annexe 2 documents a joindre au bilan d`execution fse

ANNEXE 2 DOCUMENTS A JOINDRE AU BILAN D’EXECUTION FSE
- DE NATURE COMPTABLE ET EXTRA-COMPTABLE -
Partie du
bilan
Elément du bilan
Documents / pièces justificatives
! Points de vigilance !
1 exemplaire original du bilan d’exécution daté et
signé
Vérifier que toutes les signatures sont présentes
accompagnées des cachets et de la date :
- Chef d’établissement : tableaux II-2, II-3, II-4
- Agent comptable : tableaux II-2, II-3, II-4
N’oubliez pas d’envoyer une version électronique à
l’adresse [e-mail]
Attestation au titre de l’exécution de l’opération
datée et signée
Elle figure sur la dernière page du bilan.
Elle doit être datée, signée et porter le cachet du collège
Volet I
Conditions de
réalisation de
l’opération
Synthèse qualitative
(Annexe -fichier Word)
Respecter le plan précis figurant dans le bilan
Volet I-C
Liste des pièces justificatives tenues
à disposition par l’organisme
bénéficiaire
C-1 Liste des pièces
justificatives non
comptables
Calendrier des sessions
Les dates de début et fin de session doivent apparaître
clairement
Emploi du temps de chaque session
Précisant la nature des activités et les intervenants
Liste générale des élèves
1 élève ne sera comptabilisé qu’une fois, même s’il a
participé à plusieurs sessions
Liste des élèves par session précisant la classe et
l’établissement d’origine ainsi que le taux de
présence
Taux de présence : nbre de ½ journées de présence de
l’élève / nbre total de ½ journées de la session
C-2 Publicité du FSE
Document diffusé aux familles / aux partenaires
Joindre au minimum la copie d’un document réellement
diffusé durant la période de réalisation du dispositif (pas un
modèle vierge)
Brochure d’information sur la classe relais
Obligatoire uniquement si une telle brochure a été éditée
Photo de l’affichage des supports du publicité du
FSE dans le collège et dans la classe relais
Ce mode de justification est recommandé en raison des
contrôles a posteriori pouvant intervenir plusieurs années
après la fin de l’opération
Volet II
Dépenses
Feuillet budgétaire des comptes du chapitre
retraçant les dépenses de l’opération (édition GFC)
Vérifier que le total du chapitre correspond au total des
dépenses déclarées dans le bilan
Tableau II-2
Dépenses
directes de
fonctionnement
Pour toutes les
dépenses de
fonctionnement
Facture + mandat + justificatif extra-comptable du
lien avec le dispositif
La date du service fait doit correspondre à la période de
conventionnement (la facture peut être postérieure)
Tous matériels
Facture + mandat + attestation du chef
d’établissement sur l’usage exclusif du matériel
dans le cadre de l’opération cofinancée
Cf Modèle 4.
Montant unitaire doit être inférieur au seuil d’immobilisation
(800€ HT)
Frais de
télécommunication
Facture de téléphone + mandat + justificatif qu’il
s’agit d’une ligne dédiée à la classe relais (si la
Faire la copie recto-verso de la facture (les consommations
détaillées figurent au verso) – Attention à n’imputer que la

ANNEXE 2 DOCUMENTS A JOINDRE AU BILAN D’EXECUTION FSE
- DE NATURE COMPTABLE ET EXTRA-COMPTABLE -
Partie du
bilan
Elément du bilan
Documents / pièces justificatives
! Points de vigilance !
référence à la CR ne figure pas sur la facture)
part de la facture se référant à la période d’éligibilité
Publications,
communication
Facture + mandat + 1 exemplaire du support
d’information
Préciser le nombre d’exemplaires édités dans le tableau II-
2 (nature de la dépense)
Location de locaux
Facture + mandat + contrat de location
Déplacement,
missions des
personnels
Etat de frais + mandat + ordre de mission
S’il s’agit d’un ordre de mission permanent, joindre un
justificatif pour chaque déplacement (invitation réunion,
rapport d’activité, liste d’émargement, relevé de conclusion,
procès-verbal…)
Frais de restauration
et d’hébergement
des personnels
Facture + mandat + justificatif du lien avec
l’opération
S’il s’agit d’encadrer des élèves, la liste des élèves
présents devra être jointe
Tableau II-3
Prestations externes
Facture + mandat + attestation de participation des
élèves + justificatif du respect de la mise en
concurrence
L’attestation de participation des élèves doit être signée par
le chef d’établissement (cf Modèle 3)
Pour justifier la mise en concurrence : joindre les devis
reçus (minimum 3) ou établir un certificat administratif
justifiant l’absence de mise en concurrence par les
caractéristiques spécifiques de la prestation
Tableau II-4 –
Dépenses
directes liées
aux
participants
Frais de
déplacement, de
restauration et
d’hébergement des
élèves
Facture /ou titre de transport + mandat + (le cas
échéant) état de frais détaillé + justificatif de la
présence des élèves + (le cas échéant) convention
de stage + (le cas échéant) justificatif de la mise en
concurrence pour les transporteurs privés (bus,
taxis) ou locations de véhicules
L’attestation de présence des élèves doit être signée par le
chef d’établissement (cf Modèle 3)
Un état de frais détaillé devra être établi permettant
d’identifier les élèves bénéficiaires, les dates/ périodes des
déplacements (et des repas le cas échéant) ainsi que les
trajets effectués.
Concernant les stages en entreprise, le remboursement
des frais ne pourra être envisagé qu’aux conditions
suivantes :
- le stage est prévu dans le projet pédagogique de la classe
relais
- la convention de stage fait référence à la classe relais
- le stage se déroule durant une session classe relais
Pour justifier de la mise en concurrence : joindre les devis
reçus (minimum 3)
Tableau II-6 –
Dépenses en
nature
Rémunérations de
l’enseignant
coordonnateur
Lettre de mission + bulletins de paie (issus de
l’application Bsweb) + attestation de paiement
Ces pièces justificatives sont préparées par les services
académiques et transmises directement au GIP ainsi qu’à
l’établissement