Principes généraux pour la préparation aux
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17 // GUIDE POUR PREPARATION AUX CONTROLES Principes généraux pour la préparation aux contrôles. ___________________________________ 44 Schéma général d’organisation de l’archivage __________________________________________ 44 Détails de l’archivage. _____________________________________________________________ 45 Annexe à rajouter aux livres 1,3,5 ____________________________________________________ 46 Principes généraux pour la préparation aux contrôles Le principe général est d’organiser un archivage spécifique aux modalités de gestion et de contrôle du programme SUDOE IVB. Les documents doivent être accessibles rapidement en cas de contrôle jusqu’à la clôture finale du programme SUDOE, prévue en 2015. Ce sont les documents « originaux » qui doivent être archivés. Dans le cas ou l'original d'un document est dans un autre service, il doit être cité (pièce et service dans lequel il est classé) pour une recherche rapide. Schéma général d’organisation de l’archivage Plan d’archive RESATER Livre 2 : Livre 1 : Le cadre juridique Les prestations externes Livre 3 : Cadre financier et contrôle Livre 4 : Livre 5 : Communication et diffusion Les produits Rapports semestriels et rapport de clôture Guide de gestion / Mission d’assistance technique RESATER / Réseau Parcourir – version du 13/09/09 Page 44 Détails de l’archivage Livre 1 : Le cadre juridique. Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes : 1) 2) 3) 4) L’accord de collaboration L’accord d’octroi FEDER Les lettres de notification du STC Une copie de la lettre d’engagement financier / une copie de la lettre « certification de la contrepartie » 5) Les modifications budgétaires avec les courriers de la Région chef de file 6) Les lettres d’accord et de décision (délibération, attestations, convention etc) Livre 2 : les prestations Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes : 1) Les marchés passés par la région avec les prestataires extérieurs comprenant : l’appel à la concurrence, le dossier de consultation des entreprises, la grille d’évaluation des offres, la décision du choix du prestataire, le marché. 2) Les rapports d’exécution de ces prestations. Livre 3 : Cadre financier, gestion, contrôle, Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes : 1) La piste d’audit 2) Le mode de certification et le marché passé avec le prestataire dans le cas d’une société privée. 3) Le tableau, calendrier des rapports d’exécution. 4) Le calendrier des dates de remboursement FEDER 5) Eventuellement les lettres à la Région Chef de File et au service en charge de la certification. En annexe du livre 3 le classement des rapports (Rapports semestriels + rapport semestriel) : rapport d’activité et d’exécution financière et original des factures certifiées correspondantes Livre 4 : Communications Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes : 1) Tous les documents des campagnes de communication réalisées dans votre Région avec le budget du projet RESATER 2) Tous les autres documents de communication ou de publicité réalisés au cours du projet (newsletter, dossier de presse, logo…) Guide de gestion / Mission d’assistance technique RESATER / Réseau Parcourir – version du 13/09/09 Page 45 Livre 5 : Activités et produits Dans ce document il doit y avoir à minima* les pièces suivantes : 1) Le tableau général des activités, le chronogramme et le tableau de bord des activités (pour le suivi de l’exécution) 2) Les documents relatifs à l’organisation de l’expertise croisée dans votre Région (Programme, feuille de présence, compte rendu, fiche d’évaluation etc.) 3) La liste des activités transnationales de chaque groupe de tâche réalisées dans votre Région, avec copie des fiches de présence. 4) La liste des activités locales de chaque groupe de tâche réalisées dans votre Région, avec copie des fiches de présence, et conventions avec les partenaires locaux 5) La liste des produits réalisés au cours du projet *Chaque Région partenaire doit en fonction de sa propre organisation juridique, financière et de partenariat, rajouter les pièces nécessaires. Annexe à rajouter aux livres 1,3,5 Organisation de la gestion et la coordination Représentants au Comité de Pilotage Transnational Composition : 1 membre officiel + 1 suppléant Nom et coordonnées de/des personne/s désignées Chef de projet partenaire Nom et coordonnées de la personne désignée : Ce sera la personne de contact pour la région chef de file. Il sera en charge de suivre l’avancement global de RESATER sur son territoire. Coordinateur financier Nom et coordonnées de la personne désignée : Le responsable financier aura en charge de suivre l’avancement de la consommation financière de la région partenaire. Cette personne assistera le pilote dans la rédaction des rapports d’avancement semestriels. Groupe de travail thématique Chaque région partenaire pourra désigner 1 ou 2 personnes qui participeront à ce groupe (coordination des activités du thème) Nom et coordonnées de/des personnes désignées : Guide de gestion / Mission d’assistance technique RESATER / Réseau Parcourir – version du 13/09/09 Page 46
