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EPSMR – Comité Stratégique de Développement de la Santé Mentale – Dossier Patient – 27/10/2004
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COMITE STRATEGIQUE DE DEVELOPPEMENT DE LA SANTE MENTALE
ETABLISSEMENT PUBLIC DE SANTE MENTALE DE LA REUNION
GROUPE THEMATIQUE « DOSSIER PATIENT »
Réunion du 27 octobre 2004
Etaient présents :
- Christian ALASTOR, cadre de santé
- Alberte BATTY-AMPLE, infirmière
- Pascal BOMEL, service informatique
- Eric BOULOC, psychologue clinicien
- Paul CADET, cadre de santé
- Raymond CODARBOY, cadre de santé
- Frédéric CHOMON, DIM
- Corinne COSTELET, psychologue clinicienne
- Charles DELAUNAY, directeur adjoint
- Tafika HARISOWFO, psychiatre
- Jean Marc LEROMANCER, psychiatre
- Yves LOPEZ, psychiatre
- Camille MAFFRE, cadre de santé
- Annie MAITRIAS, pharmacienne
- Ti Phuang Deng NGUYEN BORDIER, pédopsychiatre
- Evelyne NGUYEN PHUC, cadre de santé
- Georges ONDE, psychiatre
- François SAINT-ALME, cadre de santé
- Margareth SAINT-ALME, assistante sociale
- Patrick TRON, psychiatre
- Henri TURPIN, cadre de santé
- Claire VABOIS, infirmière
- Sylvette VIGNE, secrétaire médicale.
Etaient excusés :
- Gérard MOUTOU, psychiatre
- Jean Marc SIMONPIERI, médecin conseil
En introduction, Etienne BILLOT, co-animateur du groupe avec Jean Marc SIMONPIERI, rappelle la
méthode adoptée par le Comité Stratégique lors de sa réunion du 19/10/2004 :
- ouverture des groupes thématiques à tous les professionnels intéressés de l’EPSMR,
sur la base d’une participation continue aux travaux, ou d’une suppléance organisée en cas
d’absence, et d’un souci de représentation des différents métiers et services de
l’établissement. La composition des groupes peut donc évoluer dans le respect de la
progression des débats.
- Utilisation du site Internet de l’EPSMR (www.epsmr.org) pour diffuser les travaux et
réflexions, avec sensibilisation des responsables des services administratifs, techniques ou
de soins sur le nécessaire relais auprès de leurs collaborateurs.
- L’objectif des groupes (intersectorialité, dossier patient, permanence des soins) est de
présenter des fiches Action/Projet, identifiant une problématique de santé mentale ou

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d’organisation des soins psychiatriques, présentant des orientations en réponse, détaillant
les projets à mettre en œuvre, précisant l’étude de besoins et exposant les moyens
mobilisés (personnels, équipements, méthodes de travail). Ces fiches, validées par le
Comité Stratégique, constitueront la base du projet médical et d’établissement à élaborer
début 2005.
- Le groupe thématique « Dossier Patient » se réunira 4 fois, aux dates précédemment fixées,
avec présentation d’un point d’étape lors de chaque séance du Comité Stratégique :
Dossier Patient
Date
Heure
Lieu
27 octobre 2004
14H00
EPSMR
8 novembre 2004
14H00
EPSMR
16 novembre 2004
14H00
EPSMR
6 décembre 2004
14H00
EPSMR
MOTIVATION DU THEME « DOSSIER PATIENT » :
Le choix du Comité Stratégique d’inscrire le Dossier Patient comme thème prioritaire de travail pour les
équipes de l’EPSMR prend appui sur les éléments suivants :
- Compte rendu d’accréditation de l’ANAES :
« La définition d’une politique de dossier unique du patient est initiée depuis 2000. Destinée à
regrouper l’ensemble des informations établies par les professionnels, elle reste cependant mise en
œuvre de façon disparate sur le fond et sur la forme : chaque structure, chaque catégorie
professionnelle souhaitant y imprimer sa marque. La confidentialité du dossier est respectée mais sa
gestion doit garantir la coordination et l’homogénéité de la prise en charge. La mise en oeuvre de
l’évaluation, initiée en 2003, doit permettre d’évoluer vers une meilleure organisation et une meilleure
transmission des éléments du dossier entre professionnels et entre structures ». (appréciation du
collège de l’accréditation)
« Assurer la traçabilité des informations données au patient, de son consentement éclairé et de la
réflexion bénéfice/risque » (recommandation formulée par le collège de l’accréditation)
« Impliquer l’ensemble des professionnels dans la mise en œuvre d’une politique du dossier patient
garantissant la coordination et l’homogénéité de la prise en charge » (réserve formulée par le collège
de l’accréditation)
- rapport de la mission d’appui et de conseil diligentée par la DHOS :
« Considérons l’exemple du dossier patient. Il fait l’objet d’une réserve portant sur l’implication de
l’ensemble des professionnels dans la définition d’une politique. Initialement construit sous la houlette
d’un cadre soignant qui doit s’y être épuisé, il fût, nous dit-on, l’objet de multiples remaniements de la
part des médecins, non impliqués dans le projet.
Les difficultés de conception et d’utilisation devraient être d’autant plus explorées et analysées que le
dossier fait trace d’une manière de travailler ensemble, trace qui doit désormais être partagée avec le
patient. Or cette réflexion commune n’est pas organisée, l’institution s’engageant dans une nouvelle
course en avant : l’informatisation du dossier.
Gageons que les difficultés techniques inhérentes ne résoudront pas les problèmes de collaboration,
même si le cahier des charges, construit de façon un peu solitaire par le médecin du DIM, est
techniquement adéquate ».
Les travaux déjà menés au sein de l’établissement alimenteront la réflexion du groupe « Dossier
Patient ».

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ETAT DES LIEUX :
De cette première réunion, essentiellement destinée à valider un état des lieux partagé, il ressort les
points suivants :
 Le récapitulatif critique (établi par Frédéric CHOMON, médecin du DIM) du cheminement du
Dossier Patient depuis 1999 fait fortement écho dans les prises de parole des uns et des autres, et
exprime un constat en tout ou partie partagé par la communauté professionnelle de l’EPSMR :
- une succession d’outils non-pérennes et ne fédérant pas l’ensemble des utilisateurs
potentiels : dossier de soins infirmiers « classeur » (1999), dossier unique « carton » (2003)
- un éclatement du pilotage du projet : DSSI, Groupe de travail Accréditation, Cellule Qualité,
Collège de l’Information Médicale
- une multiplicité des études et audits depuis 1999
- une dispersion des thèmes abordés : dossier unique, dossier de soins, archives et circuit,
contenu du dossier patient, dossier médical, sécurité et protection des informations
médicales, circuit du médicament
- une réticence au partage de l’information
- une production importante de protocoles sans assurance de leur application et mise à jour
- un effort important de formation des personnels
 Le Dossier Patient a été l’enjeu des oppositions entre professionnels et entre services, qui se sont
poursuivies jusqu’à ce jour, malgré plusieurs décisions engageant l’établissement et ses agents.
 Constat actualisé :
- Chaque service dispose de son propre dossier patient, sous la forme « carton », constitué
d’une accumulation chronologique des traces écrites de la prise en charge.
- Chaque professionnel dispose d’une sous-partie du dossier.
- La responsabilité médicale du dossier patient, clairement posée lors de la réunion, n’a
visiblement pas trouvé à s’exprimer concrètement dans l’organisation des dossiers patients
au sein de chaque service
- Le dossier patient utilisé perd en lisibilité du fait de la superposition des outils préconisés et
des obligations légales. La sécurité du soin peut en être altérée.
- La prescription médicamenteuse ne fait pas l’objet d’un support identique pour tous les
services, sans garanties communes d’horodatage et de signature. L’harmonisation et la
sécurisation de la prescription médicamenteuse est fortement attendue par la pharmacie à
usage intérieur, afin de remplir au mieux sa mission de sécurité du médicament dans
l’hôpital.
- L’accès à l’information archivée paraît difficile, du fait notamment de la succession des outils
informatiques et des classements utilisés.
- Les outils propres à chaque catégorie de professionnels ne suscitent pas le consensus et
l’adhésion des autres. C’est particulièrement le cas des supports de transmission infirmière
(Cibles / Données / Actions / Résultats).
- L’articulation entre le dossier administratif du patient et le dossier de soins ne paraît ni
clairement définie, ni optimale.
- Le Dossier Patient est perçu, de par sa forme même, comme une standardisation de la
démarche de soins, et non comme le cadre de recueil de cette dernière. La forme
commanderait le fond, au lieu d’accueillir la diversité des approches thérapeutiques. Une
crainte de perte du sens du travail psychiatrique est exprimée.
 Informatisation du Dossier Patient :
- Un appel d’offre pour l’acquisition d’un Dossier Patient Informatisé a été lancé en 2003
après consultation des différentes instances de l’EPSMR. Il devrait aboutir à la mise à
disposition, par les postulants, de logiciels de démonstration aux fins de test dans les

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services avant désignation du fournisseur retenu. Cette procédure devait être conclue avant
fin 2004. Il est nécessaire de la suspendre dans l’attente des résultats du Comité
Stratégique.
- L’informatisation du dossier patient semble soulever des difficultés d’adaptation à l’outil
informatique pour les différents professionnels, et présenter un cadre trop rigide pour les
notes et observations produites à l’occasion du soin.
OBJECTIF ET METHODE DU GROUPE THEMATIQUE « DOSSIER PATIENT » :
Au regard du calendrier imparti au Comité Stratégique, il n’est pas envisageable d’aboutir pour la mi-
décembre 2004 à un Dossier Patient type. Par contre, il est nécessaire de reprendre en amont la
démarche en construisant un consensus de la communauté professionnelle de l’EPSMR sur :
- une politique du Dossier Patient,
- un cahier des charges, ou référentiel, partagé du Dossier Patient, permettant d’arbitrer entre
les différents outils présents sur le marché, voire de considérer les adaptations nécessaires
aux spécificités du soin psychiatrique et de l’organisation de l’EPSMR.
Les travaux prendront appui sur les référentiels et recommandations de l’ANAES, et y associeront un
examen attentif des pratiques actuelles des services, afin de s’assurer de la cohérence des
propositions avec les attentes des professionnels.
Le Docteur Patrick TRON se propose pour co-animer le groupe, aux côtés d’Etienne BILLOT et de
Jean Marc SIMONPIERI. Cette démarche, soutenue par les médecins présents, vise à garantir
l’orientation psychiatrique de la réflexion. Elle devra susciter le dialogue interdisciplinaire et
interprofessionnel, au bénéfice d’un projet partagé et fédérateur.
Le groupe thématique, en lien avec le Comité Stratégique, est le lieu de convergence des discussions
relatives au Dossier Patient, en substitution des autres cercles antérieurs de réflexion.
L’informatisation du Dossier Patient est suspendue dans l’attente des conclusions et propositions du
Comité Stratégique ; elle devra être abordée en fin de parcours, comme un outil au service d’une
politique prédéfinie, avec des modalités souples et progressives de mise en œuvre. Les enjeux de
sécurisation du circuit du médicament justifieraient, a minima, une informatisation de la prescription.
Prochaine rencontre : Lundi 8 novembre 2004 à 14H00 à l’EPSMR (Saint Paul)
Ordre du jour :
- validation du compte rendu précédent
- présentation des préconisations ANAES relatives au Dossier Patient
- examen de différents dossiers patients vierges utilisés dans les services (adulte,
enfant, intra-hospitalier et extra-hospitalier, SMPR)