PLANIFICATION STRATÉGIQUE : CENTRE DE RESSOURCES

PLANIFICATION STRATÉGIQUE : CENTRE DE RESSOURCES FRANCOTHÈQUE
ANALYSE SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) :
Nos forces sont :
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Point de repère pour les familles francophones de Calgary
L’intérêt dans nos services continue à agrandir
Dévouement par personnel (employés et bénévoles)
Communication et ententes de publicité avec plusieurs écoles et les partenaires
Participation des bénévoles
Nombres de ressources disponibles
Disponibilité de l’espace à louer ou prêter à la Cité des Rocheuses
Projet de bibliothèque mobile qui fait entrer des fonds
Plan de gestion pour finances déroule bien
Diverses sources de fonds
Fort partenariat avec SPEFSA, facilité de communication
Nos faiblesses sont :
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Limitation du stationnement à la Cité pendant la semaine
Seulement budget pour équivalent à 1 position à temps plein
Augmentation du loyer; deviendra 2/3 du budget de base bientôt
Une grande portion du financement vient de lancer des projets; manque de stabilité en services et programmes
Accessibilité et position ‘cachée’ du local
Peu connu selon les membres potentiels
Logistiques à réviser avec bibliothèque mobile
Politiques et procédures incomplètes
Difficulté de bien communiqué avec tous autres partenaires régulièrement
Nos opportunités sont :
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Possibilités de s’aligner avec la SPEFSA/centre d’appui à Calgary
Abondance de nouveaux arrivants francophones
Étude du secrétariat francophone pour les bibliothèques francophones en Alberta
Lien et proximité avec Mount Royal University
Lien avec du personnel à l’université de Calgary
Promotion accrue de l’organisme et de ses activités via les partenaires
Placement dans la Cité des Rocheuses (centre francophone à Calgary)
Rapprochement avec l’agente de Patrimoine canadien située à Calgary
Célébration des 30 ans du CRF en 2018
Nos menaces sont :
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Le coût du loyer
Financement précaire avec peu de financement de base, seulement CASINO
La vaste étendue de la ville de Calgary
Le super système de bibliothèque municipal à Calgary qui est maintenant gratuit et amélioré
Difficulté de savoir les projets d’autres organismes à Calgary
Planification stratégique 2015-2018
Centre de Ressources Francothèque
Actions :
-les choses à
changer
-forces et
opportunités à
exploiter
-faiblesses et
menaces à atténuer
GESTION
-fonctionnement
du CRF
Responsables :
-personnel
-partenaires
Résultats :
-les choses à augmenter,
changer, améliorer
Résultats
intermédiaires :
-comment savoir que
nous avançons
Clientèle
visée
Indicateurs :
-comment
prouver aux
bailleurs de
fonds qu’il y a
du progrès
Moyens :
-ressources
nécessaires pour
accomplir les
actions
Échancier
Responsable :
Employés et
Conseil
d’administration
Amélioration des
procédures et politiques :
-Bien que le
fonctionnement du CRF
déroule bien, pour le
développement continue
de l’organisme une
révision de politiques et
procédures est important.
-Révision des
politiques et
procédures;
personnel,
ressources et
financières
-Révision en
particulier de la
stratégie de
bénévolat pour créer
un meilleur système
pour recruter, retenir
et apprécier nos
bénévoles
-Traduction des
statuts et règlements
en français.
Personnel
(employé et
bénévoles
Conseil
d’administatio
n
Nos membres
et partenaires,
car nous
serons prêts à
mieux
desservir la
communauté
-Nombre de
politiques et
procédures
établies
-Résultats
d’évaluation des
employés
-Résultats
d’évaluation du
CRF complétés
par les
employés,
bénévoles.
-Taux de
satisfaction des
bénévoles.
-Taux de
recrutement et
rétention de
bénévole
-Taux de
rétention
d’employé
-Renseignements ramassés
pendant
entretien de
Ressources
humaines :
Personnel
(employés,
bénévoles et CA)
pour réviser et
retravailler les
politiques et
procédures
D’ici fin mars :
Première
révision de
politique et
procédures
financières
Partenaires :
SPEFSA, IGLF,
FPFA
Partenaires :
Travailler avec
des autres FPFA,
IGLF, SPEFSA pour
collaborer et
partager nos
documents
Ressources
financières :
-cout des sessions
de travail pour
bénévoles,
-heures payées
des employés
-remerciements
aux bénévoles
D’ici fin avril :
Première
révision de
procédures
pour
bibliothèque
D’ici fin juin :
Statuts et
règlements
seront en
français
D’ici aout :
Première
révision du
personnel y
inclut
stratégie de
bénévolat.
sortie des
bénévoles et
employés
VISIBILITÉ
-établir un plan de
communication et
visibilité
Responsable :
Employés et
Conseil
d’administration
Partenaires :
ACFA regionale,
PIA, SPEFSA,
écoles
francophones,
écoles
d’immersion, le
Franco, RadioCanada
-Augmenter la visibilité du
CRF dans communauté
francophone
-Recruter plus de
membres et bénévoles
-Définir les buts du
marketing, nos cibles et
comment les trouver.
-Assurer que nos services
et programmes s’alignent
avec les besoins de la
communauté
-Pendant nos
activités, sonder les
participants pour
savoir leur niveau de
satisfaction et leurs
besoins et
préférences
-Bien cibler les
groupes différents
avec les mots clés
pour attirer
l’attention et toucher
des membres
potentiels par
manière variée;
digital, papier, radio.
-Création et
renforcement de
partenaires
collaboratifs
-Francophones et
francophiles
-étudiants des
écoles francophones et
d’immersion
-nouveaux
arrivants
-familles
franco-phones
et
Exogames
-nouveaux
parents
-augmentation
en nombre de
membres
-nombres de
nouveaux
membres
-taux de
participation
aux activités
-Nombre de
matériel
promotionnel
donné
-Nombre de
publicité dans le
journal
-Nombre
d’utilisateurs
des médias
sociaux (twitter,
Facebook)
-Nombre inscrit
sur liste d’envoi
(Mailchimp)
-Nombre de fois
passer à la radio
Ressources
matérielles :
ordis,
imprimantes,
programmes
d’ordis et internet
pour compléter le
travail.
Ressources
humaines :
Personnel
(employés,
bénévoles et CA)
pour faire plan de
communication,
création du plus
de partenaires et
créer matériel
promotionnel
Ressources
matérielles :
ordis,
imprimantes,
programmes
d’ordis et internet
pour compléter le
travail.
Ressources
financières :
-cout des sessions
de travail pour
bénévoles,
-heures payées
des employés
-remerciement
D’ici fin
janvier :
Compléter
plan de
communicatio
n puis suivre
notre plan
pour l’année.
aux bénévoles
Partenaires :
distribuer
materiel
promotionnel
avec SPEFSA, PIA,
écoles
francophones et
d’immersion.
Pubs dans le
Franco et à la
Radio
STABILITÉ DES
PROGRAMMES
-trouver des
solutions à notre
petit budget pour
pouvoir stabiliser et
développer nos
programmes.
Responsable :
Employés et
Conseil
d’administration
Partenaires : PIA,
SPEFSA, écoles
francophones,
écoles
d’immersion
-Diversifier avec des fonds
stables pour maintenir des
programmes et services
du CRF
-Démontrer pour des
bailleurs de fonds futurs la
demande non-satisfaite de
la communauté
francophone
-Établir des forts
partenariats pour
collaborer sur des
programmes pour la
francophonie de Calgary
-Faire des demandes
de subventions pour
projets pilotes
-Recueillir les
données avec la
SPEFSA et PIA
comme preuve de la
demande
-Pendant nos
activités, sonder les
participants pour
savoir leur niveau de
satisfaction et leurs
besoins et
préférences
-Sonder les écoles et
autres partenaires
des activités à
présenter
-Collaboration entre
partenaires pour bien
desservir
communauté
-Francophones et
francophiles
-étudiants des
écoles francophones et
d’immersion
-nouveaux
arrivants
-familles
franco-phones
et
Exogames
-nouveaux
parents
-nombre de
participants aux
activités
-augmentation
en nombre de
membres
-taux de
satisfaction des
participants
-commentaires
formels
(sondage) et
informels (en
discussion)au
sujet des
activités
offertes
-Nombre de
membre qui
apporte des
nouveaux
membres
-nombre
Ressources
humaines :
Personnel
(employés,
bénévoles,
intervenants et
CA) pour
programmation,
travailler
partenaires,
animation.
Ressources
matérielles :
ressources pour
activités selon
ateliers offerts;
livres ou revues,
blocs, matériel
pour bricolages,
instrument,
peinture.
D’ici fin juin :
Première
présentation
d’une
sélections
d’ateliers avec
sondage
continuel.
Juillet et
Aout :
Analyse des
sondages
D’ici fin
decembre :
Deuxième
présentations
d’ateliers avec
sondage
continuel
d’activités
offertes
-nombre
d’heures
d’animation des
activités
-Nombre
d’heures par
des
intervenants
-nombre
d’entente avec
partenaires;
partage de
ressources,
salles, heures
payées par
employé,
bénévoles
Ressources
financières :
-cout des sessions
de travail pour
bénévoles,
-heures payées
des employés ou
intervenant
-remerciement
aux bénévoles
Partenaires :
SPEFSA, PIA