La mise en place rapide d`un programme régionalisé d`études en

La mise en place rapide d’un programme régionalisé d’études en
médecine en Colombie-Britannique : L’expérience du Island Medical
Program
M. K. Nixon1,2, K. Gaul1,2, M.E Fonger1,2, S. Martin1,2, G. Page1& O Casiro1,2,
1University of British Columbia, Faculté de médecine; 2University of Victoria, Division des sciences
médicales
En mars 2002, le gouvernement de la Colombie-Britannique annonçait l’octroi de
financement pour l’élargissement du Programme de médecine prédoctoral de la University
of British Columbia (UBC), à l’aide d’un modèle régionalisé mené en collaboration avec
la University of Victoria (UVic) et la University of Northern British Columbia (UNBC). Il
s’agissait de doubler le nombre d’inscriptions en première année de 128 à 256 étudiants
d’ici 2010, la première vague devant survenir en 2004 avec l’inscription de 24 étudiants
additionnels dans chacun des trois programmes. Les étudiants de la promotion
régionalisée de 2008 ont passé le premier semestre ensemble à la UBC, puis se sont
rendus à la UNBC et la UVic en janvier 2005.
Le programme d’études régionalisé est fondé sur les principes de l’apprentissage
autodirigé, de l’intégration de la biomédecine et des sciences sociales, d’un premier
contact clinique rapide, de la gestion de l’information, du développement professionnel, et
de la responsabilité sociale. Les quatre cours principaux offerts au cours des deux
premières années comprennent les Fondements de la médecine, les Compétences
cliniques, la Médecine familiale, et le Médecin, le Patient et la Société.
Entre la planification et la mise en œuvre, il a fallu peu de temps pour que les sites
régionalisés soient en état de fonctionner. Une équipe et des installations complètement
nouvelles ont été mises en place pour le Island Medical Program (IMP) offrant un modèle
d’éducation médicale jamais vu auparavant au Canada. Il y a eu évidemment des défis à
surmonter, tant attendus qu’inattendus, et certaines stratégies de base ont permis d’y faire
face et de les surmonter.
En décembre 2004, un court sondage a été mené auprès du personnel clé qui a pris part
aux premières étapes de mise en œuvre du programme à l’IMP. Les répondants devaient
indiquer les aspects de leur travail qui ont présenté des défis, attendus ou inattendus, ainsi
que les stratégies de base qui ont servi pour la réalisation de la première année du
programme régionalisé de médecine au site de l’Île de Vancouver. Trois mois après le
début du programme (soit à la fin mars 2005), les répondants ont participé à une entrevue
de suivi faite en personne ou par téléphone. Cette entrevue avait pour but de faire ressortir
les réussites ainsi que les défis continus entourant les premières étapes de la mise en
œuvre de la première année du programme régionalisé. Nous croyons qu’en partageant
notre expérience comme pionniers d’un programme de médecine prédoctoral dans un site
régionalisé, nous pourrons aider ceux qui participent à des programmes semblables ou qui
envisagent d’en mettre sur pied.

Les résultats de l’enquête et des entrevues de suivi sont résumés et présentés du point de
vue du personnel clé qui y a participé :
Tableau 1 : Les défis précédant la mise en œuvre
Défis attendus
Défis inattendus
Leadership
- Achèvement de la construction
- Recrutement des directeurs de cours
- Expérience locale limitée (en éducation
médicale)
- Scepticisme de la part des professeurs de
médecine clinique
- Perfectionnement des professeurs
- Questions technologiques
- Accréditation
- Divergences culturelles entre les universités
- Acceptation par les étudiants potentiels
- Des conflits d’horaire ont empêché les
professeurs de l’UVic de participer à l’APP
- Il y avait plus de conférenciers locaux de
disponibles que d’occasions de les employer
- Questions interuniversitaires (relations de
travail, communications/prise de décisions,
doubles nominations de professeurs)
Directeurs
de cours
- Recrutement
- Introduction à la nouvelle technologie
- Orientation du nouveau personnel enseignant
- Limitations technologiques de la présentation
des cours
- Courbes d’apprentissage (contenu/structure
spécifiques des cours, établissement de
relations avec les professeurs/l’administration
de l’UBC et l’UNBC)
- Utilisation de la vidéo et de la téléconférence
comme modes de communication essentiels
- Perfectionnement des professeurs
- Organisation du calendrier d’utilisation des
installations de l’hôpital
- S’assurer de la disponibilité en temps voulu de
locaux temporaires à l’hôpital
- Coordination et recrutement de patients
simulés pour le cours de compétences cliniques
- Établissement du calendrier des rencontres
des sites régionalisés
- Grand enthousiasme et beaucoup d’expertise
au niveau local pour le cours “ Le médecin, le
patient et la société ” (DPAS), mais peu de
places de disponibles pour le recrutement
initial
- Exigences de temps pour 0,2 postes
équivalents temps plein (ETP)
- Manque d’intérêt de la part de certains
cliniciens
- Conflits d’horaire entre les cours
- Problèmes de livraison en temps voulu du
matériel de cours
- Organisation des aspects locaux de
l’évaluation des étudiants
Administra
tion
/Coordinati
on de
programme
- Collaboration interuniversitaire (conventions
collectives divergentes régissant les groupes de
travailleurs, difficulté d’assurer une bonne
communication)
-Nouvelle technologie (estimation des besoins
en ressources techniques)
- Faciliter le changement tel que l’impose le
nouveau modèle régionalisé
- Courbe d’apprentissage élevée
(l’apprentissage par l’action)
- Complexités budgétaires
- Achèvement des salles de classe sur le
campus et à l’hôpital
- Élargir les voies de communication
- Coordination locale des programmes limitée
par la communication avec les directeurs de
cours qui ont reçu 0,2 ETP

Tableau 2 : Stratégies de succès
Stratégies
Leadership
- Formuler et communiquer la vision
- Forger des relations avec les intervenants et les établissements
d’enseignement
- Instaurer la confiance
- Faciliter le changement
- Gérer les attentes
- Faire une planification détaillée
Directeurs de
cours
- Utiliser le sondage auprès des médecins pour le recrutement
- Assurer une communication régulière/fréquente avec les directeurs de cours
des autres établissements
- Utilisation efficace du temps réservé aux rencontres “ en personne ” (pour
bâtir des bases de connaissances, réaliser un consensus, obtenir le soutien et
créer un rapport avec les collègues des autres sites)
- Échanger de l’information avec les directeurs de cours locaux de l’IMP
- Organiser des séances d’orientation pour les nouveaux professeurs
conjointement avec les professeurs de la UBC
- Offrir aux directeurs cliniques des cours de perfectionnement des
professeurs, localement et à Vancouver
- Assurer une rétroaction réciproque entre les étudiants et les directeurs de
cours
- Favoriser l’esprit d’équipe localement et entre les sites.
Administration
/Coordination
de programme
- Prévoir des plans d’intervention en cas de conflits de travail
- Engager d’autres techniciens audiovisuels, contrôler leurs heures
- Adapter les budgets au fur et à mesure que le programme devient plus clair
- Élaborer des stratégies de communication afin de mieux connaître les
homologues des sites partenaires
- Revoir les descriptions de tâches/les manuels de procédure
- Prévoir l’espace pour les locaux et prévenir les problèmes d’équipement
- Créer des liens internes avec les autorités sanitaires/accroître la connaissance
de l’administration hospitalière
- Vidéoconférence hebdomadaire avec l’équipe responsable du programme
d’études régionalisé (permet une planification bien conçue et une intervention
préventive, en plus de solidifier l’esprit d’équipe)
- Participation régulière aux réunions de planification des cours régionalisés
avec les directeurs de cours de l’IMP

Tableau 3: Les réussites et les défis de la mise en oeuvre rapide
Leadership
- Recrutement continu de spécialistes des sciences fondamentales, d’instructeurs et de
professeurs cliniciens
- Perfectionnement intensifié des professeurs
- Les questions concernant la troisième et la quatrième année sont maintenant
abordées de façon plus concertée, y compris par la nomination de leaders à chaque
site pour les stages d’externat
- Continuer à faciliter le processus de nomination en double des cliniciens
- Examen continu des questions budgétaires, du paiement des directeurs de stage, etc.
Directeurs de cours
- Les activités constantes de planification et de mise en œuvre laissent moins de temps
pour l’élaboration du programme d’études
- Il y a un besoin constant de perfectionnement des professeurs
- Il faut améliorer la méthode de distribution du matériel didactique
- Il faut prévoir les besoins futurs d’équipement
- Il a été possible d’assurer une direction à temps partiel du cours grâce à l’accès à des
ordinateurs portables et à des assistants électroniques (PDA)
- Il est nécessaire d’assurer une communication régulière et directe avec les directeurs
cliniques, les tuteurs et les cliniciens à mesure qu’ils s’adaptent à leur nouveau rôle
comme enseignants
- De façon générale, les choses se passent bien
Administration/
Coordination de
programme
- La mise en œuvre se passe bien malgré les défis “ dans les coulisses ”
- Les lacunes au niveau des installations sont dues à la rapidité de construction et à la
difficulté d’obtenir des spécialistes de certains métiers
- La communication entre tous les intervenants et tous les sites demeure importante
- Le nouveau personnel administratif continue de recevoir une orientation afin de
mieux connaître ses rôles et le déroulement des activités
- Mise au point des enveloppes budgétaires
- Une direction proactive des cours a permis de coordonner les calendriers de cours et
de faire face aux absences imprévues des tuteurs
- Les techniciens audiovisuels réussissent à prévenir les problèmes; un technicien
audiovisuel d’appui a été engagé pour les aider; il est nécessaire d’autoriser un peu de
temps supplémentaire pour l’audiovisuel
- De façon générale, la mise en œuvre rapide s’est faite sans anicroches grâce à
l’énergie et à l’enthousiasme de l’équipe de l’IMP et des sites partenaires
En conclusion, les stratégies de communication, le développement de l’esprit de
corps et la planification détaillée ont été des aspects importants pour le succès de la mise
en œuvre du programme régionalisé. La création de liens avec les établissements, tant à
l’échelle locale qu’entre les sites, est d’une importance fondamentale. En somme, grâce à
un personnel dévoué et à des stratégies visant à relever les défis inévitables, la mise en
œuvre rapide d’un programme régionalisé de médecine à l’IMP a été couronnée de succès
et ce, malgré l’échéancier très serré qui avait été établi.