Présentation de produit

SYNTHÈSE
OnBase Workflow est un système d’acheminement de documents électroniques et de gestion du contenu transactionnel qui
permet aux entreprises de travailler plus rapidement et plus efficacement. Workflow propose un ensemble enrichi de règles et
d'actions configurables par pointer-cliquer. Les processus entreprise peuvent alors être rapidement automatisés sans
programmation personnalisée. Workflow permet aux entreprises de réduire considérablement leur temps de traitement,
d’augmenter la productivité du personnel et d’améliorer les mécanismes d’entrée, de stockage et d’extraction des données, à
l’aide d’une interface utilisateur simple et flexible.
IMPACT
• Facilite le traitement des transactions métier en présentant simultanément à l’utilisateur tous les documents connexes.
• Optimise les processus métier
à l’aide d’une infrastructure de règles permettant d’acheminer les documents électroniques
de façon efficace.
• Simplifie le contrôle en fournissant un historique détaillé pour surveiller la sécurité et les performances des employés.
• Assure un déploiement flexible et un accès simple via plusieurs interfaces et intégrations métier.
• Garantit des pratiques métier cohérentes limitant les écarts entre les processus et les risques associés.
UTILISATION
• Réduit les coûts : L’automatisation des workflows libère le personnel de nombreuses tâches manuelles, par exemple la
recherche des documents et données nécessaires pour un processus.
• Accompagne les initiatives de conformité : Des processus bien définis contribuent à un niveau élevé de sécurité et à la
création de pistes d’audit détaillées. Par exemple, le processus d’approbation pour les achats peut être soumis à des règles
strictes, avec enregistrement de l'ensemble des actions et des événements associés dans un journal détaillé.
• Augmente le chiffre d’affaires et favorise le service client : Les solutions OnBase Workflow améliorent la productivité
par rapport aux processus manuels, optimisant ainsi l’efficacité. Des temps de traitement plus courts et des processus
efficaces se traduisent par des interactions de meilleure qualité avec les clients.
FONCTIONNEMENT
• Plus de 180 règles et actions prédéfinies permettant de configurer facilement de nouveaux cycles de vie.
• Des interfaces flexibles configurables par l’utilisateur, pouvant être personnalisées et filtrées par rôle.
• Des notifications automatiques par e-mail invitent les utilisateurs concernés à participer à l’exécution du Workflow
lorsque cela est nécessaire.
• Des minuteurs configurables garantissent l’automatisation et le traitement des documents sans surveillance.
• Des agendas basés sur les rôles et des fonctions d'équilibrage de la charge contribuent à assurer un traitement
efficace des documents par les utilisateurs disponibles.
DIAGRAMME
Une solution OnBase Workflow se compose d’un ou plusieurs cycles de vie configurables, contenant des files d’attente qui
elles-mêmes contiennent des règles et des actions exécutées par l’intermédiaire d’une interaction utilisateur ou de manière
automatique come tâches système. Tous les types de documents quel que soit leur format de fichier, les objets de données
WorkView et les dossiers gérés de gestion de des enregistrements peuvent être traités de cette manière. L’acheminement des
documents (avec les données et documents associés) est prédéfini, garantissant la cohérence des processus. Les cycles de
vie Workflow affichent en temps réel le statut des documents et des processus. Des données historiques sont également
disponibles pour consultation et création de rapports.
PRÉSENTATION PRODUIT
Workflow 12

INTERFACE
Une solution Workflow assure une expérience utilisateur cohérente avec plusieurs options d’interface, dont
OnBase Client (composant Core) illustré ci-dessous, Unity Client, Desktop et Web Clients et les applications
mobiles OnBase.
Nouveautés OnBase 12 : Workflow Studio facilite encore plus la configuration des cycles de vie workflow en
disposant une expérience graphique de configuration, tandis que l'assistant Workflow intégré vous accompagne
en temps réel pour assurer une configuration aisée et exacte, dès le début. En outre, Workflow Studio vous
permet de créer automatiquement les manuels d'administration et d'utilisation.
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