ORG-81a-Charte de fonctionnement de la PUI et contrat

ORGANISATION Code : ORG/81a
Date de création : 08/01/2013
Date de modification :
HIA Ste-Anne
Pharmacie
à Usage Intérieur
Charte de fonctionnement de la PUI et
contrat entre la PUI et le service de psychiatrie Visa : C. Béranger
ORIGINAL SIGNE 1/11
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S:\Pharmacie\Systéme Management Qualité\02-Organisation\01-Chartes Contrats Reglements interieurs\ORG-81a-Charte de fonctionnement
de la PUI et contrat entre la PUI et la Psychiatrie.doc
Disponible sur la base de « Gestion documentaire qualité » de l’établissement
• Historique et modifications :
DATE AUTEUR(S) MOTIF DE LA VERSION
08/01/2013 S. Spadoni Création
1. Objectifs
Le présent contrat définit les principes d’organisation et de fonctionnement de la Pharmacie à Usage
Intérieur (PUI) de l’Hôpital d’Instruction des Armées Sainte-Anne (HIASA). Ce contrat a pour
objectif de satisfaire les obligations liées à la certification, la sécurisation du circuit du médicament et
l’application du Protocole de Bon Usage du médicament (PBU). Il répond aux exigences
réglementaires ainsi qu’à la formalisation des exigences et contraintes respectives du service de
psychiatrie et de la PUI. Il s’inscrit dans une démarche continue de la qualité au sein du service.
2. Domaine d’application
Ce contrat concerne les prestations et activités pharmaceutiques au bénéfice des usagers de l’HIASA.
Il s’applique à l’ensemble des personnels de l’hôpital, à tout nouvel agent affecté au sein de la PUI et
aux stagiaires.
3. Organisation de la PUI
3.1. Horaires de fonctionnement de la PUI
a. En semaine
- Distribution aux services :
8h30 à 17h00 du lundi au vendredi.
- Permanence pharmacie :
12h00 à 13h00.
b. Week-end et jours fériés
- Ouverture de 10h00 à 12h00.
- Personnel joignable au 2098.

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c. Hors horaires de fonctionnement
Pharmacien d’astreinte joignable en cas d’urgence. Cf. Liste hebdomadaire de la permanence des soins
de la chefferie.
3.2. Fonctionnement en Week-end et jours fériés
Présence le samedi matin d’un pharmacien et d’un préparateur en pharmacie.
Présence le dimanche matin d’un pharmacien systématiquement et d’un préparateur le cas échéant.
En dehors des dispositions définies dans le chapitre 3, le pharmacien d’astreinte est joignable, en cas
d’urgence, sur le portable d’astreinte (cf. Liste hebdomadaire de la permanence des soins de la
chefferie)
L’Unité de Préparation des Cytotoxiques (UPC) ne fonctionne pas le week-end et les jours fériés sauf
dans certains cas (cf. ORG/07-Charte de fonctionnement de l'UPC- disponible sous ENNOV)
3.3. Secteurs d’activités du service de la PUI
La PUI est organisée en 4 grands secteurs d’activité :
- l’unité fonctionnelle de suivi administratif et financier.
- le pôle de dispensation qui assure la délivrance au service de psychiatrie des produits
pharmaceutiques selon différents procédés :
o Délivrance globale des médicaments, des solutés, des dispositifs médicaux, des
produits d’hygiène, des gaz
o Réassort des armoires de dotations dans le service.
o Suivi des alertes de pharmacovigilance et de matériovigilance.
o Préparation des cytotoxiques (cf. ORG/07-Charte de fonctionnement de l'UPC-
disponible sous ENNOV)
o Dispensation globalisée à partir de prescriptions nominatives informatisées. Chaque
prescription fait l’objet d’une analyse pharmaceutique.
- l’unité de radiopharmacie (cf. ORG/21-Contrat entre l'UF de Radiopharmacie et le service
de Médecine Nucléaire- disponible sous ENNOV).
- l’unité centrale de stérilisation hospitalière (cf. ORG/03-Charte de fonctionnement de
l'UCSH- disponible sous ENNOV).
3.4. Ressources humaines
Pour assurer ses missions et répondre à son obligation de résultat, la PUI est dotée de ressources
propres :

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- Pharmacien chef de service, pharmaciens certifiés dont 1 radio pharmacien, pharmacien
confirmé, pharmaciens et interne en pharmacie,
- 1 Cadre de santé préparateur en pharmacie,
- 1 IBODE cadre de l’unité de stérilisation,
- Préparateurs en pharmacie,
- Aides soignants,
- Logisticiens,
- Agents administratifs,
- ACSHQ.
3.5. Accès aux locaux
Les locaux de la PUI sont situés au niveau -2 ouest de l’établissement. L’accès aux locaux est
réglementé et fait l’objet d’une habilitation nominative. Seules les personnes habilitées ou autorisées
ont accès aux locaux de stockage des produits pharmaceutiques.
3.6. Locaux et matériels
La PUI dispose en locaux et matériels d’ :
- une plateforme logistique commune pharmacie / service de distribution des dispositifs
médicaux non stériles munie d’éléments de stockage automatisés pilotés par informatique
- une stérilisation centralisée conforme aux exigences réglementaires dotée de matériels
spécifiques liés à l’activité de stérilisation (Certifiée ISO 9001/2008 par Label Qualité
Système).
- une unité de préparation des cytotoxiques conforme aux exigences réglementaires et dotée
d’un isolateur.
- une unité de radiopharmacie conforme aux recommandations de l’ANSM et dotée d’enceintes
blindées dont un appareil automatique de fractionnement des doses.
- un préparatoire doté d’une hotte à flux d’air laminaire.
- une unité fonctionnelle administrative.
4. Circuit du médicament et des dispositifs médicaux
4.1. Prescription
Sont habilités à prescrire :
- Tout médecin sénior et junior du service de psychiatrie.
La prescription est informatisée via l’application Am@deus.
En cas de panne de réseau ou de serveur, la procédure de fonctionnement dégradée est la suivante :
- retour au format papier pour les prescriptions :
 utiliser l’ordonnance nominative approvisionnée par la CAGM (Cellule
Approvisionnement et Gestion des Matériels).
- globalisation des demandes en produits pharmaceutiques pour le service
 utiliser le carnet à souche de bons de perception modèle 620-73*/3

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Règles de prescription :
- Utilisation du bon support,
- Ordonnance correctement renseignée, timbrée et signée,
- Prescription de médicaments du livret thérapeutique de l’établissement,
- Si prescription de produits hors livret, justification de la demande auprès de la PUI.
4.2. Validation pharmaceutique
Sont habilités à valider :
- Les pharmaciens et les internes en pharmacie, formés.
Tous les lundis à 14h, chaque prescription fait l’objet d’une validation et d’une analyse
pharmaceutique (posologie, effets secondaires, précautions d’emploi, proposition de substitution ou
d’optimisation du traitement…) aboutissant à une décision, autorisation, suspension, refus, demande
de modification concertée. En cas de lundi férié, cette étape sera effectuée le mardi.
Les autres jours de la semaine, seules les prescriptions des patients entrants ou les prescriptions
modifiées sont validées et analysées à 14h.
Le week-end et les jours fériés, les prescriptions des patients entrants ou les prescriptions modifiées
sont validées et analysées durant les heures d’ouverture de la pharmacie (10h-12h).
4.3. Demande du service de psychiatrie en médicaments et autres produits du monopole
pharmaceutique.
Les demandes des produits pharmaceutiques via le progiciel Pharma sont réalisées par du personnel
habilité au sein des unités de soins. Les habilitations sont délivrées par la cellule Am@deus
nominativement en fonction de profils prédéfinis.
La validation des demandes est assurée par les Cadres de santé ou les Infirmiers Référents d’Unités de
Soins (IRUS) du service.
La dispensation et distribution des produits pharmaceutiques est assurée par du personnel de la PUI
formé, qualifié et validé.
- dispensation des médicaments : pharmaciens, préparateurs en pharmacie, apprenti(s) sous le
contrôle d’un pharmacien ou d’un préparateur en pharmacie.
- distribution des dispositifs médicaux et solutés : pharmaciens, préparateurs, apprenti(s),
logisticiens.
4.3.1. Demandes de produits pharmaceutiques via le progiciel Pharma
a. Demandes à formuler au plus tard pour 13h30.
b. Les demandes concernent :
- Les produits correspondants aux traitements spécifiques pour un patient non présents dans
l’armoire de dotation spécifique au service de psychiatrie ;
- Le réapprovisionnement de cette armoire
- Le réapprovisionnement des chariots d’urgence.
Ces demandes feront l’objet d’une demande via le progiciel Pharma ou via une ordonnance
papier. La demande pour recompléter le chariot d’urgence devra comporter un commentaire par
ligne de produit demandé : « réapprovisionnement du chariot d’urgence, X unités ».

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c. Demandes honorées par la PUI le jour même. Acheminement des produits via la
Manutention Automatisée Lourde (« tortues »).
d. En cas d’indisponibilité de la MAL, récupération des produits par les services à partir
de 15h00 sur appel téléphonique de la PUI.
4.3.2. Dispensation globalisée
La dispensation globalisée est assurée à partir de prescriptions informatisées. Chaque prescription fait
l’objet d’une analyse pharmaceutique le lundi (ou mardi si lundi férié). Les autres jours de la semaine,
seules les nouvelles prescriptions ou les modifications de traitement sont validées.
Les médicaments non accessibles dans l’armoire de dotation ou via le prologiciel Pharma™ sont
préparés dans un sachet par patient. Chaque sachet permet d’assurer le traitement du patient jusqu’au
lundi suivant, excepté si la date de fin de traitement est antérieure, et pour les antibiotiques. Pour ceux-
ci, la pharmacie délivrera l’intégralité du traitement : il est donc obligatoire de préciser la date de fin
du traitement.
Les piluliers sont ensuite préparés au sein du service de psychiatrie.
Ces actions ont pour objectif de diminuer le taux d’erreurs médicamenteuses au lit du patient de
manière significative.
a. Les prescriptions sont imprimées systématiquement à la PUI et validées par un
pharmacien. L'archivage n'est donc pas nécessaire dans le service.
b. Pour les nouveaux traitements, c'est à dire les traitements postérieurs à "l'heure limite"
d’impression des ordonnances, soit 14h00, et uniquement pour les spécialités non
détenues dans le service, contacter la PUI au poste 3139 pour préparer les sachets
nominatifs.
c. Les solutés, les médicaments prescrits en "si besoin" et les spécialités faisant l’objet
d’une liste limitée disponible à la PUI (dont insuline et ampoules de solutés) ne sont
pas délivrés en dispensation globalisée. Ils doivent faire l'objet de demandes globales.
d. En cas de prescription de médicaments faisant l’objet d’un traitement personnel du
patient, le prescripteur le notifie sur informatique en cochant « traitement apporté par
le patient » et indique si celui-ci est à fournir ou non par la PUI.
e. Les médicaments dérivés du sang sont prescrits sur Am@deus. Le bon vert de
traçabilité renseigné pour les MDS doit être retourné signé à la PUI.
f. Les molécules onéreuses sont prescrites sur Am@deus en précisant l’indication dans
l’onglet Données.
 Les molécules relevant des indications de niveau 1 et 2 sont dispensées
 Les molécules relevant des indications de niveau 3 (situation non acceptable)
ne sont pas délivrées.
 La prescription des molécules relevant des indications de niveau 4 doit être
accompagnée des textes bibliographiques de référence pour toute
dispensation.