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AIDE MEMOIRE
Guinée-Bissau
Mission de Soutien à la Mise en Œuvre du
Projet Rural de Développement Communautaire
(Don IDA H513-GW)
et du
Projet de Développement Rural Participatif
(Don SPF TF094746)
Mission du 20 au 30 novembre 2011
1.
INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS
1.
M. Philippe Auffret, Chargé des Projets a séjourné en Guinée-Bissau entre le 20 et le 30
novembre 2011. Les objectifs de la mission étaient d’accompagner la mise en œuvre des Projets
et mentionnés ci dessus.1
2.
La Mission a eu le plaisir de rencontrer et souhaite vivement remercier Son Excellence
Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration régionale
(MEPIR), Monsieur Vasco da Silva, Directeur Général du Plan et Président du Comité National
de Pilotage des Projets ainsi que Madame Maria Evarista de Sousa, Gouverneur de la Région de
Biombo et Monsieur Nelson Ca, Administrateur du Secteur de Biombo. La Mission a visité une
école avec cantine et point d’eau à Ondame dans la région de Biombo. La mission tient à
remercier M. Jamel Handem, Coordinateur de l’UCP ainsi que toute l’équipe de l’UCP de leur
accueil et collaboration. La mission tient finalement à remercier la représentation de la Banque
Mondiale à Bissau et en particulier Monsieur Mamadou Woury Diallo, Country Manager.
3.
Cet aide-mémoire résume les observations et recommandations de la mission. Le
contenu de cet aide-mémoire a été présenté et discuté le 25 novembre 2011 avec Son Excellence
Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale en
présence de Monsieur Jamel Handem, Coordinateur de l’UCP et Monsieur Apa Patrao da Costa,
Directeur des Operations de l’UCP . Cet aide-mémoire a aussi été présenté à toute l’équipe de
l’UCP. La Mission a élaboré un Plan d’Actions qui résume les actions à entreprendre durant les
prochains mois.
2.
CONTEXTE
4.
La République de Guinée-Bissau bénéficie de deux Projets qui ont les mêmes objectifs de
développement, les mêmes indicateurs de suivi et qui sont mis en œuvre par la même Unité de
Coordination des Projets (Unidade de Coordenacao dos Projectos ou UCP). Les Projets sont des
projets sociaux de développement communautaire classiques: ils prévoient un travail
communautaire visant à l’élaboration de Plan de Développement Communautaire (PDC) (i.e. une
1
Voir Statement of Mission Objectives (SMO) datés du 17 novembre 2011.
1
liste de micro-projets priorisés par les communautés) suivi par le financement d’un certain
nombre de ces micro-projets. Ces Projets sont (voir Tableau 1):
a. le Projet de Développement Rural Participatif (Participatory Rural Development
Project or Projecto de Desenvolvimento Rural Participativo (SPF) - P117861)
financé par un don SPF de US$5.0 million (State and Peace Building Grant SPF
TF094746). Ce Projet est entré en vigueur le 4 août 2009 et clôturera le 31 août 2013,
b. le Projet Rural de Développement Communautaire (Rural Community-Driven
Development Project or Projecto Rural de Desenvolvimento Comunitario (IDA) P090712) financé par un don IDA de US$5.0 million (Don IDA H513-GW). Ce
Projet est entré en vigueur le 7 juillet 2010 et clôturera le 31 décembre 2014.
Tableau 1 : Projets mis en Œuvre par l’UCP
Projet
Référence
du Projet
Référence
Montant
du
(US$
Financement
million)
Date de Mise
en Vigueur
Date de
Clôture
1. Projet de Développement
Rural Participatif
P117861
SPF
TF094746
5.0
4 août 2009
31 août
2013
2. Projet Rural de
Développement
Communautaire
P090712
IDA H513GW
5.0
7 juillet 2010
31 déc.
2014
5.
La mise en œuvre de ces Projets est restée insatisfaisante depuis leur mise en vigueur
jusqu'à la fin 2010. Suite à la mission de fin novembre 2010, les autorités Bissau Guinéennes ont
demandé à l’IDA de les restructurer afin d’améliorer leur performance. Les Projets ont été
restructurés durant le premier trimestre 2011 et les amendements légaux correspondants ont été
ratifiés le 16 avril 2011. Une mission de d’accompagnement à la mise en œuvre des Projets a eu
lieu en avril 2011 et a commencé à noter des résultats sur le terrain. En particulier, les
communautés visitées et les autorités locales rencontrées montraient une grande satisfaction avec
l’approche communautaire suivie par les Projets : des Programmes de Développement
Communautaires avaient été finalisés et des contrats de construction de micro-projets avec les
entreprises avaient été signés.
6.
Lors de la réunion avec la mission, Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre
de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale (MEPIR) a exprimé sa grande satisfaction
avec la mise en œuvre des Projets depuis la restructuration. En particulier, Madame la Ministre a
eu l’occasion d’inaugurer une école financée par le Projet en présence de Monsieur le Country
Manager de la Banque mondiale. La communauté était extrêmement satisfaite de noter la volonté
du gouvernement central et des autorités régionales de travailler pour les populations les plus
démunies. C’était aussi la première fois qu’un ministre se déplaçait dans cette communauté
depuis 1996 !
7.
Les projets contribuent à la stabilisation du pays et à la légitimation de l’Etat. Les
prochaines élections sont des élections parlementaires prévues en novembre 2012. Le
gouvernement actuel sera alors le premier gouvernement démocratiquement élu à terminer son
mandat depuis l’indépendance et après des années d’instabilité chronique politique et
institutionnelle. Les projets contribuent à la reconstruction et au développement d’un pays sortant
d’un conflit. Ils catalysent aussi les efforts de la communauté des bailleurs qui utilisent les Plan
de Développement Communautaires (PDC) financés par les Projets IDA/SPF pour financer des
micro-projets communautaires finances a partir d’autres sources de financement que IDA et SPF.
2
Plus important encore, les Projets IDA et SPF contribuent à restaurer le contrat social entre les
populations et le gouvernement qui a été absent – et parfois hostile – durant des décennies.
3.
PROGRES DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS
8.
Objectif de Développement. L’Objectif de Développement des deux Projets est
d’augmenter l’accès aux infrastructures et services sociaux et économiques prioritaires de base
des communautés participantes.
9.
Les Projets sont jugés Modérément Satisfaisants en termes d’Objectifs de
Développement (le tableau en fin d’Aide Mémoire montre les notations des différents aspects de
la mise en œuvre des Projets ainsi que leur évolution). La mise en œuvre de la première
composante (Etablissement de Capacités pour le Développement des Communautés) est
maintenant Satisfaisante. La mise en œuvre de la seconde composante (Micro-Projets
Communautaires de Base) est Modérément Satisfaisante (MS) : certains types de micro-projets
(écoles et points d’eau) ont été successivement construits dans des communautés mais des
difficultés sont apparues dans la construction de pistes de désenclavement. Finalement, la gestion
de l’UCP reste Modérément Satisfaisante dans son ensemble. En particulier, les coûts de
gestion des Projets restent très élevés (le ratio opérationnel est 50% contre un objectif de 20%) dû
en partie aux difficultés de mise en œuvre initiale des Projets. La mise en œuvre rapide de microprojets devrait conduire à une réduction de ce ratio.
10.
La mission a visité des micro-projets en cours d’implémentation. La mission continue de
recommander à l’UCP de renforcer les points suivants :
(i)
Obtenir du Ministère de l’Education des documents écrits certifiant que les
écoles auront des maitres avant le commencement des micro-projets « écoles »,
(ii)
Afficher toutes les informations concernant les micro-projets sur le site de
construction (ces informations doivent inclure les coûts des micro-projets et les
paiements aux entreprises),
(iii)
S’assurer de la qualité des matériaux utilisés par les entreprises.
3.1
OBJECTIFS DE DEVELOPPEMENT
11.
2):
Les Projets sont en bonne voie d’atteindre leurs Objectifs de Développement (voir annexe
 105 Plans de Développement Communautaire (PDC) ont été validés (à comparer
à un objectif de 120 PDC en fin de Projets) ;
 les contrats de construction de 52 micro-projets ont été signés avec des
entreprises et les contrats de 42 autres micro-projets devraient être signés avant
mi-décembre (pour un total de 94 micro-projets à comparer à un objectif de 120
micro-projets) ;
 les micro-projets ont bénéficié à 7.597 personnes dont 51% sont des femmes
(l’objectif de fin de Projets est d’atteindre 60.000 bénéficiaires dont au moins
50% sont des femmes).
12.
Indicateurs de Résultat : les Projets sont aussi en bonne voie d’atteindre les objectifs
définis pour leurs indicateurs de résultat (voir annexe 2):
 Composante 1 : Renforcement des capacités pour le développement communautaire
3
 118 Plans de Développement Communautaire (PDC) ont été initiés (à comparer à
un objectif de 120 PDC en fin de Projets) (voir Tableau 1) ;
 530 tabancas ont un PDC qui a été validé (dépassant l’objectif initial de 120
tabancas car les communautés – qui ne sont pas des entités sociologiques -- ont
été organisées dans le cadre de ces Projets en regroupant des tabancas) ;
 131.745 personnes ont un PDC validés (dépassant aussi l’objectif de 60.000
personnes en fin de Projets) correspondant environ à 20% de la population des 4
régions d’intervention.
Tableau 1: Nombre de Plans de Développement Communautaire initiés et validés (17 nov.
2011)
PDC initiés
PDC Réalisés
Oio
37
33
Biombo
12
12
Cacheu
33
29
Bafata
36
31
Total
118
105
 Composante 2 : Micro-Projets Communautaires de Base
 21 micro-projets sociaux et économiques communautaires de base ont été
réceptionnés et 52 micro-projets ont été initiés (signature avec les entreprises)
(voir photos en Annexe 1 et Tableaux 3 et 4) ;
Tableau 2: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base initiés et réceptionnés (17
nov. 2011)
Oio
Biombo
Cacheu
Bafata
Total
Micro-Projets
initiés
14
14
16
8
52
Micro-Projets
Réceptionnés
6
7
2
6
21
 19 points d’eau et 2 rizières réhabilités ont été réceptionnés ;
 La réception de 8 écoles (27 salles de classe) construites et équipées avec latrines
et point d’eau est imminente alors qu’une autre école de 3 classes est en cours de
construction (voir Tableau 3);
 environ 10 km de pistes rurales (Mina) ont été réhabilitées (mais des contrats ont
été signés pour 35 km – voir ci dessous).
4
Tableau 3: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base initiés par type et par
région (17 nov. 2011)
Ecoles dont :
Salles de classes
Pistes de désenclavement
dont
:
Longueur
(km)
Points d’eau
Aménagement hydroagricole (Bolanhas)
Total
Oio
4
10
0
0
10
0
Biombo
4
17
0
0
10
0
Cacheu
1
3
1
6
8
6
Bafata
0
0
2
29
6
0
Total
9
30
3
35
34
6
14
14
16
8
52
Tableau 4: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base réceptionnés par type et par
région (17 nov. 2011)
Oio
Biombo
Cacheu
Bafata
Total
Ecoles dont :
Salles de classes
Piste de désenclavement
dont
:
Longueur
(km)
Point d’eau
Aménagement hydroagricole (Bolanhas)
0
0
0
0
6
0
0
0
0
0
7
0
0
0
0
0
0
2
0
0
0
0
6
0
0
0
0
0
19
2
Total
6
7
2
6
21
 Composante 3 : Gestion du Projet, suivi et évaluation, et audit
 Le ratio opérationnel des Projets est 50% au 17 novembre 2011 (bien au delà de
l’objectif de le maintenir à moins de 20%).
3.2 CLOTURE/DECAISSEMENTS
13.
Clôture des Projets. La date de clôture du Projet de Développement Rural Participatif
(SPF) est le 31 août 2013. Les modalités des dons SPF font que cette date de clôture ne peut être
prorogée. En conséquence, les fonds non engagés avant le 29 février 2013 (6 mois avant la date
de clôture) risquent d’être perdus pour la Guinée-Bissau. La date de clôture du Projet Rural de
Développement Communautaire (IDA) est, quant à elle, le 31 décembre 2014 – soit 16 mois plus
tard.
14.
Décaissements. Au 17 novembre 2011, le montant cumulé des décaissements réalisés
dans le cadre du Projet de Développement Rural Participatif (SPF TF094712) est US$2.176
million correspondant à un taux de décaissement de 43.5 %. Le montant cumulé des
décaissements réalisés dans le cadre du Projet Rural de Développement Communautaire (IDA H513-GW) est DTS2.221 million correspondant à un taux de décaissement de 32.7 % (voir Annexe
3).
15.
La Mission déplore que ses recommandations antérieures de prioriser les décaissements
du Projet SPF n’aient pas été prises en compte. Etant donné que le Projet de Développement
Rural Participatif (SPF) clôt 16 mois avant le Projet Rural de Développement Communautaire
(IDA) et que sa date de clôture ne peut pas être prorogée, les Missions antérieures de novembre
5
2010 et avril 2011 avaient toutes les deux recommandé de faire des Demandes de
Remboursement de Fonds (DRF) mensuels d’un montant d’un peu plus de US$20,000 sous fonds
IDA et de faire financer toutes les autres dépenses sous fonds SPF (afin d’utiliser les fonds SPF
avant la clôture du Projet de Développement Rural Participatif). Ces recommendations n’ont pas
été mises en œuvre. La Mission regrette vivement l’absence de justification à la décision de ne
pas prioriser les fonds SPF.
 La mission recommande de faire financer sous IDA une partie des salaires pour un
montant excédent légèrement US$20,000.
3.3 GESTION DU PROJET
3.3.1
GESTION INSTITUTIONNELLE
16.
Comité National de Pilotage: Un Comité National de Pilotage (CNP) agissant comme
un Conseil d’Administration de l’UCP a été créé le 2 février 2010. Le CNP devrait se réunir
pendant une journée en début janvier 2012.
 La Mission recommande que le Procès-verbal de cette session soit communiqué à l’IDA
au plus tard le 15 janvier 2012
 La Mission recommande de faire approuver la grille des salaires par les autorités
conformément au PIM.
17.
Gestion de l’UCP: La mission reste satisfaite de la mise en œuvre des recommandations
faites lors de la dernière mission (voir mise à jour du Plan d’Actions de la dernière mission en
Annexe 4). La gestion de l’UCP s’est considérablement améliorée depuis le recrutement d’un
Directeur du Développement Communautaire et d’un Directeur des Operations. Les
Coordinateurs Régionaux et les Agents de Développement (AD) travaillent de manière étroite
avec les communautés et les autorités locales dans les régions. Le système de travail en binôme
dans les communautés (un binôme est une équipe de deux AD : un AD avec une formation de
développement communautaire et un AD avec une formation d’ingénieur) fonctionne bien.
18.
Les contrats des consultants de l’UCP se terminent le 30 décembre 2011. Tous les
consultants de l’UCP doivent donc être évalués conformément au PIM.
 La mission recommande au Coordinateur National d’évaluer la performance de tous
les consultants de l’UCP avant le 15 décembre 2011 et de seulement renouveler les
contrats des consultants performants. Etant donné les réalisations des Projets, la Mission
recommande d’établir de nouveaux contrats pour une durée de 12 mois allant du 1er
janvier 2012 au 31 décembre 2012. La Demande de Non-Objection (DNO)
correspondante devra être envoyée à IDA avant le 25 décembre 2011. Toute
augmentation salariale ultérieure prendra en compte les notations d’évaluation des
consultants.
19.
Manuel d’Implémentation des Projets (PIM). Le PIM a été mis à jour pour intégrer les
éléments de la restructuration (voir Annexe 2). La mission d’avril 2011 avait recommandé de
soumettre pour Non Objection à l’IDA le PIM et le CGES des Projets révisés avant le 30 juillet
2011. La version révisée du PIM a été soumise à IDA pour Non Objection le 18 octobre 2011. La
Banque a donné la Non Objection le 22 octobre 2011. Le CGES est en cours de finalisation. La
mission souligne que toute modification au PIM doit recevoir une non objection préalable
de la Banque conformément aux accords juridiques.
 La mission recommande de soumettre à IDA la version finale du CGES avant le 15
décembre 2011.
6
20.
Formation du Personnel. Depuis début 2010, le personnel de l’UCP a bénéficié d’un
nombre considérable de formations à un coût élevé. La mission rappelle que les formations à
l’étranger doivent recevoir une non-objection préalable de l’IDA et que les dépenses afférentes à
toute formation qui ne reçoit pas cette non-objection préalable sont inéligibles :
 La mission recommande de suspendre pour l’instant les formations à l’étranger afin de
réduire les coûts de fonctionnement ;
 La mission recommande cependant une visite d’échanges d’expériences au FID à
Madagascar pour les AD durant la seconde moitié de 2012.
21.
Gestion des voitures, du carburant, des ordinateurs et per diem. La mission a évalué
la gestion des véhicules, l’utilisation du carburant, du parc d’ordinateurs et des paiements de per
diem.
 La mission recommande d’optimiser et de coordonner les missions de terrain afin de
réduire les coûts de fonctionnement ;
 La mission recommande que les paiements d’essence et de per diem pour les Agents
de Développement soient effectués au niveau régional (voir ci-dessous).
22.
Communication. Les Projets sont en train de démontrer des résultats substantiels en
terme de développement communautaire (élaboration de PCD et construction de micro-projets
communautaires de base). Il est fondamental de diffuser largement ces succès au niveau du pays.
 La mission recommande de vigoureusement mettre en œuvre une communication pour
diffuser les succès des Projets (articles de presse, télévision, etc.) tout en mettant en
avant l’importance et le soutien indéfaillible du Gouvernement dans cette mise en œuvre.
3.3.2
GESTION FINANCIERE
23.
Evaluation. Des améliorations ont été constatées dans la gestion financière du projet
durant ces six derniers mois. Le taux de décaissement a enregistré une augmentation de 13% et le
taux d’exécution du budget s’établit à 69%. La mission a noté des améliorations dans la
préparation et le suivi budgétaire des Projets. Les Budgets multi-annuels des Projets sont
maintenant actualisés et des discussions budgétaires incluant tout le personnel de l’UCP prennent
place. Cependant, la performance globale est maintenue à Modérément Satisfaisante (MS) en
raison de l’absence de vérification et de contrôle de l’état actuel du paramétrage du logiciel qui ne
garantit pas l’exhaustivité des enregistrements effectués dans le logiciel de gestion financière. La
mission a également noté le décaissement non autorisé d’un montant de 6.712.000 FCFA
effectués sur le compte désigné du financement IDA qu’il convient de rembourser dans les
meilleurs délais. Ces dépenses concernent des avances sur salaires concédés pour au personnel de
l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs personnels.
24.
Le risque de Gestion Financière du Projet reste Substantiel. Il faut cependant noter que
la restructuration a réduit le risque fiduciaire dans la mesure où la gestion des micro-projets se fait
maintenant au niveau de l’UCP (et non plus au niveau des communautés). L’Annexe 9 comprend
une description plus détaillée de la Gestion Financière des Projets.
25.
Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) et Plan de Passation des Marchés (PPM).
Le PTBA et le PPM des Projets restructurés ont été soumis à l’IDA qui a donné une non objection
le 12 janvier 2011 et le 25 mars 2011, respectivement. Cependant, la mission note que deux
réunions de suivi budgétaire ont été organisées.
7
 La mission encourage l’UCP à mettre à jour les Budgets de manière trimestrielle avant
le 15eme jour du mois suivant et d’organiser une réunion de suivi budgétaire avant le
21eme jour du mois considéré,
 Le PTBA 2012 et le PPM 2012 des Projets seront soumis à l’IDA avant le 15
décembre 2011.
26.
Rapports de Suivi Financier (RIFNA). L’UCP doit préparer des Rapports Intérimaires
Financiers Non-Audités (RIFNA) (Unaudited Interim Financial Reports, IFRs) chaque trimestre.
Ces RIFNA doivent être transmis à l’IDA au plus tard 45 jours après la fin de chaque trimestre.
La mission note que les RIFNA du Don SPF et du Don IDA correspondants au deuxième et
troisième trimestre de 2011 ont été soumis à IDA.
 L’UCP s’engage à fournir à IDA le RIFNA correspondant au quatrième trimestre 2011
au plus tard le 15 février 2012.
27.
Contrôle interne: L’option de recruter un auditeur interne n’a pas été retenue, à cause de
la dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en
matière d’audit interne.
 La mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer
semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et
de contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination
28.
Audit externe. L’UCP a recruté les auditeurs externes (Pyramid Group) pour auditer les
états financiers 2010, 2011 et 2012.
29.
Gouvernance et Anti-corruption. La mission rappelle que les Projets sont soumis aux
« Directives sur la Prévention et la Lutte contre la Fraude et la Corruption dans les Projets
Financés par les Prêts de la BIRD, les Crédits et Dons de l’IDA» du 15 octobre 2006 et révisées
en janvier 2011.
 La mission recommande à l’UCP de mentionner dans tous les nouveaux contrats de
consultants que le consultant est recruté suivant les « Directives : Sélection et Emploi des
Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale » de janvier 2011.
3.2.3
PASSATION DES MARCHES
30.
Evaluation. La Passation des Marchés au niveau de l’UCP reste Modérément
Satisfaisante. Le risque de Passation des Marchés est jugé Modéré. L’annexe 6 comprend une
revue détaillée de la Passation des marchés. La mission est inquiète de noter que, malgré de
nombreuses formations, le Spécialiste en Passation de Marchés manque de rigueur et
d’intransigeance au strict respect des procédures.
 La mission recommande à l’UCP de renouveler le contrat du Spécialiste en Passation de
Marchés de 6 mois seulement jusqu'à fin juin 2012—ce qui permettra d’évaluer ses
performances et de prendre les mesures correctrices nécessaires à cette date.
31.
Suite à la restructuration, la passation des marchés des micro-projets communautaires est
faite par l’UCP (et non plus par les communautés). Conformément a la restructuration, l’UCP
recrute (i) un Bureau d’Etudes (BE) responsable de la maitrise d’œuvre des micro-projets
(préparation des Avant Projet Sommaire (APS), Dossiers d’Appels d’Offres (DAO) et
supervision de la construction des sous-projets et puis réception), et (ii) une entreprise
responsable de la construction des micro-projets. La mission a rappelé l’importance d’utiliser
scrupuleusement les principes de la Banque Mondiale: « Directives pour la Passation de Marchés
sous Prêts de la BIRD et Crédits de l’IDA » de janvier 2011; et : «Directives pour la Sélection et
8
l’Emploi de Consultants par des Emprunteurs de la Banque Mondiale » de janvier 2011.
L’Annexe 5 décrit les Seuils des Méthodes et Revues préalables des Projets.
32.
En particulier, la mission rappelle que, conformément aux directives de la Banque
Mondiale « toute procédure en vertu de laquelle seraient automatiquement rejetées les offres
supérieures ou inferieures à une valeur préalablement fixée est inacceptable ». En particulier,
l’utilisation de prix de référence du km de piste, permettant d’éliminer (lors de l’évaluation des
offres) les entreprises dont les prix seraient 15% plus ou moins chers que ce prix de référence est
interdit. La mission rappelle qu’une telle procédure constituerait un « misprocurement »
(Passation de marché non conforme) ouvrant le droit à l’IDA de réclamer le remboursement du
montant des marchés considérés au Gouvernement de Guinée Bissau. La mission rappelle aussi
l’importance de suivre très scrupuleusement l’échéancier de Passation des Marchés.
3.2.4
SUIVI ET EVALUATION
33.
Evaluation. Le Suivi et Evaluation (S&E) des Projets est Modérément Satisfaisant. La
mission recommande que l’actualisation de ce Cadre de Résultats soit faite avec plus de rigueur
avant la prochaine mission.
 La Mission recommande de développer des fichiers Excel pour le Suivi et Evaluation et
la Passation des Marchés.
34.
Rapport Financier et d’Activités (RFA). L’UCP envoie à IDA un seul Rapport
Financier et d’Activités (RFA) trimestriel qui comprend trois parties: (i) RIFNA du don IDA, (ii)
RIFNA du don SPF, et (iii) Rapport de Suivi des Activités (RSA) des activités des deux Projets
(sans distinction des sources de financement). Ces RFA doivent être soumis à IDA sous 45 jours
après la fin du trimestre.
35.
Indicateur des Projets. La mission recommande :
 l’introduction d’un nouvel indicateur “Nombre de communautés dont le PDC a permis de
mobiliser un autre financement que IDA/SPF”,
 seulement dans le comptage des indicateurs, de comptabiliser les points d’eau construits
dans les écoles comme des micro-projets supplémentaires dans la mesure où les
communautés, en plus des élèves des écoles, utilisent aussi ces points d’eau (cette
recommandation ne doit rien changer dans les procedures actuelles).
36.
Normes techniques. La mission a noté que l’UCP travaille avec les ministères sectoriels.
Ainsi, les Project respectent les normes établis par le Ministère des Ressources Naturelles pour
les forages et les puits. Cependant, le Ministère de l’Education n’a pas encore défini de normes
techniques. La mission a indiqué à Madame la Ministre du MEPRI qu’elle se tient à la disposition
du gouvernement pour contribuer à l’élaboration de ces normes.
3.2.5
CLAUSES DE SAUVEGARDE
31.
L’aspect de sauvegarde environnementale et sociale des Projets est jugé Satisfaisant. Le
Spécialiste Environnemental et Social de l’UCP s’assure que les micro-projets respectent les
clauses de sauvegarde décrites dans le PIM.
9
4.
ACCORDS CONCLUS
32.
Afin d’assurer que les objectifs de fin des Projets soient atteints par la réalisation de 120
micro-projets communautaires, l’UCP devra s’assurer que 134 micro-projets soient initiés
(signature avec l’entreprise) avant le 30 juin 2012 et que 82 micro-projets soient réceptionnés à
cette date.
Description de
l’Action
30 nov. 10
(actuel)
15 avril
11
(actuel)
17 nov.
11
31 dec.
11
1 Nombre de PDC initiés 22
depuis le début des
Projets
88
118
120
2 Nombre de PDC
finalisés depuis le
début des Projets
74
105
3 Nombre de micro0
projets initiés depuis le
début des Projets
(signatures avec
entreprises)
41
4 Nombre de microprojets receptionnés
depuis le début des
Projets (réception
provisoire)
0
18
0
31 mars
12
30 juin
12
30 sept.
12
31 dec.
12
120
120
120
120
120
120
120
120
120
52
94
114
134
154
174
21
42
62
82
102
122
Note : Un binôme fera 2 PDC par mois en 2011. Les PDC seront faits essentiellement en 2011
des Projets en attendant les recrutements des premiers Bureaux d’Etudes et des entreprises.
33.
La Mission propose de continuer une supervision rapprochée des Projets.
5.
PLAN D’ACTIONS
Description de l’Action
Echéance
Financement
par
le
Projet
IDA
Continue
1
exclusivement d’une partie des salaires pour
un montant excédent légèrement
US$20,000.
Composante
Responsable
C5 : Gestion du Projet UCP
2 Evaluation de la performance des
consultants de l’UCP
15 décembre
2011
C5 : Gestion du Projet UCP
3 Communication à IDA du Procès-verbal de
la session du CNP
4 approbation de la grille salariale de l’UCP
par les autorités conformément au PIM.
15 janvier 2012 C5 : Gestion du Projet UCP
15 janvier 2012 C5 : Gestion du Projet UCP
25 juin. 2011
5 Soumission à IDA de la DNO des contrats
des consultants de l’UCP pour la période 1er
janvier 2012 -31 dec. 2012
C5 : Gestion du Projet UCP
6 Recrutement d’un consultant tous les six
C5 : Gestion du Projet UCP
30 juin 2012
10
Description de l’Action
Echéance
mois pour assurer auditeur interne de l’UCP
31 mars 2012
6 Soumission à IDA d’une demande du
gouvernement pour la définition des normes
techniques éducation.
6.
Composante
Responsable
C5 : Gestion du Projet UCP
ACCES A L’INFORMATION
36.
Dans un souci de transparence, Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre de
l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale a confirmé à la mission que les Aide Mémoire
des Projets devraient continuer à être rendus publics -- conformément à la Politique d’Accès à
l’Information introduite par la Banque mondiale en 1er juillet 2010
11
TABLEAU RESUME DES INDICES D’EVALUATION
May 2010
(P117861ISR#2)
MI
Nov. 2010
May 2011
(ISR#3)
MI
MS
Nov. 2011
(this mission –
ISR#4)
S
Progrès de Mise en
Œuvre du Projet
MI
MS
MS
S
Gestion Financière
MI
MI
MS
MS
Gestion du Projet
MI
MI
MS
MS
Passation des Marchés
MI
MS
MS
MS
Suivi et Evaluation
MI
MS
MS
MS
Respect des clauses de
sauvegarde
MS
MS
S
S
Atteinte des Objectifs de
Développement
12
Justification
After restructuring, the Projects are likely
to reach their development objectives as
evidenced by:
1. Completion of 105 Community
Development Plans (compared to end-ofProjects target of achieving 120
Community Development Plans),
2. Completion of 21 community-based
micro-projects
3. Signing of contracts with construction
firms for the construction of 52 microprojects while 42 additional micro-projects
are expected to be signed before midDecember (versus end-of-Projects target of
120 micro-projects)
The implementation of the Projects has
improved substantially. The Project
Coordination Unit is fully staffed,
Regional Coordinators live in their
respective regions and Development
Agents work with communities on the
ground.
The Financial Management of the Projects
has continued to improve, in particular
regarding budget preparation and
discussion.
Project management has improved
markedly since two directors (one
responsible for community development
and the other for micro-project
implementation) were recruited in late
2010. The Projects Coordination Unit is
fully staffed and fully functional.
However, the operating ratio remains high
while it is expected to decline n the
coming year as more micro-projects are
implemented.
Procurement remains moderately
satisfactory. However, the Procurement
Specialist lacks rigor and fails to
systematically apply Bank’s rules – which
is a concern.
As part of the restructuring, the Results
Frameworks of both Projects have been
merged. The M&E system currently in
place does allow for a close follow up of
Projects indicators.
The PCU has a fully dedicated
environmental and social specialist who
makes sure that micro-projects abide by
Bank's safeguard policies during all steps
of micro-project implementation.
Mise en œuvre des composantes
1. Etablissement de
MI
Capacités pour le
Développement des
Communautés
MS
MS
S
2. Micro-Projets
communautaires de
Base
MI
I
MS
S
3. Coordination du
Projet et Suivi et
Evaluation.
MI
MI
MS
MS
HS = Hautement Satisfaisant
MI = Modérément Insatisfaisant
S = Satisfaisant
I = Insatisfaisant
13
The implementation of this component has
improved markedly: 105 Community
Development Plans have been completed
as of Nov. 17, 2011 (compared to end-ofProjects target of achieving 120
Community Development Plans).
The implementation of this component has
improved markedly: contracts with
construction firms for the construction of
52 micro-projects have been signed as of
mid November 2011 while contacts for an
additional 42 micro-projects are being
finalized (versus end-of-Projects target of
120 micro-projects)
Project management has improved
markedly since two directors (one
responsible for community development
and the other for micro-project
implementation) were recruited in late
2010. The Projects Coordination Unit is
fully staffed and fully functional.
However, Projects’ operating ratio remains
high although it is expected to decrease as
disbursements for micro-projects peak up.
MS = Modérément Satisfaisant
HI = Hautement Insatisfaisant
Annexes
Annexe 1: Photos de Micro Projets
Annexe 2: Indicateurs des Projets
Annexe 3: Liste des Manuels de Mise en Œuvre des Projets
Annexe 4 : Plan d’Actions Mis à Jour de la Mission du 19 au 29 avril 2011
Annexe 5: Situation Financière des Projets au 17 novembre 2011
Annexe 6: Supervision de la Passation des Marchés des Projets
Annexe 7 : Seuils des Méthodes et Revues préalables des Projets
Annexe 8 : Liste des documents à préparer avant l’arrivée d’une mission de supervision
Annexe 9 : Supervision de la Gestion Financière des Projets
14
Annexe 1: Picture of Micro Projet
REGIÃO DE BIOMBO
IMAGENS DE MP EXECUTADOS
COMUNIDADE DE QUITÁ-A
AGORA
15
Annexe 2: Indicateurs des Projets
(Don SPF TF094746 et Don IDA H513-GW)
Objectivo de Desenvolvimento dos Projectos (PDO): Aumentar o acesso às principais infra-estruturas e serviços
sociais e económicos de base nas Comunidades participantes, em pelo menos duas Regiões da Guiné-Bissau.
Indicadores de Resultados dos Projectos
I 1. Beneficiários directos dos Projectos (número), dos
quais mulheres (%)
I 2. Pessoas nas áreas dos Projectos com acesso a uma
fonte de água melhorada (rural) (número)
I 3. Estudantes matriculados nas escolas primárias
construídas ou reabilitadas pelos Projectos (número)
I 4. Beneficiários de sistemas hidro-agrícolas
melhorados pelos Projectos (número)
I 5. Pessoas com acesso a uma pista construída ou
reabilitada pelos Projectos, durante toda a temporada
(número)
I.6. Nombre de communautés dont le PDC a permis de
mobiliser une autre financement que IDA/SPF (introduit
en Nov. 2011)
Indicadores de resultados intermediários
Meta no
Fim dos
Projectos
60.000
> 50%
Baseline
0
NA
0
NA
0
NA
7.597
51%
-
0
0
0
6,942
-
0
0
0
0
-
0
0
0
655
-
0
0
0
0
18
74
105
106
390
530
30.960
99.348
131.745
-
Componente 1. Reforço de Capacidades para o Desenvolvimento Comunitário
IRI 1.1 Planos de Desenvolvimento Comunitário
120
0
elaborados (número)
IRI 1.2 Tabancas com um Plano de Desenvolvimento
120
0
Comunitário elaborado (número)
IRI 1.3 População com um Plano de Desenvolvimento
60.000
0
Comunitário elaborado (número)
Componente 2. Micro-Projectos Comunitários de Base
IRI 2.1 Micro-Projectos comunitários iniciados (número
cumulativo)
IRI 2.2 Micro-Projectos comunitários concluídos
(número cumulativo)
IRI 2.3 Micro-Projectos comunitários funcionais e
mantidos devidamente dois anos após a sua conclusão
(% de MPs concluídos)
IRI 2.4 Pontos de água comunitários melhorados
construídos ou reabilitados pelos Projectos (número)
IRI 2.5 Pistas rurais construídas (km)
IRI 2.6 Pistas rurais reabilitadas (km)
IRI 2.7 Salas de aulas adicionais do ensino primário
construídas ou reabilitadas pelos Projectos (número)
Nov. 20, 10 April 15, 11
Nov 17, 11
(cumulative) (cumulative) (cumulative)
120
0
0
44
52
120
0
0
0
21
> 75%
NA
NA
NA
NA
-
0
0
0
19
-
0
0
0
0
0
0
0
0
-
0
0
0
0
-
0
0
0
2
< 20%
NA
-
70%
50%
1
0
0
0
0
IRI 2.8 Bolanhas recuperadas pelos Projectos (ha)
Componente 3. Coordenação dos Projectos e Monitoria e Avaliação
IRI 3.1 Rácio operacional (%)
IRI 3.2 Auditoria técnica dos Micro-Projectos
comunitários concluídos
16
Annexe 3: Manuels des Projets (novembre 2011)
A. Cadre de Gestion Environnemental et Social (2008)
B. Manuels d’Implémentation des Projets
1. Manuel de gestion administrative (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)
2. Manuel de gestion financière (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)
3. Manuel de passation des marchés (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)
4. Manuel des opérations (12 janvier 2011, révisé octobre 2011)
5. Manuel de suivi-évaluation (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)
17
Annexe 4: Plan d'Action mis-a-jour de la Mission du 19-29Avril 2011
Description de l’Action
Echéance
Composante
Soumission
I.
1 à IDA du PIM des Projets
restructurés
30 juillet
2011
C5 : Gestion du
Projet
Evaluation
II.
2de la performance des
15 juin 2011
consultants de l’UCP
Elaboration
III.
3 d’un Plan de Formation du 30 juin 2011
Personnel
C5 : Gestion du
Projet
C5 : Gestion du
Projet
Soumission
IV.
4 à IDA de la DNO des
25 juin. 2011 C5 : Gestion du
contrats des consultants de l’UCP pour
Projet
la période 30 juin -31 dec. 2011
Recrutement
V.
5 d’un auditeur interne
30 juin 2011 C5 : Gestion du
Projet
Soumission
VI.
6 à IDA du RFA du 1er
15 mai 2011 C5 : Gestion du
trimestre 2011
Projet
18
Responsabl Date de Réalisation
e
UCP
DNO 015_
18/10/2011
NO 015_22/10/2011
UCP
15/06/2011
UCP
UCP
DNO 013_
9/06/2011
NO 015_7/09/2011
21/06/2011
UCP
Pendant
UCP
13/05/2011
Annexe 5: Situation Financière des Projets au 17 novembre 2011
1. DON SPF TF094746 (Projet de Développement Rural Participatif) (US$)
(Mise en vigueur : 4 août 2009)
Catégories
Fournitures, travaux,
Consultants (inclus audits),
Formation et Ateliers, Couts
Opérationnels, et Microprojets
Total
Montants
Alloués
(A)
Décaissement Reliquat
(C) = (A –
s
(B)
B)
DRF en
Solde
Taux de
cours après engts décaissement
(D)
(E) = (C-D) (B+D)/(A)
5,000,000
2,176,197
2,823,803
0
2,823,803
5,000,000
2,176,197
2,823,803
0
2,823,803
43.5%
2. DON IDA H-513-GW (DTS)
(Mise en vigueur : 7 juillet 2010)
Catégories
Fournitures, travaux,
Consultants, Formation et
Couts Opérationnels
Refinancement de l’Avance
de
Préparation du Projet
Total
Montants
Alloués
(A)
Décaissement Reliquat
(C) = (A –
s
(B)
B)
DRF en
Solde
Taux de
cours après engts décaissement
(D)
(E) = (C-D) (B+D)/(A)
2,970,000
574,666
2,395,334
190,03
0
2,205,304
330,000
313,954
16,046
0
16,046
888,620
2,411,380
190,03
0
2,221,350
3,300,000
19
32.7%
Annexe 6: Supervision de la Passation des Marchés des Projets
Du 28 novembre au 2 décembre 2011, j’ai participé à la mission de supervision du PDDC afin de
procéder à la revue de la Passation de Marchés. L’objectif a été de : (i) faire le point sur la
conduite de la passation des marchés et sur les dossiers y afférents, notamment le plan de
passation de marchés, (ii) examiner les documents en cours de préparation ainsi que les dossiers
en instance, (iii) revisiter l’organisation du système de passation de marchés, (iv) conduire une
revue a posteriori des opérations de passation de marchés effectuées sans revue préalable de la
Banque en application des dispositions de l’Accord de Crédit, et enfin (v) se prononcer sur la
performance de l’agence d’exécution du projet en matière de passation de marchés.
I/ Revue du plan de Passation de Marches (PPM) :
La mission a examiné le plan de passation de marchés qui n’a pas été mis à jour depuis le 25
mars 2011 malgré les nouvelles activités identifiées à travers les nouveaux micro-projets
constitués des 9 pistes qui ont fait l’objet d’appel d’offres. Toutefois la mission a été informée
que le marché initialement prévu pour les 4 micro projets a été remplacé par celui des 9 pistes
Cette situation de lenteur dans la mise à jour du PPM est déplorable sachant que tout marché ne
figurant pas sur un plan de passation de marchés ayant reçu l’avis de non objection de la Banque,
ne devrait être financé par le projet.
De plus la mission déplore l’insuffisance d’information sur le PPM de Mars 2011: (i) absence des
dates réelles de mise en œuvre des activités, (ii) absence des coûts pour le contrat du bureau
d’études pour la maitrise d’œuvre et pour la sélection de l’assistant juridique, (iii) absence des
marchés de fournitures de bureau et consommables informatiques et produits d’entretien. Pour
ces types de marchés, à l’instar du carburant, l’UCP est invitée à lancer annuellement un marché
de clientèle.
La mission réitère sa recommandation formulée à l’UCP de déterminer une projection de mise en
œuvre des sous-projets et de renseigner automatiquement le plan de passation de marchés qui
devra être soumis à l’avis de non objection de l’IDA avant le lancement de tout Appel d’Offre.
La révision du PPM devra tenir compte des seuils de revue en général et de la provision du PIM
qui préconise la revue préalable sur le dossier type d’appel d’offres national (AON) et les 3
premiers marchés. Le plan de passation peut prévoir des demandes de cotations (Consultations
d’entrepreneurs) pour quelques sous projet surtout les pistes prioritaires pour des montants ne
dépassant pas l’équivalent de US$ 100,000. Le guide d’utilisation de la méthode de Shopping
sera remis à l’UCP.
Pour un meilleur suivi de l’efficacité de la passation de marchés, la mission a partagé avec l’UCP
les tableaux de suivi (voir Annexe1) qui devront être renseignés sur une base trimestrielle et
transmis à la Banque. L’UCP s’est engagé à inclure ces tableaux dans le rapport trimestriel de
suivi des activités.
20
II/ Examen des documents en cours de préparation ainsi que les dossiers en instance :
La mission a examiné les dossiers en cours de préparation et a fait les constats suivants :
II-1/ Dossier d’Appel d’Offre relatif aux 9 pistes :
 Le DAO n’a pas respecté le modèle du DAO Type développé par la Banque et qui a été
annoncé dans l’Accord de Financement comme dossier standard devant être utilisé dans
le cadre de l’Appel d’Offre national ;

Le DAO comporte des provisions très restrictives à la concurrence. Il s’agit par exemple
des clauses du genre: (i) les entreprises qui ont au moins un chantier financé par le
PDDC en cours d’exécution de plus de 6 mois à la date du lancement de l’avis d’appel
d’offres du présent DAO ne peuvent plus être adjudicataire d’un nouveau marché cofinancé par le PDDC, (ii) les entreprises dont les prix seraient 15% plus ou moins chers
que le prix de référence devra être éliminées, (iii) obligation d’utiliser la double
enveloppe pour (offre technique et offre financière séparées) et avec une possibilité de
rejet d’une offre technique qui contient des informations financières comme les éléments
de prix. Ce qui constitue une déviation majeure par rapport aux dispositions de l’annexe
Passation de Marchés du Document de Restructuration du projet (Restructuring Paper) ;

Le DAO ne comporte pas de provisions sur des critères minimums de qualification
(expérience, références techniques, chiffre d’affaire, personnel et équipement). En lieu et
place, la commission d’évaluation semble chaque fois se suffire d’une visite à postériori
des entreprises ;

Au lieu de proposer des quantités pour certaine rubriques comme le béton armé des
ouvrages hydrauliques, les terrassements des pistes, les panneaux de chantier, les devis
quantitatifs prévoient des forfaits.
Compte tenu de toutes ces observations, la mission recommande l’annulation et la reprise de
l’appel d’offre et une soumission d’un nouveau DAO à l’avis de l’IDA préalablement à la
relance ;
II-2 / Maitrise d’œuvre pour le suivi des chantiers en cours : la mission recommande que le
contrat du Bureau d’Etude Hydro-Génie soit étendu jusqu’à la fin des travaux compte tenu de la
nécessité d’assurer la supervision des travaux en cours jusqu’ à leur terme. L’amendement de son
contrat se fera sur la base des prix unitaires du contrat de base en fonction du temps de présence
nécessaire pour chacun des experts clés.
Quant aux nouveaux sous projets, l’UCP est invitée à procéder au lancement de 03 marchés
distincts d’études et suivis (un pour le volet eau et forage, un pour les pistes, et un pour les écoles
et autres travaux de bâtiments). Trois demandes de manifestations d’intérêt distinctes devront être
publiées localement dans au moins un journal de large diffusion et obligatoirement dans UNDB si
les montants estimatifs sont chacun supérieur à US$ 200,000 conformément aux dispositions des
Directives.
II-3 / Pour les travaux encours, la mission a été surprise de constater que la garantie bancaire de
restitution de l’avance de démarrage pour l’entreprise Ercano Construcoes est expirée depuis le 5
Aout 2011 sans qu’un remboursement même partiel n’ait été opéré. L’UCP est invitée de toute
21
urgence à inviter l’entreprise à étendre la validité de sa caution. L’UCP est invitée de procéder
aux mêmes vérifications et à prendre les mesures idoines pour garantir les ressources financières
données par avance.
22
III / Organisation du système de passation de marchés
La mission a revisité l’arrangement en matière de passation de marchés et confirme que le
dispositif centralisant la fonction autour de l’UCP conjugués devrait permettre de faciliter une
bonne mise en œuvre des Projets.
Le schéma convenu pour ladite mise en œuvre est le suivant :
(i)
sélection de bureaux d’études pour assurer une mission de maîtrise d’œuvre
complète à savoir les études portant sur la conception des sous-projets,
l’assistance à la passation des marchés, et le contrôle et la surveillance des
travaux et leur réception; et
(ii)
sélection d’entreprises de travaux pour la réalisation des travaux des sous-projets.
Pour une meilleure réussite de cette mission le Spécialiste en Passation de marchés devra faire
preuve de plus de rigueur et de leadership et d’intransigeance au strict respect des procédures.
Le personnel de l’UCP n’a pas de formation de base dans le domaine de la passation de marchés.
C’est pourquoi, la mission recommande que le Responsable de la Passation de marchés inclut
dans sa mission, un renforcement de capacités pour le personnel de l’UCP y compris le
Responsable du Suivi-Evaluation, le Personnel du Département Administratif et Financier, les
Assesseurs Régionaux et les Agents de développement Communautaires, afin qu’ils acquièrent
les compétences de base en passation de marchés et en gestion de contrat.
L’archivage des dossiers mérite d’être amélioré. En effet les copies des garanties bancaires (de
soumission, de bonne exécution, de remboursement d’avance de démarrage), des procès verbaux
de réception et des bordereaux de livraison, des factures et preuves de paiement …n’ont pas été
retrouvé dans le classement des dossiers examinés.
Les Dossiers d’Appel d’Offres Type de la Banque mondiale et le modèle de rapport d’évaluation
pour la sélection des consultants ainsi que le guide d’évaluation des offres pour les travaux,
fournitures et services autres que services de consultants, doivent être utilisés.
IV / Revue à posteriori des opérations de passation de marchés :
La mission a effectué une revue à postériori des marchés qui n’ont pas été revus à priori. La
revue a porté sur un échantillon de 10 contrats (6 Travaux, 3 Fournitures et 01 Consultant)
correspondant à un montant total de F CFA 301 796 631.
En attendant la finalisation du rapport qui sera transmis à l’UCP, les principaux constats et
commentaires sont les suivants :

Pour le marché de travaux : Le DAO relatif aux premiers sous-projets de pistes et salles
de classe est inapproprié. Il comporte en plus des clauses restrictives à la concurrence,
une absence de critères de qualification. De plus l’approche méthodologique pour
l’attribution des marchés est inappropriée. En effet au lieu de procéder par une attribution
par lots tel que annoncé dans le DAO, la commission s’est permis de créer des sous lots
en attribuant séparant les marchés des pistes de ceux des salles de classes ;

Les rapports d’évaluation des offres utilisés sont très succincts et parfois manquent
d’information et ne sont pas bien structurés. La mission a transmis le guide d’évaluation
des offres préparé par la Banque et recommande que l’UCP l’utilise comme modèle ;
23

L’UCP doit vérifier systématiquement le format, la validité et les montants des garanties
bancaires de remboursement des avances de démarrage, et exiger des soumissionnaires
des garanties de bonne exécution dès l’attribution des contrats et avant le démarrage des
travaux /prestations ;

Lorsqu’un marché est à plusieurs lots, l’UCP est invitée à rédiger un contrat pour chaque
lot pour un soumissionnaire qui est attributaire de plusieurs lots ;

Les marchés de travaux doivent être précédés d’une étude détaillée des besoins à travers
un cadre de devis quantitatifs et des plans ;

Pour les marchés passés sous la méthode de consultations de fournisseurs (demande de
cotations), la vérification des qualifications des entreprises doit être faite à priori c'est-àdire préalablement à la transmission des invitations puisque seules les entreprises ou
fournisseurs qui ont les qualifications minimums requises sont susceptibles d’être
invités ;

Pour la sélection de consultants individuels, l’évaluation doit être conduite suite la
définition de critères d’évaluations retraçant les attentes et profils et expériences
annoncés dans les termes de références (expériences générales, expériences spécifiques
pour la mission et si nécessaire, connaissance du milieu). De plus le rapport doit surtout
refléter une analyse détaillée des forces et faiblesses qui justifient chacun des scores
donnés par les évaluateurs qui doivent proposer des notations individuelles en toute
indépendance ;

Les avances de démarrage de plus de 20% doivent être évitées et les avances doivent
systématiquement faire l’objet d’une garantie bancaire d’un montant équivalent.
Conclusion
De manière générale, la mission estime que la passation des marchés au niveau de l’UCP se
déroule de manière Modérément Satisfaisante. La priorité reste, pour l’UCP de mettre à jour le
Plan de Passation de Marchés et de le soumettre à l’avis de la Banque, après avoir intégré les
observations ci-dessus.
La mission rappelle à l’UCP la nécessité de soumettre le prochain Dossier d’Appel d’Offre
quelque soit le montant et les trois premiers marchés.
24
Annexe 7 : Seuils des Méthodes et Revues préalables des Projets
Catégorie
Travaux
Seuils, en US$
Méthode de PDM
≥ 3.000.000
Appel d’offres international
(AOI)
Appel d’offres national
(AON)
< 3.000.000
< 100,000
Fournitures et
Services Nonconsultants
Services des
Consultants –
Firmes

Pas de revue préalable sauf pour le dossier type
et les 3 premiers contrats qui sont sujets à revue
préalable
Aucun
Tous
AOI
Tous
< 300.000
AON
< 50,000
CF
Pas de revu préalable sauf pour le dossier type
et les 3 premiers contrats qui sont sujets à revu
préalable
Aucun
ED
Tous
Sélection fondée sur la
qualité et le coût (SFQC) et
Sélection au moindre coût
(SMC)
Qualifications des
Consultants (QC)
Tous
ED
Tous
≥ 50.000
Consultants individuels (CI)
Tous
< 50.000
CI
≥ 100.000
ED

Tous
≥ 300.000
< 100.000
Services des
Consultants –
Individuels
Consultation de fournisseurs
(CF)
Entente directe (ED)
Contrats faisant l’objet de la revue préalable
Pas de revue préalable sauf pour :
(i) tous les Termes de Référence,
(ii) les listes restreintes pour les prestations qui
dépassent une durée de 3 mois et ceux liées à la
gestion financière et à la passation des marchés
Pas de revue préalable sauf pour :
(i) tous les Termes de Référence,
(ii) les listes restreintes pour les prestations qui
dépassent une durée de 3 mois et ceux liées à la
gestion financière et à la passation des marchés,
(iii) tous les Consultants permanents de l’UCP
Tous
Les Directives de Passation des Marchés et pour la Sélection des Consultants de la Banque mondiale et
les dossiers types s’appliquent à tous les méthodes de la passation des marchés
La liste restreinte des consultants pourra être composée uniquement des consultants venant de la
Guinée Bissau pour les contrats inferieurs à US$ 100.000.
25
Annexe 8
Liste des documents à préparer avant l’arrivée d’une mission de supervision
1. Indicateurs des Projets (Annexe 1)
2. Presentations des activites par les Directions Regionales (avec photo des micro-projets)
3. Plan d’Action de la Mission précédente mis à jour
4. Situation Financière des Projets (Annexe 3)
5. Budget multi-annuel mis à jour (2010-2014)
6. Budget annuel : Budget, Engagement et Décaissement à la date de mission
7. Kilométrage et volume d’essence des voitures
8. Plan de Passation des marchés mis à jour
9. Présentation des mesures de sauvegarde (avec photo des micro-projets)
26
Annexe 9
Supervision de la Gestion Financière des Projets
THE WORLD BANK
Africa region
Financial Management Supervision Report
Key Information on the Project
Project Name:
Project ID:
IDA Credit/Grant No.:
Implementing Agency:
Effectiveness Date:
Closing Date:
Application Deadline:
Credit/Grant Amount:
Program Duration
Remaining Period to Closing
Disbursed Amount:
Cancelled Amount
Date of the Supervision:
Period Covered by Review:
Previous ISR Rating:
Previous FM Risk Rating:
Rural Community Driven Development Project (RCDDP)
P090712
P117861
H5130
TF94746
PIU
July 07, 2010
August 4, 2009
December 31, 2014
August 31, 2013
December 31, 2014
December 31, 2013
US$5,000,000.00
US$5,000,000.00
Four Years
Four Years
Thirty nine months (39)
Twenty five months (25)
US$1,687,444 (32.70%)
US$ 2,176,197 (43.52 %)
US$0.00
US$0.00
November 28 to 30, 2011
May to November 2011
MS
Current ISR Rating:
MS
S
Current FM Risk Rating:
S
Synthèse de la revue
Dans le cadre de la mission de supervision de la Banque Mondiale du 22 au 30 Novembre 2011,
une revue de la gestion financière du projet a été effectuée par Mr Osval Rocha Romão (AFTFM)
au Projet de Développement Rural Dirigé par les Communautés (PDRDC). Cette revue avait pour
objectif de (i) s’assurer que l’environnement de contrôle interne et le système de gestion
financière des projets sont adéquats pour garantir la réalisation des objectifs des projets (ii) faire
un suivi du plan d’action élaboré lors de la dernière mission de supervision, (iii) faire une revue
par sondage des transactions effectuées durant la période sous revue. Les principales conclusions
de cette mission de supervision sont résumées ci-dessous.
Des améliorations ont été constatées dans la gestion financière du projet durant ces six (6)
derniers mois. Le taux de décaissement a enregistré une augmentation de 12,80% et le taux
d’exécution du budget s’établit à 69%. Cependant, la performance globale est maintenue à
Modérément Satisfaisante (MS) en raison de l’absence de vérification et de contrôle de l’état
actuel du paramétrage du logiciel qui ne garantit pas l’exhaustivité des enregistrements effectués
dans le logiciel de gestion financière. La mission a également noté le décaissement non autorisé
d’un montant de 6.712.000 FCFA effectués sur le compte désigné du financement IDA qu’il
convient de rembourser dans les meilleurs délais. Ces dépenses concernent des avances sur
salaires concédés pour au personnel de l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs
personnels.
27
Etant donné que l’option de l’auditeur interne ne semble pas avoir été retenue, à cause de la
dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en matière
d’audit interne, la mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer
semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de
contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination.
ISR FM Rating
Compte tenu de ce qui précède, la mission de supervision estime, que l’évaluation de la
performance du projet du point de vue de la gestion financière demeure Modérément
Satisfaisante (MS).
FM Risk Rating
L’évaluation des risques en gestion financière pour ce projet durant la mission de supervision
demeure «Substantielle » (S) du fait d’une part du risque inhérent élevé et d’autre part de risque
substantiel lié à un environnement de contrôle interne relativement faible.
FM REVIEW: FINDINGS AND ACTION PLAN
1. Budget
Le budget de 2011 a été élaboré en Janvier 2011 et arrêté à 1.267 millions de FCFA. A la date de
la mission, le taux d’exécution de ce budget était de 68,91% soit 872,9 millions FCFA de
dépenses exécutées. L’analyse des réalisations du budget permet de faire les constats suivants : (i)
un faible taux de réalisation de la composante 2 et (ii) un dépassement budgétaire provisoire de la
composante 3 de 55, 85 million de FCFA. Les avances de démarrage des activités de la
composante 2 (activités liées aux micros projets) qui sont en cours de liquidation permettront
d’améliorer le taux d’exécution du budget avant la fin de l’année fiscale en cours. Ainsi la
mission recommande à la coordination du Projet (i) de prendre les dispositions nécessaires pour
assurer un suivi régulier et rigoureux de l’exécution budgétaire, (ii) de veiller à ce que les charges
relatives aux couts opérationnels ne dépassent pas le niveau acceptable et (iii) de procéder aux
corrections nécessaires du budget par l’élaboration d’un budget rectificatif.
2. Procédures et Système d’information Comptables
Le système d’information comptable a été paramétré de manière à générer les états financiers
annuels et les différents états requis pour l’élaboration des rapports trimestriels de suivi financier
et des demandes de réalimentation de fonds. Toutefois, la mission a noté les faiblesses suivantes
au niveau de l’application Highproject : (i) l’impossibilité de création de nouveaux journaux, (ii)
un paramétrage incomplete de la balance générale de comptes comptable et du tableaux des
emplois et ressources rendant difficile leur exploitation. La mission a aussi constaté l’absence de
l’utilisation des comptes d’attente dans la comptabilité générale.
La mission recommande au projet de revoir le paramétrage du logiciel pour corriger les faiblesses
identifiées et former le personnel comptable pour une utilisation efficiente du logiciel.
3. Dispositif de Contrôle Interne
Le système de contrôle interne a été renforcé par une meilleure séparation des tâches. Toutefois
durant notre revue les défaillances suivantes ont été notées dans le dispositif de contrôle interne :
28
(i) l’absence du visa de la Direction Générale du Trésor (DGT) lorsque les dépenses sont
supérieurs à 10 millions de FCFA ; (ii) l’absence de rapports de mission ; (iii) l’inutilisation de
comptes comptables appropriés pour un meilleur suivi de la gestion des contrats et des avances
accordées, (iv) l’absence d’un suivi comptable des avances au personnel, (v) l’absence de
matérialisation de la supervision et d’une gestion rigoureuse du caburant. Ainsi la mission
recommande que les faiblesses relevées durant cette mission fassent l’objet de mesures
correctives en mettant en œuvre le plan d’action en annexe n°1.
Etant donné que l’option de l’auditeur interne ne semble pas avoir été retenue, à cause de la
dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en matière
d’audit interne, la mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer
semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de
contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination.
4. Flux des Fonds
SPF et IDA: Après 28 mois d’activités le taux de décaissement cumulé des fonds est de 38,10%
soit 3,78 millions d’USD décaissés pour une enveloppe globale disponible de 10 millions d’USD.
Ce taux est moyennement satisfaisant, mais il convient toutefois de signaler que durant les six
derniers mois, le taux de décaissement global a augmenté de 12,80% soit un décaissement de 1,34
million d’USD.
Contributions des Communautés : Il est requis une participation des communautés équivalente
à 10% du coût total des micros projets. Toutefois ces contributions n’ont pas encore été évaluées
et chiffrées par les responsables de suivi évaluation.
La mission recommande au Projet de (i) de signer les contrats de micros projets déjà finalisés (ii)
de faire les décaissements de démarrage avant la fin de l’année fiscale en cours et (iii) d’évaluer
les contributions des communautés des micros projets déjà réceptionnés et de les inclure dans les
rapports de suivi financier s’ils sont décaissés.
5. Rapport Financier Intérimaire Non Audité (RIFNA)
Les RIFNA sont maintenant régulièrement élaborés et transmis à la Banque avant la date limite
de transmission. Les trois derniers RIFNA de 2011 ont été jugés acceptables.
6. Audit Externe
Les rapports d’audit pour l’exercice fiscal 2010 ont été transmis à la Banque avant la date limite.
Ils sont satisfaisants et sont conformes aux normes d’audit internationales de l’IFAC et aux
directives de la Banque. Les opinions des auditeurs sur les états financiers des dons 094746 GUB
et H5130 GUB, sont des certifications sans réserve. Relatif au contrôle interne, les auditeurs ont
relevé des faiblesses concernant :




La faible capacité de l’équipe dirigeante en matière de gestion et suivi évaluation des
micros projets ;
L’absence d’une maintenance régulière du parc informatique ;
L’absence de vérification et de contrôle de l’état actuel du paramétrage du logiciel afin de
s’assurer de l’exhaustivité des enregistrements effectués dans le logiciel de gestion
financière;
L’inadéquation de la formation en matière de gestion budgétaire.
29
Un plan d'actions pour la mise en œuvre des recommandations des auditeurs a été établie et
transmis à la Banque. La mission recommande à l’unité de coordination du projet de respecter le
calendrier de mise en œuvre de ce plan d’action en vue de renforcer le dispositif de contrôle
interne.
7. Revue des Transactions
La mission a procédé à une revue exhaustive des transactions effectuées du 1er Juin au 30
Novembre 2011 pour un montant total de 540.411.893 FCFA à partir des comptes désignés et
s’est assuré de leurs justifications. La revue a permis d’identifier des décaissements non autorisés
d’un montant de 6 712 000 FCFA (sous financement IDA). Ces dépenses concernent des avances
sur salaires concédés au personnel de l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs
personnels. Elle a aussi constaté une documentation concernant notamment (i) l’absence de BC et
de PV de réception pour une opération, (ii) l’absence de rapport de mission, (iii) le non respect
des modalités de paiement de certains contrats, (iv) l’absence d’évidence de contrôle physique
des travaux par l’unité de coordination, (v) l’absence de décompte pouvant confirmer la véracité
des montants payés, (vi) l’absence du Boording passe pour confirmer le nombre de jour payé en
perdiem, (vii) l’absence d’évidence de la collecte des impôts sur les salaires et leur versement
respectif à l’administration fiscale.
La mission recommande au Projet de prendre d’exiger systématique auprès des partenaires du
projet, les documents manquants ci-dessous et de mettre en œuvre les recommandations du plan
d’action en annexe.
8. GAC – Fraude et Corruption
A l’exception des dépenses non autorisées relatives aux avances au personnel pour une valeur de
6 712 000 FCFA, les travaux n’ont pas révélé de fait à reporter dans ce chapitre dans le cadre de
la mise en œuvre du Projet Rural de Développement dirigé par les Communautés (PRDDC).
9.
Autres
9.1 Suivi du plan d’action de la Mission de Mai 2011
La mission a procédé à un suivi du plan d’action et la conclusion est que la plupart des
recommandations mentionnées dans l’aide mémoire, ont fait l’objet d’une mise en œuvre totale à
l’exception des recommandations sur le budget, le suivi du carburant et de l’amélioration du
système de connexion WIFI qui ont été partiellement mis en œuvre.
30
Annexe 9.1: Plan d’Action de Gestion Financière de Novembre 2011
Faiblesses
1. Budget




2. Procédures et Système 
d’information Comptables
Recommandation
Prendre les dispositions nécessaires pour assurer un
suivi régulier et rigoureux de l’exécution budgétaire,
Veiller à ce que les charges relatives aux couts
opérationnels ne dépassent pas le niveau acceptable
Procéder aux corrections nécessaires du budget par
l’élaboration d’un budget rectificatif
Obtenir l’accord préalable de l’IDA avant tout
dépassement budgétaire
Revoir le paramétrage du logiciel et former le personnel
(ii) utiliser les comptes appropriés pour un suivi des
avances et de la gestion des contrats.

Entité Responsable
PIU

Echéance
Permanent

PIU

Permanent

RAF

31/12/2011


PIU
PIU


Permanent
20/12/2011


RAF
PIU


Permanent
Permanent

PIU

Permanent

RAF

Permanent

RAF

Permanent

PIU

Permanent

RAF

Permanent

RAF

Permanent

PIU

31/01/2011

3. Dispositif
Interne
de
Contrôle 






Apposer le visa de la DGT lorsque les dépenses sont
supérieurs à 10 millions de FCFA ;
Exiger les rapports de mission par les agents concernés
lors de leur retour de mission
Utiliser des comptes d’attente en ce qui concerne la
gestion des contrats et des avances accordées
Renforcer le système de suivi des avances au personnel,
Apposer la signature du SG du MEPIR et du Trésor sur
les états de l’état de salaire en début d’exercice
Faire un suivi plus rigoureux de
la gestion du
carburant et de l’utilisation des voitures basée dans les
régions
Recruter un assistant technique afin d’appuyer
semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines
des finances, de la comptabilité et de contrôle des
opérations financières et comptables passées par l’unité
de coordination.
31
4. Flux des Fonds



5. Audit Externe

6. Revue des Transactions



Signer les contrats de micros projets déjà finalisés
Faire les décaissements de démarrage avant la fin de
l’année fiscale en cours
Evaluer les contributions des communautés des micros
projets déjà réceptionnés et de les inclure dans les
rapports de suivi financier s’ils sont décaissés
Mettre en œuvre le plan d’action qui résulte des
recommandations formulées par les auditeurs sur les
comptes de 2010


PIU
PIU


20/ 12/2011
31/12/2011

M&E

Permanent

PIU

31/06/2012
PIU
RAF


31/12/2012
Permanent
PIU

Permanent
PIU

Immédiatement

Amélioration la documentation des liasses justificatives 
(annexer systématiquement les BC et les PV de
réception, joindre les rapports de mission ;
Respecter les dispositions fiscales concernant les
impôts sur les salaires en matière fiscale (absence 
d’évidence de la collecte des impôts sur les salaires et
leur versement respectif à l’administration fiscale)
Rembourser les avances illégalement consenties au
personnel

32
Annexe 9.2: Suivi du Plan d’Action de Gestion Financière élaborée en Mai 2011
Faiblesses
Recommandation
Entité
Responsable
Etat d’avancement
Statut
Date
Echéance
Budget


Procédures
Comptables
Mettre en place un système de suivi budgétaire

Continuer à veiller à ce que les couts
opérationnels soient réduits au strict minimum

RAF

Permanent

Partiel
RAF

Permanent

Partiel
Faire la saisie comptable des opérations dans le 
logiciel sur une base journalière
Améliorer le système de connexion en renforçant 
le système de transmission WIFI par l’installation
d’un amplificateur de signal
Comptable

Permanent

Réalisé

Consultant

15/07/2011

Partiel

25/09/2011
Elaborer une note de service afin de réglementer 
le barème des perdiems relatif aux missions à
l’étranger acceptable pour la Banque
Elaborer un check liste pour
s’assurer que
chaque dossier relatif à un paiement contient 
toutes les pièces justificatives requises
UCP

30/06/2011

Réalisé

30/06/2011
RAF

Permanent

Réalisé

01/09/2011

Payer les avances de démarrage des micros 
projets approuvées afin d’augmenter le taux de
décaissement
UCP

30/06/2011

Réalisé

19/06/2011

Exiger les pièces justificatives des organisateurs 
de séminaires/ateliers 72 heures après la tenue des
activités financées par le projet
Transférer les fonds dans une Banque de lieu de
domiciliation du consultant afin d’éviter les 
fraudes fiscales
RAF

Immédiatement

Réalisé

RAF

Permanent

Réalisé



Contrôle interne


Flux des Fonds
Revue
Transactions
des

33
Annex 9.3: Updated FM Risk Assessment
Type of Risk
INHERENT RISK
Country Level
Entity Level
Program Level
OVERALL
INHERENT RISK
Residual Risk Rating
Previous
Current
H
M
S
H
M
S
H
H
Budgeting
Accounting
Internal controls
Funds Flow
S
M
M
S
M
M
S
M
Financial Reporting
Auditing
OVERALL
CONTROL RISK
L
M
L
M
S
M
Brief Explanation of Changes and any New Mitigation
Measures
CONTROL RISK
The disbursement rate has been improved during the last
six months.
34