Projet SIEA SI *Engagements/Achats
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Projet SIEA SI –Engagements/Achats Formation pour les utilisateurs DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Sommaire 1. Contexte, objectifs et périmètre du projet SIEA 2. Types de demande d’achats 3. Chaîne de support 4. Utilisation du portail Achats en base TEST DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 2 1. Contexte, objectifs et périmètre du projet SIEA DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 3 Contexte et objectifs du projet SIEA Un projet nécessaire pour se mettre en conformité (normes IPSAS et règles AIMP) Une opportunité pour alléger les processus administratifs liés aux achats Un financement par un projet de loi (PL 10 446) Intégration et automatisation des engagements dans le disponible des fonds (SAP/Web Reporting). Gain sur les prix des achats Simplification et allègement de l’administratif Respect des règles d’acquisition par marché DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 4 Périmètre du projet Pour cet automne Lot 1 ‘ Fournitures administratives et techniques Appareils scientifiques Lot 2 : Consommables de laboratoires auprès des magasins centralisés • Mobilier et fournitures de bureau • Consommables et matériel informatique/audiovisuel • Véhicules • Graphisme, publicité, impression, reliure • Leasing des photocopieurs • Déménagement • Appareils scientifiques • Prestataires de service • (Consommables scientifiques) DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE • • • Consommables de laboratoires scientifiques Verrerie de laboratoire Fluide (gaz, hydrogène) Hors périmètre Page 5 Lot 3 : Bibliothèques • • Monographies Périodiques • Notes de frais (paiements comptants, remboursements de frais et de voyage) • Marchés de construction et rénovations de bâtiments 2. Types de demande d’achats DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 6 3 types de demande d’achats Demande d’achats avec la CCA, sur catalogue Principalement les fournitures administratives, mobilier, audiovisuel Demande d’achats avec la CCA, hors catalogue Mobilier, déménagement, véhicules, audiovisuel Demande d’achats libre: avec le fournisseur de son choix Appareil scientifiques Matériel informatique etc. DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 7 Demande d’achats CCA sur catalogue Quoi 1.Demande d’achat 2.Vérification et Approbations 3.Création commande & envoi 4. Réception 5. Traitement facture et paiement Qui - Sélection des articles dans le catalogue CCA Renseignement des modalités de financement Demandeur - Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur - Envoi automatique de la demande d’achats à la CCA - Réception de la marchandise Demandeur - Rapprochement de la facture avec la commande Paiement de la facture Antenne comptable DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 8 CCA Demande d’achats libre Quoi Qui Renseignement des caractéristiques des produits à commander Renseignement des modalités de financement Demandeur - Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur - Demandeur 1.Demande d’achat - 2.Vérification et Approbations 3.Création commande & envoi - Transformation de la demande d’achats en commande Envoi du bon de commande au fournisseur 4. Réception - Réception de la marchandise Demandeur 5. Traitement facture et paiement - Rapprochement de la facture avec la commande Paiement de la facture Antenne comptable DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 9 Cas spécial : achat d’un bien à immobiliser Quoi 1.Demande d’achat 2. Gestion des immobilisations 3.Vérification et Approbations 4.Création commande & envoi 5. Réception 6. Traitement facture et paiement - Qui Demandeur - Renseignement des caractéristiques des produits à commander Renseignement des modalités de financement - Contrôle de l’immobilisation Création de la fiche d’immobilisation Service des inventaires - Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur - Transformation de la demande d’achats en commande Envoi du bon de commande au fournisseur Demandeur ou CCA - Réception de la commande Renseigner l’immobilisation (ex. : local, amortissable) Demandeur - Rapprochement de la facture avec la commande Paiement de la facture Antenne comptable DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 10 Certains achats sont centralisés auprès de collaborateurs spécialisés Envoi d’un email aux personnes en charge, pour que ces dernières se chargent ensuite d’effectuer les demandes d’achats dans le portail Achats Informatique (collaborateurs spécialisés / entité) Audiovisuel (DIBAT) Mobilier (DIBAT) Service de déménagement (DIBAT) Véhicules (DIBAT) DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 11 3. Chaîne de support DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 12 Chaîne de support DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 13 4. Utilisation du portail Achats en base TEST DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 14 Connexion au portail Achats Dans votre navigateur, indiquer l’adresse : https://si-achat-tst.unige.ch Identification USER ID Password : votre logon Novell / ISIS : bw DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 15 Visualisation des engagements dans le Web-reporting DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Page 16
