Modalités du soutien offert aux organismes

Modalités du soutien offert aux organismes reconnus par
l’Arrondissement Beauport
Juillet 2016
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L’adoption de la nouvelle politique municipale de la Ville de Québec (août 2015) demande des
ajustements dans son application et dans le service offert aux organismes de la ville.
Actuellement, la politique couvre la reconnaissance et la reddition de comptes des organismes
reconnus. Depuis octobre 2015, le comité interarrondissement travaille à réviser le statut et la
catégorie de tous les organismes ciblés. Il doit s’assurer que chaque organisme soit bien classé
en fonction de son offre de service et son impact dans le milieu.
Dans la poursuite de son harmonisation, une deuxième phase sera déployée et le comité
interarrondissement travaillera à harmoniser tout le soutien (panier de services) offert à nos
organismes reconnus sur le territoire de la ville de Québec.
Entretemps, chaque arrondissement doit poursuivre son soutien et pour cela, le présent
document permet de confirmer les paramètres qui sont en place et de s’y conformer jusqu'au
dépôt de la politique sur le soutien des organismes.
MISE EN CONTEXTE
L’Arrondissement de Beauport établit les modalités du soutien offert aux organismes reconnus
sur son territoire en lien avec la Politique municipale de reconnaissance et de soutien des
organismes à but non lucratif de la Ville de Québec qui définit les fondements, les principes, les
objectifs ainsi que les conditions de reconnaissance, de soutien et de reddition de comptes.
Aussi, les orientations prioritaires de l'Arrondissement sont inspirées de divers programmes et
politiques de la Ville de Québec (Vision du développement social, Politique culturelle, Plan
d'action en accessibilité universelle, Municipalité amie des aînés, Municipalité amie des enfants,
Politique des activités physiques et sportives et Politique familiale).
La présente politique a été élaborée dans un souci de congruence et d’équité en accord avec la
mission, les objectifs et les priorités de la Ville de Québec et de l’Arrondissement de Beauport.
Elle affirme la volonté de ces deux instances de soutenir les actions et les interventions des
organismes du milieu.
La philosophie d’intervention préconisée par l’Arrondissement de Beauport à l’intérieur de ses
champs de compétence vise à favoriser l’action des organismes dans une perspective
d’améliorer la qualité de vie et la participation du citoyen. L’intervention de l’Arrondissement
s’appuie sur les principes suivants :
1.
Le citoyen est l’acteur principal de son développement personnel et de l’amélioration de la
qualité de son milieu de vie. Il connaît ses besoins et la meilleure façon d’y répondre. Il est
appelé toutefois à s’impliquer bénévolement dans l’organisation de sa collectivité et à
participer activement à son développement;
2.
Les organismes à but non lucratif favorisent l’engagement, l’apprentissage et la prise en
charge du citoyen. Ceux-ci constituent un actif important pour le développement de notre
communauté. L’Arrondissement considère les services offerts par les organismes comme
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des moyens que les citoyens regroupés se donnent pour maintenir ou améliorer leur
qualité de vie;
3.
L’ensemble de ces organismes représente un réseau favorisant de façon significative le
partage d’intérêts communs, la promotion des aspirations des citoyens et la recherche de
solutions à des besoins collectifs. L’expérience et l’expertise de ces organismes, dans
leurs secteurs d’activités respectifs, apportent une valeur ajoutée à l’offre de service
proposée à la collectivité;
4.
L’Arrondissement privilégie la conciliation et la concertation dans ses interventions auprès
des organismes. Il assure la coordination du développement et des actions de tous les
intervenants bénéficiant de sa reconnaissance et de son soutien. À cet égard,
l’Arrondissement reconnaît, dans une perspective de complémentarité, l’importance des
quatre regroupements (Regroupement des organismes sportifs et plein air de Beauport,
Conseil beauportois de la culture, Regroupement du loisir communautaire de Beauport et
Regroupement des organismes sociocommunautaires de Beauport) et en fait des
partenaires privilégiés dans leur domaine d’intervention respectif;
5.
L’Arrondissement assure une saine gestion des ressources dont il a la responsabilité.
Cette gestion doit être initiée par un objectif d’utilisation optimale des ressources mises à
sa disposition;
6.
L’Arrondissement priorise, dans ses interventions et dans la mesure du possible, les
clientèles suivantes : les aînés, les jeunes, les familles, les personnes en situation de
pauvreté ou d’exclusion sociale, les personnes vivant avec une incapacité et les adultes.
DESCRIPTION DES SERVICES OFFERTS
Le soutien offert aux organismes est déterminé en fonction des priorités de l’Arrondissement de
Beauport et de la catégorie à laquelle appartient l’organisme, ainsi que des besoins réels de ce
dernier et des ressources disponibles.
Le soutien est présenté sous quatre formes :
•
•
•
•
Professionnel;
Technique;
Administratif;
Financier.
SOUTIEN PROFESSIONNEL
L’Arrondissement affecte une personne-ressource auprès de l’organisme. Son niveau
d’implication est relié à la catégorie dans laquelle celui-ci se situe. Le soutien fourni varie selon
les priorités de l’Arrondissement ainsi que selon les disponibilités des ressources. Son rôle vise
à offrir une expertise professionnelle afin d’accompagner et de conseiller les organismes
reconnus.
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Vie démocratique
L’objectif de ce service est de répondre aux demandes de conseils et de renseignements en
matière de gestion corporative.
En plus de répondre aux demandes de base des organismes dont elle a la responsabilité, la
personne-ressource suit leur cheminement et fournit, selon le besoin, des conseils en matière
de :
•
•
•
•
•
•
•
Vie corporative;
Code d’éthique;
Communication interne et externe;
Aspects juridiques;
Règlements généraux;
Concertation;
Médiation et accompagnement.
Programmes et événements
À ce chapitre, la personne-ressource conseille et assiste, lorsque requis, les organismes en
matière de :
•
•
•
•
•
Choix des activités et des programmes;
Identification des besoins de la clientèle;
Mise en oeuvre des activités et des programmes;
Évaluation des programmes;
Planification et organisation d’événements spéciaux.
Fonctionnement
L’objectif de ce service est de fournir un support technique et professionnel afin de favoriser la
mise en place de meilleures pratiques de gestion dans les domaines suivants :
•
•
•
•
Gestion financière et administrative;
Gestion matérielle;
Gestion des ressources humaines;
Relations avec les services municipaux et autres unités administratives.
Filtrage des bénévoles et des employés
Les organismes détiennent un rôle déterminant dans la protection des clientèles vulnérables.
Nous définissons les clientèles vulnérables comme des personnes susceptibles d’être l’objet
d’exploitation ou d’abus physiques ou moraux (notamment des personnes mineures, aînées,
personnes vivant avec des incapacités physiques ou intellectuelles).
Le filtrage ne comporte pas uniquement la vérification des antécédents judiciaires effectuée par
le Service de police de la Ville de Québec, mais également la mise en place de plusieurs
moyens de prévention et de contrôle. En effet, il est recommandé que les organismes
développent des outils pour l’investigation des candidatures des bénévoles (politique de filtrage,
code d’éthique, entrevue, enquête sociale, vérification des références, etc.).
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À cet égard, le professionnel sensibilise, aide et conseille les organismes dans leurs démarches
afin d’adopter différents moyens favorisant le filtrage des bénévoles et des employés.
SOUTIEN ADMINISTRATIF
La Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire offre une assistance administrative
qui inclut divers services de soutien à l’action des organismes. Ce soutien comprend : promotion
et formation des bénévoles, assurances, service de documentation, inscriptions,
communications, prêt et transport d’équipements, locaux des organismes et téléphonie.
Promotion et formation des bénévoles
L’Arrondissement de Beauport mandate et s’implique financièrement auprès du Centre d’action
bénévole (CAB) Aide 23 pour l’offre de différents ateliers de formation pour les bénévoles et le
personnel des organismes reconnus. Ces rencontres favorisent l’acquisition de connaissances
sur les différentes responsabilités qu’ils doivent assumer au sein d’un organisme à but non
lucratif.
L’Arrondissement de Beauport a officialisé sa relation de partenariat avec le CAB Aide 23 en le
reconnaissant comme l’interlocuteur privilégié en matière d’action bénévole, en concertation
avec les quatre regroupements d’organismes (touchant tous les domaines d’activités). Pour
assumer ce mandat, l’Arrondissement lui accorde les budgets requis pour assurer l’offre de
service au plan de la formation des bénévoles, mais aussi pour faciliter la promotion et le
recrutement de ces ressources humaines au sein des organismes.
D’autre part, l’Arrondissement se fait un devoir de souligner la reconnaissance et le mérite des
bénévoles en organisant annuellement deux événements majeurs : la « Soirée de
reconnaissance des bénévoles » et le concours du Prix Reconnaissance – Arrondissement de
Beauport Ville en santé visant à valoriser les bénévoles, les organismes et les projets s’étant
particulièrement distingués au cours de la dernière année.
Assurances
Il est important pour les organismes sans but lucratif de détenir des garanties d’assurance visant
à les protéger contre les dommages à leurs biens ainsi que contre les conséquences des actes
de leurs représentants par le biais de différentes polices d’assurance. De plus, les
administrateurs, les dirigeants, les membres du personnel et les bénévoles doivent aussi être
protégés contre les conséquences personnelles qu’ils pourraient subir en lien avec leur travail
au sein de l’organisme.
Ainsi, la Ville de Québec offre aux organismes reconnus différentes couvertures d’assurance.
L’éventail et le contenu de ces dernières sont liés au statut octroyé par l’Arrondissement.
Puisque le type et le contenu des couvertures d’assurance évoluent selon le résultat des appels
d’offres et l’historique des réclamations, les protections assujetties à chacune des catégories
d’organismes reconnus peuvent varier au fil des ans.
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Note :
La nouvelle politique municipale a entraîné la révision de plusieurs organismes, entraînant des
modifications dans la catégorisation de ceux-ci, ce qui modifie également la couverture
d’assurance. Actuellement, les organismes demeurent couverts jusqu’au renouvellement de leur
police d’assurance, soit jusqu’au 30 novembre 2017. Par la suite, la nouvelle procédure sera
mise en place et celle-ci remplacera le fonctionnement actuel. Pour assurer une conformité dans
les statuts et catégories, tous les organismes seront révisés dans la prochaine année.
SOUTIEN TECHNIQUE
La Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire offre une série de services de base
à caractère technique et du matériel visant à soutenir l’action des organismes reconnus. Notons,
entre autres, l’accès aux locaux et aux plateaux d’activités, la réservation, le prêt ou la location
d’équipements récréatifs. Ces services sont soumis au règlement de tarification en vigueur et
aux directives administratives applicables.
Prêt et transport d’équipement
Pour les organismes à but non lucratif reconnus, le matériel et les équipements de la centrale
d’équipement de l’Arrondissement de Beauport peuvent être prêtés. La centrale est responsable
de la gestion des prêts et des locations d’équipements récréatifs. Elle fournit, selon les
disponibilités et les règles établies, le transport des articles à certaines conditions.
Locaux des organismes
Un organisme qui désire utiliser un local ou un équipement disponible dans l’arrondissement doit
en faire la demande à la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire de
l’Arrondissement de Beauport.
La reconnaissance octroyée à un organisme par un Arrondissement ou un Service s’applique à
toute la Ville. À ce titre, l’organisme peut faire une demande d’utilisation d’un local ou d’un
équipement partout sur le territoire. Pour ce faire, il doit s’adresser à son répondant Ville. Toute
demande est traitée en conformité avec les politiques et la tarification en vigueur dans chacun
des Arrondissements et selon les disponibilités.
Téléphonie
Dans chaque bâtiment désigné par l’Arrondissement, une ligne téléphonique est mise à la
disposition des organismes pour des raisons de sécurité. Selon certaines modalités et certains
tarifs, des lignes additionnelles, l’installation d’options et des inscriptions dans les bottins
téléphoniques peuvent être disponibles. Les appels interurbains sont limités, contrôlés et
facturés aux utilisateurs.
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SOUTIEN FINANCIER
Pour certains organismes mandataires, la Ville rend possible le versement d’un soutien
financier. Ainsi, elle reconnaît leur importance puisqu’ils contribuent à l’atteinte des objectifs
municipaux à partir d’une entente de partenariat intervenue avec l’Arrondissement pour des
mandats confiés.
De plus, l’Arrondissement de Beauport peut occasionnellement soutenir les organismes selon
certains programmes définis. Voici, à titre indicatif, les programmes d’aide actuellement
disponibles :
•
•
•
•
•
Soutien financier pour mandats confiés;
Aide financière pour anniversaire de fondation des organismes reconnus de
l’Arrondissement de Beauport;
Aide financière aux équipes sportives qui participent à un championnat provincial ou
national;
Programme de soutien à l’amélioration des propriétés des organismes à but non lucratif
reconnus;
Entente de développement culturel (entente entre le ministère de la Culture et des
Communications et la Ville de Québec).
PROGRAMME DE SOUTIEN DES ORGANISMES
1.
Soutien financier pour mandats confiés
Une assistance financière peut être accordée par la Ville. Cette assistance financière peut être
rattachée à un programme municipal (ex : Programme Vacances-été et comités de vie
communautaire) ou à un mandat confié (ex. : travailleurs de parcs).
2.
Programme : Aide financière pour anniversaire de fondation des organismes reconnus de
l’Arrondissement de Beauport
Les organismes reconnus ainsi que les quatre regroupements de l’Arrondissement de Beauport
pourront bénéficier d’une subvention afin de souligner leur anniversaire de fondation à la
condition que ceux-ci organisent un événement spécial pour marquer cet anniversaire (10e, 25e,
50e, 75e et 100e anniversaire).
3.
Programme : Aide financière aux équipes sportives participant à un championnat
provincial ou national
Ce programme vise à remettre une aide financière de la part de l’Arrondissement de Beauport à
une équipe sportive de son territoire désirant représenter la région de Québec à des
compétitions provinciales ou nationales. L’organisme de qui relève l’équipe sportive doit faire
une demande officielle à la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire.
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4.
Programme de soutien à l’amélioration des propriétés des organismes à but non lucratif
reconnus
Le programme vise essentiellement à permettre à des organismes à but non lucratif qui sont
propriétaires d’un immeuble et qui désirent effectuer des travaux d’amélioration à leur propriété
de recevoir une subvention. Ceux-ci devront notamment démontrer l’urgence de procéder aux
travaux de rénovation ou d’amélioration et établir que ceux-ci contribuent à desservir un bon
nombre de citoyennes et de citoyens de Québec.
Ce programme est géré par le Service des loisirs et des sports et possède une enveloppe
budgétaire limitée.
5.
Entente de développement culturel (entente entre le ministère de la Culture et des
Communications et la Ville de Québec)
L’entente de développement culturel s’inscrit dans la foulée des efforts consentis par la Ville de
Québec et le ministère de la Culture et des Communications afin de soutenir les projets visant le
développement culturel de la Ville de Québec.
Le programme « Soutien aux organismes, sensibilisation et projets dans les arrondissements »
permet aux Arrondissements de soutenir la réalisation des projets culturels. Il peut s’agir ici de
projets de diffusion artistique, d’animation urbaine, de mise en valeur de la culture et du
patrimoine, d’organisation d’activités culturelles, etc.
SOUTIEN OFFERT AUX ORGANISMES RECONNUS
PAR L’ ARRONDISSEMENT DE BEAUPORT
SERVICES
DE
L’ARRONDISSEMENT
SOUTIEN
DE
Classification des organismes
Organismes
Organismes
Organismes
collaborateurs
partenaires
associés
(services
de
base)
SOUTIEN PROFESSIONNEL
1. Vie corporative
2. Programmes et événements
3. Fonctionnement
4. Filtrage des bénévoles
SOUTIEN ADMINISTRATIF
A
A
A
A
A
B
A
A
B
B
A
A
5. Formation des bénévoles
6. Assurances
7. Services de documentation
8. Inscriptions
9. Communication
SOUTIEN TECHNIQUE
A
A*
A
A
A
A
A*
A
A
A
B*
A*
A
B
B
10. Prêt de locaux (AGA réunions)
Vie démocratique
A
A
A
8
SERVICES
DE
L’ARRONDISSEMENT
SOUTIEN
DE
11. Prêt de locaux
Activités régulières, sociales de
financement, locaux permanents ou
exclusifs
12. Prêts de matériel ou transport
d’équipement
13. Téléphonie
SOUTIEN FINANCIER
Classification des organismes
Organismes
Organismes
Organismes
collaborateurs
partenaires
associés
(services
de
base)
A
A
B
A
A
B
A
A
A
14. Compensation financière pour
mandats confiés
PP
PP
PP
15. Programme de soutien à
l’amélioration des propriétés des
organismes à but non lucratif
reconnus
A
A
A
16. Aide financière pour anniversaire de
fondation des organismes reconnus
de l’arrondissement
A
A
A
17. Aide financière aux équipes sportives
participant à un championnat
provincial ou national
A
A
N/A
18. Subvention - Entente de
développement culturel (MCCQ et la
Ville de Québec)
A
A
B
A=
B=
PP =
N/A =
Admissible et prioritaire
Admissible mais non prioritaire
Possible par protocole
Non admissible
* Selon les politiques du programme municipal en vigueur, le soutien peut varier selon le type d’organisme.
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