La mise en place rapide d`un programme régionalisé d`études en
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La mise en place rapide d’un programme régionalisé d’études en médecine en Colombie-Britannique : L’expérience du Island Medical Program M. K. Nixon1,2, K. Gaul1,2, M.E Fonger1,2, S. Martin1,2, G. Page1& O Casiro1,2, 1University of British Columbia, Faculté de médecine; 2University of Victoria, Division des sciences médicales En mars 2002, le gouvernement de la Colombie-Britannique annonçait l’octroi de financement pour l’élargissement du Programme de médecine prédoctoral de la University of British Columbia (UBC), à l’aide d’un modèle régionalisé mené en collaboration avec la University of Victoria (UVic) et la University of Northern British Columbia (UNBC). Il s’agissait de doubler le nombre d’inscriptions en première année de 128 à 256 étudiants d’ici 2010, la première vague devant survenir en 2004 avec l’inscription de 24 étudiants additionnels dans chacun des trois programmes. Les étudiants de la promotion régionalisée de 2008 ont passé le premier semestre ensemble à la UBC, puis se sont rendus à la UNBC et la UVic en janvier 2005. Le programme d’études régionalisé est fondé sur les principes de l’apprentissage autodirigé, de l’intégration de la biomédecine et des sciences sociales, d’un premier contact clinique rapide, de la gestion de l’information, du développement professionnel, et de la responsabilité sociale. Les quatre cours principaux offerts au cours des deux premières années comprennent les Fondements de la médecine, les Compétences cliniques, la Médecine familiale, et le Médecin, le Patient et la Société. Entre la planification et la mise en œuvre, il a fallu peu de temps pour que les sites régionalisés soient en état de fonctionner. Une équipe et des installations complètement nouvelles ont été mises en place pour le Island Medical Program (IMP) offrant un modèle d’éducation médicale jamais vu auparavant au Canada. Il y a eu évidemment des défis à surmonter, tant attendus qu’inattendus, et certaines stratégies de base ont permis d’y faire face et de les surmonter. En décembre 2004, un court sondage a été mené auprès du personnel clé qui a pris part aux premières étapes de mise en œuvre du programme à l’IMP. Les répondants devaient indiquer les aspects de leur travail qui ont présenté des défis, attendus ou inattendus, ainsi que les stratégies de base qui ont servi pour la réalisation de la première année du programme régionalisé de médecine au site de l’Île de Vancouver. Trois mois après le début du programme (soit à la fin mars 2005), les répondants ont participé à une entrevue de suivi faite en personne ou par téléphone. Cette entrevue avait pour but de faire ressortir les réussites ainsi que les défis continus entourant les premières étapes de la mise en œuvre de la première année du programme régionalisé. Nous croyons qu’en partageant notre expérience comme pionniers d’un programme de médecine prédoctoral dans un site régionalisé, nous pourrons aider ceux qui participent à des programmes semblables ou qui envisagent d’en mettre sur pied. Les résultats de l’enquête et des entrevues de suivi sont résumés et présentés du point de vue du personnel clé qui y a participé : Tableau 1 : Les défis précédant la mise en œuvre Leadership Directeurs de cours Administra tion /Coordinati on de programme Défis attendus Défis inattendus - Achèvement de la construction - Recrutement des directeurs de cours - Expérience locale limitée (en éducation médicale) - Scepticisme de la part des professeurs de médecine clinique - Perfectionnement des professeurs - Questions technologiques - Accréditation - Divergences culturelles entre les universités - Acceptation par les étudiants potentiels - Recrutement - Introduction à la nouvelle technologie - Orientation du nouveau personnel enseignant - Limitations technologiques de la présentation des cours - Courbes d’apprentissage (contenu/structure spécifiques des cours, établissement de relations avec les professeurs/l’administration de l’UBC et l’UNBC) - Utilisation de la vidéo et de la téléconférence comme modes de communication essentiels - Perfectionnement des professeurs - Organisation du calendrier d’utilisation des installations de l’hôpital - S’assurer de la disponibilité en temps voulu de locaux temporaires à l’hôpital - Coordination et recrutement de patients simulés pour le cours de compétences cliniques - Des conflits d’horaire ont empêché les professeurs de l’UVic de participer à l’APP - Il y avait plus de conférenciers locaux de disponibles que d’occasions de les employer - Questions interuniversitaires (relations de travail, communications/prise de décisions, doubles nominations de professeurs) - Collaboration interuniversitaire (conventions collectives divergentes régissant les groupes de travailleurs, difficulté d’assurer une bonne communication) -Nouvelle technologie (estimation des besoins en ressources techniques) - Faciliter le changement tel que l’impose le nouveau modèle régionalisé - Courbe d’apprentissage élevée (l’apprentissage par l’action) - Complexités budgétaires - Achèvement des salles de classe sur le campus et à l’hôpital - Élargir les voies de communication - Coordination locale des programmes limitée par la communication avec les directeurs de cours qui ont reçu 0,2 ETP - Établissement du calendrier des rencontres des sites régionalisés - Grand enthousiasme et beaucoup d’expertise au niveau local pour le cours “ Le médecin, le patient et la société ” (DPAS), mais peu de places de disponibles pour le recrutement initial - Exigences de temps pour 0,2 postes équivalents temps plein (ETP) - Manque d’intérêt de la part de certains cliniciens - Conflits d’horaire entre les cours - Problèmes de livraison en temps voulu du matériel de cours - Organisation des aspects locaux de l’évaluation des étudiants Tableau 2 : Stratégies de succès Leadership Directeurs de cours Stratégies - Formuler et communiquer la vision - Forger des relations avec les intervenants et les établissements d’enseignement - Instaurer la confiance - Faciliter le changement - Gérer les attentes - Faire une planification détaillée - Utiliser le sondage auprès des médecins pour le recrutement - Assurer une communication régulière/fréquente avec les directeurs de cours des autres établissements - Utilisation efficace du temps réservé aux rencontres “ en personne ” (pour bâtir des bases de connaissances, réaliser un consensus, obtenir le soutien et créer un rapport avec les collègues des autres sites) - Échanger de l’information avec les directeurs de cours locaux de l’IMP - Organiser des séances d’orientation pour les nouveaux professeurs conjointement avec les professeurs de la UBC - Offrir aux directeurs cliniques des cours de perfectionnement des professeurs, localement et à Vancouver - Assurer une rétroaction réciproque entre les étudiants et les directeurs de cours - Favoriser l’esprit d’équipe localement et entre les sites. Administration - Prévoir des plans d’intervention en cas de conflits de travail /Coordination - Engager d’autres techniciens audiovisuels, contrôler leurs heures de programme - Adapter les budgets au fur et à mesure que le programme devient plus clair - Élaborer des stratégies de communication afin de mieux connaître les homologues des sites partenaires - Revoir les descriptions de tâches/les manuels de procédure - Prévoir l’espace pour les locaux et prévenir les problèmes d’équipement - Créer des liens internes avec les autorités sanitaires/accroître la connaissance de l’administration hospitalière - Vidéoconférence hebdomadaire avec l’équipe responsable du programme d’études régionalisé (permet une planification bien conçue et une intervention préventive, en plus de solidifier l’esprit d’équipe) - Participation régulière aux réunions de planification des cours régionalisés avec les directeurs de cours de l’IMP Tableau 3: Les réussites et les défis de la mise en oeuvre rapide Leadership - Recrutement continu de spécialistes des sciences fondamentales, d’instructeurs et de professeurs cliniciens - Perfectionnement intensifié des professeurs - Les questions concernant la troisième et la quatrième année sont maintenant abordées de façon plus concertée, y compris par la nomination de leaders à chaque site pour les stages d’externat - Continuer à faciliter le processus de nomination en double des cliniciens - Examen continu des questions budgétaires, du paiement des directeurs de stage, etc. Directeurs de cours - Les activités constantes de planification et de mise en œuvre laissent moins de temps pour l’élaboration du programme d’études - Il y a un besoin constant de perfectionnement des professeurs - Il faut améliorer la méthode de distribution du matériel didactique - Il faut prévoir les besoins futurs d’équipement - Il a été possible d’assurer une direction à temps partiel du cours grâce à l’accès à des ordinateurs portables et à des assistants électroniques (PDA) - Il est nécessaire d’assurer une communication régulière et directe avec les directeurs cliniques, les tuteurs et les cliniciens à mesure qu’ils s’adaptent à leur nouveau rôle comme enseignants - De façon générale, les choses se passent bien Administration/ Coordination de programme - La mise en œuvre se passe bien malgré les défis “ dans les coulisses ” - Les lacunes au niveau des installations sont dues à la rapidité de construction et à la difficulté d’obtenir des spécialistes de certains métiers - La communication entre tous les intervenants et tous les sites demeure importante - Le nouveau personnel administratif continue de recevoir une orientation afin de mieux connaître ses rôles et le déroulement des activités - Mise au point des enveloppes budgétaires - Une direction proactive des cours a permis de coordonner les calendriers de cours et de faire face aux absences imprévues des tuteurs - Les techniciens audiovisuels réussissent à prévenir les problèmes; un technicien audiovisuel d’appui a été engagé pour les aider; il est nécessaire d’autoriser un peu de temps supplémentaire pour l’audiovisuel - De façon générale, la mise en œuvre rapide s’est faite sans anicroches grâce à l’énergie et à l’enthousiasme de l’équipe de l’IMP et des sites partenaires En conclusion, les stratégies de communication, le développement de l’esprit de corps et la planification détaillée ont été des aspects importants pour le succès de la mise en œuvre du programme régionalisé. La création de liens avec les établissements, tant à l’échelle locale qu’entre les sites, est d’une importance fondamentale. En somme, grâce à un personnel dévoué et à des stratégies visant à relever les défis inévitables, la mise en œuvre rapide d’un programme régionalisé de médecine à l’IMP a été couronnée de succès et ce, malgré l’échéancier très serré qui avait été établi.
