ACADÉMIE DE NANCY METZ GROUPEMENT DE COMMANDES CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES MAINTENANCE DES INSTALLATIONS FRIGORIFIQUES APPEL D'OFFRES n° 2015-MIF/07 MAPA 16/04/2017 1 ARTICLE 1 – OBJET, ÉTENDUE ET DURÉE DU MARCHÉ Le présent marché a pour objet la vérification, l'entretien, le maintien en bon état de fonctionnement et la remise en état des installations frigorifiques énumérées et décrites sur les états joints en annexe du présent C.C.P. Les établissements concernés sont les COLLEGES et LYCEES de l’académie qui adhèrent au groupement de commande. Le présent marché est décomposé en lots, en fonction des deux zones géographiques suivantes : Lot 1 : Moselle Lot 2 : Meurthe et Moselle - Meuse - Vosges 1.1 - DÉFINITION DES PRESTATIONS Nature des prestations Le présent marché comporte deux prestations de nature différente : 1. la maintenance préventive, qui vise à assurer les opérations de maintenance et d'entretien, afin de maintenir les installations dans un état de bon fonctionnement. Elle est traitée à prix global forfaitaire. Le fournisseur présentera le calendrier annuel des visites à la prise d’ effet du marché. Le fournisseur numérotera les appareils individuellement afin d’ assurer la traçabilité des interventions. 2. les interventions ou dépannages effectués à la demande du gestionnaire de l'établissement, suite à une défaillance technique des appareils ou pour une intervention non comprise dans la maintenance préventive. Elle est traitée sur bon de commande après acceptation préalable d'un devis. Réglementation applicable Les prestations sont effectuées conformément aux dispositions réglementaires, notamment le décret 2007-737 du 7 mai 2007, codifié par décret n°2007-1467 du 12 octobre 2007 aux articles R.543-75 à R.543-123 du code de l’environnement. 1.2 - MODIFICATION DU NOMBRE D'APPAREILS A ENTRETENIR EN COURS DE MARCHÉ En cas de changement dans la nature de l'installation à entretenir (adjonction ou suppression d'appareils, modification des caractéristiques des appareils…), le marché pourra être modifié par avenant. Cet avenant précisera au minimum, outre les nouvelles dispositions introduites, la date d'effet de la modification et le nouveau prix de base de l'entretien. 1.3 - DURÉE DU MARCHÉ Le présent marché est passé pour une période d'un an, à compter du 1er janvier 2016. Il est renouvelable deux fois à sa date anniversaire, pour une nouvelle durée d'un an, conformément aux dispositions de l'article 16 alinéa 3 modifié par le décret n°2011-1000 du 25 août 2011. Le titulaire ne pourra pas s'opposer à cette reconduction. La durée totale du marché ne pourra pas excéder trois ans. En cas de non renouvellement du marché, le pouvoir adjudicateur informera par écrit le titulaire de sa décision de ne pas reconduire le marché deux mois au moins avant la fin de la durée de celui-ci. 2 ARTICLE 2 - DOCUMENTS CONTRACTUELS Le marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : a) l'acte d'engagement et ses annexes (les fiches descriptives des installations frigorifiques ) b) le présent Cahier des Clauses Particulières et ses annexes, dont l'exemplaire conservé dans les archives de l'Administration fait seul foi c) le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services (CCAG/FCS), approuvé par arrêté du 19 janvier 2009. ARTICLE 3 – MAINTENANCE PRÉVENTIVE La visite de maintenance préventive a pour objet de réduire la probabilité de défaillance du matériel et de maintenir ou de rétablir les installations dans l'état, leur permettant d'assurer leurs fonctions au meilleur r endement et de prolonger la vie des matériels en limitant les risques d'incidents. Le titulaire garantit la mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer les contrôles, les réglages, l'entretien courant et les petites réparations des installations, dans l'objectif du maintien de la fiabilité et des performances des équipements. La maintenance sera effectuée par des techniciens habilités, qui effectueront les vérifications nécessaires désignées ci-dessous selon les normes en vigueur, sur l'ensemble du matériel et des installations. La maintenance des installations sera effectuée du lundi au vendredi pendant les jours ouvrés et les heures de travail normales du titulaire. 3.1 - OPÉRATIONS PÉRIODIQUES À RÉALISER DANS LE CADRE DE LA MAINTENANCE PRÉVENTIVE Chaque visite de maintenance comprendra les opérations suivantes : Vérification générale de l’état des évaporateurs des chambres froides : - Contrôle des prises en glace des évaporateurs - Contrôle des ventilateurs et graissage - Contrôle du fonctionnement des détendeurs et réglage - Contrôle des écoulements d’eau de dégivrage -Contrôle des fuites de réfrigérant avec mise en étanchéité Vérification générale : - Nettoyage des condenseurs - Vérification des temps de dégivrage - Dépoussiérage des grilles de protection des ventilateurs et des hélices des ventilateurs d’évaporateur - Contrôle de l’humidité dans le circuit frigorifique et remplacement du filtre déshydrateur - Contrôle des réglages des pressostats de sécurité haute et basse pression - Contrôle du niveau d’huile dans le carter du moto-compresseur 3.2 - CONDITIONS D’ ÉXECUTION DE LA MAINTENANCE PRÉVENTIVE Fréquence des visites périodiques de maintenance : le titulaire aura l’obligation d’assurer deux visites d’entretien par an (une par semestre). Après concertation avec le responsable de l’ établissement, la date et l’ heure seront confirmées par mail 48 heures avant l’ intervention. A la fin de chaque visite, l'utilisateur ou son représentant signera le rapport de visite conjointement avec le technicien l'ayant effectué ainsi que la fiche d’intervention . 16/04/2017 3 Dans la semaine suivant l’ intervention, un rapport de visite détaillé (avec code inventaire) sera établi en précisant l’ état de chaque appareil, les réparations à effectuer et les devis associés. La transmission des documents liés à l’ intervention (fiche intervention, rapport de visite, contrôle étanchéïté) se fera par VOIE DÉMATÉRIALISÉE directement aux adresses mail du gestionnaire de l’ établissement et du chef de cuisine. Les travaux éventuels à réaliser suite à la visite d’entretien ne seront exécutés par le prestataire qu’après accord écrit de l’établissement. Le prestataire assure, dans le cadre de la maintenance préventive, la fourniture des produits nécessaires à la bonne exécution de ses prestations, tels que chiffon, graisse, nettoyant, ...et toutes fournitures pour les petits travaux et entretien courants. Le contrôle d’étanchéité : il sera effectué une fois par an pour les équipements frigorifiques dont la charge en fluide frigorigène est supérieure à deux kilogrammes. Le titulaire devra établir un certificat annuel de contrôle d’étanchéité. Seules les entreprises disposant d’une attestation de capacité à manipuler les fluides frigorigènes, délivrée par un organisme agréé, pourront effectuer ce contrôle. ARTICLE 4 – INTERVENTION À LA DEMANDE DE LA PERSONNE RESPONSABLE Outre les contrôles et entretiens prévus à l’article 3 ci-dessus, le titulaire s'engage à procéder aux interventions de dépannage sur site, demandées par l'utilisateur en cas de dysfonctionnement ou panne des appareils, dans les délais maximum suivants : 24 heures pour l'option 1 6 heures pour l'option 2. Le choix entre ces deux options est stipulé sur les fiches descriptives des installations jointes en annexe. La transmission des documents liés à l’ intervention (fiche intervention avec photo et numéro de l’ appareil concerné et certificat d’ étanchéïté) se feront à l’ issue de l’ intervention par VOIE DÉMATÉRIALISÉE directement aux adresses mail du gestionnaire de l’ établissement et du chef de cuisine. Aucune intervention de dépannage ne peut être considérée comme une visite de maintenance préventive, et par la même s'y substituer. Les interventions de dépannage seront facturées avec application des prix sur lequel le prestataire s'est engagé dans son offre (coût horaire des interventions hors maintenance périodique/ frais de déplacement). Elles font l’objet de factures distinctes. Le prestataire devra, pour chaque intervention, fournir un devis complet, détaillant : le coût des pièces détachées, les frais de déplacement, le coût horaire de la main d‘œuvre. Au cas où le gestionnaire constaterait que ce devis semble manifestement excessif, eu égard aux tarifs pratiqués par la concurrence, il pourra demander au prestataire une négociation des éléments du prix non fixés par le marché (coût des pièces détachées, nombre d'heures d'intervention...) En aucun cas les réparations ou travaux effectués dans ce cadre ne pourront être exécutés sans accord préalable de l'établissement. 4 ARTICLE 5 – CONDITIONS D’ ÉXÉCUTION DES PRESTATIONS 5.1 - MOYENS HUMAINS Les techniciens chargés d'exécuter les prestations de maintenance, doivent être qualifiés et formés pour i ntervenir en conformité avec les opérations prévues par le présent marchés et les prescriptions demandées par les constructeurs de chaque équipement. Lors des interventions de maintenance les techniciens devront porter une carte d’identité professionnelle et une tenue permettant d'identifier clairement l'entreprise. Ils devront utiliser les accès les plus directs, se maintenir dans les locaux désignés pour l'exécution de leurs travaux et ne pénétrer ni circuler, sous quelque prétexte que ce soit, dans les autres parties de l'établissement. La personne responsable de l’établissement ou son représentant s'engage à laisser le personnel du titulaire accéder à toute heure aux installations, afin que les prestations de maintenance préventive, de réparation ou de remplacement d'organes desdites installations soient aussi réduites que possible. Le titulaire ne peut pas exciper du fait de grève, maladie ou absence de son personnel pour ne par remplir ses obligation contractuelles. 5.2 - PETITES FOURNITURES ET PIÈCES DÉTACHÉES L’ensemble des petites fournitures est inclus dans le marché, comme mentionné à l’article 3.2. Le titulaire doit constituer un stock de pièces détachées de première urgence selon les indications de chaque constructeur de matériel. Le stock sera disponible en permanence à l'agence locale du titulaire. Il ne pourra invoquer les délais de fabrication ou de livraison pour justifier de l'immobilisation prolongée des appareils, sauf lorsque les éléments à remplacer sont d'une importance telle qu'ils ne peuvent être raisonnablement tenus en stock. Toutes les pièces seront impérativement conformes aux prescriptions des constructeurs ou spécifiées comme compatibles par ces derniers. Aucune modification technique ne peut être apportée aux installations sans que l'établissement en ait été préalablement informé et qu'il ait donné son accord. Le titulaire chargé de procéder aux modifications doit fournir les documents (plans, schémas, notices technique, notice d'utilisation, etc…) permettant la mise à jour des dossiers. 5.3 - INDISPONIBILITÉ DES APPAREILS Les travaux de réparation doivent être effectués de manière à réduire au minimum la durée d'interruption de fonctionnement des installations. Le délai contractuel de remise à disposition des installations en cas de panne est fixé à 72 heures maximum. Lorsque le titulaire prévoit que la durée d'indisponibilité réelle va dépasser la durée de base indiquée ci -dessus, il en informe le responsable de l’établissement ou son représentant et définit avec lui les moy ens à mettre en œuvre pendant cette carence. 16/04/2017 5 5.4 - DOCUMENTS D’EXPLOITATION Lors des visites de maintenance et des interventions de dépannage Le prestataire est tenu de remplir les fiches d’intervention par site et par matériel . Un rapport de visite écrit est établi dès la fin de chaque intervention, et signé par le responsable de l’établissement ou son représentant. Ce document mentionne : - le nom du technicien du prestataire -la date, l'heure d'arrivée et l'heure de départ -les résultats constatés des examens d'inspection, essais et contrôles effectués -les travaux de réparation réalisés -les pièces changées -les mesures éventuellement prises pour assurer la continuité du service et maintenir la sécurité alimentaire. Rapport annuel d’étanchéité : à établir une fois par an. 5.5 - SOUS-TRAITANCE Le titulaire du marché ne pourra recourir à la sous-traitance dans le cadre de l’exécution du présent marché sans obtenir l’accord préalable et écrit du Coordonnateur, demandé par lettre recommandée avec accusé de réception un mois avant la date prévue pour la sous-traitance. Le titulaire restera responsable des prestations sous-traitées. 5.6 - RESPONSABILITÉS Le titulaire du marché assume la direction et la responsabilité de l'exécution des prestations. En conséquence, il est seul responsable des dommages que l'exécution des prestations peut causer directement ou indirectement : - à son personnel ou à des tiers, - à ses biens, aux biens appartenant au maître d'ouvrage ou à des tiers. ARTICLE 6 – PRIX Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales, environnementales ainsi que tous les frais afférents à la manutention et à l’assurance. 6.1 - ÉTABLISSEMENT DU PRIX DANS L'OFFRE Le prix de base de l'entretien global et forfaitaire est indiqué pour chaque site dans les annexes de l'acte d'engagement (fiches descriptives des installations frigorifiques). Il correspond au total des prestations effectuées en vue d'assurer l'ensemble des prestations de maintenance et comprend : la main-d'oeuvre les frais de déplacement la fourniture du matériel de remplacement de toute nature ou origine, dans le cadre et la limite des prestations déterminées supra. Le coût des interventions de dépannage (coût horaire et frais de déplacement) est indiqué pour chaque site dans les fiches descriptives des installations frigorifiques Les prix sont fermes par période successive d’une année. Chaque année, le prix sera révisé suivant les modalités décrites ci-dessous. Le prix établi à la date limite de réception des offres est celui qui sera appliqué au 1er janvier 2016. 6 6.2 - RÉVISION DU PRIX Le prix sera révisé au 1er Janvier de chaque année à l'aide de la formule suivante : P = Po ( ICHTrev-TSt ) ( ICHTrev-TSo ) Dans laquelle : P Po ICHTrev-TSt ICHTrev-TSo = prix révisé hors T.V.A. = prix initial hors T.V.A. = indice « coût horaire du travail révisé dans l’ Industrie mécanique et électrique » identifiant 1565183 dernier indice publié à la date de révision des prix = même indice à la date limite de remise des offres Le coefficient obtenu est arrondi au millième supérieur Les indices sont publiés sur le site internet de l’INSEE www.insee.fr 6.3 - SEUIL DE DÉCLENCHEMENT La variation du prix donné par le jeu de la formule contractuelle ne sera prise en compte que si elle traduit une évolution en hausse comme en baisse supérieure à 1 %. La demande d'ajustement en hausse doit toujours être sollicitée par écrit par le fournisseur auprès du Coordonnateur. 6.4 - CLAUSE DE SAUVEGARDE Si l’augmentation de prix annuelle résultant de l’ajustement est supérieure à 3%, le Coordonnateur se réserve la possibilité de résilier le marché sans que le titulaire ne puisse prétendre à aucune indemnité. ARTICLE 7 – MODALITÉS DE RÈGLEMENT Les établissements membres du groupement se libéreront directement des sommes dues par virements postaux ou bancaires, sur production d'un mémoire établi en trois exemplaires. Les comptables chargés du paiement sont les comptables assignataires des établissements adhérents. Le paiement s'effectuera suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues à l'article 11 du Cahier des Clauses Administratives Générales. Les délais de règlement seront ceux prévus à l’article 98 du Code des Marchés Publics. 16/04/2017 7 7.1 – PRÉSENTATION DES FACTURES Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et deux copies portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et l'adresse du créancier; - le numéro de son compte bancaire ou postal, tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement (avec, pour les banques, indication de l'adresse de l'agence); - les prestations exécutées ; - le montant des prestations exécutées hors T.V.A.; - le montant total des prestations T.T.C; - la date de facturation; - le taux et le montant de la T.V.A. Les factures seront établies pour chaque établissement. Elles seront envoyées directement par le titulaire au chef d'établissement concerné, qui est chargé d’effectuer le règlement. 7.2 – MODALITÉS DE RÈGLEMENT Le paiement s'effectuera à terme échu, après transmission des rapports obligatoires de visite. ARTICLE 8 - PÉNALITÉS 8.1 - DÉLAI D’ INTERVENTION En cas de non-respect du délai d'intervention prévu à l’article 4 du présent CCP, il est appliqué, sans mise en demeure préalable, la pénalité de retard suivante : 60 Euros H.T. révisable par heure de retard. 8.2 - DÉLAI DE REMISE À DISPOSITION DES INSTALLATIONS En cas de non-respect du délai de remise à disposition des installations prévu à l’article 5.3 du présent CCP, il est appliqué, sans mise en demeure préalable, la pénalité de retard suivante : 60 Euros H.T. révisable par heure de retard. 8.3 - NON-RESPECT DES OBLIGATIONS DE MAINTENANCE PRÉVENTIVE Tout manquement dans l'exécution des opérations de maintenance préventive décrites à l’aticle 3 du présent marché, fait l'objet d'une pénalité forfaitaire par opération manquante de 100 € H.T. révisable. ARTICLE 9 – MODIFICATION DE LA LISTE DES ADHÉRENTS Les établissements concernés par le présent marché sont ceux qui figurent sur la liste jointe au présent CCP. Aucune modification de la liste ne sera admise en cours de marché, sauf en cas de création, suppression ou fusion d’établissements. ARTICLE 10 – RÈGLEMENT DES LITIGES Tout différend survenant entre un adhérent et le titulaire au sujet de la présente consultation et pour lequel aucun accord amiable n’a été trouvé, sera porté à la connaissance du Coordonnateur du groupement de commandes. En cas de litige relatif à l’exécution du marché, le droit français est seul applicable et les tribunaux français seuls compétents. 8