Avec DATAMED, le laboratoire de l`Institut Central

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Avec DATAMED, le laboratoire de l’Institut
Central des Hôpitaux du Valais et Riviera
Chablais en Suisse déploie la prescription
électronique pour les cliniciens hospitaliers
et les médecins de ville
Josiane COTTER, Coordinatrice et responsable projets labo-informatique du laboratoire
de l’Institut, nous présente la solution mise en œuvre.
A
ctualités
Spectra Biologie :
Pouvez-vous nous présenter votre laboratoire ?
Josiane COTTER, Coordinatrice et responsable
projets
labo-informatique, Hôpital du Valais :
Notre laboratoire fait
partie d’un pôle d’activité transversal de l’Hôpital du Valais, l’Institut
Central des Hôpitaux. Il
comporte 9 sites, tous
situés en milieu hospiJosiane COTTER Coordinatrice et
talier, répartis sur deux
responsable projets labo-informatique
cantons, le Valais et
une partie du canton de
Vaud. Nous traitons l’activité biologique de trois hôpitaux publics et nous gérons les prescriptions de plusieurs
cliniques, soit une quinzaine d’établissements au total.
15 % de notre activité provient aussi de prescriptions de
nombreux médecins de ville installés à proximité de nos
sites.
Spectra Biologie : Pourquoi êtes-vous
implantés sur 9 sites ?
Josiane COTTER : Nous avons centralisé à l’Hôpital du
Valais, à Sion, un plateau technique polyvalent qui traite
la routine et les spécialités de tous les sites en dehors
des urgences. Nous maintenons un site dans tous les établissements qui ont une activité d’urgence. Sur certains
sites, nous avons un niveau de spécialisation plus élevé,
adapté à l’activité particulière de l’établissement où ils
sont situés.
C’est le cas par exemple de la toxicologie dans un centre
psychiatrique. Notre organisation est adaptée à l’activité hospitalière de la région et tient aussi compte du
circuit des prélèvements. Par ailleurs, du fait de notre
rattachement à deux hôpitaux cantonaux, l’hôpital du
Valais et l’hôpital Riviera Chablais qui sera reconstruit
avec une activité renforcée en 2019, nous sommes soumis à des règlementations cantonales et fédérales qui
nous imposent de respecter certaines obligations, notamment en termes de permanence des soins.
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Spectra Biologie n° 226 • Décembre 2016
Spectra Biologie : Quel est le volume de votre activité
et quel est l’effectif de votre laboratoire ?
Josiane COTTER : Les prélèvements proviennent à la fois
des services cliniques hospitaliers et des cabinets médicaux,
où ils sont réalisés par les médecins avec lesquels nous avons
établi un contrat. Nous traitons environ 60 000 dossiers par
mois avec un personnel de 120 ETP (Equivalent Temps Plein),
composé pour l’essentiel de techniciens et de cadres détenteurs d’un diplôme universitaire (médecin, chimiste ou biologistes) ayant suivi une formation de responsable de laboratoire FAMH (Fédération Analytique Médicale Helvétique).
Cette formation FAMH est organisée par domaine (Hématologie, Biochimie, Microbiologie, Immunologie). De plus, pour
pouvoir rendre des résultats d’examens d’un domaine et les
facturer, nous avons une contrainte légale qui impose, outre
un dispositif de contrôle qualité, l’existence d’un poste de
responsable FAMH dédié au domaine concerné.
Spectra Biologie : Avez-vous suivi
une démarche d’accréditation ?
Josiane COTTER : Oui, notre laboratoire est certifié ISO/
CEI 17025:2005 et accrédité conformément à la norme ISO
15189:2012. Cette démarche nous a conduit à faite un gros
effort d’harmonisation des méthodes et des instruments utilisés sur tous nos sites. C’est d’autant plus important que
les patients peuvent être pris en charge successivement sur
plusieurs sites d’un même établissement.
Spectra Biologie : Quelle est l’architecture
de votre système d’information ?
Josiane COTTER : Nous utilisons un système d’information
commun à l’ensemble des sites avec une base de données
unique. Il s’agit de la solution DGLab, déployée en 2013, de la
société DATAMED, notre partenaire informatique depuis 1987.
L’historique biologique de nos patients est en ligne depuis 2001.
Spectra Biologie : Comment avez-vous
choisi cette solution ?
Josiane COTTER : Nous avons établi un cahier des charges
en 2011 et nous avons lancé une consultation ouverte. Nous
avons présélectionné trois solutions qui étaient très proches
en termes de fonctionnalités. Nous avons choisi DGLab en privilégiant la poursuite de notre relation avec notre fournisseur
DATAMED qui avait jusqu’alors accompagné notre croissance.
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A
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Hôpital du Valais à Sion (Suisse)
Spectra Biologie : Avez-vous régulièrement des contacts
avec d’autres utilisateurs de la solution DGLab ?
Josiane COTTER : Nous avons tout d’abord les réunions
organisées par DATAMED qui nous présente le contenu des
versions successives de la solution. Nous échangeons aussi
beaucoup directement entre utilisateurs pour partager des
paramétrages et nos expériences respectives.
Spectra Biologie : Vous bénéficiez
d’un service support de la part de DATAMED ?
Josiane COTTER : DATAMED fait évoluer DGLab sur un
rythme soutenu puisque nous bénéficions de trois nouvelles
versions par an. Nous avons accès à un service hot line qui
nous a toujours fourni une réponse dans l’heure en cas d’appel urgent.
Spectra Biologie : Parmi les points forts
de votre solution, vous avez mis en œuvre
une prescription connectée sur une large échelle.
Pouvez-vous nous faire part de votre expérience ?
Josiane COTTER : Nous avons tout d’abord mis en place
une prescription connectée avec les médecins de ville. Pour
cela, nous utilisons un portail web, DGWeb, sur lequel se
connectent les cabinets médicaux. Nous avons choisi une
interface proche des feuilles de demandes que nous utilisons dans le circuit de documents au format papier. Cette
solution fonctionne depuis 3 ans maintenant. Cela nous permet de gagner du temps au laboratoire lors de la réception
des prélèvements. Nous n’avons qu’à vérifier la prescription
et faire l’acquittement de la demande pour lancer la mise
en production. En Suisse, le laboratoire est rétribué d’une
somme forfaitaire de 24 CHF pour le traitement administratif de chaque dossier pris en charge. Lorsque la prescription est dématérialisée, nous rétrocédons une partie de ce
montant au médecin prescripteur. La prochaine évolution de
cette prescription sera de mettre en place une interface directe avec les logiciels qui équipent les cabinets médicaux.
Nous commençons avec l’un d’eux sous la forme d’un lien
URL qui donne un accès contextuel à DGWeb.
Spectra Biologie : Par cette prescription électronique,
recevez-vous des informations cliniques ?
Josiane COTTER : Les médecins remplissent des champs
prévus à cet effet : pathologie, traitement, poids et taille
du patient et remarques éventuelles. Ces informations
s’intègrent directement au laboratoire dans le dossier biologique du patient. Elles sont disponibles notamment lors
de la phase de validation et d’interprétation des résultats.
Nous avons aussi des algorithmes disponibles qui, en fonction du contenu de la prescription, demandent au médecin
de saisir des informations complémentaires nécessaires au
laboratoire. Par exemple pour la coagulation, une fenêtre
s’ouvre pour saisir les données spécifiques au traitement anticoagulant pris par le patient.
Spectra Biologie : L’outil permet-il aux médecins d’avoir
des renseignements sur les conditions de prélèvement
des échantillons ?
Josiane COTTER : Oui, Vademecum, notre catalogue de
prélèvements, est intégré à DGWeb de sorte que les informations nécessaires au prélèvement s’affichent lorsque la
souris pointe sur le code de prescription de l’examen.
Spectra Biologie : Comment identifiez-vous le patient
dans ce circuit de prescription avec les médecins de ville ?
Josiane COTTER : Si le patient est déjà connu du laboratoire, le médecin peut directement le sélectionner pour
ensuite créer une prescription qui lui est associée. Du fait
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de notre large implantation sur notre territoire, et notamment de notre connexion en temps réel avec les bases
d’identité des hôpitaux du secteur, c’est le cas d’une majorité de patients. Si le patient n’est pas trouvé, le médecin peut renseigner ses traits d’identité et le laboratoire
appliquera alors une procédure particulière consistant à
effectuer une nouvelle recherche d’identité avant de le
créer définitivement. Cette procédure utilise une fonctionnalité de DGLab qui recherche et établit une liste de tous
les patients connus comportant des similitudes avec cette
nouvelle identité proposée. Parmi le personnel du laboratoire, 5 personnes sont habilitées pour prendre la décision
d’affecter la prescription à un patient connu ou de créer
un nouveau patient. Elles ont aussi accès à une base de
données externe qui permet de consulter les identités et
les adresses de la population vivant en Suisse.
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ctualités
Spectra Biologie : Vous avez aussi mis en place une
prescription électronique avec les services hospitaliers ?
Josiane COTTER : Oui, sous deux formes. Depuis un an,
nous déployons une prescription de biologie médicale à
partir du dossier patient de l’hôpital du Valais, avec le
même type d’intégration via un lien URL sur notre serveur de prescription DGWeb. La particularité intra hospitalière est la production d’étiquettes de laboratoire. Les
soignants peuvent ainsi étiqueter les échantillons dès le
prélèvement. Avec l’hôpital Riviera Chablais, nous avons
fait un autre choix, celui d’utiliser un module fonctionnel
du dossier patient de l’établissement pour réaliser la prescription biologique. Le DPI (dossier patient informatisé) est
donc interfacé avec DGLab par un échange de données.
Nous devons périodiquement assurer la concordance de nos
dictionnaires. Pour l’instant, ce travail est réalisé manuellement deux fois par mois.
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chaque patient hospitalisé au CH du Valais, nous transmettons de l’hôpital vers INFOMED un récapitulatif biologique
de séjour au format PDF. Ils comportent la liste des examens
réalisés durant le séjour, les résultats obtenus à l’admission
du patient, les derniers résultats avant sa sortie et les valeurs maximales et minimales constatées durant l’hospitalisation. Ces éléments paraissent satisfaire pleinement les
médecins de ville qui ont accès à INFOMED. L’accès direct
du patient à INFOMED n’est pas encore autorisé pour des
raisons de sécurité informatique. Nous avons été sollicités
pour travailler sur l’alimentation d’INFOMED avec des documents structurés au format HL7 CDA niveau 3. Un modèle
unique doit être défini au niveau de la Confédération pour
utiliser les nomenclatures disponibles, notamment LOINC
et SNOMED CT. Nous avons sollicité DATAMED pour réaliser
ensemble ce projet. D’autre part, toujours dans le même
format HL7 CDA niveau 3, nous devons prochainement dématérialiser les déclarations d’infectiologie. Nous sommes
en cours de tests avec un modèle unique de document qui
a été établi au niveau fédéral.
Spectra Biologie : La Suisse est un pays multilingue.
Vous devez donc avoir une solution adaptée ?
Josiane COTTER : DGLab est une solution bilingue, français et allemand, ce qui correspond au recrutement de
notre patientèle, le canton du Valais étant bilingue et le
canton de Vaud francophone. Les outils internes au laboratoire sont paramétrés dans la langue de l’utilisateur et le
compte-rendu est produit dans la langue du prescripteur et
du patient. Dans la base du dictionnaire, à chaque code est
associé deux libellés, un dans chaque langue.
Spectra Biologie : Quelles évolutions
allez-vous prochainement mettre en œuvre ?
Josiane COTTER : Nous avons fait l’acquisition d’une
solution de type BI (Business Intelligence) fournie par DATAMED. Il s’agit d’un outil adapté à notre domaine avec
une interface compréhensible par les gens du métier de la
biologie. Nous allons pouvoir l’utiliser au service de notre
relation avec les prescripteurs en disposant de tableaux de
bord d’activité personnalisés. Plus globalement, nous disposerons d’un outil statistique très ouvert et puissant pour
réaliser tout type d’étude destinée à mesurer et piloter la
gestion de notre laboratoire.
Spectra Biologie : Comment transmettez-vous
les résultats aux prescripteurs ?
Josiane COTTER : Ils sont mis à disposition des prescripteurs via la solution DGWeb qui fait aussi fonction de serveur de résultats dématérialisés. Nous alimentons aussi
plusieurs dossiers patients informatisés (DPI) hospitaliers,
publics ou privés, par des liaisons HL7. Avec DATAMED, nous
avons élaboré des outils qui permettent d’alimenter les différents DPI en fonction des besoins de leurs utilisateurs.
C’est très modulable. Par exemple, les résultats sont transmis au fil de l’eau dès validation du laboratoire vers les DPI
hospitaliers, à la clôture d’un domaine biologique (hématologie par exemple), avec tout ce qui est disponible à ce
moment-là vers les logiciels de cabinets médicaux privés,
etc. Lors du dernier envoi, on joint systématiquement un
compte-rendu global au format PDF qui constitue le document de référence pour le laboratoire. Ces dispositions
font partie des conventions signées entre le laboratoire et
ses correspondants.
• Contact laboratoire : Josiane COTTER - [email protected]
Hôpital du Valais - Institut Central des Hôpitaux
Av. Grand-Champsec 86, 1950 Sion (Suisse) www.hopitalvs.ch
Spectra Biologie : Votre laboratoire
doit-il communiquer avec des solutions de partage
d’information médicale au niveau d’un territoire ?
Josiane COTTER : Nous alimentons INFOMED, un entrepôt
régional de résultats au niveau du canton du Valais. Pour
• Contact DATAMED : Stephan THOMMEN - [email protected]
www.datamed.ch
Spectra Biologie n° 226 • Décembre 2016