FICHE DE CONSEILS ~ FICHE DE CONSEILS ~ FICHE DE CONSEILS Élaborer un plan de promotion et de publicité La diffusion opportune d’informations promotionnelles auprès des résidents et des médias de la zone mise en avant est capitale afin de susciter un intérêt pour votre événement à l’échelle locale et régionale. C’est pourquoi les comités organisateurs doivent établir un plan de promotion et de publicité adapté à leurs événements communautaires. Un tel plan doit faciliter la prise de décisions et garantir que tous les membres de votre organisme travaillent de concert en vue d’atteindre les mêmes objectifs. Un plan efficace permettra à votre événement Portes ouvertes Ontario de renvoyer une image positive de la collectivité. Véritable outil de coordination de projet, ce plan doit décrire : les sites participants et leurs particularités architecturales et historiques majeures ou dignes d’intérêt, ainsi que les anecdotes connexes susceptibles d’intéresser le public; les événements et activités que les sites peuvent proposer; votre clientèle/public cible (résidents de la localité, collectivités voisines, visiteurs venus de l’extérieur, etc.); les méthodes promotionnelles que vous utiliserez pour faire connaître votre événement auprès des visiteurs potentiels (prospectus, brochures, guides, cartes, publicités, articles de presse, panneaux, affiches, sites Web, etc.); les méthodes de distribution que vous utiliserez pour diffuser votre message auprès du public (communiqués de presse, entrevues avec les médias, encarts/publicités dans les journaux, brochures pour présentoirs, distribution de prospectus dans les boîtes aux lettres, hyperliens, affiches, etc.); le budget consacré à la promotion et à la publicité Votre plan doit inclure les éléments suivants : Documentation dédiée à l’événement local (brochure/guide/prospectus) Chaque collectivité doit créer une brochure, un prospectus ou un guide promotionnel, dans lequel/laquelle tous les sites sont répertoriés et localisés sur une carte conviviale. Il n’est pas nécessaire de produire des documents de marketing luxueux ou onéreux. La qualité des documents produits doit être en phase avec la taille de l’événement et les ressources disponibles. Étudiez la quantité de brochures à imprimer en compagnie de spécialistes du tourisme local et comparez vos estimations avec des événements et festivals similaires organisés dans la région. Les brochures/guides/prospectus représenteront probablement le principal poste de dépenses du comité organisateur. Vous pouvez cependant compenser ce coût en faisant appel à un organisme de tourisme local, à une chambre de commerce ou à d’autres partenaires, dans le cadre de leurs plans existants en matière de tourisme saisonnier et/ou de développement de l’économie. Il sera peut-être dans l’intérêt des collectivités de s’assurer l’appui d’un 05/15 Page 1 sur 3 commanditaire pour la brochure (p.ex. un journal communautaire ou un autre média local). Le journal local souhaitera peut-être publier une annonce consacrée à Portes ouvertes Ontario. Promotion et publicité Les collectivités participantes doivent coordonner leurs efforts en matière de publicité et de promotion, tant au niveau local que régional. La plupart des collectivités devraient s’assurer l’appui de commanditaires médiatiques locaux; aussi, n’hésitez pas à contacter l’éditeur de votre journal. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire publier dans les journaux de votre collectivité des publicités répertoriant l’ensemble des sites et propriétés participant à votre événement. La négociation d’une commandite peut vous permettre d’éviter de payer les frais publicitaires. Vous pouvez également envisager de promouvoir votre événement par le biais de la radio et de la télévision, par exemple grâce à des entrevues avec des membres du comité organisateur qui évoqueront l’événement ou le patrimoine de votre collectivité. Pensez également aux messages d’intérêt public afin de promouvoir gratuitement votre événement. Les collectivités doivent s’adresser tout particulièrement aux médias suivants : journaux régionaux/communautaires, magazines locaux, bulletins d’information, stations de radio et de télévision locales, panneaux-réclames et sites Web (notamment ceux proposant des listes d’événements). Lancer l’événement Les collectivités participantes peuvent organiser une fête/réception de pré-lancement de leur événement Portes ouvertes Ontario afin de remercier les propriétaires/exploitants de site, les bénévoles, les donateurs, les commanditaires, etc. Invitez les dignitaires, les personnalités et les politiques locaux afin d’attirer l’attention sur votre événement. Assurez-vous d’inviter la presse écrite et parlée pour qu’elle couvre votre événement. Panneaux Dans le cadre de votre événement, placez des panneaux faisant la promotion du programme et indiquant aux visiteurs les emplacements des sites participants. Les panneaux directionnels sont indispensables afin d’aider les visiteurs à repérer les sites participants. Vous pouvez également utiliser des tableaux-annonces ou des panneaux pouvant être plantés dans l’herbe. Décorez vos panneaux à l’aide de ballons afin de faciliter le repérage, depuis la rue, des sites participants. Vous pouvez commander des panneaux promotionnels colorés Portes ouvertes Ontario auprès de la Fiducie du patrimoine ontarien. Ces panneaux sont compris dans les droits d’inscription de votre collectivité. Placés de manière visible sur chaque site participant, les panneaux souligneront la participation du site au programme et favoriseront la reconnaissance de la marque distinctive de Portes ouvertes Ontario. Conservez les panneaux afin de pouvoir les utiliser lors de votre événement Portes ouvertes de l’année suivante. En mars, nous contactons chaque communauté afin de déterminer le nombre de panneaux requis pour son événement. 05/15 Page 2 sur 3 Remercier la Fiducie du patrimoine ontarien Tous les documents de marketing et promotionnels de votre collectivité, y compris les sites/pages Web en rapport avec Portes ouvertes Ontario et les cartes/brochures/guides communautaires des sites participants, doivent inclure des messages remerciant Portes ouvertes Ontario et la Fiducie du patrimoine ontarien. Le logo de la Fiducie du patrimoine ontarien doit figurer de manière visible sur tous les documents produits. Ce logo doit mesurer au minimum ¾ po (2 cm) de haut. Vous pouvez également inclure Portes ouvertes Ontario et la Fiducie du patrimoine ontarien dans la liste des commanditaires sur la page principale/couverture de chaque document. Enfin, assurez une publicité croisée en indiquant l’URL du site Web Portes ouvertes Ontario (www.doorsopenontario.on.ca) sur la totalité des documents de marketing et promotionnels. 05/15 Page 3 sur 3