Trois étapes que les départements des achats et des

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Trois étapes que les départements des achats
et des nances doivent franchir ensemble
pour réduire les risques d’approvisionnement
1. Faire des comptes fournisseurs (A/P) un atout plutôt qu’un handicap
dans les relations fournisseurs
2. Aider les services d’audit interne et de gestion des risques à améliorer
leur analyse des risques d’approvisionnement
3. Se concentrer sur la construction d’une visibilité des indicateurs
fournisseurs clés et des indicateurs clés de performance (ICP)
Livre Blanc
Juha Häkämies
Vice-président de Market Trends chez Basware Corporation
[email protected]
Auteur

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Sommaire
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Résoudre les risques d’approvisionnement – La cause fondamentale
Trois étapes que les départements des achats et des nances doivent
franchir pour réduire les risques d’approvisionnement
2.1 Faire des comptes fournisseurs (A/P) un atout plutôt qu’un handicap
dans les relations fournisseurs
2.2 Aider le service d’audit interne à améliorer son analyse des risques
d’approvisionnement
2.3 Se concentrer sur la construction d’une visibilité des indicateurs
fournisseurs clés et des ICP
Réduire les risques d’approvisionnement – Un eort collectif

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Dès lors qu’il s’agit de surveiller l’état nancier de la base de fournisseurs, la plupart des entreprises
éprouvent des dicultés à suivre le rythme d’évolution soutenu de cet environnement. L’un des
problèmes est le fait que les services des achats à eux seuls ne seront jamais capables de résoudre
les risques d’approvisionnement. Ils doivent plutôt travailler étroitement avec les directeurs nanciers
pour limiter les divers aspects du risque qui peuvent avoir un impact sur d’importants secteurs de
l’entreprise, obtenant ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de leur processus global
Purchase To Pay (P2P), parmi d’autres initiatives conjointes, pour prendre des mesures décisives et e-
caces. Ces deux groupes doivent agir ensemble rapidement.
Pour beaucoup d’entreprises, la situation actuelle équivaut toujours à remonter une autoroute sombre
en voiture à la vitesse maximale. Les voitures arrivant en sens inverse fondent sur vous en un éclair.
Vous sentez chaque bosse de la route mais vous allez trop vite pour pouvoir les éviter. Les conditions
de conduite peuvent changer en un instant, mais vous vous déplacez trop vite pour réagir à temps.
En d’autres termes, c’est quasiment comme conduire les yeux bandés. Voici exactement la situation
délicate dans laquelle se retrouvent beaucoup de services des achats et des nances dès lors qu’il s’agit
de surveiller l’état nancier de leur base de fournisseurs. Dans notre économie actuelle, les fournisseurs
clés peuvent faire faillite en quelques jours ou quelques semaines. Il se peut aussi que d’autres rognent
sur les coûts (ou laissent une attestation d’assurance expirer) parce qu’ils ne peuvent pas se permettre
de conserver les mêmes contrôles et normes que par le passé. Tout comme si nous conduisions dans le
noir à toute allure, la réalité nous rattrape plus vite que jamais. Mais dès lors qu’il s’agit des attentes des
actionnaires et des clients, gérer les risques d’approvisionnement à l’aveuglette est inexcusable.
Étant donné la rapidité d’évolution de notre environnement actuel, les entreprises entretiennent un
faux sentiment de sécurité en surveillant la cote de solvabilité des fournisseurs ou en faisant appel aux
analystes spécialisés en gestion d’entreprise pour qu’ils eectuent une fois par trimestre (ou une fois
par an) des analyses nancières relatives aux fournisseurs. Il vaudrait mieux que les entreprises agissent
de manière proactive pour limiter l’impact des risques d’approvisionnement, notamment :
En fournissant ces moyens, les entreprises peuvent anticiper les risques d’approvisionnement, une
position qui devient d’autant plus importante que le rythme des faillites chez les fournisseurs ne cesse
de s’accélérer.
Le risque de faillite des fournisseurs étant nettement accru, les PDG, les directeurs nanciers et les
directeurs des achats sont également confrontés à d’autres types de risques d’approvisionnement.
Quand les entreprises ne vérient pas, ni ne signalent, ni ne gèrent les agréments, les certications
et les normes des fournisseurs, les risques d’exploitation globaux augmentent aussi. Considérez la
manière dont le gouvernement fédéral américain a décidé de faire de Wal-Mart un exemple de la mau-
vaise gestion des titres de travail des prestataires travaillant dans les magasins. Dans d’autres cas, des
entreprises comme The Gap, Monsanto et des dizaines d’autres grandes multinationales ont été prises
dans des aaires où l’entreprise et le fournisseur recouraient au travail des enfants. Pour éradiquer ces
problèmes, il faut que plusieurs membres au sein des entreprises s’approprient ces questions, en col-
laborant an de garantir la conformité des fournisseurs. En collaborant, les départements des achats et
des nances peuvent agir aujourd’hui, en constituant l’équipe idéale pour construire une plus grande
visibilité globale des dépenses et des fournisseurs, améliorer la coordination et les résultats dans le
domaine des factures fournisseurs (A/P), et déployer une technologie P2P générique permettant
d’assurer la conformité et la réduction des risques globaux.
1. Résoudre les risques d’approvisionnement –
La cause fondamentale
• Examiner attentivement le comportement et les indicateurs des fournisseurs clés de
manière plus régulière
• Automatiser,surveillereteectuerlesuividuprocessusP2Pglobal
• Conserverdesinformationsàjoursurlesderniersindicateursdereportinginterne
• Partagerdesinformationsaveclesmembresclésdel’entreprisepourpouvoirprendredes
mesures

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Dans de nombreuses entreprises, les employés et les responsables éprouvent de la réticence envers les
véricateurs internes car ils sont chargés de faire la critique des activités, processus et procédures de
l’entreprise. Cependant, cette crainte est souvent exagérée dans les activités de gestion des fournisseurs
Si vous demandez aux services classiques de gestion des achats ou des fournisseurs si les comptes
fournisseurs (A/P) sont un atout ou un handicap pour assurer ecacement la gestion des fournis-
seurs, la majorité d’entre eux opteront pour la dernière réponse. Dans la plupart des entreprises, les
comptes fournisseurs restent un point faible qui complique la construction et le maintien des rela-
tions fournisseurs et, qui plus est, augmente les risques d’approvisionnement. Ceci ne s’explique pas
essentiellement par le fait que les fournisseurs tiennent généralement les services A/P responsables
des retards de paiement. Au contraire, souvent, les fournisseurs – comme les utilisateurs des services
d’approvisionnement, nanciers et opérationnels – n’ont pas assez de visibilité sur le processus de pai-
ement. Dans un monde parfait, quand un fournisseur envoie une facture, un ensemble de processus
aboutit à un paiement eectué plus ou moins dans les délais négociés, tout en apportant de la visibilité
tout au long du processus. C’est précisément cette transparence qui peut permettre aux départements
des achats et des nances de réduire les risques.
L’automatisation de la facturation est devenue le lien essentiel entre les achats et les paiements en
créant un accès au processus de gestion des achats et des fournisseurs, associant ainsi la technologie
aux processus d’entreprise pour assurer la visibilité et la coordination. Au niveau le plus élémentaire,
l’automatisation crée un ensemble de références et des données de base qui sont surveillées et parta-
gées au niveau interne et externe. Du point de vue de l’approvisionnement, ce système ne garantit
pas forcément aux fournisseurs qu’ils seront payés avant l’échéance, mais il leur ore une visibilité sur
le respect des délais tout au long du processus. Un tel degré de visibilité sur le processus de gestion
de la facturation réduit non seulement les risques en permettant aux départements des achats et des
nances de mieux gérer le fonds de roulement, mais cela permet aussi aux fournisseurs de mieux gérer
leurs processus de comptes clients et le respect des délais. Ainsi, la visibilité réduit les risques liés à leur
activité et, par conséquent, les risques d’approvisionnement globaux de l’entreprise acheteuse.
Les départements des achats et des nances doivent franchir ensemble trois étapes pour réduire les
risques d’approvisionnement. Ces étapes sont les suivantes :
2. Trois étapes que les départements des achats et
des nances doivent franchir pour réduire les risques
d’approvisionnement
1.Faire des comptes fournisseurs (A/P) un atout plutôt qu’un
handicap dans les relations fournisseurs
2. Aider les services d’audit interne et de gestion des risques à améliorer leur analyse des
risques d’approvisionnement
3. Se concentrer sur la construction d’une visibilité des indicateurs fournisseurs clés et des
indicateurs clés de performance (ICP)
2.1 Faire des comptes fournisseurs (A/P) un atout plutôt qu’un handicap
dans les relations fournisseurs
2.2 Aider le service d’audit interne à améliorer son analyse des risques
d’approvisionnement

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Hormis le processus P2P, les départements des achats et des nances doivent aider les équipes d’audit
interne à réaliser des analyses de risque des produits de base et des analyses propres à un fournisseur
ou à un achat, et ce pour les secteurs clés des biens et des services. Enn, les deux groupes doivent
collaborer pour permettre à l’audit interne de certier que l’ensemble des activités d’une entreprise,
axées sur les comptes fournisseurs et les fournisseurs, répond aux contrôles internes généralement
admis et aux indicateurs relatifs à la sécurité, la protection des données personnelles et la gouvernance
politique.
axées sur les achats et les nances. Très souvent, les équipes d’audit interne se concentrent sur les
activités d’approvisionnement et nancières orientées sur les fournisseurs de manière périodique,
mais néanmoins assez supercielle, assurant uniquement la sauvegarde la plus élémentaire étant
donné leur vaste charte d’entreprise. La charte de l’audit interne couvre diverses fonctions en vue
d’analyser des éléments tels que « le rendement des opérations, la abilité du reporting nancier, la
prévention et les enquêtes en matière de fraude, la sauvegarde des actifs et la conformité aux lois et
réglementations », selon la dénition de Wikipedia. Avec une charte aussi vaste, les auditeurs internes
– qu’il s’agisse d’employés ou de consultants – peuvent reléguer les risques d’approvisionnement dans
les tous derniers points à examiner. C’est une erreur.
Les groupes d’audit interne peuvent et doivent jouer un rôle clé dans l’analyse du processus des
comptes fournisseurs, en examinant attentivement tous les points de contact de la gestion interne
et des fournisseurs qui favorisent ou réduisent les risques d’approvisionnement. C’est la clé de la
réussite dans le contexte actuel car les risques d’approvisionnement ne concernent pas uniquement
les domaines des achats, des nances et de l’exploitation. C’est un problème qui concerne tous les
domaines de l’entreprise, de l’approvisionnement de base à l’externalisation de services partagés pour
les services d’informatique et de ressources humaines et pour l’externalisation de la fabrication. Grâce
à ces eorts, l’audit interne peut – et il doit – jouer un rôle clé en rendant des comptes à l’équipe de
direction et au Conseil dès lors qu’il s’agit de risques d’approvisionnement pouvant avoir un impact
sur l’entreprise. Pour apporter de la visibilité sur les zones de risques potentielles et aider les auditeurs
internes dans leurs tâches, les départements des achats et des nances doivent collaborer pour
fournir une plate-forme P2P et d’appariement qui permet d’eectuer une surveillance et une analyse
continues des contrôles internes des achats. Pour permettre à la fonction d’audit interne d’identier
et de réduire les risques potentiels découlant d’une non conformité ou d’une fraude, les entreprises
doivent déployer des systèmes d’appariement des factures qui :
Pour réduire les risques d’approvisionnement sur le marché actuel qui évolue rapidement, où les
fournisseurs peuvent passer d’un état nancier sain à la précarité en quelques semaines, il est
important que les départements des achats et des nances regardent au-delà des indicateurs retardés
d’autres entreprises (par ex., les données de solvabilité des fournisseurs) pour limiter de manière
proactive les risques d’approvisionnement. Les services de comptabilité fournisseurs (A/P) doivent
prendre la responsabilité de collecter ce type d’informations. S’ils y parviennent, ils peuvent faire toute
la diérence entre le fait d’être averti dans les temps sur les dicultés nancières d’un fournisseur et
le fait de ne pas être averti du tout. Mais quels sont les types d’informations et d’ICP qui permettent
le mieux d’assurer ce type de signalement des risques ? Il peut être utile de savoir si les fournisseurs
1. Vérient qu’il existe un bon de commande approuvé et codé correctement
2. Surveillent la date où un service reçoit eectivement des biens ou des services
3. Documentent la vérication de la qualité et l’inspection
4. Fournissent une piste d’audit complète sur l’intégralité du processus concernant les
dépenses avec et sans bon de commande
2.3 Se concentrer sur la construction d’une visibilité des indicateurs
fournisseurs clés et des ICP