convention de partenariat
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ORGANISATION D’EVENEMENTS SPORTIFS ____________ CONVENTION DE PARTENARIAT Entre les soussignés : L’ASSOCIATION MOTO-CYCLECARISTE DE FRANCE, association loi 1901 dont le siège est situé 12, rue Mozart - 92587 Clichy cedex représentée par son Président, Patrick CASANOVAS, dûment habilité par les statuts de l’association d’une part et ci-après désignée « l’A.M.C.F. » Et LE CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE, représenté par son Président, Monsieur Marcel CHARMANT agissant en vertu d’une décision de la Commission Permanente du 20 octobre 2008 d’autre part et ci-après désigné « le Conseil Général » Il a été arrêté et convenu ce qui suit : Préambule : L’A.M.C.F. est une association loi 1901 dont l’objet principal est l’organisation d’épreuves et de manifestations sportives motocyclistes. En cette qualité, l’association organise et exploite, en son nom et pour son propre compte, les épreuves du Bol d’Or et du Bol d’Or Classic. L’A.M.C.F. et le Conseil Général se sont accordés pour conclure la présente convention de partenariat en vue de l’organisation des épreuves des Bol d’Or et Bol d’Or Classic sur le site du circuit de Nevers-Magny-Cours. ARTICLE 1 : OBJET La présente convention a pour objet de définir les obligations réciproques de l’A.M.C.F. et du Conseil Général dans l’organisation des manifestations suivantes : BOL d’OR , SCOOT d’OR de la NIEVRE, BOL d’OR CLASSIC . Elle conditionne le versement des participations relatives à l’organisation et au rayonnement médiatique de ces épreuves . Les objectifs conjointement définis à atteindre durant la période 2008-2009 sont les suivants : Organiser des manifestations sportives motocyclistes d’envergure internationale dans la Nièvre et en faciliter l’accès à la population nivernaise, Sensibiliser les jeunes nivernais à la sécurité routière à l’occasion des manifestations sportives organisées par l’A.M.C.F, Valoriser la Nièvre et le site du Nevers-Magny-Cours comme pôle international de pratique du sport motocycliste de compétition. Les actions suivantes concourent à la réalisation des objectifs décrits ci-avant et sont détaillées en annexes de la présente convention : Action 1 : SCOOT D’OR de la NIEVRE (annexe 1) Action 2 : COMMUNICATION BOL d’OR (annexe 2) Action 3 : BOL d’OR CLASSIC (annexe 3) ARTICLE 2 : DUREE La présente convention est conclue pour une durée de 2 ans : 2008-2009. Toutefois, la validité de la présente convention est assortie de la condition suspensive suivante : présentation par l’association 1 mois après la tenue de l’assemblée générale, et au plus tard, à l’expiration d’un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable des documents mentionnés à l’article 6-3. Pour chaque action (détail en annexes), le Conseil Général notifie le montant de sa participation. ARTICLE 3: CALENDRIER DES MANIFESTATIONS Il est convenu entre les parties susnommées que les manifestations BOL d’OR, SCOOT d’OR de la NIEVRE, BOL d’OR CLASSIC objets de la présente convention se dérouleront chaque année à des dates comprises dans une période allant du 15 avril au 30 septembre de l’année considérée. ARTICLE 4 : MODALITES D’EXECUTION Les annexes à la présente convention précisent : Les actions prévues par l’A.M.C.F. en vue de réaliser les objectifs décrits à l’article 1 er de la convention L’échéancier financier prévisionnel pour chaque action réalisée par l’A.M.C.F. Les outils d’évaluation à mettre en œuvre pour mesurer l’impact de chaque action ARTICLE 5 : MONTANT DES PARTICIPATIONS ET CONDITIONS DE PAIEMENT Dans chaque annexe à la présente convention est précisé le montant des sommes attribuées à l’A.M.C.F. au titre des années 2008 et 2009 pour chaque action, sous réserve du vote du crédit, dans le cadre de l’année budgétaire correspondante, par le Conseil Général. L’A.M.C.F. doit fournir un budget prévisionnel détaillé par action, 3 mois francs avant les dates des actions concernées. Elle s’engage également à utiliser les participations attribuées par le Conseil Général conformément à la présente convention. Ainsi, les participations du Conseil Général ne peuvent être réaffectées à d’autres objectifs qu’avec l’accord du Conseil Général de la Nièvre. Chaque participation est réglée en un seul versement sur le compte bancaire ou postal dont le RIB ou RIP a été préalablement fourni au Conseil Général par les dirigeants de l’association. ARTICLE 6 : OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION 6-1 Compte rendu L’A.M.C.F. doit fournir dans les 2 mois suivant la fin de l’action, un compte-rendu de celle-ci. Ce compte-rendu devra contenir tous les éléments nécessaires à l’évaluation de l’impact de l’action (indicateurs d’évaluation détaillés en annexes). 6-2 Communication relative aux actions de la convention L’A.M.C.F. fera apparaître sur tous les documents qu’elle édite (affiches, programmes…), concernant les actions décrites en annexes, le logo du Conseil Général de la Nièvre. Elle s’engage également à le citer comme partenaire lors de tous ses entretiens ou présentations avec la presse écrite, de télévision, de radio ou encore sur ses pages internet. Elle doit aussi faire apparaître, à chaque occasion, tous les supports visuels que le Conseil Général souhaite apposer. Le Conseil Général de la Nièvre pourra utiliser gracieusement et à des fins promotionnelles toutes photographies ou films pris à l’occasion de ces manifestations sportives. 6-3 Eléments financiers L’A.M.C.F. doit fournir dans les 6 mois suivant la fin d’exercice (N + 6 mois) un bilan financier de ses activités comprenant : un bilan financier détaillé et individualisé pour chaque manifestation identifiée par la présente convention le bilan consolidé de l’exercice N le compte de résultats consolidé de l’exercice N le budget prévisionnel de l’exercice N + 1 Ces documents comptables doivent être validés par un Commissaire aux Comptes nommé par l’A.M.C.F. L’A.M.C.F. s’engage à fournir à tout agent accrédité du Conseil Général de la Nièvre tous documents administratifs et financiers que la collectivité juge indispensable. L’association respecte la présentation comptable en vigueur et fait notamment apparaître tout excédent ou déficit, ainsi que toute dotation faite au bilan comptable de l’association, à partir du règlement financier de ladite association. ARTICLE 7 : AVENANT Un avenant annuel peut être signé entre les deux parties pour déterminer : - un ajustement éventuel du montant des subventions au regard des éléments d’évaluation des actions réalisées, - les modifications éventuelles à apporter à la liste des actions programmées ainsi qu’à leurs modalités d’exécution, - les éventuels changements d’objectifs décrits à l’article 1 de la présente convention, - la date de déroulement d’une manifestation si elle n’est pas comprise dans la période fixée à l’article 3 de la présente convention. ARTICLE 8 : EVALUATION L’évaluation des conditions de réalisation des actions auxquelles le Conseil Général a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d’un commun accord entre l’administration et l’A.M.C.F. et précisées en annexe de la présente convention. ARTICLE 9 : ANNULATION D’UNE MANIFESTATION SPORTIVE Dans le cas où une manifestation sportive objet de la convention ne peut avoir lieu, la participation afférente ne sera pas versée. En outre, dans la mesure où une manifestation est annulée du fait de l’organisateur, après qu’il ait perçu les participations correspondantes, il est tenu de rembourser intégralement les sommes qui lui ont été allouées. ARTICLE 10 : RESILIATION Le Président du Conseil Général peut résilier la présente convention s’il apparaît que les actions prévues ne se déroulent pas selon les conditions mentionnées en annexes. ARTICLE 11 : LITIGES Les parties s’engagent à appliquer la présente convention loyalement et à éviter tout différend. A défaut d’accord amiable, les litiges qui pourraient intervenir à l’occasion de l’exécution de la présente convention, seront déférés devant la juridiction compétente. Fait en deux exemplaires à Nevers, le Pour l’A.M.C.F., le Président, Le Président du Conseil Général, Patrick CASANOVAS Marcel CHARMANT ANNEXE N° 1 A LA CONVENTION DE PARTENARIAT A.M.C.F. – CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE PERIODE 2008 - 2009 Action 1 : Scoot d’Or de la Nièvre Engagements de l’AMCF : JOURNEE SCOOT d’OR : l’AMCF organise une sensibilisation de 120 jeunes nivernais à la sécurité routière à l’occasion du Bol d’Or. 1 - objectifs : - initier les jeunes aux règles de sécurité - sensibiliser les jeunes aux risques encourus 2 - public : - 120 jeunes collégiens sélectionnés par le Conseil Général 3 - déroulement de l’opération : - le vendredi : formation théorique (notions de sécurité routière sur la conduite en ville, le passage du BSR) et pratique (initiation et maniement d’un 2 roues, 15 minutes par jeune environ) en ateliers . Le Scoot d’Or récompense le jeune ayant obtenu la meilleure appréciation, théorie et pratique confondues - le samedi : les 10 jeunes gagnants du Scoot d’Or défilent en scooter sur le circuit avant le départ du Bol d’Or 4 - encadrement : - la police nationale - l’équipe d’animation mise à disposition par l’A.M.C.F. 5 - dotations du Scoot d’Or - 120 billets pour le Bol d’Or à remettre aux jeunes du Scoot d’Or - 130 casquettes « Bol d’Or » à remettre aux jeunes du Scoot d’Or - 120 programmes « Bol d’Or » à remettre aux jeunes du Scoot d’Or récompenses aux 10 meilleurs candidats (trophées) Participation financière du Conseil Général : Tableau récapitulatif prévisionnel : Année 2008 2009 Subvention Conseil Général au titre de l’action - chapitre 65 45 740 € 45 740 € ANNEXE N° 2 A LA CONVENTION DE PARTENARIAT A.M.C.F. – CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE PERIODE 2008 - 2009 Action 2 : Communication Bol d’Or Engagements de l’AMCF : 1 - association du Conseil Général de la Nièvre à la communication du Bol d’Or par la mise en place du logo du Conseil Général sur l’ensemble des supports de communication, notamment sur : - 1 100 affiches 4 x 3 sur les plus grandes villes de France - 40 pages de publicité dans les magazines spécialisés , français et étrangers* - le dépliant tiré à 150 000 exemplaires - dans la campagne de presse sur les 4 quotidiens régionaux 2 - la visibilité piste : - mise en place de banderoles sur les voies d’accès au village (à fournir par le Conseil Général) - mise en place de panneaux-piste dans les axes des caméras TV 3 - communication dans le support programme du Bol d’Or - une double-page de publicité du Conseil Général dans le programme officiel diffusé gratuitement à 80 000 exemplaires ou - une page « la page du Président » + une page de publicité (à fournir par le Conseil Général) - visibilité terrain : mise en place de banderoles aux entrées et sur la piste. L’AMCF mettra par ailleurs gracieusement à disposition du conseil général 800 billets Bol d’Or avec accès paddock. Participation du Conseil Général : Tableau prévisionnel récapitulatif : Année 2008 2009 Participation Conseil Général au titre de l’action chapitre 011 128 720 € 128 720 € Indicateurs d’évaluation (à fournir par l’A.M.C.F.) : - Nombre de spectateurs sur l’épreuve - Impact médiatique national (nombre de passages à l’antenne sur les médias nationaux généralistes, radio et TV) - Revue de presse (articles relatant l’événement dans les 15 jours suivant l’épreuve) * Justificatifs de diffusion des pages de publicité dans les magazines spécialisés français et étrangers ANNEXE N° 3 A LA CONVENTION DE PARTENARIAT A.M.C.F. - CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE PERIODE 2008-2009 Action 3 : Bol d’Or Classic Engagements de l’AMCF : Communication : - présence du logo du Conseil Général de la Nièvre sur l’ensemble de la campagne de communication relative à l’opération : 20 pages de publicité sur les magazines spécialisés, français et étrangers* sur la presse quotidienne régionale (4 titres) - visibilité terrain : mise en place de banderoles aux entrées et sur la piste L’AMCF mettra par ailleurs gracieusement à disposition du conseil général 1 000 billets « Bol d’Or Classic ». Participation du Conseil Général : Tableau prévisionnel récapitulatif : Année 2008 2009 Participation Conseil Général au titre de l’action - chapitre 11 64 000 € 64 000 € Indicateurs d’évaluation (à fournir par l’A.M.C.F.) : - Nombre de spectateurs payants sur l’épreuve - Impact médiatique national (nombre de passages à l’antenne sur les médias nationaux généralistes, radio et TV) - dossier de presse Bol d’Or Classic * justificatifs de diffusion des pages de publicité dans les magazines spécialisés français et étrangers
