mise en forme du document
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Table des matières
LE TRAITEMENT DE TEXTE : WORD ...........................................................................................................1
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE ...................................................................................................................... 1
Environnement de Word .......................................................................................................................................... 1
Accès aux menus déroulants .................................................................................................................................... 2
Annulation et restitution d’une commande .............................................................................................................. 3
Création d'un document simple ............................................................................................................................... 4
Sélection de texte ..................................................................................................................................................... 5
Déplacement, copie ou effacement d’une sélection de texte .................................................................................... 6
Sauvegarde d’un document ..................................................................................................................................... 7
Fermeture d’un fichier............................................................................................................................................. 8
Ouverture d’un fichier existant ................................................................................................................................ 8
MISE EN FORME DU TEXTE ............................................................................................................................... 9
Les caractères .......................................................................................................................................................... 9
Les paragraphes .................................................................................................................................................... 13
Bordures et trame .................................................................................................................................................. 15
Tabulations ............................................................................................................................................................ 18
Puces et numéros ................................................................................................................................................... 20
Caractères spéciaux .............................................................................................................................................. 22
MISE EN FORME DU DOCUMENT ................................................................................................................... 23
Mise en page .......................................................................................................................................................... 23
En-tête & Pied de page .......................................................................................................................................... 24
Sauts de page, sauts de section .............................................................................................................................. 25
Numérotation des pages ........................................................................................................................................ 28
LES TABLEAUX ................................................................................................................................................. 29
Qu’est ce qu’un tableau ? ...................................................................................................................................... 29
Menu et barre d’outils ........................................................................................................................................... 29
Création d’un tableau............................................................................................................................................ 30
Dessin du tableau .................................................................................................................................................. 31
Déplacement dans un tableau ................................................................................................................................ 32
Sélection dans un tableau ...................................................................................................................................... 32
Modification du contenu d’un tableau ................................................................................................................... 32
Modification d’un tableau ..................................................................................................................................... 33
Mise en forme du contenu d’un tableau................................................................................................................. 34
Mise en forme du tableau ...................................................................................................................................... 35
Conversion d’un tableau en texte et inversement .................................................................................................. 36
MULTICOLONNAGE ................................................................................................................................................ 37
LES STYLES ............................................................................................................................................................ 38
Présentation des styles .......................................................................................................................................... 38
Les principales commandes des styles ................................................................................................................... 38
INSERTION DE REFERENCE (TABLE DES MATIERES, INDEX…) ................................................................................. 39
Table des matières ................................................................................................................................................. 39
Index ...................................................................................................................................................................... 40
PUBLIPOSTAGE ....................................................................................................................................................... 41
Document principal ............................................................................................................................................... 43
Obtenir les données ............................................................................................................................................... 44
Les sources de données ......................................................................................................................................... 44
Fusionner les données avec le document ............................................................................................................... 46
Méthodes détaillée de fusion des documents ......................................................................................................... 47
LE TABLEUR : EXCEL ..................................................................................................................................... 53
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE .................................................................................................................... 53
L'interface d'Excel ................................................................................................................................................. 53
Comment ajouter des boutons dans les barres d'outils? ....................................................................................... 54
Les menus et les boîtes de dialogue ....................................................................................................................... 54
UTILISATION DES CLASSEURS ET DES FEUILLES ..................................................................................... 60
Les classeurs .......................................................................................................................................................... 60
La Feuille de calcul ............................................................................................................................................... 69
Insérer/supprimer des lignes ou colonnes ............................................................................................................. 70
Déplacer ou copier une feuille .............................................................................................................................. 70
Insérer une feuille .................................................................................................................................................. 71
Renommer une feuille ............................................................................................................................................ 73
Supprimer une feuille............................................................................................................................................. 73
SELECTIONNER DES CELLULES .................................................................................................................... 73
SE DEPLACER DANS EXCEL............................................................................................................................ 75
A l’intérieur d’une feuille ...................................................................................................................................... 75
Se déplacer d'une feuille à l'autre.......................................................................................................................... 75
LA SAISIE DES DONNEES ................................................................................................................................ 76
Les différents types de données.............................................................................................................................. 76
Exemples d'affichages selon type de données ........................................................................................................ 76
La saisie ................................................................................................................................................................ 76
Renvoi à la ligne automatique ............................................................................................................................... 77
Faire une saisie multiple ....................................................................................................................................... 77
MANIPULER LES DONNEES ............................................................................................................................ 78
Copier des données ............................................................................................................................................... 78
Déplacer des données ........................................................................................................................................... 79
Effacer des données .............................................................................................................................................. 79
Supprimer des données (cellules) ......................................................................................................................... 79
Recopier des données ............................................................................................................................................ 80
La recopie incrémentée ......................................................................................................................................... 81
LES REFERENCES ABSOLUES......................................................................................................................... 82
LES FORMULES .................................................................................................................................................. 83
Créer des formules ................................................................................................................................................ 83
Les messages d'erreur ........................................................................................................................................... 84
Copier des formules ............................................................................................................................................... 84
OPTIONS D’AFFICHAGE ................................................................................................................................... 86
Modifier la taille des lignes et colonnes ................................................................................................................ 86
Ajustement automatique ........................................................................................................................................ 86
Masquer et afficher des lignes ou colonnes ........................................................................................................... 87
Masquer et afficher une feuille .............................................................................................................................. 88
Utilisation du Zoom .............................................................................................................................................. 88
Affichage plein écran ............................................................................................................................................. 88
Ouvrir plusieurs fenêtres d'un même classeur ....................................................................................................... 89
Réorganiser les fenêtres ........................................................................................................................................ 89
Aperçu des sauts de page....................................................................................................................................... 89
Affichages personnalisés ....................................................................................................................................... 90
LES LIAISONS ENTRE FEUILLES ET CLASSEURS ....................................................................................... 91
Liens entre deux feuilles ........................................................................................................................................ 91
Liaisons entre classeurs......................................................................................................................................... 92
LA MISE EN FORME DES DONNEES ............................................................................................................... 93
La barre d'outils « Mise en forme »....................................................................................................................... 93
La mise en forme à l'aide du menu Format ........................................................................................................... 93
La mise en forme automatique............................................................................................................................... 94
L'IMPRESSION .................................................................................................................................................... 95
Imprimer sous Excel : méthode ............................................................................................................................. 95
La mise en page pour l'impression ........................................................................................................................ 96
Définir une zone d'impression ............................................................................................................................... 97
BASE DE DONNEES : ACCESS ....................................................................................................................... 98
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE .................................................................................................................... 98
Utilité d'une base de données ................................................................................................................................ 98
Base de données relationnelles .............................................................................................................................. 99
Gestion des bases de données ................................................................................................................................ 99
Système de Gestion de Base de Données Relationnelles ....................................................................................... 99
Les principaux SGBD ............................................................................................................................................ 99
Les caractéristiques d'un SGBD .......................................................................................................................... 100
Démarrer Access ................................................................................................................................................. 100
Quitter Access ...................................................................................................................................................... 100
Créer ou ouvrir une base de données .................................................................................................................. 100
Renommer une base de données .......................................................................................................................... 101
Copier une base de données sur disquette ........................................................................................................... 101
Environnement d’Access...................................................................................................................................... 102
STUCTURE D’UNE BASE DE DONNEES ....................................................................................................... 104
Les tables ............................................................................................................................................................. 105
Les requêtes ......................................................................................................................................................... 114
Les filtres ............................................................................................................................................................. 118
Les formulaires .................................................................................................................................................... 121
Les états ............................................................................................................................................................... 133
Les macros ........................................................................................................................................................... 138
Les modules ......................................................................................................................................................... 138
SECURISER UNE APPLICATION .............................................................................................................................. 139
Principe ............................................................................................................................................................... 139
Sécuriser une base de données ............................................................................................................................ 139
Conseils et astuces ............................................................................................................................................... 140
TRAVAUX PRATIQUES ................................................................................................................................. 141
CONCEPTION D’UN DOCUMENT LONG................................................................................................................... 141
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Le traitement de texte :
Word
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE
Lorsque vous entrez dans Word, est affichée la fenêtre de travail qui représente l'écran
principal de Word. Cet écran servira à créer des documents grâce à l'écran de saisie, à la barre
d'outils, à la barre des menus et aux autres composants.
Environnement de Word
1.
Barre du titre et nom du document : Cette barre sert à indiquer quel logiciel
est en fonction et le nom du document qui est à l'écran. Lorsque vous créez un nouveau
document, le nom du document sera Document1.
2.
Barre des menus : Cette barre vous donne accès à tous les menus disponibles
avec le logiciel WORD. Pour entrer dans l'un des menus, vous n'avez qu'à utiliser
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simultanément les touches Alt et la lettre du menu qui est soulignée (exemple : Alt F
donne accès au menu de Fichier).
3.
Barre d'outils : Cette barre vous permet d'utiliser des raccourcis pour exécuter
certaines commandes que l'on retrouve dans les menus. Ces outils sont très pratiques, mais
utilisez aussi les menus puisque ces derniers offrent des options qui ne sont pas
disponibles avec la barre d'outils (exemple : le bouton d'impression va imprimer votre
document sans vous permettre d'indiquer le nombre de copies. Cette option se trouve dans
le menu Fichier, dans l'option Imprimer).
4.
Ecran de saisie : C'est la partie de votre écran principal où vous faites la saisie
de votre texte. L'écran de saisie peut être maximisé en cliquant sur ce bouton
lorsque
vous utilisez Windows.
5.
Barre d'état : Cette barre affiche, entre autres, les numéros de page, la ligne et
les colonnes. Elle comprend une zone de messages et une zone d'état.
6.
Barres de défilement : Ces barres font défiler le texte à l'écran. Vous pouvez
défiler le texte de haut en bas ou de gauche à droite. Pour utiliser ces barres de défilement,
vous devez déplacer le carré qui se trouve dans cette barre en utilisant la souris.
7.
Règle : Elle contient les dimensions de notre document de même que
l'emplacement des retraits et des taquets.
Accès aux menus déroulants
Pour y accéder, cliquez dans la barre de menu sur les différentes options.
Par exemple : Format, vous verrez s'afficher un menu déroulant comme le démontre la figure
suivante :
Si vous cliquez sur Police, une fenêtre s’ouvre qui vous permet
de modifier la mise en forme de celle-ci :
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Annulation et restitution d’une commande
La commande Annuler du menu Edition annule la dernière modification effectuée au
document. La commande Rétablir refait la dernière commande effectuée.
La commande Annuler peut être activée de deux façons:
Cliquez sur ce bouton
, ou
Utilisez le menu Edition et l'option Annuler.
La commande Rétablir peut être activée de deux façons :
Cliquez sur ce bouton
, ou ;
Utilisez le menu Édition et l'option Rétablir.Création d'un
document simple
Lorsque vous entrez dans Word, vous pouvez créer immédiatement un document puisque
vous avez un écran de saisie vierge à votre disposition.
Si vous avez déjà créé un document et que vous voulez en produire un autre, il faudra alors
cliquer sur ce bouton
. Si c'est le deuxième document que vous créez dans votre session de
travail, le nouveau document portera le nom de Document2.
Si vous ne sortez pas de Word, vous êtes toujours dans la même session de travail.
L'utilisation du bouton pour créer un nouveau document ne permet pas de spécifier un type de
document, ce qui veut dire que nous pouvons seulement créer une lettre.
Les documents qui sont créés à l'aide du logiciel Microsoft Word portent l'extension DOC. Il
est préférable que vous acceptiez cette extension, puisqu'elle vous permettra de retrouver plus
facilement les documents que vous aurez créés.
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Le nom du fichier peut excéder 8 caractères (depuis l'apparition de Windows 95) mais pour
des raisons de compatibilité avec les anciennes versions de logiciels, il est recommandé de
suivre les règlements suivants pour nommer des documents:
Ne pas dépasser 8 caractères : Word fournit automatiquement «.DOC» pour
l'extension.
Se limiter à des lettres (non accentuées), des chiffres et le caractère de soulignement
«_».
Si vous désirez créer un type de document autre qu'une simple lettre comme un calendrier ou
un agenda, vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser le menu Fichier et l'option Nouveau.
Cette option permet de sélectionner le type de document que l'on désire produire. Voici la
boîte de dialogue qui apparaît à droite de l’écran :
Séle
ction de texte
Il est possible de sélectionner du texte en utilisant la souris ou en utilisant le clavier. Si vous
utilisez la souris, voici les étapes à suivre pour sélectionner un bloc de texte :
Placez le curseur à l'endroit désiré.
Cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris.
Faites glisser la souris sur le texte.
Relâchez le bouton de la souris et voyez la sélection apparaître en vidéo inversé.
Si vous désirez sélectionner un mot, une ligne ou un paragraphe, faites les étapes suivantes :
Mot
Placez le curseur au début du mot et cliquez deux fois.
Ligne
Placez le curseur dans la marge gauche de l'écran devant la ligne désirée.
Le curseur se transforme en flèche. Cliquez sur le bouton gauche de la souris.
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Paragraphe Cliquez trois fois sur le paragraphe désiré.
Si vous voulez utiliser le clavier pour faire la sélection, vous devrez utiliser les combinaisons
de touches suivantes :
Sélection
Touche
Caractère de droite
Maj.-
Caractère de gauche
Maj.-
Jusqu'à la fin d'un mot
Ctrl-Maj.-
Jusqu'au début d'un mot
Jusqu'à la fin d'une ligne
Jusqu'au début d'une ligne
Ctrl-Maj.Maj.-Fin
Maj.-Origine
Ligne suivante
Maj.-
Ligne précédente
Maj.-
Jusqu'à la fin d'un paragraphe Ctrl-Maj.Jusqu'au début d'un paragraphe Ctrl-Maj.Page suivante
Maj.-Pg Suiv.
Page précédente
Maj.-Pg Préc.
Jusqu'à la fin du document
Ctrl-Maj.-Fin
Jusqu'au début du document
Ctrl-Maj.-Origine
Document entier
Ctrl-5 (clavier numérique)
Jusqu'à un endroit spécifique F8 et les flèches de directivité
Colonne de texte Ctrl-Maj.-F8 et les flèches de
directivitéDéplacement, copie ou effacement d’une
sélection de texte
Après avoir sélectionné un texte, vous pouvez le déplacer, le copier ou l'effacer. Les étapes
expliquées ci-dessous s'appliquent à tous les logiciels qui fonctionnent dans un environnement
Windows.
Pour déplacer une sélection :
Cliquez sur ce bouton pour enlever cette sélection.
Placez votre curseur à l'endroit où le texte doit être déplacé.
Cliquez sur ce bouton pour insérer le texte à l'endroit sélectionné.
Pour copier une sélection :
Cliquez sur ce bouton .
Placez votre curseur à l'endroit où le texte doit être copié.
Cliquez sur ce bouton pour insérer le texte à l'endroit sélectionné.
Pour effacer une sélection :
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Cliquez tout simplement sur la touche Suppr. Sauvegarde
d’un document
Votre document peut être sauvegardé sur support de stockage (disquette, clé USB, CD-Rom,
DVD-rom…) ou sur un disque dur (C:, D:, etc.).
Le document sauvegardé aura comme extension les lettres DOC à moins que vous
n'identifiiez une autre extension. Il est préférable de toujours garder la même extension car
ceci facilite la recherche de documents lorsqu'on sait que tous les documents sauvegardés
avec Word ont l'extension DOC.
Pour sauvegarder un nouveau document, vous devez suivre la procédure suivante :
Cliquez sur le menu Fichier.
Sélectionnez l'option Enregistrer sous...
La boîte de dialogue suivante doit s'afficher :
Sélectionnez le lecteur de sauvegarde sous la section Enregistrer dans.
Choisissez le dossier de sauvegarde dans la fenêtre à cet effet.
Cliquez dans la boîte sous Nom de fichier et effacez le nom indiqué (si présent).
Entrez le nom de votre fichier (pas plus de 8 caractères) et cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Pour simplement enregistrer les modifications que l’on vient
d’effectuer dans un document, cliquez :
Soit sur le menu Fichier et ensuite Enregistrer
Soit sur le bouton
de la barre
d’outilsFermeture d’un fichier
Lors de la fermeture d’un document, si votre document n'a jamais été
sauvegardé, Word vous demandera, si vous voulez sauvegarder ce
travail ou non. Si le fichier a déjà été sauvegardé et qu'aucun
changement n'y a été fait, le document sera fermé immédiatement.
Dans le cas où vous avez fait des changements à votre document
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déjà sauvegardé, Word vous demandera si vous voulez sauvegarder les changements apportés
à votre document.
Pour fermer votre document, suivez les opérations suivantes :
Cliquez sur le menu Fichier.
Sélectionnez l'option Fermer.
Si vous avez effectué des changements à votre
document ou si vous n'avez jamais sauvegardé ce
dernier, la boîte de dialogue suivante sera affichée :
Si vous décidez de sauvegarder le document, répondez
Oui sinon, cliquez sur le bouton Non.
Ouverture d’un fichier existant
Lorsqu'un fichier a déjà été sauvegardé et que vous désirez le ramener à l'écran, vous devez
ouvrir ce fichier. Comme plusieurs des commandes de Word, il existe plus d'une façon de
l'exécuter. Voici deux méthodes pour ouvrir un fichier :
Première méthode :
Cliquez sur ce bouton .
La boîte de dialogue suivante apparaît :
Vous pouvez sélectionner un autre dossier ou un autre lecteur si vous le désirez.
Tapez le nom du fichier désiré dans la boîte Nom de fichier ou cliquez sur le nom du
fichier voulu. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir.
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Deuxième méthode :
Cliquez sur le menu Fichier.
Sélectionnez l'option Ouvrir.
La même boîte de dialogue qui a été affichée dans la première méthode est alors à
l'écran.
Répétez les opérations que pour la première méthode.
MISE EN FORME DU TEXTE
Word offre des fonctions permettant d'utiliser différents formats de caractères et de
paragraphes afin d'améliorer la présentation des documents et de créer des effets spéciaux
dans ceux-ci. La mise en forme permet donc d'avoir une présentation soignée et
professionnelle des documents.
Les caractères
Word utilise des paramètres de mise en forme des documents par défaut qui permettent de les
taper et de les imprimer aussitôt. Vous allez pouvoir grâce au menu Format, changer ces
paramètres et définir très précisément la présentation vous souhaitez obtenir.
! Avant de changer les paramètres de mise en forme d’un texte, vous devez
sélectionner le texte concerné.Police, Style et Attributs
1. Utilisation du menu
Cliquez sur le menu Format
Sélectionnez Police
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Police, style et attributs
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2. Utilisation du ruban
Espacement
Cette commande vous permet de changer l'espacement des caractères de votre texte.
Cliquez sur le menu Format
Sélectionnez Police
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Espacement
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Animation
Cette commande vous permet d'animer votre texte (clignotement, vibration,..).
Cliquez sur le menu Format
Sélectionnez Police
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Animation
! Vous ne
pouvez
appliquer qu'un
seul effet
d'animation à la
fois. De plus, les
effets animés
n'apparaîtront
pas à
l'impression.Les
paragraphes
Le paragraphe constitue tout texte précédant et incluant une marque de paragraphe. Pour faire
apparaître les marques de paragraphes de vos documents, cliquez dans la barre d’outils sur le
bouton.
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! Placez votre curseur dans le paragraphe à mettre en forme. Si vous souhaitez modifier
plusieurs paragraphes simultanément, sélectionnez tous les paragraphes concernés
(dans ce dernier cas, les paragraphes doivent se suivre).
1. Utilisation du menu
Cliquez sur le menu Format
Sélectionnez Paragraphe
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Retrait et espacement
Choisissez ensuite la ou les mises en formes souhaitées
2. Utilisation du ruban
Lignes du paragraphe centrées dans la page
Lignes du paragraphe alignées sur la marge de gauche
Lignes du paragraphe alignées sur la marge de droite
Lignes du paragraphe alignées sur la marge de gauche et la marge de droite
Met le paragraphe en retrait vers la droite
Met le paragraphe en retrait vers la gauche
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3. Utilisation de la règle
Si vous ne voyez pas la règle, pointez en haut de la fenêtre du document pour l'afficher ou
cliquez dans le menu Affichage sur Règle.
Bordures et trame
Dans un document Word, vous pouvez ajouter une bordure à un seul ou à tous les côtés :
d'un tableau
d'un paragraphe
d'un texte sélectionné dans un document.
à une seule ou à toutes les pages d'un document.
à un dessin, notamment une zone de texte, une forme automatique, une image ou une
image importée (cf. cours de perfectionnement).
Bordures
Pour placer une bordure autour d'un paragraphe, cliquez n'importe où dans le paragraphe.
Pour placer une bordure uniquement autour d'un texte déterminé, notamment un mot,
sélectionnez-le.
Cliquez dans le menu Format
Sélectionnez Bordure et trame
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l'onglet Bordures
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Bordure de page
Outre appliquer des bordures à un paragraphe ou un texte, vous avez la possibilité d’en
appliquer autour d’une page entière à l’aide de l’onglet Bordure de page. Pour cela :
Cliquez dans le menu Format
Sélectionnez Bordure et trame
Cliquez sur l'onglet Bordure de page
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Remarque : vous retrouvez dans cet onglet les mêmes options que dans l’onglet Bordures.
Reportez-vous aux explications données précédemment pour appliquer des bordures à votre
document. Toutefois, vous disposez d’une option supplémentaire : Motif (voir ci-après)
Trame de fond
La trame de fond appelée aussi remplissage vous permet d’ajouter de la couleur et/ou des
motifs en arrière plan de votre texte. Pour cela :
Cliquez dans le menu Format
Sélectionnez Bordure et trame
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l'onglet Trame de fond
Remarque : Chaque fois que vous effectuez un remplissage, le nouveau remplissage remplace
l'ancien.
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! Les couleurs seront imprimées en noir et blanc si vous ne possédez pas d’imprimante
couleur.
Tabulations
Les taquets de tabulation vous permettent d'établir des listes, d'aligner des séries et des
paragraphes. Par défaut, Word les a définis tous les 1,25 cm, ils sont matérialisés sur la Règle
par des traits verticaux. Vous avez, bien entendu, la possibilité de définir vos propres mesures.
Ajout d’un taquet de tabulation
1. Utilisation du menu
A) En passant par le menu Format/Paragraphe
Placez vous dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes;
Cliquez sur le menu Format;
Sélectionnez Paragraphe;
Cliquez sur le bouton Tabulations pour ouvrir la fenêtre Tabulations.
B) En passant par le menu Format/Tabulations
Placez vous dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes;
Cliquez sur le menu Format;
Sélectionnez Tabulations.
La fenêtre suivante s’ouvre :
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2. Utilisation de la règle
Sélectionnez le ou les paragraphe(s) dans lesquels vous voulez définir des taquets de
tabulation.
Cliquez sur à l'extrémité gauche de la Règle horizontale pour sélectionner le type de
tabulation souhaité. Vous avez le choix entre les tabulations suivantes :
o Tabulation gauche
o Tabulation centrée
o Tabulation droite
o Tabulation décimale
Cliquez sur la règle horizontale, à l'emplacement où vous souhaité poser le taquet de
tabulation
Quelque soit la méthode choisie pour créer vos taquets de tabulation, vous devez pour
les utiliser, placez votre curseur devant le texte concerné, appuyez sur la touche de
votre clavier, le texte se positionnera alors à l'emplacement défini.
! Le texte à déplacer ne doit plus être sélectionné lorsque vous voulez le positionner. Si vous ne
désactivez pas la sélection, votre texte sera supprimé !
Remarque : si vous souhaitez affiner la position des tabulations par rapport à ce que vous
propose la règle, passez par le menu pour créer vos tabulations (cf. ci-dessus).
Suppression d'un taquet de tabulation
Sélectionnez le ou les paragraphes concernés;
Pointez la souris sur le taquet concerné;
Maintenez le bouton gauche de la souris appuyé;
Faites glisser le taquet en dehors de la règle;
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Relâchez le bouton gauche de la souris.
Déplacement d'un Taquet de Tabulation
Sélectionnez le ou les paragraphes concernés;
Pointez la souris sur le taquet concerné,
Maintenez le bouton gauche de la souris appuyé;
Faites glisser le taquet sur la règle à droite ou à gauche;
Relâchez le bouton gauche de la sourisPuces et numéros
Cette commande vous permet d’ajouter devant des paragraphes des puces (symboles) ou des
numéros.
1. Utilisation du menu
Sélectionnez le ou les paragraphes concernés;
Cliquez sur le menu Format/Puces et numéros;
Cliquez sur l’onglet de votre choix : Avec puces – Numéros – Hiérarchisation
a) Avec puces
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b) Numéros
L’insertion de numéros devant des paragraphes s’effectue de la même façon que pour les
puces (voir explication précédente).Il vous suffit juste de sélectionner l'onglet Numéros dans
la fenêtre Puces et Numéros.
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2. Utilisation de la barre d’outils
Insère des numéros
Insère des pucesCaractères spéciaux
La commande Caractères spéciaux du menu Insertion vous permet d'insérer des caractères
spéciaux, des caractères internationaux et des symboles. Pour cela :
Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le symbole;
Cliquez sur le menu Insertion;
Sélectionnez Caractères spéciaux;
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Cliquez sur l'onglet Symboles.
Remarque : Selon la police que vous sélectionnez, une série différente de symboles s'affiche.
MISE EN FORME DU DOCUMENT
Mise en page
La mise en page de votre document vous permet de paramétrer les marges, le type de papier
utilisé, la taille des pages, leur orientation, etc. Pour cela :
Cliquez sur Fichier puis sélectionnez Mise en page.
Vous pouvez alors modifier :
Les marges
Les marges sont les espaces réservés, situés aux bords de la page.
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La taille
En-tête & Pied de page
Un en-tête apparaît en haut de votre page et dans votre marge, de la même façon qu’un pied
apparaît en bas de votre page et dans votre marge. Ils servent notamment à mettre des
numéros de page, du texte, …
! Un en-tête ou un pied de page est visible si vous êtes en mode Page
Lorsque vous êtes sur une page, son en-tête et son pied apparaissent en grisé dans vos marges.
Pour les faire afficher et travailler dessus, deux possibilités :
Cliquez sur le menu Affichage, puis choisissez En-tête et pied de page
Ou Double-cliquer sur l’en-tête/pied de page
L’en-tête/pied de page s’affiche dans la fenêtre suivante :
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De
plus le reste du document se masque et la barre d’outils En-tête et pied de page s’ouvre
comme suit :
La zone d'en-tête et de pied de page est une zone de texte. Vous pouvez donc utiliser toutes
les fonctions de formatage de texte disponibles.
Sauts de page, sauts de section
Le saut de page vous permet de forcer la pagination automatique de Word. Cette commande
est très utile pour éviter que des phrases ou des paragraphes soient coupés en fin de page, de
même pour présenter des documents composés d'une page de titre et de pages de texte.
Il se fait automatiquement lorsque vous êtes arrivé à la marge inférieure d'une page. Si vous
désirez insérer un saut de page avant d'atteindre la marge inférieure, vous n'avez qu'à appuyer
sur les touches Ctrl-Entrée. Assurez-vous d'être au bon endroit dans le texte avant de faire un
saut de page. Si vous insérez un saut de page au mauvais endroit, appuyez tout simplement
sur ce bouton
pour annuler cette commande.
Le saut de section vous permet de rendre indépendantes des parties de texte ou des pages de
votre document. Cette commande est très utile lorsque que vous souhaitez changer les
paramètres de mise en forme ou de mise en page de votre document.
Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer un saut de page ou un saut de
section.
Cliquez sur le menu Insertion.
Sélectionnez Saut.
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Numérotation des pages
La numérotation des pages se situe soit dans les marges de haut (en-tête) soit dans les marges
de bas (pied de page) du document.
Deux commandes sont à votre disposition selon que vous désirez ou non faire figurer d'autres
mentions dans l'en-tête ou le bas de page.
1. Utilisation du menu Insertion / Numéros de page
Cliquez sur le menu Insertion.
Sélectionnez Numéros de page.
2. Utilisation du menu Affiche / En-tête Pied de page
Cf. Partie En-têtes et pied de pageLES TABLEAUX
Qu’est ce qu’un tableau ?
Un tableau est composé de colonnes et de lignes.
L’intersection d’une ligne et d’une colonne
s’appelle une cellule.
Une cellule a des bordures et une trame de fond.
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Menu et barre d’outils
Toutes les fonctions concernant les tableaux sont regroupées dans le menu Tableau.
Vous pouvez également afficher la barre d’outils
Tableaux et bordures en utilisant soit l’icône soit en cliquant sur le menu Affichage, puis sur
le menu Barre d’outils, et en sélectionnant Tableaux et bordures. La barre suivante apparaît :
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Création d’un tableau
Placez le point d’insertion à l’emplacement où doit être inséré le tableau.
Il existe plusieurs possibilités pour créer ce tableau.
1. Utilisation de la grille
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône
Une grille apparaît grâce à laquelle vous allez pouvoir
sélectionner le nombre de colonnes et de lignes du tableau en
faisant glisser la souris le long de cette grille.
Une fois que vous avez sélectionné la dimension de votre
tableau, cliquez sur le bouton gauche de la souris. Par
exemple, la grille suivante donnera un tableau de 4 colonnes
et de 2 lignes.
2. Utilisation du menu
Cliquez sur le menu Tableau.
Choisissez Insérer un tableau.
La fenêtre suivante apparaît dans laquelle vous allez pouvoir indiquer le nombre de
lignes et de colonnes de votre tableau ainsi que la largeur de ses colonnes et son
format.
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Dessin du tableau
Cliquez sur le menu Tableau.
Choisissez Dessiner un tableau.
La barre d’outils Tableaux et bordures s’ouvre et votre souris a pris la forme d’un
crayon.
Tracez le cadre (en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé).
Tracez les limites intérieures des cellules
Quelle que soit la méthode choisie, Word insère le tableau à l’emplacement que vous lui avez
indiqué.
Le quadrillage qui apparaît n’est pas imprimable. Il est une aide dont vous disposez pour vous
déplacer dans le tableau.
Si vous voulez que ce quadrillage apparaisse à l’impression, encadrer votre tableau.
D
éplacement dans un tableau
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Sélection dans un tableau
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Modification du contenu d’un tableau
Vous pouvez supprimer, copier, coller et déplacer le
contenu des cellules d’un tableau avec les mêmes
techniques que celles utilisées pour du texte.Modification
d’un tableau
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Remarques :
Pour supprimer du texte dans une cellule, utilisez les touches Suppr du clavier.
Pour supprimer une cellule, une ligne ou une colonne avec son contenu, sélectionnezle (ou la) puis cliquez sur le menu Edition et choisissez Couper.
Mise en forme du contenu d’un tableau
Vous pouvez mettre en forme le contenu de chacune des cellules d’un tableau de la même
façon que des caractères ou paragraphes, en les sélectionnant et en utilisant soit les menus,
soit le ruban, soit la règle prévue pour la mise en forme des caractères et paragraphes.
Mise en forme du tableau
Largeur des colonnes
Vous pouvez directement intervenir sur la largeur des colonnes à partir du tableau. Pour cela :
Placez votre souris sur la bordure gauche ou droite de la colonne que vous désirez
redimensionner
Le curseur de votre souris devient alors
Cliquez alors avec le bouton gauche de la souris et tout en le maintenant déplacez la
bordure de la colonne.
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Ou encore :
Cliquez sur le menu Tableau
Sélectionnez : Propriété du tableau
Onglet : Colonne
Vous pouvez également uniformiser la largeur de plusieurs colonnes. Pour cela :
Sélectionnez au moins deux colonnes.
Cliquez sur le menu Tableau.
Choisissez Ajustement automatique
Ensuite : Uniformiser la largeur des colonnes.
La même largeur sera mise à toutes les colonnes sélectionnées.
Hauteur des lignes
Vous pouvez directement intervenir sur la hauteur des lignes à partir du tableau. Pour cela :
Placez votre souris sur la bordure du haut ou du bas de la ligne que vous désirez
redimensionner.
Le curseur de votre souris devient alors
Cliquez alors avec le bouton gauche de la souris et déplacez la bordure de la ligne.
Ou encore :
Cliquez sur le menu Tableau
Sélectionnez : Propriété du tableau
Onglet : Ligne
Vous pouvez également uniformiser la hauteur de plusieurs lignes. Pour cela :
Sélectionnez au moins deux lignes
Cliquez sur le menu Tableau.
Choisissez Ajustement automatique
Ensuite : Uniformiser la hauteur des lignes.
La même hauteur sera mise à toutes les lignes sélectionnées.
Quadrillage
Le quadrillage qui apparaît à la création du tableau ne sera pas imprimé ; il est une aide dont
vous disposez pour vous déplacer et travailler dans votre tableau.
Utilisez dans le menu Tableau, l’option Masquer le quadrillage pour
l’activer ou le désactiver.Bordures et Trame de fond
Utilisez les mêmes techniques que pour mettre des bordures et des trames de fond sur des
paragraphes
Conversion d’un tableau en texte et inversement
Lorsque vous convertissez un tableau en texte, vous pouvez spécifier des virgules, des
tabulations, des marques de paragraphe ou d’autres caractères comme séparateur de texte
converti. Pour cela :
Sélectionnez les lignes ou le tableau que vous souhaitez convertir
en texte
Cliquez sur le menu Tableau, cliquez sur Convertir, ensuite : tableau en texte
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Sous : séparer le texte par des, cliquez
sur l’option correspondant au caractère
que vous souhaitez utiliser à la place
des limites des colonnes
Les limites de vos colonnes sont alors
remplacées par le séparateur que vous
avez choisi
De même, vous pouvez convertir du texte en
tableau. Pour cela :
Sélectionnez le texte à convertir
Cliquez sur le menu Tableau, cliquez sur
Convertir, ensuite : texte en tableau
Sélectionnez les options et
cliquez sur OKMulticolonnage
Le multicolonnage permet de mettre du texte sur
plusieurs colonnes comme le sont par exemple
les articles de journaux.
! Vous verrez afficher à l’écran le multicolonnage si vous êtes en mode Page
1. Utilisation de la grille
Sélectionnez le texte à mettre sur plusieurs colonnes
Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton
Une grille apparaît grâce à laquelle on va pouvoir choisir sur
combien de colonnes sera mis le texte sélectionné en faisant
glisser la souris le long de cette grille
Une fois que vous avez sélectionné le bon nombre de colonnes,
cliquez sur le bouton gauche de la souris. Par exemple, la grille
suivante permettra de mettre le texte sur 2 colonnes
2. Utilisation du menu
Sélectionner le texte à mettre sur plusieurs colonnes
Cliquez sur le menu Format, puis choisissez Colonnes
La fenêtre suivante apparaît dans laquelle vous allez pouvoir définir votre
multicolonnage
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Les styles
Présentation des styles
Les styles servent à répéter le format d'un paragraphe (police, taille, gras, espacement,
interligne...) Ils sont utilisés pour:
uniformiser la présentation des documents longs;
faciliter la numérotation des titres;
simplifier la préparation des tables de matières...
Les principales commandes des styles
Choisir un style
Modifier un style
Obtenir la liste des styles par la flèche du bouton
Cliquer sur celui voulu, pour l'appliquer au paragraphe en cours.
Voir la description complète d'un style dans le menu Format/Style.
Pour afficher la liste des styles avec Word 2003: Format/Styles et mise en forme.
Format/Style. Choisir le style voulu, appuyer sur le bouton Modifier, Utiliser le
bouton Format pour changer différentes options.
Avec Word 2003: appliquer le style à un paragraphe, le modifier. Au menu
Format/Styles et mise en forme, clic droit sur le nom du style (celui dans la zone
Choisir la mise en forme...), option Mettre à jour pour correspondre à la sélection.
Créer un nouveau style Format/Style/Nouveau...
Avec Word 2003: Format/Styles et mise en forme, bouton Nouveau style.
Note : Un style créé en se basant sur le style Normal, ou un autre, sera affecté par
les changements à ce dernier...
Enchaînements
En général, en quittant un paragraphe, le style Normal revient. Mais pour en
choisir un autre: Format/Style/Modifier, sélectionner le style, zone Style du
paragraphe suivant.
Avec 2003: Format/Styles et mise en forme, clic droit sur un style, Modifier/Style
du paragraphe suivant.
Touches de raccourcis, Dans Format/Style (avec Word 2003: Format/Styles et mise en forme),
choisir un style dans la liste;
pour appliquer un style
Modifier/Touche de raccourci;
à un paragraphe
Supprimer un style
(ou avec Word 2003: clic droit sur un style, Modifier/Format/Touche de
raccourci);
dans la zone Nouvelle touche de raccourci, appuyer directement sur les
touches du clavier voulues (par exemple ALT+U) ;
cliquer sur le bouton Attribuer.
Format/Style, choisir le style à détruire, Supprimer.
Avec 2003: Format/Styles et mise en forme, clic droit sur le nom d'un style,
Supprimer.
Imprimer la description Fichier/Imprimer, dans la case Imprimer : Document, choisir plutôt Imprimer :
Styles
des styles
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Copier des styles d'un Format/Style/Organiser.
Avec 2003: Format/Styles et mise en forme. Dans la zone Afficher, choisir
document à l'autre
Personnalisé, puis Styles/Organiser.
Le premier document doit être ouvert, à gauche, en utilisant les boutons
Fermer le fichier puis, Ouvrir le fichier. Choisir alors le nom du fichier
contenant les styles à importer.
Reprendre les opérations à droite pour ouvrir le deuxième document,
celui qui reçoit les styles.
À gauche, sélectionner le style voulu. Cliquer sur le bouton Copier, pour
transférer ce style.
3. Mode Plan
Utiliser le mode Plan,
pour voir l'ensemble
des paragraphes ayant
les styles « Titre »
Pour limiter l'affichage aux titres et sous-titres : Affichage/Plan.
La touche Tab permet de changer le niveau d'un titre (un Titre 2
deviendrait un Titre 3...).
Dans la barre d'outils du mode Plan, des chiffres limitent le nombre de
niveaux affichés, tandis que Tout affiche l'ensemble du texte. (Avec
Word 2003: dans la zone Afficher le niveau, choisir celui voulu ou
Afficher tous les niveaux.)
Insertion de référence (table des matières, index…)
Table des matières
Pour créer facilement une table des matières, un style Titre doit être accordé à chacun des
éléments voulus dans cette table (Titre1, Titre2, Titre3...).
Ajouter un saut de section : Insertion/Saut/Page suivante.
Dans la nouvelle section, inscrire une table des matières par le menu Insertion/Tables
et index/Table des matières.
Avec 2003: Insertion/Référence/Tables et index, onglet Table des matières.
Choisir un format et le nombre de niveaux à afficher.
Ensuite, pour mettre à jour une table des matières: cliquer
dans la table, appuyer sur F9. Index
L'index recense la liste des mots-clés utilisés dans le document en indiquant, pour chacun, les
pages où il apparaît. Un outil, précieux pour le lecteur, que Word vous permet de créer en
quelques clics.
Attention : lorsque vous indexez un document, il est quasiment impossible d'annuler cette
opération. Il est conseillé donc, avant de créer un index, de conserver une copie de votre
document sous un autre nom.
Etapes de réalisation d’un index
Marquez chaque mot à indexer
Vous devez d'abord indiquer les mots que vous voulez placer dans l'index. Word va alors
accoler à chaque occurrence de ces mots un code spécial, normalement invisible et non
imprimé. Lors de la création de l'index, Word balayera le document à la recherche de ces
codes et en dressera la liste.
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Dans votre texte, sélectionnez le mot que vous voulez placer en index, par exemple TGV (le
mot apparaissant plusieurs fois, prenez
n'importe lequel). Puis :
Déroulez le menu Insertion,
Référence, Tables et index.
Activez l'onglet Index.
Dans la fenêtre qui apparaît,
cliquez sur Marquer entrée.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Votre mot s'affiche dans le
champ Entrée.
Cliquez alors sur Marquer tout,
Puis sur Fermer.
Procédez de la même manière pour
marquer chacun des autres mots à
indexer. Hélas, aucun raccourci clavier ne permet de simplifier cette succession d'opérations.
Pour visualiser les codes
Cette étape est facultative, mais elle vous permet de vérifier les mots que vous avez indexés.
Tapez Ctrl + * (la touche étoile du pavé numérique). Juste après chaque mot indexé, vous
voyez un code entre accolades. Ainsi, tous les mots que vous avez indexés (Par ex. TGV) sont
suivis du code {"XE "TGV"}. Tapez de nouveau sur Ctrl + * pour faire disparaître ces codes.
Créez l'index
Une fois tous les mots indexés, placez le point d'insertion là
où vous voulez créer l'index et déroulez le menu Insertion,
Référence, Tables et index. Activez l'onglet Index et cliquez
sur OK. Publipostage
Dans un publipostage, vous devez prendre en compte trois éléments différents : le document
principal avec lequel vous démarrez, les différentes informations (telles que les noms et les
adresses) que vous souhaitez fusionner dans le document principal pour créer un ensemble de
documents uniques (ces informations sont stockées dans un fichier tel qu'une feuille de calcul
Microsoft Office Excel ou une liste de contacts Microsoft Office Outlook®) et l'ensemble de
documents finalisés.
Le principe du publipostage repose donc sur l'association de données organisées avec un
document. On l'utilise pour créer un même document à l'intention de différentes
personnes.
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la source de données comporte des informations organisées sous forme de champs et
d'enregistrements. Word accepte des sources de données Word, Excel ou Access.
le document principal comporte des champs de fusion où viendront s'insérer les
informations contenues dans la source de données.
les lettres-types constituent le résultat de la fusion.
o elles sont généralement imprimées et expédiées aux intéressés (clients,
salariés...)
o elles peuvent également être sauvegardées sous forme d'un nouveau document,
en vue d'une expédition ultérieure.
L'illustration ci-dessous montre un exemple de publipostage
Le publipostage nécessite une analyse préalable des besoins en informations du document principal de
manière à créer une source de données comportant les informations destinées à ce
document.
Document principal
Le document principal est votre document de départ. Vous devez le configurer de sorte qu'il
corresponde à la taille et à la forme que vous souhaitez appliquer aux lettres, messages
électroniques, enveloppes, étiquettes, coupons et autres documents.
Dans le document principal, vous devez ajouter toutes les informations qui seront communes
à toutes les copies. Par exemple, pour une enveloppe, vous taperez certainement l'adresse de
l'expéditeur. Ou pour une lettre type, vous voudrez peut-être insérer un logo et taper le
message de la société qui s'adresse à tous les destinataires.
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Word propose quatre options de document principal : lettres-type, étiquettes, enveloppes et
catalogues. Après la sélection du type de document principal, il faut choisir entre deux
possibilités :
Fenêtre active : il s'agit du document ouvert à ce moment, qui a déjà été tapé.
Nouveau document principal : il faut alors le taper.
Vous devez également ajouter des espaces réservés au
document principal. Les espaces réservés indiquent où
apparaîtront les informations uniques, ainsi que la nature de ces
informations. Par exemple, un espace réservé sera nécessaire
pour l'adresse de l'expéditeur sur une enveloppe. Un espace
réservé
sera
égalem
ent
nécess
aire
pour le
prénom après Cher/Chère dans une
lettre type.
En résumé, le document principal
contient :
Des informations communes
à chaque copie, telles que le texte principal d'une lettre type. Vous n'avez à taper ces
informations qu'une seule fois, quel que soit le nombre de lettres que vous envisagez
d'imprimer.
Des espaces réservés aux informations uniques. Par
exemple, dans une lettre type, l'adresse et le nom seront
différents dans chaque copie.Obtenir les
données
Dans un publipostage, les informations uniques sont les
informations qui diffèrent d'une copie fusionnée à l'autre. Par
exemple, les informations uniques peuvent être :
Des adresses sur des enveloppes ou des étiquettes.
Des noms sur la ligne des salutations d'une lettre type.
Des montants de salaire dans des messages électroniques
que vous envoyez à vos employés.
Des notes personnelles relatives à des produits phares sur
des cartes postales que vous envoyez à vos meilleurs
clients.
Des numéros sur des coupons de remboursement.
Word propose alors d'obtenir les données, avec deux options principales :
Saisie d’une nouvelle liste : ce choix implique la saisie immédiate d'un tableau au
format .doc,
Utilisation d’une liste existante ou Sélection à partir des contacts Outlook : cette
option (plus souple) permet de choisir des sources de données préexistantes aux
formats variés (principalement Word, Excel, Access, Outlook).
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Word signale alors éventuellement qu'il n'a pas
trouvé de champs de fusion dans le document
principal.
Il faut alors modifier ce dernier grâce à la barre
d'outils Publipostage qui apparaît à ce moment,
choisir Insérer un champ de fusion. Word a établi
un lien avec la source de données où il a repéré
les champs de fusion possibles et il propose leur
insertion dans le document principal
Les sources de données
Fichier de données est un terme général qui couvre l'intégralité d'une
catégorie de fichiers avec lesquels vous travaillez continuellement. Par
exemple, la liste de vos contacts Microsoft Office Outlook® est un fichier
de données.
Un tableau que vous créez dans Microsoft Office Word, une feuille de
calcul dans Excel, une base de données dans Microsoft Office Access,
Outlook ou même un fichier texte sont autant d'exemples de fichiers de
données.
Les informations uniques, telles que les noms et les adresses, que vous
souhaitez utiliser dans un publipostage doivent être stockées dans un
fichier de données. La structure d'un fichier de données permet de faire correspondre certaines
informations avec les espaces réservés du document principal.
Lorsque les informations uniques sont organisées dans un fichier de données, vous pouvez
décider de l'emplacement spécifique de chacune de ces informations dans un document de
publipostage.
Le fichier de données (parfois appelé source de données ou liste de données) peut donc
être tout type de fichier qui organise les informations en colonnes et en lignes. Vous
pouvez créer des fichiers de données à l'aide de nombreux programmes.
Les colonnes d'un fichier de données représentent les catégories. Par exemple, dans un fichier
de données client, tel que celui qui se trouve sur la gauche, vous devriez avoir des colonnes
pour les catégories Prénom, Nom et Adresse.
Les lignes d'un fichier de données représentent un enregistrement complet. Dans le fichier de
données client, par exemple, une ligne contient toutes les informations relatives à un client :
son nom et son adresse. Ces colonnes et ces lignes permettent d'obtenir des informations
uniques dans les documents au cours d'un publipostage.
Les colonnes d'un fichier de données représentent les catégories d'informations.
Chaque ligne représente un enregistrement complet.
Tableau Word
C'est la source de données la plus
facile à constituer et qui peut
convenir dans de nombreux cas.
On se prive toutefois des
possibilités de calcul offertes par
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un tableur comme Excel. Le tableau est nécessairement un fichier indépendant qui doit être
dépourvu de tout texte hors tableau (et, a fortiori, d'images, schémas etc.). Il peut avoir été
saisi avant le publipostage ou être constitué lors de la phase 2 de ce dernier.
Feuille de calcul Excel
La page Excel - Liste de données
montre comment on peut constituer une
ensemble organisé de données dans une
feuille Excel. Rappelons qu'il est
préférable que les champs figurent sur
la première ligne de la feuille et qu'il
n'y ait pas de ligne vierge entre les
champs et le premier enregistrement.
En utilisant une feuille Excel comme
source de données, on peut profiter des
possibilités de tri et de sélection de ce logiciel.
A partir de la version XP, Word peut distinguer les différentes feuilles de calcul constituant
un classeur Excel.
Base de données Access
C'est la solution la plus puissante,
mais aussi la plus lourde à mettre en
œuvre. Au moment de la fusion,
Word pointera vers les différentes
tables et requêtes de la base de
données. Si le document principal de
publipostage
requiert
des
informations dispersées sur plusieurs
tables, il sera bien sûr nécessaire de prévoir une requête préalablement à la fusion.
Note importante
L'insertion dans le document principal Word de champs de fusion entraîne l'inscription dans
ce dernier d'un lien avec le fichier qui contient la source de données. Ceci a son importance si
l'on procède à un renommage d'un des deux fichiers. Word signale alors à la phase 2 qu'il ne
trouve pas la source de données. C'est le moment de rediriger le document principal vers la
source de données.
Fusionner les données avec le document
La fusion consiste à remplir les champs de fusion du document principal avec les contenus
provenant de la source de données. La fusion peut avoir deux résultats pratiques :
vers Imprimante entraîne l'impression immédiate des lettres-type en vue de leur
routage,
vers Nouveau document conduit à la sauvegarde d'un fichier de lettres-type, pour une
impression ultérieure par exemple.
Signalons à ce niveau la boite de dialogue Options de
requête. Elle permet de trier les enregistrements sur
trois champs, ou de les filtrer sur six champs reliés par
les opérateurs logiques et/ou.
Dans l'exemple de gauche, le publipostage est adressé
aux employés habitant Saint-Denis (45560) et dont la
date d'embauche est postérieure au 1° janvier 1995.
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Lorsque le document principal est ouvert :
Vous vous connectez ou vous reliez au fichier de données qui contient les
informations uniques.
Vous ajoutez des espaces réservés, des champs appelés, au document principal pour
chaque catégorie (colonne) d'informations uniques que vous souhaitez inclure.
Vous procédez à la fusion pour créer un ensemble de documents uniques. Chaque
document représente un enregistrement et contient les informations d'une ligne du
fichier de données.
Lorsque vous procédez à une fusion, un nouveau document est créé pour chaque
information unique. Les informations uniques remplacent les espaces réservés que vous avez
ajoutés au document principal.Lorsque cette opération est terminée, vous disposez des
éléments suivants :
L'ensemble de documents individuels que vous imprimez (par exemple, des lettres,
des étiquettes, des enveloppes ou des coupons) ou que vous envoyez par courrier
électronique (par exemple, des messages électroniques ou des télécopies que vous
envoyez au cours du publipostage).
Le document principal qui constitue votre document de départ. Dans la mesure où
l'ensemble de documents finalisés n'est pas enregistré, vous devez enregistrer le
document principal. Word se rappelle du fichier de données que vous avez connecté
au document principal. Ainsi, lorsque vous rouvrez le document principal, vous
pouvez rapidement procéder à une nouvelle fusion.
Méthodes détaillée de fusion des documents
1. Les champs
Officiellement, un champ est un jeu de codes qui spécifie à
Word d'insérer automatiquement des informations dans un
document. Plus simplement, les champs sont comparables à
des espaces réservés.
Au cours d'une opération de publipostage, vous utilisez
principalement les champs comme des espaces réservés
pour des informations qui proviennent directement d'un
fichier de données. Par exemple, dans la lettre à gauche,
des champs ont été ajoutés pour recevoir les informations
stockées dans les colonnes Adresse et Nom d'un fichier de
données client.
Vous pouvez aussi utiliser des champs pour insérer des
informations qui proviennent du système d'exploitation de votre ordinateur ou de résultats
d'une action ou d'un calcul.
Lorsque vous ajoutez au document principal un champ qui représente des informations
contenues dans un fichier de données, le champ est toujours entre guillemets (« »).
Insertion d’un champ
Les champs qui insèrent des informations à partir d'un fichier de données correspondent aux
en-têtes des colonnes de votre fichier de données. En plaçant un champ dans un document,
vous indiquez que vous souhaitez faire apparaître une certaine catégorie d'informations, par
exemple un nom, une ville ou une note personnelle.
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Les informations spécifiques qui s'impriment ou qui s'affichent dans un document fusionné
individuel proviennent d'une ligne (ou enregistrement) du fichier de données.
Vous pouvez combiner plusieurs champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par
exemple, pour créer une adresse, vous pouvez configurer des champs dans votre document
comme suit :
«Nom» «Prénom»
«Adresse»
«Code postal» «Ville»Vous
pouvez aussi contrôler la façon dont des informations uniques
apparaissent dans des documents fusionnés en mettant en forme les champs. Par exemple,
vous souhaitez afficher les noms en gras ou en rouge. Dans le document principal,
sélectionnez le champ, y compris les guillemets (« »).
Dans le menu Format, cliquez sur Police, sur Paragraphe
ou sur toute autre commande, puis sélectionnez les options
de mise en forme de votre choix.
Dans une opération de publipostage, certains champs à
votre disposition sont en fait composés d'autres champs.
Par exemple, le champ Bloc d'adresse que vous pouvez
ajouter à une lettre, à une enveloppe ou à une étiquette,
regroupe plusieurs champs, y compris le prénom, le nom,
la rue, la ville et le code postal.
Vous pouvez insérer dans Word de nombreux autres
champs, appelés mots clés, pour :
afficher des informations sur le document, telles que la date de création ou
d'impression du document ou le nom de l'auteur ;
effectuer des calculs ou des actions, par exemple pour compter et afficher le nombre
de pages dans une section d'un document ou pour inviter l'utilisateur d'un document à
entrer du texte.
Par exemple, vous pouvez utiliser :
un
champ
Date
pour
ajouter
automatiquement la date du jour à chaque
copie fusionnée d'une lettre type ;
un champ DATEIMPR combiné à un champ
Nº enregistr. de fusion pour ajouter un
numéro unique à chaque copie d'une facture ;
un champ Si...Alors...Sinon... pour imprimer
dans une lettre soit une adresse de société si
des informations se trouvent dans la colonne
Société d'un fichier de données pour un
enregistrement particulier, soit une adresse
personnelle s'il n'y a pas d'informations sur la
société.
Pour afficher une liste de mots clés, cliquez sur Champ dans le menu Insérer. Pour insérer un
champ, sous Noms de champs, cliquez sur le champ à insérer, puis sur OK. Pour savoir
comment utiliser un champ, ouvrez l'aide de Word et lancez une recherche sur le nom du
champ.
Conseil : Vous pouvez accéder aux mots clés les plus fréquemment utilisés dans une
opération de publipostage en cliquant sur le bouton Insérer le mot clé dans la barre d'outils
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Fusion et publipostage. Pour afficher la barre d'outils, dans le menu Affichage, pointez sur
Barres d'outils, puis cliquez sur Fusion et publipostage.
2. Le fichier de données
Dans de nombreux cas, le fichier de données que vous souhaitez utiliser pour un
publipostage existe déjà. Par exemple, vous devriez avoir accès à un fichier de données
qui répertorie :
Les noms et les adresses des clients et des contacts entre autres.
Les produits ou services que votre société propose.
Les informations sur vos employés.
Si le fichier de données existe, il vous suffit de vous y connecter au cours du publipostage en
cliquant sur : Outils/Lettres et publipostage/ Fusion et publipostage/ Utilisation d’une liste
existante ou Sélection à partir des contacts Outlook
Toutefois, si vous ne disposez pas d’un fichier de données,
Word vous propose d’en créer une : Outils/Lettres et
publipostage/ Fusion et publipostage/Saisie d’une nouvelle
liste
Pour créer un fichier de données de toutes pièces au cours
d'une opération de publipostage :
Dans le volet Office Publipostage, sélectionnez l'option Saisie
d'une nouvelle liste et cliquez sur Créer. (Vous en saurez plus sur
le volet Office Publipostage dans la prochaine leçon.)
La boîte de dialogue Créer une liste d'adresses s'ouvre et
affiche une liste d'en-têtes de colonne.
Cliquez sur Personnaliser pour modifier les en-têtes de
colonne.
Le nouveau fichier est enregistré au format .mdb dans le
dossier Mes sources de données, lui-même situé dans le dossier Mes documents. Vous pouvez
réutiliser le fichier pour d'autres publipostages. Vous pouvez également apporter des
modifications au fichier en ouvrant la boîte de dialogue Destinataires du publipostage au
cours d'une fusion ou en ouvrant le fichier dans Access.
3. Les étapes de la fusion
Pour effectuer un publipostage, commencez par démarrer Word, puis ouvrez le volet Office
Fusion et publipostage.
Pour ouvrir ce volet, allez dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis
cliquez sur Fusion et publipostage. Remarque : Si votre ordinateur prend en charge les
télécopies et que vous disposez d'un modem téléopieur, le type de document Télécopies
apparaît dans la liste proposée dans le volet Office.
Ce volet vous guide dans les étapes à suivre pour mener à
bien le publipostage. Etape 1 : Le volet Office s'ouvre sur
une question. Il souhaite connaître le type de document dans
lequel fusionner des informations. Sélectionnez le type de
document
Pour passer d'une étape du publipostage à la suivante, cliquez
sur le lien Suivante proposé en bas du volet Office. Pour
revenir à une étape précédente, cliquez sur le lien Précédente.
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Etape 2 : Elle consiste à choisir le document principal, c'est-à-dire le document à utiliser
comme point de départ. Les options affichées dans le volet Office dépendent du type de
document que vous avez sélectionné lors de la première étape.
Utiliser le document actuel : Le document actuel est celui
qui est ouvert et affiché à l'écran. Si vous avez commencé par
un document vide, qui n'est pas au format enveloppe, cette
option n'est pas disponible.
Modifier la disposition du document : Cette option a été
sélectionnée si vous avez ouvert le volet Office Fusion et
publipostage sur un document vide. Pour transformer le
document vide ouvert en document de type enveloppe, cliquez
sur le lien Options… Puis choisissez les options voulues. Le
document de type remplace le document vide.
Utiliser un document existant : Si vous souhaitez utiliser
pour le publipostage un document déjà enregistré alors que
vous avez commencé par un document vide, sélectionnez cette
option pour remplacer le document vide par le document.
Conseil : Pour certains types de documents, tels que les
lettres, les télécopies ou les annuaires, une option Utiliser un modèle est proposée dans le
volet Office. Choisissez-la si vous souhaitez utiliser un des nombreux modèles déjà prêts de
Word ou faire votre sélection dans les centaines de modèles mis à votre disposition par
Microsoft Office Online.
Etape 3 : Dans cette étape, vous vous connectez au fichier de données contenant les
informations spécifiques à fusionner dans vos documents.
Vous avez trois options :
Utilisation d'une liste existante : Si vous disposez déjà d'un fichier de données contenant les
informations à fusionner, sélectionnez cette option. Puis, dans le volet Office, cliquez sur le lien
Parcourir pour rechercher et ouvrir ce fichier.
Sélection à partir des contacts Outlook : Pour utiliser votre liste de contacts Outlook comme fichier
de données, sélectionnez cette option. Puis cliquez sur le lien Choisir le dossier Contacts pour
rechercher et ouvrir le dossier contenant la liste de contacts à utiliser.
Saisie d'une nouvelle liste : Si vous ne disposez d'aucun fichier de données à votre convenance, sélectionnez
cette option pour en créer
un.Après vous être connecté
à un fichier de données,
choisissez dans son contenu
les enregistrements (lignes) à
vraiment utiliser dans la
fusion.
Pour faire tous ces choix, ces
tris et ces filtrages dans les
enregistrements d'un fichier
de données, vous utilisez la
même boîte de dialogue,
Fusion et Publipostage :
Destinataires, qui s'ouvre
automatiquement
lorsque
vous vous êtes connecté au
fichier ou lorsque vous l'avez créé.
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Trier la liste, par exemple, dans l'ordre alphabétique, selon la catégorie que vous choisissez en cliquant sur
l'en-tête de sa colonne ;
Filtrer la liste en cliquant sur la flèche située à côté de l'en-tête, puis sur la valeur selon laquelle filtrer (par
exemple, un code postal). Vous pouvez aussi cliquer sur (Vides) ou (Non vides) pour afficher tous les
enregistrements qui, dans une catégorie, ne contiennent aucune information. Vous pourrez toujours
réafficher les enregistrements en cliquant à nouveau sur la flèche puis sur (Tout) ;
Désactiver une case à cocher en regard d'un enregistrement pour exclure ce dernier de la fusion ;
Utiliser les boutons de sélection ou d'exclusion de tous les enregistrements ou de recherche
d'enregistrements spécifiques.
Organiser le document principal signifie y insérer un contenu. Ce contenu se compose :
d'informations qui restent inchangées dans tous les exemplaires fusionnés ;
de champs (espaces réservés) destinés à recevoir les informations spécifiques à chaque
exemplaire fusionné.
Par exemple, sur une enveloppe, les informations inchangées sont l'adresse de l'expéditeur,
généralement tapée en haut à gauche du document principal. Les informations spécifiques
sont l'adresse du destinataire, que vous centrez en général dans le document.
Pour ajouter des champs d'adresse, le plus rapide est de cliquer sur le lien Bloc d'adresse dans
le volet Office Fusion et publipostage. Un clic sur ce lien ajoute à l'enveloppe un champ
prédéfini « BlocAdresse ». Ce champ est une compilation d'autres champs, tels que Prénom,
Nom, Adresse, Ville, État et Code postal.
Cliquez sur le
lien Bloc d'adresse dans le volet Office Fusion et publipostage pour
ajouter un champ « BlocAdresse » composite à votre document.
La boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse s'ouvre. Vous
pouvez y préciser des éléments de l'adresse et le format à donner au
nom du destinataire.
Si vous envoyez certains courriers à l'étranger, laissez activée la
case à cocher Format de l'adresse selon la région/le pays de
destination pour vous assurer que l'adresse aura un format correct.
Pour éviter des erreurs dans le bloc d'adresse, cliquez sur Faire
correspondre les champs pour établir manuellement une
correspondance entre les colonnes de votre fichiers de données et des
éléments d'adresse du champ « BlocAdresse ».
Après avoir ajouté au document principal son contenu
et ses champs, vous pouvez demander un aperçu des
documents une fois fusionnés.
A ce stade, vous pouvez encore ajouter ou retirer des
champs et limiter le nombre d'enregistrements (lignes)
à inclure dans la fusion à partir du fichier de données.
Quand l'aperçu des documents fusionnés vous
convient, vous pouvez imprimer le résultat final.
Cliquer sur Imprimer ouvre la boîte de dialogue Fusionner
vers l'imprimante. Vous pouvez choisir d'imprimer tous les
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documents créés, un seul document ou une plage spécifique de documents.
Cliquer sur Modifier… ouvre la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document dans laquelle vous
choisissez les enregistrements à fusionner vers un nouveau document complet réunissant tous les documents
fusionnés.
Le tableur : Excel
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE
L'interface d'Excel
L'interface d'Excel 2003 ressemble à première vue à celle de la version précédente, mais elle
intègre quelques nouveautés.
Des menus "intelligents" qui mémorisent les commandes utilisées fréquemment et
permettent ainsi les retrouver plus facilement.
Des barres d'outils "intelligents" qui affichent les boutons utilisés fréquemment, ce qui
permet de gagner de l'espace et de les personnaliser plus facilement.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La Barre de titre
La Barre des menus
Les Barres d'outils
La Zone nom (affiche la référence ou le nom de la cellule active)
La barre de formule
La cellule active (sa références s'affiche dans la zone nom)
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7.
8.
9.
10.
11.
Les en-têtes de colonne et de ligne (pour sélectionner lignes et colonnes)
Les onglets de feuille (pour passer d'une feuille à une autre)
La barre de défilement des onglets
La barre d'état (affiche des informations et des résultats temporaires)
Les barres de défilement de la feuille
Curseur de fractionnement (pour fractionner la feuille à
Comment ajouter des
boutons dans les barres d'outils?
l'écran)
Si vous ne trouvez pas le bouton que vous cherchez
dans les outils affichés cliquez sur son extrémité droite
et les autres boutons disponibles apparaîtront.
Les menus et les boîtes de dialogue
Les menus complets
Pour accéder à l'ensemble des commandes et outils d'Excel il suffit de cliquer sur les menus
respectifs et de choisir à l'aide de la souris les commandes voulues. Néanmoins les menus
d'Excel sont très riches et il ne serait pas judicieux de les traiter tous immédiatement de
manière exhaustive. Nous allons expliquer les différentes commandes des menus lorsque les
notions respectives seront traitées. Pour l'instant nous allons nous limiter à vous montrer
comment utiliser les menus.
Dans la version 2003 d'Excel l'interface et ainsi les menus ont reçu un lifting au niveau
du design et des nouveautés ont été introduites.
Comment utiliser les menus ? Lorsque vous ouvrez un menu ceci peut s'ouvrir de manière
réduite en affichant d'abord seulement les commandes utilisées plus fréquemment. En bas du
menu un bouton fléché permet de développer le menu et d'afficher le menu dans sa totalité.
Bouton
d'agrandissement
Dans chaque menu, différente sorte de commandes vous
sont proposées. Certaines commandes s'exécutent
immédiatement d'autres font appel à des sous-menus ou
ouvrent des boîtes de dialogue.
Voici comme exemple le menu Fichier.
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Lorsque la commande est suivie par des points. Par ex.
Ceci signifie qu'une boîte de dialogue s'affichera (NB Les combinaisons des touches de
raccourci CTRL+N, CTRL+O ont le même effet). Voici la boîte de dialogue qui s'affiche
lorsqu'on clique sur la commande Ouvrir:
1. Voici une boîte de dialogue simple :
50
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2. Voici une boîte de dialogue complexe à onglets :
Si la commande est suivie par un petit triangle un sous-menu s'affiche.
Les menus
contextuels
Pour se faciliter le travail vous pouvez à tout temps faire recours à des menus contextuels.
Pour y accéder il suffit de pointer avec la souris sur la partie de l'écran sur laquelle vous
aimeriez apporter des modifications et de cliquer en utilisant le bouton droit de la souris.
Il y a six menus contextuels, voici les zones contenant ces menus :
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menu contextuel pour les barres d'Outils
Menu contextuel pour les en-têtes de colonnes et lignes
Menu contextuel pour la cellule/sélection active.
Menu contextuel pour la barre de défilement des onglets (liste des feuilles)
Menu contextuel pour les onglets des feuilles (p. ex pour insérer ou supprimer une feuille)
Menu contextuel pour les fonctions dans la barre d'état
1. Menu contextuel
2. Menu contextuel pour les enpour les barres d'outils têtes de colonnes et lignes
52
3. Menu contextuel
pour la cellule/sélection
active
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4. Menu contextuel
pour la barre de
défilement des onglets
(liste des feuilles)
5. Menu pour les onglets des
feuilles (p. ex pour insérer ou
supprimer une feuille)
6. Menu contextuel
pour les fonctions dans
la barre d'état
Les Barres d'outils
1. La barre d'outils "Standard"
La barre d'outil Standard s'affiche par défaut et résume les commandes les plus
courantes, telles que créer ou ouvrir un classeur, l'enregistrer, copier, couper, coller
etc. Pour obtenir la fonction des différentes icônes des barres d'outils il suffit de
placer le pointeur de la souris sur une icône pour faire afficher une info-bulle qui
décrit sa fonction.2. La barre d'outils Mise en forme
Comme pour la barre d'outils Standard, la barre Mise en forme s'affiche également par défaut.
Elle contient les commandes de mise en forme les plus courantes. Elle est utile pour faire de
la mise en forme ponctuelle. (p. ex formater des chiffres en
gras et italique ou changer le fond d'un tableau). Pour une mise
en forme plus complexe, il est préférable d'utiliser le menu
Format.
3. Pour afficher des barres d'outils supplémentaires :
Cliquez sur la commande Barres d'outils dans le menu
Affichage: La liste des barres d'outils disponible s'affiche. Il
suffit de cliquer sur la barre d'outils désirée pour qu'elle
s'affiche sur l'écran.
Chaque barre d'outils peut s'afficher en tant que barre
flottante :
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Les barres d'outils peuvent aussi s'intégrer dans les marges avec les autres barres :
Vous pouvez intégrer une barre d'outils flottante par un double clic sur la barre de titre ou par
un cliquer-glisser.
UTILISATION DES CLASSEURS ET DES FEUILLES
Lorsque vous créez un nouveau fichier, Excel ouvre un document composé de plusieurs
feuilles de calcul. Pour cette raison on dénomme les fichiers Excel : Classeurs. Chacune
de ces feuilles est composée de 256 colonnes et 65536 lignes (ce qui fait un total de
16'777'216 cellules !).
Les classeurs
Créer un nouveau classeur
La commande Fichier/Nouveau... crée un nouveau classeur avec un nom provisoire.
Ex : Classeur1.xls. Vous pouvez aussi choisir parmi d'autres modèles de classeurs proposés
par Excel.
Lorsque vous créez un nouveau classeur Excel vous avez le choix entre un classeur vide en
cliquant directement sur l’icône
ou créer un nouveau classeur à partir d’un modèle
existant. En ouvrant le menu Fichier et en cliquant sur la commande Nouveau.
Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :
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Excel attribue à chaque nouveau fichier un nom provisoire (Classeur1, Classeur2 etc.). Lors
du premier enregistrement vous pouvez lui donner un nom de votre choix.
Ouvrir un classeur existant
Une autre nouveauté par rapport aux versions antérieures d’Excel, est les boîtes de
dialogue Ouvrir et Enregistrer sous… Voici la boîte de dialogue qui s'affiche lorsqu'on
clique sur la commande Ouvrir :
Il suffit d'un double-clic sur le classeur désiré pour l'ouvrir (si le classeur ne figure pas sur la
liste, vous pouvez le chercher en ouvrant les autres lecteurs ou dossiers ou en tapant son nom
dans la zone Nom de fichier)
Les boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous… ont aussi subi des modifications par
rapport aux versions antérieures d’Excel. Elles permettent une meilleure gestion des
documents.
Par défaut, le dossier Mes documents est ouvert (ou le
dernier dossier ouvert dans une session). Suite à
l’intégration du Web dans les applications d’Office,
l’utilisateur peut également ouvrir directement des
documents stockés dans l’historique du browser
Internet, accéder aux favoris du Web, à des dossiers
Intranet et au bureau. Les outils de la boîte de
dialogue Ouvrir vous permettent par exemple de
rechercher un classeur, de le supprimer, de le
renommer ou de l’ajouter aux Favoris.
Enregistrer un classeur Excel
Pour l’enregistrement d’un classeur Excel vous avez deux possibilités :
Vous pouvez l’enregistrer en tant que classeur Excel normal,
ou en tant que page Web (Nous allons reprendre la création de pages Web sous Excel
plus loin dans le cours)
Lorsque vous enregistrez un classeur, il est important de lui donner un nom assez clair et
explicite et de l’enregistrer à un endroit de votre choix (éventuellement dans un sous-dossier),
afin que vous puissiez le retrouver facilement. La boîte de dialogue Enregistrer sous se
présente de la manière suivante :
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Vous pouvez enregistrer un classeur en lui donnant un nom qui peut être composé d’au
maximum 256 caractères.
Vous pouvez aussi utiliser la commande Enregistrer sous pour enregistrer
un classeur sous un autre nom et en faire ainsi une copie.Fermer un
classeur
Pour fermer un classeur il suffit de cliquer une fois sur le bouton de la
fenêtre courante ou d'utiliser la commande Fichier/Fermer. (Ne
confondez pas les boutons de la fenêtre d'application avec ceux de la
fenêtre du classeur).
Pour fermer tous les classeurs à la fois : Appuyez sur la touche Majuscules
(Shift). Dans le menu Fichier s'affichera la commande Fermer tout.
Supprimer un classeur
Pour supprimer un classeur dont vous n’avez plus
besoin, il suffit de le sélectionner dans la boîte de
dialogue Ouvrir ou Enregistrer sous… et d’appuyer
sur la touche Delete ou de choisir la commande
Supprimer dans le menu contextuel.
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Mêmes si la plupart des fonctions de base ou avancées restent les mêmes,
plusieurs modifications et nouveautés ont été apportés à la version 2003
d'Excel.Les quelques nouveautés d’Excel 2003
1. Possibilité de colorier les onglets
Avec le menu contextuel des onglets, il est
possible de changer la couleur de ces derniers
2. Rechercher des fichiers dans le menu Fichier
Pour mieux gérer et retrouver des fichiers il existe dans le menu Fichier de la version 2003, le
menu Recherche de fichier qui reprend les mêmes options de recherche incluses dans
Windows XP.
3
. Options de collage (un assistant de copie)
Lorsque vous copiez des données sur une feuille Excel
affiche des options de collage
Le bouton d'options de collage peut être activé ou désactivé dans le menu Outils / Options
onglet Modification
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Le bouton Coller dans la barre d'outils standard à aussi été modifié et
affiche un menu avec plusieurs options de collage.
4. En-têtes et pieds de page avec image.
Dans la version 2003 il est enfin possible d'insérer une image (p. ex. un logo). Deux nouveaux
boutons permettent l'insertion de l'image et sa mise en forme.
5. Créer un
Diagramme
Dans le menu Insertion vous pouvez aussi créer facilement des diagrammes ou organigramme
depuis une bibliothèque.
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Une barre d'outils vous permet facilement d'insérer de nouvelles formes et d'en modifier la
mise en forme.
Une bibliothèque vous permet de choisir parmi plusieurs styles
6. L'audit des formules
L'audit des formules à été amélioré et de nouvelles fonctions ont été ajoutées.
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7. Comparer deux classeurs, affichage en mosaïque
Pour afficher seulement deux classeurs sur l'écran vous pouvez utiliser l'option Comparer en
côte à côte avec... Cette option est surtout utile lorsque vous avez plus que deux classeurs
Excel ouverts et que vous aimeriez juste comparer deux entre eux.
8. Créer une liste
Dans le menu Données
Une
liste
dérou
lante
appar
aît à
l'empl
acement choisi, cette liste déroulante
permet de filtrer ou de trier les données.
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La barre d'outils Liste
La Feuille de calcul
La feuille de calcul est le document
principal d'un tableur. Dans la feuille de
calcul vous allez saisir les données, les formules, faire la mise en forme, et utiliser les
différents outils mis à disposition dans Excel.
Cellules : Une feuille d'Excel contient
16777216 cellules. Chaque cellule est
indépendante des autres. C'est dans les
cellules que les données et formules
sont insérées. Chaque cellule est
identifiée par une référence qui est
composée par la lettre de la colonne et
du chiffre de la ligne correspondantes.
En-têtes de lignes et de colonnes : Les
colonnes et les lignes sont identifiés par
des lettres de l'alphabet respectivement
des numéros. En cliquant sur les tête de
lignes ou de colonnes vous pouvez
sélectionner des lignes ou colonnes
entières. Notez bien que ceci signifie
que la modification apportée (p.ex. Mise
en forme en gras) affectera toute
colonne ou ligne sélectionnées.
Onglets des feuilles : Les onglets des
feuilles permettent d'accéder facilement aux différentes feuilles par un simple clic. Les onglets peuvent aussi
être renommés afin de mieux distinguer et retrouver les feuilles. Par défaut chaque classeur Excel se crée
avec 16 feuilles. Le nombre de feuilles par nouveau classeur peut être paramétré dans le menu
Outils/Options/Général...
Barres de défilement des onglets : Si tous les onglets des feuilles ne sont pas visibles, vous pouvez les
faire défiler avec l'aide des boutons de cette barre d'outil.
Barres de défilement : Servent pour se déplacer à l'intérieur d'une feuille horizontalement ou verticalement.
Insérer/supprimer des lignes ou colonnes
Vous pouvez facilement insérer des colonnes ou lignes supplémentaire à l'endroit voulu. Pour
ceci suivez les procédures suivantes:
1. Pour insérer une colonne :
Sélectionnez la colonne qui se trouvera ensuite à
droite de la colonne à insérer, dans notre cas la
colonne D:
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Ensuite cliquez dans le menu Insertion sur la
commande Colonne
Toutes les colonnes à partir de la colonne D
seront décalées vers la droite (la colonne D
devient E ...) et une nouvelle colonne D est
insérée.
Il va de soit que la procédure pour l'insertion des lignes est identiques. Les nouvelles lignes
sont insérer au dessus de la colonne sélectionnée et les lignes sont décalées vers le bas.
Pour insérer plusieurs colonnes ou lignes il faut simplement sélectionner le nombre de
colonnes ou lignes à insérer.
Déplacer ou copier une feuille
Pour déplacer une feuille d'un classeur à un autre, il faut
faire appel au menu contextuel de l'onglet. Cliquez avec
le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille, et
choisissez Déplacer ou copier ...
Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :
Vous devez indiquer dans quel classeur vous
déplacer la feuille sélectionnée, vous avez le choix entre un
nouveau classeur ou parmi les classeurs ouverts. Ensuite vous
devez indiquer l'endroit précis où la feuille doit être insérée.
(avant la feuille...)
Pour copier une feuille il suffit de cocher la case respective :
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aimeriez
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Insérer une feuille
Pour insérer une nouvelle feuille de calcul dans un classeur il
suffit d'utiliser la commande Feuille dans le menu Insertion
Ou avec l'aide du menu contextuel des onglets celui ci ouvre la boîte de dialogue suivante, qui
permet de choisir parmi 5 types de feuilles de base différentes ou parmi une collection de
modèles préétablis.
Renommer une feuille
Pour renommer une feuille il suffit d'un double-clic sur
l'onglet ou de faire appel au menu contextuel de l'onglet
Et de renommer la feuille en inscrivant le nouveau nom
directement dans l'onglet
Supprimer une feuille
Pour supprimer une feuille il suffit de sélectionner la feuille
ou les feuilles (en sélectionnant plusieurs onglets) et de
cliquer sur la commande Supprimer dans le menu
contextuel des onglets.
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Attention la suppression des feuilles est définitive !
SELECTIONNER DES CELLULES
Avant de faire une saisie ou une modification dans une ou plusieurs cellules il faut les
sélectionner. Pour sélectionner une seule cellule il suffit de cliquer dessus. Pour en
sélectionner plusieurs il y a différentes possibilités: Pour en sélectionner plusieurs il y a
différentes possibilités :
1. Sélection d'une plage de cellules
Pour sélectionner plusieurs cellules (c.à.d. une plage
de cellules), il suffit de cliquer sur une cellule et de
glisser sur les cellules adjacentes qui se mettent en
surbrillance. Avec cette technique il est possible de
sélectionner qu'une plage de cellules contiguës.
Il est aussi possible de faire la même sélection
en cliquant sur la première cellule et, tout en
appuyant sur la touche Maj (ou Shift), sur la
dernière cellule en bas à droite de la sélection.
NB. La première cellule sélectionnée reste blanche mais elle fait bien sûr partie de
la sélection.2. Sélectionner des colonnes ou lignes entières
Pour sélectionner toute une ligne ou colonne il faut
cliquer sur l'en-tête de ligne ou de colonne. Pour en
sélectionner plusieurs il suffit d'étendre la sélection en
glissant avec le pointeur dans la direction désiré.
NB: En sélectionnant toute une ligne ou colonne vous
sélectionnez l'ensemble des lignes ou colonnes, c.à.d.
que les modifications apportées à cette sélection seront
affectées sur toutes les 65536 lignes ou 256 colonnes !
3. Sélectionner des plages de cellules non
adjacentes (sélection multiple)
Pour sélectionner des plages de
adjacentes il suffit de maintenir la
enfoncée pendant que vous
autres cellules. NB: La première
dernière sélection reste blanche.
cellules
non
touche
CTRL
sélectionnez les
cellule de la
Vous pouvez également utiliser le clavier pour sélectionner
des plages de cellules à l'aide de la touche de Fonction F8 et
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des touches directionnelles
:
La combinaison Maj + F8 (Shift + F8) permet de mémoriser
une sélection et de faire une sélection multiple.SE
DEPLACER DANS EXCEL
A l’intérieur d’une feuille
Vu la dimension des feuilles de calculs il est important de connaître les différentes techniques
de déplacement d'une feuille à l'autre ou à l'intérieur d'une feuille. Ceci vous permet de
retrouver plus facilement les données recherchées.
Évidemment vous pouvez utiliser la souris et les barres de défilement pour vous déplacer à
l'intérieur d'une feuille de calcul.
Lorsque vos données se situent en dehors du champs de l'écran vous avez à disposition une
série de touches de raccourci pour atteindre une cellule éloignée dans la feuille.
TOUCHE
EFFET
Home
Renvoie la sélection de la cellule à la première colonne dans la même ligne
CTRL + Home
Renvoie la sélection à la cellule A1
Déplacement d'une cellule à la fois
CTRL +
Déplacement vers la première cellule non vide dans la direction de la flèche
Page Up
Déplacement d'un écran vers le haut
Page Down
Déplacement d'un écran vers le bas
ALT + Page Up
Déplacement d'un écran vers la droite
ALT + Page Down
Déplacement d'un écran vers la gauche
CTRL + End
Déplacement vers la dernière cellule ayant été utilisé
Se déplacer d'une feuille à l'autre
Il suffit de cliquer sur l'onglet de la feuille que vous
aimeriez utiliser.
Si le classeur est composé d'un nombre important de feuilles vous
pouvez faire défiler les onglets à l'aide de la barre de défilement des
onglets
Vous pouvez également utiliser des touches de raccourcis pour aller
d'une feuille à l'autre:
TOUCHE
EFFET
CTRL + Page down Passer à la feuille suivante du classeur
CTRL + Page up
Passer à la feuille précédente du classeur
LA SAISIE DES DONNEES
Les différents types de données
Les données qu'on peut saisir dans Excel peuvent être classées en plusieurs types différents :
65
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Le texte
Les chiffres
Les formules
Les dates
Les pourcentages
Budget 1998
125.45
=D3+D4
12/9/97
2%
Exemples d'affichages selon type de données
Types de données
Saisie
Texte: Cours Excel 97
Chiffre: 125.25
Formule: =10+15
Date: 1/8/97
Heure: 10:20
Fraction: 5 1/2
Chiffre non numérique
Barre de formule
Cours Excel 97
125.25
=10+15
1/8/97
10:20:00
5.5
'1997
Affichage cellule
Cours Excel 97
125.25
25
01.08.97
10:20
5 1/2
1997
Notez que les chiffres, dates et formules s'alignent à droite de la cellule, pendant que le
texte s'aligne par défaut toujours à gauche de la cellule.
La saisie
Avant de saisir une donnée dans une
feuille Excel vous devez sélectionner une
cellule. Cette cellule est nommée cellule
active.
Vous pouvez directement saisir les données qui
s'inscrivent dans la cellule choisie et s'affichent
également dans la barre des formules.
Pour terminer la saisie dans une cellule, vous
devez la valider soit en cliquant sur le bouton
Valider, ou en pressant la touche Entrée du clavier
pour annuler la saisie sur le bouton Annuler.
Renvoi à la ligne automatique
Lorsque le texte dépasse la largeur de la colonne
il déborde dans les colonnes adjacentes, à
condition qu'elles ne soient pas occupées. Pour
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renvoyer le texte à la ligne vous pouvez durant la frappe utiliser les touches ALT + ENTREE,
Ou cocher l'option Renvoyer à la ligne automatiquement dans
le menu Format / Cellule / Alignement
Faire une saisie multiple
Il est possible de faire une saisie multiple d'une même donnée sur plusieurs cellules
adjacentes. Pour ceci sélectionnez d'abord le bloc de cellules, dans lequel devront être saisi les
données. Tapez la donnée par exemple ici Janvier :
Pour répercuter le mot Janvier
sur l'ensemble du bloc de
cellules sélectionné, vous devez
utiliser la touche raccourci :
CTRL + ENTREE
MANIPULER LES DONNEES
Copier des données
Pour copier des données d'un endroit à un autre (sur la même feuille, sur une autre feuille ou
dans un autre classeur), il suffit de sélectionner la ou les cellules à copier et de choisir la
commande Copier dans le menu Édition ou de cliquer sur le bouton
.
Pour coller les cellules copiées vous devez d'abord sélectionner une cellule de destination et
ensuite cliquer sur la commande coller du menu édition ou sur le bouton
Exemple :
D'abord vous devez sélectionner les cellules à copier
67
.
IRAM
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:
Cliquez ensuite sur l'icône
ou sur la commande Copier dans le menu Edition.
Ensuite sélectionnez la cellule à partir de laquelle vous aimeriez coller les cellules
copiées.
Pour coller cliquez sur l'icône ou sur la commande Coller
dans le menu ÉditionDéplacer des données
La procédure pour déplacer des cellules est analogue à celle pour les copier, seulement au lieu
de cliquer sur copier il faut cliquer sur la commande couper dans le menu édition ou sur
l'icône
Effacer des données
Pour effacer des données vous devez
sélectionner la ou les cellules
contenant les données à effacer et
utiliser la touche "Delete" ou
"Suppr" du clavier. Ceci équivaut à
utiliser la commande Effacer dans le
menu Édition.
Cette commande efface uniquement le
contenu de la cellule, des mises en
forme
éventuelles
ou
des
commentaires ne seront pas effacé.
Pour effacer tout (contenu, mise en
forme et commentaires) il faut faire
appel à la commande respective dans le menu Edition/Effacer/Tout
Evidemment pour effacer seulement la mise en forme ou d'éventuels commentaires il suffit de
cliquer sur les commandes respectives sous Effacer.
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Supprimer des données (cellules)
Comme pour les lignes et colonnes, on peut
aussi supprimer des cellules en les
sélectionnant et en utilisant la commande
Supprimer... dans le menu Edition. Ceci fait
apparaître la boîte de dialogue suivante,
dans laquelle il faut spécifier dans quel sens
les cellules adjacentes doivent être décalées.
Faites donc attention à ne pas confondre la commande
Supprimer avec Effacer. Supprimer correspond à couper la
cellule, qui sera remplacée par une cellule adjacente, ce qui
pourrait modifier la
structure d'un tableau
existant.Recopier des
données
Pour recopier rapidement des données
ou des formules vous pouvez faire appel
à la commande Recopier dans le menu
Edition, ou simplement à la souris.
Avant d'utiliser la commande Recopier, il faut d'abord
sélectionner la donnée ou la formule ainsi que la
plage de cellules sur laquelle on veut recopier. Dans
notre exemple nous voulons recopier le prix pour
toutes les quantités :
Ensuite vous ouvrez le menu Édition et
sélectionnez Recopier. Cliquez sur la
commande En Bas
Voici le résultat :
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Il est aussi possible et aussi plus rapide de recopier à l'aide de
la souris. Pour faire la même recopie il suffit de placer le
pointeur de la souris sur la poignée de recopie en bas à droite
de la cellule sélectionnée
Le pointeur de la souris prend la forme d'une croix noire
d'un double clic pour effectuer la recopie.
Il suffit d'un cliquer-glisser ou
La recopie incrémentée
La commande Recopier permet aussi de faire des recopies
incrémentées. Pour définir l'intervalle de l'incrémentation il suffit
de sélectionner les deux premiers chiffres. Dans notre exemple
les quantités 10 et 15.
Voici le résultat par un simple cliquer-glisser ou double clic:
Pour un contrôle plus complet de la recopie et pour la création de séries vous pouvez
également recourir à la commande Série
Cette commande donne accès à la boîte de dialogue suivante:
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Dans cette boîte de dialogue vous pouvez choisir parmi
différents types de recopies, définir la valeur du pas et son
étendue.LES REFERENCES ABSOLUES
Excel permet de recopier facilement des formules. En recopiant la formule Excel tient compte
du déplacement effectué et adapte les références de la formule pour tenir compte des
nouvelles données. Cependant dans certains cas il est nécessaire qu'Excel ne modifie pas une
ou plusieurs références contenues dans la formule. Dans ces cas il faut transformer la ou les
références en références absolues.
A savoir : La touche F4 transforme d'abord une référence relative en référence absolue. En
appuyant encore sur la touche F4 la référence se transforme ensuite en références mixtes
(colonnes ou lignes absolues) et finalement de nouveau en référence relative.
Voici les différentes possibilités:
D5
$D$5
D$5
$D5
=
=
=
=
référence relative
Référence absolue (Constante)
Référence mixte (ligne constante)
Référence mixte (colonne constante)
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LES FORMULES
Les formules constituent l'élément clé dans
l'utilisation d'un tableur. Pour créer
correctement des formules il faut respecter
quelques règles de base.
Créer des formules
Sélectionner la cellule qui va contenir le
résultat
Pour indiquer à Excel qu'il s'agit d'une formule il faut
commencer la saisie par les signes = ou +.
de
Dans une formule vous pouvez utiliser des références
cellules ou des constantes (chiffres). L'utilisation de références rendent les formules
dynamiques, c. à d. le résultat se met à jour automatiquement dès qu'on change le
contenu des cellules représentées dans la formule. L'utilisation de références permet
aussi la recopie de formules pour le calcul d'autres données.
o Composer la formule: Voici des exemples typiques de
formules: =(E4+E5+E6) ; =SOMME(E4:E6) ; =(D6/5)+50
Pour éviter des erreurs dans les résultats il faut respecter quelques
règles mathématiques: La priorité des opérations dans la formule :
o Excel calcule les opérations dans l'ordre de priorité suivant :
1.
2.
3.
4.
Lles opérations entre parenthèses
L'exponentiation
La multiplication et la division
L'addition et la soustraction
Exemple:
1200 Personnes achètent des billets pour le cinéma à 15 F. Pour chaque billet il faut
additionner une taxe de 1.50 F. Quelle est la recette totale :
Voici la formule correcte: =(15+1.5)*1200
Exemple illustré:
Pour que le calcul soit correct il faut placer l'addition
des cellules B4 et B5 (prix + Taxe) entre parenthèses
Excel calcule ainsi d'abord le contenu de la parenthèse
et multiplie le résultat avec la cellule B3 (nombre de
personnes).
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Les messages d'erreur
Certaines erreurs dans les formules engendrent des messages d'erreur. Voici la liste des
messages et leurs explications :
FRANCAIS
ANGLAIS EXPLICATION
#VALEUR!
#VALUE! Dans la formule il y a une valeur non numérique (ex texte)
#NOM?
#NAME?
La formule contient un nom qu'Excel ne connaît pas
#DIV/0
#DIV/0
Division par zéro
#REF
#REF
Une référence dans la formule a été supprimée
#N/A
#N/A
La valeur demandée n'est pas disponible
Validez en cliquant sur
Vérifiez la formule avant de la recopier
ou avec la touche Entrée
Copier des formules
En principe on copie et on déplace les formules de la même façon que les données (Copier et
coller), cependant le fait de copier et de coller une formule avec la commande Coller permet
de copier la formule avec les références qu'elle contient. De ce fait en copiant une formule sur
un autre emplacement, où les références de la formules indiquent vers des cellules vides ou
contenant du texte ou des données erronées, les résultats sera nul, un message d'erreur ou
carrément faux.
Pour copier seulement les résultats provenant de formules sur un autre emplacement, vous
devrez utiliser la commande Edition/Collage spécial, qui vous permet de choisir ce que vous
aimeriez coller
Voyons ceci à l'aide d'un exemple pratique :
Sur le tableau suivant, vous aimeriez seulement copier les totaux sur une autre feuille. Pour
faire ceci vous allez d'abord sélectionner les cellules contenant les totaux et les copier (p. ex.
Edition copier)
Ensuite vous sélectionnez un autre emplacement dans la même feuille ou dans une autre, et
vous choisissez la commande Edition/Collage spécial…, dans la boîte de dialogue suivante
vous cochez l'option Valeurs.
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En confirmant avec OK, Excel colle les totaux en tant que valeurs. La formule n'aura pas été
reproduite. (Il va de soit qu'il n'y a plus de liens entre ces totaux et ceux se trouvant dans le
tableau d'origine)
OPTIONS D’AFFICHAGE
Lorsque les tableaux dépassent la taille de l'écran, il est souvent utile de modifier l'affichage
d'une feuille à l'écran. Il existe plusieurs options d'affichage, qui permettent, soit l'affichage de
plusieurs parties éloignées d'une même feuille, soit l'affichage simultané de plusieurs feuilles
situées dans différents classeurs.
Modifier la taille des lignes et colonnes
Pour modifier la taille (largeur
ou hauteur) des lignes et des
colonnes il suffit de placer le
pointeur de la souris entre deux
en-têtes de lignes ou de
colonnes. Le pointeur prend la
forme d'une double flèche noire
et avec un cliquer-glisser vous
pouvez adapter la largeur ou la
hauteur selon vos besoins.
Vous pouvez également utiliser
pour ceci le menu Format / Ligne/ / Hauteur... ou Colonne / Largeur...
Ceci ouvre
suivante:
la
boîte
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Ajustement automatique
Vous pouvez également demander à Excel d'ajuster
directement la largeur ou la hauteur des lignes et des
colonnes soit en double cliquant entre deux en-têtes de
lignes ou de colonnes, ou en utilisant le menu
Format Ligne/Colonnes et Ajustement
automatiqueMasquer et afficher des lignes ou colonnes
Il est possible de masquer des lignes ou des colonnes entières. Ceci permet d'occulter le
contenu de celles-ci sans devoir les supprimer. Une ligne ou colonne masquée a simplement
une largeur ou hauteur égale à zéro. la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne masquée
n'est plus affichée dans les en-têtes de ligne ou colonnes. Pour masquer une ou plusieurs
colonnes, vous devez les sélectionner et ensuite à l'aide du menu Format/Colonne et choisir la
commande Masquer.
Pour faire afficher une colonne ou une ligne il faut sélectionner les colonnes adjacentes et
cliquer sur la commande Afficher dans le menu Format/Colonne. La procédure est analogique
pour les lignes.
Par exemple pour faire afficher la colonne D qui est
masquée dans l'exemple suivant, il faut d'abord sélectionner
les deux colonnes C et E.
Ensuite:
La colonne D réapparaît.Masquer et afficher une feuille
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Il est également possible de masquer une
feuille entière dans un classeur. Pour
masquer la feuille sélectionnez l'option
Masquer dans le menu Format/Feuille
Evidemment pour faire réapparaître une
feuille masquée il suffira de cliquer sur
l'option Afficher ... du même menu.
Utilisation du Zoom
Une autre possibilité pour faciliter la lecture à l'écran est offerte par l'option Zoom dans le
menu Affichage. Ceci équivaut à éloigner ou rapprocher le contenu de la feuille à l'écran.
(NB: Ceci n'influence pas la mise en page pour l'impression. Nous avons deux possibilités
pour "zoomer" les feuilles, les voici :
1. Par la commande
Zoom du menu Affichage
2. Par le zoom de la barre
d'outils standard
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Affichage plein écran
Pour exploiter la totalité de
l'écran il est possible de
passer en mode Plein
écran, ceci fait disparaître
la barre d'état et les barres
d'outils. Pour désactiver
l'option Plein écran il suffit de cliquer sur le bouton qui
s'affiche automatiquement sur l'écran ou avec l'aide de la
touche Esc (Echap). Ouvrir plusieurs fenêtres d'un même
classeur
Pour obtenir un défilement totalement indépendant des différentes parties d'une même feuille
il faudra ouvrir le même document dans une nouvelle fenêtre. Pour cela procédez de la
manière suivante:
Ouvrez le document désiré
Cliquez sur Nouvelle Fenêtre dans le menu Fenêtre
Ceci ouvre une deuxième fois le même document, ce qui nous permet d'afficher dans deux
fenêtres différentes la même feuille de calcul. Pour les afficher simultanément à l'écran nous
devons utiliser l'option Réorganiser… du menu Fenêtres.
Réorganiser les
fenêtres
La commande Réorganiser...
permet d'afficher les différentes
fenêtres en 4 modes différents :
Mosaïque, Horizontal, Vertical
et Cascade
Voici
un
exemple
de
réorganisation en Mosaïque :
Aperçu des sauts de page
La commande Aperçu des sauts de page dans le menu
Affichage permet de visualiser directement sur l'écran la
pagination de la feuille de calcul et d'apporter des
77
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modifications avec l'aide de la souris en déplaçant sur l'écran même les sauts de page
représentés par des traits bleus.
Affichages personnalisés
Pour mieux gérer des feuilles de calcul contenant des
gros tableaux, vous avez la possibilité de définir des
affichages personnalisés. En masquant des lignes et/ou
des colonnes vous pouvez mémoriser différents vues de
vos tableaux à l'aide de la commande Affichages
personnalisés... du menu Affichage.
Avant de mémoriser l'affichage vous devez
d'abord masquer les lignes ou colonnes, qui
ne doivent pas être visibles à l'affichage.
Ensuite vous ajoutez la nouvelle vue du
tableau en lui donnant un nom.
Dans notre exemple nous nommons
notre vue « Liste des prix »
NB : il est préférable de donner d'abord un nom à la vue d'ensemble de la feuille, afin de
pouvoir afficher facilement toutes les colonnes et lignes, si vous avez ajouté plusieurs vues
différentes du même tableau (.p.exemple "Vue Globale").
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LES LIAISONS ENTRE
FEUILLES ET CLASSEURS
Une des particularités d'une feuille de calcul est celle de pouvoir insérer dans une cellule une
référence qui pointe vers une donnée située dans une autre feuille ou dans un autre classeur
(référence externe). Il est également possible d'intégrer dans une formule une référence
externe. On parle alors de liens ou liaisons entre feuilles ou classeurs. Ces liens permettent de
relier un certain nombre de documents (feuilles de calcul, graphiques, bases de données, etc.)
et de rendre le travail sous Excel beaucoup plus efficace.
Liens entre deux feuilles
La création d'un lien entre deux feuilles ou entre deux classeurs, est en réalité très simple. En
fait, chaque fois que vous créez une formule en y insérant des références, vous établissez des
liens entre différentes cellules. Mais on ne parle pas de liens en tant que tels, car les
différentes références se trouvent sur la même feuille. Lorsque vous commencez une formule
(avec le signe =) et que vous pointez sur une cellule se situant dans une autre feuille, (en
sélectionnant la feuille avec l'onglet), le lien est crée automatiquement. La différence que
vous allez constater dans la formule, c'est l'apparition du nom de la feuille qui à été liée
(feuille source) à côté de la référence. Un exemple: =D5*PRIX!D7.
Voici un exemple de lien entre deux feuilles du même classeur:
Dans ce classeur Excel il y a 2 feuilles ("Taux de
change" et "Conversion")
Dans la feuille "Taux de change" il y a un tableau
contenant des taux pour différentes monnaies.
Dans la feuille "Conversion" nous
allons créer des formules pour
calculer le prix en monnaie locale,
en utilisant directement le taux
respectif qui se trouve dans la
feuille "Taux de change". Dans
notre exemple le taux pour les
Lires italiennes. La feuille "Taux
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de change" est dans ce cas la feuille source.
Dans la feuille "Conversion" (feuille destination) nous allons créer la formule. Pour
convertir il faudra dans ce cas multiplier le prix en Lires Italiennes (LIT) par le taux respectif
dans l'autre feuille. L'image suivante illustre la formule.
N.B. L'expression 'Taux de change'! indiquant le nom de la feuille de la cellule liée s'ajoute
automatiquement dans la formule. Pour valider la formule appuyez sur Enter après avoir
sélectionné la cellule à lier, ceci vous renvoie automatiquement dans la feuille destination.
Liaisons entre classeurs
Vous pouvez également lier des données qui se trouvent dans des classeurs différents. Le
principe pour la création d'une liaison entre classeurs et le même que pour les feuilles, avec la
différence qu'il faudra chercher la cellule à lier en passant par le menu Fenêtre pour afficher
la feuille source.
Lorsque vous créez des liaisons entre classeurs la
commande Liaisons... du menu Edition s'active
Cette commande
ouvre la boîte de
dialogue suivante
qui
permet
d'ouvrir le fichier
source,
de
modifier la source
de la liaison ou de
la mettre à jour.
Faites attention lorsque vous déplacez un classeur Excel
contenant des liaisons sur une disquette, pour que les
liaisons ne soient pas perdues, il faudra également déplacer
tous les fichiers sources respectifs.LA MISE EN FORME
DES DONNEES
La barre d'outils « Mise en forme »
Vous pouvez appliquer de la mise en forme courante directement à l'aide de la Barre d'outils
« Mise en forme ». Il suffit simplement de sélectionner d'abord les cellules à mettre en forme.
Voici la barre d'outs « Mise en forme » qui offre un choix limité des mises en formes les plus
courantes :
La mise en forme à l'aide du menu Format
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Après la saisie des
données
et
formules
vous
pouvez facilement
en
modif
ier
leur
mise en forme par le menu Format.
Voici la boîte de dialogue pour
modifier le format des cellules
Le choix pour la mise en forme dans Excel est très vaste.
Cependant le principe est relativement simple. Avant de
mettre en forme des données il faut impérativement
sélectionner les cellules respectives. Ensuite il suffit de
choisir les options de mise en forme souhaitées (p. ex.
Police Arial Gras italique taille 14 en Rouge avec un fond
jaune comme motif) .La mise en forme automatique
Avec la commande Mise en forme automatique il est très facile de mettre en forme un tableau
entier en choisissant parmi une série de mises en forme préétablies (que vous pouvez
réadapter selon votre goût).
Voici un des choix proposées :
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Et ici le résultat
dans la feuille
Excel.
La mise en forme automatique se prête surtout pour des
tableaux standards. Pour des tableaux plus complexes, il est
préférable de procéder par une mise en forme
manuelle.L'IMPRESSION
Imprimer une feuille Excel peut s'avérer des fois une tâche un peu ardue, ceci est dû à
l'énorme taille de la feuille. Pour ceci Excel dispose de plusieurs outils pour faciliter
l'impression. Vous pouvez pré visualiser ce que vous allez imprimer à l'aide des aperçus,
imprimer tout le classeur, une feuille entière ou seulement un bloc de cellules sélectionné.
Pour améliorer la présentation à l'impression, vous pouvez avoir recours aux options de mise
en page. Pour imprimer une partie seulement d'une feuille vous pouvez également définir une
Zone d'impression.
Imprimer sous Excel : méthode
Avant de lancer l'impression il est vivement conseillé d'utiliser l'aperçu avant impression
,
ceci permet d'éviter l'impression sur deux pages d'un tableau ou d'imprimer des pages vides.
L'aperçu avant impression vous permet également de peaufiner la mise en page, en vous
donnant la possibilité de modifier à l'aide de la souris les largeurs des colonnes et les marges
d'impression et des en-têtes ou pieds de page.
Une autre façon pour pré visualiser la pagination d'une feuille Excel, est offerte par le mode
d'affichage Aperçu des sauts de page.
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Après avoir vérifié par un aperçu vous pouvez lancer l'impression de deux façons :
Si vous voulez imprimer tout le contenu de la feuille et si vous êtes sur de ce que vous
allez imprimer, alors vous pouvez lancer l'impression directement avec le bouton
.
Si vous voulez imprimer
qu'une partie de la feuille
(p. ex. un bloc de cellules),
vous devez alors passer par
la commande Imprimer...
du menu Fichier. (touche
raccourci: CTRL+P)
Cette boîte de dialogue vous permet de choisir l'imprimante et d'en modifier les propriétés.
Elle vous permet aussi de choisir ce que vous voulez imprimer (une sélection de cellules, la
feuille sélectionnée ou le classeur tout entier). Vous pouvez également définir les pages de la
feuille sélectionnée que vous voulez imprimer ainsi que le nombre de copies. Le bouton
Aperçu vous permet de basculer en mode Aperçu avant impression.
La mise en page pour l'impression
Si vous constatez à l'aide de l'aperçu avant impression que votre tableau ne sera pas imprimé
correctement, qu'il n'est pas centré, ou qu'il déborde sur une autre page, alors vous pouvez
faire appel à la commande Mise en page... du menu Fichier.
Cette commande ouvre la boîte de dialogue suivante:
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Cette boîte de dialogue contient 4 onglets (Page; Marges; En-têtes/Pieds de page; Feuille),
qui donnent accès à une multitude de paramétrages concernant la mise en page des feuilles.
Dans le volet Page vous pouvez définir l'orientation de la page (Portrait ou paysage) ainsi que
l'échelle, soit réduisant ou agrandissant (Zoom), soit en demandant à Excel d'ajuster le ou les
tableaux de la feuille sur un nombre de pages que vous déterminez à l'avance.
NB: Cette option est utile pour éviter le débordement d'un tableau sur une nouvelle page, ce
qui couperait le tableau en deux à l'impression).
Vous pouvez également définir le format du
papier utilisé et la qualité d'impression (en
ppp = points par pouces).
Le volet Marges, vous pouvez définir les
marges d'impression et les marges pour les
en-têtes et pieds de page .
Le volet Feuille, vous pouvez définir une zone
d'impression (voir plus bas), ou les titres (lignes ou
colonnes) à imprimer sur chaque page. Il permet également
de définir des options d'impression et l'ordre de la
pagination.
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Définir une zone d'impression
Si vous désirez que seulement une partie de votre feuille de calcul soit imprimée lors de
chaque impression, vous avez la possibilité de définir une Zone d'impression. Vous pouvez
définir cette zone de deux façons :
A l'aide de la commande Zone
d'impression du menu Fichier.
NB: Avant de pouvoir utiliser cette commande
vous devez sélectionner le bloc de cellule
représentant la zone d'impression.
La
deuxiè
me façon pour définir
la zone d'impression se
trouve dans l'onglet
Feuille du menu Mise
en page dans lequel
vous pouvez indiquer
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le bloc de cellules
formant la zone
d'impression.Base de
données : Access
RAPPEL DES NOTIONS DE BASE
Une base de données (son abréviation est BD, en
anglais DB, database) est une entité dans laquelle
il est possible de stocker des données de façon
structurée et avec le moins de redondance
possible. Ces données doivent pouvoir être
utilisées par des programmes, par des utilisateurs
différents. Ainsi, la notion de base de données est
généralement couplée à celle de réseau, afin de
pouvoir mettre en commun ces informations, d'où
le nom de base. On parle généralement de système
d'information pour désigner toute la structure
regroupant les moyens mis en place pour pouvoir
partager des données.
Utilité d'une base de données
Une base de données représente bien plus qu'une simple liste ou
table. Elle vous donne véritablement le contrôle de vos
données : elle vous permet de les récupérer, trier, analyser et
synthétiser et d'afficher des rapports de résultats en un clin
d'œil. Grâce à elle, vous pouvez combiner des données issues de
divers fichiers, de telle sorte que vous n'entrez jamais les
mêmes informations deux fois, ce qui rend l'entrée des données
plus efficace et plus précise.
Elle permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs
pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout
en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant
plus utile que les données informatiques sont de plus en plus nombreuses.
Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur,
ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et
accessibles par réseau.
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L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est
la possibilité de pouvoir être accédées par plusieurs
utilisateurs simultanément. Base de données relationnelles
Une base de données est un ensemble de données organisées sous forme de tables. Une base
de données couvre un domaine de gestion précis (ex : domaine Gestion des clients, gestion
des ventes, gestion des achats, gestion de rendez-vous...).
Lorsqu’il existe des relations entre les tables, on parlera de base de données relationnelles.
Access crée des bases de données relationnelles, ce qui signifie que les données sont stockées
dans diverses tables distinctes, mais qu'elles sont liées les unes aux autres et peuvent être
regroupées en fonction de vos besoins.
Gestion des bases de données
Afin de pouvoir contrôler les données ainsi que les utilisateurs, le besoin d'un système de
gestion s'est vite fait ressentir. La gestion de la base de données se fait grâce à un système
appelé SGBD (système de gestion de bases de données) ou en anglais DBMS (Database
management system). Le SGBD est un ensemble de services (applications logicielles)
permettant de gérer les bases de données, c'est-à-dire :
permettre l'accès aux données de façon simple
autoriser un accès aux informations à de multiples utilisateurs
manipuler les données présentes dans la base de données (insertion, suppression,
modification)
Système de Gestion de Base de Données Relationnelles
C'est un logiciel outil qui permet de manipuler des données en offrant à l'utilisateur la
possibilité de :
Créer des tables reliées entre-elles et saisir des données dans les tables ;
De créer et d'utiliser des formulaires de saisie
De consulter, supprimer, mettre à jour des enregistrements de la base de données,
Faire des calculs gràce à la formulation de requêtes
D'imprimer des états;
De réaliser des applications de gestion automatisée gràce aux macro-commandes et à
la programmation en langage Visual Basic
Les principaux SGBD
Borland Paradox
Filemaker
IBM DB2
Ingres
Interbase
Microsoft SQL server
Microsoft Access
Microsoft FoxPro
Oracle
Sybase
MySQL
PostgreSQL
mSQL
SQL Server
Les caractéristiques d'un SGBD
D'une manière générale un SGBD doit avoir les caractéristiques suivantes :
Indépendance physique : le niveau physique peut être modifié indépendamment du niveau
conceptuel. Cela signifie que tous les aspects matériels de la base de données n'apparaissent
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pas pour l'utilisateur, il s'agit simplement d'une structure transparente de représentation des
informations
Indépendance logique : le niveau conceptuel doit pouvoir être modifié sans remettre en cause
le niveau physique, c'est-à-dire que l'administrateur de la base doit pouvoir la faire évoluer
sans que cela gêne les utilisateurs
Manipulabilité : des personnes ne connaissant pas la base de données doivent être capables
de décrire leur requête sans faire référence à des éléments techniques de la base de données
Rapidité des accès : le système doit pouvoir fournir les réponses aux requêtes le plus
rapidement possible, cela implique des algorithmes de recherche rapides
Administration centralisée : le SGBD doit permettre à l'administrateur de pouvoir manipuler
les données, insérer des éléments, vérifier son intégrité de façon centralisée
Limitation de la redondance : le SGBD doit pouvoir éviter dans la mesure du possible des
informations redondantes, afin d'éviter d'une part un gaspillage d'espace mémoire mais aussi
des erreurs
Vérification de l'intégrité : les données doivent être cohérentes entre elles, de plus lorsque
des éléments font référence à d'autres, ces derniers doivent être présents
Partageabilité des données : le SGBD doit permettre l'accès simultané à la base de données
par plusieurs utilisateurs
Sécurité des données : le SGBD doit présenter des mécanismes permettant de gérer les droits
d'accès aux données selon les utilisateurs
Démarrer Access
Allumez votre ordinateur.
Sur l’écran de Windows, repérez l’icône d'Access
[ENTREE].
Plus rapidement : double-cliquez sur l’icône Access.
. Cliquez dessus, puis appuyez sur
Si l'icône d'Access n'apparaît pas à l'écran...
Cliquez sur le menu
(en bas à gauche de l’écran).
Cliquez sur l’option Programmes.
Cliquez sur l’option « Microsoft Office » ou « MSOffice » ou « Microsoft Access ».
Quitter Access
Enregistrez éventuellement votre travail (table, requête ou autre) par Fichier/Enregistrer, ou
en cliquant sur l’icône
Faites ensuite Fichier/Fermer. La base de données disparait de l’écran.
Faites Fichier/Quitter. Vous retrouvez l’écran de Windows
Créer ou ouvrir une base de données
Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant de gérer des
fichiers généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc.). Sur le disque dur, une base de données
représente un seul document, un seul fichier se terminant par MDB (Microsoft DataBase).
Ex. : Gestion clients.mdb
Pour créer une base de données :
Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données.
Cliquez sur « Base de données vide » (sauf si vous souhaitez vous inspirer de modèles livrés
avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de données).
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Tapez le nom de votre base de données.
Cliquez sur le bouton Créer.
La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît alors.
Pour ouvrir une base de données existante :
Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Ouvrir une base de données...
Dans la liste, cliquez sur le nom de votre base de données (ex. : Gestion Clients.mdb).
Cliquez sur le bouton Ouvrir.
Renommer une base de données
En principe, cette opération ne devrait pas servir souvent ! Il faut simplement savoir qu'on ne
peut pas renommer la base de données par Fichier/Enregistrer sous. Passez plutôt par
l'Explorateur Windows pour cette opération.
Copier une base de données sur disquette
Autre opération peu utilisée (une base de données donne de meilleures performances sur un
disque dur). Si vous souhaitez copier une base de données sur un support de stockage (clé
USB, CD-Rom… pour la transférer sur un autre ordinateur par exemple) :
Démarrez l'Explorateur Windows
Glissez le fichier MDB (ex. : Gestion Clients.mdb) depuis le disque dur sur l'icône du
support de stockage. Environnement
d’Access
1
L'écran d'Access
2
3
4
5
Les différentes zones de l'écran :
1. La barre de titre
Située en haut de l'écran et généralement de couleur bleue, elle indique le nom du
logiciel que vous utilisez (en l'occurrence Microsoft Access), et éventuellement le
titre de votre base de données).
89
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2. La barre de
menus
3. Les barres
d'outils
4. La fenêtre de
base de données
5. La barre d'état
Elle regroupe les mots Fichier, Edition, Affichage, etc. Les menus donnent accès à
toutes les commandes d'Access.
Elles regroupent des icônes, qui sont des raccourcis pour exécuter une action sans
passer par les menus. Dans la suite, les icônes seront expliquées par thème.
C'est cette fenêtre qui contient tous les objets importants (tables, requêtes,
formulaires, états, macros, modules) regroupés par onglets.
Elle donne quelques indications en cours de travail : barre de progression pendant les
traitements longs, guides de saisie dans un formulaire...
Afficher les barres d’outils
Si vos barres d’outils ont disparu...
Cliquez sur le menu Affichage, puis sur l’option Barres d’outils.
Dans la boîte de dialogue, cochez les barres d'outils qui vous intéressent (en fonction de ce
que vous faites actuellement).
Terminez par le bouton OK.
Si une barre d’outils n’est pas rangée correctement à
l’écran, vous pouvez la "prendre" par sa barre bleue, et la
traîner en haut de
l’écran.STUCTURE D’UNE
BASE DE DONNEES
Les bases de données Access se composent
d'objets. Lorsque vous construisez une base de
données Access, vous en manipulez 6 objets de
base. Ceux-ci correspondent à chaque onglet de
la fenêtre principale (ou fenêtre de base de
données).
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Les quatre objets principaux sont :
Les tables stockent les données dans des lignes et des colonnes. Toutes les bases de données
contiennent une ou plusieurs tables.
Les requêtes récupèrent et traitent les données. Elles peuvent combiner des données issues de
différentes tables, mettre les données à jour et effectuer des calculs sur les données.
Les formulaires contrôlent la saisie de données et les vues de données. Ils fournissent des
aides visuelles qui facilitent la manipulation des données.
Quant aux états, ils permettent de synthétiser vos données et de les imprimer. Ils transforment
les données des tables et requêtes en documents véhiculant un message.
Leur ordre n'est pas l'effet du hasard : on commence la conception d'une base de données par
les tables, puis on passe aux requêtes, aux formulaires, aux états, éventuellement aux macros
et enfin aux modules.
Les tables
La table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de
leur saisie. Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville).
Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un enregistrement. En
principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé.
Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence, Désignation, Prix Hors
Taxes, Taux de TVA, mais pas le champ Prix TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1
+ Taux de TVA).
Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir leurs relations. Les relations
sont aussi une notion fondamentale d'Access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la
fenêtre de base de données.
1. Créer une table
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
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Cliquez sur l'onglet Table
Cliquez sur le bouton Nouveau
Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur l'option Mode Création
Cliquez sur le bouton OK
L'écran de définition de table apparaît :
Sur cet écran :
Définissez chaque champ de la table
Définissez la clef primaire
Terminez le tout en cliquant sur l'icône
puis en donnant un nom à votre table.
2. Modifier une table existante
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Table
Cliquez sur la table à modifier
Cliquez sur le bouton Modifier
Ajouter, supprimez ou modifiez des champs dans la table
Enregistrez le tout.
La modification ou la suppression d'un champ peut provoquer des problèmes, si des
requêtes, des formulaires ou des états sont basés sur la table.
3. Renommer une table
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Table
Cliquez sur la table à renommer
Appuyez sur la touche [F2] du clavier.
Tapez le nouveau nom de la table.
Le changement de nom d'une table peut provoquer des problèmes, si
des requêtes, des formulaires ou des états sont basés sur cette table.
Donnez plutôt un nom définitif à votre table, dès que vous la créez.
4. Supprimer une table
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Table
Cliquez sur la table à supprimer
Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
Confirmez en cliquant sur le bouton Oui.
La suppression d'une table peut provoquer des problèmes, si des requêtes, des
formulaires ou des états sont basés sur cette table. D'autre part, vous perdrez bien sûr
toutes les informations qui y étaient stockées.
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Les champs
1. Créer un champ
On suppose que la fenêtre de création de table est ouverte
Dans la zone Nom du champ, tapez le nom de la rubrique de saisie.
Ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres, les espaces et les accents y sont autorisés.
Dans la zone Type de données, définissez le type de données qui sera saisi dans le champ. Une
liste déroulante présente les 9 types de champs gérés par Access.
Dans la zone Description (facultative), précisez le rôle du champ.
En bas de l'écran, définissez les propriétés utiles du champ :
o Taille du champ : nombre de caractères maximum pouvant être tapés dans le champ
o Format : apparence du champ à l'écran
o Valeur par défaut : valeur qui sera proposée pour chaque nouvelle fiche.
Pour ajouter un champ en milieu de table :
Sélectionnez la ligne contenant le champ à décaler vers le bas (en cliquant sur le petit pavé
gris qui la précède).
Faites Insertion/Lignes ou cliquez sur l'icône
créer le champ.
. Une ligne vierge est insérée. Vous pouvez y
Pour déplacer un champ :
Sélectionnez la ligne contenant le champ à déplacer, en cliquant sur le petit pavé gris qui la
précède.
Demi-cliquez sur ce même pavé.
Déplacez la souris sous le champ voulu.
Relâchez le bouton de la souris.
2. Supprimer un champ
Sélectionnez la ligne contenant le champ à supprimer (en cliquant sur le petit pavé gris qui la
précède).
Appuyez sur la touche [SUPPR] ou cliquez sur l'icône
Si nécessaire, cliquez sur le bouton OK pour confirmer.
Si vous avez déjà saisi des données dans la table, la suppression du champ provoquera
bien sûr leur perte.
Type de données
1. Champ Texte
Le type de champ Texte permet de stocker des données de type alpha-numérique, que vous
souhaitez exploiter par la suite (par des tris, des extractions par critères, par mailing...).
Exemples : Raison sociale, Ville, code postal, numéro de téléphone
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Notes : Lorsque vous définissez un champ de type Texte, veillez à optimiser sa taille (255
caractères maximum). Ceci permet d'optimiser la taille de la base de données, et les
performances (lors des tris par exemple).
2. Champ Mémo
Les champs Mémo ont une taille maximale d'environ 64000 caractères. Utilisez ce type de
données pour les champs d'observations, de remarques...
Notes :
Les champs Mémo sont réservés à des zones d'informations saisies au
kilomètre, ne nécessitant pas d'exploitation spécifique par la suite. De ce fait, il est impossible
d'indexer ou d'effectuer des tris sur un champ Mémo.
3. Champ Numérique
Le type de champ Numérique peut contenir toute information calculable.
Exemples : Taux de TVA, Nombre de salariés dans une entreprise
Lorsque vous choisissez ce type de données, veillez également à préciser la taille du champ,
en fonction du tableau suivant :
Taille du champ
Permet des valeurs...
Occupe sur disque dur...
Octet
de 0 à 255
1 octet
Entier
de -32768 à +32767
2 octets
Entier long
de -2 147 483 648 à +2 147 483 647
4 octets
Réel simple
de -3,402823E38 à +3,402823E38
4 octets
Réel double
de -1,79769313486232E308 à
+1,79769313486232E308
8 octets
Notes :
Un code postal ou un numéro de téléphone sont de type Texte et non
Numérique. Un pourcentage sera généralement un réel simple.4. Champ Monétaire
Le champ Monétaire est une variante du champ Numérique, s'affichant sous la forme 1 000,00
F.
Exemple : Prix HT d'un produit, sur le détail de facture.
5. Champ Date/Heure
Le type de champ Date/Heure permet de stocker des dates ou des heures, et d'effectuer des
calculs sur ces valeurs. Lorsque vous choisissez ce type de données, définissez également le
format du champ (en général : Date abrégée, Date Complet, Heure abrégée), dans les
propriétés figurant au bas de la fenêtre.
Exemples : Date de relance du client, Date d'échéance d'une facture
Notes :
Les dates doivent généralement être saisies de la forme 01/01/95 ou 01/01/1995.
Les heures doivent généralement être saisies de la forme 14:30
Le calendrier d'Access s'étend du 01/01/100 au 31/12/9999. Ca devrait suffire ! Cela dit, pour
le passage à l'an 2000, prévoyez une année sur 4 chiffres (en définissant le format Date
Complet, ou éventuellement un format manuel du genre : jj/mm/aaaa).
Les heures s'étendent de 0:00 à 23:59.
6. Champ NuméroAuto (Compteur)
Le champ de type NuméroAuto permet de numéroter automatiquement les enregistrements
dans une table. Il est généralement utilisé pour la clef primaire de la table, lorsqu'aucune autre
clef ne se dégage de façon évidente.
Note : Une table ne peut comporter qu'un seul champ NuméroAuto.
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7. Champ Oui/Non
Le champ de type Oui/Non est utilisé pour des rubriques ne pouvant prendre que 2 valeurs :
Oui ou Non, Vrai ou Faux, -1 ou 0.
Exemple : Sur la facture, le champ Réglée vaut Oui (la facture a été payée), ou Non (la
facture n'a pas encore été payée).
8. Champ Objet OLE (Liaison OLE)
Les champs OLE permettent de stocker dans Access des informations diverses provenant
d'autres logiciels (exemple : images Paint, textes Word, feuilles de calcul Excel...).
Exemple : Une table Produits pourrait comporter la photo de chaque Produit.
Attention cependant à la taille de la base de données !
9. Champ Lien hypertexte
Le champ Lien hypertexte, permet de gérer des adresses Internet en général.
L'avantage par rapport à un champ Texte classique : un clic sur un lien hypertexte démarre
automatiquement votre logiciel de messagerie, ou votre logiciel de navigation Internet
(browser).
Exemples : Adresse e-mail du client, Adresse du site web du client Clé
primaire
1. Définition
Une clef primaire est un champ particulier de la table :
Elle est unique pour chaque fiche, et permet donc d'identifier une fiche précisément.
Elle permet de trier la table automatiquement.
Exemples : Numéro du client, Numéro de facture
Il est conseillé de trouver une clef primaire pour chaque table. Si aucun clef évidente ne se
dégage, n'en mettez pas : Access en créera une automatiquement, de type NuméroAuto
2. Définir une clef primaire
Sélectionnez la ligne comportant le champ servant de clef (pour ce faire : cliquez sur le pavé
gris à gauche du nom du champ)
Cliquez sur l'icône
Un symbole de clef devrait apparaître sur le pavé gris à gauche du champ.
3. Supprimer une clef primaire
Sélectionnez simplement la ligne qui comporte la clef, et recliquez sur l'icône
Renseigner une table
1. Passer en mode Feuille de données
Le mode Feuille de données permet de visualiser le contenu d'une table ou d'une requête.
Par exemple : la liste des clients, la liste des factures. Les données apparaissent alors sous
forme de tableau (comme dans Excel).
Ce mode permet également la saisie de nouvelles fiches. Cependant, il est préférable de
concevoir la saisie à partir des formulaires.
Pour saisir des données directement dans une table :
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Si vous êtes déjà en mode Création de
table ou de requête :
Cliquez sur l'icône
Inversement, vous
repasserez
au
mode
Création en cliquant sur
Si seulement la fenêtre de base de données est
à l'écran :
o Cliquez sur l'onglet Table ou Requête.
o Cliquez sur la table ou la requête qui vous intéresse.
Cliquez sur le bouton Ouvrir. 2. Saisir des données
La saisie des données se fait simplement, comme dans un tableau Excel.
Certains éléments seront cependant vérifiés par Access :
Le champ servant de clef primaire doit toujours être renseigné, et être unique
Les champs de type Date/Heure doivent contenir une date ou une heure correcte
Si vous souhaitez annuler une saisie, appuyez une ou deux fois sur la touche [Echap] (la 1ère
fois annule le champ en cours de saisie, la 2ème fois annule toute la ligne).
Quelques icônes, sur le pavé gris à gauche de chaque ligne servent de repère :
Ligne sur laquelle vous travaillez actuellement. Cette ligne n'est pas en cours de modification.
Vous avez commencé une saisie ou une modification sur la ligne actuelle. Celle-ci n'a pas encore été
validée.
Cette ligne (toujours en fin de tableau) représente la prochaine ligne de saisie (pour un nouveau
client par exemple).
Les relations
Un projet complexe nécessite souvent plusieurs tables dans Access.
Par exemple : une table Clients, une table Factures...
Il existe probablement des relations entre ces tables, exprimées de la façon suivante :
"Un client reçoit plusieurs factures"
"Une ville regroupe plusieurs clients"
"Une facture comporte plusieurs échéances"
Dans Access, cette relation sera
matérialisée de la façon suivante :
Le symbole (symbole de l'infini en
mathématiques) se prononçant
"plusieurs".
Pour qu'une relation lie deux tables, il faut qu'un champ soit commun aux deux tables.
Par exemple, dans le cas d'une relation Clients/Factures, c'est le numéro du client qui
figurera à la fois sur la table Clients et sur la table Factures.
D'une manière générale, c'est la clef primaire du côté "1" qui sera reprise dans la
table du côte "Plusieurs".1. Mettre en place une relation
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Créez chaque table dans Access.
Définissez une clef primaire pour chaque table.
Repérez la table se trouvant "du côté 1", et copiez sa clef primaire dans la table "du côté
Plusieurs". (le champ copié n'étant plus une clef primaire dans la seconde table).
Note : pour qu'un champ serve de base à la relation, il doit suivre les règles suivantes :
Le champ de liaison doit figurer dans chacune des 2 tables
Dans la table "1", le champ doit être défini comme clef primaire
Dans la table "Plusieurs", le champ n'est pas clef primaire
Dans chacune des 2 tables, le champ doit avoir le même type de données, et la même taille
(ex. : si le numéro de client de la table Clients est de type Texte / 10 caractères, il doit être
identique dans la table Factures).
Par contre, le champ de liaison peut avoir un nom différent dans chaque table.
Un cas particulier : si dans une table, la clef primaire est un NuméroAuto (Compteur dans
Access 2), le champ équivalent dans la table "Plusieurs" doit être de type "Numérique / Entier
long".
2. Définir une relation
Une fois que les tables ont été créées et un
champ commun défini (cf. ci-dessus), cliquez
sur le menu Affichage / Relations.
Une première boîte apparaît (ci-contre).
Cliquez sur chaque table listée, puis sur le
bouton Afficher (les tables se rangent dans la
fenêtre, derrière la boîte de dialogue).
Lorsque toutes vos tables sont sélectionnées,
cliquez sur le bouton Fermer.
A la souris, trainez la clef primaire de la table
"1" (ex. : Numéro Client de la table Clients,
figurant en gras à l'écran) sur le champ
correspondant dans la table "Plusieurs" (ex. :
Numéro Client de la table Factures).
o
o
Une nouvelle boîte apparaît :
Dans cette boîte, cochez la case
Appliquer l'intégrité référentielle, et
éventuellement les cases Mettre à jour
en cascade et Supprimer en cascade.
Cliquez ensuite sur le bouton OK. Un
trait avec les symboles 1 et
relie
désormais les tables.
3. Modifier une relation
Pour modifier les caractéristiques d'une relation, double-cliquez sur le trait qui relie les tables,
et modifiez les réglages d'intégrité référentielle.
4. Supprimer une relation
Cliquez sur le trait qui relie les tables
Appuyez sur la touche [SUPPR] du clavier
Cliquez sur le bouton OK pour confirmer.
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Si vous supprimez une relation, vous risquez bien sûr d'avoir des incohérences dans votre
base de données (des factures sans clients par exemple).
L’intégrité référentielle
1. Principe
L'intégrité référentielle est un ensemble de règles suivies par Access pour gérer les relations entre
tables et éviter des incohérences dans une base de données.
Exemple d’une base de données de gestion Clients/Factures : un client reçoit plusieurs
factures.
Lorsque vous définissez la relation entre la table Clients et la table Factures, vous devez
activer l'intégrité référentielle. De cette façon, Access interdira la création d'une facture si
le client n'existe pas au préalable.
D'une manière générale, l'intégrité référentielle implique de renseigner la table du côté
"1" avant la table du côté "Plusieurs".
2. Variantes
Mettre à jour en cascade
Si cette option est cochée et que vous changez le
numéro de client (dans la table Clients), toutes les
factures correspondantes verront aussi leur numéro de
client modifié.
Inversement, si la case n'est pas cochée, il sera
impossible de modifier un numéro de client si des
factures lui sont attribuées.
En général, cette option peut être activée sans risque.
Effacer en cascade
Si cette option est cochée et que vous supprimez un
client, toutes les factures de ce client seront
automatiquement détruites (après confirmation, quand
même !)
Inversement, si la case n'est pas cochée, il sera
impossible de supprimer un client tant que toutes ses
factures n'ont pas été détruites.
A vous de voir dans quels cas la suppression doit se
faire automatiquement ou pas. Par sécurité, vous
pouvez laisser cette option désactivée.
Les requêtes
La requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. Elle permet, entre autres :
de trier des données
d'extraire des données par critères
de produire des calculs
Une requête peut également servir de base à :
un formulaire
un état
une liste déroulante
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1. Créer une requête
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Requêtes
Cliquez sur le bouton Nouveau
Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur l'option Mode Création
Cliquez sur le bouton OK
La boîte de dialogue ci-contre apparaît.
Cliquez sur chaque table qui vous intéresse, puis sur le bouton Ajouter. Lorsque vous avez
sélectionné toutes les tables utiles, cliquez sur le bouton Fermer.
L'écran de création de requête devrait apparaître. Les tables sélectionnées figurent en haut de
la fenêtre, et une grille quadrillée permet de définir les tris, les critères de filtre, les calculs...
Sur cet écran :
Sélectionnez les champs qui vous intéressent
Définissez éventuellement des tris.
Définissez éventuellement des critères de filtre.
Définissez si nécessaire des formules de calcul.
Testez votre requête.
Terminez le tout en cliquant sur l'icône
puis en donnant un nom à votre requête. 2. Modifier
une requête existante
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Requêtes
Cliquez sur la requête à modifier
Cliquez sur le bouton Modifier
Faites les modifications utiles (tris, critères de filtre, formules de calcul).
Enregistrez le tout.
La modification ou la suppression d'un champ peut provoquer des problèmes, si des
formulaires ou des états sont basés sur la requête.
3. Renommer une requête
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Requêtes
Cliquez sur la requête à renommer
Appuyez sur la touche [F2] du clavier
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Tapez le nouveau nom de la requête
Validez par la touche [ENTREE].
Le changement de nom d'une requête peut provoquer des problèmes, si des formulaires ou des
états sont basés sur cette requête. Donnez plutôt un nom définitif à votre requête, dès que vous
la créez.
4. Supprimer une requête
Si nécessaire, faites apparaître la
fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Requêtes
Cliquez sur la requête à supprimer
Appuyez sur la touche [Suppr] du
clavier.
Confirmez en cliquant sur le
bouton Oui.
La suppression d'une requête peut provoquer des problèmes, si des formulaires ou des états
sont basés sur cette requête.
5. Ajouter un champ dans une requête
Appuyez à la souris sur le nom du champ, tel qu'il figure dans la table.
Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez le champ sur la grille du bas.
Relâchez la souris.
Le champ s'affiche alors dans la grille. Si vous avez relâché la souris sur un champ déjà
existant dans la grille, celui-ci est décalé vers la droite, et le nouveau champ se place avant.
Une fois les champs placés dans les grille, vous pouvez déjà tester votre requête, avant même
de définir des tris ou des critères de filtre.
6. Supprimer un champ dans une requête
Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ.
La souris doit se transformer en flèche noire.
Cliquez. La colonne entière s'affiche en noir (elle est sélectionnée).
Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
7. Déplacer un champ dans une requête
Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ. La souris doit se transformer en flèche
noire.
Cliquez. La colonne entière s'affiche en noir (elle est sélectionnée).
Relâchez la souris.
Réappuyez au même endroit, cette fois sans relâcher, et déplacez la souris vers la droite ou
vers la gauche.
Relâchez quand vous estimez que la nouvelle position du champ est correcte.
Les tris
1. Définir un tri dans la requête
Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.
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Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du
bas.
Sous chaque champ figure une case "Tri". Cliquez dans celle qui vous intéresse, déroulez la
liste de choix proposés.
Choisissez :
o "Croissant", pour trier de A à Z, de 1 à 1000, du 01/01/1998 au 31/12/1998, etc.
o "Décroissant", pour trier de Z à A, de 1000 à 1, du 31/12/1998 au 01/01/1998, etc.
o "Non trié" pour annuler un tri déjà défini.
Testez la requête pour voir le résultat produit.
2. Combiner les tris
Pour combiner les tris, il suffit de faire un réglage Croissant/Décroissant sous plusieurs
champs de la grille, comme dans l'exemple ci-dessous.
Si vous définissez plusieurs tris, ceux-ci seront traités de gauche à droite par Access. Il faut
donc placer vos champs dans cet ordre, du général au particulier.
Dans l'exemple ci-dessus, on trie les clients d'abord par Activité, puis seulement par Raison
sociale. Comparez le résultat produit par ce tri.
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Et par le tri inverse (Raison sociale puis Activité). Dans le 2ème cas, le tri sur l'activité est
sans effet.
3. Si on ajoute des données dans la table
...la requête reflète bien sûr les données ajoutées,
modifiées ou supprimées dans la table, à chaque fois
qu'elle est lancée.Les filtres
1. Principe
Les requêtes permettent de filtrer les données par critères. Du genre :
Quels sont les clients qui travaillent dans le secteur de la pêche ?
Quelles sont les factures émises en juin 1998 ?
Quelles sont les factures de juin 1998, pour les clients du secteur Pêche, qui restent
impayées ?
2. Définir un critère dans une requête
Pour cela, vous devez :
Créez une requête, ou ouvrez une
requête existante.
Sélectionnez les champs qui vous
intéressent, de façon à les faire
appaître sur la grille du bas.
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Sous chaque champ figure une case "Critères". Cliquez dans celle qui vous intéresse.
Tapez le critère, selon les règles données ci-dessous.
Testez la requête pour voir le résultat produit.
3. Les critères en détail
La définition des critères peut varier selon le type de champ.
4. Combiner les critères
Pour combiner les critères, il suffit d'en placer plusieurs dans différentes colonnes ou lignes.
Si les critères sont placés sur la même ligne, ils sont liés par un ET.
Si les critères sont placés sur des lignes différentes, ils sont liés par un OU.
Exemples :
Liste des clients dont l'activité est Cabotage ET
dont la qualité du contact est supérieure ou égale à
3.
Liste des clients dont l'activité est
Cabotage ET dont la qualité du contact est
supérieure ou égale à 3.
Cette fois, on retient les clients de l'activité Cabotage, OU ceux de l'activité Offshore dont la qualité est
inférieure à 3, d'autre part.
Cette fois, on retient les clients de l'activité
Cabotage, OU ceux de l'activité Offshore
dont la qualité est inférieure à 3, d'autre part.
5. Si on modifie des données dans la
table
...la requête reflète bien sûr les données ajoutées, modifiées ou supprimées dans la table, à
chaque fois qu'elle est lancée.
Les requêtes paramétrées
1. Principe
Dans votre base de données Clients, vous avez besoin d'une liste de factures pour Janvier,
puis pour Février, puis pour Mars, etc. La 1ère solution consiste à créer une requête simple
pour chaque mois, comme dans l'exemple ci-dessous :
Par contre, il est peu intéressant d'écrire une nouvelle requête chaque mois. D'où la notion de
requête paramétrée, qui permettra de rendre les dates variables. En clair, à chaque fois que
la requête sera lancée, Access demandera la date de début de période, puis la date de fin, et
affichera les résultats sur la période concernée.
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2. Définir un paramètre dans la requête
Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.
Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du
bas.
Dans la zone Critères de la requête, remplacez les valeurs fixes par des paramètres entre
crochets (voir plus bas pour plus de détails).
Testez la requête pour voir le résultat produit.
3. Les paramètres en détail
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons remplacé les dates réelles par 2 paramètres, écrits
entre crochets :
Lorsque vous lancerez la requête pour la tester, 2 boîtes de dialogue apparaîtront, dans
lesquelles vous devrez taper vos dates :
Remarquez que c'est le texte entre crochets qui sert de message dans la boîte de dialogue.
Le paramètre doit respecter les règles suivantes :
il doit être écrit entre crochets
il ne doit pas correspondre à un nom de champ déjà existant.
il peut comporter des espaces
4. Compléments
Si vous suivez ce qui a été dit plus haut, votre requête
paramétrée devrait fonctionner... ou presque ! Essayez
par exemple de taper une date du genre 31/02/1998 :
vous constaterez qu'Access n'effectue aucun contrôle
sur la saisie.
Pour déclencher un tel contrôle, il est conseillé de
définir le type de données attendu dans chaque
paramètre, comme vous le faites pour les champs de
tables :
Cliquez sur le menu Requête, puis sur l'option
Paramètres.
Dans la boîte de dialogue, retapez un nom de champ
par ligne (sans les crochets), et précisez son type de
données (texte, date/heure, numérique, oui/non...),
comme dans l'exemple ci-contre.
Par la suite, si vous supprimez un paramètre sur la grille de requête, n'oubliez pas de le
supprimer également dans le menu Requête/Paramètres. Faute de quoi Access vous les
redemanderait à nouveau !
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Tester une requête
Une fois la requête créée, les tris, les critères et les calculs définis, vous pouvez la tester pour
voir le résultat produit.
Cliquez sur l'icône "Feuille de données", située en haut à gauche de l'écran :
Le résultat s'affiche alors, sous forme de tableau :
Pour repasser en mode "Création de requête", cliquez sur l'icône :
Conseil : Quand vous construisez une requête, ajoutez
progressivement les champs, puis les tris, puis les critères
et enfin les calculs, et testez la requête après chaque étape,
de façon à vérifier si elle évolue correctement.Les
formulaires
Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des informations dans une table.
Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la table. En
effet, le formulaire permet une interface plus simple (listes déroulantes, boutons de
commande, couleurs) et un meilleur contrôle de la saisie.
1. Créer un formulaire
Si nécessaire, faites apparaître la
fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Formulaires
Cliquez sur le bouton Nouveau
Une boîte de dialogue apparaît (cf.
ci-contre) : cliquez sur l'option
Assistant Formulaire et, dans la liste
du bas, choisissez la table ou la
requête qui fournissent les données
au formulaire (dans l'exemple, la
table Clients).
Cliquez sur le bouton OK
Une 2ème boîte apparaît, sur
laquelle vous devez choisir les champs de la table que vous souhaitez faire apparaître sur le
formulaire.
o Double-cliquez sur un champ pour le faire passer à droite de la boîte (et inversement
pour le refaire passer à gauche)
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o
Vous pouvez également cliquer sur le bouton
pour faire passer tous les champs
de gauche à droite.
Si vous souhaitez créer un formulaire de saisie Clients (par ex.),
il faut bien sûr que tous les champs soient sélectionnés.
La boîte suivante vous propose de définir la présentation générale de
votre formulaire. 4 choix sont proposés (cliquez sur l'un des 4 choix
ci-contre, pour avoir un aperçu du résultat, à partir de la table
Clients).
Une autre boîte vous permet de définir le style du formulaire
(Couleur 1, Couleur 2, Crépuscule, International...).
La dernière étape vous permet de définir le nom du formulaire. Le nom de la table ou de la
requête est proposé automatiquement (ex. : tbl Clients), mais il vaut mieux redéfinir un nom
pour éviter la confusion (ex. : frm Clients).
Le formulaire final
devrait apparaître à
l'écran.
Le résultat n'est pas
encore parfait (notez
la taille des intitulés),
mais fonctionne déjà.
Vous devriez par
ailleurs retrouver
toute la saisie déjà
effectuée dans la
table.2. Modifier un
formulaire existant
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Formulaires
Cliquez sur le formulaire à modifier
Cliquez sur le bouton Modifier
Faites les modifications utiles (mise en forme, position des champs...).
Enregistrez le tout.
La modification ou la suppression d'un champ du formulaire peut provoquer des problèmes, si
d'autres objets en dépendent (dans d'autres formulaires, par ex.)
3. Renommer un formulaire
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Formulaires
Cliquez sur le formulaire à renommer
Appuyez sur la touche [F2] du clavier
Tapez le nouveau nom du formulaire
Validez par la touche [ENTREE].
Le changement de nom d'un formulaire peut provoquer des problèmes, si d'autres formulaires
y font appel (dans le cas de sous-formulaires, d'appels par boutons de commande). Donnez
plutôt un nom définitif à votre formulaire, dès que vous le créez.
4. Supprimer un formulaire
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
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Cliquez sur l'onglet Formulaires
Cliquez sur le formulaire à supprimer
Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
Confirmez en cliquant sur le bouton Oui.
La suppression d'un formulaire peut provoquer des problèmes, si d'autres formulaires y font
appel (dans le cas de sous-formulaires, d'appels par boutons de commande).
5. Ouvrir un formulaire en mode "Création"
Le mode Création permet de personnaliser un formulaire (déplacer des zones de saisie,
changer leur couleur...). On y travaille un peu comme sur un logiciel de PAO : en prenant les
objets et en les plaçant à la souris.
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Formulaires
o Cliquez sur le formulaire qui vous intéresse.
o Cliquez ensuite sur le bouton Modifier.
Lorsqu'un formulaire est déjà ouvert en mode Saisie (mode Formulaire), vous pouvez
également passer en mode Création en cliquant sur l'icône "Mode Création" en haut à
gauche de l'écran.
Pour passer en mode Formulaire (mode Saisie) :
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Formulaires
o Cliquez sur le formulaire qui vous intéresse.
o Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir.
Lorsqu'un formulaire est déjà ouvert en mode Création, vous pouvez également passer en
mode Formulaire en cliquant sur l'icône "Formulaire" en haut à gauche de l'écran.
6. Sélectionner des objets
Note : les objets placés sur un formulaire sont appelés "contrôles" par Microsoft. J'ai rarement
vu un terme aussi stupide (ou aussi mal traduit ?) :o) Je préfère donc employer le terme
"Objet" au sens large.
Pour sélectionner un objet, en mode Création :
Cliquez simplement sur l'objet.
Celui-ci apparaît entouré de carrés noirs (les poignées).
Il suffit de cliquer hors d'un objet (sur le fond du formulaire) pour le désélectionner.
Pour sélectionner plusieurs objets contigus :
Si nécessaire, faites apparaître la boîte à outils en cliquant sur l'icône
Sur cette boîte à outils, cliquez sur l'icône "Sélection des objets" (1ère icône, en forme de
flèche blanche).
Tracez un rectangle sur le formulaire, en appuyant sur un point de départ, et en relâchant
ailleurs (ce rectangle doit inclure, même partiellement, les objets à sélectionner, comme
représenté en rouge dans l'exemple ci-contre).
Pour sélectionner plusieurs objets non contigus :
Cliquez sur un 1er objet.
Tout en maintenant la touche [MAJUSCULE] enfoncée, cliquez sur un 2ème objet, puis un
3ème, et ainsi de suite.
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Bien sûr, un [MAJUSCULE]+Clic sur un objet déjà sélectionné a pour effet de le
désélectionner.
7. Déplacer un objet
Pour déplacer un objet, en mode Création :
Cliquez sur l'objet
Placez la souris au-dessus de l'objet (celle-ci se transforme en
main noire).
Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé,
trainez l'objet à sa nouvelle position.
Relâchez la souris !
Ceci fonctionne également si vous avez au préalable sélectionné plusieurs objets (vous
retrouverez la main noire en survolant les objets sélectionnés).
Pour déplacer un intitulé sans la zone de saisie "jumelle" :
Dans la plupart des cas, une zone de saisie est jumelée à un intitulé.
Si vous déplacez l'un, vous déplacez l'autre. Voici comment
procéder pour déplacer les 2 séparément :
Cliquez sur l'un des objets (l'intitulé ou la zone de saisie).
Placez la souris en haut à gauche de l'objet (celle-ci se
transforme en index noir).
Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé,
trainez l'objet à sa nouvelle position.
8. Modifier la taille d'un objet
Pour modifier la taille d'un objet en mode Création :
Cliquez sur l'objet pour le sélectionner.
A la souris, déplacez l'une des poignées de cet objet (vers
l'intérieur de l'objet pour réduire celui-ci, vers l'extérieur
pour l'agrandir).
Augmenter/Réduire la largeur d'un objet
Augmenter/Réduire la hauteur d'un objet
Augmenter/Réduire la hauteur et la largeur d'un objet
9. Supprimer un objet sur un formulaire
Pour supprimer un objet en mode Création :
Cliquez sur l'objet à supprimer.
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Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
Si l'objet est une zone de saisie (par exemple), il sera bien sûr impossible par la suite de
renseigner correctement la table dont le formulaire dépend.
Rappel : Une fois le formulaire généré par l'Assistant, vous pouvez le personnaliser,
en modifiant les couleurs, les polices de caractères, les styles de traits, etc. Toutes ces
opérations se font en mode Création.10. Modifier les polices, tailles, couleurs...
Pour modifier l'apparence d'un objet, en mode Création :
Cliquez sur l'objet concerné pour le sélectionner.
Cliquez sur l'une des options de la barre d'outils de mise en forme (si une icône est grisée, c'est
que l'option de s'applique pas à l'objet sélectionné).
Détail des icônes :
Permet de sélectionner les objets par leur nom.
Définit la police de caractères de l'objet
Définit la taille des caractères de l'objet
Passe la police de caractères de l'objet en gras
Passe la police de caractères de l'objet en italique
Passe la police de caractères de l'objet en souligné
Cale le texte à gauche dans l'objet
Centre le texte dans l'objet
Cale le texte à droite dans l'objet
Définit la couleur de remplissage de l'objet (et également la
couleur de fond du formulaire, si celui-ci est sélectionné)
Définit la couleur du texte de l'objet
Définit la couleur de l'encadrement de l'objet
Définit l'épaisseur de l'encadrement
Définit le style d'encadrement
Les 5 dernières icônes proposent une palette de choix
que vous pouvez "détacher" de la barre d'outils, en la
prenant par la petite barre grise qui se trouve juste audessus.
La palette reste ainsi présente à l'écran, jusqu'à ce que
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vous la fermiez par la petite croix en haut 11. Ajouter des éléments sur un
formulaire
Voici un formulaire après qu'il ait été généré par l'Assistant puis personnalisé au niveau
couleurs et positionnement des champs :
Pour améliorer encore son "design", vous pouvez ajouter un certain nombre d'éléments
graphiques sur ce formulaire, ce qui donne :
12. Ajouter un intitulé (étiquette)
On appelle intitulé (ou étiquette) un texte descriptif qui ne pourra pas être modifié par
l'utilisateur. L'assistant Formulaire génère déjà un intitulé pour chaque zone de saisie (cf. tous
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les textes en noir sur le formulaire ci-dessus). Mais rien ne vous empêche d'en rajouter (cf.
tous les textes en bleu sur le formulaire).
Pour ajouter un intitulé :
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Cliquez sur l'icône Intitulé.
(ne confondez pas avec l'icône Zone de texte située à côté).
Cliquez quelque part sur le formulaire.
A l'endroit du curseur clignotant, tapez votre intitulé.
Validez par la touche [ENTREE].
Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier l'intitulé, le supprimer, le déplacer, changer son
apparence.
13. Ajouter un trait
Sur le formulaire d'exemple, un trait vertical sépare la partie Coordonnées de la partie
Contact.
Pour ajouter un trait :
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Cliquez sur l'icône Trait.
Cliquez sur le formulaire, à l'endroit d'où doit partir le trait.
Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez la souris à l'endroit où doit se
terminer le trait.
Et relâcher !
Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier le trait, le supprimer, le déplacer, changer son
apparence.
14. Ajouter un rectangle
Dans le formulaire d'exemple, un rectangle met en évidence la partie "Suvi client".
Pour ajouter un rectangle :
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Cliquez sur l'icône Rectangle.
Cliquez sur le formulaire, à l'endroit d'où doit partir le rectangle.
Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez la souris à l'endroit où doit se
terminer le rectangle.
Relâchez !
Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier le rectangle, le supprimer, le déplacer,
changer son apparence.15. Ajouter une image
Pour ajouter une image (méthode 1) :
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Cliquez sur l'icône Image.
Cliquez quelque part sur le formulaire.
Parcourez le disque de façon à vous placer dans un dossier qui contient des images.
Double-cliquez sur l'image que vous souhaitez intégrer au formulaire.
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Pour ajouter une image (méthode 2) :
Si votre ordinateur comporte le pack Office de Microsoft, il est plus facile de chercher des
images via l'utilitaire "Clipart Gallery" :
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Cliquez sur le menu Insertion, puis sur l'option Objet.
Dans la liste des objets proposés, choisissez Microsoft Clipart Gallery ou Images de la
bibliothèque.
Sélectionnez ensuite une image.
Une fois l'image sur le formulaire, faites un clic droit dessus, puis choisissez Remplacer par /
Image" (ceci améliore un peu les performances d'affichage et de gestion de l'image par
Access).
Pour éviter l'effet de découpage de l'image :
Contrairement aux logiciels classiques, Access tronque l'image lorsque vous la
redimensionnez. Voici comment régler ce petit détail :
Faites un clic droit sur l'image.
Cliquez sur l'option Propriétés.
Dans la boîte qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Format.
Dans la propriété Mode d'affichage, choisissez Echelle ou Zoom, à la place de Découpage.
16. Ajouter une liste déroulante sur un formulaire
Principe
Le formulaire Clients s'ouvre actuellement sur le 1er client saisi. On peut déjà se déplacer d'un
client à un autre via les boutons de déplacements (en bas du formulaire), mais il serait plus
facile de rechercher un client par son nom, dans une liste déroulante.
Mise en place de la liste déroulante
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Vérifiez dans cette boîte à outils que l'Assistant Contrôle
Cliquez sur l'icône Zone de liste modifiable.
Cliquez quelque part sur le formulaire. L'assistant devrait démarrer automatiquement.
1ère étape de l'assistant :
sélectionnez la 3ème option
proposée, à savoir :
2ème étape de l'assistant : sélectionnez les champs que vous souhaitez faire apparaître dans la
liste déroulante, en démarrant si possible par le champ qui sert de clef primaire. Dans notre
exemple, nous avons choisi les champs Numéro Client (clef) et Raison sociale.
3ème étape de l'assistant : conservez la colonne clef masquée, et dimensionnez éventuellement
les colonnes apparentes.
Dernière étape : définissez l'intitulé qui précèdera la liste déroulante (par ex. : Chercher un
client).
Passez en mode Formulaire pour tester votre liste déroulante.
est activé (icône enfoncée).
Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier la liste déroulante, la supprimer, la déplacer, changer
son apparence.
Conseil : Placez cette liste déroulante dans l'en-tête du formulaire. Elle sera ainsi toujours
visible et accessible pour l'utilisateur.
17. Ajouter un bouton sur un formulaire
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Principe
Dans les fiches précédentes, vous avez créé un formulaire Clients et amélioré sa présentation.
Imaginons maintenant que vous ayez un autre formulaire (frm Factures), et que vous
souhaitiez y accéder directement depuis la fiche Client. Voici comment faire, grâce au bouton
de commande.
Mis
e en place du bouton de commande
Ouvrez votre formulaire en mode Création.
Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils.
Vérifiez dans cette boîte à outils que l'Assistant Contrôle
est activé (icône enfoncée).
Cliquez sur l'icône Bouton de commande.
Cliquez quelque part sur le formulaire. L'assistant devrait démarrer automatiquement.
1ère étape de l'assistant : sélectionnez le type d'action associée au bouton.
Dans notre exemple :
2ème étape de l'assistant : sélectionnez le formulaire qui devra être ouvert par votre bouton
(par ex. : frm Factures)
3ème étape de l'assistant : choisissez le fonctionnement de votre bouton de commande.
Dans notre exemple :
4ème étape : définissez le texte ou l'image qui apparaîtra sur le bouton.
Dans notre exemple :
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Dernière étape : donnez un nom clair à votre bouton (par ex. : btnFactures)
Conseils : Placez ce bouton dans l'en-tête du formulaire. Il sera ainsi toujours visible et
accessible pour l'utilisateur. De nombreuses autres actions sont prévues dans l'assistant (ouvrir
un état en aperçu, imprimer un état directement, ouvrir une requête).
19. L'ordre de tabulation
Principe
Maintenant que vous avez modifié le formulaire (déplacé certains champs, ajouté de
nouveaux objets), il se peut que l'ordre de tabulation soit perturbé. Pour le tester, passez en
mode Formulaire (mode Utilisateur), cliquez dans la première zone de saisie, et appuyez sur
la touche [TABULATION] pour passer d'un champ à un autre. Si l'enchaînement des champs
est logique, passez cette étape. Sinon, lisez ce qui suit !
Réglage de l'ordre de tabulation
Ouvrez votre formulaire en mode
Création.
Cliquez sur le menu Affichage puis sur
l'option Ordre de tabulation.
Dans la boîte qui s'affiche, réordonnez
les champs de la façon suivante :
Cliquez sur le pavé gris à gauche d'un
champ, et relâchez (la ligne s'affiche
en noir).
Demi-cliquez à nouveau sur le pavé
gris.
Déplacez la souris vers le haut ou le
bas.
Relâchez.
N'oubliez pas de re-tester le formulaire !
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Les états
L'état permet l'impression de données. Il est proche du formulaire, mais comporte des
techniques spécifiques à l'impression.
En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat.
1. Créer un état simple
Souvent, un état sert à imprimer des données qui elles-mêmes sont produites par une requête,
rarement par une table. Ceci signifie qu'il faut souvent créer une requête avant de créer un
état.
Pour créer un état :
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Etats
Cliquez sur le bouton
Nouveau
Une boîte de dialogue apparaît
(cf. ci-contre) : cliquez sur
l'option Assistant état et, dans
la liste du bas, choisissez la
table ou la requête qui
fournissent les données au état
(dans l'exemple, la table
Clients).
Cliquez sur le bouton OK
Une 2ème boîte apparaît, sur
laquelle vous devez choisir les
champs de la table que vous
souhaitez faire apparaître sur
l'état.
o Double-cliquez sur un champ pour le faire passer à droite de la boîte (et inversement
pour le refaire passer à gauche)
o Vous pouvez également cliquer sur le bouton
pour faire passer tous les champs
de gauche à droite.
La boîte suivante vous permet de définir des niveaux de regroupement. Ignorez la pour
l'instant (cliquez sur le bouton [SUIVANT].
Une autre boîte vous permet ensuite de définir les tris dans votre état (vous
pouvez choisir de 1 à 4 champs, et leur appliquer un tri croissant ou
décroissant).
La boîte suivante vous propose de définir la présentation générale de votre
état. 3 choix sont proposés (cliquez sur l'un des 3 choix ci-contre, pour avoir
un aperçu du résultat, à partir de la table Clients).
Une autre boîte vous permet de définir le style de l'état (Administratif, Chic, Compact,
Formel...).
La dernière étape vous permet de définir le nom de l'état. Le nom de la table ou de la requête est
proposé automatiquement (ex. : tbl Clients), mais il vaut mieux redéfinir un nom pour éviter la
confusion (ex. : Etat Clients).
L'état final devrait apparaître à l'écran.
Le résultat n'est pas encore parfait (les intitulés sont parfois tronqués, les titres et couleurs
pourraient être retouchés), mais fonctionne déjà.
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2. Modifier un état existant
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Etats
Cliquez sur l'état à modifier
Cliquez sur le bouton Modifier
Faites les modifications utiles (mise en forme, position des champs...).
Enregistrez le tout.
La modification ou la suppression d'un champ de l'état peut provoquer des problèmes, si
d'autres objets en dépendent (dans des calculs sur le même état, par ex.)
3. Renommer un état
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Etats
Cliquez sur l'état à renommer
Appuyez sur la touche [F2] du clavier
Tapez le nouveau nom de l'état
Validez par la touche [ENTREE].
Le changement de nom d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres objet y font
référence (dans le cas de sous-états, d'appels par boutons de commande). Donnez plutôt un
nom définitif à votre état, dès que vous le créez.
4. Supprimer un état
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Etats
Cliquez sur l'état à supprimer
Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
Confirmez en cliquant sur le bouton Oui.
La suppression d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres états y font appel
(dans le cas de sous-états, d'appels par boutons de commande).5. Personnaliser un
état
Ajouter des éléments sur un état
Voici un état après qu'il ait été généré par
l'Assistant.
Voici le même état, après quelques retouches :
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Les différents travaux ont été
de :
rajouter une image
dans l'en-tête de l'état
modifier l'intitulé de
l'état, toujours dans
l'en-tête
centrer les autres
intitulés
« coller » les champs de la zone de détail et les encadrer, de façon à donner un effet de
quadrillage.
Toutes ces techniques sont identiques à celles utilisées pour la conception d'un formulaire.
Un état n'est pas interactif : contrairement au formulaire qui sert à saisir des valeurs, l'état ne sert qu'à
imprimer des résultats. Certains
éléments n'ont donc pas d'intérêt sur
un état :
les boutons de commande
les listes déroulantes 6. Etat de
synthèse
Principe
Un état de regroupement est une
variante de l'état tabulaire.
Il s'agit d'un tableau comportant en
plus des totaux, comme dans
l'exemple ci-dessous :
Pour créer un état de
regroupement :
Commencez
la
création de l'état
comme
indiqué
dans la création
d’un Etat.
définissez un niveau
de regroupement en
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double-cliquant sur le champ sur lequel doit se baser le regroupement (Activité, dans
l'exemple ci-contre). Vous pouvez éventuellement définir des options de regroupement (c'està-dire préciser de quelle manière regrouper les activités), en cliquant sur le bouton "Options de
regroupement".
Ensuite, définissez les tris de l'état. Si votre état de regroupement comporte des champs
numériques, vous pourrez également cliquer sur le bouton Options de synthèse, qui vous
permettra de définir des calculs sur ces champs numériques (somme, moyenne, minimum,
maximum).
Gérer les regroupements dans un état existant
Même si un état est terminé, il est possible de gérer ses regroupements (voire d'en ajouter, d'en
supprimer).
Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
Cliquez sur l'onglet Etats
Cliquez sur l'état à modifier
Cliquez sur le bouton Modifier
Cliquez sur l'icône
La boîte qui s'affiche permet de paramétrer les regroupements. Vous pouvez notamment faire
apparaître des sections supplémentaires dans l'état (en-tête de groupe = oui et pied de groupe = oui),
ce qui est utile pour définir des calculs par exemple (voir plus bas).
A titre d'exemple, voici l'état présenté plus haut, tel qu'il se décompose en mode Création :
Les différentes sections de l'état :
L'en-tête d'état est imprimé seulement une fois, sur la 1ère page de l'état.
L'en-tête de page est imprimé en haut de chaque page (il est vide dans l'exemple ci-dessus).
L'en-tête de groupe Activité est imprimé à chaque fois qu'une nouvelle activité est détectée.
On y imprime le nom de l'activité (en bleu), et les titres "Raison sociale", "Numéro Client" et
"Activité" (intitulés).
La zone de détail est imprimée pour chaque client. Si une activité regroupe 10 clients, cette
zone figurera donc 10 fois à l'impression.
Le pied de groupe Activité est imprimé après chaque activité. On en profite pour calculer le
nombre de clients pour cette activité.
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Le pied de page est imprimé en bas de chaque page. Il comporte également quelques calculs
qui ont été générés par Access.
Quelques calculs de regroupement
Dans les zones pied de groupe, pied d'état (entre autres), il est possible de définir des calculs
(l'Assistant Etat d'Access en créera peut-être certains automatiquement, mais vous pouvez en ajouter
par vous-même).
Ouvrez votre état en mode Création.
Si nécessaire, faites apparaître la boîte à outils par le menu Affichage / Boîte à outils
Dans la zone de détail, créez une zone de texte grâce à l'icône
A l'intérieur de cette zone, sur l'état, tapez le calcul, suivant les exemples ci-dessous :
Compter les clients par activités
=compte([Numéro Client])
Additionner les prix d'une facture
=somme([Prix HT])
Calculer la moyenne d'âges
=moyenne([Age])
Calculer un CA maximum
=max([CA Client])
Calculer un CA minimum
=min([CA Client])
Notes :
le nom d'un champ doit figurer entre crochets,
les fonctions elles-mêmes ressemblent aux fonctions Excel (avec des parenthèses),
un calcul placé dans le pied de groupe Activité s'effectuera sur les activités (comme dans
l'exemple ci-dessus, le nombre de clients par activité)
le même calcul placé dans le pied d'état s'imprimera sur la dernière page, et donnera la valeur
globale pour l'ensemble des clients (ex. : nombre de clients total)
Sauts de page
Voici comment procéder si vous souhaitez imprimer une page distincte par Activité :
Ouvrez l'état en mode Création
Double-cliquez sur la barre grise représentant le pied de groupe par activité.
Réglez la propriété Saut de page sur Après section.
Les macros
Une macro-commande permet l'automatisation de certains traitements (ouvrir un formulaire, une table,
fermer un formulaire...).
Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter : elles ne sont pas
paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives. Si vous avez besoin de
programmation, pensez plutôt aux modules.
Les modules
Un module est un ensemble de fonctions écrites en Visual Basic, destinées à l'automatisation de
traitements. Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macrocommandes, et permettent de construire des applications complètes à partir
d'Access.
Sécuriser une application
Principe
Sur Access, des mécanismes de sécurité permettent de partager une base de données, sans qu'un
utilisateur ne détruise tout ce que vous avez mis en place depuis 6 mois :o).
La sécurité d'une base Access est assez complexe à mettre en place. Elle repose sur un certain nombre
de principes :
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A chaque démarrage d'Access, le logiciel se connecte à un groupe de travail (WorkGroup). Ce
groupe de travail est un fichier .mdw qui définit des groupes d'utilisateurs et des utilisateurs.
Un groupe d'utilisateurs est un ensemble de personnes ayant les mêmes droits d'accès, et d'une
manière générale les mêmes caractéristiques.
Un utilisateur est une personne unique, qui va démarrer Access grâce à un compte (login) et à
un mot de passe (password).
En l'absence de réglage spécifique, Access utilise un groupe de travail par défaut
(system.mdw). Dans ce cas, vous utilisez Access en tant qu'administrateur (utilisateur ayant
tous les droits). Aucun mot de passe n'est alors demandé. Schématiquement, sécuriser une
base de données c'est changer ce groupe de travail et créer un administrateur nouveau.
Sécuriser une base de données
Voici les étapes générales pour sécuriser une base Access.
Dans les explications qui suivent, nous distinguerons l'administrateur standard (Admin, créé
automatiquement par Access) de l'administrateur final (qui sera réellement le « maître » de la base de
données, et que nous appellerons DBMaster).
Créez un nouveau groupe de travail.
A l'issue de l'opération, c'est ce groupe de travail qui est opérationnel, et plus le groupe de travail
par défaut (system.mdw).
Ouvrez une base de données quelconque (celle à sécuriser, par exemple).
Définissez un mot de passe pour
l'administrateur standard (Admin).
Cette procédure a pour but d'activer la
sécurité (si vous quittez puis redémarrez
Access, vous noterez qu'une boîte de
connexion apparaît maintenant).
Créez un utilisateur supplémentaire, qui
sera le « maître » réel de la base.
Rattachez cet utilisateur au groupe
Administrateurs.
Quittez Access et relancez le logiciel.
Connectez-vous
en
tant
qu'administrateur final (DBMaster).
Définissez un mot de passe pour
l'administrateur final (DBMaster).
Enlevez l'administrateur standard du
groupe d'administrateurs.
Il serait logique de supprimer simplement Admin... mais ça n'est pas prévu par Microsoft :o).
On se contente donc de "rétrograder" Admin au rang d'utilisateur lambda. Lancez l'Assistant
Sécurité de façon à « verrouiller » la base.
Ouvrez la nouvelle base sécurisée.
Créez au moins un nouveau groupe.
Il est conseillé de créer vos propres groupes, plutôt que de passer par le groupe Utilisateurs
existant. Ceci est dû au fait que tout utilisateur appartient au groupe Utilisateurs, et donc
bénéficie des droits de ce groupe.
Définissez les autorisations d'accès du nouveau groupe.
Créez les nouveaux utilisateurs et attachez-les au(x) groupe(s) nouvellement créé(s).
Conseils et astuces
Vous l'avez vu plus haut : on peut définir des autorisations d'accès pour un groupe
d'utilisateurs ou pour un utilisateur seul. Il est fortement conseillé de ne pas le faire pour les
utilisateurs, car la gestion des droits devient alors très lourde.
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Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, il hérite des droits combinés de ces groupes.
Supposons que Franz Kultur appartienne au groupe des Comptables et au groupe des
Stagiaires. Il pourra accéder aux données comptables, même si les stagiaires n'en ont pas
l'autorisation.
Vous pouvez en supplément définir un certain nombre d'options de démarrage (Outils /
Démarrage), utiliser des fichiers .MDE...
N'oubliez pas de tester votre base, en vous connectant en tant qu'utilisateur !
Travaux pratiques
Conception d’un document long
121
