2.1.2 Envoi de l`avis de marché au Bulletin des adjudications
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construction scolaire avec l’aide de la Fédération Wallonie-Bruxelles Directives adjudication SIEC/A04 1 APRES LA PRE-ADJUDICATION ...................................................2 2 LA DEMANDE DE PRIX ...............................................................3 2.1 LA PUBLICATION EN ADJUDICATION OUVERTE .................................................. 3 2.1.1 Textes légaux ................................................................................................ 3 2.1.2 Envoi de l’avis de marché au Bulletin des adjudications ...................................... 3 2.1.3 Délai de consultation minimum à respecter ....................................................... 4 2.1.4 Concernant l’avis de marché… ......................................................................... 4 2.1.5 Consultation européenne ................................................................................ 5 2.2 LA DEMANDE DE PRIX EN PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE ........................... 6 2.2.1 Textes légaux ................................................................................................ 6 2.2.2 Nombre d’entreprises à consulter ..................................................................... 6 2.2.3 Lettre de demande de prix .............................................................................. 6 3 L’OUVERTURE DES OFFRES ........................................................7 3.1 L’OUVERTURE DES OFFRES EN ADJUDICATION OUVERTE ...................................... 7 3.1.1 Textes légaux ................................................................................................ 7 3.1.2 Préparation de la séance ................................................................................. 7 3.1.3 Déroulement de la séance ............................................................................... 8 3.1.4 Après la séance ............................................................................................. 8 3.1.5 Modifications et retraits d’offre ........................................................................ 9 3.1.6 Offres tardives............................................................................................... 9 3.2 L’OUVERTURE DES OFFRES EN PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE ..................... 9 3.2.1 Réception des offres ....................................................................................... 9 4 LE CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE ............................................... 10 4.1 L’ANALYSE DES SOUMISSIONS PAR L’AUTEUR DE PROJET ....................................10 4.1.1 Textes légaux .............................................................................................. 10 4.1.2 Eléments constitutifs .................................................................................... 10 4.1.3 Petits conseils avant d’entamer l’analyse des soumissions : .............................. 10 4.1.4 Problèmes fréquemment rencontrés lors d’une analyse ..................................... 11 4.2 LA DECISION MOTIVEE DU CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE PAR LE MAITRE DE L’OUVRAGE ..14 5 CONSTITUTION DU DOSSIER DE DEMANDE ............................... 15 5.1 5.2 DANS LE CAS D’UN DOSSIER AU FONDS DE GARANTIE .......................................15 DANS LE CAS D’UN DOSSIER AU PROGRAMME PRIORITAIRE DE TRAVAUX (PPT) .........15 SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 1 de 15 1 APRES LA PRE-ADJUDICATION Vous venez de recevoir l’accord pour mettre votre dossier en concurrence, SOIT dans le cadre d’un dossier au Fonds de garantie, SOIT au programme prioritaire de travaux a été retenue et votre auteur de projet a finalisé les documents d’exécution en se basant sur le module relatif à la préadjudication. Une brochure expliquant de manière plus détaillée les étapes de la pré-adjudication est à votre disposition, au format papier ou sous forme d’un fichier, sur simple demande à l’adresse [email protected]. Voir listing des brochures disponibles au SIEC en annexe. Les actions à mener à présent sont les suivantes : Transmettre copie du présent document à l’auteur de projet ; S’il s’agit d’un dossier au Fonds de garantie, et si des remarques ont été formulées, demander à votre architecte de modifier le cahier des charges; Fixer la date d’ouverture des offres en concertation avec le SIEC ; Demander à votre auteur de projet de préparer le procès-verbal d’ouverture des offres ; En cas d’adjudication publique : Envoyer l’avis de marché au bulletin des adjudications ; Eventuellement envoyer, pour information, la copie de l’avis paru au bulletin des adjudications à diverses entreprises et tout autre mode de publicité ; En cas de procédure négociée sans publicité : Envoyer par envoi recommandé les documents du marché simultanément à un nombre suffisant d’entreprises intéressées. Une concurrence élargie et un minimum de 3 offres recevables serons exigés. Après la séance d’ouverture : convenir avec l’auteur de projet de la date à laquelle le rapport d’examen sera disponible ; convenir d’une date pour la rédaction de la décision motivée du choix de l’adjudicataire par le pouvoir organisateur ; constituer le dossier d’adjudication ; transmettre le dossier d’adjudication (Fonds de garantie) ou de demande de subvention (PPT) au SIEC; transmettre une expédition conforme et une copie du bail emphytéotique et du plan annexé. Les actions à mener sont décrites en détail dans la suite du document SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 2 de 15 2 LA DEMANDE DE PRIX Seules les demandes de prix dans le cadre de l’adjudication publique et de la procédure négociée sans publicité sont traitées ci-dessous. Ce sont les deux procédures les plus utilisées dans le cadre des dossiers Fonds de garantie et Programme prioritaire de travaux. Au cas où une autre procédure est envisagée, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements. 2.1 La publication en adjudication ouverte Pour être valable, une adjudication ouverte doit absolument répondre aux conditions de publication fixées par la réglementation des marchés publics. Cette publication prend la forme d’un avis de marché qui sera publié au Bulletin des adjudications (art.19 de la loi du 15 juin 2006). AVANT d’envoyer l’avis de marché au Bulletin des adjudications : nous vous demandons de fixer la date d’ouverture des soumissions en concertation avec notre service. De cette manière, dans la mesure du possible, nous pourrons vous assister lors de l’ouverture. Ceci vous garantit que la procédure fixée par la loi soit respectée. Nous pourrons également faire le point avec vous et votre auteur de projet sur le dossier en fonction des résultats de l’ouverture. 2.1.1 Textes légaux Les règles de publication pour les marchés passés en adjudication ouverte sont fixées par les articles 24 à 49 de l’AR du 15 juillet 2011. 2.1.2 Envoi de l’avis de marché au Bulletin des adjudications La publication au bulletin des adjudications est gratuite si celle-ci est faite en ligne via un formulaire électronique. Un des sites proposant ce type de formulaire est : http://www.publicationsonline.be. La rédaction de l’avis et son envoi au Bulletin des adjudications sont des tâches qui incombent à votre auteur de projet. En effet, certains renseignements figurant dans les clauses administratives du cahier des charges doivent être repris dans l’avis de marché. En cas d’incohérence entre les deux documents, le marché risque d’être caduc et la demande de prix devra être recommencée… L’avis de marché sera publié au Bulletin des adjudications dans un délai de deux ou trois jours après envoi. Mieux vaut également envoyer une copie de l’avis de marché à quelques entreprises pouvant être intéressées par les travaux. Attention, par respect de l’égalité entre soumissionnaires, vous ne pouvez pas avertir les entreprises de l’existence du marché avant que l’avis de marché n’ait été envoyé au Bulletin des adjudications. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 3 de 15 2.1.3 Délai de consultation minimum à respecter Un délai minimum de 36 jours de calendrier doit impérativement être respecté entre l’envoi de l’avis au Bulletin des adjudications et l’ouverture des offres. Il est possible de raccourcir ce délai en cas d’urgence. L’urgence doit cependant résulter d’un événement imprévisible. Réduire les délais de consultation en vue de réaliser les travaux dans l’école au mois d’août n’est pas une raison valable. De plus, en réduisant les délais de consultation, vous réduisez également la concurrence, le risque étant de ne pas recevoir d’offres ou de n’obtenir que des prix trop élevés. Dans ce cas, vous perdriez du temps en devant recommencer la demande de prix. 2.1.4 Concernant l’avis de marché… Certaines rubriques à compléter dans les modèles d’avis de marché ont dû être reprises lors de la transposition des directives européennes dans notre droit et résultent des modèles européens. Toutes ces rubriques ne sont pas conformes à la réglementation belge, il faut donc être attentif à ne pas déroger à la réglementation en vigueur en complétant l’avis de marché. Objet du marché : o Décrivez l’objet du marché précisément dans l’avis afin que les entreprises puissent apprécier si le marché les intéresse ou pas. Dépôt et ouverture des offres : o L’ouverture des offres est publique et ne se tient pas en présence des seuls soumissionnaires. L’avis de marché ne peut donc mentionner de restriction quant à la présence du public à l’ouverture. (Ceci même si le modèle d’avis de marché vous demande de préciser quelles sont les personnes admises à assister à l’ouverture). SIEC/A04 o Même si, au moment de remplir le formulaire, le champ ne doit pas obligatoirement être complété, mieux vaut indiquer dans l’avis de marché, la date, l’heure et l’adresse de remise des offres. o La séance d’ouverture des offres doit se tenir à la même adresse que le dépôt. (Ceci même si le modèle d’avis de marché vous invite à mentionner les deux adresses séparément) o La date et l’heure limite de réception des offres doivent coïncider avec la date et l’heure d’ouverture de celles-ci. (Ceci même si le modèle d’avis de marché vous laisse la possibilité de dissocier le dépôt de l’ouverture.) o Au cas où le marché comporte plusieurs lots : une seule heure d’ouverture doit être prévue pour l’ensemble des lots. Les offres se rapportant aux différents lots seront ouvertes successivement. Prévoir des ouvertures des différents lots espacées d’une demi-heure, par exemple, donne parfois lieu à des confusions dans le chef des entreprises qui peuvent mener au refus d’une offre. o Veillez à ce qu’il ne subsiste pas d’incohérences de lieu, de date et/ou d’heure d’ouverture des offres entre les clauses administratives du cahier des charges et l’avis de marché. DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 4 de 15 Forme juridique de l’adjudicataire o Il suffit de préciser dans l’avis que les sociétés peuvent remettre une offre pour autant qu’elles soient constituées conformément au droit applicable dans le pays d’établissement. (Ceci même si le modèle d’avis de marché vous invite à définir la forme juridique que devra revêtir les éventuels groupements d’entreprises). La sélection qualitative o Le fait de prévoir que les exigences en matière de sélection déterminées dans le cahier spécial des charges n’est pas réglementation. En effet, c’est à la lecture de l’avis, que intéressées doivent pouvoir apprécier si elles paraissent capacité requise. qualitative sont conforme à la les entreprises disposer de la o Ne demandez pas plus de documents, dans l’avis de marché, que ce qui est exigé dans les clauses administratives du cahier des charges. o Une entreprise établie dans un autre état doit être libre de présenter la preuve du respect des obligations en matière de sécurité sociale selon les règles applicables dans cet état, et non uniquement en fournissant l’attestation de l’Office national de sécurité sociale. o De même, concernant l’agréation. La loi du 20 mars 1991 relative à l’agréation des entrepreneurs de travaux prévoit trois modes de preuve : Soit la présentation d’un certificat d’agréation pertinent ; Soit la preuve de l’inscription de l’entrepreneur sur une liste officielle d’entrepreneurs agréés dans un autre état, ainsi que les documents complémentaires ; Soit la remise d’un dossier dont il ressort que l’entrepreneur satisfait aux exigences de la classe et de la catégorie ou sous-catégorie d’agréation à prendre en compte. o 2.1.5 Le texte de l’avis de marché doit être rédigé de manière à ce qu’il couvre ces trois modalités, par exemple, sous cette forme : « satisfaire aux exigences de l’agréation en classe… et en catégorie…. ». Consultation européenne La publication de l’avis de marché au niveau européen est obligatoire pour des marchés de travaux importants dont le montant estimé de l’ensemble des travaux atteint 5.186.000 euros hors tva. Toute information à ce sujet peut être obtenue sur le portail des marchés publics européens : http://simap.europa.eu SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 5 de 15 2.2 La demande de prix en procédure négociée sans publicité 2.2.1 Textes légaux Les règles applicables à la procédure négociée sont reprises à l’article 26 de la loi du 1506-2006 et aux articles 105 à 110 de l’AR du 17-11-2011. 2.2.2 Nombre d’entreprises à consulter En procédure négociée sans publicité, il n’y a pas de publication d’un avis au Bulletin des Adjudications. Un nombre suffisant d’entreprises doivent être consultées simultanément et invitées à remettre prix pour une date précise. Nous vous conseillons d’élargir la concurrence en consultant par exemple un minimum de 6 entreprises par lot, voire 10 dans certains cas. Il est important de s’assurer auprès des entreprises, avant envoi de l’invitation à remettre une offre, qu’elles répondent bien aux critères qualitatifs demandés. Faire des rappels auprès des entreprises ayant reçu le dossier est également nécessaire. 2.2.3 Lettre de demande de prix L’envoi des dossiers de demande de prix aux entreprises se fera par envoi recommandé de manière à fournir la preuve de la simultanéité de la demande et de la consultation d’un nombre suffisant d’entreprises. La lettre d’invitation à remettre prix fera mention : De la date limite de réception des offres, De l’adresse à laquelle elles doivent être envoyées ; De l’indication des documents à joindre ; Et éventuellement des critères d’attribution du marché si ceux-ci ne sont pas repris au cahier des charges. Une offre remise tardivement ne pourra être prise en compte. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 6 de 15 3 L’OUVERTURE DES OFFRES 3.1 L’ouverture des offres en adjudication ouverte 3.1.1 Textes légaux L’ouverture des offres et la proclamation des prix en adjudication ouverte sont liés aux articles 90 à 94 de l’AR du 15 juillet 2011. 3.1.2 Préparation de la séance En aucun cas, un pli reçu mentionnant « offre » ou « adjudication » ne peut être ouvert avant l’heure prévue pour la séance d’ouverture. La séance d’ouverture doit avoir lieu dans le local prévu, aux dates et heures mentionnées dans l’avis de marché. A faire avant l’ouverture : Demandez à l’auteur de projet de préparer un procès-verbal d’ouverture des offres par lot. Un modèle de procès-verbal d’ouverture des offres est à votre disposition, au format papier ou sous forme d’un fichier, sur simple demande à l’adresse [email protected]. Voir listing des brochures disponibles au SIEC en annexe. Attention : la mention « modèle » doit être supprimée ! Vérifiez la boîte aux lettres ou tout autre endroit susceptible de recevoir une offre. Veillez également à ce qu’aucune offre ne soit oubliée sur un bureau. Informez toute personne de l’école susceptible de traiter la correspondance, les plis réceptionnés portant la mention « offre » ou « adjudication » ne peuvent être ouverts avant la séance. Prévoyez un local suffisamment spacieux pour l’ouverture. La séance d’ouverture est publique, les entreprises remettant une offre peuvent notamment y assister. Il est recommandé, si possible, de disposer d’un local d’attente pour y accueillir le public intéressé et d’un local où la séance aura vraiment lieu. L’auteur de projet, ainsi que le ou les représentants du maître de l’ouvrage peuvent se réunir avant la séance afin de fixer les modalités pratiques de l’ouverture. Fléchez le parcours pour atteindre le local où aura lieu l’ouverture. Préparez une caisse par lot dans laquelle seront déposées les offres. Les offres peuvent, soit être envoyées par la poste (envoi recommandé ou non) à l’adresse indiquée dans l’avis de marché, soit être glissées dans l’urne en début de séance d’ouverture. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 7 de 15 Désignez un président de séance, cette présidence est de préférence assurée par un représentant du conseil d’administration du PO. (Il est conseillé de remettre cette brochure à l’avance à la personne désignée.) Les rôles à assurer lors de l’ouverture sont l’ouverture des plis, la proclamation du nom des soumissionnaires, de son domicile et du montant des offres et la rédaction du procès-verbal d’ouverture, rôle qui incombe en général à l’architecte. Enfin, petit détail, il est très utile de disposer d’un ouvre-lettres… 3.1.3 Déroulement de la séance Dès que le public a accès au local, les plis apportés, ainsi que les offres reçues avant la séance, sont déposés dans l’urne prévue. La séance est publique. L’heure d’ouverture doit être impérativement respectée, à la minute près ! A l’heure prévue, le président déclare « la séance ouverte ». A partir de ce moment, aucune offre ne peut plus être acceptée. Avant de procéder à la proclamation, le président demande s’il y a des remarques. Si le président le souhaite, il peut présenter les personnes présentes. Ensuite, les plis sont ouverts un à un et le président proclame les noms des soumissionnaires, leur domicile et le prix remis. Il faut préciser si le prix proclamé est un prix incluant la TVA ou est un prix hors TVA. Aucun commentaire concernant l’offre ne peut être fait. Le déroulement de la séance doit être acté dans le procès-verbal préparé à l’avance. Après la proclamation, le président demande à nouveau à l’auditoire s’il y a des remarques et déclare ensuite la séance close. En cas de remarques ou de questions, celles-ci sont simplement actées sans plus dans le procès-verbal. Les personnes présentes qui souhaitent signer le procès-verbal peuvent le faire. Le public quitte alors le local une fois la séance déclarée close. Ces règles de procédure doivent scrupuleusement être respectées. Y déroger risque d’entraîner la nullité de l’adjudication. 3.1.4 Après la séance Le procès-verbal est immédiatement complété et signé. Toutes les pages des offres originales ainsi que les enveloppes contenant ces offres sont paraphées par les mêmes personnes (au moins trois !). De cette manière, les offres sont validées. Les offres originales paraphées feront partie du dossier transmis au SGIPrS lors de l’introduction du dossier. L’article 45 de l’AR du 15-07-2011 prévoit que toutes les offres sont paraphées par le président et un assesseur au cours de la séance d’ouverture. Cela pouvant prendre, en pratique, un certain temps, il est d’usage de parapher ces documents juste après la séance, en l’absence du public. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 8 de 15 Durant la séance de paraphe des offres, l’auteur de projet peut déjà établir la liste des documents manquants dans les offres, ce qui lui permettra de les réclamer rapidement aux entreprises. Ainsi, le dossier ne sera pas retardé pour cette raison. Tous les documents sont alors remis à l’auteur de projet afin qu’il rédige le rapport d’analyse des soumissions. Il est cependant utile et prudent que le maître de l’ouvrage conserve une copie des offres. 3.1.5 Modifications et retraits d’offre Un soumissionnaire peut modifier ou retirer son offre avant l’ouverture de la séance. Sous peine de nullité, l’objet et la portée des modifications doivent être indiqués avec précision. Le retrait, quant à lui, doit être pur et simple. Le retrait peut également être signifié par fax pour autant qu’il parvienne au président de la séance avant l’ouverture des offres et qu’il soit confirmé par lettre recommandée déposée à la poste au plus tard la veille du jour de la séance d’ouverture des offres. 3.1.6 Offres tardives Une offre tardive ne peut être acceptée que si les deux conditions suivantes sont respectées : que le pouvoir adjudicateur n’ait pas encore notifié sa décision à l’adjudicataire ; que l’offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres. Par exemple, une offre envoyée le jour avant la date d’ouverture et qui serait déposée le lendemain par Taxipost ne répond pas aux conditions fixées. - Les plis contenant les offres, les modifications ou les retraits d’offres arrivés tardivement mais recevables ne peuvent être ouverts tels quels. Il vous faut d’abord inviter tous les soumissionnaires à assister à l’ouverture de ces plis. Deux délégués du pouvoir organisateur doivent également être présents. Un procès-verbal sera rédigé. 3.2 L’ouverture des offres en procédure négociée sans publicité 3.2.1 Réception des offres Les offres peuvent être envoyées ou déposées au bureau de l’auteur de projet ou à l’école selon les cas. Aucune séance publique d’ouverture ne doit avoir lieu. Il est cependant conseillé de se réunir le jour fixé pour la remise des offres et de rédiger un procès-verbal d’ouverture des offres. Ceci garantit que les offres ont bien été remises dans le délai fixé. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 9 de 15 4 LE CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE 4.1 L’analyse des soumissions par l’auteur de projet 4.1.1 Textes légaux L’analyse des soumissions en adjudication publique est liée aux articles 95 à 100 de l’AR du 15.07.2011. L’analyse des offres en procédure négociée sans publicité ne s’appuie pas, sauf mention contraire au cahier des charges, sur ces articles. Mais en pratique, celle-ci en suit généralement le même schéma. 4.1.2 Eléments constitutifs Le principe de l’analyse des soumissions rédigée par votre auteur de projet, est de mettre toutes les offres sur pied d’égalité en permettant une comparaison objective. Sont opérés, dans l’ordre : l’analyse administrative des offres ; la vérification arithmétique ; les corrections de quantités ; le calcul des postes omis ; l’analyse des variantes et des options obligatoires ; l’analyse des remarques ; le contrôle de la normalité des prix ; la désignation de l’adjudicataire. Dans le cadre d’une adjudication publique, le marché sera attribué au soumissionnaire ayant remis l’offre régulière présentant le prix le plus bas, options comprises. Dans le cadre d’une procédure négociée sans publicité, le marché sera attribué au soumissionnaire ayant remis l’offre régulière la plus intéressante au regard des critères d’attribution fixés au cahier des charges. 4.1.3 Petits conseils avant d’entamer l’analyse des soumissions : Le rapport d’analyse des soumissions doit être rédigé sur base du modèle imposé par le SGIPrS Un modèle d’analyse des soumissions tel qu’ imposé par le SGIPrS est à votre disposition, au format papier ou sous forme d’un fichier, sur simple demande à l’adresse [email protected]. Voir listing des brochures disponibles au SIEC en annexe. rédigez une analyse des soumissions par lot, ceci est indispensable pour en permettre une lecture aisée. Si une seule analyse est rédigée tous lots confondus, nous vous demanderons automatiquement d’en recommencer la rédaction ; SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 10 de 15 expurgez le modèle des notes explicatives et commentaires qui sont là pour vous guider dans la rédaction de l’analyse. Supprimez le mot « modèle » du titre du document ! faites l’analyse sur base des prix hors TVA ; actualisez votre estimation à la date de la remise des offres ; écrivez des évidences… A la lecture du document, une personne étrangère au dossier doit être capable de comprendre le cheminement ayant mené au choix de l’entreprise adjudicataire. Chaque étape doit être détaillée et décrite de manière littérale ; joignez les tableaux comparatifs. Ceux-ci sont en effet utile pour avoir rapidement une vue d’ensemble des prix remis, ils ne sont cependant pas suffisants. Les éléments qui apparaissent dans les tableaux doivent être traduits « en mots » dans l’analyse. Une colonne avec le détail de l’estimation doit être présente ; n’oubliez pas de dater et signer le document. Nous n’allons pas décrire en détail toutes les étapes de la procédure d’analyse. Celles-ci sont reprises en détail dans le modèle. De plus, il s’agit d’une matière normalement connue de votre auteur de projet. Les quelques points repris ci-dessous soulèvent certains problèmes régulièrement rencontrés. 4.1.4 Problèmes fréquemment rencontrés lors d’une analyse 4.1.4.1. L’analyse administrative La recevabilité des offres reçues en regard des critères de sélection doit être opérée à ce stade. Cette vérification se fait sur base des documents remis par les entreprises. L’administration impose que chaque document exigé par le cahier des charges et/ou l’avis de marché soit réclamé à toutes les entreprises ne les ayant pas remis, même si celles-ci ne sont pas les moins-disantes. Voici pourquoi, nous vous invitions à ne pas surcharger le cahier des charges et l’avis de marché en demandant des documents jugés moins essentiels… Dès réception des offres, l’auteur de projet doit réclamer, par écrit (mais pas obligatoirement par recommandé), à toutes les entreprises ayant remis prix les documents manquants. Il ne faut pas attendre d’avoir achevé l’analyse pour le faire. Mieux vaut également mentionner un délai de réponse dans le courrier, au-delà duquel l’offre sera jugée irrecevable si des éléments importants sont encore manquants. Cependant, éliminer les offres, sans demander de complément, sur la seule base qu’un des documents n’entraînant pas normalement d’exclusion d’office est absent, sera jugé abusif. Tous ces échanges de courrier devront être joints au dossier. 4.1.4.2 Le moins-disant n’a pas d’agréation, ou une agréation insuffisante La catégorie ou sous-catégorie d’agréation exigée pour le marché dépend du type de travaux envisagés, la classe d’agréation est déterminée sur base du montant hors tva de l’offre de l’entreprise après analyse. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 11 de 15 Si une entreprise ne dispose pas de l’agréation requise mais a joint à son offre la preuve que son agréation ou l’augmentation de sa classe est demandée auprès de la commission d’agréation, sa soumission ne peut pas être écartée. Si de plus, cette entreprise est la moins-disante, le pouvoir organisateur sera amené à suspendre sa décision de notification jusqu’à ce que la commission d’agréation ait rendu sa décision. Si l’entreprise la moins-disante : - ne présente pas d’un certificat d’agréation pertinent ; - ne fournit pas la preuve de son inscription sur une liste officielle d’entrepreneurs agréées d’un autre état ; - n’a pas remis un dossier dont il ressort qu’elle satisfait aux exigences de la classe et de la catégorie ou sous-catégorie d’agréation à prendre en considération ; le pouvoir organisateur peut : - soit exclure le moins-disant et adjuger le marché au soumissionnaire classé deuxième ; - soit attendre que la commission d’agréation ait statué sur la demande dans le cas où celle-ci a malgré tout été introduite. La solution retenue dépendra, entre autres, du délai de validité des offres restant, celui-ci prenant cours au lendemain de l’ouverture des offres. Mieux vaut, dans ce cas, nous contacter afin d’évaluer ensemble la situation. 4.1.4.3 Corrections et modifications dans les offres « (…) Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l’offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. » - article 95 de l’AR du 15-07-2011. Si cette règle était appliquée à la lettre, bon nombre d’offres seraient évincées… L’approche se doit donc d’être pragmatique. Si le montant final reste inchangé, et qu’il tient déjà compte des corrections et/ou des modifications apportées dans le sens de l’article 95, le pouvoir organisateur peut, s’il le souhaite, accepter l’offre. Par contre, toute correction ou modification entraînant une modification du montant total doit avoir été signée par le soumissionnaire sous peine d’éviction. 4.1.4.4 L’offre contient des accolades réunissant plusieurs postes Il peut arriver qu’un soumissionnaire réunisse au moyen d’une accolade plusieurs postes pour lesquels des prix unitaires étaient demandés et présente donc un seul prix pour l’ensemble des postes. L’offre peut dans ce cas être déclarée nulle, les prix unitaires étant nécessaires à l’établissement ultérieur des états d’avancement et décomptes. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 12 de 15 Si les postes concernés sont de minime importance et qu’aucune entreprise n’a signalé, pour ces postes, de modification de quantités, le pouvoir organisateur peut néanmoins décider d’accepter l’offre. 4.1.4.5 Le calcul des postes omis Nous constatons régulièrement la même erreur dans l’application de la formule des postes omis telle qu’elle est reprise à l’article 97 de l’AR du 15-07-2011. Dans la formule S=(L*Y)/X, la valeur X correspond au prix total du soumissionnaire ayant remis prix pour le poste omis compte non tenu du poste omis. Au cas où plusieurs postes ont été omis par différents entrepreneurs, les montants des offres de ces entreprises doivent être mis sur pied d’égalité en soustrayant le prix de tous les postes omis en question par toutes les entreprises. Afin de permettre la vérification de la bonne application de la formule, qui peut avoir une incidence sur les montants finaux, et donc, sur le classement, il est nécessaire d’indiquer tous les détails du calcul dans l’analyse et non seulement le résultat final. Un tableur est à votre disposition sur simple demande et permet d’établir un calcul correct. Exemple : Entreprise A Poste 4.55.71 omis par entreprise A Poste 5.65.72 omis par entreprise C Montant total offre hors tva / Entreprise B Entreprise C Prix total du poste: Prix total du poste: 4.250,00 2.300,00 Prix total du poste : Prix total du poste : 1.230,00 € 1.500,00 € 48.500,00 € 51.200,00 € / 47.000,00 € Calcul de la variable x : - x de l’entreprise A (xA) : 48.500,00 – 1.230,00 = 47.270,00 x de l’entreprise B (xB) : 51.200,00 – 4.250,00 – 1.500,00 = 45.450,00 x de l’entreprise C (xC) : 47.000,00 – 2.300,00 = 44.700,00 Calcul du poste omis 4.55.71 pour l’entreprise A - Variable L= (4.250,00 + 2.300,00) / 2 = 3.275,00 euros - Variable Y = xA = 47.270,00 - Variable X = (xB + xC) / 2 = (45.450,00 + 44.700,00) / 2 = 45.075,00 S=(L*Y)/X= (3.275,00 * 47.270,00) / 45.075,00 = 3.434,48 euros Calcul du poste omis 5.65.72 par l’entreprise C - Variable L= (1.230,00 + 1.500,00) / 2 = 1.365,00 euros - Variable Y = xC = 44.700,00 - Variable X = (xA + xB) / 2 = (47.270,00 + 45.450,00) / 2 = 46.360,00 S=(L*Y)/X= (1.365,00 * 44.700,00) / 46.360,00 = 1.316,12 euros SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 13 de 15 4.4.4.6 L’examen des prix anormaux L’article 99 de l’AR du 15-07-2011 prévoit au §3 que l’analyse de la normalité des prix globaux et unitaires soit opérée, ceci indépendamment du nombre d’offres reçues. Cette analyse se fait, au besoin, en s’appuyant sur l’estimation actualisée. Une entreprise présentant des prix anormaux pour des postes significatifs doit être invitée à fournir des justifications. Si aucun prix anormal n’est décelé, cela doit être mentionné dans l’analyse des soumissions. 4.2 La décision motivée du choix de l’adjudicataire par le maître de l’ouvrage La décision motivée du choix de l’adjudicataire doit être rédigée sur base du modèle imposé par le SGIPrS Un modèle de décision motivée du choix de l’adjudicataire tel qu’ imposé par le SGIPrS est à votre disposition, au format papier ou sous forme d’un fichier, sur simple demande à l’adresse [email protected] (SIEC/C55). Voir listing des brochures disponibles au SIEC en annexe. Par ce document, le pouvoir organisateur entérine les conclusions reprises dans l’analyse des soumissions de l’auteur de projet, cette analyse doit rester jointe en annexe. Ces deux documents sont indissociables. En adjudication publique et en procédure négociée sans publicité, les soumissionnaires dont l’offre a été jugée irrégulière doivent en être informés dans les moindres délais. Avant de communiquer aux soumissionnaires les résultats de la mise en concurrence, il faut, au préalable, que l’examen du dossier ait été réalisé par l’administration et que l’autorisation de commander vous soit parvenue. Avant cela, des changements peuvent encore intervenir quant à l’attribution du marché. Nous vous rappelons qu’aucune commande ne peut être passée avant que vous n’ayez reçu l’autorisation de l’administration. SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 14 de 15 5 CONSTITUTION DU DOSSIER DE DEMANDE Le délai de validité des offres est limité. Ce délai a été fixé dans les clauses administratives du cahier spécial des charges et court à partir du lendemain de l’ouverture des offres. En nous transmettant les documents requis dans les délais les plus brefs, vous éviterez les difficultés et les hausses de prix éventuelles pouvant résulter de l’expiration du délai de validité. Tenez compte des délais d’examen des dossiers auprès de l’administration du SGIPrS qui sont parfois longs. 5.1 Dans le cas d’un dossier au Fonds de garantie L’octroi de l’accord définitif, ainsi que la détermination du montant d’intervention par le Fonds de garantie se fera sur base du dossier d’adjudication que vous introduirez au SIEC. Lors de l’ouverture des offres, nous vous apporterons deux séries d’intercalaires en vue de constituer le dossier. (relevé des éléments du dossier Fonds de Garantie : voir annexe 1) 5.2 Dans le cas d’un dossier au Programme Prioritaire de Travaux (PPT) L’octroi de la subvention se fera sur base du dossier de demande de subvention que vous introduirez au SIEC. Lors de l’ouverture des offres, nous vous apporterons deux séries d’intercalaires en vue de constituer le dossier. (relevé des éléments du dossier PPT voir annexe 2) N'hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements. Nous sommes là pour vous aider: Nous sommes joignables par courrier, par fax (02 256 70 64) ou en laissant un message au 02 256 70 61 • Guy Lattenist, ir. architecte, ([email protected]) Chargé des dossiers du Hainaut • Sophie Scarcez, architecte, ([email protected]) Chargée des dossiers du Luxembourg, de Namur, de Bruxelles 1120 à 1190 et du Brabant-Wallon • Isabelle Demuyser, architecte, ([email protected]) Chargée des dossiers de Bruxelles 1000 à 1090 et de Liège SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 15 de 15 RELEVE DES ELEMENTS DU DOSSIER FONDS DE GARANTIE ANNEXE 1 Ce dossier doit nous être envoyé en 2 exemplaires séparés dont un original en indiquant votre numéro de dossier. La rubrique 7 ne doit contenir que les originaux, il n’est pas nécessaire de nous en fournir une copie. Si ce n’est déjà fait, il vous faudra joindre également la preuve du droit réel : acte de propriété bail emphytéotique ou droit de superficie. Adresse de l’envoi : SIEC – SEGEC- avenue Emmanuel Mounier 100- 1200 Bruxelles Rubrique 1 – DOSSIER DE DEMANDE DE PRIX 1.1 Plan d'implantation avec indication claire de l'endroit où les travaux seront réalisés 1.2 Cahier des charges administratif (modèle imposé par l’administration) 1.3 Cahier des charges technique 1.4 Métré récapitulatif 1.5 Plans éventuels ayant servi à l'appel à la concurrence pour les travaux. 1.6 Plan de sécurité et santé, au cas ou le recours à un coordinateur Sécurité et santé est nécessaire Rubrique 2 – APPEL A LA CONCURRENCE 2.1 Avis de marché publié au bulletin des adjudications ou lettres d’invitation à remettre prix (+ récépissés d’envoi recommandé) dans le cas d’une procédure négociée sans publicité Rubrique 3 – PROCES VERBAL D’OUVERTURE DES SOUMISSIONS 3.1 PV d’ouverture des soumissions par lot Rubrique 4 – RAPPORT D’EXAMEN DES SOUMISSIONS 4.1 L'analyse des soumissions par l'architecte selon les règles des marchés publics, ainsi que les tableaux comparatifs et les courriers échangés SIEC/A04-ANNEXE 1 RELEVE DOSSIER FONDS DE GARANTIE page 1 de 2 Rubrique 5 – DECISION MOTIVEE DU CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE 5.1 La décision motivée du pouvoir organisateur sur la proposition d'adjudicataire datée et signée Rubrique 6 – LES OFFRES RETENUES PROVISOIREMENT COMME ADJUDICATAIRE 6.1 Offres (comprenant le bulletin de soumission, le métré récapitulatif complété, l'attestation ONSS, la preuve d'enregistrement, l’agréation si requise, ainsi que l’ensemble des documents remis) Rubrique 7 – TOUTES LES AUTRES OFFRES RECUES 7.1 Offres non retenues contenant l’ensemble des documents remis SIEC/A04-ANNEXE 1 RELEVE DOSSIER FONDS DE GARANTIE page 2 de 2 RELEVE DES ELEMENTS DU DOSSIER PPT ANNEXE 2 Ce dossier doit nous être envoyé en 2 exemplaires séparés dont un original en indiquant votre numéro de dossier. La rubrique 10 ne doit contenir que les originaux, il n’est pas nécessaire de nous en fournir une copie Adresse de l’envoi : SIEC – SEGEC- avenue Emmanuel Mounier 100- 1200 Bruxelles Rubrique 0 – DEMANDE OFFICIELLE 0.1 Formulaire de demande complété 0.2 Nom, numéro de téléphone et de fax d'une personne-ressource Rubrique 1 – IDENTITE DU POUVOIR ORGANISATEUR 1.1 Copie des statuts parus au moniteur de l'asbl pouvoir organisateur 1.2 Noms, prénoms, fonction et adresse des membres du conseil d’administration Rubrique 2 – MOTIVATION DES TRAVAUX 2.1 Motivation des travaux (ex: rapport de l'architecte, des pompiers ou de l'inspection scolaire) avec éventuellement photos à l'appui Rubrique 3 – ACTE DE DROIT REEL ET PERMIS D’URBANISME 3.1 Titre de propriété ou acte d'emphytéose rédigé par notaire en conformité avec les exigences du PPT 3.2 Plan cadastral reprenant les immeubles concernés 3.3 Matrice cadastrale avec indication des parcelles concernées par les travaux 3.4 Permis d’urbanisme, si nécessaire Rubrique 4 – DOSSIER DE DEMANDE DE PRIX 4.1 Plan d'implantation avec indication claire de l'endroit où les travaux seront réalisés 4.2 Cahier des charges administratif (modèle imposé par l’administration) SIEC/A04-ANNEXE 2 RELEVE DOSSIER PPT page 1 de 2 4.3 Cahier des charges technique 4.4 Plans éventuels ayant servi à l'appel à la concurrence pour les travaux. 4.5 Plan de sécurité et santé, au cas ou le recours à un coordinateur Sécurité et santé est nécessaire Rubrique 5 – APPEL A LA CONCURRENCE 5.1 Avis de marché publié au bulletin des adjudications ou lettres d’invitation à remettre prix (+ récépissés d’envoi recommandé) dans le cas d’une procédure négociée sans publicité Rubrique 6 – PROCES VERBAL D’OUVERTURE DES SOUMISSIONS 6.1 PV d’ouverture des soumissions par lot Rubrique 7 – RAPPORT D’EXAMEN DES SOUMISSIONS 7.1 L'analyse des soumissions par l'architecte selon les règles des marchés publics, ainsi que les tableaux comparatifs Rubrique 8 – DECISION MOTIVEE DU CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE 8.1 La décision motivée du pouvoir organisateur sur la proposition d'adjudicataire datée et signée Rubrique 9 – LES OFFRES RETENUES PROVISOIREMENT 9.1 Offres (comprenant le bulletin de soumission, le métré récapitulatif complété, l'attestation ONSS, la preuve d'enregistrement, l’agréation si requise, ainsi que l’ensemble des documents remis) Rubrique 10 – TOUTES LES AUTRES OFFRES RECUES 10.1 Offres non retenues contenant l’ensemble des documents remis Rubrique 11– CONTRÔLE DES NORMES PHYSIQUES ET FINANCIERES 11.1 Contrôle des normes physiques et financières SIEC/A04-ANNEXE 2 RELEVE DOSSIER PPT page 2 de 2 LISTE DES MODULES DISPONIBLES AU SIEC ANNEXE 3 IN01 INFORMATION GENERALE PO4 DIRECTIVES ACHAT PO7 PROCEDURE PROGRAMME PRIORITAIRE DE TRAVAUX (PPT) AO1 DIRECTIVES CANDIDATURE AU FCG AO2 CONSTITUTION DU DOSSIER D’ACCORD DE PRINCIPE AO3 DIRECTIVES PREADJUDICATION AO4 DIRECTIVES ADJUDICATION AO5 OUVERTURE DU CHANTIER - FACTURATION A06 DIRECTVES DECOMPTE FINAL (EN PREPARATION) AO7 PRESCRIPTIONS LEGALES ET OBLIGATIONS CONTRACTUELLES A OBSERVER PENDANT TOUTE LA DUREE DU CONTRAT C11 DESIGNATION DE L’AUTEUR DE PROJET C12-1 MISSION GLOBALE D'ARCHITECTURE (PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE) C12-2 MISSION GLOBALE D'ARCHITECTURE (MARCHE PUBLIC DE SERVICES) C12-3 DECISION MOTIVEE D'ATTRIBUTION C13 LE COORDINATEUR DE SECURITE C21 PROPRIETE ET DROIT REEL C22 MODELE DE CONVENTION D’EMPHYTEOSE. C23 CHANGEMENT DE POUVOIR ORGANISATEUR OU ALIENATION C24 INDEMNITE EN FIN DE BAIL C31 NORMES PHYSIQUES C32 NORMES FINANCIERES SIEC/A04-ANN3 LISTE DES MODULES DISPONIBLES AU SIEC page 1 de 2 C33 C41 POSTES SUBENTIONNABLES ET NON SUBVENTIONNABLES. FINANCEMENT C43 COMMISSION D'AVIS C51 MODES DE PASSATION DES MARCHES C52 MODELE DE CAHIER DES CHARGES ADMINISTRATIF C53 MODELE DE PROCES-VERBAL D’OUVERTURE DES OFFRES C54 MODELE : rapport l’administration) C55 MOTIVATION, INFORMATION ET VOIES DE RECOURS C56 DETTES SOCIALES ET FISCALES - ENREGISTREMENT ET AGREATION C57 MODELE DE NOTIFICATION C58 MODELE DE PROCES-VERBAL DE RECEPTION PROVISOIRE C59 MODELE DE LIBERATION DU CAUTIONNEMENT C60 FAILLITE D’UN ENTREPRENEUR C61 DEFAUT D’EXECUTION ET RETARDS (EN PREPARATION) C62 DEFAUT DE CAUTIONNEMENT (EN PREPARATION) C63 DEMANDES DE PRIX : PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE C85 URBANISME SIEC/A04-ANN3 d’analyse des soumissions LISTE DES MODULES DISPONIBLES AU SIEC (tel qu’imposé par page 2 de 2
