Suivi de l`utilisation (1)

Suivi des approvisionnements et
de l’utilisation des ARV des
programmes VIH/SIDA
Suivi et Evaluation des programmes VIH/SIDA- Séminaire régional
CESAG- Dakar, Sénégal
07 au 18 février 2011
Plan de travail
Cas pratiques 30 minutes
Présentation 30 minutes
Discussions /Échanges d’expériences
30 minutes
Objectifs de la session
A la fin de la session , chaque participant devra:
Pouvoir définir l’approvisionnement et connaître
les étapes du cycle d’approvisionnement
Identifier les questions clés et les indicateurs à
retenir à chaque phase du cycle
Connaître les principaux indicateurs de gestion
Contexte
Peu prise en compte de ce volet dans la
mise en place des programmes
Pourtant la disponibilité des médicaments
constitue un indicateur de performance
des structures de santé
Défis de l’approvisionnement
La chaîne d’approvisionnement évolue
selon les changements de situation
Elle fait intervenir un ensemble de
services complexes
La décentralisation en cours dans de
nombreux pays rend encore plus
complexe le processus
But de l’approvisionnement
C’est la mise à disposition:
 de la quantité nécessaire
Des produits appropriés
Répondant à la qualité
Pour le consommateur en besoin
Au moment approprié
Avec efficience ,sécurité et au moindre coût
possible
Rappel des différentes phases du
cycle d’approvisionnement
Sélection
Acquisition
Stockage et distribution
Utilisation
Schéma du cycle logistique
SELECTION
Comité,
procédures
, processus
UTILISATION
ACQUISITION
DISTRIBUTION
Comment assurer le S/E du cycle
d’approvisionnement ?
Il faudra à chaque étape du cycle,
identifier les questions clés et les
indicateurs adéquats
Suivi de la sélection
Existence d’un comité de sélection ?
Nombre et fréquence des réunions du
comité de sélection
Niveau d’actualisation de la liste des
produits
Existe-t-il une directive nationale ?/ Existet-il des protocoles de traitement ?
Les médicaments sont ils préqualifiés ?
Suivi de l’acquisition
Nombre d’appel d’offres
Nombre de contrats signés
Délais de livraison
L’organisation responsable des achats
dispose t’ elle de règles écrites et d’un
manuel de procédures ?
Suivi de la planification des achats
Planification des achats
Qu’est ce qui va être acheté ?
Quand cela va t- il être acheté ?
Quelles procédures d’achat seront
mises en œuvre ?
Quelle est le coût total ?
Suivi de la prévision et de la
planification des achats
Prévision
Quelle est la quantité de produits
nécessaires ?
Approvisionnement
ELEMENTS DE QUANTIFICATION

la périodicité de commande

le nombre de malades sous traitement

le nombre de malades attendus

les protocoles de traitement utilisés

le stock existant

les dates de péremption du stock existant (estimer
la durée de vie du stock existant en fonction des
sorties mensuelles)

le délai de livraison

le stock de sécurité
Quantité pour 3 mois
Quantité à commander =
(Nombre malades x traitement mensuel x
3mois) +
(Nombre de malades attendus par mois x
protocoles x 3mois) + Stock de Sécurité +
(CMM x Délai de Livraison) – Stock
disponible – Stock en cours
Eléments de quantification
Médicaments pour I.O.:
Basée sur la morbidité:
QAC = {(Prévalence de l’IO chez les PVVIH
suivies x Nbre de PVVIH suivies) x protocole
de traitement x durée du traitement + SS} –
Stock disponible
ou sur la consommation
QAC= (CMM*3) - Stock disponible)
Suivi du stockage (1)
Existe-t-il une surface de stockage
suffisante à tous les niveaux de la chaîne
de distribution ?
Existe t- il des installations de réfrigération
suffisantes ?
Existe-t-il une politique de réduction des
pertes et gaspillages pour cause de
péremption, vol, détérioration…?
Suivi du stockage (2)
Le systéme de gestion des stocks
permet il de collecter des données pour
chaque site ?
Nombre d’inventaires réalisés?, Quelle
est la régularité des inventaires ?
Suivi de la distribution
Quel type de circuit? / Quelle est le
pourcentage de pays couvert ?
Combien de points de distribution ?
Y a-t-il une analyse des difficultés?
(absence de route, zone de conflit,
longues distances
Existe une logistique de transport
suffisante avec une capacité de
stockage adéquate ?
Suivi de l’utilisation (1)
Le personnel a-t-il été formé à l’utilisation
des ARV?
Quelles sont les mesures prises pour
améliorer le suivi de l’observance ?
Y a-t-il un recueil régulier des données
d’observance ?
Suivi de l’utilisation (2)
Existe des fiches de recueil de
l’observance ?
Les fiches sont elles disponibles sur
l’ensemble des sites ?
Nb de medicaments pris effectivement /
nb de medicaments prescrits
Indicateurs : Taux > 95 %
Suivi de l’utilisation (3)
Existe-t-il un systéme de suivi des effets
secondaires et des résistances des
médicaments ?
Existe-t-il un systéme pour appuyer le
malade à faire face à l’achat de
medicaments IO et au bilan standard ?
Suivi de la coordination
Quelles sont les mécanismes pour
collecter les ressources financières ?
Quels sont les cadres de concertation,
les mécanisme d’échanges
d’informations ? (exemple du comité de
gestion des ARV)
Assurance Qualité
Existe-t-il une autorité nationale de
réglementation des medicaments ?
Le Contrôle de qualité des
médicaments est il effectué ?
Existe-t-il des laboratoires
convenablement équipés et dotés d’un
personnel suffisant et compétent ?
Gestion des informations
Existe un systéme de gestion des
informations à tous les niveaux ?
Quelle est sa nature? ( manuel ,
informatisé )
Est il fonctionnel ?
Quel est le mécanisme de remontée des
données ?
Outils de gestion
1. Bon de commande,
2. Fiches de stock,
3. Bordereau de livraison,
4. Feuille d’inventaire,
5. Registre,
6. Logiciel informatique
INDICATEURS DE GESTION
Disponibilité :
% de temps pendant lequel le produit
est disponible, il est traduit par le nombre
de jours de rupture
Taux de satisfaction :
Rapport entre la quantité reçue et la
quantité commandée * 100
INDICATEURS DE GESTION
Taux de péremption :
Valeur stocks périmés / Valeur des
stocks * 100
Nombre de mois de stock disponible et
utilisable :
Quantité en stock/CMM, il est calculé
en fonction de la date de péremption.
Autres produits
Réactifs, préservatifs, IO
Même logique en tenant compte des
spécificités
Chaîne de froid pour les réactifs ,
espace de stockage pour les
préservatifs …
Solutions
Disposer d’un plan de gestion des
approvisionnements
Caractéristiques du plan :
Simple, court et précis puis mettre
un systéme de suivi des prix
CONCLUSION (1)
L’approvisionnement comporte
plusieurs étapes ce qui nécessite
une programmation soigneuse
Revoir la sélection
des produits
Déterminer les quantités
Nécessaires à
commander
Concilier besoin
et budget
Collecter des informations
Sur la consommation
Choisir la méthode
D’approvisionnement
Distribution
du stock
Sélection des
fournisseurs
Réception de
La commande
Suivi de
la commande
Paiement
Spécifier les
Conditions du contrat
CONCLUSION (2)
Une bonne planification permet
de réduire les pertes, les
ruptures et les coûts
L’équilibre dans l’approvisionnement
Coûts d’investissement
Minimiser les ruptures
Coût de stockage
Bâtir la confiance
dans le système
Péremption
Tirer avantage des
achats Groupés
Pertes
Gaspillage
RUPTURE
DE STOCK
Plus
de stocks
Moins
de stocks
CONCLUSION (3)
Ce volet occupe une grande
importance, sa prise en compte
dans ses différentes composantes
garantit non seulement la
performance du système mais aussi
sa fonctionnalité
CONCLUSION (4)
 Grâce à un bon suivi évaluation ,
vous pouvez rationaliser les
ressources disponibles et traiter un
maximum de malades
 JE VOUS REMERCIE DE VOTRE
AIMABLE ATTENTION