clients cegid : automatisez le traitement de vos factures

FICHE SOLUTION
Esker on Demand
FACTURES FOURNISSEURS
CLIENTS CEGID : AUTOMATISEZ LE TRAITEMENT
DE VOS FACTURES FOURNISSEURS
Solution en mode SaaS, Esker on Demand vous permet de mettre en œuvre très rapidement une solution
de traitement automatisé de vos factures fournisseurs. Seul un accès internet suffit !
GÉNÉRATION DE L’ÉCRITURE COMPTABLE AVANT APPROBATION
1
NUMÉRISATION
DE LA FACTURE
2
VÉRIFICATION DE
LA FACTURE VIA
L’APPLICATION WEB
ESKER ON DEMAND
3
GÉNÉRATION AUTOMATIQUE
DE L’ÉCRITURE COMPTABLE
DANS YOURCEGID
FINANCE AVEC TRANSFERT
DE L’URL ET BLOCAGE
DU PAIEMENT
4
TRANSMISSION
À L’ACHETEUR
POUR APPROBATION
5
PRÉSENTATION
AU RESPONSABLE
POUR VALIDATION
FINALE
6
PRÉSENTATION AU RESPONSABLE
POUR VALIDATION FINALE
7
ARCHIVAGE EN LIGNE 10 ANS
Facture
Facture
Facture
Facture
Ajout du n° de pièce comptable
Via ComSX
GÉNÉRATION DE L’ÉCRITURE COMPTABLE APRÈS APPROBATION
1
NUMÉRISATION
DE LA FACTURE
2
VÉRIFICATION DE
LA FACTURE VIA
L’APPLICATION WEB
ESKER ON DEMAND
Facture
Facture
3
TRANSMISSION À
L'ACHETEUR POUR
APPROBATION
Facture
4
PRÉSENTATION AU
RESPONSABLE POUR
VALIDATION FINALE
5
6
GÉNÉRATION AUTOMATIQUE
DE L'ÉCRITURE COMPTABLE
DANS YOURCEGID FINANCE
ET TRANSFERT DE L'URL
ARCHIVAGE EN
LIGNE 10 ANS
Facture
Via ComSX
Ajout du n° de pièce comptable
Fonctionnement
Une fois numérisées, les factures fournisseurs font
l’objet d’une reconnaissance et d’une lecture automatique
(LAD / RAD) puis vous sont ensuite présentées pour
vérification dans une interface web. Ces factures sont ensuite
soumises automatiquement à validation afin d’obtenir le visa
de bon à payer.
Les personnes devant valider la facture sont notifiées par
e-mail qu’une facture est en attente de leur approbation.
Il existe plusieurs niveaux d’approbation permettant aux
utilisateurs de bénéficier d’un workflow dynamique. Le visa de
bon à payer déclenche la mise en paiement de la facture dans
les délais impartis.
La solution génère un fichier TRA permettant la génération
automatique de l’écriture comptable dans YourCegid Finance.
Un lien URL sera aussi transmis afin d’accéder à l’archive de
la facture.
Caractéristiques principales
§ Capture et saisie automatisée
§ Aide à la vérification grâce à l’interface web
§ Contrôle des factures en double
§ Workflow de validation permettant le déclenchement
du Bon à Payer
§ Génération de l’écriture comptable
§ Analyse de l’historique et du détail des opérations
§ Reporting sur les factures en cours ou déjà traitées
www.esker.fr
FICHE SOLUTION
Esker on Demand
FACTURES FOURNISSEURS
Archivage électronique
Les bénéfices clés
Réduction du temps et du coût de traitement
Dans un processus manuel, la saisie d’une simple facture
fournisseur peut prendre jusqu’à 4 minutes. Le coût moyen
de traitement peut parfois dépasser 13€ par facture et le taux
d’erreur peut s’avérer élevé (4%). En utilisant le service Esker
on Demand vous limitez la saisie manuelle des données clés
de la facture, évitez ainsi tout risque d’erreur de traitement et
gagnez en productivité.
Workflow de vérification des factures et de validation des
paiements
La solution Esker prend en charge l’ensemble du workflow
de traitement des factures fournisseurs : en remplaçant la
circulation manuelle des documents, les appels téléphoniques
et les échanges d’e-mails par une gestion électronique du
processus. En fonction des critères que vous aurez définis
(nom du fournisseur, seuil de montant total, combinaison des
deux …), la facture est envoyée dans un circuit de validation
prédéterminé pouvant contenir jusqu’à sept niveaux de
validation. Les utilisateurs reçoivent un e-mail leur indiquant
qu’ils ont une facture à valider. En cliquant sur le lien contenu
dans l’e-mail, ils accèdent directement à l’interface web de
validation.
Toute facture traitée via le service Esker on Demand est
automatiquement archivée dans votre GED Cegid (si elle est
activée) et dans la solution d’archivage en ligne d’Esker pour
une durée allant jusqu’à 10 ans. Vous pouvez ainsi consulter
à tout moment les factures que vous avez traitées.
Tarification
Facturation à la consommation
La tarification du service de traitement des factures
fournisseurs d’Esker est basée sur une redevance par facture
traitée. En optant pour une dépense opérationnelle plutôt
qu’un investissement lourd de type licence, vous automatisez
votre processus de traitement de vos factures fournisseurs
instantanément, sans aucun risque financier.
Contactez-nous par e-mail à [email protected] ou visitez notre site internet www.facture-fournisseur.fr
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