la commande Safir est un engagement comptable

Commandes
Principes
- la commande envoyée au fournisseur est un engagement juridique
- la commande Safir est un engagement comptable
- toute commande doit aboutir à un statut définitif : le fait de fermer définitivement
une commande, permet de récupérer les crédits engagés en trop, d’ajuster les seuils
GHP et la comptabilité
- les règles de publicité et mise en concurrence sont traitées dans une autre
procédure
Procédure
ACHETEUR
. Après le besoin exprimé, l’acheteur remet au secrétaire d’unité, une demande d’achat
. Lorsque le bien est livré ou la prestation réalisée, il faut absolument prévenir la ou le
secrétaire d’unité, par tous les moyens (remise du bon de livraison, mail, téléphone,…)
. La vérification de la bonne livraison de l’ensemble des fournitures commandées ou la
bonne exécution de la prestation, est le point de départ de la mise en paiement de la facture
auprès du fournisseur
. En cas d'absence du secrétaire, il est recommandé de bien noter sur le bon de livraison la
date d'arrivée des produits dans le laboratoire et l'endroit ou ils sont entreposés (afin d’éviter
une nouvelle commande double emploi)
SECRETAIRE d’UNITE
. Réception de la demande d’achat
. Vérification de l’existence du fournisseur dans la base Safir
. Le cas échéant, demande de création du fournisseur en adressant à fournisseur.adr-
[e-mail] les fiches de renseignements en ligne sur le site de la DR (documents
pratiques)
. Commande Safir et envoi de l’original au fournisseur, dûment signé par la personne
habilitée. Les conditions générales d’achats figurant au dos de la commande doivent
également être adressées au fournisseur
. Veiller à renseigner le code GHP cohérent, renseignement indispensable pour le respect de
l’application des bonnes procédures d’achats : à ce titre, les services de la DR sont à votre
disposition pour vous conseiller (achat.adr-li[email protected] ou gpu.adr-lil[email protected] ).
. Veiller à renseigner le n° du marché si la commande intervient dans un cadre d’une
procédure de marché
. Veiller à renseigner le compte comptable correspondant à l’objet de la commande. En
effet, trop souvent, le compte par défaut est utilisé (606700 : fournitures scientifiques) : le
plan comptable ainsi que la nomenclature commentée sont en ligne sur le site de la DR
(documents pratiques)
. Penser à ajouter les frais de transports le cas échéant
. Dès le service fait, la vérification des quantités livrées permettra la réception de la
commande, point de départ pour le paiement de la facture
Nb : ne pas attendre les fichiers de rappels des gpu pour réceptionner les commandes
. Lorsque la quantité restant à livrer est nulle, la commande sera fermée définitivement par la
DR (voir plus bas)
. Lorsqu’il reste une quantité à livrer, il faudra selon le cas, soit relancer le fournisseur dans
l’attente de la livraison d’un solde, soit fermer définitivement la commande si aucune
livraison complémentaire n’est attendue
. Pour une bonne gestion des commandes, Safir vous permet d’extraire les engagements
d’un projet afin de vérifier de façon exhaustive, les commandes en cours (liste des
engagements d’un projet : procédure SAFDU045V04V disponible dans Speed ou sur le site
de la DR)

GU
. Réception de la facture au service courrier et apposition du cachet « courrier arrivé » : point
de départ du délai global de paiement pour la liquidation des intérêts moratoires
. Premier tri pour vérification de l’adresse de livraison, indication de la référence de la
commande ou le lieu de livraison, adresse de facturation
. Vérification de la réception de la commande (relancer l’unité le cas échéant)
. Rapprochement de la commande : liquidation de la dépense, compte comptable, cohérence
avec le contrat le cas échéant, ………
. Réclamer la fiche navette pour les dépenses d’équipement
. Ordonnancement de la dépense
. Lorsque les quantités à livrer sont nulles (commandes fermées automatiquement par Safir),
il faut fermer définitivement les commandes (extraction et exécution réalisées par l’ASR)
. Lorsqu’une facture est supérieure à la commande (tarifs élevés, frais de transports au-delà
d’une marge de 20% du prix unitaire,…), prévenir l’unité.
ACS
. Vérification des mentions obligatoires figurant sur la facture : raison sociale du fournisseur,
n° Siren ou Siret ou inscription au Registre du Commerce ou au Répertoire des Métiers,
compte bancaire (à défaut joindre un RIB), adresse de facturation, date et n° de la facture,
contrôles des conditions financières du contrat de service ou du marché, désignation claire
et détaillée des fournitures ou services, montants HT et TVA, …
. Pour les fournisseurs étrangers : indication de la devise dans laquelle le paiement doit être
effectué, n° TVA intracommunautaire pour les fournisseurs européens
. Pour les dépenses d’équipement : présence de la fiche navette