Le point sur l`archivage du dossier médical

Informations pratiques
Le point sur l’archivage du dossier médical
 Archiver, oui mais pourquoi ?
 Les informations présentes dans le dossier médical doivent
être facilement et rapidement accessibles dans le cadre de la
continuité des soins.
 Tout patient ou ses ayant droits doit pouvoir accéder à son
dossier médical.
 En cas d’action en justice, un certain nombre de documents
peuvent être utilisés.
 Quelle durée de conservation des archives ?
Faute de durée de conservation des archives des médecins libéraux, il était d’usage de se
référer au délai de prescription en matière civile, soit 30 ans.
A noter. Le délai de prescription est le délai maximal durant lequel un patient est en droit de déposer
plainte contre un médecin.
Cependant, depuis la loi du 4 mars 2002, le délai de prescription en matière de
responsabilité médicale est de 10 ans, à compter de la consolidation du dommage, pour tous les
actes et préjudices postérieurs au 5 mars 20021.
Attention ! Lorsque le patient est mineur, le délai commence à courir à compter de sa majorité.
 Vous devez donc conserver vos dossiers médicaux pendant une durée au moins égale à
10 ans. A l’instar du Conseil national de l’ordre des médecins (CNOM), nous vous recommandons de
les conserver pour une durée de 20 ans minimum, délai applicable aux établissements de santé2.
1 Art. L. 1142-28 du Code de la santé publique.
2 Art. R. 1112-7 du Code de la santé publique. V. également CNOM, Dématérialisation des documents médicaux, juin 2010.
Source : Pôle Juridique URPS médecins Nord-Pas-de-Calais

 Comment archiver ?
Quelles que soient les modalités d’archivage, celles-ci doivent permettre d’assurer la
confidentialité et la pérennité des dossiers médicaux.
L’archivage « papier » peut être fait par le médecin lui-même ou par une société privée d’archivage.
Le contrat conclu avec cette société doit préciser les conditions et la durée de conservation ainsi que
les modalités d’accès aux dossiers médicaux archivés.
 N’oubliez pas de communiquer ce contrat au Conseil départemental de l’ordre des
médecins (CDOM).
L’archivage informatique est possible sous conditions. Le médecin libéral doit obligatoirement
informer :
X La CNIL : l’archivage informatique doit faire l’objet d’une déclaration simplifiée de
traitements automatisés de données personnelles.
Y Les patients : le traitement informatisé doit faire l’objet d’une information (affiches dans la
salle d’attente...).
Y
A noter. Le CNOM recommande un système de stockage horodaté permettant de garantir l’intégrité
des documents numériques.
 Un dossier médical informatique a-t-il valeur de preuve ?
Oui, le dossier médical a valeur de preuve lorsqu’il répond à certaines conditions, énumérées
par la Cour de cassation, le 4 décembre 2008 :
« L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être
dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et
porte la date de création du document »3.
Retrouvez sur notre site internet : www.urps5962ml.fr rubrique « JURIDIQUE »
Fiche BIBLIO’URPS F23. L’archivage du dossier médical
Pauline Maurin, juin 2012
3 Cass. 1ère civ., 4 décembre 2008, n°07-17.622.
Source : Pôle Juridique URPS médecins Nord-Pas-de-Calais