agence regionale de l`hospitalisation
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1 COMITE STRATEGIQUE DE DEVELOPPEMENT DE LA SANTE MENTALE ETABLISSEMENT PUBLIC DE SANTE MENTALE DE LA REUNION GROUPE THEMATIQUE « DOSSIER PATIENT » Réunion du 27 octobre 2004 Etaient présents : - Christian ALASTOR, cadre de santé - Alberte BATTY-AMPLE, infirmière - Pascal BOMEL, service informatique - Eric BOULOC, psychologue clinicien - Paul CADET, cadre de santé - Raymond CODARBOY, cadre de santé - Frédéric CHOMON, DIM - Corinne COSTELET, psychologue clinicienne - Charles DELAUNAY, directeur adjoint - Tafika HARISOWFO, psychiatre - Jean Marc LEROMANCER, psychiatre - Yves LOPEZ, psychiatre - Camille MAFFRE, cadre de santé - Annie MAITRIAS, pharmacienne - Ti Phuang Deng NGUYEN BORDIER, pédopsychiatre - Evelyne NGUYEN PHUC, cadre de santé - Georges ONDE, psychiatre - François SAINT-ALME, cadre de santé - Margareth SAINT-ALME, assistante sociale - Patrick TRON, psychiatre - Henri TURPIN, cadre de santé - Claire VABOIS, infirmière - Sylvette VIGNE, secrétaire médicale. Etaient excusés : - Gérard MOUTOU, psychiatre - Jean Marc SIMONPIERI, médecin conseil En introduction, Etienne BILLOT, co-animateur du groupe avec Jean Marc SIMONPIERI, rappelle la méthode adoptée par le Comité Stratégique lors de sa réunion du 19/10/2004 : - ouverture des groupes thématiques à tous les professionnels intéressés de l’EPSMR, sur la base d’une participation continue aux travaux, ou d’une suppléance organisée en cas d’absence, et d’un souci de représentation des différents métiers et services de l’établissement. La composition des groupes peut donc évoluer dans le respect de la progression des débats. - Utilisation du site Internet de l’EPSMR (www.epsmr.org) pour diffuser les travaux et réflexions, avec sensibilisation des responsables des services administratifs, techniques ou de soins sur le nécessaire relais auprès de leurs collaborateurs. - L’objectif des groupes (intersectorialité, dossier patient, permanence des soins) est de présenter des fiches Action/Projet, identifiant une problématique de santé mentale ou EPSMR – Comité Stratégique de Développement de la Santé Mentale – Dossier Patient – 27/10/2004 2 Dossier Patient - d’organisation des soins psychiatriques, présentant des orientations en réponse, détaillant les projets à mettre en œuvre, précisant l’étude de besoins et exposant les moyens mobilisés (personnels, équipements, méthodes de travail). Ces fiches, validées par le Comité Stratégique, constitueront la base du projet médical et d’établissement à élaborer début 2005. Le groupe thématique « Dossier Patient » se réunira 4 fois, aux dates précédemment fixées, avec présentation d’un point d’étape lors de chaque séance du Comité Stratégique : Date Heure Lieu 27 octobre 2004 14H00 EPSMR 8 novembre 2004 14H00 EPSMR 16 novembre 2004 14H00 EPSMR 6 décembre 2004 14H00 EPSMR MOTIVATION DU THEME « DOSSIER PATIENT » : Le choix du Comité Stratégique d’inscrire le Dossier Patient comme thème prioritaire de travail pour les équipes de l’EPSMR prend appui sur les éléments suivants : - Compte rendu d’accréditation de l’ANAES : « La définition d’une politique de dossier unique du patient est initiée depuis 2000. Destinée à regrouper l’ensemble des informations établies par les professionnels, elle reste cependant mise en œuvre de façon disparate sur le fond et sur la forme : chaque structure, chaque catégorie professionnelle souhaitant y imprimer sa marque. La confidentialité du dossier est respectée mais sa gestion doit garantir la coordination et l’homogénéité de la prise en charge. La mise en oeuvre de l’évaluation, initiée en 2003, doit permettre d’évoluer vers une meilleure organisation et une meilleure transmission des éléments du dossier entre professionnels et entre structures ». (appréciation du collège de l’accréditation) « Assurer la traçabilité des informations données au patient, de son consentement éclairé et de la réflexion bénéfice/risque » (recommandation formulée par le collège de l’accréditation) « Impliquer l’ensemble des professionnels dans la mise en œuvre d’une politique du dossier patient garantissant la coordination et l’homogénéité de la prise en charge » (réserve formulée par le collège de l’accréditation) - rapport de la mission d’appui et de conseil diligentée par la DHOS : « Considérons l’exemple du dossier patient. Il fait l’objet d’une réserve portant sur l’implication de l’ensemble des professionnels dans la définition d’une politique. Initialement construit sous la houlette d’un cadre soignant qui doit s’y être épuisé, il fût, nous dit-on, l’objet de multiples remaniements de la part des médecins, non impliqués dans le projet. Les difficultés de conception et d’utilisation devraient être d’autant plus explorées et analysées que le dossier fait trace d’une manière de travailler ensemble, trace qui doit désormais être partagée avec le patient. Or cette réflexion commune n’est pas organisée, l’institution s’engageant dans une nouvelle course en avant : l’informatisation du dossier. Gageons que les difficultés techniques inhérentes ne résoudront pas les problèmes de collaboration, même si le cahier des charges, construit de façon un peu solitaire par le médecin du DIM, est techniquement adéquate ». Les travaux déjà menés au sein de l’établissement alimenteront la réflexion du groupe « Dossier Patient ». EPSMR – Comité Stratégique de Développement de la Santé Mentale – Dossier Patient – 27/10/2004 3 ETAT DES LIEUX : De cette première réunion, essentiellement destinée à valider un état des lieux partagé, il ressort les points suivants : Le récapitulatif critique (établi par Frédéric CHOMON, médecin du DIM) du cheminement du Dossier Patient depuis 1999 fait fortement écho dans les prises de parole des uns et des autres, et exprime un constat en tout ou partie partagé par la communauté professionnelle de l’EPSMR : - une succession d’outils non-pérennes et ne fédérant pas l’ensemble des utilisateurs potentiels : dossier de soins infirmiers « classeur » (1999), dossier unique « carton » (2003) - un éclatement du pilotage du projet : DSSI, Groupe de travail Accréditation, Cellule Qualité, Collège de l’Information Médicale - une multiplicité des études et audits depuis 1999 - une dispersion des thèmes abordés : dossier unique, dossier de soins, archives et circuit, contenu du dossier patient, dossier médical, sécurité et protection des informations médicales, circuit du médicament - une réticence au partage de l’information - une production importante de protocoles sans assurance de leur application et mise à jour - un effort important de formation des personnels Le Dossier Patient a été l’enjeu des oppositions entre professionnels et entre services, qui se sont poursuivies jusqu’à ce jour, malgré plusieurs décisions engageant l’établissement et ses agents. Constat actualisé : - Chaque service dispose de son propre dossier patient, sous la forme « carton », constitué d’une accumulation chronologique des traces écrites de la prise en charge. - Chaque professionnel dispose d’une sous-partie du dossier. - La responsabilité médicale du dossier patient, clairement posée lors de la réunion, n’a visiblement pas trouvé à s’exprimer concrètement dans l’organisation des dossiers patients au sein de chaque service - Le dossier patient utilisé perd en lisibilité du fait de la superposition des outils préconisés et des obligations légales. La sécurité du soin peut en être altérée. - La prescription médicamenteuse ne fait pas l’objet d’un support identique pour tous les services, sans garanties communes d’horodatage et de signature. L’harmonisation et la sécurisation de la prescription médicamenteuse est fortement attendue par la pharmacie à usage intérieur, afin de remplir au mieux sa mission de sécurité du médicament dans l’hôpital. - L’accès à l’information archivée paraît difficile, du fait notamment de la succession des outils informatiques et des classements utilisés. - Les outils propres à chaque catégorie de professionnels ne suscitent pas le consensus et l’adhésion des autres. C’est particulièrement le cas des supports de transmission infirmière (Cibles / Données / Actions / Résultats). - L’articulation entre le dossier administratif du patient et le dossier de soins ne paraît ni clairement définie, ni optimale. - Le Dossier Patient est perçu, de par sa forme même, comme une standardisation de la démarche de soins, et non comme le cadre de recueil de cette dernière. La forme commanderait le fond, au lieu d’accueillir la diversité des approches thérapeutiques. Une crainte de perte du sens du travail psychiatrique est exprimée. Informatisation du Dossier Patient : - Un appel d’offre pour l’acquisition d’un Dossier Patient Informatisé a été lancé en 2003 après consultation des différentes instances de l’EPSMR. Il devrait aboutir à la mise à disposition, par les postulants, de logiciels de démonstration aux fins de test dans les EPSMR – Comité Stratégique de Développement de la Santé Mentale – Dossier Patient – 27/10/2004 4 - services avant désignation du fournisseur retenu. Cette procédure devait être conclue avant fin 2004. Il est nécessaire de la suspendre dans l’attente des résultats du Comité Stratégique. L’informatisation du dossier patient semble soulever des difficultés d’adaptation à l’outil informatique pour les différents professionnels, et présenter un cadre trop rigide pour les notes et observations produites à l’occasion du soin. OBJECTIF ET METHODE DU GROUPE THEMATIQUE « DOSSIER PATIENT » : Au regard du calendrier imparti au Comité Stratégique, il n’est pas envisageable d’aboutir pour la midécembre 2004 à un Dossier Patient type. Par contre, il est nécessaire de reprendre en amont la démarche en construisant un consensus de la communauté professionnelle de l’EPSMR sur : - une politique du Dossier Patient, - un cahier des charges, ou référentiel, partagé du Dossier Patient, permettant d’arbitrer entre les différents outils présents sur le marché, voire de considérer les adaptations nécessaires aux spécificités du soin psychiatrique et de l’organisation de l’EPSMR. Les travaux prendront appui sur les référentiels et recommandations de l’ANAES, et y associeront un examen attentif des pratiques actuelles des services, afin de s’assurer de la cohérence des propositions avec les attentes des professionnels. Le Docteur Patrick TRON se propose pour co-animer le groupe, aux côtés d’Etienne BILLOT et de Jean Marc SIMONPIERI. Cette démarche, soutenue par les médecins présents, vise à garantir l’orientation psychiatrique de la réflexion. Elle devra susciter le dialogue interdisciplinaire et interprofessionnel, au bénéfice d’un projet partagé et fédérateur. Le groupe thématique, en lien avec le Comité Stratégique, est le lieu de convergence des discussions relatives au Dossier Patient, en substitution des autres cercles antérieurs de réflexion. L’informatisation du Dossier Patient est suspendue dans l’attente des conclusions et propositions du Comité Stratégique ; elle devra être abordée en fin de parcours, comme un outil au service d’une politique prédéfinie, avec des modalités souples et progressives de mise en œuvre. Les enjeux de sécurisation du circuit du médicament justifieraient, a minima, une informatisation de la prescription. Prochaine rencontre : Lundi 8 novembre 2004 à 14H00 à l’EPSMR (Saint Paul) Ordre du jour : - validation du compte rendu précédent - présentation des préconisations ANAES relatives au Dossier Patient - examen de différents dossiers patients vierges utilisés dans les services (adulte, enfant, intra-hospitalier et extra-hospitalier, SMPR) EPSMR – Comité Stratégique de Développement de la Santé Mentale – Dossier Patient – 27/10/2004
