Principes généraux pour la préparation aux

Guide de gestion / Mission d’assistance technique RESATER / Réseau Parcourir – version du 13/09/09 Page 44
17 // GUIDE POUR PREPARATION AUX CONTROLES
Principes généraux pour la préparation aux contrôles. ___________________________________ 44
Schéma général d’organisation de l’archivage __________________________________________ 44
Détails de l’archivage. _____________________________________________________________ 45
Annexe à rajouter aux livres 1,3,5 ____________________________________________________ 46
Principes généraux pour la préparation aux contrôles
Le principe général est d’organiser un archivage spécifique aux modalités de gestion et de contrôle du
programme SUDOE IVB.
Les documents doivent être accessibles rapidement en cas de contrôle jusqu’à la clôture finale du programme
SUDOE, prévue en 2015.
Ce sont les documents « originaux » qui doivent être archivés. Dans le cas ou l'original d'un document est dans
un autre service, il doit être cité (pièce et service dans lequel il est classé) pour une recherche rapide.
Schéma général d’organisation de l’archivage
Plan d’archive
RESATER
Livre 1 :
Le cadre
juridique
Livre 2 :
Les prestations
externes
Livre 5 :
Les produits
Livre 4 :
Communication
et diffusion
Livre 3 :
Cadre financier
et contrôle
Rapports
semestriels et
rapport de clôture

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Détails de l’archivage
Livre 1 : Le cadre juridique.
Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes :
1) L’accord de collaboration
2) L’accord d’octroi FEDER
3) Les lettres de notification du STC
4) Une copie de la lettre d’engagement financier / une copie de la lettre « certification de la
contrepartie »
5) Les modifications budgétaires avec les courriers de la Région chef de file
6) Les lettres d’accord et de décision (délibération, attestations, convention etc)
Livre 2 : les prestations
Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes :
1) Les marchés passés par la région avec les prestataires extérieurs comprenant : l’appel à la
concurrence, le dossier de consultation des entreprises, la grille d’évaluation des offres, la
décision du choix du prestataire, le marché.
2) Les rapports d’exécution de ces prestations.
Livre 3 : Cadre financier, gestion, contrôle,
Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes :
1) La piste d’audit
2) Le mode de certification et le marché passé avec le prestataire dans le cas d’une société
privée.
3) Le tableau, calendrier des rapports d’exécution.
4) Le calendrier des dates de remboursement FEDER
5) Eventuellement les lettres à la Région Chef de File et au service en charge de la certification.
En annexe du livre 3 le classement des rapports (Rapports semestriels + rapport semestriel) :
rapport d’activité et d’exécution financière et original des factures certifiées correspondantes
Livre 4 : Communications
Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes :
1) Tous les documents des campagnes de communication réalisées dans votre Région avec le
budget du projet RESATER
2) Tous les autres documents de communication ou de publicité réalisés au cours du projet
(newsletter, dossier de presse, logo…)

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Livre 5 : Activités et produits
Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes :
1) Le tableau général des activités, le chronogramme et le tableau de bord des activités (pour le
suivi de l’exécution)
2) Les documents relatifs à l’organisation de l’expertise croisée dans votre Région (Programme,
feuille de présence, compte rendu, fiche d’évaluation etc.)
3) La liste des activités transnationales de chaque groupe de tâche réalisées dans votre Région,
avec copie des fiches de présence.
4) La liste des activités locales de chaque groupe de tâche réalisées dans votre Région, avec
copie des fiches de présence, et conventions avec les partenaires locaux
5) La liste des produits réalisés au cours du projet
*Chaque Région partenaire doit en fonction de sa propre organisation juridique, financière et de
partenariat, rajouter les pièces nécessaires.
Annexe à rajouter aux livres 1,3,5
Organisation de la gestion et la coordination
Représentants au Comité de Pilotage
Transnational
Composition : 1 membre officiel + 1
suppléant
Nom et coordonnées de/des personne/s désignées
Chef de projet partenaire
Ce sera la personne de contact pour la
région chef de file. Il sera en charge de
suivre l’avancement global de RESATER
sur son territoire.
Nom et coordonnées de la personne désignée :
Coordinateur financier
Le responsable financier aura en
charge de suivre l’avancement de la
consommation financière de la région
partenaire. Cette personne assistera le
pilote dans la rédaction des rapports
d’avancement semestriels.
Nom et coordonnées de la personne désignée :
Groupe de travail thématique
Chaque région partenaire pourra
désigner 1 ou 2 personnes qui
participeront à ce groupe
(coordination des activités du thème)
Nom et coordonnées de/des personnes désignées :