27/03/2014 PREFET DE LA HAUTE MARNE ACTES Un dispositif avantageux La transmission des actes par voie électronique sécurisée offre un réel intérêt pour les collectivités. En effet, cette simplification des échanges permet de gagner du temps, de limiter les coûts liés au papier et aux consommables d'imprimerie et de bureau, d'archiver sereinement les actes et de disposer de toute la sécurité en matière d'échange électronique. Une adhésion simple comme un coup de fil Il suffit d'entrer en contact avec sa préfecture. Elle vous indiquera le calendrier à suivre et vous proposera la signature d'une convention locale permettant de définir les types d'actes à télétransmettre et le dispositif de télétransmission à choisir. Qui contacter : Mme Catherine CLERC, chef du bureau des relations avec les collectivités locales ([email protected] 03 25 30 22 79 Mme Chantal DA MOTA bureau des relations avec les collectivités locales ([email protected] 03 25 30 22 10 ) 1/3 Une adhésion à faible coût Si les avantages du dispositif de télétransmission sont nombreux, il vous faut aussi prendre en considération deux éléments tenant à l'aspect financier : · Le coût du certificat électronique et de l'abonnement annuel au service de télétransmission pour les collectivités qui ont choisi de recourir à un tiers de télétransmission. Les règles de publicité et de mise en concurrence pour le choix de celui-ci doivent alors être respectées. Le coût fluctue en fonction de la taille de la collectivité mais pour les plus petites d'entre elles, cela se chiffre à quelques centaines d'euros par an (entre 300 et 500 euros). · Le coût de la formation du ou des utilisateurs. Cependant, vous avez la possibilité d'intégrer ce coût dans une prestation globale fournie par le tiers de télétransmission que vous aurez retenu. Un raccordement en trois étapes La procédure de raccordement au dispositif de télétransmission se déroule en 3 étapes : Étape n°1 : Autorisation donnée par l’assemblée délibérante à l’exécutif de signer la convention de dématérialisation. Étape n°2 : Construction du dispositif de télétransmission par la collectivité elle-même ou lancement de la procédure de commande publique destinée à retenir un « tiers de télétransmission », prestataire informatique agréé par le Ministère de l’Intérieur. Celui-ci assure la transmission de leurs actes vers l'application du ministère et peut, à leur demande, fournir des prestations complémentaires (aide à la constitution des fichiers, signature électronique, stockage …). Dans les deux cas, le dispositif de télétransmission utilisé par la collectivité doit être conforme aux caractéristiques définies dans le cahier des charges du Ministère de l'Intérieur et faire l'objet d'une procédure d'homologation en ce sens. Étape n°3 : Signature de la convention avec l’État et raccordement effectif. ACTES, un bilan largement positif pour les collectivités adhérentes Promotion de la chaîne de dématérialisation de l’eadministration territoriale Participation à la protection 2/3 de l’environnement Simplification du travail des élus et du personnel administratif Télétransmission 7j/7 et 24h/24 ; lorsque la collectivité télétransmet le dimanche l'accusé de réception ne sera toutefois délivré que le lundi Fiabilisation et traçabilité des échanges Accélération des échanges avec la Préfecture Accélération du caractère exécutoire des actes transmis grâce à la réception quasi immédiate de l’accusé de réception 3/3 Réduction des coûts liés à l’envoi des actes à la Préfecture et à l’impression des actes en plusieurs exemplaires : frais postaux, frais d’édition, frais de personnels