Quelques suggestions et remarques pour les réunions de

Quelques suggestions et remarques pour les réunions de lancement
Le groupe :
Le groupe doit se former et s'organiser seul ==> pas de présence autre que les membres du
groupe sauf demande du groupe.
Les thèmes et leurs objectifs :
Les objectifs du groupe doivent être concrets et avoir un intérêt pour les habitants.
Il est préférable d'avoir moins de thèmes traités mais qui aboutissent que beaucoup de
thèmes abordés qui restent de la philosophie
Il est intéressant de se « faciliter » la vie et à intérêt égal de choisir les thèmes pour lequel
l'aide de la collectivité locale sera la plus grande parce que, par ex, le thème rentre dans un
sujet plus général de concertation.
Les méthodes de travail :
Un des intérêts des groupes, c'est aussi le travail à plusieurs : nécessité de mettre en place
des méthodes de travail mettant en œuvre un travail collaboratif.
Pour des raisons évidentes, un groupe qui n'atteindra pas un nombre de participants
cohérents avec ses objectifs ne pourra être pris en compte.
La participation aux Comités de pilotage, réunions interquartier, … doit être intégré aux
fonctionnements des groupes.
Une des idées fortes des groupements de thèmes est de faciliter le dialogue avec les services
en leur proposant des points d'entrée unique au CCQ ==> ds la mesure du possible en tenir
compte
Les groupes et le bureau.
Les animateurs de chaque groupe seront membres du bureau. Les intérêts sont multiples : suivi
collectif du travail des groupes, échange-synergie entre les groupes, décision collégiale sur des
créations/arrêts de groupe, aide aux groupes, informations supplémentaires sur le déroulement du
bureau aux membres des GT….
Cette mise en avant de l'action des groupes a une conséquence : formalisation des décisions et
action des groupes avant de participer à chaque bureau afin d'avoir un échange constructif et
rapide. Le premier échange aura lieu au bureau du 11 décembre au cours duquel chaque animateur
présentera son groupe. Afin de rendre cohérent cette présentation, une trame est proposée en PJ.
Quelques explications sur la trame de présentation (cf PJ)
Elle se veut synthèse de votre réunion.
Elle comporte :
 une diapo récapitulative du groupe.
 Animateurs : c'est mx d'en avoir 2 (cela permet d'en avoir toujours un au bureau ..) et
c'est mx de faire dans la diversité …
 Notre objectif est de travailler avec les habitants. Le groupe leur est-il ouvert ?
 Il est intéressant d'essayer d'avoir une estimation du travail du groupe d'où les
questions sur le nombre et sur le rytme des réunions même si on peut avancer via des
échanges internet.
 Moyens de comm : il est primordial que le groupe intègre dans sa réflexion comment
il communiquera, diffusera ce qu'il a effectué avec les habitants en général, et … le
bureau. (ex : s'il est ouvert aux habitants, il a tout loisir d'utiliser des communiqués
de presse pour ses convocations aux réunions)
 Nous manquons souvent de formation et on ne peut tous être formé à l'animation , …
Il est essentiel que cela ne soit pas un handicap pour les parrticipants à un groupe de
travail.
 De manière analogue, pour préparer une réunion, vous pouvez avoir besoin d'aide
soit pour des recherches d'info, soit pour savoir comment animer la réunion. PierreYves et Elodie, d'autres membres du CCQ peuvent donner un coup de main … à
condition qu'on leur demande ….
 une diapo par thème
 pour bien définir l'objet du thème et les objectifs concrets avec que vous voulez
atteindre.
 Pour être sur d'arriver, il est important de réfléchir au « comment » : comment faire
pour atteindre l'objectif que vous vous êtes donnés.
 Bien veiller à « calibrer » votre aide : ce ne sont pas les services qui réalisent votre
objectif mais vous avec l'aide éventuelle des services. Il est donc nécessaire avant de
s'engager définitivement sur un thème de définir ce dont vous aurez besoin