Modalités du soutien offert aux organismes

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Modalités du soutien offert aux organismes reconnus par
l’Arrondissement Beauport
Juillet 2016

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L’adoption de la nouvelle politique municipale de la Ville de Québec (août 2015) demande des
ajustements dans son application et dans le service offert aux organismes de la ville.
Actuellement, la politique couvre la reconnaissance et la reddition de comptes des organismes
reconnus. Depuis octobre 2015, le comité interarrondissement travaille à réviser le statut et la
catégorie de tous les organismes ciblés. Il doit s’assurer que chaque organisme soit bien classé
en fonction de son offre de service et son impact dans le milieu.
Dans la poursuite de son harmonisation, une deuxième phase sera déployée et le comité
interarrondissement travaillera à harmoniser tout le soutien (panier de services) offert à nos
organismes reconnus sur le territoire de la ville de Québec.
Entretemps, chaque arrondissement doit poursuivre son soutien et pour cela, le présent
document permet de confirmer les paramètres qui sont en place et de s’y conformer jusqu'au
dépôt de la politique sur le soutien des organismes.
MISE EN CONTEXTE
L’Arrondissement de Beauport établit les modalités du soutien offert aux organismes reconnus
sur son territoire en lien avec la Politique municipale de reconnaissance et de soutien des
organismes à but non lucratif de la Ville de Québec qui définit les fondements, les principes, les
objectifs ainsi que les conditions de reconnaissance, de soutien et de reddition de comptes.
Aussi, les orientations prioritaires de l'Arrondissement sont inspirées de divers programmes et
politiques de la Ville de Québec (Vision du développement social, Politique culturelle, Plan
d'action en accessibilité universelle, Municipalité amie des aînés, Municipalité amie des enfants,
Politique des activités physiques et sportives et Politique familiale).
La présente politique a été élaborée dans un souci de congruence et d’équité en accord avec la
mission, les objectifs et les priorités de la Ville de Québec et de l’Arrondissement de Beauport.
Elle affirme la volonté de ces deux instances de soutenir les actions et les interventions des
organismes du milieu.
La philosophie d’intervention préconisée par l’Arrondissement de Beauport à l’intérieur de ses
champs de compétence vise à favoriser l’action des organismes dans une perspective
d’améliorer la qualité de vie et la participation du citoyen. L’intervention de l’Arrondissement
s’appuie sur les principes suivants :
1. Le citoyen est l’acteur principal de son développement personnel et de l’amélioration de la
qualité de son milieu de vie. Il connaît ses besoins et la meilleure façon d’y répondre. Il est
appelé toutefois à s’impliquer bénévolement dans l’organisation de sa collectivité et à
participer activement à son développement;
2. Les organismes à but non lucratif favorisent l’engagement, l’apprentissage et la prise en
charge du citoyen. Ceux-ci constituent un actif important pour le développement de notre
communauté. L’Arrondissement considère les services offerts par les organismes comme

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des moyens que les citoyens regroupés se donnent pour maintenir ou améliorer leur
qualité de vie;
3. L’ensemble de ces organismes représente un réseau favorisant de façon significative le
partage d’intérêts communs, la promotion des aspirations des citoyens et la recherche de
solutions à des besoins collectifs. L’expérience et l’expertise de ces organismes, dans
leurs secteurs d’activités respectifs, apportent une valeur ajoutée à l’offre de service
proposée à la collectivité;
4. L’Arrondissement privilégie la conciliation et la concertation dans ses interventions auprès
des organismes. Il assure la coordination du développement et des actions de tous les
intervenants bénéficiant de sa reconnaissance et de son soutien. À cet égard,
l’Arrondissement reconnaît, dans une perspective de complémentarité, l’importance des
quatre regroupements (Regroupement des organismes sportifs et plein air de Beauport,
Conseil beauportois de la culture, Regroupement du loisir communautaire de Beauport et
Regroupement des organismes sociocommunautaires de Beauport) et en fait des
partenaires privilégiés dans leur domaine d’intervention respectif;
5. L’Arrondissement assure une saine gestion des ressources dont il a la responsabilité.
Cette gestion doit être initiée par un objectif d’utilisation optimale des ressources mises à
sa disposition;
6. L’Arrondissement priorise, dans ses interventions et dans la mesure du possible, les
clientèles suivantes : les aînés, les jeunes, les familles, les personnes en situation de
pauvreté ou d’exclusion sociale, les personnes vivant avec une incapacité et les adultes.
DESCRIPTION DES SERVICES OFFERTS
Le soutien offert aux organismes est déterminé en fonction des priorités de l’Arrondissement de
Beauport et de la catégorie à laquelle appartient l’organisme, ainsi que des besoins réels de ce
dernier et des ressources disponibles.
Le soutien est présenté sous quatre formes :
• Professionnel;
• Technique;
• Administratif;
• Financier.
SOUTIEN PROFESSIONNEL
L’Arrondissement affecte une personne-ressource auprès de l’organisme. Son niveau
d’implication est relié à la catégorie dans laquelle celui-ci se situe. Le soutien fourni varie selon
les priorités de l’Arrondissement ainsi que selon les disponibilités des ressources. Son rôle vise
à offrir une expertise professionnelle afin d’accompagner et de conseiller les organismes
reconnus.

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Vie démocratique
L’objectif de ce service est de répondre aux demandes de conseils et de renseignements en
matière de gestion corporative.
En plus de répondre aux demandes de base des organismes dont elle a la responsabilité, la
personne-ressource suit leur cheminement et fournit, selon le besoin, des conseils en matière
de :
• Vie corporative;
• Code d’éthique;
• Communication interne et externe;
• Aspects juridiques;
• Règlements généraux;
• Concertation;
• Médiation et accompagnement.
Programmes et événements
À ce chapitre, la personne-ressource conseille et assiste, lorsque requis, les organismes en
matière de :
• Choix des activités et des programmes;
• Identification des besoins de la clientèle;
• Mise en oeuvre des activités et des programmes;
• Évaluation des programmes;
• Planification et organisation d’événements spéciaux.
Fonctionnement
L’objectif de ce service est de fournir un support technique et professionnel afin de favoriser la
mise en place de meilleures pratiques de gestion dans les domaines suivants :
• Gestion financière et administrative;
• Gestion matérielle;
• Gestion des ressources humaines;
• Relations avec les services municipaux et autres unités administratives.
Filtrage des bénévoles et des employés
Les organismes détiennent un rôle déterminant dans la protection des clientèles vulnérables.
Nous définissons les clientèles vulnérables comme des personnes susceptibles d’être l’objet
d’exploitation ou d’abus physiques ou moraux (notamment des personnes mineures, aînées,
personnes vivant avec des incapacités physiques ou intellectuelles).
Le filtrage ne comporte pas uniquement la vérification des antécédents judiciaires effectuée par
le Service de police de la Ville de Québec, mais également la mise en place de plusieurs
moyens de prévention et de contrôle. En effet, il est recommandé que les organismes
développent des outils pour l’investigation des candidatures des bénévoles (politique de filtrage,
code d’éthique, entrevue, enquête sociale, vérification des références, etc.).

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À cet égard, le professionnel sensibilise, aide et conseille les organismes dans leurs démarches
afin d’adopter différents moyens favorisant le filtrage des bénévoles et des employés.
SOUTIEN ADMINISTRATIF
La Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire offre une assistance administrative
qui inclut divers services de soutien à l’action des organismes. Ce soutien comprend : promotion
et formation des bénévoles, assurances, service de documentation, inscriptions,
communications, prêt et transport d’équipements, locaux des organismes et téléphonie.
Promotion et formation des bénévoles
L’Arrondissement de Beauport mandate et s’implique financièrement auprès du Centre d’action
bénévole (CAB) Aide 23 pour l’offre de différents ateliers de formation pour les bénévoles et le
personnel des organismes reconnus. Ces rencontres favorisent l’acquisition de connaissances
sur les différentes responsabilités qu’ils doivent assumer au sein d’un organisme à but non
lucratif.
L’Arrondissement de Beauport a officialisé sa relation de partenariat avec le CAB Aide 23 en le
reconnaissant comme l’interlocuteur privilégié en matière d’action bénévole, en concertation
avec les quatre regroupements d’organismes (touchant tous les domaines d’activités). Pour
assumer ce mandat, l’Arrondissement lui accorde les budgets requis pour assurer l’offre de
service au plan de la formation des bénévoles, mais aussi pour faciliter la promotion et le
recrutement de ces ressources humaines au sein des organismes.
D’autre part, l’Arrondissement se fait un devoir de souligner la reconnaissance et le mérite des
bénévoles en organisant annuellement deux événements majeurs : la « Soirée de
reconnaissance des bénévoles » et le concours du Prix Reconnaissance – Arrondissement de
Beauport Ville en santé visant à valoriser les bénévoles, les organismes et les projets s’étant
particulièrement distingués au cours de la dernière année.
Assurances
Il est important pour les organismes sans but lucratif de détenir des garanties d’assurance visant
à les protéger contre les dommages à leurs biens ainsi que contre les conséquences des actes
de leurs représentants par le biais de différentes polices d’assurance. De plus, les
administrateurs, les dirigeants, les membres du personnel et les bénévoles doivent aussi être
protégés contre les conséquences personnelles qu’ils pourraient subir en lien avec leur travail
au sein de l’organisme.
Ainsi, la Ville de Québec offre aux organismes reconnus différentes couvertures d’assurance.
L’éventail et le contenu de ces dernières sont liés au statut octroyé par l’Arrondissement.
Puisque le type et le contenu des couvertures d’assurance évoluent selon le résultat des appels
d’offres et l’historique des réclamations, les protections assujetties à chacune des catégories
d’organismes reconnus peuvent varier au fil des ans.