PROFIL D’EMPLOI DE SECRETAIRE MEDICALE Secteur Médecine Référence : Répertoire des Métiers Date d’application : janvier 2015 Rédacteur (s) : BORGEL Anne Attachée d’administration Hospitalière Page : 1 Classement Validateur(s): DRH Documents de référence : Fiche métier Secrétaire médicale / Assistante médico-administrative – Code métier : 40L20 Famille : Gestion de l’information –Gestion médico-économique et traitement de l’information médicale Destinataires pour application : Destinataires pour information : Tous les secrétariats médicaux N° Version V1 Date Nature modifications Création document Les assistantes médico-administratives sont chargées de la gestion administrative des patients et contribuent à la délivrance de renseignements d’ordre général dans leur domaine de compétence (article 18 du décret n°90/839 du 21 septembre 1990 modifié) Mission générale Gestionnaire d’informations médico-administratives au sein d’un pôle, la secrétaire médicale participe au parcours des patients et de leurs proches, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs. Elle traite, organise et coordonne les informations de telle sorte que chaque intervenant du parcours du patient dans le pôle dispose de la bonne information au bon moment. Elle met en œuvre la vigilance nécessaire pour garantir la qualité de la gestion des données médico-administratives Fonctions principales Selon son affectation la secrétaire médicale remplit tout ou une partie des tâches décrites ci-dessous, conformément aux manuel de fonction de secrétaire médicale. • Gestion de l’information Dans le cadre de la politique des systèmes d’information, la secrétaire médicale participe à la gestion de l’information médico-administrative. Elle collecte, enregistre, met à jour et partage l’information. Elle traite, organise et coordonne les informations médico-administratives. Enregistrement et/ou saisie de données, y compris les actes et les éléments nécessaires au parcours de soins Traitement et classement du dossier patient en fonction des procédures élaborés par l’institution Réception, frappe diffusion interne, externe et classement des courriers et documents Rangement des dossiers médicaux selon les procédures en vigueur Reproduction des dossiers patients Elaboration de plannings de consultation Vigilance des données administratives, y compris alerte sur l’identité, les mouvements et l’affectation des patients Synchroniser les activités d’amont et d’aval : coordination des rendez vous, gestion des flux des patients. Profil d’emploi AMA 2015 Page 1 17/01/2017 • Prise en charge des patients La secrétaire médicale participe et contribue au parcours du patient et de leur proche en lien avec les professionnels médicaux et soignants Accueil physique des patients et de leurs proches Accueil téléphonique des patients et de leurs proches Orientation et renseignement d’ordre général Planification et gestion des RV, dans les limites fixées par le manuel de fonction • Médiation La secrétaire médicale assure le lien entre des tiers et l’unité : accueil physique et téléphonique (professionnels internes à l’établissement, correspondants externes et institutions, prestataires externes) renseignement et orientation • Evaluation Dans le cadre d’une dynamique d’amélioration continue, la secrétaire médicale auto-évalue la qualité de son travail, compte tenu des objectifs qui sont fixés par le responsable hiérarchique ou par délégation la secrétaire médicale référente du pôle. Elle doit connaitre les limites de son champ d’intervention et le respecter. Rattachement La secrétaire médicale est nommée par le Directeur de l’établissement. Elle est affectée au pôle. Elle est placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des secrétariats médicaux et responsabilité fonctionnelle du chef de pôle. Du point de vu opérationnel, la secrétaire médicale peut être encadrée par la responsable de l’équipe secrétaire du pôle qui : Met en œuvre l’organisation nécessaire au bon fonctionnement des secrétariats du pôle afin d’atteindre des objectifs fixés par le responsables des secrétariats médicaux Gère les plannings Contrôle la réalisation du programme de travail Liaisons La secrétaire médicale travaille en lien direct avec tous les professionnels impliqués dans le circuit des patients et de l’information. Dans l’exercice de son métier, tant au sein de l’unité que dans le pôle et l’établissement, elle est notamment en lien avec le responsable et le cadre du pôle, les autres secrétaires médicales, les professionnels médicotechniques, le bureau des entrées, le secteur des archives, l’accueil, le service social, le standard, la sécurité. Elle est également en lien avec les professionnels extérieurs à l’établissement ; correspondants médicaux, institutions sanitaires et sociales, société de transport Profil d’emploi AMA 2015 Page 2 17/01/2017 Connaissances et compétences Connaissance des droits des patients Connaissance de l’hôpital, de son organisation, des circuits Connaissance de la réglementation du système de soins (prise en charges, droits sociaux) Connaissance des techniques de l’accueil et de la communication Maitrise de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe Maitrise du vocabulaire médical Maitrise des outils de la téléphonie Connaissance de logiciel (s) patients Maitrise des principaux logiciels de bureautique Maitrise des principaux outils d’information et de communication dématérialisée (intranet – Internet Qualités Aimant le contact et la relation à l’autre, la secrétaire médicale s’exprime clairement et calmement. Soucieuse de la confidentialité des informations et tenue au secret professionnel, elle doit faire preuve de discrétion. Elle est capable d’analyser, d’évaluer le degré d’urgence des situations et apporter des réponses adaptées. Rigoureuse et organisées, elle sait hiérarchiser son travail et agir en toutes occasions avec professionnalisme Elle doit faire preuve de mobilité, de polyvalence et d’une capacité d’adaptation aux enjeux actuels. Positionnement et perspectives Le profil d’emploi de secrétaire médicale n’est pas figé. Il est adaptable au périmètre et à l’activité des unités. Il est susceptible d’évoluer, compte tenu des dynamiques en œuvre dans l’hôpital : structuration des pôles, modernisation, rationalisation des circuits, évolution du dossier patient de l’établissement, développement du dossier médical personnel, développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication Temps de travail La secrétaire médicale travaille sur une base d’une moyenne de 35 heures hebdomadaires, conformément aux dispositions réglementaires, ainsi que celles de l’accord local sur la réduction du temps de travail. Ses horaires et amplitude de travail sont fixés selon les besoins du pôle par le responsable hiérarchique Profil d’emploi AMA 2015 Page 3 17/01/2017