L`éditique ou les systèmes de production de documents d`entreprise

LIVRE BLANC
L'éditique ou les systèmes de
production de documents
d'entreprise
Réalisé par Jenny de Montaigne
Analyste, le CXP
En partenariat avec
© 2009 CXP
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L'éditique ou les systèmes de production de documents d'entreprise
Sommaire
1.
Introduction
2.
Définition
3.
Les Enjeux
4.
Les fonctions
5.
Les acteurs et les offres
1 - Introduction
Désignant, dans les années 90, les matériels et logiciels utilisés
par les DSI pour concevoir, produire et distribuer les impressions
en sortie des applications de gestion, le terme Editique s’est
anobli. Sorti de son ghetto "informaticien", il recouvre aujourd’hui
les plates-formes mises à la disposition des utilisateurs métier
pour optimiser, améliorer la communication entre l’entreprise et
ses clients à travers les documents qui leur sont transmis, aussi
bien sous forme matérialisée que dématérialisée, et à vocation
"transactionnelle", que marketing ou mixte.
Le marché offre une vaste palette de "solutions", présentant des
réponses aux besoins exprimés par les entreprises, tant en termes
de souplesse et d’ergonomie, que de performance et de contrôle/
pilotage de la chaîne éditique.
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2 - Définitions
L’éditique se divise en deux grande catégories, selon la nature des documents d’entreprise considérés,
elle-même fonction du type de message véhiculé :


L’éditique de gestion concerne la transmission d’informations de gestion (états de
comptes bancaires, factures, relevés de consommation…) ; les documents
correspondant à ce type de message sont plutôt structurés, leur production est
largement industrialisée (fabrication batch) ; il s’agit, typiquement, de relevés
bancaires, ou relevés patrimoniaux, de factures de téléphones avec
consommation détaillée, de bordereaux d’appels de cotisations, etc.,
L’éditique dite interactive vise à produire des documents contenant des contenus
marketing et commerciaux (lancement de campagnes sur de nouvelles offres, sur
les promotions, propositions diverses, tarifs, catalogues, etc.) ; les documents
véhiculant ce type de message doivent être plus attractifs, plus liés aux activités de
l’entreprise et plus personnalisés par rapport aux destinataires ; leur conception
doit donc comporter plus d’interactions avec les applications métier de
l’entreprise, plus de travail de création au départ, et leur cycle de vie est régi par
de nombreuses interventions humaines et manuelles (sélectionner, modifier,
mettre en valeur des parties des documents).
L’éditique interactive a donné naissance à un 3e type, encore jeune : l’éditique unitaire, ou "à la
demande", qui concerne la production de courriers unitaires, réalisés depuis un poste de travail.
L’utilisateur final est en général en "front-office", en face à face physique avec un client dans une
agence, ou dans un call-center.
3 - Les Enjeux
Les objectifs de l’éditique sont relatifs à des enjeux métier, d’une part, mais aussi à la réduction de
coûts :

développer, améliorer, pérenniser une relation clients fructueuse, en optimisant la
communication entre l’entreprise et ses clients, à travers la diffusion de
documents pertinents, de qualité et personnalisés …

… tout en limitant les coûts relatifs à la production et la diffusion de ces
documents d’entreprise, car ils représentent un poste de dépense important, et
qui tend à croître encore, avec l’augmentation des volumes documentaires
transmis et l’élargissement des populations ciblées.
Les bénéfices attendus des solutions d’éditique se déclinent à ces deux niveaux.
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
L’enjeu plus qualitatif devient de plus en plus stratégique : les documents
transmis aux clients sont à la fois vecteurs de l’image de l’entreprise et des leviers
d’amélioration de la relation avec les clients. Leur qualité et la rapidité avec
laquelle ils peuvent être produits et diffusés conditionnent donc la performance
commerciale de l’entreprise.

La maîtrise, voire la réduction des coûts relatifs aux documents, passe par le
traitement des différents gisements d’économies à tous les stades de leur cycle de
vie : leur création (gestion des modèles, des flux de données, etc.), leur gestion
(stockage, modifications, consultation, etc.), leur production et leur diffusion (pour
le circuit "courrier" : coûts de papier, d’impression, mise sous plis,
affranchissement, etc.). Selon une étude publiée par Gartner, les étapes les plus
critiques se trouvent en amont : la gestion des inputs pèserait 40 % des coûts
totaux, contre 35 % pour la gestion et 25 % pour la production et la diffusion.
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4 - Les fonctions
L’éditique se décompose, en gros, en trois phases, explicitées dans le schéma ci-après.
Figure 1 - Les grandes étapes de la production de documents d’entreprise
Source le CXP, 2009
Ces étapes correspondent aux processus de base suivants :
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
le design, en amont, commence avec la conception des modèles, des types de
documents, les premiers éléments de mise en page des gabarits, l’établissement
des règles métier applicables, l’agencement et placement des différents modules
des pages (logos, pavés obligatoires, etc.) ;

la gestion des flux de données qui vont être utilisées ou publiées au sein du futur
document (il peut s’agir de flux de données éditables, de données d’identification
clients, de données télétransmises par des partenaires, etc.) ;

la composition dynamique, ou élaboration du document dans sa forme complète,
c’est-à-dire intégration des flux de données et traitement final (enrichissement
des données et mise en forme personnalisés) et assemblage, avec insertion des
éléments de personnalisation (logos, signatures, images, fragments de textes) en
respectant les règles de constitution de ces documents ;

la production/distribution multi-canal, incluant la transformation des documents
dans les formats cible prévus : commande d’impression de flux AFP, par exemple,
pour les courriers, ou de présentation s’il s’agit d’envois électroniques (en PDF,
HTML, XML, etc.) ;

post-production : organisation (ou marquage) des contenus dans la perspective de
l’automatisation des processus en aval de la création (l'assemblage des documents
en premier lieu) ; collecte des informations de contrôle/pilotage provenant des
principaux systèmes de données, routage vers les destinations finales ;

stockage et archivage : de proximité (durée de stockage courte, pour consultation,
exploitant les index insérés pendant les phases amont), ou/et archivage longue
durée (optique stockage et probant),

pilotage : de manière transverse à tous ces processus, de la création à la diffusion,
monitoring des opérations, suivis, prélèvements pour contrôles, workflows de
gestion des flux, etc.
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5 - Les acteurs et les offres
Sur le marché de l’offre de solutions d’éditique, quelques dizaines d’acteurs revendiquent des
ambitions sur le secteur. Mais, pour nombre d’entre eux, avec des offres positionnées sur les
segments périphériques du domaine de la gestion de documents d’entreprise, comme la numérisation
et les systèmes d’impression. Si l’on s’entient au champ de la conception, de la composition et de la
production de documents, la population est ramenée à une douzaine.
La typologie "industrielle" du marché est marquée par un mouvement de concentration assez
soutenu. Après une première vague de rachats, il y a plusieurs années (XMPI par Xerox, Group1 par
Pitney Bowes…), une deuxième vague s’est enclenchée en 2007, avec l’entrée de Doc@Post/La Poste
dans le capital de Sefas Innovation, et l’absorption d’Exstream par HP.
e
Une 3 vague de consolidation s’opère, sous-tendue par les convergences fonctionnelles rapprochant
l’éditique de l’archivage et de la gestion de contenus d’entreprise. Elle s’explique par la place très
importante que prend la brique "conception et distribution de documents" au sein du SI, aux côtés de
l’infrastructure de gestion de contenus d’entreprise. Le rachat de l’australien Tower Software
(spécialiste de l’archivage probant) par HP, présenté comme une volonté d’extension de l’offre en
matière de gouvernance des contenus, alias "content governance" en anglais), concrétise parfaitement
cette tendance. De même que l’acquisition, par le géant de la gestion de contenus EMC, de Document
Sciences, un spécialiste de l’éditique interactive.
S’agissant des plateformes d’éditique elles-même, on discerne une "hiérarchie" de générations, avec
des produits conçus il y a une dizaine d’années (Dialogue d’Extream, récemment repris par HP, Doc1
de Group 1 repris par Pitney Bowes…), voire plus (Papyrus, CSF…) et des produits de conception plus
récente, comme par exemple Eloquence lancée par Cincom System en 2007.
On trouve, en gros, deux grandes catégories d’offres. La première regroupe celles permettant de
définir des référentiels de modules (ou d’objets), que l’on peut gérer, ré-utiliser, maintenir, faire
évoluer quand une règle métier ou une charte évolue. Quelques exemples : Dialogue d’Exstream
(devenu HP Exstream), BDoc Suite de Business Document, Open Print de Sefas, ou encore KSL
(orienté PME). La deuxième catégorie regroupe les plateformes dont le fonctionnement repose sur des
listes de documents (Persuasion de StreamServe, par exemple).
Certains produits relèvent d’approches
particulières, comme BDOC Suite de
Business Document qui fonctionne avec
des documents hybrides et dont le point
de départ est le document bureautique.
Cette approche est adaptée aux courriers
orientés essentiellement CRM, elle repose
sur
des
capacités
fortes
de
personnalisation, et donc sur l’ergonomie
proposée au niveau du poste de travail.
CRITÈRES FONCTIONNELS ET TECHNIQUES
Capacité d'accepter de multiples formats en entrée
Support des logiciels de création de documents bureautiques (Office,
Adobe…)
Ergonomie, souplesse de l'interface de conception
Capacité à créer et gérer des objets graphiques complexes
Capacité pour les utiisateurs finals de gérer (modifier) les templates de
création
A l’arrivée, les offres présentent, en
termes fonctionnels, des centres de
gravité plus ou moins marqués, comme le
pilotage de la production (Sefas
Innovation, StreamServe), ou la diffusion
multicanal (Esker). Le tableau ci-contre
présente de manière synthétique des
critères pouvant servir à positionner ou
caractériser les différentes offres d’éditique.
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Puissance/robustesse du moteur de composition
Richesse de formats de sortie
Gestion des flux/distribution/Pilotage des impressions
Fonctionnalités post-production (regroupements, tris…)
Archivage des documents, Consultation
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FedISA
55, avenue Victor Hugo
75116 PARIS
Tél/Fax : 01 44 17 91 45
Contact : Sylvine Guyard (Responsable Marketing et
Communication)
[email protected]
La société
FedISA France (Fédération pour l’ILM, le Stockage et l’Archivage) est la première association qui regroupe à la fois :

des groupes d’utilisateurs,

des intégrateurs,

des experts techniques et juridiques,

des fournisseurs de technologies, matériels et logiciels.
FedISA France a pour mission de fournir les bonnes informations et des méthodes efficaces pour bien aborder et gérer un
projet de dématérialisation et/ou d’archivage électronique, au travers d’avis d’experts et de retours d’expériences.
Un constat
Compte tenu de l’évolution des volumes d’information numérique créés et échangés de façon électronique, le thème du
stockage, de l’archivage électronique et de la gestion de l’information numérique devient un sujet pressant pour les
organisations tant publiques que privées. Au-delà de la simple technique il est indispensable de considérer les aspects
juridiques, réglementaires, organisationnels ou normatifs.
De ce constat est née en 2005 FedISA France.
Son objectif
FedISA France a des objectifs précis :
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
sensibiliser les responsables aux nouvelles technologies et aux obligations correspondantes,

informer les utilisateurs sur les évolutions technologiques, normatives, organisationnelles, juridiques et
réglementaires,

aider les responsables de projet à justifier leurs dossiers,

former à ces nouvelles disciplines et plus globalement aux postes de responsable de la dématérialisation, Archiving
Manager (Records Manager),

participer à la mise en place de "certifications", de référencements et de référentiels relatifs à :
o des nouveaux services tiers,
o des outils matériels et logiciels, voire des nouveaux supports physiques,

entretenir des liens avec d’autres organismes nationaux ou internationaux du domaine et représenter l’Industrie et
les utilisateurs auprès des pouvoirs publics et de ces différents organismes. C’est ainsi que des travaux sont en cours
avec l’AFNOR (association française pour la normalisation), la DAF (Direction des Archives de France), la DGME
(Direction Générale pour la Modernisation de l’Etat) et l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes
d’Information).
Les moyens mis en œuvre
Les membres
Les moyens mis en œuvre pour une organisation active :
Des fournisseurs de technologies et autres
services tels les constructeurs, intégrateurs,
éditeurs de logiciels : HP, IBM, HDS, CA, STS
Group, Netapp, Group Stordata, Beemo, Hapsis,
EMC, Keynectis, Seal Web, Symantec, Sun,
Reactis,…

Les commissions

Les manifestations :
o Les petits-déjeuners,
o Le congrès FedISA France,
o Les Demat Awards,
o Les événements (Salons, Forums,
Conférences) auxquels participe FedISA
France.

La formation

Les publications
o Livres blancs
o Les guides pratiques
o Les dossiers FedISA France
o Autres ouvrages : les articles dans la
presse spécialisée,…
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Des experts techniques et juridiques : Cabinet
Bensoussan, Hénon Conseil Vaughan Avocats,
Des entreprises publiques et privées : Chambre
des Notaires de Paris, Imprimerie Nationale,
France Télécom, Inforsud, La Poste, LFB, Optrium,
Orange, Sanofi, Sictiam, Thalès, Ministère de
l’Economie et des Finances, Arkea, …
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