L`éditique ou les systèmes de production de documents d`entreprise

© 2009 CXP Page 1/8 Livre Blanc – Décembre 2009
LIVRE BLANC
L'éditique ou les systèmes de
production de documents
d'entreprise
Réalisé par Jenny de Montaigne
Analyste, le CXP
En partenariat avec

L'éditique ou les systèmes de production de documents d'entreprise
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L'éditique ou les systèmes de production de documents d'entreprise
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Sommaire
1. Introduction
2. Définition
3. Les Enjeux
4. Les fonctions
5. Les acteurs et les offres
1 - Introduction
Désignant, dans les années 90, les matériels et logiciels utilisés
par les DSI pour concevoir, produire et distribuer les impressions
en sortie des applications de gestion, le terme Editique s’est
anobli. Sorti de son ghetto "informaticien", il recouvre aujourd’hui
les plates-formes mises à la disposition des utilisateurs métier
pour optimiser, améliorer la communication entre l’entreprise et
ses clients à travers les documents qui leur sont transmis, aussi
bien sous forme matérialisée que dématérialisée, et à vocation
"transactionnelle", que marketing ou mixte.
Le marché offre une vaste palette de "solutions", présentant des
réponses aux besoins exprimés par les entreprises, tant en termes
de souplesse et d’ergonomie, que de performance et de contrôle/
pilotage de la chaîne éditique.

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2 - Définitions
L’éditique se divise en deux grande catégories, selon la nature des documents d’entreprise considérés,
elle-même fonction du type de message véhiculé :
 L’éditique de gestion concerne la transmission d’informations de gestion (états de
comptes bancaires, factures, relevés de consommation…) ; les documents
correspondant à ce type de message sont plutôt structurés, leur production est
largement industrialisée (fabrication batch) ; il s’agit, typiquement, de relevés
bancaires, ou relevés patrimoniaux, de factures de téléphones avec
consommation détaillée, de bordereaux d’appels de cotisations, etc.,
 L’éditique dite interactive vise à produire des documents contenant des contenus
marketing et commerciaux (lancement de campagnes sur de nouvelles offres, sur
les promotions, propositions diverses, tarifs, catalogues, etc.) ; les documents
véhiculant ce type de message doivent être plus attractifs, plus liés aux activités de
l’entreprise et plus personnalisés par rapport aux destinataires ; leur conception
doit donc comporter plus d’interactions avec les applications métier de
l’entreprise, plus de travail de création au départ, et leur cycle de vie est régi par
de nombreuses interventions humaines et manuelles (sélectionner, modifier,
mettre en valeur des parties des documents).
L’éditique interactive a donné naissance à un 3e type, encore jeune : l’éditique unitaire, ou "à la
demande", qui concerne la production de courriers unitaires, réalisés depuis un poste de travail.
L’utilisateur final est en général en "front-office", en face à face physique avec un client dans une
agence, ou dans un call-center.
3 - Les Enjeux
Les objectifs de l’éditique sont relatifs à des enjeux métier, d’une part, mais aussi à la réduction de
coûts :
 développer, améliorer, pérenniser une relation clients fructueuse, en optimisant la
communication entre l’entreprise et ses clients, à travers la diffusion de
documents pertinents, de qualité et personnalisés …
 … tout en limitant les coûts relatifs à la production et la diffusion de ces
documents d’entreprise, car ils représentent un poste de dépense important, et
qui tend à croître encore, avec l’augmentation des volumes documentaires
transmis et l’élargissement des populations ciblées.
Les bénéfices attendus des solutions d’éditique se déclinent à ces deux niveaux.
 L’enjeu plus qualitatif devient de plus en plus stratégique : les documents
transmis aux clients sont à la fois vecteurs de l’image de l’entreprise et des leviers
d’amélioration de la relation avec les clients. Leur qualité et la rapidité avec
laquelle ils peuvent être produits et diffusés conditionnent donc la performance
commerciale de l’entreprise.
 La maîtrise, voire la réduction des coûts relatifs aux documents, passe par le
traitement des différents gisements d’économies à tous les stades de leur cycle de
vie : leur création (gestion des modèles, des flux de données, etc.), leur gestion
(stockage, modifications, consultation, etc.), leur production et leur diffusion (pour
le circuit "courrier" : coûts de papier, d’impression, mise sous plis,
affranchissement, etc.). Selon une étude publiée par Gartner, les étapes les plus
critiques se trouvent en amont : la gestion des inputs pèserait 40 % des coûts
totaux, contre 35 % pour la gestion et 25 % pour la production et la diffusion.

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Figure 1 - Les grandes étapes de la production de documents d’entreprise
Source le CXP, 2009
4 - Les fonctions
L’éditique se décompose, en gros, en trois phases, explicitées dans le schéma ci-après.
Ces étapes correspondent aux processus de base suivants :
 le design, en amont, commence avec la conception des modèles, des types de
documents, les premiers éléments de mise en page des gabarits, l’établissement
des règles métier applicables, l’agencement et placement des différents modules
des pages (logos, pavés obligatoires, etc.) ;
 la gestion des flux de données qui vont être utilisées ou publiées au sein du futur
document (il peut s’agir de flux de données éditables, de données d’identification
clients, de données télétransmises par des partenaires, etc.) ;
 la composition dynamique, ou élaboration du document dans sa forme complète,
c’est-à-dire intégration des flux de données et traitement final (enrichissement
des données et mise en forme personnalisés) et assemblage, avec insertion des
éléments de personnalisation (logos, signatures, images, fragments de textes) en
respectant les règles de constitution de ces documents ;
 la production/distribution multi-canal, incluant la transformation des documents
dans les formats cible prévus : commande d’impression de flux AFP, par exemple,
pour les courriers, ou de présentation s’il s’agit d’envois électroniques (en PDF,
HTML, XML, etc.) ;
 post-production : organisation (ou marquage) des contenus dans la perspective de
l’automatisation des processus en aval de la création (l'assemblage des documents
en premier lieu) ; collecte des informations de contrôle/pilotage provenant des
principaux systèmes de données, routage vers les destinations finales ;
 stockage et archivage : de proximité (durée de stockage courte, pour consultation,
exploitant les index insérés pendant les phases amont), ou/et archivage longue
durée (optique stockage et probant),
 pilotage : de manière transverse à tous ces processus, de la création à la diffusion,
monitoring des opérations, suivis, prélèvements pour contrôles, workflows de
gestion des flux, etc.