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Grenoble, le 27 juin 2005
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N’hésitez pas à contacter la cellule achats-marchés par mail à :
[e-mail]
Fichiers à télécharger :
Tableau des procédures :
http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/doc_pdf/Tableau_montant.pdf)
Familles classées par montant :
http://www.inpg.fr/INPG/fr_entre.html
Affaires Générales
Cellule achats-marchés
NOTE TECHNIQUE
Création 12 juillet 2005 - Dernière mise à jour : 30/09/05
Destinataires : Acheteurs, Engageurs, Directeurs de Laboratoire, Directeurs de Composante
Emetteur : Secrétariat Général / Service des Affaires Générales
Objet : MISE EN CONCURRENCE A L’OCCASION D’UN ACHAT
oui
Nature de l’achat ?
marché existant ?
non
Quelle famille d’achat ?
Achat au
fournisseur du
marché
Familles classées par
montant
Procédure
Montant annuel de la
famille

LES PRINCIPES
Le Nouveau Code des Marchés Publics (CMP) impose la mise en concurrence préalable entre les fournisseurs. Il
nous appartiendra donc de prouver ultérieurement que cette mise en concurrence a bien été réalisée.
La Personne Responsable du Marché est en général le Président de l’INP Grenoble. Les Directeurs d’école sont
« PRM secondaire » pour les catégories suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie, restauration, services
d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces achats, c’est le Directeur de la composante
qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
Le C.A. a adopté le 17/12/2004 une procédure fonction de la nature des montants annuels d’achat par familles
homogènes de produits et services
La Cellule achats-marchés effectue en début d’année une publicité globale et tient à votre disposition un fichier
référençant les fournisseurs nous ayant déjà adressé des devis valables pour une certaine durée. Ces devis sont
imprimables et utilisables par l’ensemble de l’INP Grenoble.
PROCEDURES A SUIVRE
les Affiches (ou autre au choix) BOAMP obligatoire
Délais
Réception des offres
Rapport d'analyse Facultatif, établi par l'acheteur
Obligatoire, établi par l'acheteur (voir modèle type)
et signé par le Directeur de l'Ecole
Lettres de refus
Notification par :
* dans tous ces cas, il n'y a pas de création de marché dans Nabuco, sauf à la demande expresse de l'acheteur
Documents
par l'acheteur
Analyse des
propositions
à compter de la publicité : 30 jours
Publicité
avis rédigé et envoyé par Cellule achats-marchés
facture reçue par la cellule achats-marchés et transmise à la composante pour
paiement
pas de mise en
concurrence ni
de publicité
SEUIL ANNUEL famille d'achat
consultation
de catalogue
ou demande de
3 devis
de 4000 à
14 999 €
=> 3 999 €
de 15 000 à 89 999 €
Cahier des clauses particulières fait par l'acheteur (voir modèle type)
Analyse faites par l'acheteur
La Personne Responsable du Marché est le Président de l’INP Grenoble. Toutefois les Directeurs de composante
sont PRM secondaires pour les catégories d’achats suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie,
restauration, services d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces catégories, c’est le
Directeur de la composante qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
de 90 000 à 149 999 €
Si vous l'estimez nécessaire, selon la complexité de l'achat, il est toujours possible de passer un marché formalisé
mêm si le montant est inférieur à 150 000 €. Pour cela, prendre contact avec la Cellule Achats-Marchés
Envoyées par l'acheteur (voir modèle type) signées par le Directeur de l'Ecole
Bon de commande établi et envoyée par l'acheteur

Catalogue
Pour la consultation de catalogue, une photocopie de la page des différents catalogues indiquant le prix et le nom
du fournisseur suffit à prouver qu’une mise en concurrence a été faite.
Certificats administratifs
Un certificat administratif signé de l’acheteur et du signataire du bon de commande sera demandé dans les cas
suivants :
- caractère d’urgence (voir modèle A)
- fournisseur unique (voir modèle B)
- continuité d’opération
Contrôle
Les contrôles seront faits a posteriori, au cours des années suivantes. Il est donc nécessaire de garder toute
trace de mise en concurrence et de décision de choix du fournisseur, jusqu’au prochain contrôle de la Chambre
Régionale des Comptes : demande de devis, devis, catalogue, mail, fiche récapitulative des propositions,
décision de choix…
Dépannage
1er cas
Le dépannage est urgent car le non-fonctionnement de l’appareil entraîne des conséquences graves sur le
fonctionnement d’une unité. Le choix du réparateur se fera sur le délai de rapidité d’intervention – Il faudra fournir
un certificat précisant le caractère d’urgence (voir modèle B).
2ème cas
Il s’agit de dépannages qui ont lieu tout au long de l’année. Une mise en concurrence pour une période donnée
peut être faite en demandant le tarif horaire, le montant de prise en charge et les délais d’intervention, critères qui
départageront les fournisseurs et permettront de choisir un fournisseur pour la période définie.
Devis
Lors de votre demande de devis (voir modèle), bien indiquer une date limite de réponse et une durée de validité
du devis (si possible 6 mois, voire un an). L’important est la preuve de la demande de devis, même si le
fournisseur ne répond pas. Une demande de devis par téléphone sera impossible à prouver ultérieurement. Il
faudra donc privilégier la demande par fax ou par mail, avec accusé de réception qui servira de preuve d’envoi.
Le fait de recevoir ou non une réponse avant la date demandée ne remet pas en cause la mise en concurrence.
Si le devis est valable 6 mois, vous n’aurez à faire que deux mise en concurrence dans l’année pour cette famille
d’achat.
Les mandatements seront faits normalement sans fournir les devis, mais ces derniers seront conservés pour être
fournis au contrôle des comptes.
Fichier référencement fournisseurs
Sur le site intranet de l’INP Grenoble (http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/Fournisseurs.htm)
a été mis en place un fichier référençant les fournisseurs ayant déjà adressé des devis valables pour une certaine
durée. Ces devis sont imprimables et utilisables par l’ensemble de l’INP Grenoble. Ce fichier est alimenté par
l’ensemble des composantes et des services qui voudront bien adresser les devis qu’ils ont obtenus à la Cellule
achats-marchés. Cette centralisation évitera à chaque composante/service d’établir son propre tableau et permet de
faire profiter du travail à tous.
Formulaires
Vous trouverez tous les formulaires qui vous sont nécessaires sur le site:
http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/form_tele.html
LEXIQUE

Fournitures
Chaque personne qui commande doit pouvoir fournir les catalogues ou les pages Internet des fournisseurs
indiquant leurs prix. Ceux-ci doivent être au nombre de trois minimum. Aucune demande orale n’est admise
comme preuve.
Noter au bas du double du bon de commande les fournisseurs mis en concurrence. Conserver une copie de la
page des catalogues avec le double du bon de commande.
1er cas
Dans votre liste de commande les articles ne sont pas tous moins chers chez un même fournisseur  c’est le
montant total de la commande par fournisseur qu’il faut prendre en compte.
2ème cas
La famille d’achat à utiliser pour passer votre commande a un montant hors taxe supérieur ou égal à 15 000 € 
cf tableau des procédures.
3ème cas
Un seul fournisseur peut répondre à votre demande (cas exceptionnel).  La personne qui passe la commande,
c’est-à-dire l’enseignant, le chercheur ou le technicien, devra établir un certificat administratif qu’il signera et qui
sera contresigné par le Directeur de la Composante, spécifiant que seul ce fournisseur est capable de fournir un
produit répondant aux critères techniques et spécifiques recherchés (voir modèle).
Marque
Imposer une marque par écrit dans une demande n’est pas conforme au CMP. C’est le fournisseur qui indique la
(les) marque(s) qu’il propose et les réponses différentes pourront interférer dans le choix définitif. Si les réponses
ne sont pas satisfaisantes pour effectuer correctement le choix, l’acheteur a la possibilité de demander un
complément d’information aux fournisseurs.
Notification et refus
Modèles fournis par le Minefi, à compléter directement : pour cocher une case, cliquer deux fois sur celle-ci
Lettre relative aux candidatures ou offres non retenues - Lettre de notification du marché au titulaire :
http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/daj_noti.htm
Offre infructueuse :
Extrait de l'art. 76: " La personne responsable du marché doit informer également, dans les plus brefs délais, les
candidats des motifs qui l'ont conduite à ne pas attribuer ou notifier le marché ou à recommencer la procédure. Sur
demande écrite des candidats, la réponse est écrite."
Sur le formulaire fourni en annexe, que vous compléterez vous cocherez , en cliquant deux fois la case " votre offre
n’a pas été retenue." et ajouterez le cas échéant dessous la mention " Pour le(s) lot(s) n° xxxx le(s) marché(s) est
(sont) déclaré(s ) infructueu(x)
Conseil pratique: vous envoyez ce formulaire rempli aux entreprises qui ont soumissionnée à ces lots par courrier
simple (c'est moins cher) et vous DOUBLEZ cela par un courriel qui comporte le même document en pièce jointe
avec accusé de réception courriel.
Preuve
Les preuves de mise en concurrence devront être gardées par la composante avec le double de la facture et le
double du bon de commande.
PRM
La Personne Responsable du Marché est le Président de l’INP Grenoble. Toutefois les Directeurs de composante
sont PRM secondaires pour les catégories d’achats suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie,
restauration, services d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces catégories, c’est le
Directeur de la composante qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
Procédures
http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/doc_pdf/Tableau_montant.pdf
Restaurant
Pas de devis jusqu’à 4000 € annuels pour la clé CSA X6802

Pour l’organisation d’une journée à l’extérieur avec réservation de salle et de repas, faire une demande de trois
devis.
Seuils
L’analyse des familles de produit est faite au niveau de la Cellule achats marchés et peut vous être communiquée
concernant toutes les familles utilisées par votre composante, sur simple demande.
Urgence
Le caractère d’urgence doit être exceptionnel et ne pas résulter d’un mauvais entretien du matériel. La pratique
consiste à ne pas dériver vers un achat d’urgence systématique, mais bien à anticiper autant que faire se peut.
De plus, il faut juger du caractère urgent avec précision. Par exemple, le changement d’un climatiseur sera urgent
dans un local informatique et ne le sera pas dans un bureau.
LES DOCUMENTS TYPES
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