Élaborer un plan de promotion et de publicité

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Élaborer un plan
de promotion et de publicité
La diffusion opportune d’informations promotionnelles auprès des résidents et des
médias de la zone mise en avant est capitale afin de susciter un intérêt pour votre
événement à l’échelle locale et régionale. C’est pourquoi les comités organisateurs
doivent établir un plan de promotion et de publicité adapté à leurs événements
communautaires. Un tel plan doit faciliter la prise de décisions et garantir que tous les
membres de votre organisme travaillent de concert en vue d’atteindre les mêmes
objectifs. Un plan efficace permettra à votre événement Portes ouvertes Ontario de
renvoyer une image positive de la collectivité.
Véritable outil de coordination de projet, ce plan doit décrire :
 les sites participants et leurs particularités architecturales et historiques majeures
ou dignes d’intérêt, ainsi que les anecdotes connexes susceptibles d’intéresser
le public;
 les événements et activités que les sites peuvent proposer;
 votre clientèle/public cible (résidents de la localité, collectivités voisines, visiteurs
venus de l’extérieur, etc.);
 les méthodes promotionnelles que vous utiliserez pour faire connaître votre
événement auprès des visiteurs potentiels (prospectus, brochures, guides,
cartes, publicités, articles de presse, panneaux, affiches, sites Web, etc.);
 les méthodes de distribution que vous utiliserez pour diffuser votre message
auprès du public (communiqués de presse, entrevues avec les médias,
encarts/publicités dans les journaux, brochures pour présentoirs, distribution de
prospectus dans les boîtes aux lettres, hyperliens, affiches, etc.);
 le budget consacré à la promotion et à la publicité
Votre plan doit inclure les éléments suivants :
Documentation dédiée à l’événement local (brochure/guide/prospectus)
Chaque collectivité doit créer une brochure, un prospectus ou un guide promotionnel,
dans lequel/laquelle tous les sites sont répertoriés et localisés sur une carte conviviale.
Il n’est pas nécessaire de produire des documents de marketing luxueux ou onéreux.
La qualité des documents produits doit être en phase avec la taille de l’événement et
les ressources disponibles. Étudiez la quantité de brochures à imprimer en compagnie
de spécialistes du tourisme local et comparez vos estimations avec des événements et
festivals similaires organisés dans la région. Les brochures/guides/prospectus
représenteront probablement le principal poste de dépenses du comité organisateur.
Vous pouvez cependant compenser ce coût en faisant appel à un organisme de
tourisme local, à une chambre de commerce ou à d’autres partenaires, dans le cadre
de leurs plans existants en matière de tourisme saisonnier et/ou de développement de
l’économie. Il sera peut-être dans l’intérêt des collectivités de s’assurer l’appui d’un
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commanditaire pour la brochure (p.ex. un journal communautaire ou un autre média
local). Le journal local souhaitera peut-être publier une annonce consacrée à Portes
ouvertes Ontario.
Promotion et publicité
Les collectivités participantes doivent coordonner leurs efforts en matière de publicité et
de promotion, tant au niveau local que régional. La plupart des collectivités devraient
s’assurer l’appui de commanditaires médiatiques locaux; aussi, n’hésitez pas à
contacter l’éditeur de votre journal. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire publier dans
les journaux de votre collectivité des publicités répertoriant l’ensemble des sites et
propriétés participant à votre événement. La négociation d’une commandite peut vous
permettre d’éviter de payer les frais publicitaires. Vous pouvez également envisager de
promouvoir votre événement par le biais de la radio et de la télévision, par exemple
grâce à des entrevues avec des membres du comité organisateur qui évoqueront
l’événement ou le patrimoine de votre collectivité. Pensez également aux messages
d’intérêt public afin de promouvoir gratuitement votre événement.
Les collectivités doivent s’adresser tout particulièrement aux médias suivants : journaux
régionaux/communautaires, magazines locaux, bulletins d’information, stations de radio
et de télévision locales, panneaux-réclames et sites Web (notamment ceux proposant
des listes d’événements).
Lancer l’événement
Les collectivités participantes peuvent organiser une fête/réception de pré-lancement de
leur événement Portes ouvertes Ontario afin de remercier les propriétaires/exploitants
de site, les bénévoles, les donateurs, les commanditaires, etc. Invitez les dignitaires, les
personnalités et les politiques locaux afin d’attirer l’attention sur votre événement.
Assurez-vous d’inviter la presse écrite et parlée pour qu’elle couvre votre événement.
Panneaux
Dans le cadre de votre événement, placez des panneaux faisant la promotion du
programme et indiquant aux visiteurs les emplacements des sites participants. Les
panneaux directionnels sont indispensables afin d’aider les visiteurs à repérer les sites
participants. Vous pouvez également utiliser des tableaux-annonces ou des panneaux
pouvant être plantés dans l’herbe. Décorez vos panneaux à l’aide de ballons afin de
faciliter le repérage, depuis la rue, des sites participants.
Vous pouvez commander des panneaux promotionnels colorés Portes ouvertes Ontario
auprès de la Fiducie du patrimoine ontarien. Ces panneaux sont compris dans les droits
d’inscription de votre collectivité. Placés de manière visible sur chaque site participant,
les panneaux souligneront la participation du site au programme et favoriseront la
reconnaissance de la marque distinctive de Portes ouvertes Ontario. Conservez les
panneaux afin de pouvoir les utiliser lors de votre événement Portes ouvertes de
l’année suivante. En mars, nous contactons chaque communauté afin de déterminer le
nombre de panneaux requis pour son événement.
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Remercier la Fiducie du patrimoine ontarien
Tous les documents de marketing et promotionnels de votre collectivité, y compris les
sites/pages Web en rapport avec Portes ouvertes Ontario et les
cartes/brochures/guides communautaires des sites participants, doivent inclure des
messages remerciant Portes ouvertes Ontario et la Fiducie du patrimoine ontarien.
Le logo de la Fiducie du patrimoine ontarien doit figurer de manière visible sur tous les
documents produits. Ce logo doit mesurer au minimum ¾ po (2 cm) de haut. Vous
pouvez également inclure Portes ouvertes Ontario et la Fiducie du patrimoine ontarien
dans la liste des commanditaires sur la page principale/couverture de chaque
document. Enfin, assurez une publicité croisée en indiquant l’URL du site Web Portes
ouvertes Ontario (www.doorsopenontario.on.ca) sur la totalité des documents de
marketing et promotionnels.
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