Règle administrative relative à la demande de comblement de poste

RÈGLE ADMINISTRATIVE RELATIVE À LA DEMANDE D’EMBAUCHE DE PERSONNEL
1. Champ d’application
1.1. La présente règle administrative s’applique dans tous les cas où un poste cadre ou de
soutien est à combler, et ce quel que soit le statut du poste (régulier, subventionné,
temporaire…).
2. Définition
2.1. Par poste-cadre, on entend les postes de gestion ainsi que les postes de professionnel
non enseignant.
2.2. Par poste de soutien, on entend les postes appartenant aux groupes technique,
bureau et métier.
2.3. Par ressources financières récurrentes, on entend les enveloppes budgétaires
provenant, pour les départements, de la formule et, pour les services, de leurs
enveloppes annuelles avant tout ajout particulier (DQ, plan du directeur ou autres
allocations spécifiques).
3. Principes directeurs
3.1. Le poste régulier à combler doit être prévu au plan d’effectifs autorisé par le comité de
coordination.
3.2. Le poste subventionné (cadre ou de soutien) à combler doit être prévu au plan
d’effectifs autorisé par le comité de coordination.
3.3. L’embauche de personnel temporaire (remplaçant ou surnuméraire incluant
l’embauche par feuille de temps) est dépendante de la disponibilité des ressources
financières récurrentes ou d’un financement spécifique pour assurer le paiement du
salaire de la personne embauchée.
3.4. Les directeurs de département et de service sont responsables et imputables de leurs
actions et leurs décisions en matière de dotation de poste et de gestion financière de
leur unité, le tout dans le respect des politiques et règlements en vigueur.
4. Procédures en matière de demande de personnel
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4.1. Lorsqu’un poste nouveau, vacant ou temporairement vacant est à combler, ou lors
d’un embauche d’un employé surnuméraire, le directeur de l’unité administrative
concernée complète et signe le formulaire de demande de personnel (SRH02).
4.2. La signature du directeur de département ou de son adjoint administratif ou du
directeur de service constitue une confirmation que l’unité administrative dispose des
ressources financières requises pour assumer les engagements découlant du
comblement du poste en cause.
4.3. Dans le cas des services, le directeur du service informe son supérieur hiérarchique de
sa demande.
Ce dernier devra signer le formulaire SRH02 confirmant ainsi qu’il approuve le
comblement dudit poste et que ce poste est prévu à son organisation.
4.4. Le formulaire dûment complété et signé est acheminé au service des ressources
humaines. La description du poste à combler, si le poste est nouveau ou modifié, ainsi
que les exigences requises sont annexées au formulaire.
4.5. Le directeur du service des ressources humaines autorise la demande de comblement
de poste par voie de recrutement interne, le tout en tenant compte du plan d’effectifs
ou, dans le cas d’une demande d’engagement de personnel surnuméraire, des
disponibilités financières de l’unité.
4.6. Le service des ressources humaines procède au recrutement de candidature à l’interne
afin de combler le poste autorisé.
4.7. Dans l’éventualité où le poste ne peut être comblé par une personne déjà à l’emploi de
l’École, alors :
4.7.1. Le directeur du service des ressources humaines peut autoriser après
consultation auprès de son supérieur, le recrutement externe en vue de
combler un poste subventionné ou d’embaucher un employé temporaire.
4.7.2. Le directeur du service des ressources humaines soumet au comité de
coordination la demande de recrutement externe en vue de combler un poste
régulier. Cette demande devra être justifiée.
4.8. Le processus de recrutement à l’externe est mis en branle dès que l’autorisation
prévue en 4.7.1 ou 4.7.2 est donnée.
4.9. Toute demande de dérogation à ce qui précède sera référée au comité de
coordination.
5. Rôles des intervenants
5.1. Le directeur de l’unité
L’École reconnaît la responsabilité et l’autorité des directeurs de département et de
service dans leur champ d’activités propre, et particulièrement dans les domaines de la
dotation de poste dans son unité et de la gestion efficiente des ressources financières.
Le directeur de l’unité, ou son représentant dûment autorisé, en signant toute
demande de comblement de poste, reconnaît qu’il dispose des ressources financières
requises aux engagements découlant de sa demande et en est imputable.
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Le directeur de l’unité adhère à cette règle administrative, la respecte et en informe
ses principaux collaborateurs qui exercent une autorité sur d’autres personnes.
5.2. Le directeur fonctionnel
Le directeur fonctionnel, en signant le formulaire SRH02, confirme que le poste à
combler est inclus dans le plan d’effectifs de sa direction.
5.3. Le service des ressources humaines
Le service des ressources humaines assure l’application et le respect de cette règle
administrative.
Il conseille le comité de coordination.
Il autorise le recrutement interne et soumet les cas requis au comité de coordination.
5.4. Le comité de coordination
Le comité de coordination adopte, évalue et révise la présente règle administrative.
Il autorise le recrutement externe pour combler un poste régulier prévu au plan
d’effectif.
6. Adoption, évaluation et révision de la règle administrative
La présente règle administrative a été adoptée par le comité de coordination, le 8 juin
1999.
Elle est évaluée et révisée de façon périodique par le comité de coordination.
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