2.1.2 Envoi de l`avis de marché au Bulletin des adjudications

SIEC/A04 DIRECTIVES ADJUDICATION – février 2015 page 1 de 15
construction scolaire avec l’aide de la Fédération Wallonie-Bruxelles
Directives adjudication
SIEC/A04
1 APRES LA PRE-ADJUDICATION ...................................................2
2 LA DEMANDE DE PRIX ...............................................................3
2.1 LA PUBLICATION EN ADJUDICATION OUVERTE .................................................. 3
2.1.1 Textes légaux ................................................................................................ 3
2.1.2 Envoi de l’avis de marché au Bulletin des adjudications ...................................... 3
2.1.3 Délai de consultation minimum à respecter ....................................................... 4
2.1.4 Concernant l’avis de marché… ......................................................................... 4
2.1.5 Consultation européenne ................................................................................ 5
2.2 LA DEMANDE DE PRIX EN PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE ........................... 6
2.2.1 Textes légaux ................................................................................................ 6
2.2.2 Nombre d’entreprises à consulter ..................................................................... 6
2.2.3 Lettre de demande de prix .............................................................................. 6
3 L’OUVERTURE DES OFFRES ........................................................7
3.1 L’OUVERTURE DES OFFRES EN ADJUDICATION OUVERTE ...................................... 7
3.1.1 Textes légaux ................................................................................................ 7
3.1.2 Préparation de la séance ................................................................................. 7
3.1.3 Déroulement de la séance ............................................................................... 8
3.1.4 Après la séance ............................................................................................. 8
3.1.5 Modifications et retraits d’offre ........................................................................ 9
3.1.6 Offres tardives............................................................................................... 9
3.2 L’OUVERTURE DES OFFRES EN PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE ..................... 9
3.2.1 Réception des offres ....................................................................................... 9
4 LE CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE ............................................... 10
4.1 L’ANALYSE DES SOUMISSIONS PAR L’AUTEUR DE PROJET .................................... 10
4.1.1 Textes légaux .............................................................................................. 10
4.1.2 Eléments constitutifs .................................................................................... 10
4.1.3 Petits conseils avant d’entamer l’analyse des soumissions : .............................. 10
4.1.4 Problèmes fréquemment rencontrés lors d’une analyse ..................................... 11
4.2 LA DECISION MOTIVEE DU CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE PAR LE MAITRE DE L’OUVRAGE .. 14
5 CONSTITUTION DU DOSSIER DE DEMANDE ............................... 15
5.1 DANS LE CAS D’UN DOSSIER AU FONDS DE GARANTIE ....................................... 15
5.2 DANS LE CAS D’UN DOSSIER AU PROGRAMME PRIORITAIRE DE TRAVAUX (PPT) ......... 15

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1 APRES LA PRE-ADJUDICATION
Vous venez de recevoir l’accord pour mettre votre dossier en concurrence,
SOIT dans le cadre d’un dossier au Fonds de garantie,
SOIT au programme prioritaire de travaux a été retenue et votre auteur de projet a
finalisé les documents d’exécution en se basant sur le module relatif à la pré-
adjudication.
Une brochure expliquant de manière plus détaillée les étapes de la pré-adjudication est à votre
disposition, au format papier ou sous forme d’un fichier, sur simple demande à l’adresse
[email protected]. Voir listing des brochures disponibles au SIEC en annexe.
Les actions à mener à présent sont les suivantes :
 Transmettre copie du présent document à l’auteur de projet ;
 S’il s’agit d’un dossier au Fonds de garantie, et si des remarques ont été formulées,
demander à votre architecte de modifier le cahier des charges;
 Fixer la date d’ouverture des offres en concertation avec le SIEC ;
 Demander à votre auteur de projet de préparer le procès-verbal d’ouverture des
offres ;
En cas d’adjudication publique :
 Envoyer l’avis de marché au bulletin des adjudications ;
 Eventuellement envoyer, pour information, la copie de l’avis paru au bulletin des
adjudications à diverses entreprises et tout autre mode de publicité ;
En cas de procédure négociée sans publicité :
 Envoyer par envoi recommandé les documents du marché simultanément à un
nombre suffisant d’entreprises intéressées. Une concurrence élargie et un minimum
de 3 offres recevables serons exigés.
Après la séance d’ouverture :
 convenir avec l’auteur de projet de la date à laquelle le rapport d’examen sera
disponible ;
 convenir d’une date pour la rédaction de la décision motivée du choix de
l’adjudicataire par le pouvoir organisateur ;
 constituer le dossier d’adjudication ;
 transmettre le dossier d’adjudication (Fonds de garantie) ou de demande de
subvention (PPT) au SIEC;
 transmettre une expédition conforme et une copie du bail emphytéotique et du plan
annexé.
Les actions à mener sont décrites en détail dans la suite du document

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2 LA DEMANDE DE PRIX
Seules les demandes de prix dans le cadre de l’adjudication publique et de la procédure
négociée sans publicité sont traitées ci-dessous. Ce sont les deux procédures les plus
utilisées dans le cadre des dossiers Fonds de garantie et Programme prioritaire de travaux.
Au cas où une autre procédure est envisagée, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de
renseignements.
2.1 La publication en adjudication ouverte
Pour être valable, une adjudication ouverte doit absolument répondre aux conditions de
publication fixées par la réglementation des marchés publics. Cette publication prend la
forme d’un avis de marché qui sera publié au Bulletin des adjudications (art.19 de la loi du
15 juin 2006).
AVANT d’envoyer l’avis de marché au Bulletin des adjudications : nous vous
demandons de fixer la date d’ouverture des soumissions en concertation avec
notre service.
De cette manière, dans la mesure du possible, nous pourrons vous assister lors de
l’ouverture. Ceci vous garantit que la procédure fixée par la loi soit respectée. Nous
pourrons également faire le point avec vous et votre auteur de projet sur le dossier en
fonction des résultats de l’ouverture.
2.1.1 Textes légaux
Les règles de publication pour les marchés passés en adjudication ouverte sont fixées par
les articles 24 à 49 de l’AR du 15 juillet 2011.
2.1.2 Envoi de l’avis de marché au Bulletin des adjudications
La publication au bulletin des adjudications est gratuite si celle-ci est faite en ligne via un
formulaire électronique. Un des sites proposant ce type de formulaire est :
http://www.publicationsonline.be.
La rédaction de l’avis et son envoi au Bulletin des adjudications sont des tâches qui
incombent à votre auteur de projet. En effet, certains renseignements figurant dans les
clauses administratives du cahier des charges doivent être repris dans l’avis de marché. En
cas d’incohérence entre les deux documents, le marché risque d’être caduc et la demande
de prix devra être recommencée…
L’avis de marché sera publié au Bulletin des adjudications dans un délai de deux ou trois
jours après envoi.
Mieux vaut également envoyer une copie de l’avis de marché à quelques entreprises
pouvant être intéressées par les travaux. Attention, par respect de l’égalité entre
soumissionnaires, vous ne pouvez pas avertir les entreprises de l’existence du marché
avant que l’avis de marché n’ait été envoyé au Bulletin des adjudications.

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2.1.3 Délai de consultation minimum à respecter
Un délai minimum de 36 jours de calendrier doit impérativement être respecté entre
l’envoi de l’avis au Bulletin des adjudications et l’ouverture des offres.
Il est possible de raccourcir ce délai en cas d’urgence. L’urgence doit cependant résulter
d’un événement imprévisible. Réduire les délais de consultation en vue de réaliser les
travaux dans l’école au mois d’août n’est pas une raison valable.
De plus, en réduisant les délais de consultation, vous réduisez également la concurrence,
le risque étant de ne pas recevoir d’offres ou de n’obtenir que des prix trop élevés. Dans
ce cas, vous perdriez du temps en devant recommencer la demande de prix.
2.1.4 Concernant l’avis de marché…
Certaines rubriques à compléter dans les modèles d’avis de marché ont dû
être reprises lors de la transposition des directives européennes dans notre
droit et résultent des modèles européens. Toutes ces rubriques ne sont pas
conformes à la réglementation belge, il faut donc être attentif à ne pas
déroger à la réglementation en vigueur en complétant l’avis de marché.
 Objet du marché :
o Décrivez l’objet du marché précisément dans l’avis afin que les entreprises
puissent apprécier si le marché les intéresse ou pas.
 Dépôt et ouverture des offres :
o L’ouverture des offres est publique et ne se tient pas en présence des seuls
soumissionnaires. L’avis de marché ne peut donc mentionner de restriction
quant à la présence du public à l’ouverture.
(Ceci même si le modèle d’avis de marché vous demande de préciser quelles
sont les personnes admises à assister à l’ouverture).
o Même si, au moment de remplir le formulaire, le champ ne doit pas
obligatoirement être complété, mieux vaut indiquer dans l’avis de marché, la
date, l’heure et l’adresse de remise des offres.
o La séance d’ouverture des offres doit se tenir à la même adresse que le dépôt.
(Ceci même si le modèle d’avis de marché vous invite à mentionner les deux
adresses séparément)
o La date et l’heure limite de réception des offres doivent coïncider avec la date
et l’heure d’ouverture de celles-ci. (Ceci même si le modèle d’avis de marché
vous laisse la possibilité de dissocier le dépôt de l’ouverture.)
o Au cas où le marché comporte plusieurs lots : une seule heure d’ouverture
doit être prévue pour l’ensemble des lots. Les offres se rapportant aux
différents lots seront ouvertes successivement. Prévoir des ouvertures des
différents lots espacées d’une demi-heure, par exemple, donne parfois lieu à
des confusions dans le chef des entreprises qui peuvent mener au refus d’une
offre.
o Veillez à ce qu’il ne subsiste pas d’incohérences de lieu, de date et/ou d’heure
d’ouverture des offres entre les clauses administratives du cahier des charges
et l’avis de marché.

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 Forme juridique de l’adjudicataire
o Il suffit de préciser dans l’avis que les sociétés peuvent remettre une offre
pour autant qu’elles soient constituées conformément au droit applicable dans
le pays d’établissement. (Ceci même si le modèle d’avis de marché vous invite
à définir la forme juridique que devra revêtir les éventuels groupements
d’entreprises).
 La sélection qualitative
o Le fait de prévoir que les exigences en matière de sélection qualitative sont
déterminées dans le cahier spécial des charges n’est pas conforme à la
réglementation. En effet, c’est à la lecture de l’avis, que les entreprises
intéressées doivent pouvoir apprécier si elles paraissent disposer de la
capacité requise.
o Ne demandez pas plus de documents, dans l’avis de marché, que ce qui est
exigé dans les clauses administratives du cahier des charges.
o Une entreprise établie dans un autre état doit être libre de présenter la preuve
du respect des obligations en matière de sécurité sociale selon les règles
applicables dans cet état, et non uniquement en fournissant l’attestation de
l’Office national de sécurité sociale.
o De même, concernant l’agréation. La loi du 20 mars 1991 relative à
l’agréation des entrepreneurs de travaux prévoit trois modes de preuve :
 Soit la présentation d’un certificat d’agréation pertinent ;
 Soit la preuve de l’inscription de l’entrepreneur sur une liste officielle
d’entrepreneurs agréés dans un autre état, ainsi que les documents
complémentaires ;
 Soit la remise d’un dossier dont il ressort que l’entrepreneur satisfait aux
exigences de la classe et de la catégorie ou sous-catégorie d’agréation à
prendre en compte.
o Le texte de l’avis de marché doit être rédigé de manière à ce qu’il couvre ces
trois modalités, par exemple, sous cette forme : « satisfaire aux exigences de
l’agréation en classe… et en catégorie…. ».
2.1.5 Consultation européenne
La publication de l’avis de marché au niveau européen est obligatoire pour des marchés de
travaux importants dont le montant estimé de l’ensemble des travaux atteint 5.186.000
euros hors tva.
Toute information à ce sujet peut être obtenue sur le portail des marchés publics
européens : http://simap.europa.eu