liste de pièces justifiatives pour le contrôle de premier niveau

LISTE DE PIÈCES JUSTIFIATIVES POUR LE CONTRÔLE DE PREMIER NIVEAU
Cette liste définit les documents que vous devez nous présenter dans le cadre du contrôle de premier
niveau des dépenses (contrôle de 1er niveau ou contrôle art.13 du Reg. CE 1828/2006) pour justifier des
dépenses que vous avez réalisées dans le cadre de votre projet (Programme POCTEFA).
Elle a pour objectif de permettre un traitement rapide des demandes de paiement de fonds
communautaires présentées par les bénéficiaires. Cependant, elle n’est qu’indicative: par conséquent, il
peut vous être demandé des pièces complémentaires pour justifier de vos dépenses.
Le principe est que seules les dépenses acquittées sont éligibles. Il n’est pas nécessaire de nous fournir
les preuves de paiement si le formulaire de dépenses du bénéficiaire est signé par l’expert comptable, le
Commissaire aux comptes, ou le comptable public. A défaut, la preuve du paiement devra être faite sur la
base de factures acquittées ou factures auxquelles seront jointes des pièces permettant de vérifier le
paiement effectif aux créanciers (relevés de comptes) ou des pièces comptables de valeur probante
équivalentes (mandats, grand livre, etc.) en accord avec l’autorité de gestion. De même vous devez
présenter le formulaire de financement (cofinancement et revenus) signé par le responsable financier.
Les éléments à nous communiquer devront être classés de manière claire et ordonnée (par poste de
dépenses par exemple) de manière à faciliter le contrôle.
Le respect de ce dernier point est essentiel car il permettra non seulement de rationaliser le processus de
contrôle de premier niveau mais aussi d’éviter les erreurs et les demande « en doublon » de pièces déjà
communiquées mais difficilement identifiables.
De manière
pour
toute
réalisée
générale,
dépense
Formulaires des dépenses et fiche de cofinancement public du
bénéficiaire signée à la fois par le responsable légal et le responsable
financier.
La fiche cofinancement doit être systématiquement produite, datée,
signée même en l’absence de cofinancement.
Copie des factures acquittées ou factures auxquelles sont jointes des
pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers
Elles devront mentionner:
-
-
Nom et prénoms, raison ou dénomination sociale complètes,
tant de l’émetteur la facture que du destinataire des opérations.
Le financement du projet par POCTEFA (description de
l’opération)
Acronyme ou nom du projet
Numéro de la facture.
Date d’émission
Numéro d’identification fiscale attribué par l’administration
espagnole ou française, ou, le cas échéant, par celle d’un autre
membre de la Communauté européenne, avec lequel l’émetteur
de la facture a réalisé l’opération.
Domicilie, tant de l´’émetteur de la facture que du destinataire
des opérations.
Taux d’imposition appliqué aux opérations (TVA).
Comme garantie supplémentaire permettant d'éviter le double
financement de dépenses et, dans la mesure où l'acronyme du projet et
le financement du POCTEFA ne sont pas indiqués sur les factures, les
exemplaires originaux de ces dernières devront être obligatoirement
tamponnés, tout comme les autres justificatifs, en faisant figurer le cachet
de l'acronyme du projet et du POCTEFA.
Note explicative additionnelle : si le lien de l’achat avec le projet
POCTEFA n’apparaît pas clairement sur la facture merci de nous fournir
les extraits bancaires. Dans le cas ou le formulaire de charges du
bénéficiaire est signé par l’expert comptable, le Commissaire aux
comptes, ou le comptable public, il n’est pas nécessaire de fournir les
justificatifs bancaires, puisque ce sont eux qui assument la responsabilité
de vérifier que la charge a effectivement été payée.
Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau
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Eléments non financier à
fournir
-
Rapport Intermédiaire d’exécution ou déroulement de l’opération ou
rapport final d’exécution pour une demande de solde (incluant le
renseignement des indicateurs de suivi annexés à la convention)
Documents justificatifs dans la cadre du recours à un marché publics
(voir si dessous)
Justificatifs des dispositions prises en matière de publicité
Justificatifs des dispositions prises en matière de protection et
d'amélioration de l'environnement,
Justificatifs des dispositions prises en matière de lutte contre les
inégalités, la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes,
Documents/éléments attestant que les actions prévues dans le cadre
du projet ont été réalisées (rapport, photos, etc. .)
Le tableau suivant présente une synthèse des coûts éligibles, selon les catégories de dépenses
Frais de personnel
Justificatifs à transmettre avec la 1ère demande de paiement pour
attester du lien de la dépense avec le projet (ces documents ne vous sont
demandés qu’une seule fois) :
-
la convention collective en vigueur dans laquelle est mentionnée la
durée du travail et les traitements accessoires
une copie du contrat de travail, s’il mentionne que l’intéressé affecte
tout ou partie de son temps de travail au projet POCTEFA.
ou une attestation d’emploi, signée par un représentant qualifié de
l’organisme concerné, mentionnant, la fonction de l’intéressé dans le
projet POCTEFA et la part de travail qu’il affecte au projet POCTEFA.
une liste récapitulative de toutes les personnes affectées au projet
Justificatifs à transmettre à chaque demande de paiement :
Les frais de personnels correspondent aux dépenses effectivement
supportées par le bénéficiaire : salaires, charges salariales, charges
patronales, traitement accessoires tels que prévus par la convention
collective ou le contrat de travail.
Ressources humaines internes :
-
pour attester du montant sur la base duquel le coût du personnel est
calculé, fournir les bulletins de paie de l’année, ou une déclaration
annuelle des données sociales (DADS) ou un extrait du journal de
paie.
-
Pour les personnes affectées partiellement sur le projet, merci de
nous communiquer :
o Les feuilles de temps signées par le salarié et un représentant
qualifié de l’organisme concerné (le responsable de ressources
humaines par exemple), précisant le temps consacré par ces
personnes au projet
o le détail du calcul du coût salarial utilisé, calculé comme suit :
Nombre de jours travaillés dans l’année (d’après le contrat de travail ou
la convention) :
365 jours
(-) WE
(-) jours fériés
(-) Jours de congés
(-)RTT
= Nombre de jours travaillés dans l’année (Nbjourstotal)
Salaires net
(+) charges patronales
(+) charges salariales
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(+) traitements accessoires prévus au contrat ou à la convention
collective
= Total de la rémunération pour l’année (Remunerationannuelle)
Nombre de jours travaillés pour le projet Poctefa : nombre de jours
pointés sur les feuilles de temps(NbjoursPoctefa)
Cout éligible poctefa = Rémunerationannuelle x NbjoursPoctefa /
Nbjourstotal
-
pour attester du paiement des salaires, charges sociales salariales
et patronales, fournir :
o les copies des mandats de paie ou extraits de compte excepté
dans le cas ou le formulaire de dépenses a été signé par, le cas
échéant, par le comptable public, l’expert comptable ou le
commissaire aux comptes de l’organisme concerné.
-
Le coût des charges sociales ne peut être inclus que s’il a été payé à
la date de la certification.
-
La rémunération variable est seulement imputable au prorata du
temps où le salarié a été affecté au projet, si:
1er le versement (à prouver ou à certifier) a été effectué dans la
période d’affectation au projet du salarié.
2ème il est effectivement payé à la date de la certification.
Dépenses
d’investissement
-
Copie de l’estimatif détaillé réalisé par un maître d’ouvrage (architecte,
ingénieur, conseil expert, etc.) et description des investissements prévus
Procédure liée à l’appel d’offres (cahier des charges, procédure de
publicité et de consultation, acte d’engagement / contrat signé etc.).
Preuve de la nécessité de ces investissements dans le cadre du projet
Copie des factures acquittées (ou relevés de comptes à défaut)
(Voir également le paragraphe sur les marchés publics)
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Frais de voyage, de
logement et frais de
subsistance
Copie des factures acquittées Elles devront mentionner :
-
le nom, prénom, fonction de la personne qui a effectué le déplacement,
la date de déplacement
l’objet du déplacement, précisant le lien avec le projet POCTEFA
Merci de nous faire parvenir la/les conventions/accords collectifs sur lesquels
figure la durée de travail sur la période, les tarifs à appliquer concernant les
dépenses de restauration, les barèmes kilométriques, etc. Dans le cas ou il
n’y aurait pas de convention, merci de faire parvenir un récapitulatif de ces
dépenses signée par le responsable des ressources humaines.
Pour les frais de déplacement en voiture :
Lors de la 1ère demande relative à des frais de déplacement en véhicule,
fournir le barème kilométrique officiel utilisé (barème officiel des impôts ou
barème interne de l’organisme concerné ou convention/accord collectif en
question).
Pour toutes les demandes, un état de frais de déplacement ou un ordre de
mission mentionnant :
-
le nom, prénom, fonction de la personne qui a effectué le déplacement,
la distance effectuée (ville de départ/d’arrivée).
la date du déplacement,
l’objet du déplacement, précisant le lien avec le projet POCTEFA.
Dans le cas des paiements effectués en espèces (ou remboursement à
l'employé), le décaissement doit être justifié par des mouvements
comptables du compte de caisse. Le document justificatif doit être signé par
le responsable financier et doit faire figurer le tampon/sceau du Partenaire.
Frais généraux
location
bureaux,
téléphone,
électricité,
chauffage,
gaz…
Les frais généraux sont éligibles à condition qu’ils soient fondés sur des
coûts réels imputables à la mise en œuvre du projet présenté. Ils sont
affectés au prorata du projet selon une méthode équitable et dûment justifiée
sur la base de clés de répartition permettant de distinguer l’activité du
bénéficiaire liée à ce projet parmi l’ensemble de ses activités ainsi que
d’établir la réalité des coûts et leur rattachement effectif à ce projet.
Ces frais généraux correspondent aux surcoûts occasionnés par la mise en
œuvre du projet au niveau des coûts de fonctionnement habituels de la
structure du bénéficiaire.
Justificatifs à produire :
-
Certificat signé par le responsable financier du bénéficiaire où
figurent le montant total des couts généraux du bénéficiaire et le
pourcentage de ceux-ci imputés au projet.
-
Note explicative, dûment justifiée, sur le critère de répartition utilisé
qui permet clairement de distinguer l’activité globale du bénéficiaire
de l’activité propre au projet.Cette méthode doit être fondée sur le
prorata temporis du temps consacré par le personnel de la structure
au projet Poctefa par rapport au volume global d’activité de la
structure.
Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau
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Frais
d’Amortissement
Merci de nous faire parvenir une copie d’un document (facture, acte de
vente) attestant que le porteur de projet ou le partenaire financier est
propriétaire du bien et un document, signé par un représentant qualifié de
l’organisme concerné attestant :
o que le bien n’a pas été acquis avec l’aide de subventions nationales
ou communautaires,
o que les frais d’amortissement présentés se rapportent exclusivement
à la période éligible du projet,
o du mode de calcul (qui doit être « conforme aux règles de
comptabilité pertinentes »),
o de l’utilité/utilisation du bien pour le projet POCTEFA.
Prestations
en nature
S’il s’agit de la fourniture de terrains ou biens immeubles, fournir :
-
la copie du résultat de l’expertise déterminant la valeur du bien, réalisé
par un expert indépendant qualifié ou un organisme officiel agréé (les
frais d’expertise ne sont pas éligibles),
en cas d’affectation partielle du bien au projet POCTEFA, un document,
signé par un représentant qualifié de l’organisme bénéficiaire, précisant
le mode de calcul.
S’il s’agit de la fourniture de biens d’équipement ou de matériaux, fournir :
-
la base de l’évaluation du bien : sa valeur ne peut pas être supérieure
au prix qu’un « acteur privé » serait prêt à payer
et, en cas d’affectation partielle du bien au projet POCTEFA, un
document, signé par un représentant qualifié de l’organisme
bénéficiaire, précisant le mode de calcul.
S’il s’agit de la fourniture d’un travail, d’une activité bénévole de recherche
ou professionnelle, fournir :
-
un document attestant du barème horaire ou journalier utilisé : la valeur
utilisée étant celle normalement en vigueur pour un travail similaire,
un document, signé par un représentant qualifié de l'organisme,
précisant :
o le nom, prénom et fonction du bénévole,
o le temps affecté au projet POCTEFA,
o et le coût total du travail effectué
Biens d’équipement
Dans le cas ou l’équipement est acheté et utilisé à 100 % pour le projet
Justificatifs à produire : Facture acquittée et preuve de paiement
Dans le cas ou l’équipement est acheté et utilisé partiellement pour le projet :
la facture sera imputée au prorata de son utilisation pour le projet (par
exemple : le coût d’un nouvel équipement sera imputé au projet à hauteur de
30 % si 30 % de l’utilisation de cet équipement se fait pour la réalisation du
projet).
Justificatifs à produire : Copie des factures acquittées ou factures auxquelles
sont jointes des pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux
créanciers (relevés de comptes), ou pièces comptables de valeur probante
équivalentes et justification du prorata utilisé.
Si le bien a été acquis via une procédure de marché public, merci de nous
faire parvenir les éléments justificatifs du dit marché (voir ci-dessous/ section
marchés publics).
Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau
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Frais
bancaires
Sont inéligibles : les intérêts débiteurs, les agios, les frais de change et
autres frais purement financiers, à l’exception des frais de transactions
financières transnationales.
Pour les frais liés au compte ouvert pour la réalisation du projet POCTEFA,
fournir une copie du contrat bancaire mentionnant l’obligation de payer ces
frais.
Pour les frais de transactions financières transnationales, fournir une copie
de l’extrait de compte ou tout document comptable précisant le montant
payé.
Frais de sous
traitance
Frais de formation
Copie des factures acquittées
Objet des travaux de sous traitance, preuve de la nécessité de recourir à un
sous traitant, compte rendu d’exécution (compte rendu, photo, etc.)
Copie des factures acquittées
Mention des personnels ayant réalisé ces formations et explication du
lien/nécessité avec le projet
Frais de
communication
Divers
TVA
Copie des factures acquittées
Eléments attestant que les opérations de communication ont bien eu lieu
(copie compte rendu réunion, photo manifestation, convocation
manifestation, rapport, publication dans des revues ou journaux, support
audio, vidéo, etc.)
Copie des factures acquittées.
Attestation d’assujettissement à la TVA
Deux cas sont à distinguer :
-
Marché public,
commande publique
opérateur non assujetti à la TVA : les dépenses imputées au projet se
font TTC ;
opérateur partiellement ou totalement assujetti à la TVA : la part de TVA
récupérable est inéligible.
Si votre structure n’est pas soumise à l’application du Code des marchés
Publics ni de l’Ordonnance du 6 juin 2005, fournir un justificatif argumenté
Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d’une procédure adaptée,
fournir :
(en 2012 la procédure adaptée concerne les contrats de travaux inférieurs à
5 000 000 Euros et les contrats de services inférieurs à 130 000 Euros pour
l’Etat et les établissements publics, 200 000 Euros pour les autres entités
soumises à l’application du CMP ou de l’ordonnance du 6 juin 2005, ces
seuils étaient respectivement en 2010 et 2011 de 4 845 000 Euros, 125 000
Euros et 193 000 Euros)
-les justificatifs de la publicité et du processus de consultation mis en œuvre
-le cahier des charges diffusé précisant le contenu de la prestation et les
critères pondérés d’évaluation des offres
-les justificatifs des offres reçues et du choix effectué
-le contrat et ses avenants éventuels
Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau
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L’absence éventuelle de mise en concurrence devra être justifiée et
argumentée par référence à une exception prévue à la règlementation.
er
Pour les contrats inférieurs à 15 000 Euros en 2012 (4000 Euros du 1 mai
2010 au 31 décembre 2011), une justification du choix du fournisseur est
suffisante.
Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d’une procédure formalisée,
(au-delà des seuils de procédure adaptée) fournir :
-
Délibération de lancement du marché
Documents obligatoires dans la consultation dont le cadre est fixé :
CCTP, CCAG, Règlement de consultation
Preuve de publicité indiquant le cofinancement européen.
Certificat d´enregistrement des offres présentées à la date limite de
soumission.
Rapport de la commission d'appel d'offres (instance obligatoire) :
document clé qui retrace l'ensemble des offres remises, la procédure et
l'analyse effectuée.
Délibération de la commission d'attribution
Contrat-marché notifié indiquant le cofinancement européen.
Lettre de rejet de l'offre (candidats non retenus)
Contrats, factures ou autres documents d’une valeur probatoire
équivalente indiquant le cofinancement européen.
Décompte définitif et certificat de réception des travaux
Dans le cas particulier d’un PPP
Pour la première certification, merci de nous fournir
le Rapport d'autorisation préalable indiquant le cofinancement européen.
le Contrat signé indiquant le cofinancement européen.;
Pour les suivantes :
détail de situation du projet au moment de la certification
détail/récapitulatif des dépenses certifiées
Recettes et dépenses
d’exploitation
Dans le cas des opérations générant des recettes, copies des justificatifs des
recettes.
Un rapport d’analyse des coûts/avantage détaillant les dépenses
d'exploitation et leur provenance et spécifiant la relation entre les dépenses
er
et les recettes devra être remis au contrôleur de 1 niveau.
Les dépenses d’exploitation déjà déclarées dans le projet et les dépenses
non incluse dans le budget du projet subventionné devront être présentées
séparément..
Les montants de recettes et dépenses d’exploitation devront être saisies et
déclarées dans SIGEFA dans le formulaire de financement, conformément à
la fiche nº6 du guide des procédures, en introduisant comme dépenses
d’exploitation uniquement les dépenses qui ne sont pas dans le tableau des
coûts programmé.
Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau
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