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Organisation des hospitalisations à partir des secteurs d’urgence dans la gestion centralisée des lits [code] V[version] MO Date d’application : Organisation de l’hospitalisation 1er octobre 2014 Page : 1/5 1 - Objet Décrire le processus d’organisation de l’hospitalisation des patients en provenance des secteurs d’urgence, dans le cadre de la mise en place de la gestion centralisée des lits. 2 - Personnes concernées Equipe de la cellule OSE (Organisation des Sorties et des Entrées) Personnel du SAU (médecins, cadres, IDE, AS, brancardiers) IDE de Flux (SAU), cadres de nuit et cadres de garde Equipe des Urgences pédiatriques Personnels des secteurs d’urgences Médecins, cadres des unités de soins et services médicotechniques Trios de pôles Directions fonctionnelles 3- Définition La gestion centralisée des lits est une organisation qui, par la régulation des mouvements d’entrées et de sorties, a pour objet de répondre aux demandes d’hospitalisation, en proposant aux prescripteurs l’hébergement le plus adéquat. La gestion centralisée des lits a pour vocation de concilier l’activité programmée et non programmée pour permettre l’accueil et la prise en charge des patients dans les conditions les plus optimales. 4 - Les secteurs concernés Les secteurs d’urgence concernés sont tous les secteurs d’accueil et de prise en charge des patients en urgence nécessitant une hospitalisation. - le SAU et l’UHCD le déchocage, pour les patients orientés vers les unités d’hospitalisation conventionnelle, la réanimation, l’USIC, le secteur interventionnel de cardiologie, l’UNV, gynéco-obstétrique - les urgences pédiatriques, UHTCD Il n’y pas lieu de rechercher un lit, puisque les patients ne peuvent pas être hospitalisés dans d’autres unités. Toutefois, l’information de l’hospitalisation d’un patient dans ces secteurs est à communiquer au plus tôt à la cellule et ce, dès la connaissance de l’arrivée du patient. La visibilité au plus tôt de l’occupation réelle des lits dans l’unité permet ainsi d’évaluer la situation globale d’occupation et disponibilité des lits dans l’établissement et des difficultés potentielles à venir. 5 - Organisation de la gestion centralisée des lits L’organisation centralisée des lits s’appuie sur le postulat : communiquer au plus tôt l’information concernant l’hospitalisation d’un patient. Les informations transmises très rapidement à la cellule, permettent à celle-ci d’informer les médecins ou chirurgiens du besoin de lits dans leur filière. Ces derniers pourront ainsi projeter l’hébergement des patients à prendre en charge dans l’unité qu’ils jugeront la plus adéquate. Pour toutes ces hospitalisations non programmées le besoin d’un lit est immédiat, la demande est donc effectuée par téléphone : pour les patients du SAU- de l’UHCD- du déchocage - à l’IDE de flux du SAU, présente de 9h à 19h 7j /7 - à la cellule de 19h à 20h du lundi au vendredi en relai après départ de l’IDE de flux - au cadre de nuit présent de 20h à 6h 7j/7 pour information des patients attendus en réanimation-USC- USIC-UNV SI, urgences gynéco-obstétriques, USC pédiatrique, UHTCD à la cellule de 8h à 20h La gestion des demandes de lits à la cellule OSE est sur le même mode opératoire que celui en vigueur pour les patients hospitalisés à partir du SAU. La recherche d’un lit est effectuée selon les indications médicales données par le demandeur en tenant compte : - des procédures et modes opératoires existants, concernant l’orientation et l’hébergement des patients - des spécificités validées à prendre en compte L’accord du prescripteur de l’hospitalisation et, du médecin référent de la filière, est requis pour l’hébergement du patient dans une unité inadéquate. CH Annecy Genevois Error! Reference source not found. 2 En cas de désaccord sur les propositions faites, l’IDE de flux ou le professionnel de la cellule se réfère au médecin référent de la cellule ou l’administrateur de garde dans le cadre de la procédure qui fait référence au dispositif de crise par manque de lits. Lors d’une demande de recherche de lit, il est nécessaire de communiquer les informations concernant la prise en charge du patient. L’IDE de flux du SAU / cadre de nuit ou le professionnel de la cellule : - définit avec l’unité d’hospitalisation l’heure d’arrivée du patient et, organise son transport si besoin avec les TCS, - pré positionne le patient dans un lit avec visibilité pour l’unité. Dès l’arrivée du patient le professionnel de l’unité réalise le mouvement sur Hexagone Web. L’information de l’entrée prévisionnelle du patient est re distribuée automatiquement aux logiciels administratifs, fonctions supports transverses et services médicotechniques du CHANGE. La cellule OSE (organisation des sorties et des entrées) Les professionnels de la cellule OSE (dont l’IDE de flux du SAU de par sa mission de coordination des hospitalisations), disposent d’un tableur commun de gestion des lits - en gestion des mouvements d’entrées et sorties des unités d’hospitalisation conventionnelle et, - en visibilité des mouvements pour tous les autres secteurs d’hospitalisation. La cellule est opérationnelle de 8h à 20h du lundi au vendredi, et de 8h à 16h samedi, les professionnels de la cellule contrôlent et actualisent si besoin les données du tableur gestion des lits. Le cadre de nuit reprend la recherche de lit pour un patient du SAU ou du déchocage durant son temps de présence. 6 - Documents associés GH-MO-397 V05 – Hospitalisation des patients en provenance du SAU et dispositif de crise par manque de lits GH-PR-132 - Mise en place des filières médicales et prise en charge des patients de médecine et de chirurgie, hospitalisés en dehors de l'UF de responsabilité médicale GH-MO-1006 – Organisation de l’hospitalisation des patients sur le site de St Julien Spécificités des unités à prendre en compte pour hospitaliser un patient Fiche de présentation du patient à hospitaliser CH Annecy Genevois Error! Reference source not found. 3 7 - Documents de référence schéma descriptif du processus CH Annecy Genevois Error! Reference source not found. 4 Diffusion - SAU et centre 15 unités de soins urgences pédiatriques secteur interventionnel de cardiologie anesthésie et bloc opératoire HAD imagerie - explorations fonctionnelles - radiothérapie SSR la tonnelle et USLD 1er et 2ème étage EHPAD St François C.Duret – cadre soignant pôles cancérologie et anesthésie chirurgie Rédaction P.Roussillon – cadre soignant pôle médecine [Date de signature] O.Tonnerre – cadre supérieur de santé en coordination DSI/DARQ S.Ayouni – cadre de santé SAU Vérification MP.Blanc – Cadre soignant pôles cardio-vasculaire et médecine [Date de signature] S.Le Roux – cadre supérieur sage- femme pôle mère -enfant M.Chevillard – coordinatrice générale des soins Approbation D.Dorez – président de la CME [Date de signature] J.Prigent – directeur général adjoint CH Annecy Genevois Error! Reference source not found. 5
