Livre Blanc Editique

 Sommaire I. Introduction …………………………………………………………………………………………………………… 2 II. Les évolutions du marché de l’éditique …………………………………………………………………..3 Aux origines de l’éditique …………………………………………………………………………………….3 L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires ……3 L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure ……………………….4 Etude de cas : MAAF Assurances : l’éditique intégrée au système d’information ….5 Etude de cas : Révolution éditique à la Casden Banque Populaire …………………………8 III. Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive ……………………………………………….10 Etude de cas : spécialiste du financement de projets immobiliers et financiers …..11 Etude de cas : groupe d’assurance ………………………………………………………………………12 IV. Bdoc Suite une solution pour répondre aux nouveaux enjeux de l’éditique ……………13 Quand l’éditique devient réactive ………………………………………………………………………..13 Tirer le meilleur parti de ses documents ………………………………………………………………14 Un juste milieu entre contrôle et personnalisation ………………………………………………14
1
Réactivité et personnalisation, les nouveaux enjeux de la production de documents d’entreprise. En résumé ™ L’éditique traditionnelle reste une chasse gardée de l’informatique. ™ Afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de leurs clients et partenaires, les métiers veulent enrichir et personnaliser eux‐mêmes leurs documents. ™ Pour répondre à ces nouveaux besoins, la production de documents d’entreprise doit se mettre à la portée des utilisateurs et devenir plus souple, plus interactive. I – Introduction Propositions commerciales, courriers aux clients et aux partenaires, factures, contrats, bons de commande, plaquettes et documentations marketing… Ces documents, plus ou moins formalisés selon les cas, représentent le principal vecteur de communication dans les entreprises. Ils jouent un rôle essentiel dans la stratégie des entreprises et sont au cœur de la relation avec les clients et partenaires. La rapidité de leur conception et production, la qualité de leur forme et de leur contenu sont donc primordiales. Les besoins d’interactivité et de temps réel imposés par Internet renforcent ces exigences de réactivité. Face à ces enjeux, le rôle de l’éditique est crucial. Selon la définition du cabinet de conseil Markess International, l’éditique regroupe l’ensemble des outils, services et moyens informatiques prenant en charge l’édition des documents sortants de l’entreprise. Depuis ses débuts, le marché de l’éditique a cependant connu des évolutions notables. Pour cette raison, la définition générale englobe aujourd’hui plusieurs approches aux finalités très différentes. 2
II – Les évolutions du marché de l’éditique Aux origines de l’éditique La plupart des entreprises ont mis en place des progiciels de gestion intégrés (PGI) et des applicatifs de gestion de la relation client (GRC) afin de gérer leurs processus métier. Mais ces progiciels n’ont pas été conçus pour la production de documents. De fait, les documents générés par les PGI sont assez rigides et laissent peu de place à l’initiative des utilisateurs pour répondre à leurs besoins spécifiques. En effet, les documents restent étroitement liés aux applications qui permettent de les produire, offrant dès lors peu de possibilités en termes de rationalisation, de personnalisation et d’automatisation. L’éditique traditionnelle, que l’on peut décrire comme une éditique de gestion, est venue pallier certains de ces manques. L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires Qu’est‐ce que l’éditique de gestion ? L’éditique de gestion concerne la transmission d’informations de gestion (états de comptes bancaires, factures, relevés de consommation…). Les documents correspondant à ce type de message sont plutôt structurés, leur production est largement industrialisée (fabrication batch). Source : le CXP. Le périmètre couvert par l’éditique comprend un certain nombre de fonctions associées à la gestion du document : de l’extraction/la réception des données à la diffusion du document, en passant par des modules de composition et de post‐composition. A ce périmètre, il convient aussi d’inclure l’archivage permettant de capitaliser sur ces sources de connaissances. Des outils de production de masse ont permis d’automatiser la production de documents, générant d’importants gains de productivité. Ils ont également introduit une certaine flexibilité dans la conception des documents grâce à des règles techniques et métiers permettant de générer des documents de manière dynamique, en assemblant texte, images, logos et tableaux. 3
L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure Qu’est‐ce que l’éditique interactive ? L’éditique interactive vise à concevoir et à permettre la personnalisation de manière contrôlée des documents de gestion par l'utilisateur : courriers sinistre, contentieux, contrats, DRH, gestion de la réclamation mais aussi des documents commerciaux, marketing (lancement de campagnes sur de nouvelles offres, sur les promotions, tarifs, catalogues…). Les documents véhiculant ces contenus sont davantage dépendants des particularités de l'activité de l'entreprise et plus personnalisés par rapport aux destinataires ; ils doivent aussi être plus attractifs (Transmission d’une image valorisante, Qualité graphique et esthétique des documents, Charte graphique unifiée). Leur conception doit donc comporter plus d’interactions avec les applications métiers de l’entreprise, et leur cycle de vie est régi par de nombreuses interactions humaines et manuelles (Participation de la MOA ou des utilisateurs pour la conception par profil utilisateur et/ou par contexte métier). Source : le CXP et Business Document. Les solutions d’éditique de gestion ne suffisent pas à répondre à tous les besoins. En effet, elles nécessitent un certain savoir‐faire technique, propre aux équipes informatiques, ce qui les rend difficilement accessibles aux utilisateurs métier. L’intervention de la direction des systèmes d’information reste donc nécessaire pour concevoir de nouveaux documents ou modifier des modèles existants. Face à des métiers de plus en plus exigeants et demandeurs de souplesse et de réactivité, une telle situation s’avère vite inadaptée. En effet, ces allers‐retours récurrents entre l’informatique et les métiers freinent la réactivité de l’entreprise. Celle‐ci perd une partie de son agilité, c’est‐à‐dire sa capacité à s’adapter rapidement aux changements. Qu’il s’agisse de lancer une nouvelle offre sur le marché, d’adapter un contrat ou de traiter un dossier client, les entreprises doivent être capables de proposer des réponses rapides et en parfaite adéquation avec les besoins. 4
Etude de cas : MAAF Assurances : l’éditique intégrée au système d’information À la MAAF, Business Document est aujourd’hui le fournisseur éditique de référence. Forte intégration aux applications métiers, gain de réactivité et de qualité, réduction des coûts... sont autant de points qui scellent ce partenariat. Le contexte Le groupe mutuel MAAF Assurances est l’un des tout premiers assureurs généralistes en France. Il offre à ses 3,8 millions de sociétaires des solutions globales en assurances (automobile, habitation, santé, assurance Vie, risques professionnels…) et des services à forte valeur ajoutée (assistance, crédits…). Aujourd’hui cinquième assureur automobile en France, MAAF Assurances détient un portefeuille de plus de 3,7 millions de véhicules assurés. La problématique Les besoins de Maaf Assurances en matière d’éditique sont conséquents. Que ce soit en front office, pour tous les documents (les contrats, notamment) remis aux clients, ou en back office, avec les lettres de recours ou encore les comptes‐rendus d’expertise. En 1998, le groupe décide d’acquérir un progiciel métier, en remplacement du spécifique jusqu’alors utilisé, et s’équipe des solutions Bdoc. « À l’époque, l’intégration de la solution consistait en quelque sorte en un projet pilote portant sur 200 utilisateurs. Ils sont aujourd’hui plus de 5 500 ! », explique Nicolas Bonnardeau, responsable de l’entité Gestion des documents de Maaf Assurances. La solution Fort de la réussite de ce premier projet, le groupe MAAF Assurances, en 2002, étend l’utilisation de la suite Bdoc à ses partenaires. « La suite Bdoc nous a été recommandée par l’éditeur de notre progiciel métier qui n’intégrait pas de solution éditique. De plus, Bdoc s’imposait comme le prestataire ayant la plus grande expertise en matière de création interactive de documents, ce qui nous a confortés dans notre choix », explique Nicolas Bonnardeau, qui ajoute : « La volonté stratégique du groupe est de mettre en avant ses partenaires tels que Banque Populaire, Pro BTP, SMABTP, CAMACTE... Nous avons donc créé et mis à leur disposition une application spécifique qu’ils utilisent via un Extranet. Nous avons opté pour le module Bdoc Web en qualité de pionniers puisque nous faisons partie des tout premiers utilisateurs de ce module ». Des utilisateurs convaincus car c’est également à l’aide de ce module que les clients MAAF peuvent, dans un espace réservé sur le site du groupe d’assurances, effectuer leurs actes de gestion. « Les documents sont composés chez nous, puis mis à disposition des clients au format PDF. Et, depuis 2006, ils peuvent même souscrire un contrat en ligne et avoir accès à leur historique complet ». Le retour sur investissement La MAAF a pu délivrer de nouveaux services et améliorer son image auprès de ses clients. « La qualité des documents remis aux clients a été augmentée grâce aux possibilités offertes par Bdoc. Mais ce n’est pas tout : nous avons également gagné en productivité et donc en réactivité », observe Nicolas Bonnardeau. Les temps de développement, pour la conception, ont été au minimum divisés par deux. « Plus les éditions sont complexes et plus nous gagnons du 5
temps ! Le simple fait d’avoir à notre disposition un outil convivial rend la création beaucoup plus facile et rapide. Et la généralisation de Bdoc à la MAAF est en parfaite adéquation avec la politique très forte de maîtrise des coûts », souligne Nicolas Bonnardeau. La MAAF a encore des projets dans ses cartons. « Notre prochain ‘chantier’ est la mise en place du multicanal (fax, mail,...) et l’interconnexion entre les documents sortants et notre application de gestion électronique des documents (GED). De manière plus globale, toute l’architecture du groupe tend vers la composition à distance et le mode web, l’objectif étant d’alléger les postes de travail », conclut Nicolas Bonnardeau. De nombreux utilisateurs métier réclament davantage de souplesse, de personnalisation et d’interactivité. Ces utilisateurs possèdent d’ailleurs une connaissance très fine des besoins de leurs clients et de leurs partenaires. Ils veulent conserver une certaine autonomie sur la conception des documents, afin de pouvoir les adapter et les personnaliser eux‐mêmes chaque fois qu’ils l’estiment nécessaire. Ils souhaitent également pouvoir exercer davantage leur créativité afin de proposer une communication sur mesure à leurs clients, internes ou externes. En outre, des flux documentaires trop rigides n’offrent pas la réelle réactivité que demandent les métiers, freinant la performance opérationnelle de l’entreprise et, de fait, sa compétitivité. La production documentaire ne doit pas être vue comme un processus monolithique, ni un processus à part, déconnecté du système d’information. Elle doit, au contraire, s’inscrire de manière fluide dans les différents processus métier de l’entreprise, ce qui implique une intégration avec l’ensemble du système d’information et des applications métiers. Sans solution adaptée, les utilisateurs tentent fréquemment de contourner la rigidité des systèmes en place, afin d’élaborer les documents dont ils ont besoin. Ils utilisent alors les outils dont ils disposent, essentiellement les suites bureautiques dont ils sont pour la plupart équipés sur leurs postes de travail. Cela entraîne une perte de contrôle sur la production documentaire, faisant peser des risques sur la qualité des documents émis par l’entreprise, ainsi que des surcoûts. 6
Ces besoins d’interactivité prolongent la courbe de maturité de l’éditique qui découle directement de l’évolution des besoins des entreprises (voir graphique ci‐après, page xx) : à la gestion de masse, très centralisée avec des niveaux de complexité de documents relativement faibles, se sont ajoutées des exigences de gestion transactionnelle, pilotée depuis les applications métiers, et, plus récemment, des exigences de gestion interactive, pour des documents complexes et un niveau décentralisé de la gestion du processus éditique. MARKESS International Une enquête menée par le cabinet Markess International en 2009 auprès de 130 organisations privées et publiques met en exergue cette évolution des besoins. Si la réduction des coûts de diffusion des documents et les gains de productivité restent deux préoccupations majeures des entreprises, citées respectivement par 62 % et 50 % des entreprises, la réduction des délais de réalisation et de mise à disposition des documents les suit de près, citée par 46 % des répondants. L’objectif de l’éditique interactive est précisément de répondre à ce besoin : faciliter et personnaliser la conception des documents. 7
Etude de cas : Révolution éditique à la Casden Banque Populaire Entamée en 2002, la réflexion de la Casden sur une rénovation de son éditique a débouché sur le choix de Bdoc Suite. À la clé : homogénéisation des documents, amélioration de l’image de l’entreprise, meilleure réactivité et réduction des coûts. Le contexte La Casden Banque Populaire est la banque coopérative des personnels de l’Éducation nationale, de la Recherche et de la Culture. Avec des valeurs fortes que sont le mutualisme et la solidarité. La problématique En 2002, la Casden Banque Populaire entame une réflexion sur sa communication externe et sur son éditique. Les enjeux sont multiples. « Il s’agissait d’optimiser la mise à jour et la création des documents, ainsi que les pratiques des utilisateurs et l’efficacité des entités opérationnelles… tout en réduisant les coûts d’édition. Notre priorité était d’améliorer les documents adressés à nos sociétaires afin de pérenniser et de valoriser l’identité et l’image de la Casden », explique Sonia Demongivert, responsable du domaine Canaux à la DSI. Au menu également : une meilleure connaissance des sociétaires grâce à l’historisation des documents tant commerciaux que d’instruction et une diminution des délais de traitement des retours. La solution L’acquisition d’un nouveau progiciel d’instruction des crédits (Evolan New Business édité par Sopra Group) se révèle l’occasion parfaite de se doter d’un outil d’édition performant. « Après rédaction d’un cahier des charges extrêmement précis, nous avons lancé un appel d’offres. La réponse de Business Document a retenu toute notre attention, explique Sonia Demongivert. La solution permet, comme nous le souhaitions, de transférer au métier la conception des modèles, de disposer de documents interactifs, de récupérer les documents sur des postes de travail Web, de gérer les documents dématérialisés et enfin, elle s’intègre à la fois dans une interface Web et dans notre architecture technique applicative, à savoir Java J2EE. » Les tests effectués par les équipes de Business Document sur des impressions de masse achèvent de convaincre les équipes de la Casden : le projet peut démarrer. Après définition de la charte graphique, une interface est développée pour le progiciel ENB, qui appelle Bdoc Suite pour la gestion éditique. Et dès 2002, la solution est en production sur un site pilote, à savoir l’Extranet partenaire d’instruction des crédits à la consommation. « À cette étape, le projet concernait toutes les éditions d’offres et les simulations en temps réel effectuées dans le réseau de la banque et chez nos partenaires. La solution a ensuite été généralisée (en 2003) à l’ensemble des éditions en temps réel des offres, des courriers de simulation et d’instruction de crédits consommation et immobilier », précise Sonia Demongivert. Enfin, en 2005, un premier lot back‐office sur l’application “Boss” est mis en production pour la gestion des cas particuliers tels que les successions ou les démissions de sociétaires. Le retour sur investissement La solution Bdoc Edit a constitué pour la Casden une véritable révolution de la gestion éditique, à plusieurs niveaux. Tout d’abord, les documents sont harmonisés. Ensuite, chaque document est personnalisé, en fonction du partenaire et 8
du point de vente, de manière transparente pour le collaborateur sur le terrain, qui ne saisit, quant à lui, que les données relatives au prospect, les données clients étant importées depuis le progiciel métier. Cette simplicité d’utilisation au quotidien a permis à l’ensemble des collaborateurs du réseau une prise en main rapide, sans formation. L’arrivée de Bdoc Suite a par ailleurs permis une réduction importante des coûts d’impression tout en simplifiant les processus. « Nous n’utilisons plus désormais que du papier blanc là où des préimprimés étaient auparavant nécessaires, explique Sonia Demongivert, tout est contenu dans les modèles de documents. » Enfin, la conception, la mise à jour et la maintenance des modèles de documents ont été facilitées, pour une réactivité accrue. « Les fréquentes évolutions réglementaires sont désormais prises en compte et intégrées aux modèles de documents en une semaine au maximum pour l’ensemble du réseau », insiste Magali Vellutini, responsable de maîtrise d’ouvrage. Cette rapidité et cette simplicité d’évolution sont également très appréciées des équipes marketing. « Grâce à Bdoc Suite, nous avons réduit les délais de traitement, nous constatons une meilleure satisfaction des clients et un gain de productivité au sein de toutes les entités opérationnelles. » Forte de la réussite de ces premiers projets, la Casden a entamé en 2006 une réflexion sur la mise en œuvre d’une interface éditique unique et standard qui s’intègre avec les applications métier. Le premier lot est lié au CRM grâce à une interface avec notre application Coheris : l’objectif est de disposer d’une interface standard pour générer les courriers en réponse aux réclamations ou aux demandes d’information. 9
III – Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive L’enjeu de l’éditique interactive est donc double : ™ Offrir à l’utilisateur un véritable espace intégré pour la production de documents, au lieu d’interfaces applicatives relativement figées, dans lesquelles les interactions possibles se limitent au domaine couvert par l’application. ™ Donner la possibilité à l’utilisateur de prendre des initiatives et d’exprimer sa créativité de manière contrôlée sur son poste de travail, afin qu’il puisse personnaliser lui‐même l’outil de communication, stratégique, qu’est le document. Cinq critères clés pour choisir une solution d’éditique interactive : 1. Accessibilité Accès possible depuis les postes de travail, ergonomie adaptée aux utilisateurs métier. 2. Intégration Le système d’éditique doit s’intégrer de manière souple avec le système d’information. 3. Autonomie Les utilisateurs métier doivent pouvoir créer et gérer eux‐mêmes des modèles de documents. 4. Contrôle Un moteur de workflow permet de contrôler la production des documents, leur traçabilité et leur sécurité. 5. Alignement sur les besoins métiers La solution doit s’adapter à la manière de travailler des métiers, non l’inverse. L’éditique interactive gagne le cœur de la chaîne de valeur documentaire. Elle contribue directement à la performance des processus de gestion des documents. Chaque document produit et géré de cette manière est une opportunité pour l’entreprise de gagner en productivité. Une solution d’éditique interactive permet en effet aux métiers de se réapproprier leurs flux documentaires, évitant ainsi des interventions de l’informatique. L’entreprise gagne ainsi un temps précieux sur la production documentaire, tout en accroissant la qualité et la personnalisation de ses documents sortants. 10
Etude de cas : Spécialiste du financement de projets immobiliers et financiers Le contexte Dans cet établissement financier, les documents commerciaux réalisés par les agences représentent plus de soixante‐dix modèles, dont les plus complexes sont les offres de prêts, décomposées en plusieurs parties et annexes. La problématique L’objectif de cet établissement financier était d’uniformiser les outils dédiés à l’éditique. Avec, toutefois, une contrainte forte : « Nous souhaitions migrer vers des outils plus modernes, qui nous permettraient de gagner en productivité, mais il ne fallait pas bouleverser les habitudes des utilisateurs ». La solution L’étude comparative de plusieurs solutions a mis en évidence la supériorité des offres Business Document, tant sur les critères de richesse fonctionnelle, que sur les aspects de maintenabilité et d’ouverture aux technologies actuelles. Au cours du projet, l’établissement financier découvre la possibilité d’assembler les documents avec l’offre Business Document et décide de faire évoluer le processus de réalisation des offres. Des documents de sources diverses (lettre d’accompagnement, corps de l’offre et annexes) sont assemblés et génèrent directement un document en format pdf, qui peut être consulté avant l’impression. Suite au projet d’assemblage des offres, l’entreprise a fait migrer les 150 courriers de gestion. « Plutôt que de faire une simple reprise des documents, nous avons souhaité exploiter au maximum les possibilités de la gamme Bdoc ». La personne formée à la réalisation des documents utilise les capacités d’interactivité du logiciel, et s’occupe de la maintenance évolutive des modèles, sans avoir besoin de faire appel à l’informatique. La « contrathèque » est également en cours de migration, pour un service dédié aux collectivités et administrations. Avec Bdoc Interactive, il s’agira ici d’élaborer directement à l’écran le contrat juridique, selon les possibilités de composition du document. Les volumes sont certes moindres, mais les contrats sont relativement complexes et constitués à chaque fois sur mesure. L’apport de Bdoc se retrouvera dans la sécurisation et l’interactivité du processus. Un système de validation du document par un circuit de workflow fait également partie du projet. Enfin, l’établissement financier migre en 2010 une base d’un millier de courriers de gestion, qui sont alimentés avec des données complémentaires issues des applications de production de l’entreprise. « Il nous faut aller vite, car ce projet est déclenché par la migration de nos postes de travail. Nous avons donc mis à contribution les utilisateurs pour la reprise des modèles. ». Les collaborateurs de la cellule a ainsi les moyens de faire évoluer leurs modèles de courriers en toute autonomie. Le retour sur investissement « Le temps gagné grâce à l’automatisation de l’assemblage des documents est important, puisque nous sommes passés de quinze minutes pour réaliser une offre à sept minutes en moyenne ». L’utilisateur peut ainsi choisir d’imprimer en local, s’il est face à son client. Mais, par défaut, l’impression se fait en central, où le tri des exemplaires, l’agrafage et la mise sous pli sont automatisés. « Ce processus d’impression nous a fait gagner en productivité, mais nous avons aussi amélioré la qualité, car le système 11
définit automatiquement le nombre d’exemplaires à produire, les annexes et les pré‐imprimés nécessaires. ». L’impact sur l’image de l’entreprise est immédiat et direct. En bout de chaîne, les documents sont archivés automatiquement, ce qui évite les transferts du document papier entre les différents services. Etude de cas : s’appuie sur des documents spécifiques. Les solutions en place ne permettaient pas de replacer les différents documents dans la logique du processus, or il s’agit d’un paramètre important pour le suivi des procédures. En outre, les conseillers souhaitaient pouvoir intervenir eux‐
mêmes dans la conception des documents afin de mieux les adapter aux cas traités. L’entreprise devait donc trouver des outils adaptés pour répondre à ce double besoin de souplesse et d’autonomie et s’est équipée de Bdoc Suite. Groupe d’assurance Un grand groupe dans le secteur des Assurances gérait ses flux documentaires avec des solutions d’éditique classiques, orientées vers la production de masse. Ces outils se sont avérés trop rigides pour un processus comme la gestion des sinistres. Celui‐ci nécessite en effet de suivre un certain nombre d’étapes, depuis l’enregistrement du sinistre jusqu’au paiement des indemnités. Chaque étape 12
IV ‐ Bdoc Suite, une solution pour répondre aux nouveaux enjeux de l’éditique En résumé ™ Une solution modulaire, capable de s’adapter à des besoins différents. ™ Des modules conçus pour les utilisateurs métier, permettant de concevoir et de produire des documents personnalisés de manière simple et interactive. ™ La sécurité d’une solution d’éditique centralisée. Quand l’éditique devient réactive Les documents d’entreprise sont étroitement liés aux processus métiers. Ce sont ces processus qui définissent le cycle de vie des documents, non l’inverse. S’il est important de contrôler et de rationaliser la production de documents, cela ne doit jamais se faire au détriment de la réactivité et des besoins des métiers. En tant que processus transversal, la gestion des flux de documents doit être à même de s’adapter à ces différents besoins. Elle doit s’intégrer de manière souple avec les systèmes métier en place, qu’il s’agisse de PGI, de progiciels de GRC ou d’applications métiers. La solution Bdoc Suite couvre l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis la modélisation et le design jusqu’à la diffusion et l’archivage, en passant par les étapes de production. Construite de manière modulaire, l’offre peut ainsi s’adapter aisément aux besoins, sans imposer de démarche prédéfinie et figée. Bdoc Suite, l’offre globale de Business Document 13
La solution permet aux utilisateurs métier de choisir à quel niveau ils souhaitent intervenir dans la chaîne de l’éditique. A chaque étape du processus, Business Documents propose en effet des outils conçus sur mesure pour les besoins des métiers. Au coté d’outils avancés destinés à des utilisateurs experts, tels Bdoc Design ou Bdoc Edit, la suite comporte des modules entièrement pensés pour les utilisateurs métier. Tirer le meilleur parti de ses documents Il ne suffit pas de mettre en forme les données issues des applicatifs métier pour bâtir des documents attractifs et pertinents. En effet, des documents trop standardisés et formatés ne conviennent pas à tous les besoins. Une entreprise a tout intérêt à personnaliser sa communication, en particulier quand il s’agit de développer sa relation client ou de renforcer son image de marque. Conscients de telles opportunités, les utilisateurs métier veulent de plus en plus adapter, enrichir et personnaliser eux‐mêmes les documents avec lesquelles ils travaillent au quotidien. Ils sont demandeurs d’outils simples, faciles d’accès, leur permettant d’éditer et de produire leurs propres modèles de documents. Le module Bdoc Web Design permet aux utilisateurs métier de concevoir eux‐mêmes leurs modèles de documents. Entièrement en mode Web, l’outil est accessible depuis le poste de travail. La solution s’appuie sur des technologies familières du grand public afin de proposer une interface riche, ergonomique et interactive. Les gabarits permettent aux utilisateurs de construire de manière dynamique des modèles de documents combinant informations structurées et non structurées, tout en respectant les règles et chartes mises en place par l’entreprise. Ces gabarits masquent la complexité de la modélisation documentaire, rendant celle‐ci intuitive et interactive. En outre, la solution permet de partager les modèles ainsi conçus avec les autres utilisateurs, facilitant ainsi la collaboration. De la même façon, le module Bdoc Interactive met la production de documents à la portée des utilisateurs métier. La solution couvre l’ensemble du processus documentaire : élaboration des documents, validation, diffusion et archivage, tout le cycle de vie des documents peut être piloté par l’utilisateur depuis son navigateur Web. Autre point fort, elle permet de gérer des bibliothèques regroupant plusieurs documents. Enfin, Bdoc Online étend les capacités de la solution en offrant une solution de dématérialisation flexible, capable de gérer des dossiers composés de documents hétérogènes. Un juste milieu entre contrôle et personnalisation Quand les métiers souhaitent personnaliser leurs documents, bien souvent ce sont les outils bureautiques qui prennent le pas si les utilisateurs ne disposent pas d’une solution appropriée. Pour une entreprise, une telle situation se traduit par une perte de contrôle sur les documents, avec les risques non négligeables que cela entraîne. Procurer aux utilisateurs la souplesse qu’ils demandent tout en restant dans un cadre sécurisé, tel est l’enjeu auquel il faut répondre. La valeur d’une solution comme Bdoc Suite 14
provient de l’alliance entre sécurité et souplesse, garantissant des flux documentaires à la fois robustes et agiles. La solution s’appuie sur un référentiel centralisé. Les modèles et documents produits sur la plate‐forme peuvent ainsi être stockés et archivés dans un lieu unique. Cette architecture qui permet de retrouver plus facilement les documents est complétée par un moteur de recherche et d’indexation. Les utilisateurs disposent également d’un système de workflow permettant de contrôler le processus de conception et la diffusion d’un document. Chaque fois que c’est nécessaire, il est possible de prévoir des étapes de validation. Enfin, la solution est intégrée avec les différents progiciels métier, contrairement aux outils bureautiques. Cette intégration permet de contrôler les accès aux données métier tout en assurant leur traçabilité tout au long de la chaîne documentaire. © Business Document 2010 15