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Question écrite du Député wallon Claude Eerdekens à Monsieur Paul Furlan, Ministre des
Pouvoirs locaux et de la Ville sur « le pv des réunions du conseil et du collège communal communication »
Le Collège, en vertu de l'article L 1123 - 28 du Code de la démocratie locale, est chargé de
veiller à la garde des archives; parmi ces pièces d'archives figurent les registres aux procèsverbaux du conseil communal et du collège échevinal ou communal.
L'article L 1122 - 29 du même Code prescrit qu'il ne peut être refusé à aucun des habitants de
la commune (mais non a priori à des personnes extérieures) communication sans déplacement
des délibérations du conseil communal, sans préjudice cependant du droit de ce dernier de
décider que les résolutions prises à huis clos seront tenues secrètes pendant un temps
déterminé; il n'y a pas, à ma connaissance, de dispositions spécifiques concernant les
délibérations du collège.
Cette limitation, posée par l'article L 1122 - 29 du Code est cependant tempérée au regard des
dispositions d'ordre général contenues dans les articles L 3211 - 1 et suivants, et plus
particulièrement dans l'article L 3231 - 1 suivant lequel « chacun ... peut prendre connaissance
sur place de tout document administratif, ... et en recevoir communication sous forme de copie
». Cette disposition est de fait relative à la publicité passive de l'administration.
Les registres les plus anciens aux procès-verbaux contiennent une mine d'informations
intéressant historiens professionnels ou, plus simplement, citoyens férus d'histoire locale. Ces
documents sont précieux car il s'agit, sous un certain angle, du reflet de l'évolution d'une
commune au fil du temps. L'on voit au demeurant fleurir les publications d'ouvrages consacrés
à l'histoire locale, souvent agrémentées de reproductions de photos ou de cartes postales.
Malheureusement, les registres les plus anciens sont, sous l'effet du temps et de l'usure
résultant de multiples consultations, devenus parfois très fragiles. Aussi, l'idée serait de les
scanner pour les proposer en version consultable et/ou imprimable sur un site Internet
communal.
La question est posée de savoir s'il y a, sur le plan juridique, un obstacle à ce qu'une commune
pratique de la sorte, à l'égard des résolutions prises en séance publique du conseil communal,
voire de celles prises à huis clos, en dehors de la période durant laquelle le conseil communal
peut décider qu'elles sont tenues secrètes?
Qu'en est-il également à l'égard des procès-verbaux des réunions du collège communal dans la
mesure où celles-ci se tiennent systématiquement à huis clos ?
Réponse du 11/01/2010
Les délibérations prises lors de la séance publique du Conseil communal peuvent être
consultées à tout moment par les habitants de la commune. Cette consultation doit toutefois se
faire à l'administration communale, l'article L1122-29 du Code de la démocratie locale et de la
décentralisation en interdit en effet le déplacement.
En ce qui concerne les délibérations prises à huis clos, le Conseil communal peut décider de
les retenir pendant un temps déterminé. Une fois le délai expiré, ces dernières sont en principe
consultables par les habitants de la commune. Il conviendra toutefois de faire attention à ce que
celles-ci ne portent pas atteinte à la protection de la vie privée d'une personne en vie (telle
serait le cas des résolutions relatives à des sanctions disciplinaires). La matière est à cet égard
réglée par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et les articles
L3231-1 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation relatifs à la
publicité de l'administration.
En ce qui concerne les délibérations du collège communal, il est vrai qu'il n'y a pas de
disposition similaire à l'article L1122-29 du CDLD dans la partie relative au Collège
communal. Toutefois, les articles L3231-1 et suivants du CDLD organisent, de manière
volontairement large et transparente, la procédure de publicité passive de l'administration, ceci
sous réserve du caractère personnel des documents visés, du respect de la protection de la vie
privée et des précisions inscrites à l'article L3231-3 du Code.
Au niveau de la garde des archives, conformément à l'article L1123-28 du Code de la
démocratie locale et de la décentralisation, c'est le Collège communal qui détient la
compétence. Cette disposition doit être combinée à la loi du 24 juin 1955 qui confie une
mission de surveillance sur les Archives communales aux Archives du Royaume. Ces dernières
font en effet des tournées d'inspection et publient des rapports. La loi de 1955 organise
également le dépôt des archives locales aux archives générales du Royaume.
Il est clair qu'à l'heure actuelle, l'informatique a bouleversé la notion de gestion de documents
et devient incontournable.
Je ne vois aucun obstacle juridique à ce qu'une commune procède à la numérisation des
registres des résolutions du Conseil communal. Chaque commune dispose en effet d'une large
autonomie dans ce domaine et devra tenir compte de ses moyens financiers et du temps dont
dispose son personnel. Une fois les résolutions scannées et nettoyées (notamment les données
personnelles), la commune peut décider de les garder en interne ou bien de les mettre sur son
site Internet. En effet, à l'heure actuelle, une majorité de communes mettent sur leur site
communal les procès-verbaux des séances du Conseil communal (dans leur intégralité ou un
résumé).
Pour ce qui concerne les résolutions du collège communal, eu égard aux considérations émises
ci-avant, la commune peut décider de les numériser mais doit me semble-t-il les garder en
interne.
Je profite de cette occasion pour vous informer que lors du prochain Salon des Mandataires
prévu les 11 et 12 février prochains, une conférence sera consacrée à cette thématique.