016 Lien hiérarchique: Lien fonctionnel: LES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Président Administrateur Monsieur Michel Bédard Vice-président Placements immobiliers Desjardins Gestion internationale d'actifs Madame Christine Lessard Présidente-directrice générale Groupe Champlain Vice-président Administrateur Monsieur Christian Pouliot Vice-président régional, Est du Canada Placements immobiliers Desjardins Gestion internationale d'actifs Madame Marianne Le Roux Vice-présidente développement de projets Groupe Santé Sedna Secrétaire-trésorier Administrateur Monsieur Pierre Gagnon Gestionnaire d’actifs, Est du Canada Placements immobiliers Desjardins Gestion internationale d'actifs Monsieur André Girard Vice-président États financiers et contrôleur Desjardins Sécurité financière Secrétaire adjointe Madame Christine Malenfant Conseiller juridique senior Affaires juridiques Desjardins Gestion internationale d'actifs - 12 - LES MEMBRES DU COMITÉ DE GESTION Mme Guylaine Parent, directrice d’établissement Mme Véronique Blais, chef d’unités M. Pierre-Luc Déry, chef d’activités de soir M. François Guimont, chef des services auxiliaires M. Frédérick Henderson, chef de service des ressources humaines M. René Marcoux, chef d’unités Mme Josée Mercier, adjointe administrative Mme Nicole Normandeau, chef d’unités Mme Josée Pelletier, chef de service des ressources financières et informatique Mme Judith Turcotte, agente de gestion généraliste en ressources humaines - 13 - Comité de vigilance et de la qualité des services Membres du comité Monsieur Pierre Gagnon, administrateur Monsieur André Girard, administrateur Madame Isabelle Labrecque, commissaire aux plaintes et à la qualité des services (intérim) Madame Christine Lessard, administratrice Madame Guylaine Parent, directrice d’établissement Mandats généraux du comité Recevoir et analyser les rapports et les recommandations avant de les transmettre au conseil d’administration; Établir des liens systémiques entre ces rapports et les recommandations; Conseiller le conseil d’administration pour les suites à donner aux recommandations. Bilan des activités Nombre de rencontres : deux rencontres ont eu lieu au cours de la dernière année. Liste des documents analysés : Événements sentinelles; Rapport de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services concernant le traitement des plaintes; Présentation des recommandations; Activités de la commissaire aux plaintes. Appréciation de la qualité Traitement des plaintes : Les plaintes sont traitées dans le délai prescrit par la commissaire aux plaintes et à la qualité des services; Les recommandations sont présentées à la direction de l’établissement ainsi qu’aux membres du conseil d’administration; Un suivi des plaintes est fait et les résultats sont satisfaisants; La commissaire aux plaintes produit un rapport intérimaire entre les deux rencontres semestrielles prévues afin de faire le point sur ses activités. L’appréciation de la qualité des soins et la sécurité des résidents : Les suivis des plans d’actions sont à jour et les résultats sont satisfaisants. - 14 - Réalisations 2015-2016 Suivi des activités mises en place ou en cours afin de répondre aux recommandations de la visite ministérielle reçue en mai 2015; Suivi des conclusions du comité concernant les rapports et recommandations sur la pertinence, la qualité, la sécurité ou l’efficacité des services rendus qu’il a examinées et des suites ou améliorations apportées ou envisagées par le conseil d’administration à l’égard de ces conclusions; Aucune recommandation n’a été émise par le conseil d’administration pour des objectifs non atteints visant la qualité des soins et la sécurité des résidents. Objectifs 2016-2017 Poursuivre la démarche d’amélioration continue de la qualité en se préparant à la visite d’Agrément Canada prévue en avril 2017; Suivre rigoureusement les rapports reçus ou les recommandations signalées à l’égard des services rendus; Suivre le registre des plaintes. Pierre Gagnon, Président du comité de vigilance et de la qualité des services - 15 - Comité de gestion des risques Les membres du comité de gestion des risques ont tenu, dans la dernière année, quatre rencontres. Membres du comité Guylaine Parent, directrice d’établissement Véronique Blais, chef d'unités Denis Guay, préposé aux bénéficiaires Richard Guay, représentant des familles François Guimont, chef des services auxiliaires René Marcoux, chef d’unités France Morissette, assistante infirmière-chef Nicole Normandeau, chef d’unités Julie-Christine Racicot, pharmacienne Voici les principaux constats : La réduction des mesures de contrôle s’est poursuivie avec beaucoup d’intensité. Nous avons obtenu un taux moyen de 5 % de porteurs de contentions, soit 5 % de moins que l’année dernière. Cette diminution s’explique par le fait que diverses interventions ont été effectuées dont la mise en place de différentes mesures alternatives qui se sont avérées très fructueuses. La moyenne portant sur les ceintures au fauteuil adapté est passée de 9 % à 5 %, soit une baisse considérable de 4 %. Une amélioration du pourcentage de porteurs de côtés de lit (ridelles) est aussi notée : l’année s’est terminée avec une moyenne de 0 % de porteurs, ce qui correspond à une diminution de 2 % par rapport à l’année précédente. L’application de freins sur les fauteuils roulants a, quant à elle, maintenu une moyenne de 2 %, telle que l’année précédente. En fin d’année, il y a uniquement 5 résidents porteurs de mesures de contrôle (3 %), soit le nombre le plus bas au cours de l’année 2015-2016. Il est à noter, au 31 mars 2016, qu’il n’y avait plus aucun résident ayant des ridelles levées ou une ceinture Pinel au lit, une tablette au fauteuil adapté ou une demi-porte à l’entrée de la chambre. Si on dresse une rétrospective des 6 dernières années, soit depuis le début de la mise en place du projet visant à réévaluer les mesures de contrôle de type contentions physiques et d’isolement, le nombre de porteurs de mesures de contrôle est passé d’une moyenne de 65 % en 2008-2009 à 3 % de porteurs pour la fin de la période 13 de l’année 2015-2016, soit une diminution de 62 %, ce qui est nettement considérable et contribue favorablement à la qualité de vie des résidents hébergés. Cette amélioration dénote les efforts de l’équipe de réadaptation en lien avec la réévaluation des mesures de contrôle et la recherche de mesures alternatives mais aussi le support des gestionnaires dans la recherche de solutions avec les équipes de soins ainsi que l’emphase mise sur l’achat d’équipements alternatifs. - 16 - Il est difficile de faire des comparaisons de statistiques au niveau des accidents reliés aux chutes pour l’année 2015-2016 versus l’année 2014-2015 étant donné que nous avons révisé la façon de calculer nos statistiques. Cette année, 87 % de nos résidents étaient à risque de chute sur le nombre de résidents que nous considérions mobiles, c’est-à-dire qui étaient capables de faire de la mise en charge. Notons que 27 % de ces résidents ont chuté à au moins une reprise durant l’année comparativement à 25 % en 2014-2015. Quant au taux de présence de nouvelles plaies de pression, celui-ci a diminué de 51 % au cours de l’année 2015-2016. Plusieurs raisons peuvent expliquer cet excellent taux soit : l’achat de matelas préventifs, la formation dispensée, le dépistage précoce ainsi que la vigilance du personnel. Réalisations 2015-2016 Élaboration d’une analyse prospective en lien avec une coupure de courant de plus de 3 jours consécutifs; Appropriation des nouveaux formulaires d'accident AH-223 par le personnel de soins ce qui s’est traduit par une amélioration de la rédaction de ces formulaires; Amélioration de la présentation des statistiques et des indicateurs du tableau de bord afin d’en faciliter la lecture et la compréhension par les membres du conseil d’administration; Consultations en lien avec différents dossiers touchant la qualité de vie des résidents; Efforts constants et suivis rigoureux effectués en réadaptation pour réévaluer les porteurs de mesures alternatives et de contentions; Dispensation d’une formation en soins plaies auprès des infirmières auxiliaires; Déclaration et divulgation constante des incidents et accidents survenus auprès d’un résident; Décision prise à l’égard de l’outil d'analyse des causes des chutes à l’effet que ce document demeure un aide-mémoire pour aider le personnel de soins infirmiers à compléter le formulaire AH-223; N. B. Nous tenons à souligner que l’établissement n’a reçu aucune recommandation de coroner. Objectifs 2016-2017 Poursuivre nos efforts afin de réduire ou maintenir à ≤5 % le pourcentage de porteurs de contention; Finaliser, adopter et diffuser le Protocole d’application des mesures de contrôle : contentions physiques et isolement; - 17 - Former les divers intervenants gravitant autour des contentions physiques et de l’isolement en lien avec le nouveau protocole; Élaborer une procédure encadrant la divulgation des incidents et accidents auprès du résident et de ses proches; Élaborer des cas cliniques afin de faciliter l’application du programme de soins des plaies; Répondre aux questionnements du personnel infirmier en matière de soins de plaies; Offrir le support requis au personnel infirmier en présence de cas plus complexes. Guylaine Parent, Directrice d’établissement Commissaire aux plaintes et à la qualité des services Responsabilités Nommée par le conseil d’administration, la commissaire aux plaintes et à la qualité des services est responsable envers ce dernier du respect des droits des usagers et du traitement diligent de leurs plaintes et de leurs insatisfactions. À ce titre, elle reçoit l’ensemble des plaintes des usagers, y compris les plaintes médicales qui sont ensuite transférées au médecin examinateur. Elle peut aussi intervenir de sa propre initiative lorsque des faits sont portés à sa connaissance et qu’il y a des motifs raisonnables de croire que les droits d’un usager ne sont pas respectés. Conformément à l’article 33.10 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS), la commissaire produit un rapport annuel sur l’application de la procédure d’examen des plaintes, la satisfaction des usagers de même que le respect de leurs droits. Ce rapport intègre également le bilan de ses activités ainsi que le rapport du médecin examinateur et du comité de révision tel que prévu à l’article 76.11 de la LSSSS. Faits saillants du rapport annuel de la commissaire 2015-2016 Durant l’année 2015-2016, la commissaire aux plaintes et à la qualité des services est intervenue dans 4 dossiers soit le même nombre qu’en 2014-2015. - 18 - RÉPARTITION DES DOSSIERS 2014-2015 2015-2016 PLAINTE 3 3 INTERVENTION - ASSISTANCE 1 - CONSULTATION 1 TOTAL 4 4 Aucun dossier n’a fait l’objet d’une demande de seconde analyse par le protecteur du citoyen et aucune plainte médicale n’a été formulée pour l’année 2015-2016. Au 31 mars 2016, 1 dossier de plainte était toujours en cours d’examen. PRINCIPAUX MOTIFS D’INSATISFACTION 6 motifs d’insatisfaction ont été analysés pour l’ensemble des dossiers. Ceux-ci sont regroupés en 6 grandes catégories. Accessibilité Aspect financier Droits particuliers Organisation du milieu et ressources matérielles Relations interpersonnelles Soins et services dispensés Total PLAINTE ET INTERVENTION 2014 - 2015 2015 - 2016 1 ASSISTANCE ET CONSULTATION 2014 - 2015 2015 - 2016 - 2 - 1 - 3 5 2 1 4 1 1 1 2 N. B. Un dossier peut porter sur plus d’un motif. Promotion du régime d’examen des plaintes En plus de recevoir et d’examiner les plaintes concernant les soins et services offerts au Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis, la commissaire aux plaintes et à la qualité des services voit à la promotion du régime d’examen des plaintes et à la diffusion de l’information sur les droits et les obligations des usagers. Moyens pour la population d’accéder au rapport annuel de la commissaire Vous pouvez consulter le rapport annuel 2015-2016 sur l’application de la procédure d’examen des plaintes et l’amélioration de la qualité des services sur le site internet de l’établissement au www.castjoseph.com. - 19 - Le rapport est également disponible pour toute personne qui en formule la demande au bureau de la commissaire au 7150, rue Marie-Victorin, Montréal (Québec) H1G 2J5 ou par téléphone au 1 888 999-7484. Isabelle Labrecque, Commissaire aux plaintes et à la qualité des services par intérim Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis Le 2 mai 2016 Comité de résidents Composition du comité M. Antoine Théberge, président Mme Noëlla Doucet, administratrice Mme Gisèle Mariage, administratrice Mme Jeannine Tremblay, administratrice Mme Sophie Desbiens, administratrice, bénévole, membre de famille Nombre de rencontres Cinq rencontres tenues du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. Réalisations 2015-2016 Implication poursuivie dans le comité milieu de vie du Centre d'accueil; Participation à 2 rencontres du comité de menu; Consultation en lien avec différents dossiers touchant la qualité de vie des résidents au Centre d'accueil tels que : la prévention des infections, l'alimentation, le milieu de vie, l’éthique, les visites ministérielles, le sondage de satisfaction de la clientèle, etc.; Participation de la conseillère en milieu de vie, personne répondante du comité, au Congrès du Regroupement provincial des comités des usagers (RPCU) tenu en octobre 2015; Réalisation de l’assemblée générale annuelle 2014-2015, le 1er juin 2015; Réalisation du calendrier 2016 à l'intention des résidents, des familles, des bénévoles et des membres du personnel dans lequel est faite la présentation des membres, du mandat et des rôles du comité des résidents ainsi que certains droits des résidents; - 20 - « Fête familiale, le 2 juillet 2015 » : présentation des membres du comité, promotion du dépliant, visibilité du comité; Semaine des droits des résidents soulignée par la tenue d’un kiosque à l’entrée de l’établissement; Soulignement de la « Journée internationale des personnes aînées », le 1er octobre 2015, par un grand dîner à la salle à manger ainsi que par des activités musicales sur chacune des unités. Lors du dîner, une activité d’échanges sur les droits des résidents, animée par Mme Isabelle Labrecque, commissaire aux plaintes et à la qualité de services par intérim, a été réalisée avec la participation des résidents présents; Participation à la réalisation du « Sondage de satisfaction de la clientèle » de novembre 2015 et des suivis en lien avec la réalisation du plan d’action; Suivis des recommandations issues du plan d’action, réalisé en février 2015, auprès de la clientèle qui prend ses repas à la salle à manger, afin d’identifier les pistes d’amélioration quant à l’organisation de la dispensation des repas servis à cet endroit; Participation des membres du comité aux anniversaires de centenaires; Activité, tenue le 29 mars 2016, en collaboration avec Mme Isabelle Labrecque, commissaire aux plaintes et à la qualité de services par intérim, sur son rôle dans l’établissement et certains droits des résidents; Diffusion régulière d’informations en lien avec le comité de résidents lors des envois postaux effectués par Mme Guylaine Parent, directrice d’établissement et lors d’affichage de communiqués sur les tableaux dédiés aux résidents et leurs proches. OBJECTIFS 2016-2017 1) RENSEIGNER LES RÉSIDENTS SUR LEURS DROITS ET OBLIGATIONS - 2) ACTIONS Publier le dépliant du comité de résidents Tenir une assemblée générale annuelle Produire le calendrier 2017 du comité ÉCHÉANCE En continuité Mai 2016 Novembre 2016 PROMOUVOIR L’AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ DES CONDITIONS DE VIE DES RÉSIDENTS ET ÉVALUER LEUR DEGRÉ DE SATISFACTION - ACTIONS Réaliser le sondage de satisfaction de la clientèle Participer aux activités regroupant les résidents et leur famille Tenir des rencontres avec les résidents sur les unités; Réaliser « La journée des aînés(es) » Préparer et faire connaître les actions du comité dans le rapport annuel de gestion ÉCHÉANCE Novembre 2016 En continuité En continuité Octobre 2016 Mars 2017 - 21 - 3) DÉFENDRE LES DROITS ET LES INTÉRÊTS COLLECTIFS DES RÉSIDENTS - 4) ACTIONS Participer à différents comités de l’établissement (de résidents, de menu, du milieu de vie, etc.) Réaliser des activités en lien avec les droits des résidents En continuité ACCOMPAGNER OU ASSISTER UN RÉSIDENT ACTIONS - 5) ÉCHÉANCE En continuité À faire sur demande ÉCHÉANCE En continuité ASSURER UN BON FONCTIONNEMENT DU COMITÉ À L’EXERCICE DE SES FONCTIONS - - ACTIONS Avoir les ressources matérielles / humaines nécessaires; Participer au Congrès du RPCU en octobre 2016 ainsi qu’à des sessions de formation, colloques ou autres activités pertinentes aux fonctions du comité Adhésion annuelle au RPCU ÉCHÉANCE En continuité En continuité Mars 2017 M. Antoine Théberge, Président du comité de résidents du Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis Adopté à l’unanimité lors de la réunion du comité de résidents le 9 mai 2016. Groupe de soutien à l’éthique Membres du comité Mélanie Bouchard, infirmière auxiliaire Patrick Charuest, intervenant en soins spirituels Solange Ouellet, préposée aux bénéficiaires Sylvie Giguère, conseillère en milieu de vie Mélanie Guay, technicienne en éducation spécialisée Louise Letarte, assistante infirmière-chef Nicole Normandeau, chef d'unités Guylaine Parent, directrice d’établissement - 22 - Nombre de rencontres Au total, les membres du groupe de soutien à l’éthique (GSE) ont tenu 3 rencontres pour mettre en œuvre les objectifs suivants : Réalisations 2015-2016 Objectif no 1 : Intégrer la pratique d’analyse éthique au sein de la structure actuelle d’organisation des soins : Diffusion, auprès du personnel et des gestionnaires, de la « Procédure concernant le respect des valeurs du résident » et d’une annexe pour documenter les situations de refus de traitements. Objectif no 2 : Aider le personnel à reconnaître les enjeux éthiques liés aux personnes âgées en centre d’hébergement : Élaboration et animation d’une capsule d’éthique clinique basée sur une situation concrète présentant une problématique éthique; Diffusion l’outil d’aide à la décision éthique auprès des équipes de soins. Objectif no 3 : Faire connaître davantage le code d’éthique au personnel de l’établissement : Réalisation de deux tournées afin de rencontrer les employés et de discuter avec eux sur divers éléments du code d’éthique. Objectifs 2016-2017 Aider le personnel à reconnaître les enjeux éthiques liés aux interventions effectuées auprès des personnes hébergées en centre d’hébergement; Réviser notre code d’éthique afin d’y inclure des éléments en lien avec la nouvelle Loi concernant les soins de fin de vie; Faire connaître aux résidents, aux familles, aux membres du personnel ainsi qu’aux bénévoles le nouveau code d’éthique de l’établissement; Finaliser la rédaction de diverses politiques et procédures se rapportant à l’éthique; Sensibiliser les résidents à la dimension éthique en lien avec leur hébergement. Mélanie Guay, Technicienne en éducation spécialisée - 23 - Comité milieu de vie Membres du comité Véronique Blais, chef d’unités Mélissa Carbonneau, représentante de la FIQ Pierre-Luc Déry, chef d’activités de soir Sylvie Giguère, conseillère en milieu de vie Amélie Lamontagne, représentante de l’APTS Dominik Lescault, représentante du SCFP René Marcoux, chef d’unités Nicole Normandeau, chef d’unités Guylaine Parent, directrice d’établissement Claudia Perron, représentante de la FIQ Antoine Théberge, président du comité de résidents Judith Turcotte, agente de gestion en ressources humaines Nombre de rencontres Une rencontre a eu lieu en octobre 2015 et d’autres rencontres, en sous-groupe de travail, ont aussi été tenues. Le nombre de participants à ces rencontres a été variable selon les thèmes abordés. Réalisations 2015-2016 Poursuite de l’amélioration du processus d’admission des nouveaux résidents par la continuité de l’analyse des sondages recueillis « Appréciation du processus d’admission du résident » ainsi que par la mise en place de grilles de vérification pour tout le processus lors d’une nouvelle admission / décès / transfert; Élaboration du « Cadre de référence et programme d’accueil et d’intégration du nouveau résident et de ses proches »; Décoration des salons des unités St-Joseph afin de les rendre plus conviviaux, chaleureux et invitants; Décoration des salles de douche et de bain des unités St-Joseph; Optimisation de l’utilisation d’outils afin d’améliorer notre connaissance des résidents en lien avec le volet psychosocial, par la révision et la conception d’une nouvelle fiche et d’un nouveau tableau « Mon histoire de vie »; Suivi des dernières recommandations du plan d’action élaboré suite à la visite ministérielle du 28 mai 2015; Réalisation et suivi du plan d’action en regard des recommandations découlant du sondage de satisfaction des résidents et des familles réalisé en novembre 2015, concernant la dispensation des soins et services offerts dans notre établissement; - 24 - Implication continue dans différents dossiers et démarches requises, selon les besoins, exemples : comité de soins de fin de vie, groupe de soutien à l’éthique, comité d’accueil et d’intégration des résidents, équipes interdisciplinaires, etc. Objectifs 2016-2017 Élaborer une procédure portant sur la décoration des chambres des résidents et s’assurer que l’ensemble des chambres des résidents soient décorées, selon leurs désirs; Élaborer un protocole visant à prévenir et contrer la maltraitance à l’endroit des résidents et dispenser une formation à l’ensemble du personnel; Poursuivre l’élaboration du « Cadre de référence et programme d’accueil et d’intégration du nouveau résident et de ses proches » et en assurer sa mise en place; Consolider le rôle de l’intervenant accompagnateur; Expliquer à chaque nouveau résident ainsi qu’à son représentant le projet « Mon histoire de vie » afin d’obtenir leur collaboration dans la complétion de la fiche et la mise en place du tableau dans la chambre du résident; Suivre le travail amorcé en regard des 4 recommandations reçues suite à la visite ministérielle du 28 mai 2015; Effectuer le suivi du plan d’action découlant du sondage de satisfaction des résidents et des familles réalisé en novembre 2015; Bonifier les activités occupationnelles des résidents de l’unité prothétique; Diffuser le programme sur les symptômes comportementaux et psychologiques de la démence (SCPD) au personnel et ce, par divers moyens. Sylvie Giguère, Conseillère en milieu de vie - 25 - Comité des mesures d’urgence Membres du comité Michelle Beaulieu, infirmière auxiliaire Véronique Blais, chef d’unités Jean-Philippe Dechelle, préposé aux bénéficiaires Richard Dubois, préposé au service d’hygiène et salubrité François Guimont, chef des services auxiliaires Marie-Claude Léveillée, assistante infirmière-chef René Marcoux, chef d’unités Nicole Normandeau, chef d’unités Guylaine Parent, directrice d’établissement Bilan des activités Le comité s’est réuni à 2 reprises au cours de l'année. Réalisations 2015-2016 Mise à jour du plan d’urgence et diffusion auprès des employés et sur l'intranet de l’établissement; Réalisation de 5 pratiques sur le « code rouge »; Dispensation d’une formation, portant sur le plan d’urgence, à l’ensemble du personnel de l’établissement ainsi qu’à 18 bénévoles; Formation sur la réanimation cardio-respiratoire (RCR) dispensée à 33 employés de l’établissement ainsi qu’au personnel et bénévoles de notre partenaire interne. Objectifs 2016-2017 Poursuivre la dispensation de la formation en réanimation cardio-respiratoire auprès du personnel de l’établissement; Planifier et réaliser des pratiques relatives aux codes décrits dans le plan d’urgence : Deux en lien avec le code rouge (incendie) sur les trois quarts de travail; Une autre en lien avec le code brun (déversement); Deux autres relatives au code bleu (arrêt cardiaque ou urgence médicale). René Marcoux, Chef d’unités et responsable de plan d’urgence - 26 - Comité de soins infirmiers Réalisations en 2015-2016 Poursuite des activités du comité de soins infirmiers, syndical-patronal, qui permettent d’identifier des problématiques en lien avec la dispensation des soins et de déterminer les solutions appropriées; Accent mis sur le respect et l’application des politiques, procédures, ordonnances, formulaires et divers outils de travail relatifs aux soins infirmiers; Élaboration ou mises à jour de nombreuses politiques, procédures et autres documents afin de répondre aux normes et standards de qualité et de sécurité en lien avec la dispensation des soins infirmiers dans l’établissement; Dispensation d’une formation sur les notes au dossier auprès des infirmières et infirmières auxiliaires; Réalisation à 99 % des plans d’intervention interdisciplinaire (PII) à l’intérieur de quatre à six semaines suivant l’admission d’un résident; Harmonisation des postes de travail des infirmières par une meilleure organisation de l’emplacement de divers documents. Objectifs 2016-2017 Poursuivre les rencontres du comité de soins infirmiers afin de trouver des solutions aux diverses problématiques rencontrées par le personnel infirmier; Uniformiser la dispensation du bain partiel auprès de la clientèle; Dispenser de la formation sur plusieurs thèmes tels que : les symptômes comportementaux et psychologiques de la démence, la maltraitance, le suicide chez la personne âgée ainsi que la dysphagie; Réaliser des audits afin de s’assurer que les politiques et procédures de soins sont appliquées et voir au suivi des recommandations émises. Guylaine Parent, Directrice d’établissement et responsable des soins infirmiers - 27 - Comité de soins de fin de vie Membres du comité Louise Bilodeau, bénévole Marie-Claude Bouchard, technicienne en éducation spécialisée Marie-Michèle Breton, travailleuse sociale Sylvie Caron, infirmière auxiliaire Patrick Charuest, intervenant en soins spirituels François Chouinard, bénévole Sylvie Cloutier, ergothérapeute Marie-Ève Desjardins, assistante infirmière-chef Pierre-Luc Déry, chef d’activités de soir Sandra Fournier, préposée aux bénéficiaires Sylvie Giguère, conseillère en milieu de vie Dominik Lescault, préposée aux bénéficiaires Guylaine Ouellet, assistante infirmière-chef Guylaine Parent, directrice d’établissement Nathalie Philippon, préposée aux bénéficiaires Réalisations 2015-2016 Élaboration de 5 communiqués intitulés Saviez-vous que…? à partir du Programme de soins et services en fin de vie en vigueur dans l’établissement, afin que les professionnels et l’ensemble du personnel de soins s’approprient davantage le contenu de ce programme; Révision du Guide d’accompagnement pour les proches en fin de vie afin de renseigner davantage les familles sur les soins et services offerts; Élaboration d’un boitier, regroupant diverses pensées en lien avec le deuil, la vérité, la compassion, etc. qui est laissé au chevet du résident en fin de vie; Tournées régulières des unités afin de s’assurer que les documents de soins de fin de vie sont disponibles; Vérification régulière effectuée dans le local où se trouve le matériel de soins de fin de vie afin de s’assurer que le personnel a accès au matériel rapidement; Suivi assidu de la nouvelle Loi concernant les soins de fin de vie et réflexion amorcée sur les documents à élaborer; Information transmise régulièrement aux familles afin de leur mentionner qu’un service d’accompagnement bénévole est offert dans l’établissement, selon leurs besoins; Rappels réguliers faits auprès de l’ensemble du personnel comme quoi les membres du comité de soins de fin de vie sont là pour partager avec eux, si besoin. N. B. Il est à noter qu’aucun résident du Centre d’accueil n’a reçu, entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, de la sédation palliative continue ou de l’aide médicale à mourir. - 28 - Objectifs 2016-2017 Poursuivre la rédaction des communiqués intitulés Saviez-vous que…?; Demeurer vigilant à ce que le matériel et les documents en soins de fin de vie soient toujours accessibles pour le personnel de soins; Voir à répondre aux exigences que la nouvelle Loi concernant les soins de fin de vie requiert tout en assurant des liens avec nos médecins; Élaborer les politiques et/ou procédures et/ou protocoles requis par la mise en application de la nouvelle loi et voir à les diffuser à l’ensemble du personnel de soins. Guylaine Parent, Directrice d’établissement Comité de prévention et contrôle des infections Membres du comité Véronique Blais, chef d’unités Marie-Estelle Couture, infirmière clinicienne volet prévention des infections par intérim (depuis janvier 2016) Marie-Ève Desjardins, assistante infirmière-chef Fabienne Godbout, infirmière clinicienne volet prévention des infections (jusqu’en janvier 2016) François Guimont, chef des services auxiliaires Carole Langlois, infirmière auxiliaire Bianca Lapierre, préposée aux bénéficiaires René Marcoux, chef d’unités Nicole Normandeau, chef d’unités Guylaine Parent, directrice d’établissement Nancy St-Pierre, préposée aux bénéficiaires Éric Tanguay, préposé au service d’hygiène et salubrité Réalisations 2015-2016 Réalisation des objectifs découlant du plan d’action portant sur l’hygiène des mains suite à l’audit réalisé en 2014-2015; Réalisation de trois audits, l’un portant sur l’entretien et la désinfection des équipements d’hydrothérapie, un autre concernant la vérification des timbres de médicaments et un dernier en lien avec l’hygiène des mains; Formation dispensée à l’ensemble du personnel et des bénévoles sur les thèmes suivants : les mesures de base, les précautions additionnelles, la gestion des éclosions et l’hygiène des mains; - 29 - Mise à jour de plusieurs politiques et procédures relatives à la prévention et au contrôle des infections; Augmentation de 5 % du taux de vaccination contre la grippe des employés faisant en sorte que 60 % de nos employés ont été vaccinés; Ajout de bouteilles de mousse alcoolisée, sur chacune des tables situées à la salle à manger, afin de favoriser l’hygiène des mains des résidents et du personnel à l’heure des repas; Retrait des bacs de dépôt temporaire sur les chariots des préposés aux bénéficiaires et mise en place d’une nouvelle méthode pour le transport du matériel souillé. Objectifs 2016-2017 Élaborer un plan d’action portant sur la réduction des infections urinaires comprenant les éléments suivants : surveillance, formation portant sur les causes, les traitements et les interventions; Poursuivre la surveillance des infections nosocomiales et sensibiliser davantage le personnel au moyen d'ateliers et de capsules d’information; Voir à éliminer les zones grises dans l’établissement notamment par la création de tableaux regroupant l’information sur l’attribution et la fréquence d’entretien du matériel ainsi que la transmission de cette information au personnel; Apporter des modifications à divers formulaires en lien avec le suivi des éclosions; S’assurer de répondre aux normes exigées par Agrément Canada en matière de prévention et contrôle des infections; Élaborer une nouvelle procédure portant sur les médicaments cytotoxiques et former le personnel de soins afin de la mettre en application; Réorganiser l’environnement de travail du côté du pavillon St-Joseph afin d’éviter la contamination par le croisement entre du propre et du souillé. Marie-Estelle Couture, Infirmière clinicienne en prévention et contrôle des infections - 30 - Agrément Canada Préparation à notre prochaine accréditation prévue les 4 et 5 avril 2017 Réalisations 2015-2016 Complétion à 65 % du Sondage canadien sur la culture de sécurité des usagers ainsi que du Sondage Pulse sur la qualité de vie au travail par le personnel. Un plan d’action a d’ailleurs été élaboré; Complétion, par des membres du personnel, de 4 auto-évaluations portant sur le leadership, la gestion des médicaments, les soins de longue durée et la prévention des infections; Suivi des mises à jour des normes émises par Agrément Canada; Élaboration ou mise à jour de plusieurs politiques et procédures concernant les normes émises; Préparation des employés, des résidents, des proches, des visiteurs, des partenaires ainsi que des bénévoles à la démarche d’amélioration continue et ce, par divers moyens, en prévision de la prochaine visite. Objectifs 2016-2017 Mettre en place les tables d’agrément (leadership, gestion des médicaments, soins de longue durée, prévention des infections) et élaborer un plan d’action suite aux résultats obtenus découlant de chacune des auto-évaluations; Dispenser plusieurs formations auprès du personnel et des bénévoles afin de répondre aux normes émises par notre accréditeur; Poursuivre l’élaboration ou la mise à jour de plusieurs politiques et procédures; Effectuer des rencontres avec les membres du personnel afin de s’assurer qu’ils s’approprient les diverses politiques et procédures en vigueur dans l’établissement et qu’ils soient très bien préparés à rencontrer les visiteurs. Avec le titre Agréé avec Mention d’honneur décerné à notre établissement lors de la visite en 2013, l’objectif visé pour 2017 n’est pas moins que de répéter cette mention. Tous les efforts sont donc concentrés dans ce sens. Nicole Normandeau, Chef d'unités et coordonnatrice d’agrément - 31 - La protection des personnes Personnes mises sous garde Tout établissement visé à l’article 6 ou à l’article 9 de la Loi sur la protection des personnes dont l’état mental présente un danger pour elle-même ou pour autrui (RLRQ, chapitre P-38.001) doit transmettre les informations suivantes dans son rapport annuel de gestion. Ainsi, au cours de l’année 2015-2016 : Il n’y a eu aucune garde préventive ou provisoire; Il y a eu une ordonnance d’hébergement, c’est-à-dire une garde autorisée en vertu de l’article 30 du Code civil; Il n’y a eu aucune demande de mise sous garde présentée au tribunal par l’établissement; Un seul résident a été mis sous garde autorisée. Services auxiliaires Réalisations 2015-2016 Rehaussement du parc d’équipement suite aux dons reçus du Centre universitaire de santé Mc Gill; Diminution des coûts d’approvisionnement pour les produits d’hygiène grâce au contrat d’achat; Amélioration de l’environnement physique des chambres de l’unité 2500 situées au pavillon St-Joseph par le rafraîchissement de la peinture et l’installation de rideaux ignifuges; Mise aux normes de l’alimentation en eau par l’installation de dispositifs anti refoulement; Poursuite de l’implantation d’une culture d’amélioration continue et de la gestion participative avec l’équipe de la buanderie et du service d’hygiène et salubrité; Rehaussement de certains équipements de la grande cuisine. Objectifs 2016-2017 - 32 - Réaliser des économies en entretien et réparation en favorisant des travaux pouvant être faits par le personnel du service de la maintenance plutôt que par la soustraitance; Poursuivre l’amélioration de l’environnement physique des chambres situées au pavillon St-Joseph (peinture des chambres et installation de rideaux ignifuges); Optimiser le service d’hygiène-salubrité par une restructuration. François Guimont, Chef des services auxiliaires Service alimentaire Réalisations 2015-2016 Réduction de l’utilisation du mono-usage en substituant les cuillères de plastique servant à la distribution de la médication pour des cuillères en « stainless » réutilisables; Consolidation de l’implantation de l’épaississant alimentaire améliorant la qualité des liquides en consistance épaissie; Uniformisation du service de collation sur les unités; À l’unité prothétique, retrait du nettoyage de la vaisselle qui était effectué par le personnel de l’unité; Révision du mode d’impression des menus quotidiens; Mise en place d’une rencontre mensuelle avec notre fournisseur de service en production alimentaire. Objectifs 2016-2017 Voir à déterminer, si requis, une nouvelle méthode d’enrichissement des mets afin d’améliorer l’apport énergétique et protéique des résidents; Répondre aux normes du MAPAQ par la réalisation de différentes actions telles que l’élaboration de différentes procédures portant sur les règles d’hygiène et de salubrité; Uniformiser le matériel requis dans les cuisinettes des unités afin d’en faciliter l’accessibilité, tout en répondant aux critères d’hygiène et salubrité alimentaire; Élaborer un programme sur la dysphagie à l’intention du personnel, le diffuser et offrir une formation afin d’assurer la sécurité des résidents lors de l’alimentation et de l’hydratation; Améliorer les connaissances du personnel quant aux diverses textures servies à la clientèle hébergée; - 33 - Réviser le protocole de gastro-entérite et le diffuser auprès du personnel concerné; Uniformiser le fonctionnement de la distribution alimentaire à l’unité prothétique; Réviser le présent mode de distribution des repas avec notre partenaire interne, la Maison des soins palliatifs du littoral, afin d’offrir des mets en vrac. Marie-Claude Chartier, Diététiste Service des ressources financières et informatique Réalisations 2015-2016 En collaboration avec le service des ressources humaines, poursuite du déploiement du relevé de présence électronique; Révision du prix de vente des repas, en collaboration avec le service alimentaire; Amélioration de la performance et du contrôle budgétaire par la mise en place d’un processus de production de rapports de gestion mensuel pour les différents services; Mise en place d’un registre des immobilisations corporelles débutée; Révision de notre processus de traitement de la paie afin de refléter la mise en place du relevé de présence électronique. Objectifs 2016-2017 Finaliser l’implantation du processus entourant le registre des immobilisations corporelles; Réfléchir aux pistes d’optimisation portant sur l’utilisation de nos technologies de l’information; Supporter l’équipe de gestion dans la mise en place de divers projets. Josée Pelletier, Chef des ressources financières et informatique - 34 - Un peu d'histoire - 35 - États financiers (selon le AS-471) 2015-2016 2014-2015 9 544 783 2 839 044 129 984 9 424 665 2 760 712 136 888 12 513 811 12 322 265 6 428 323 1 728 019 1 108 755 2 898 936 6 299 805 1 761 048 1 136 447 2 850 847 12 164 033 12 048 147 349 778 274 118 ÉTAT DES RÉSULTATS REVENUS Agence régionale et MSSS Contribution des usagers Autres TOTAL DES REVENUS DÉPENSES Salaires Avantages sociaux Charges sociales Fournitures et autres dépenses TOTAL DES DÉPENSES EXCÉDENT DES REVENUS SUR LES DÉPENSES ÉTAT DE LA SITUATION FINANCIÈRE Actifs financiers 4 206 525 3 643 231 Passifs 2 334 031 2 110 448 Actifs financiers nets 1 872 494 1 532 783 Actifs non financiers 170 848 160 781 2 043 342 1 693 564 SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS - 36 - Service des ressources humaines Le personnel du service des ressources humaines assume la gestion des secteurs suivants : Le service des ressources humaines est composé d’un chef de service à temps partiel (deux jours par semaine), d’une agente en gestion des ressources humaines à temps complet et de deux techniciennes en administration à temps partiel à raison de quatre jours par semaine. La directrice de la Direction des ressources humaines du Groupe Champlain assume la responsabilité de la gestion du service des ressources humaines au Centre d'accueil. Les secteurs d’intervention du service des ressources humaines : La liste de rappel; Le recrutement et la dotation; La rémunération et les avantages sociaux; La présence au travail (prévention et suivi des absences); Les relations de travail; La formation et le développement organisationnel. Dans ces secteurs d’activités, des services techniques et professionnels sont offerts et rendus afin de permettre la réalisation de la mission de l’établissement. Au cours de l’année 2015-2016, le service des ressources humaines a consolidé sa gestion de la présence au travail en mettant l’emphase sur la qualité et la rigueur des suivis effectués afin de réduire le taux d’assurance-salaire. Il est aussi important de souligner qu’en plus de l’objectif de réduction du taux d’assurance-salaire, la baisse du taux de main-d’œuvre indépendante et de temps supplémentaire ont été tout au long de l’année, et demeureront pour l’année à venir, une priorité pour le service afin d’assurer à nos résidents une belle stabilité des équipes. De plus, nous avons collaboré avec le service des finances à l’informatisation des relevés de présences et coordonné le déploiement et la formation auprès des employés et gestionnaires. Le service ressources humaines a également assuré le leadership du comité de planification de maind’œuvre à partir duquel un plan d’action PMO a été mis en place. En ce sens, le service des ressources humaines a développé des indicateurs RH périodiques qui font l’objet d’un suivi systématique au comité de gestion de l’établissement. Le service des ressources humaines est fier d’occuper une place d’importance dans le processus de la planification stratégique de l’établissement notamment par l’implantation de mesures visant une meilleure efficience dans la gestion du personnel. À ce titre, une planification opérationnelle a été élaborée. Objectifs 2016-2017 Assurer un suivi rigoureux de la présence au travail et diminuer le taux d’assurancesalaire; - 37 - Collaborer étroitement avec la direction d’établissement à l’instauration d’une culture de respect et de collaboration au sein de l’organisation; Assurer le suivi de l’évolution des indicateurs RH et collaborer avec la direction pour la mise en place de mesures correctrices si nécessaire; Poursuivre l’amélioration continue de la qualité du service des ressources humaines et du développement des produits des ressources humaines. Le service des ressources humaines participe activement aux comités suivants : Le comité de gestion; Le comité de santé et de sécurité au travail; Les comités de relation de travail (SPSQ-FIQ, APTS, SCFP); Le comité pour le suivi des recommandations d’Agrément Canada; Le comité de planification de main-d’œuvre; Le comité reconnaissance des années de service; Sur invitation, participer au conseil d’administration ainsi qu’au comité exécutif. Ressources humaines de l’établissement Exercice courant Exercice précédent PERSONNEL DÉTENTEUR DE POSTES Personnel-cadre Temps complet Temps partiel Nombre de cadres en stabilité d’emploi 6 0 0 5 2 0 Personnel régulier Temps complet 65 68 89 31 90 31 29 24 330 13,27 33 25 663 14,02 Temps partiel Nombre de personnes : équivalents temps complet PERSONNEL NON-DÉTENTEUR DE POSTES Nombre d’employés occasionnels Nombre d’heures travaillées Nombre de personnes : équivalents temps complet Niveau d’effectifs et répartition par catégorie d’emploi La Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d’État (LGCE) permet au Conseil du trésor (CT) et au ministre responsable de chaque organisme d’obtenir des renseignements concernant l’effectifs des organismes. - 38 - Aux fins des articles contenus dans cette loi, le ministère de la Santé et des Services sociaux a la responsabilité de communiquer à son réseau et aux organismes visés le niveau mensuel des heures rémunérées à respecter à partir du 1er janvier 2015. Pour la période d’avril 2015 à mars 2016, le Conseil du trésor a fixé une cible de réduction de 1 % par rapport au nombre total d’heures rémunérées d’avril 2014 à mars 2015. CA St-Joseph de Lévis Inc. Sous-catégorie d'emploi déterminée par le SCT 1 - Personnel d'encadrement 2 - Personnel professionnel 3 - Personnel infirmier 4 - Personnel de bureau, technicien et assimilé 5 - Ouvriers, personnel d'entretien et de service Total du personnel Valeurs observées 2014-15 2015-16 Variation 2014-15 2015-16 Variation 2014-15 2015-16 Variation 2014-15 2015-16 Variation 2014-15 2015-16 Variation 2014-15 2015-16 Variation Comparaison sur 364 jours pour avril à mars 2014-04-06 au 2015-04-04 2015-04-05 au 2016-04-02 Heures Heures Total heures Nbre Nbre travaillées supplém. rémunérées ETC individus 11 279 10 919 (3,2 %) 8 891 9 383 5,5 % 77 172 80 425 4,2 % 153 513 151 541 (1,3 %) 33 100 32 768 (1,0 %) 283 955 285 036 0,4 % 6 0 (100,0 %) 21 2 (90,6 %) 2 721 2 273 (16,5 %) 4 798 2 910 (39,3 %) 249 158 (36,7 %) 7 795 5 343 (31,5 %) 11 286 10 919 (3,2 %) 8 912 9 385 5,3 % 79 893 82 697 3,5 % 158 311 154 451 (2,4 %) 33 349 32 926 (1,3 %) 291 751 290 379 (0,5 %) 6 6 (4,1 %) 5 5 5,2 % 42 43 4,0 % 84 83 (1,1 %) 17 17 (0,9 %) 154 155 0,4 % 8 7 (12,5 %) 7 8 14,3 % 61 59 (3,3 %) 129 125 (3,1 %) 28 27 (3,6 %) 224 218 (2,7 %) Au cours de l’année 2015-2016, le total d’heures rémunérées a diminué de 1372 heures, ce qui représente une baisse de 0,5% par rapport à l’année précédente, soit une diminution inférieure à la cible du Conseil du Trésor. Le nombre d’heures cliniques alloué au CA St-Joseph de Lévis étant constant, notre diminution doit provenir de la portion fonctionnement des opérations soit principalement les postes d’encadrement ainsi que le personnel d’entretien et de service. La baisse du nombre d’heures de ces deux catégories, réponds aux exigences du Conseil du Trésor. - 39 - Statistiques embauches/départs Nombre d'embauches au total : 28 18 préposés aux bénéficiaires; 1 préposé aux services alimentaires; 1 infirmière auxiliaire; 3 infirmières; 1 conseillère en soins infirmiers; 1 travailleuse sociale; 1 technicienne en réadaptation physique; 1 technicienne en éducation spécialisée; 1 moniteur en loisirs. Nombre de départs au total : 30 12 2 4 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 préposés aux bénéficiaires (5 départs à la retraite); infirmières (2 départs à la retraite); infirmières auxiliaires (2 départs à la retraite); technicienne en éducation spécialisée; préposés à l’entretien ménager; préposée à la buanderie (départ à la retraite); techniciennes en réadaptation physique; travailleuse sociale (retraite); agente administrative (départ à la retraite); technicienne en diététique; technicienne en éducation spécialisée; chef d’activités de soir; moniteur en loisirs. Stagiaires Les recours aux stagiaires s’avèrent un excellent moyen d’attraction et de rétention. Au cours de la dernière année, nous avons accueilli des étudiantes et étudiants stagiaires de différentes professions des maisons d’enseignements suivantes : CEGEP Lévis-Lauzon, soins infirmiers : deux jours de sensibilisation pour 54 étudiants; Centre de formation professionnelle de Lévis, infirmières auxiliaires : 5 stagiaires pour un total de 11 jours de stage; Centre de formation professionnelle de Lévis, préposés aux bénéficiaires : 6 étudiants pour un total de 15 jours de stage. La formation et le maintien des compétences Poursuivant notre vision de devenir un « centre d’excellence » et d’être un établissement de référence, plusieurs formations ont été diffusées et offertes au personnel au courant de la dernière année. De manière non exhaustive en voici quelques-unes : - 40 - Notes au dossier – volets 1 et 2; Nouveau protocole de soins de plaies; Hyperalimentation entérale; Rafraichissement PMU-PCI-SIMDUT et précautions additionnelles; Soins de longue durée : accompagnement du début à la fin; Nouvelles molécules. Le nombre d’heures allouées à la formation représente 1 884 heures. En mon nom personnel ainsi qu’en celui du chef de service des ressources humaines, Frédérick Henderson et de toute son équipe, je souhaite remercier les gestionnaires, les employés ainsi que nos partenaires syndicaux qui ont contribué à toutes les belles réalisations grâce à leur implication et collaboration de tous les instants. Caroline Ouellet, Directrice des ressources humaines, Groupe Champlain inc. - 41 - Fête familiale le 2 juillet 2015 sous le thème « Johnny Cash » Pèlerinage à Beaumont le 20 août 2015 - 42 - Membres du conseil d’administration Président : Vice-président : Trésorier : Secrétaire : Administrateurs : Jacques Rhéaume Gilles Rochette (jusqu’au 6 mai 2015) Nicole Perreault (depuis 17 juin 2015) Mme Vanessa Dorval Lise Richard, Sylvie Cloutier Sœur Monique Gervais François Guimont René Marcoux Guylaine Parent La mission de La Fondation du Centre d’accueil St-Joseph de Lévis est de recueillir des dons afin d’améliorer la qualité de vie des résidents par : La grande diversité d’activités de loisirs et culturelles offertes à la clientèle hébergée; La tenue de sortie de groupes; La réalisation de rêves de résidents; Toutes autres activités qui peuvent contribuer au mieux-être des résidents et des résidentes. La Fondation a déboursé plus de 18 000 $ pour des activités de loisirs et culturels ainsi que des rêves de résidents en 2015. Pour l’année financière se terminant au 31 décembre 2015, les dons In memoriam et dons divers ont rapporté plus de 3 125 $ et le dîner spaghetti du 24 mai 2015, près de 2 600 $. Pour ces résultats, un sincère MERCI à tous les amis de la Fondation pour votre appui. Vous contribuez par vos dons au mieux-être des personnes hébergées au Centre d'accueil. Si vous désirez participer, faire un don ou recevoir de l’information, communiquez au numéro de téléphone suivant : 418 833-3414 au poste 2242. Jacques Rhéaume, président - 43 - Annexe 1 : Code d’éthique et de déontologie des administrateurs Le 1er janvier1998 sont entrés en vigueur les articles touchant le réseau de la santé dans la Loi sur le ministère du Conseil exécutif et d’autres dispositions législatives concernant l’éthique et la déontologie. Ces dispositions affectent les établissements privés conventionnés (EPC). Elles ont pour effet d’obliger les administrateurs des EPC, des établissements publics et des régies régionales à se doter d’un code d’éthique qui leur sera applicable. Le législateur demande d’établir une forme de guide de conduite pour ceux et celles qui sont des membres des conseils d’administration, ou de ce qui en tient lieu. Le code d’éthique et de déontologie doit refléter les valeurs que nous prônons à titre d’administrateurs. Mesures de prévention relatives aux administrateurs et identification de situation de conflits d’intérêts Honnêteté et intégrité : L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la Loi et les règlements lui imposent. L’administrateur doit se comporter avec honnêteté, intégrité et loyauté et s’engage à déclarer par écrit tout intérêt susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts. L’administrateur doit faire preuve de prudence, de diligence et agir au meilleur de sa connaissance dans l’exécution de son mandat (contrat). L’administrateur ne peut utiliser, à son profit ou au profit de tiers, l’information concernant la corporation qu’il obtient dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions, à moins qu’il ne soit autorisé à le faire ou qu’il ne résulte de la Loi. L’administrateur ne peut utiliser sa fonction afin d’obtenir, pour lui-même ou pour un tiers, des services ou avantages auxquels il n’aurait pas droit. L’administrateur doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. L’administrateur ne doit pas confondre les biens de sa corporation avec ses biens personnels. L’administrateur doit éviter toute situation de corruption et de fraude et n’accepter aucune faveur ou avantage significatif pour lui-même ainsi que pour tout autre membre de sa famille immédiate. L’administrateur ne doit pas confondre les biens de la Compagnie avec son bien et ne peut utiliser lesdits biens pour ses fins personnelles ou pour celles de tout membre de sa famille immédiate (conjoint, enfants). - 44 - Discrétion : L’administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information et de la documentation ainsi reçues. L’administrateur a le devoir de respecter cette règle de confidentialité et de prendre les mesures nécessaires pour conserver l’information confidentielle, notamment en ne révélant d’aucune façon la substance de ce qui est porté à sa connaissance, à moins que le conseil d’administration de la Compagnie n’en décide autrement. Loyauté : L’administrateur a le devoir de ne pas se servir de son poste pour utiliser ou obtenir des biens ou de l’information privilégiée à des fins personnelles ou pour l’avantage de tout membre de famille immédiate. L’administrateur doit, en acceptant le mandat qui lui est confié, reconnaître les exigences des disponibilités qui y sont afférentes. L’administrateur a notamment le devoir d’être présent de façon assidue aux réunions du conseil d’administration convoquées et d’y participer de façon active. L’administrateur ne doit pas utiliser ou communiquer à un tiers une information privilégiée obtenue dans l’exercice de ses fonctions. Conflits d’intérêts : L’administrateur doit éviter de se placer en situation réelle, apparente ou potentielle de conflit d’intérêts susceptible de compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exécution de ses fonctions. L’administrateur doit dénoncer au conseil d’administration tout intérêt direct ou indirect d’une entreprise, susceptible de le mettre en conflit entre son intérêt personnel et celui de la Compagnie incluant toute charge d’administration (ou dirigeant) dans une entreprise autre qu’une entreprise liée avec la Compagnie. L’administrateur doit s’abstenir de siéger ou de participer à toute délibération ou décision lorsqu’une question porte sur une entreprise dans laquelle il a des intérêts directs ou indirects. L’administrateur a notamment le devoir de s’abstenir de transiger de quelque manière avec la Compagnie à moins d’une autorisation expresse du conseil d’administration. Sauf dans le cas dûment autorisé par le conseil d’administration, la Compagnie ne permet pas que son nom soit utilisé à des fins qui sont étrangères à ses activités. L’administrateur a notamment le devoir de s’abstenir de toute sollicitation en mentionnant son poste au sein de la Compagnie, sauf avec l’autorisation du conseil d’administration ou du Président dudit conseil. L’administrateur ou tout membre de sa famille immédiate n’accepte aucun don ou legs d’un résident recevant des services dans le Centre d’accueil. En situation de conflits d’intérêts, l’administrateur a le devoir de s’abstenir de voter sur toute question concernant cette situation et d’éviter d’influencer la décision s’y rapportant. - 45 - L’administrateur doit se retirer de la séance pour la durée des délibérations et du vote relatif à cette question. Devoirs et obligations des personnes après qu’elles ont cessé d’exercer leurs fonctions L’administrateur garde confidentiel tout renseignement de nature commerciale ou de nature à impliquer les résidents, le personnel, la direction et les membres du conseil d’administration, obtenu dans le cadre de son mandat. L’administrateur ayant cessé d’exercer ses fonctions au sein du conseil d’administration devra continuer à se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de ses fonctions antérieures au service de la Compagnie. De plus, il devra respecter la confidentialité de tout renseignement, débat, discussion auxquels il a participé et qui avait un caractère confidentiel et ne divulguer aucune information confidentielle obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions, ou donner à quiconque des conseils fondés sur de l’information confidentielle concernant la corporation. Mécanismes d’application dont la désignation des personnes chargées de l’application du code et de la possibilité de sanctions Dès son entrée en fonction, l’administrateur doit s’engager à respecter le présent code et signer l’annexe 1 du présent document intitulé Engagement personnel. Dans les soixante jours de sa nomination, l’administrateur doit déclarer ses intérêts en complétant, en signant et en remettant au Président du conseil d’administration l’annexe 2 du présent document intitulé Déclaration des intérêts. Quant au Président du conseil d’administration, il remettra sa déclaration d’intérêt à la Secrétaire de la Compagnie. Cette déclaration doit être amendée par l’administrateur si un élément nouveau doit y être ajouté ou retranché. Le Président du conseil d’administration remet les déclarations reçues à la Secrétaire de la Compagnie qui les conserve et les tient à sa disposition. De plus, la Secrétaire de la Compagnie avise le Président du conseil d’administration de tout manquement aux obligations prévues dès qu’elle en a connaissance. Les déclarations remises sont traitées de façon confidentielle. Au 31 mars de chaque année, le Président doit faire état des manquements au code. Le rapport annuel doit en outre faire état du nombre de cas traités et leurs suivis, des manquements constatés au cours de l’année. L’administrateur responsable s’assure de l’accessibilité au public du présent code et de s’assurer de l’intégrer au rapport annuel de l’établissement. Advenant une plainte dénonçant un manquement au code d’éthique et de déontologie, l’administrateur délégué par le conseil d’administration réunit un groupe externe formé de trois personnes, dont deux membres du conseil d’administration de la Compagnie et un membre du Mouvement Desjardins. - 46 - Toute plainte devra être déposée par écrit et être motivée en indiquant de façon sommaire, la nature et les circonstances du comportement susceptible d’être dérogatoire au présent code. Le mécanisme d’étude de la plainte prévoit que sur réception de la plainte écrite, le groupe externe rencontre l’administrateur en cause et le plaignant dans un délai prédéterminé afin d’arriver à établir si la plainte est fondée ou non. Les conclusions du groupe externe, qu’elles soient positives ou non, doivent être motivées par écrit et accompagnées de recommandations au conseil d’administration relativement à une sanction, le cas échéant. Les sanctions peuvent aller de la réprimande, à la suspension ou autres. Les personnes chargées de faire l’examen ou de faire l’enquête relativement à des situations ou des allégations de comportements susceptibles d’être dérogatoires à l’éthique ou à la déontologie, ou à l’imposition des sanctions appropriées, ne peuvent être poursuivies en justice par la Compagnie ou ses administrateurs en raison d’actes accomplis de bonne foi dans l’exercice de leur fonction. L’administrateur qui reçoit un avantage comme suite à un manquement à ce code d’éthique et de déontologie est redevable envers la Compagnie de la valeur de l’avantage reçu. Commentaires Aucun cas n’a été traité pour quelque manquement que ce soit et aucune personne n’a été révoquée, suspendue ou déchue de charge. - 47 - Aujourd'hui Centre d’accueil Saint-Joseph de Lévis inc. 5445, rue Saint-Louis, Lévis, (Québec) G6V 6G9 Téléphone : 418 833-3414 Télécopieur : 418 833-3417 www.castjoseph.com - 48 -
