Elaborer un cahier des charges pour l`informatisation du

Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Cahier des charges
Dossier de soins paramédical
V1.1
Ce document contient des explications qui se présentent sous forme de paragraphes en
bleu italique. Voir page suivante le mode d’utilisation de ce document.
Le périmètre et les objectifs du présent cahier des charges-type ont été cadrés lors d’un
comité de pilotage auquel étaient conviés :
- la Direction Générale de l'Offre de Soins (DGOS, Ministère de la Santé),
- les fédérations hospitalières,
- la Haute Autorité de Santé (HAS),
- des membres du comité de direction de l’ Agence nationale d'appui à la performance
des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP).
Le présent cahier des charges-type a été relu et validé par un comité de lecture
composé de tous les membres du comité de pilotage et de l’ASIP Santé, et dont les
participants ont apporté leurs commentaires et suggestions d’amélioration.
Les personnes suivantes ont activement contribué à l'élaboration du présent cahier
des charges-type :
-Mme Marjory ASTRIE BELLICK, Hôpital St Louis (AP-HP)
- Mme Catherine BENTO, Hôpital St Louis (AP-HP)
- M. Christophe BIONDINI, CH d'Alès
- Mme Yasmine CALISI, Hôpital St Louis (AP-HP)
- M. Jean-Pierre GRANGIER, Calydial
- Mme Elisabeth GUERZOU, CH. d'Alès
- Mme Dany HALLAN, CH de Douai
- Mme Joëlle HAMON-DOURVILLE, CHU de Caen
- M. Richard LAUMOND, Hôpital Lariboisière (AP-HP)
- Mme Marion LE ROUX
- Mme Sonia RASLE, CH de Roanne
- Mme Karine VERDIN, CH de Douai
L’ANAP tient particulièrement à remercier, pour leur participation à la relecture, la
correction et la reformulation des exigences, les personnes suivantes :
- M. Jean-François GOGLIN (FEHAP),
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
- M. François MACARY (ASIP Santé).
Ce document a été également lu par les éditeurs de logiciel, qui ont exprimé leur avis
consultatif.
Ce document-type a été élaboré sous la responsabilité d’Yves Constantinidis (ANAP),
avec la participation active de Delphine Allio, Patricia Colonnette et Nathalie Picquet
(Bull).
Il répond en priorité, pour ce premier volet, aux besoins des structures de Médecine,
Chirurgie, Obstétrique (MCO), mais peut être adapté à votre établissement, sous votre
responsabilité.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
UTILISATION DE CE DOCUMENT
Lire attentivement les instructions suivantes avant d'élaborer un
cahier des charges à partir du présent cahier des charges-type.
Ce cahier des charges-type est auto-documenté. Les paragraphes en bleu italique, tels
que celui-ci, servent à documenter les paragraphes standard (en noir).
CONSEILS DE STRUCTURATION
FEUILLE DE STYLES
Ce document est structuré selon une feuille de styles qui aide la rédaction et la
maintenance. On y trouve en particulier les styles suivants :
- Normal (en noir) : paragraphe standard, utilisé pour toutes les spécifications
fonctionnelles, non fonctionnelles, contraintes, et tout texte normalement présent dans
un cahier des charges,
- Explications (en bleu italique) : instructions et conseils d'utilisation,
- Projet (en rouge gras) : style utilisé pour des annotations provisoires, lors de
l'élaboration du cahier des charges.
- Trace (en petits caractères gris) : ce style est utilisé pour maintenir des liens de
traçabilité entre exigences, ou indiquer l'origine d'une exigence (groupe de travail,
rédacteur, etc.).
Les paragraphes de style "explication", "projet" et "trace" doivent être supprimés
avant publication du cahier des charges.
NIVEAUX DE PARAGRAPHE
Les titres de 1er et 2ème niveau, et dans une large mesure les titres de 3ème niveau,
respectent strictement le modèle Volere. Il est important de respecter cette
structuration si l'on veut profiter des possibilités d'assemblage de cahiers des
charges-types, ou de retrouver des explications supplémentaires dans la
documentation existante, en particulier sur le web.
Ne pas supprimer les titres premier et 2ème niveau. S’ils sont vides, indiquer
éventuellement « sans objet » dans le paragraphe correspondant. Ceci, pour des
raisons de maintenabilité du document.
ADAPTATION
DU
CAHIER
DES
CHARGES
D’ÉLÉMENTS DE CAHIER DES CHARGES
ET
UTILISATION
En fonction de l’objectif visé et du périmètre pressenti, il est possible de n’utiliser
qu’une partie de ce cahier des charge-types, ou de réutiliser des parties de plusieurs
cahiers des charge-types, pour composer un cahier des charges adapté.
Les cahiers des charges-types ont été conçus pour minimiser les redondances et
incohérences dans le cas d'élaboration d'un cahier des charges par assemblage de
cahiers des charges-types différents. Cependant, lors d'un tel assemblage, un travail
d'analyse et de mise en cohérence reste à faire.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
DROITS D’AUTEUR
Ce cahier des charges-type peut être librement et gratuitement utilisé par les
établissements de santé, en citant leurs sources.
L’ANAP a acquis les droits d’utilisation du modèle Volere pour l’ensemble des
établissements de santé. La phrase suivante doit être conservée telle quelle :
Nous reconnaissons que ce document utilise des éléments soumis au copyright,
provenant du Modèle de cahier des charges Volere. Copyright © 1995 – 2007 the
Atlantic Systems Guild Limited
Le cahier des charges doit comporter le nom du rédacteur et la date. Adapter le
paragraphe suivant aux procédures en vigueur dans votre établissement.
Ces spécifications ont été rédigées par XXX le XX/XX/XX
Remplacer le logo ANAP par le logo de votre établissement.
Juste avant publication du cahier des charges, supprimer tout texte d’explication (en
bleu italique).
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Table des matières
Cahier des charges.................................................................................................... 1
Dossier de soins paramédical .................................................................................... 1
Concept et objectifs du projet ................................................................................ 6
1.
Finalité du projet .......................................................................................... 7
2.
Parties prenantes au projet .........................................................................12
Contraintes externes .............................................................................................. 21
3.
Contraintes liées à l’environnement ...........................................................22
4.
Conventions de dénomination et définition des termes ..............................27
5.
Faits pertinents et hypothèses ....................................................................32
Exigences fonctionnelles ....................................................................................... 36
6.
Portée du projet ...........................................................................................37
7.
Modèle de données métier ...........................................................................41
8.
Portée de la solution (cas d’utilisation) .......................................................42
9.
Exigences fonctionnelles et exigences sur les données ...............................54
Exigences non fonctionnelles ............................................................................... 70
10.
Exigences d’apparence et de style ...............................................................71
11.
Facilité d’utilisation et facteurs humains ...................................................72
12.
Exigences de performance ...........................................................................75
13.
Exigences opérationnelles et exigences relatives à l’environnement .........79
14.
Exigences de maintenance et de support ....................................................85
15.
Exigences de sécurité...................................................................................87
16.
Exigences culturelles et politiques ..............................................................90
17.
Exigences légales .........................................................................................91
Exigences liées au projet ....................................................................................... 92
18.
Évolutions probables du projet et de l’environnement ...............................93
19.
Progiciels sur étagère ou composants commerciaux ...................................94
20.
Impacts prévus de l’acquisition du nouveau système .................................95
21.
Planning de mise en œuvre .........................................................................97
22.
Migration vers le nouveau produit ............................................................100
23.
Risques .......................................................................................................101
24.
Coûts ..........................................................................................................102
25.
Exigences de documentation utilisateur et de formation .........................103
26.
Questions et exigences mises en attente ...................................................104
27.
Idées de solutions.......................................................................................105
28.
ANNEXE : marché .....................................................................................106
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Concept et objectifs du projet
Cette première partie est fondamentale. Elle contient la raison d’être du projet et la
vision du futur système. Son élaboration conditionne la réussite du projet et nécessite
la participation active de la direction générale de l’établissement et de la CME.
Une fois rédigée, cette partie doit constituer un texte autonome pouvant être lu
indépendamment des autres parties du document.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
1. Finalité du projet
1.a.
Contexte métier du projet
1.a.1.
Préambule
L’objet de cette section consiste à préciser le pourquoi de cette consultation et quelles
en sont les grandes lignes.
À titre d’exemple :
Dans le cadre de la refonte de schéma directeur du système d’information, le
[établissement de santé X] souhaite procéder au remplacement de son logiciel de
gestion des dossiers de soins et paramédicaux. En effet, l’application actuellement
utilisée n’est plus satisfaisante pour des raisons d’obsolescence technique et
ergonomique. L'intégration dans le système d'information de l'établissement est un
enjeu majeur.
Les grandes fonctions à informatiser sont les suivantes :
DGOS/MSIOS 28/06/2011





Paramétrage du système
Création du dossier de soins paramédical
Consultation du dossier de soins paramédical
Mise à jour du dossier de soins paramédical
Partage des informations patient
Dans ce document, le terme « système » désigne le système faisant l’objet du présent
cahier des charges.
1.a.2.
Objet de la consultation
Cette section décrit le contenu de la consultation au sens « administratif » du terme.
C’est ce contenu que l’on retrouve dans les différents composants du DCE (Dossier de
Consultation des Entreprises) : Règlement particulier, CCAP, CCTP ou Programme
Fonctionnel selon le type de consultation.
Pour les établissements privés, ce chapitre doit être adapté en conséquence.
Citons à titre d’exemple :
Le marché est passé sous la forme d’un marché unique décomposé comme suit :
Progiciels
 Acquisition de licences d’utilisation du progiciel de XXXXXXXX
 Acquisition de licences d’outils techniques associés (le cas échéant)
 Intégration dans le système d'information existant
 Installation / paramétrage / assistance à la mise en place
 Reprise des données existantes
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 Formation des personnels
 Dimensionnement du (ou des) serveur(s) applicatif(s) et pré-requis techniques
(réseau, poste de travail, imprimantes)
 Maintenance (engagement sur 5 ans)
Serveurs
 Acquisition de serveurs
 Prestations de mise en place
 Transfert de compétences
 Extension de garantie / maintenance
Base de Données
 Acquisition d’un outil de gestion de base de données pour mettre en place la
solution
 Prestation de mise en place
 Maintenance
1.a.3.
L’établissement de santé
Il s’agit ici de présenter l’établissement et ses principales caractéristiques.
Détailler les items les suivants :
- Dimensionnement de l’établissement de santé (nombre de lits et places)
- Découpe en établissements géographiques (le cas échéant)
- Découpe en pôles avec composition de chaque pôle (à adapter pour les
établissements privés)
- Volumétrie : Personnel médical, personnel paramédical et administratif
- Activités de l’établissement
1.b.
Objectifs du projet
Cette section expliquer la raison pour laquelle le système va être développé ou acquis.
L’élaboration de cette section exige la participation active de la direction générale de
l’établissement.
Décrire chaque objectif en trois parties
- objectif : aussi précis et concis que possible
- enjeu : doit être ciblé sur un (voire deux ou trois) acteurs ; décrire de manière précise
l’intérêt qu’a cet acteur à l’atteinte de cet objectif
- mesure de la performance
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
1.b.1.
Objectif N°1 : Répondre au questionnement médical
GT1 07/11/2011
Bénéfices attendus
GT2 16/01/2012
Pour l’hôpital
 Garantir une meilleure visibilité sur l'activité
Pour les professionnels de santé :
 Offrir un outil d'évaluation des pratiques professionnelles
 Permettre une meilleure gestion des risques
Pour le patient
 Bénéficier d’une meilleure qualité de sa prise en charge
Indicateur de mesure
Évolution du nombre d'infections liées aux soins
Évolution des indicateurs réglementaires
1.b.2.
Objectif N°2 : Prendre en charge les besoins des patients de manière
adaptée et individualisée
Bénéfices attendus
GT2 16/01/2012
Pour l'établissement :
 Améliorer la perception du service rendu (image de marque)
 Améliorer la qualité et la sécurité de la réponse apportée au patient
Pour les professionnels de santé :
 Améliorer la satisfaction des professionnels de santé internes et externes à
l'établissement
 Fiabiliser et sécuriser la prise en charge
Pour le patient :
 Bénéficier d’une meilleure qualité de prise en charge
Indicateur de mesure
Évolution des indicateurs HAS correspondants
Satisfaction des patients dans le temps
Satisfaction des utilisateurs du système dans le temps
1.b.3.
Objectif N°3 : Partager l'information entre acteurs
GT1 07/11/2011
Bénéfices attendus
GT2 16/01/2012
Pour l’établissement :
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 Produire des indicateurs dont l’exploitation facilite le pilotage de l’établissement
de santé
 Améliorer la prise de décision
 Réduire les coûts en évitant la ressaisie d'informations et les erreurs qui peuvent
en découler (ex : redondance d'examens)
 Améliorer le délai de transmission des courriers
 Améliorer les transmissions transversales
Pour les professionnels de santé :
 Donner une meilleure visibilité de l'ensemble des soins donnés aux patients
 Améliorer l'efficacité de la continuité des soins
 Obtenir un recueil d'informations standardisées dans un objectif de recherche ou
d'évaluation
 Favoriser les échanges intra et inter établissements, mais aussi entre les
établissements et les réseaux de soins tels que la médecine de ville, les cliniques
spécialisées
Pour le patient :
 Faciliter l'accès au dossier du patient
 Disposer d'une information claire (droit à l'information dont il bénéficie)
 Alimenter le DMP par l'ajout de documents jugés utiles pour la coordination de
ses soins
Indicateur de mesure
Indicateurs d'accidents liés au soin dans le temps
1.b.4.
Objectif N°4 : Apporter une preuve irréfutable du soin
GT1 07/11/2011
Bénéfices attendus
GT2 16/01/2012
Pour l’hôpital
 Sécuriser le parcours du patient
Pour les professionnels de santé
 Prouver la pertinence du soin
 Harmoniser les pratiques
Pour le patient
 Apporter une assurance quant à la qualité de la prise en charge
Indicateur de mesure
Satisfaction des patients dans le temps
Indicateurs réglementaires dans le temps
Indicateurs financiers dans le temps
1.b.5.
Objectif N°5 : Améliorer la gestion des ressources matérielles et humaines
- 10 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
GT1 07/11/2011
Bénéfices attendus
GT2 16/01/2012
Pour l'établissement
 Rationaliser ses coûts par une optimisation de la production de soins
 Intégrer une démarche de développement durable
Pour les professionnels de santé
 Permettre un travail d'une meilleure qualité
 Placer les professionnels de santé dans leur cœur de métier
Pour le patient :
 Bénéficier d’une meilleure qualité de sa prise en charge
Indicateur de mesure
Indicateurs financiers dans le temps
Si nécessaire, adapter la formulation de ces objectifs au contexte de l’établissement.
Inclure d’autres objectifs si nécessaire. Affiner la description des indicateurs si
nécessaire. S'appuyer sur le guide de l'ANAP.
- 11 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
2. Parties prenantes au projet
Ce chapitre est fondamental. Il devra être élaboré avec soin et validé par toutes les
parties prenantes.
La désignation des intervenants métier est basée sur le « répertoire des métiers de la
fonction publique hospitalière » (DGOS) et devra donc être adapté au contexte de
l’Établissement.
2.a.
Maîtrise d’ouvrage stratégique
Modifier les titres et le nom des instances en fonction de votre établissement.
Dans certains établissements, en particulier les petits établissements, la même
personne peut jouer le rôle de maitrise d’ouvrage stratégique et opérationnelle.
L’expression « Maîtrise d’ouvrage stratégique » équivaut à « donneur d’ordres » ou
« pouvoir adjudicateur ». Remplacer si nécessaire, sans modifier l’ordre des
paragraphes.
La Direction Générale de l'Établissement est la maîtrise d’ouvrage stratégique du
projet.
Elle suit le projet et est amenée à décider des grandes orientations prises lors de
certaines des réunions du directoire.
2.b.
Maîtrise d'ouvrage opérationnelle
Indiquer qui sera le chef de projet opérationnel, en modifiant si nécessaire les
paragraphes suivants.
Modifier le titre de directeur des soins en fonction du titre en vigueur dans
l'établissement. Répercuter la modification dans tout le document.
Le chef de projet est le(la) directeur(trice) des soins : il organise et coordonne
l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des soignants.
Pour améliorer le suivi du projet et valider les choix stratégiques, il est assisté dans
sa tâche par un Comité de Pilotage constitué d'un membre de chaque métier
impliqué dans le projet et de décideurs à même de rendre les arbitrages nécessaires
à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget, révision du périmètre
du projet, révision des délais).
Le chef de projet est assisté par un comité de pilotage composé de
X
Y
Z
Préciser ici, dans les grandes lignes, la composition du Comité de Pilotage envisagé.
- 12 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
2.c.
Autres intervenants sur le projet
La réussite d’un tel projet est liée pour une grande part à la constitution d’une équipe
permanente composée d’experts métiers ; c’est ce que l'Établissement appelle les
personnes ressources ou équipe projet.
Décrire ici la composition de l’équipe « personnes ressources ».
Par exemple, pour un établissement de 200 lits :
Les autres intervenants sont
 Personnel paramédical (un kinésithérapeute, un manipulateur en électroradiologie et une IDE par exemple) à X% de leur temps
 Cadre assistant de pôle (ou cadre responsable d’unité de soins) à X% de son
temps
 Cadre de santé
 Médecin à X % de son temps
 Secrétaire médicale à X % de son temps
 Chef de projet(s) informatique(s) Maîtrise d’œuvre à X % de son temps
2.d.
Utilisateurs finaux :
GT1 07/11/2011
GT2 21/11/2011
GT2 16/01/2012
2.d.1.
Management général
Modifier la liste selon l'existant de l'établissement
 Directeur des soins
2.d.2.
Management des soins
Modifier la liste selon l'existant de l'établissement
 Cadre de santé de pôle
2.d.3.
Personnel paramédical
Modifier la liste selon l'existant de l'établissement
 Cadre de santé
 IDE
 IADE
 IBODE
 Puéricultrice
 Auxiliaire de puériculture
 Aide soignant
 Etudiant
 Personnel intérimaire
2.d.4.
Personnel transverse
- 13 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Modifier la liste selon l'existant de l'établissement
 Masseur-kinésithérapeute
 Pédicure-podologue
 Ergothérapeute
 Psychomotricien
 Orthophoniste
 Orthoptiste
 Manipulateur d'électroradiologie médicale
 Technicien de laboratoire médical
 Diététicien
 Psychologue
 Assistant de service social
2.d.5.
Médecins
Modifier la liste selon l'existant de l'établissement
 Médecin
 Interne
 Médecin intérimaire remplaçant
 Externe
Lister ici les services concernés par le projet et les effectifs par métier en remplissant
par exemple le tableau suivant :
Effectifs (personnes physiques)
Services
Management
Personnel
paramédical
Service A
Service B
Service C
- 14 -
Personnel
transverse
Médecins
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
2.e.
Persona (profils-types)
Ce paragraphe a pour but de développer des « persona », cas fictifs d’utilisation à
partir de personnes et situations réelles.
L’exemple ci-après correspond à un cas réel, fourni par un établissement de santé.
Modifier les paragraphes suivants pour les faire correspondre, autant que possible,
aux profils-types de votre établissement.
Les profils-types (infirmière du matin, de l'après-midi et de nuit) et la journée type
proposé ci-après sont représentatifs de la population des utilisateurs qui vont
majoritairement utiliser le système.
Heure
Rôle prescrit
Rôle propre
06H15
Transmissions orales avec équipe de nuit +
vérification de la planification des soins avec
priorisation (détermination des soins à réaliser
en binôme) à partir de la planification murale
et informatique.
Logistique
Livraisons :
06H30
09H00
07H00:
petites
Réalisation
des bouteilles d'eau
Tour
des
patients bilans
sanguins pain frais
(premier contact) avec si urgents + ceux des
09H00 :
nécessaire relevé des T°, sortants (avec envoi
des poids, des diurèses
instantané
par produits
pharmaceutiques
télétube)
Transport: linge sale
déchets
- 15 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
09H00
11h30
Dispensation
des
Nursing et installation, soins
infirmiers,
lever
préparation
patients Environnement (récupérer tous les Livraison
11H00 :
+ isolement (travail en résultats d'examens) repas
produits
en
binôme avec IDE en et collaboration aux dotation globale.
médicaux
fonction des besoins) tours
Vider les chambres de [respecter le temps
du repas (impératif
sortie.
horaire)]
Évacuation des déchets
et du linge sale
11h30
12h30
12h00
13h15
Nettoyage
et
remplissage des chariots
de nursing et chariots
environnement et /ou
Mise à jour du tour Livraison
chariot d'isolement
médical,
distribu- (10H00)
Décontamination
du tion, administration
matériel
et validation informatique des théraréception des navettes,
peutiques,
préparation des chariots
et mise à disposition
préparation des sorties,
Distribution des repas et
installation des patients Réajustement de la
avec aide au repas par feuille de bio-netAS,
changement
de toyage.
verres
Dispensation
des
Préparation des chariots soins infirmiers
à desserte et mise à
Désinfection
des
disposition
plans de travail.
Dessert la vaisselle du
déjeuner et verres
linge
vaisselle,
rangement
évacuation des déchets
Transmissions
13h15
13h45
Transmissions orales et réajustement des
écrits en binôme et avec l'équipe relais
Evacuation
Mise à disposition du café et de l'eau linge
Distribution du café et eau si besoin
déchets
- 16 -
:
sale
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Vaisselle et transmissions
13H15
13h45
Transmissions orales avec l'équipe relais
Planification des soins avec priorisation
(détermination des soins à réaliser en binôme)
à partir de la planification murale et
informatique
POSTE D'APRES-MIDI
13H45
14H30
Préparation du chariot
nursing
Gestion des sorties et
Vider les chambres de des entrées de l'AM
sortie
Soins en binôme aux patients (Rôle propre et
rôle prescrit)
Infos familles
14H30
17H00
Livraison
Enquête d'aversion et mise à disposition des
15H30: produits pharcollations
maceutiques
Distribution et aide à la prise des collations
Evacuation
linge
sale
et
Mise à jour de la feuille de brancard
Accueil des
programmées
17H00
18H45
déchets
entrées Accueil des entrées
programmées
Préparation des opérés Préparation des opéRéponse aux besoins rés
des patients
Contre
visites Livraison
Préparation et mise à médicales (VPA) et 18H00 : repas
disposition du potage
mise
à
jour
Réponse aux besoins
réception des navettes
des patients
et préparation, mise à
disposition
des Distribution, adminichariots repas
stration et validation
- 17 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
18H45
19H45
Distribution des repas informatique des théet
installation
des rapeutiques
patients avec aide au
repas par AS et
changement des verres
Préparation
des
chariots à desserte et
mise à disposition
Desserte des plateaux
vaisselle,
rangement
évacuation des déchets
Tour de préparation à la nuit en binôme (rôle
propre et rôle prescrit)
19H45
20H30
Nettoyage et rempotage des chariots utilisés
- linge sale
Décontamination du matériel et désinfection
- déchets
des plans de travail en salle de soins
Evacuation linge sale et déchets
20H30
20H45
Transmissions orales et réajustement des
écrits en binôme et avec l'équipe relais.
POSTE DE NUIT
20H45
21H15
21h15
24H00
Évacuation
Préparation
du
tour
de
nuit
Planification des soins avec priorisation
(détermination des soins à réaliser en binôme)
à partir de la planification murale et
informatique.
Distribution,
administration et valiPremier
tour
en
dation
informatique
binôme des patients
des thérapeutiques en
Distribution
et temps réel
installation
des
Relais des soins de
patients
pour
jour (continuité des
collations
soins)
Evacuation linge sale
Gestion des entrées et
et déchets
des
urgences
des
patients hospitalisés
- 18 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
00H00
04H00
04H00
06H15
Surveillance
des
patients
Réponse
aux
besoins
des
patients
Gestion
des
urgences
de
l'U.F.
Vérification et mise à jour des dossiers de soins
en cours et des entrées programmées
Dispensation des soins infirmiers avec
validation en temps réel
Surveillance
des
Réponse
aux
besoins
des
Gestion des urgences de l'U.F.
patients
patients
Distribution, administration et
informatique des thérapeutiques
validation
Réalisation des bilans sanguins urgents
Décontamination
désinfecté
06H15
du
matériel
utilisé
et
Évacuation :
Transmissions orales et réajustement des
écrits en binôme et avec l'équipe relais
- linge sale
06H30
- déchets
2.f. Priorités données aux utilisateurs
Ce paragraphe a pour but d’indiquer les utilisateurs « prioritaires » et « moins
prioritaires ». Le maniement de ce paragraphe peut s’avérer délicat. Indiquer
uniquement les utilisateurs prioritaires.
Les profils utilisateurs qui vont prioritairement utiliser le système sont
 Les paramédicaux
 Les cadres de santé, directeurs des soins, cadres assistant de pôle
2.g.
Participations des utilisateurs
Adapter, supprimer ou enrichir les paragraphes suivants en fonction des décisions
concernant le projet.
Les utilisateurs finaux du projet, hors personnes ressources, interviendront lors des
opérations de mise en place du service auquel ils sont rattachés en participant à des
groupes de travail. Ils participent au paramétrage, aux tests et à la recette.
Dans chaque service, un utilisateur référent sera formé en priorité à l’utilisation du
système et aura la charge de former et d'accompagner les utilisateurs de son service.
2.h.
Utilisateurs de maintenance et techniciens de service
- 19 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Modifier la liste suivante en fonction des titres en vigueur dans votre établissement.
Par exemple, responsable informatique, correspondant système d’information, etc.
Les interlocuteurs du soumissionnaire seront
 Le Directeur du Système d’Information
 Le chef de projet informatique en charge de la mise en place et la maintenance
du système
 Le chef de projet opérationnel
- 20 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Contraintes externes
Cette section spécifie les contraintes externes. Elles sont analogues aux exigences
fonctionnelles ou non fonctionnelles, mais viennent de l’extérieur du projet, et lui sont
généralement préexistantes. Elles vont peser sur la conception, la construction et
l’exploitation du système qui fait l’objet du présent cahier des charges. Elles sont
incontournables, d’où leur place en début de document.
- 21 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
3. Contraintes liées à l’environnement
Décrire les contraintes liées à l’environnement, c’est principalement décrire l’existant,
qui aura un impact sur le projet et le futur système, et que le soumissionnaire devra
prendre en compte pour élaborer sa réponse.
On ne décrira donc pas ici ce que l’on veut faire (et encore moins comment on va le
faire) mais ce qui est, et qui ne devra pas changer.
3.a.
Contraintes sur la solution
Décrire dans cette section les contraintes techniques liées à l’utilisation du produit
dans votre établissement sur le choix de la solution, hors volet technique
informatique qui est décrit plus loin. Par exemple :
-Les travaux de câblage
-La mise à niveau des équipements du réseau de l’établissement
-Des problèmes techniques de connexions au réseau sans fil (déconnexions
intempestives)
Le système devra pouvoir fonctionner sur des postes de travail ayant les
caractéristiques suivantes :
 PC portables
 PC Utilisables en bloc opératoire
 Système d’exploitation Windows
 Tablettes
 Définition des écrans 1280 x 1024
Compléter ou modifier en fonction des contraintes de l’établissement de santé.
ATTENTION : chaque contrainte réduit considérablement le nombre d'offres. On
peut anticiper sur ce qui est prévu au schéma directeur sans exagérer la contrainte.
3.b.
Environnement mis en œuvre du système actuel
3.b.1.
Serveurs
Liste des serveurs avec système d’exploitation correspondant.
3.b.2.
Environnements matériels
L’Établissement souhaite mettre en place
 Un environnement d’exploitation
 Un environnement de paramétrage et de recette
 Un environnement de formation
Compléter. Par exemple, un environnement de pré-production.
- 22 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Modifier en fonction de l’environnement de l’établissement de santé. Par exemple
remplacer « souhaite mettre en place » par les environnements déjà en place pour les
autres applications.
3.b.3.
Réseau
Aménager ce paragraphe en fonction des caractéristiques du réseau de l’établissement
de santé.
Plan du réseau
Remplir si nécessaire.
Réseau filaire
Le réseau actuel permet de disposer d’un débit de 100 Mb au niveau du poste de
travail.
Compléter.
Réseau WIFI
Le réseau WiFi fournit un débit de XXX Mbps sur un rayon de XXXX mètres en
intérieur
3.b.4.
Postes de travail
Paragraphe à aménager en fonction des caractéristiques de vos postes de travail.
Nombre et types de postes
Système d’exploitation
Outils bureautique utilisés.
Préciser si l’établissement est ouvert à la possibilité d’ajouter des postes de travail.
Configuration postes fixes
Les PC actuels disposent du système d’exploitation (XXXX) et utilisent la suite
bureautique (YYYY).
Configuration postes nomades
L'établissement dispose de terminaux graphiques de type TSE ou Citrix.
Imprimantes
Conserver l'une des deux phrases suivantes en fonction de l'infrastructure de
l'établissement:
L'établissement dispose d'imprimantes réseau.
L'établissement dispose d'imprimantes connectées directement à un poste de travail.
- 23 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Mentionner les imprimantes codes à barres s’il y en a ainsi que les formats
d’étiquettes édités.
Lister dans cette section les outils techniques utilisés et que l’établissement de santé
n’envisage pas de changer pour l’acquisition du système.
3.c.
Applications avec lesquelles le produit doit collaborer
Cette section liste les contraintes d’interface, et non les interfaces elles-mêmes.
Lister simplement les applications qui devront être interfacées avec le système à
acquérir.
Ne pas décrire ici précisément les interfaces : ceci sera abordé dans un chapitre
ultérieur.
3.c.1.
Cartographie applicative
Schéma
S’il est disponible, insérer ici un schéma de la cartographie applicative.
Liste des applications utilisées avec leur version respective (progiciels ou
applications développées en interne)
L’Établissement dispose des applications suivantes :
 Application de gestion administrative du patient
 Dossier médical informatisé
 Application de prescription
 Gestion des rendez-vous
 Transport patient
 Prise de commande de repas
Compléter ou modifier
Interfaces ou connecteurs avec leur version respective, existant entre ces
différentes applications,
Compléter.
Existence d’un logiciel médiateur (« middleware »)
Compléter et préciser s'il s'agit de logiciels de type serveur d'application, EAI, ESB,
ETL par exemple.
Liste des projets informatiques en cours (avec date prévisionnelle de mise
en place).
Compléter.
3.c.2.
Interfaçage avec progiciels existants
Le système doit reposer sur le référentiel de l'établissement constitué
- 24 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 des structures et nomenclatures de l’Établissement, géographiques, de coût, de
responsabilité médicale
 de l’ensemble des annuaires et référentiels
Le soumissionnaire précisera sa capacité à s’interfacer avec ce référentiel.
Dans le cas où l'établissement dispose d'une GAP non intégrée au système qui fait
l'objet du présent cahier des charges, conserver l'exigence suivante.
Demi-interface avec le système de gestion administrative du patient pour
les données d’identité
Dans le cas où l'établissement dispose d'une GAP indépendante, conserver l'exigence
suivante.
Le soumissionnaire décrira comment il envisage la communication d’identité et
quelles en sont les limitations.
L'exigence suivante n'est à conserver que dans le cas où l'établissement dispose d'un
dossier médical et élabore un cahier des charges pour un dossier infirmier.
Demi-interface avec le volet médical du dossier du patient
Pour accéder à des informations spécifiques du volet médical du dossier du patient.
Demi-interface avec la gestion des rendez-vous
Avec le circuit de demande de rendez-vous (prescription d’examens)
Demi-interface avec l'application de prescription
Demi-interface avec le logiciel de gestion de la carte Sesam Vitale
Demi-interface avec l'application de gestion des transports
Demi-interface avec le logiciel de prise de commande des repas
3.d.
Progiciels, logiciels de base et outils techniques
Le système doit pouvoir fonctionner en environnement client léger (CITRIX par
exemple).
Navigateurs : si le système fonctionne pour tout ou partie en technologie WEB, le
navigateur sera compatible avec (indiquer ici votre choix).
Indiquer ici votre choix
Le système doit permettre d'intégrer les outils de dictée numérique et de
reconnaissance vocale à la saisie des données et à l'outil bureautique.
3.e.
Environnement de travail prévu
On décrit ici l’environnement de travail des utilisateurs pour utiliser le produit.
Décrire toutes les caractéristiques de l’environnement susceptibles d’avoir un impact
- 25 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
sur la conception ou la mise en œuvre de la solution, ou un impact sur la manière de
travailler.
A titre d’exemple :
Les bâtiments du [établissement X] répondent aux normes antisismiques,
contraignant la mise en œuvre de la technologie wifi. Le système devra garantir
toutes ses fonctionnalités sans l'usage du wifi.
Ou, si le système est utilisé par des médecins dans les chambres, ou des IDE.
Le système devra être utilisé par un utilisateur debout.
RAPPEL : dans un cahier des charges, on n’indique pas de solutions. Indiquer des
contraintes. C’est au fournisseur de trouver la solution la plus adéquate.
3.f. Contraintes de calendrier
Préciser les contraintes en termes de calendrier que l’établissement s’est imposé ou
qui sont imposées à l’établissement. Il ne s’agit pas ici de décrire le schéma général de
mise en place de l’application avec le calendrier souhaité (traité au chapitre 21), mais
de décrire les contraintes externes, incontournables, qui pèsent sur le projet.
3.g.
Contraintes de budget
Il s’agit du budget en termes financiers et en termes de ressources.
L'établissement peut supprimer ce paragraphe s'il le souhaite.
- 26 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
4. Conventions de dénomination et définition des termes
4.a.
Définition des termes
Site du Ministère de la santé et des sports - Le répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière
Dictionnaire encyclopédique des soins infirmiers - Marguerite-Potier
Site Soins-Infirmiers.com
Activité : élément planifié du plan de soins.
Cadre responsable d'unité de soins : cadre chargé d'organiser l'activité
paramédicale, d'animer l'équipe et de coordonner les moyens d'un service de soins,
médico-technique ou de rééducation, en veillant à l'efficacité et la qualité des
prestations.
Cadre soignant de pôle : cadre chargé de décliner le projet de soin institutionnel
au sein du pôle, en relation avec le chef de pôle, de planifier, d'organiser et de
coordonner les soins / les activités d'un pôle, en veillant à l'optimisation des moyens
et équipements dédiés, dans le respect des contraintes qhse, et en manageant des
encadrants de proximité. Il met en œuvre l'évaluation de la qualité des pratiques
professionnelles du pôle.
Définition actuelle donnée par l'ANADI depuis 1986 (diagnostic infirmier)
Diagnostic infirmier : énoncé d'un jugement clinique sur les réactions aux
problèmes de santé présents et potentiels, aux processus de vie d'une personne,
d'une famille ou d'une collectivité. Ils servent de base pour choisir les interventions
de soins visant l'atteinte de résultats dont l'infirmier est responsable.
Diagramme de soins : chemin clinique qui planifie tous les soins lors d’une
séquence d’hospitalisation ou lors du parcours complet du patient dans un
établissement. Tous les actes de soins et de surveillance sont tracés sur ce document
avec l’identification de la personne qui a effectué l’acte.
Fiche de liaison : document destiné à être remis au service ou à l'établissement
receveur lors d'un mouvement du patient.
ITIL 2007 français (Exploitation de Services)
Incident majeur : La plus haute catégorie d’impact pour un incident. Un incident
majeur provoque une interruption significative du business.
Macro-cible : vision globale à un moment donné. Elle présente la personne soignée,
de façon organisée et synthétique, a une phase précise de la prise en charge (ex :
admission, départ au bloc, transfert d'une unité à une autre, départ au domicile)
permettant d'assurer un relais rapide et pertinent.
Mouvement : événement qui décrit un changement dans la situation du patient
entraînant, le cas échéant, une modification dans la responsabilité de prise en
charge, dans le contexte de sa venue dans l'établissement.
Pancarte : relevé permettant le suivi et la visualisation multi-courbes des
constantes pour la surveillance du patient.
- 27 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Paramètre : variable qualitative ou quantitative permettant d’apprécier l'état de
santé d'un patient.
Paramètres (Feuille de) : ensemble de paramètres du même type concourant à la
surveillance de l'état du patient. C'est un type de diagramme de soins.
Paramétrage : le paramétrage est le réglage des variables du système. Il désigne
également le fait de spécifier les options offertes par un logiciel.
Plan de prélèvement : vue du plan de soins limitée aux activités de prélèvements.
Plan de soins : Planning détaillé de l'ensemble des événements liés à la venue d'un
patient (soins, actes, rendez-vous, mouvement, déplacement, etc.). Ce planning
permet de suivre également la réalisation ou la non réalisation des événements
programmés.
Planification murale : Représentation globale de l’ensemble des soins sur une
journée pour un groupe de patient.
Pôle : regroupement de spécialités médicales ou de services administratifs
Prescripteur : personne autorisée à prescrire : médecin ou sage-femme
Protocole de soins : appelé aussi "Référentiel de soins" ou " Plan de soins guide",
défini par les services de soins. Il décrit des méthodes ou techniques à appliquer ou
des consignes à observer dans certaines situations de soins ou pour l’administration
de soins. Un protocole est un guide. Il ne représente pas des obligations absolues.
Recueil de données : outil d'évaluation qui intervient dans la démarche de soins.
Il permet à l'infirmier d'identifier le ou les problèmes de santé, réels ou potentiels à
l'accueil d'une personne ou lors de la réévaluation du plan de soins infirmier. C'est
une des composantes de l'évaluation infirmière.
Résumé de Soins Infirmiers : synthèse de l'activité de soins infirmiers effectuée
au cours d'un séjour hospitalier, sa structuration est à peu près similaire au résumé
de sortie standardisé. Il comprend principalement les diagnostics infirmiers du
séjour, les interventions infirmières et une mesure de l'intensité de soins.
Rôle propre de l'IDE : Dans le cadre de son rôle propre, l'infirmier ou l'infirmière
accomplit les actes ou dispense les soins tels que définis par l’article R4311-5 et
suivants du code de la santé publique, visant à identifier les risques et à assurer le
confort et la sécurité de la personne et de son environnement et comprenant son
information et celle de son entourage.
Transmission ciblée : méthode d’organisation de l’information dont la finalité est
de mettre en évidence les problèmes présentés par le malade. L’information est
structurée en "cible", événement ou problème de la personne ; en "données" qui
décrivent et précisent la cible ; en "actions" qui concernent les actions menées ou à
réaliser et en "résultats" qui décrivent les données nouvelles suite aux actions.
Thésaurus : liste organisée de termes représentant les concepts d'un domaine de la
connaissance.
- 28 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
4.b.
Abréviations et acronymes utilisés dans le projet.
Glossaire de tous les noms, acronymes et abréviations utilisés dans le document.
Pour chaque terme, écrire une définition succincte. Les parties prenantes doivent être
d’accord sur ces définitions.
ANADI
Association Nord Américaine des/pour les Diagnostics
Infirmiers
(appellation française du NANDA)
AAH
Allocation Adulte Handicapé
ALD
Affection Longue Durée
AS
Aide Soignant
ASS
Assistant de Service Social
AP
Auxiliaire de Puériculture
CCAM
Classification Commune des Actes Médicaux
CCAP
Cahier des clauses administratives particulières
CCTP
Cahier des clauses techniques particulières
CPS
Carte professionnelle de santé
CSP
Code de la santé publique
DAR
Données, Actions, Résultats
DCE
Dossier de consultation des entreprises
DCI
Dénomination Commune Internationale
DGOS
Direction générale de l'organisation des soins
DPI
Dossier patient informatisé
DSIO
Direction des systèmes d'information et de l'organisation
Enterprise Application Integration / Enterprise Service Bus
EAI / ESB
Outils et méthodes visant à permettre les échanges entre les
applications qui ne sont pas originalement conçues pour
communiquer entre elles
EHPAD
Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées
Dépendantes
ETL
Extract Transform Load
GAP
Logiciel de Gestion Administrative du Patient
HL7
Health Level 7
- 29 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
IADE
Infirmier(ère) Anesthésiste Diplômé(e) d’Etat
IBODE
Infirmier(ère) de Bloc Opératoire Diplômé(e) d'Etat
IDE
Infirmier(ère) Diplômé(e) d’Etat
IHE
Integrating the Healthcare Enterprise
INS
Identifiant National de Santé
IMS
Identité, Mouvements et Séjours
IPDE
Infirmier(ère) Puericulteur(trice) Diplômé(e) d’Etat
IPP
Identifiant permanent patient
MCO
Médecine Chirurgie, obstétrique
MOM
Mise en ordre de marche (du système)
MTEVD
Maladie, Traitements, Environnement, Vécu, Développement
NANDA
North American Nursing Diagnosis Association
NGAP
Nomenclature Générale des Actes Professionnels
PCH
Prestation de Compensation du Handicap
PMSI
Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information
RPPS
Répertoire Partagé des Professionnels de Santé
RSI
Résumé de Soins Infirmiers
SIH
Système d'information hospitalier
SSO
(Single Sign On) signature unique : méthode permettant à un
utilisateur de ne procéder qu'à une seule authentification pour
accéder à plusieurs applications informatiques
SSR
Soins de suite et Rééducation
UCD
Unités Communes de Dispensation
UF
Unité fonctionnelle
URL
(Universal Resource Locator) désigne l'adresse complète vers une
page web, telle qu'affichée dans la barre d'adresses du
navigateur
VA
Vérification d’aptitude
VPA
Visite pré-anesthésique
VSR
Vérification de service régulier
WIFI
Un réseau Wi-Fi permet de relier sans fil plusieurs appareils
informatiques, au sein d'un réseau informatique, afin de
permettre la transmission de données entre eux
- 30 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
- 31 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
5. Faits pertinents et hypothèses
Certains faits et hypothèses ont un impact sur la conception, le choix ou la mise en
œuvre du futur système. Ce sont donc des contraintes, qu’il faut décrire, au même
titre que les autres contraintes.
5.a.
Faits pertinents
Évoquer ici les faits qui s’imposent au système.
Citons par exemple :
L’établissement enregistre X dossiers de soins et paramédicaux par jour.
5.b.
Règles métier
Les règles métier sont des règles susceptibles de se transformer en exigences. Citer ici
les règles de fonctionnement qui correspondent soit à la réglementation soit à des
modes de fonctionnement interne.
Compléter si nécessaire les chapitres ci-dessous :
5.b.1.
Réglementation
La réglementation liée au volet médical du dossier du patient est traitée dans le
cahier des charges type correspondant.
ANAES EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES DANS LES ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ DOSSIER DU PATIENT : REGLEMENTATION ET RECOMMANDATIONS - JUIN 2003 Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004 relatif aux parties IV et V (dispositions réglementaires) du code de la santé publique
et modifiant certaines dispositions de ce code
Constitution du dossier de soins paramédical
Article R. 1112-2 du CSP
Le dossier de soins paramédical est une composante essentielle du dossier du
patient dont il fait partie intégrante. Il comporte le dossier de soins infirmiers ou à
défaut les informations relatives aux soins infirmiers et les informations relatives
aux soins dispensés par les autres professionnels de santé éventuellement
organisées en «sous dossiers.
Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004 relatif aux actes professionnels et à l'exercice de la profession d'infirmier
La constitution du dossier de soins infirmiers comporte notamment la contribution
au recueil de données cliniques et épidémiologiques, des informations utiles aux
autres professionnels, dont les médecins, pour poser leur diagnostic et évaluer l'effet
de leurs prescriptions.
Article R. 4311-3 du décret n° 2004-802
L'infirmier est chargé de la conception, de l'utilisation et de la gestion du dossier de
soins infirmiers.
La responsabilité de réaliser un dossier de soins infirmiers relève du rôle propre de
l’infirmier.
- 32 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Contenu du dossier de soins infirmiers
Décret n° 2004-802 du du 29 juillet 2004, Article R4311-3
L'infirmière a compétence pour prendre les initiatives et accomplir les soins qu'il
juge nécessaires conformément aux dispositions des articles R. 4311-5 et R. 4311-6.
Il identifie les besoins de la personne, pose un diagnostic infirmier, formule des
objectifs de soins, met en œuvre les actions appropriées et les évalue.
Article R4311-5
Dans le cadre de son rôle propre, l'infirmier ou l'infirmière accomplit les actes ou
dispense les soins suivants visant à identifier les risques et à assurer le confort et la
sécurité de la personne et de son environnement et comprenant son information et
celle de son entourage.
Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004, Article R. 4311-7 et R. 4311-9
L'infirmier ou l'infirmière est habilité à pratiquer les actes soit en application d'une
prescription médicale qui, sauf urgence, est écrite, qualitative et quantitative, datée
et signée, soit en application d'un protocole écrit, qualitatif et quantitatif,
préalablement établi, daté et signé par un médecin.
Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004, Article R. 4311-8 :
L'infirmier ou l'infirmière est habilité à entreprendre et à adapter les traitements
antalgiques, dans le cadre des protocoles préétablis, écrits, datés et signés par un
médecin. Le protocole est intégré dans le dossier de soins infirmiers.
Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004, Article R. 4311-14 :
En l'absence d'un médecin, l'infirmier ou l'infirmière est habilité, après avoir
reconnu une situation comme relevant de l'urgence ou de la détresse psychologique,
à mettre en œuvre des protocoles de soins d'urgence, préalablement écrits, datés et
signés par le médecin responsable. Dans ce cas, l'infirmier ou l'infirmière accomplit
les actes conservatoires nécessaires jusqu'à l'intervention d'un médecin. Ces actes
doivent obligatoirement faire l'objet d'un compte-rendu écrit, daté, signé, remis au
médecin et annexé au dossier du patient. En cas d'urgence et en dehors de la mise
en œuvre du protocole, l'infirmier ou l'infirmière décide des gestes à pratiquer en
attendant que puisse intervenir un médecin. Il prend toutes mesures en son pouvoir
afin de diriger la personne vers la structure de soins la plus appropriée à son état.
Le dossier de soins doit contenir toutes les informations pertinentes sur les
problèmes de santé, les diagnostics infirmiers, les observations pendant le séjour, les
feuilles de transmissions infirmières, les interventions de soins, les fiches de liaison
interservices, la fiche de synthèse élaborée à la sortie du patient et la fiche de liaison
pour les modalités de suivi. Toutes les informations du dossier de soins doivent être
authentifiées (signées, datées), le responsable des écrits et des actes devant être
clairement identifié (nom, fonction).
La réalisation de protocoles de soins spécifiques à la prise en charge de la douleur,
obligatoirement datés et signés par le médecin responsable et le cadre de santé du
service, doit permettre la prise en charge optimale de la douleur.
Décret n° 2004-802 du 29 juillet 2004, Article R. 4311-8
- 33 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Ces protocoles sont considérés comme des prescriptions anticipées ou des conduites
à tenir. Le protocole de lutte contre la douleur individualisé du patient, comme toute
prescription, doit être retrouvé dans le dossier du patient.
Arrêté du 22 juillet 1994 et circulaire DGS/PS3/DH/FH1 n° 96-31 du 19 janvier 1996
Les aides soignants et les auxiliaires de puériculture consignent dans le dossier de
soins leurs observations et leurs actions.
Autres dossiers de soins paramédicaux
Article R. 1112-2 du décret n° 2003-462 du 21 mai 2003
Il n'existe pas de législation imposant précisément la tenue de dossier à d'autres
professionnels de santé (kinésithérapeutes, ergothérapeutes, diététiciennes,
pédicures-podologues, orthophonistes, orthoptistes, etc.) cependant les informations
ayant trait aux soins qu’ils ont dispensés doivent être retrouvées dans le dossier du
patient.
Arrêté du 4 octobre 2000
Chaque professionnel peut constituer un sous-dossier propre à sa profession qui fera
partie intégrante du dossier du patient. Par exemple les kinésithérapeutes sont
invités à regrouper les informations concernant leurs soins dans un «sous-dossier »
de masso-kinésithérapie.
Article 3 du décret n° 97-1057 du 19 novembre 1997
Les manipulateurs d’électroradiologie médicale participent à la transmission écrite
de toutes les informations relatives aux examens et traitements auxquels ils
contribuent.
Droit d'accès au dossier de soins paramédical
Ce chapitre est traité dans le cahier des charges type Dossier médical
Gestion des autorisations et refus de soins
Ce chapitre est traité dans le cahier des charges type Dossier médical
5.b.2.
Recommandations
ANAES - recommandations pour la pratique clinique concernant le dossier du patient en masso-kinésithérapie (mars
2000) (9), en ergothérapie (mai 2001) (10) et en pédicurie-podologie (mai 2001) (11).
Guide du service de soins infirmiers, DHOS, septembre 2001 - norme 1-3 dossier de soins infirmiers
Dès l’arrivée de la personne soignée, l’infirmière ouvre un dossier de soins infirmiers
qu’elle renseignera tout au long du séjour.
L’infirmière, après chaque intervention
 note, date et signe les résultats des soins infirmiers prodigués à la personne
soignée
 note, date et signe ses observations sur l’évolution de l’état de la personne
soignée et toutes informations recueillies pouvant être utiles pour sa prise en
charge globale
L’infirmière, tout au long du séjour de la personne soignée
- 34 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 renseigne le dossier de soins infirmiers, elle veille à l’exactitude et au respect de
la confidentialité des informations notées par elle-même, par les aides-soignants,
les auxiliaires de puériculture, les aides médico-psychologiques et les stagiaires du
service infirmier
 exige que toutes les prescriptions médicales soient notées, datées et signées par
les médecins prescripteurs dans le dossier de soins infirmiers. Elle s’assure
également que toutes les informations et observations écrites soient datées et
signées
L’infirmière, lors de la sortie de la personne soignée, établit par écrit une synthèse
de la prise en charge infirmière du patient et renseigne la fiche de liaison infirmière.
5.c.
Hypothèses
Les hypothèses induisent des contraintes sur le projet et le futur système. Elles
doivent donc être décrites, de manière à orienter la réponse des candidats.
Préciser ici les évolutions prévisibles de la structure ou de l’organisation de
l’établissement pour lesquelles les décisions ne sont pas encore prises.
On peut, par exemple, préciser une évolution de la réglementation dont
l’établissement de santé a connaissance mais qui n’est pas encore en application.
On peut également émettre des hypothèses sur l’ordonnancement du déploiement, etc.
- 35 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Exigences fonctionnelles
Les exigences fonctionnelles constituent le cœur du cahier des charges. Elles décrivent
dans le détail ce que l’on attend du futur système.
Les exigences fonctionnelles décrites dans cette partie du document correspondent
fonctions les plus couramment exigées par les établissements de santé. Elles peuvent
être enrichies, modifiées ou supprimées en fonction du contexte, des objectifs et de la
situation de l’établissement.
- 36 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
6. Portée du projet
6.a.
La situation actuelle
La description de la situation actuelle sur le plan organisationnel et technique est
très importante pour la construction du futur système, puisque le candidat devra en
tenir compte pour bâtir sa réponse. Il est donc nécessaire d’analyser l’existant et de le
décrire avec soin.
Décrire ici l’organisation actuelle et les processus métiers relatifs à l’objet de la
consultation. Ne décrire que les processus impactant le projet.
6.a.1.
Organisation de l'établissement
Décrire ici l’organisation actuelle de votre établissement.
L'établissement xxx est réparti sur 3 sites
 xxx
 xxx
 xxx
6.a.2.
Périmètre du dossier de soins paramédical
Décrire ici le dossier de soins existant
- sa structure
- son contenu
- le processus de constitution, d'alimentation et de consultation
6.a.3.
Diagramme général
Le diagramme ci-dessous, très général, correspond aux besoins de la grande majorité
des établissements.
Il pourra être modifié et enrichi si nécessaire.
- 37 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Processus de prise en charge du patient en unité de soins
Patient
Hospitalisation du
patient
Secrétaire/admission
IDE
Accueil
administratif du
patient
Prescripteur
Accueil soignant
du patient dans
l’unité de soins
Recueil de
données et
analyse
Elaboration de la
prescription
médicale
Elaboration du
plan de soins (rôle
+ rôle prescrit)
Réalisation des
soins
Problème non résolu
Evaluation des
soins
Sortie du patient
Problème résolu
NB. Ce shéma ne reprend pas l’ensemble des interfaces du patient et de l’IDE en unité de soins (ex. gestion du médicament avec la pharmacie
hospitalière, de la demande et des résultats d’examens)
- 38 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
6.b.
Contexte du projet (diagramme de contexte métier)
Ce diagramme a pour objet d’identifier les flux d’informations entre les différents
acteurs et le système d’information.
Il s’agit là d’une description des frontières du système d’information, dont le
périmètre peut être plus large que le système informatique que l’on veut mettre en
place.
Comme précédemment vous pouvez reprendre ce diagramme tel quel ou le modifier en
fonction des besoins de votre établissement.
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Dossier médical
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Paramètreur
du système
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paramédical
Indicateurs, tableaux de bord
Cadre assistant de pôle
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es
i ssi o
ci b l é
ns
es
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
6.c.
Découpage en événements métiers
À partir du diagramme de contexte ci-dessus, on déduit les événements métier, c'està-dire les événements qui vont déclencher les cas d’utilisation.
Les événements métiers du système de gestion du dossier de soins paramédical sont
 Venue du patient
 Observation et évaluation du patient
 Alertes ou événements nouveaux
 Réalisation d'un soin
 Sortie du patient
- 40 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
7. Modèle de données métier
7.a.
Modèle de données
Le modèle de données est une spécification des principaux éléments ou objets métiers
ou entités ou classes relatifs au système. Il permet de clarifier ce qui fait l’objet de la
construction du système, et ainsi faire apparaître des exigences qui n’avaient pas
encore été détectées.
Sauf dans le cas où l'établissement souhaite imposer un modèle de données
particulier, laisser la phrase suivante:
Le candidat fournira un modèle de données correspondant à la solution qui fera
l'objet de sa proposition.
7.b.
Dictionnaire de données
Dictionnaire de données pour toutes les informations et flux d’informations contenus
dans le présent document.
Le candidat fournira un dictionnaire de données correspondant à la solution qui fera
l'objet de sa proposition.
- 41 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8. Portée de la solution (cas d’utilisation)
8.a.
Périmètre de la solution : diagramme de cas d’utilisation
Cette section décrit le périmètre de la solution souhaitée par l’établissement de santé.
En fonction de vos objectifs reprendre le périmètre tel quel, ou le compléter, ou
supprimer certains éléments du périmètre.
Préciser le périmètre sous forme de diagramme de cas d’utilisation, ou indiquer
« sans objet ». Les cas d’utilisation découlent du diagramme de contexte.
Dossier de soins paramédical
Recueillir les
données du patient
Etablir un
diagnostic
Planifier une
action de soins
IDE
Réaliser une
action de soins
Faire une
transmission ciblée
Surveiller le
patient (pancarte)
AS/ AP
Evaluer le patient
Editer (fiches de
liaison, RSI...)
Cadre sup. de santé
Générer un tableau
de bord
- 42 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Liste des cas d’utilisation
8.b.








Recueillir les données du patient (CU01)
Etablir un diagnostic
Planifier une action de soin (CU02 pour le cas du rôle propre)
Faire une transmission ciblée (CU03)
Surveiller le patient
Evaluer le patient
Editer (fiches de liaison, Résumé de Soins Infirmiers)
Générer un tableau de bord (CU04)
- 43 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8.c.
Cas d’utilisation de la solution
On donne dans ce paragraphe les principaux cas d’utilisation du système. Ils ne
représentent pas l’exhaustivité des exigences fonctionnelles.
Un cas d'utilisation définit une manière d'utiliser le système et permet d'en décrire
les exigences fonctionnelles. Chaque cas d'utilisation contient un ou plusieurs
scénarios qui définissent comment le système doit interagir avec les utilisateurs
(appelés ici acteurs) pour atteindre un but ou une fonction spécifique. Un acteur peut
être un humain ou un autre système externe. L’acteur principal est un humain.
Si nécessaire, enrichir les cas d’utilisation décrits. Éventuellement ajouter d’autres
cas d’utilisation.
NOTE IMPORTANTE : l’élaboration de cas d’utilisation demande un savoir-faire
spécifique. Ne pas ajouter de nouveaux cas d’utilisation sans maîtrise de cette
technique. Faire valider tout nouveau cas d’utilisation par toutes les parties
prenantes.
Acteur principal
Personne qui interagit avec le système et exécute des cas
d'utilisation
Autres acteurs
Personne(s) impactée(s) par la mise en œuvre du cas
d’utilisation
Déclencheur
L'événement qui déclenche le cas d'utilisation.
Description
Brève description du déroulement du cas d'utilisation
Préconditions
Condition qui doit être vraie pour que le cas d'utilisation
soit démarré
Postconditions
Etat du système à la fin de l'exécution de cas d'utilisation.
Flux normal
Liste des actions de l'utilisateur et du système, en
conditions normales.
Flux alternatif
Autres scénarios, numérotés "X.Y", où "X" est une étape du
flux normal.
Exceptions
Conditions d'erreur prévisible qui pourrait se produire
pendant l'exécution du cas d'utilisation, réponse du
système.
Cas inclus
Cas d’utilisation inclus dans ce cas d'utilisation (sous-cas
d’utilisation).
Fréquence
d’utilisation
Fréquence d’exécution du cas d'utilisation (par an, mois,
jour, et.)
Règles métier
Règles métier qui sont déterminantes sur ce cas
Exigences
Exigences additionnelles (par ex. temps de réponse) propres
- 44 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
particulières
à ce cas.
- 45 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8.c.1.
CU01 Recueillir les données du patient
Acteur principal
IDE, AS, AP
Autres parties prenantes
IDE, AS, AP, élèves, externes, médecins
Déclencheur
Hospitalisation d'un patient
Description
Recueil de l'ensemble des données administratives,
médicales, sociales, besoins fondamentaux, à la venue du
patient dans le service
Préconditions
Le patient est apte à répondre ou accompagné d'une
personne de confiance ou présente une fiche de liaison.
IDE est identifiée par le système.
Le patient est admis dans le service.
Garanties minimales
Traçabilité de l'ensemble des actions
Garanties en cas de succès
Le recueil est complété
Flux normal
1. L'utilisateur sélectionne le patient dans la liste des
patients de l’UF de responsabilité médicale pour lequel il
réaliser le recueil des données.
2. Le système présente à l'utilisateur les données du
patient correspondant aux droits et habilitations de
l'utilisateur.
3. L'utilisateur indique son choix de faire le recueil de
données.
4. Le système propose l'écran de recueil des données et
initialise les zones avec les informations déjà connues du
patient.
5. L'utilisateur indique son choix de saisir, modifier ou
supprimer les données.
6. Le système effectue les contrôles nécessaires
validation du recueil.
à la
7. Aucune anomalie n'est détectée, le système enregistre
les données.
Flux alternatif
5.a. L'utilisateur choisit de saisir de nouvelles données.
5.a.1. L'utilisateur saisit de nouvelles données :
 Administratives : vérification et remise à jour des
données
 Médicales : transcription des antécédents, motif
d'hospitalisation, médecin traitant et traitements
- 46 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
prescris
 Sociales : ressources matérielles et humaines
 Besoins fondamentaux au moment de l'hospitalisation
5.a.2. Le cas d'utilisation se poursuit à l'étape 6.
5.b. L'utilisateur choisit de supprimer des données
existantes.
5.b.1. L'utilisateur supprime les données du recueil des
données.
5.b.2. Le cas d'utilisation se poursuit à l'étape 6.
5.c. L'utilisateur
existantes.
choisit
de
modifier
les
données
5.c.1. L'utilisateur modifie les données du recueil des
données.
5.c.2. Le cas d'utilisation se poursuit à l'étape 6.
6.a. Le système détecte une anomalie.
6.a.1 le système signale l’anomalie
6.a.2. l'utilisateur choisit de confirmer.
d'utilisation se poursuit à l'étape 7.
Le
cas
6.a.2.a. l'utilisateur choisit
d'utilisation se termine.
Le
cas
Le
cas
d'abandonner.
6.a.2.b. l'utilisateur choisit de
d'utilisation se poursuit à l'étape 5.
Exceptions
modifier.
Une erreur survient.
Le système affiche un message d'erreur.
Le cas d'utilisation se termine.
Cas inclus
Fréquence d’utilisation
Journalière
Règles métier
Exigences particulières
Identification par code barres
- 47 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8.c.2.
CU02 Planifier une action de soins du rôle propre
Acteur principal
IDE
Autres parties prenantes
IDE, AS, personnel paramédical autre et médical
Déclencheur
Observation du patient et analyse des données
Description
L'IDE planifie un soin de son rôle propre
Préconditions
L’IDE est identifiée par le système.
Le patient est admis dans l'unité.
Les soins sont paramétrés dans le système.
Garanties minimales
Traçabilité de l'ensemble des actions
Garanties en cas de succès
La planification est enregistrée, le plan de soins du
patient est alimentée.
Flux normal
1. L'utilisateur sélectionne le patient dans la liste des
patients de l’UF de responsabilité médicale pour lequel il
souhaite planifier un soin.
2. Le système présente à l'utilisateur les données du
patient correspondant aux droits et habilitations de
l'utilisateur.
3. L'utilisateur choisit la planification du rôle propre
4. L'utilisateur sélectionne le soin à planifier.
5. Le système propose les éléments de planification.
6. L'utilisateur planifie le soin en indiquant
 la durée
 la fréquence
 le nombre d'acteurs pour réaliser le soin
 le type de matériel nécessaire à la réalisation du soin
7. L'utilisateur valide la planification.
8. Le système effectue les contrôles nécessaires à la
validation de la planification.
9. Aucune anomalie n'est détectée, le système enregistre
la planification et alimente le plan de soins du patient.
Flux alternatif
8.a. Le système détecte une anomalie.
8.a.1. le système signale l’anomalie à l'utilisateur.
8.a.2. l'utilisateur choisit de confirmer.
d'utilisation se poursuit à l'étape 9.
Le
cas
8.a.2.a.
Le
cas
l'utilisateur
- 48 -
choisit
d'abandonner.
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
d'utilisation se termine.
8.a.2.b. l'utilisateur choisit de
d'utilisation se poursuit à l'étape 4.
Exceptions
modifier.
Le
cas
Une erreur survient.
Le système affiche un message d'erreur.
Le cas d'utilisation se termine.
Cas inclus
Fréquence d’utilisation
Journalière
Règles métier
Décret de compétences
Exigences particulières
Ergonomie : visibilité du plan de soins sur 24H, sur 1
semaine
- 49 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8.c.3.
CU03 Faire une transmission ciblée
Acteur principal
IDE, AS, médecin ou intervenants transversaux
Autres parties prenantes
Tout utilisateur autorisé
Déclencheur
Acte de soin réalisé ou événement nouveau
Alerte
Description
L'IDE transcrit le DAR pour 1 acte de soin réalisé ou à
réaliser
Préconditions
IDE est identifiée par le système.
Le patient est identifié par le système.
Le patient est admis dans l'unité.
Garanties minimales
Traçabilité de l'ensemble des actions
Garanties en cas de succès
Le DAR est à jour.
Flux normal
1. L'utilisateur sélectionne le patient dans la liste des
patients de l’UF de responsabilité médicale pour lequel il
souhaite faire une transmission ciblée.
2. Le système présente à l'utilisateur les données du
patient correspondant aux droits et habilitations de
l'utilisateur.
3. L'utilisateur
indique son choix de faire une
transmission ciblée.
4. le système présente à l'utilisateur les éléments de la
transmission ciblée.
5. Le système propose une liste de cibles.
6. L'utilisateur sélectionne la cible souhaitée.
7. Le système propose les éléments de transmission DAR.
8. L'utilisateur sélectionne les éléments du DAR
 données
 actions
 résultats
9. L'utilisateur renseigne les éléments du DAR souhaités.
10. L'utilisateur valide la transmission.
11. Le système effectue les contrôles nécessaires à la
validation de la transmission.
11.
Aucune
- 50 -
anomalie
n'est
détectée,
Le
système
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
enregistre la transmission.
Flux alternatif
11.a. Le système détecte une anomalie.
11.a.1. le système signale l’anomalie à l'utilisateur.
11.a.2. l'utilisateur choisit de confirmer.
d'utilisation se poursuit à l'étape 11.
Le
cas
11.a.2.a. l'utilisateur choisit
d'utilisation se termine.
Le
cas
Le
cas
d'abandonner.
11.a.2.b. l'utilisateur choisit de
d'utilisation se poursuit à l'étape 8.
Exceptions
modifier.
Une erreur survient.
Le système affiche un message d'erreur.
Le cas d'utilisation se termine.
Cas inclus
Fréquence d’utilisation
Au fil de l'eau
Règles métier
Décret de compétences
Exigences particulières
- 51 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
8.c.4.
CU04 Générer un tableau de bord
Acteur principal
Cadre de santé
Autres parties prenantes
Déclencheur
Décision de l'institution / autre commission
Description
Mise en place du tableau de bord
Préconditions
Existence et mise à disposition d'indicateurs et de valeurs
Processus d'activité identifié, indicateurs de processus
Les activités sont identifiées par UF.
Le cadre de santé est identifié par le système.
Garanties minimales
Traçabilité de l'ensemble des actions
Garanties en cas de succès
Le tableau de bord est généré
Flux normal
1. L'utilisateur choisit la création d'un tableau de bord.
2. Le système présente les indicateurs relatifs à
l'ensemble des activités et les axes d'analyse.
3. L'utilisateur sélectionne le ou les indicateurs (*) et les
axes d'analyse (**).
4. Le système élabore le tableau de bord.
5. Le système présente le résultat.
(**) : les axes d'analyse seront à définir au préalable. A
titre d'exemple, il peut s'agir des patients (type de patient,
tranche d'âge…), de la structure des établissements (type
d'U.F….)
(**) : les indicateurs peuvent être des données "brutes" ou
des valeurs calculées (exemple : nombre de lit, nombre de
patient…)
Flux alternatif
Exceptions
Une erreur survient.
Le système affiche un message d'erreur.
Le cas d'utilisation se termine.
Cas inclus
Fréquence d’utilisation
À la demande
Règles métier
Exigences particulières
- 52 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
- 53 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
9. Exigences fonctionnelles et exigences sur les données
9.a.
Descriptif des fonctionnalités
Les exigences fonctionnelles constituent le cœur du cahier des charges. Les adapter si
nécessaire, en analysant l’impact sur les autres exigences et en maintenant la
cohérence de l’ensemble.
Pour l’élaboration d’un cahier des charges à partir de deux ou plusieurs cahiers des
charges-types,
- vérifier que la cohérence d’ensemble est maintenue.
- examiner l’impact sur les autres exigences, en particulier celles portant sur les
interfaces et des l’interopérabilité.
9.a.1.
Paramétrage
En cas de système administratif existant, fourni par un éditeur tiers, il sera interfacé
au système de gestion du dossier de soins paramédical et partagera les informations
relatives à la structure hospitalière et au personnel.
Structure de l'établissement
Le système doit permettre de paramétrer les éléments suivants :
 une ou plusieurs entités juridiques
 le ou les établissements
 les pôles d’activité clinique
 les pôles d’activité médico-technique
 les unités fonctionnelles
 les unités médicales
 les services
 les spécialités
 les plateaux techniques
 les secteurs
 les box
 les lits
Cette liste non exhaustive est donnée à titre d'exemple. Décrire précisément les
éléments de la structure en considérant les axes organisationnel, médico-économique
et géographique.
Le soumissionnaire détaillera les modalités de paramétrage et d’administration de
la structure. Il décrira les modalités de gestion de plusieurs centres hospitaliers au
sein d’une même structure.
Ces entités juridiques peuvent être considérées comme existantes ou virtuelles (cas
d’une mise en œuvre d’un partenariat avec une structure publique ou privée).
- 54 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre de paramétrer la liste des personnels, des différents
métiers avec leur affectation afin de pouvoir créer le plan d'habilitation (attribution
des droits d'accès et habilitations).
Organisation du dossier de soins paramédical
Le soumissionnaire décrira précisément l'organisation du dossier de soins
paramédical, à minima
 la structuration et l'organisation des informations du dossier
 la visualisation des informations du dossier
 l'organisation des droits d'accès des utilisateurs associés aux informations du
dossier
 la gestion des thésaurus
Soins
Le système doit permettre de paramétrer les soins pour l'établissement, pour une
spécialité, pour un service, pour une catégorie socioprofessionnelle.
Pancarte, feuilles de paramètres, paramètres
Le système doit permettre de paramétrer les paramètres.
Le système doit permettre de paramétrer des feuilles de paramètres.
Le système doit permettre de paramétrer la pancarte.
Le système doit permettre de paramétrer les feuilles de paramètres et la pancarte
pour une spécialité, un service, un pôle ou un établissement.
Le système doit permettre de paramétrer, pour un paramètre donné, ses critères de
normalité.
Transmissions ciblées
Le système doit permettre de paramétrer un thésaurus comprenant
 Les cibles
 Les données
 Les actions
 Les résultats
Alertes
Le système doit permettre de paramétrer des alertes pour le plan de soins
 alerte de modification de prescription médicale
 alerte de redondance de saisie de données
 alerte de retard de validation de l'activité
Modifier et compléter l'exigence suivante en fonction des besoins de l'établissement:
Le soumissionnaire précisera les modalités de paramétrage de ces alertes.
Le système doit permettre d'acquitter les alertes.
- 55 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Tableaux de bord
Le système doit permettre de paramétrer les tableaux de bord.
9.a.2.
Identification du patient
Ce chapitre est traité dans le cahier des charges type Dossier médical.
9.a.3.
Gestion des autorisations et des refus de soins
Ce chapitre est traité dans le cahier des charges type Dossier médical.
9.a.4.
Dossier Médical Personnel (DMP)
Ce chapitre est traité dans le cahier des charges type Dossier médical.
9.a.5.
Saisie des données du dossier de soins paramédical
Concernant les documents bureautiques du patient, le soumissionnaire détaillera les
modalités d’intégration de sa solution.
Généralités
Le système doit permettre de rattacher une donnée à un patient donné.
Le système doit permettre de rattacher une donnée du dossier de soins paramédical
à une venue donnée.
Le système doit permettre de saisir les données du dossier de soins paramédical.
Le système doit permettre de valider les données du dossier de soins paramédical.
Le système doit permettre d'alimenter un résumé de soins infirmiers à partir des
données enregistrées.
Le système doit permettre de rendre obligatoire la saisie d'une donnée.
Le système doit permettre à l'utilisateur de consulter les données du dossier de soins
paramédical.
Le système doit permettre à l'utilisateur de modifier les données du dossier de soins
paramédical.
Le système doit permettre à l'utilisateur de supprimer les données du dossier de
soins paramédical.
Le système doit permettre de visualiser l'ensemble des actions de création,
modification et suppression des données du dossier de soins paramédical.
Recherche d'informations paramédicales du patient
Le système doit permettre la recherche multicritères des informations du dossier de
soins paramédical d'un patient.
Création et mise à jour d'un document
- 56 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
La structuration du document, les informations obligatoires ou facultatives sont
différentes selon le type de document réalisé.
Le système doit intégrer des fonctions de traitement de texte via un logiciel externe
ou via des fonctions propriétaires.
Le système doit permettre de proposer à l'utilisateur des modèles de documents par
défaut.
Le système doit permettre de créer des modèles de documents.
Le système doit permettre d'associer un modèle de document
 à l’ensemble de l’établissement
 à un service
 à une spécialité
 à un type de personnel paramédical
Le système doit permettre de créer un document pour un patient donné et une
venue donnée.
Le système doit permettre d'intégrer les documents créés au dossier de soins
paramédical d'un patient. Cette intégration permettra de relier entre elles les
actions des différents professionnels intervenant sur un même dossier et de les tenir
informés en temps réel.
Le système doit permettre de créer un document depuis un document type.
Le système doit permettre de créer un document sous forme de texte libre.
Le système doit permettre de créer un document en intégrant des données
enregistrées issues de l'ensemble du dossier patient.
Le système doit permettre la génération automatique de documents à partir des
données enregistrées.
Le système doit permettre à l'utilisateur de consulter un document selon ses droits
et habilitations et selon le statut du document : en cours, enregistré, validé.
Le système doit permettre à l'utilisateur de modifier un document selon ses droits et
habilitations et selon le statut du document.
Le système doit permettre à l'utilisateur de supprimer un document selon ses droits
et habilitations et selon le statut du document.
Le système doit permettre de visualiser l'ensemble des actions de création,
modification et suppression du document.
Edition et envoi d'un document
Le système doit permettre d'assurer le publipostage d'un document en sélectionnant
les données enregistrées relatives au(x) destinataire(s) ou par ajout manuel.
Le système doit permettre l'édition automatique d'un document au format papier.
- 57 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre l'envoi automatique d'un document par messagerie de
manière sécurisée.
Le système doit permettre d'éditer un document manuellement.
Le système doit permettre d'envoyer manuellement un document par messagerie de
manière sécurisée.
Recherche de documents
Le système doit proposer différents modes de recherche de documents en prenant
en compte les différents éléments liés au patient à ses venues et aux documents.
Import de documents des correspondants extérieurs
Le système doit permettre l'import de documents de correspondants extérieurs.
Le système doit permettre de rattacher un document importé à un patient.
Le système doit permettre de rattacher un document importé à la venue d'un
patient.
Accès (ou imports) aux résultats des systèmes satellites
Le système doit permettre l'accès aux images numérisées du serveur d’images.
Le système doit permettre la réception des examens de laboratoire.
Équipements biomédicaux
Le système doit permettre la réception d’informations provenant des équipements
biomédicaux.
Le système doit permettre d'intégrer au dossier de soins paramédical, les données
des appareils biomédicaux.
9.a.6.
Diffusion des informations du dossier de soins paramédical
Reformuler l'exigence suivante (en l'état, elle est trop vague) en fonction des
spécificités de l'établissement. Préciser autant que possible les formats et mécanismes
d’export.
Le système doit offrir la possibilité de paramétrer des exports compatibles avec des
réseaux de santé territoriaux, régionaux ou nationaux.
9.a.7.
Accueil du patient et recueil de données
Ce chapitre traite de l'ensemble des informations administratives, sociales et
soignantes requises pour la prise en charge du patient. Il précise les exigences
relatives au recueil de données que le personnel paramédical doit effectuer à l'entrée
du patient dans le service.
En cas de système de gestion administrative existant et/ou de système de gestion du
dossier médical existant, il(s) sera(ont) interfacé(s) au système gestion du dossier de
soins paramédical et partagera(ont) les informations relatives à l'accueil du patient.
- 58 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre de visualiser, saisir et modifier les informations
suivantes :
Modifier et compléter en fonction des besoins de l'établissement
 Le nom et les coordonnées de la personne à prévenir
 Le nom et les coordonnées de la personne de confiance
 Le nom et les coordonnées du médecin traitant
 Le nom et les coordonnées des autres correspondants médicaux
 Le nom et les coordonnées des correspondants paramédicaux
 L'inventaire des objets du patient et le dépôt de valeur
 Les antécédents médico-chirugicaux et les allergies connues
 Les intolérances médicamenteuses
 Les vaccinations
 Les traitements en cours
 Les facteurs de risques identifiés
 Les habitudes de vie du patient
 La situation familiale, professionnelle et sociale
 La situation juridique
 L'évaluation des besoins fondamentaux du patient selon Virginia Henderson
 L'évaluation de la dépendance du patient
 Les données physiopathologiques
 L'évaluation de l'état de conscience
 L'évaluation de l'état cutané
 Le régime alimentaire
 Les appareillages : prothèses, appareils auditifs, lunette, sonde, perfusions
 Le motif d'admission
Le système doit permettre de créer un recueil de données spécifique à un service ou
à une spécialité de l'établissement.
Le système doit permettre de créer une transmission ciblée à partir de données
saisies dans le recueil.
9.a.8.
Paramètres et pancarte
Le recueil de paramètres présente un ensemble de données fixes et évolutives relatives
à chaque patient.
Le système doit permettre de saisir les paramètres suivants :
Modifier et compléter en fonction des besoins de l'établissement
 Température
 Pulsations
 Fréquence respiratoire
 Tension artérielle
 Diurèse
 Poids
- 59 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 Taille
 Saturation en oxygène
 Drainages
 Glycémie capillaire
 Échelle d’évaluation de la douleur
 Aspect et fréquence des urines
 Aspect et fréquence des selles
 Aspect et fréquence des vomissements
 Redons
 Pupilles
 Bandelettes urinaires
 Mesure des aspirations digestives
 Différents périmètres (crânien, abdominal, membres supérieurs et inférieurs,
autres)
 Suivi alimentaire (ingesta)
 Données spécifiques à la pathologie (surveillance neurologique)
Lorsque l'utilisateur saisit une valeur située hors des critères de normalité d'un
paramètre, le système doit déclencher une alerte.
Le système doit permettre l'affichage des paramètres sous forme de courbes ou de
graphiques.
Le système doit permettre de saisir un paramètre à partir d'une courbe ou d'un
graphique.
Le système doit permettre de saisir un paramètre à partir d'une feuille de
paramètres, de la pancarte ou à partir du plan de soins du patient.
Le système doit permettre de personnaliser l'affichage des informations de la feuille
de paramètres.
Le système doit permettre de personnaliser l'affichage des paramètres de la
pancarte.
Le système doit permettre à l'utilisateur de modifier l'échelle de temps des feuilles
de paramètres et de la pancarte.
Le système doit permettre de visualiser les paramètres pour un patient donné ou
pour un groupe de patients.
Le système doit permettre d'intégrer des paramètres monitorisés, issus d'appareils
de surveillance.
Le système doit permettre de superposer l'affichage d'une partie des paramètres et
d'une partie du plan de soins.
Le système doit permettre de superposer l'affichage d'une partie des paramètres et
les transmissions ciblées.
9.a.9.
Transmissions ciblées
Ce chapitre traite de l'ensemble des principes relatifs aux transmissions ciblées
Le système doit permettre de réaliser les transmissions ciblées sous forme DAR.
- 60 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Pour une transmission ciblée donnée, le système doit permettre d'ouvrir et de fermer
une cible, de saisir une ou plusieurs données, une ou plusieurs actions et un ou
plusieurs résultats.
Pour toute intervention sur un élément d'une transmission ciblée, le système doit
enregistrer et afficher
 le nom de l'utilisateur
 la date et l'heure de la saisie
 si les cibles sont structurées par famille, la famille de cible
Le système doit permettre à l'utilisateur de visualiser l'ensemble des interventions
effectuées sur la transmission ciblée.
Le système doit permettre à l'utilisateur de sélectionner dans une liste l'ensemble
des cibles, données, actions et résultats.
Pour l'ensemble des cibles, données, actions et résultats, le système doit permettre
leur saisie en texte libre.
Le système doit permettre de visualiser l'ensemble des actions réalisées pour une
transmission ciblée donnée.
Le système permet de visualiser les transmissions ciblées pour un patient donné,
pour un groupe de patients ou pour un service.
Le système doit permettre à l'utilisateur de filtrer les transmissions ciblées
 par cible
 par état des cibles
 par famille de cibles
Le système doit permettre d'effectuer une transmission ciblée à partir d'une feuille
de paramètres.
Le système doit permettre de réaliser une transmission ciblée à partir des données
saisies dans la pancarte.
Le système doit permettre d'effectuer une transmission ciblée à partir des données
saisies dans le plan de soins.
Le système doit permettre la planification d'une activité à partir des actions d'une
transmission ciblée.
9.a.10.
Diagnostics infirmiers
Le système doit permettre de saisir des diagnostics infirmiers dans un thésaurus.
Supprimer l'exigence suivante pour augmenter la contrainte
Le système doit permettre de saisir des diagnostics infirmiers sous forme de texte
libre.
Le système doit permettre à l'utilisateur d'établir une nomenclature de diagnostics
infirmiers personnalisée.
Le système doit permettre d'associer une observation à un diagnostic.
- 61 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre d'associer aux diagnostics infirmiers des plans de soins
guides décrivant la démarche et le groupe de soins à prescrire et à dispenser.
Le système doit permettre de paramétrer des plans de soins guides ou protocoles en
fonction des habitudes de travail de l'équipe soignante.
9.a.11.
Plan de soins
Constitution du plan de soins
Le système doit constituer automatiquement le plan de soins à partir
 des prescriptions médicales
 des planifications infirmières
 des protocoles médicaux
 des procédures infirmiers
 de la fonction de gestion des rendez-vous
 de la saisie d’actions ponctuelles réalisée par un membre de l'équipe
paramédicale
Planification relevant du rôle propre de l'IDE
Le système doit permettre la réalisation de la planification relevant du rôle propre
de l'IDE.
Le système doit permettre la modification de la planification relevant du rôle propre
de l'IDE.
Le système doit permettre la suspension de la planification relevant du rôle propre
de l'IDE.
Le système doit permettre l'arrêt définitif de la planification relevant du rôle propre
de l'IDE.
Le système doit permettre la reprise d’une planification relevant du rôle propre de
l'IDE.
Pour la planification relevant du rôle propre de l'IDE, le système doit prendre en
compte les données suivantes :
 date et Heure de création/modification de la planification du rôle propre
 signature de la planification du rôle propre
 identification des objectifs de soins de la planification du rôle propre
 libellé de l’acte infirmier
 code de l’acte de soins (éventuellement invisible) rattaché à l’étude de charge en
soins et au relevé d’activité
 fréquence d’exécution de l’acte
 durée de l’acte (associé à la charge en soins)
 note associée à l’acte
 note associée à la planification du rôle propre
 nom du protocole s'il s'agit d'une planification dans le cadre d'un protocole.
- 62 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 statut de la planification du rôle propre
 heure prévisionnelle d’exécution de l’acte
Le système doit permettre de visualiser l'ensemble des actions ayant concouru à la
réalisation d'une prescription (historique).
Visualisation du plan de soins
Généralités
Le système doit permettre de visualiser en permanence les informations du patient
suivantes :
Modifier ou compléter si nécessaire
 le nom du patient
 le prénom du patient
 la date de naissance
 l'âge du patient
 le sexe du patient
 la localisation du patient (chambre, lit)
 le type d'isolement s'il existe
 le type de prise en charge particulière, si elle existe
Le système doit permettre de visualiser pour chaque activité du plan de soins
Modifier ou compléter si nécessaire
 le libellé de l’activité
 le type d’activité
 la durée et la fréquence de l'activité
 les dates, créneaux horaires et heures planifiés pour l’activité
 le statut de l’activité (à faire, réalisée, annulée, urgente, à la demande)
 la date de la demande, le nom du demandeur ou prescripteur
 la date et l'heure de réalisation de l’activité, le nom du réalisateur
 l'identification de la prescription associée
 l'identification du protocole associé
 la durée et la fréquence de la prescription
 le renouvellement éventuel de la prescription
 les conditions de réalisation ou d’administration
 les soins délégués éventuels
Le système doit permettre de visualiser le plan de soins
Modifier ou compléter si nécessaire
 par unité
 par service
 pour une période donnée
 par type d'activités
 par statut d'activité
 par type de soins
- 63 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre de visualiser le plan de soins selon une période définie
par l'utilisateur.
Le système doit permettre à l'utilisateur de modifier l'échelle de temps du plan de
soins.
Le système doit permettre, à partir du plan de soins, de visualiser si le patient peut
s’absenter du service.
Le système doit permettre, à partir du plan de soins, de visualiser "l’indisponibilité
du patient" : s’il est absent du service pour un acte (par exemple : acte opératoire,
radiologie, exploration, consultation interne).
Le système doit permettre de visualiser les informations relatives au patient.
Le système doit afficher en temps réel les alertes dans le plan de soins
Modifier ou compléter si nécessaire
 indication d'une nouvelle prescription
 indication de la modification d'une prescription
 alarme sur les redondances de saisie dans le temps (répétitions après un
intervalle de temps trop court)
 alarme sur les redondances de signification, par exemple : examens analogues ou
examens dont la juxtaposition est inutile
 alertes bloquantes de non association de certains examens
 non validation d'une administration (temps paramétrable)
 refus de prise de traitement d'un patient
 transmission qualifiée d'importante
 identification des médicaments apportés par le patient
Spécificités pour l'activité liée au médicament (le plan d’administration du
médicament)
L’objectif de ce volet du plan de soins est de fournir une aide lors de la préparation de
l’administration du médicament.
Le système doit permettre de visualiser le détail de l'activité et de la prescription
dont elle dépend.
Pour une prescription de médicaments, le système doit permettre à l'utilisateur de
visualiser les informations suivantes :
 la dénomination par le nom de spécialité ou la DCI
 le code UCD
 la dose : dose par administration
 la dose est assortie de son unité, par exemple, x mg par prise
 la forme pharmaceutique
 l'état de validation de la prescription par la pharmacie
 la posologie en dose par administration ou en nombre d’unités de prises
 la fréquence d’administration
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 la durée d’administration pour les médicaments injectables, le débit ainsi que la
quantité de chaque composant, la dilution
Le système doit alerter l'utilisateur en cas de dépassement de la dose maximale.
Le système doit alerter l'utilisateur en cas d'interaction médicamenteuse.
Le système doit permettre de visualiser la prescription médicale par type de voie
d’administration.
Spécificités pour l'activité liée au prélèvement (le plan de prélèvement)
L’objectif de ce volet du plan de soins est de fournir une aide au personnel pour
établir le plan de prélèvement.
Le système doit permettre à l'utilisateur de visualiser, pour une demande de
prélèvement donnée, les données suivantes :
 identification du préleveur
 caractéristiques du prélèvement
 date et heure du prélèvement
 site du prélèvement
 matériel de prélèvement utilisé
 conditions du prélèvement
 nombre des échantillons prélevés pour transmission au laboratoire
 nature du prélèvement : sang, urine, autres (à préciser en toutes lettres)
Le système doit permettre de visualiser la demande d’acte par type de prélèvement
Le système doit permettre à l’utilisateur d'indiquer la réalisation ou la non
réalisation du prélèvement.
Validation de l'activité
Généralités
Le système doit permettre à l'utilisateur d'attribuer un ordre de priorité pour la
réalisation des activités.
Le système doit permettre de valider la réalisation d'une activité.
Le système doit permettre à l'utilisateur de modifier la validation de la réalisation
d'une activité dans un délai donné, durée paramétrable.
Le système doit permettre d'ajouter un commentaire lié à une intervention de
l'utilisateur sur le plan de soins.
Spécificités liés aux soins
Le système doit permettre de valider une activité de soin pour un patient donné.
Le système doit permettre de valider une activité de soin pour un ensemble de
patients.
Spécificités liées aux médicaments
Le système doit permettre de valider l'administration du médicament.
- 65 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre de préciser la dose administrée.
Pour la validation de l'administration d'un médicament en continu, le système doit
permettre d'indiquer
 la voie d'administration
 le contenu du dispositif (la dose de chaque composant, la dilution, la durée, le
débit)
 la pose du dispositif
 la modification du dispositif
 l'arrêt du dispositif à terme ou avant terme
Pour la validation de l'administration d'un médicament en continu, le système doit
permettre d'attribuer un statut à chaque type d'action : posé, en cours, terminé.
Le système doit permettre à l'utilisateur de visualiser un compte-rendu relatif au
suivi de l’administration du médicament. Il doit comprendre
 l’heure d’administration
 l’identité de la personne qui a administré le médicament
 les commentaires relatifs à l’administration du médicament
 le numéro de lot pour certains produits sensibles
Le système doit permettre à l’utilisateur de valider soit l’administration, soit la nonadministration du médicament.
Suite à une non-administration, le système doit permettre de justifier la nonadministration.
Spécificités liées au prélèvement
Le système doit permettre à l'utilisateur de saisir les conditions de prélèvement, ses
remarques et ses observations concernant le prélèvement dans un compte-rendu de
prélèvement.
Le compte-rendu doit être joint à la demande d’actes transmise au laboratoire.
9.a.12.
Aide et assistance
Généralités
Le système doit permettre à l'utilisateur de consulter
 une aide à la planification des soins prescrits (par exemple : thésaurus,
protocoles, base de connaissance)
 une aide à la surveillance du traitement
Le système doit permettre à l'utilisateur de consulter une aide aux fonctions
 de recueil des informations
 d'analyse des besoins du patient et des ressources présentes
 d'identification des problèmes de santé
 de planification des soins, la programmation des actions de soins
 de mise en œuvre des actions de soins
 d'évaluation des résultats des soins
- 66 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Spécificités liées au médicament
Le système doit permettre de consulter les données en ligne
thérapeutique, de la base de connaissances, des protocoles.
du livret
Le système doit offrir à l’utilisateur une aide au calcul des doses de médicaments.
Spécificités liées au prélèvement
Le système doit offrir à l’utilisateur une aide pour le prélèvement
Spécificités liées à la planification du rôle propre IDE
Le système doit permettre à l'utilisateur de
thésaurus.
sélectionner un soin à partir d'un
Le système doit permettre à l'utilisateur de paramétrer sa propre liste de soins.
Le système doit permettre à l'utilisateur de rechercher un soin par
 libellé
 type de soins
 code
Le système doit permettre la présentation des soins le plus fréquemment utilisés
par l'utilisateur et le service.
Le système doit permettre la sélection d'un protocole à partir d'un thésaurus.
Le système doit permettre la suppression d’un élément du protocole.
Le système doit permettre la présentation des protocoles le plus fréquemment
utilisés par l'utilisateur et le service.
Le système doit permettre d'accéder aux informations relatives à la conduite à tenir
associée à l'acte lors de la saisie.
9.a.13.
Diagramme de soins
Pour la constitution d'un diagramme de soins, le système doit permettre de créer un
lien avec
 les transmissions ciblées
 la pancarte
 les suivis et évaluations de l'état du patient (ex : douleur, état cutané, le
comportement)
9.a.14.
Évaluation de la charge en soins
Le système permet de déterminer une charge en soins convertible en durée pour un
patient ou une unité par calcul du nombre de ressources nécessaires à partir des
éléments constitutifs du plan de soin.
9.a.15.
Résumé de sortie
- 67 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit permettre d'établir une synthèse de la venue du patient dont les
éléments déterminants sont les suivants :
 résumé de soins infirmiers
 génération d'une fiche de liaison
 une liste signifiant les documents remis ou non à la sortie du patient (ex: arrêt
de travail, ordonnances)
Le système doit permettre d'indiquer l'organisation du retour à domicile du patient.
Le système doit permettre de saisir des éléments concernant le devenir du patient
Compléter ou modifier la liste si nécessaire.
 établissement d'accueil : SSR, post cure, centre de rééducation spécialisé,
EHPAD
 retour à domicile
 établissement mère enfant
 retour au domicile ou dans la famille
 rapatriement
Le système doit permettre d'indiquer les suggestions de placement du patient en
indiquant
 le nom et les coordonnées de l'établissement
 la date de demande
 l'annulation de la demande
 le commentaire (ex : refus, hors secteur, refus du patient)
9.a.16.
Impressions
La notion d’impression doit être bien réfléchie. En effet, l’informatisation du dossier
du patient doit permettre d’éviter des impressions papiers inutiles puisqu’elle permet
d’accéder à l’information en temps réel et à tout instant. Un des bénéfices attendus de
l’informatisation est la réduction des coûts en papier.
Le système doit permettre d'imprimer le recueil de données.
Le système doit permettre d'imprimer les feuilles de paramètres, les courbes et
graphiques et la pancarte.
Le système doit permettre d'imprimer les transmissions ciblées.
Le système doit permettre d'imprimer le plan de soins
 par groupe de patients
 par unité
 par service
 pour une période donnée
 par type d'activités
 par statut d'activité
 par type de soins
Le système doit permettre d'imprimer des étiquettes.
- 68 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
9.a.17.
Codage des actes
Le système doit permettre la consultation de la liste des codes NGAP.
Le système doit permettre la sélection et l'enregistrement d'un code.
Le système doit permettre la consultation des informations associées à un élément
codé.
Le système doit permettre la recherche d'un acte.
Le système doit permettre à l'utilisateur de créer son propre thésaurus.
Le système doit permettre la validation du codage.
9.a.18.
Exploitation statistique
Dans le cadre de la recherche, il est parfois nécessaire de transmettre des données
paramédicales des patients. Les réglementations sont désormais particulièrement
vigilantes sur la protection des données personnelles.
Le système doit permettre d'anonymiser les données du dossier de soins
paramédical de façon irréversible.
Le système doit permettre d'exporter les données anonymisées extraites du dossier
de soins paramédical.
Le soumissionnaire précisera le procédé d'anonymisation retenu.
Le système permet de fournir des statistiques de pilotage et de gestion pour une
période donnée, dont les indicateurs de mesure de la performance de l'efficacité de la
prise en charge du patient cités au chapitre 1.b.
9.b.
Exigences sur les données
Cette exigence peut être modifiée si l'établissement souhaite imposer un format
particulier.
Le [établissement X] n’impose pas de format particulier aux données internes au
système.
- 69 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Exigences non fonctionnelles
Les exigences non fonctionnelles sont des exigences sur la qualité du logiciel
- fiabilité
- maintenablilité
- rendement (temps de réponse)
- utilisabilité (facilité d’utilisation ou « ergonomie »)
- sécurité
- interopérabilité
La différence entre deux logiciels tient souvent au respect des exigences non
fonctionnelles.
Les exigences non fonctionnelles sont difficiles à formuler. L’établissement adaptera à
son contexte les exigences fournies dans les chapitres qui suivent.
- 70 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
10. Exigences d’apparence et de style
Les exigences de ce chapitre concernent l’apparence du produit, et la perception par
ses utilisateurs potentiels.
10.a.
Exigences d’apparence
On donne ici un exemple. Le retravailler si nécessaire.
Attention : cette exigence peut être difficile à mettre en œuvre dans le cas d’un
progiciel sur étagère.
Le système doit permettre d’intégrer le logo de l’établissement.
10.b.
Exigences de style
Le style concerne ce qu’il est convenu d’appeler la « qualité perçue », indépendamment
des exigences d’ergonomie proprement dites.
Ce paragraphe à lui seul, n’est d’aucune utilité (c’est un vœu pieux). Pour qu’il ait un
sens, on doit lui ajouter un critère de conformité (à adapter selon le cas de
l’établissement).
Après trois semaines d’utilisation, au moins 60 % des IDE interrogées devront se
déclarer « faire confiance au système ».
ATTENTION À NE PAS EXAGÉRER LA CONTRAINTE.
Ne pas supprimer ces chapitres. S’il n’y a pas d’exigences d’apparence ou de style,
préciser :
« Le [Établissement X] n’impose pas d’exigences de style dans le présent cahier des
charges ».
- 71 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
11. Facilité d’utilisation et facteurs humains
11.a.
Facilité d’utilisation
Il s’agit de décrire ici les souhaits de l’Établissement sur l’ergonomie du système.
Le critère d’ergonomie de la solution proposée sera évalué sur les spécificités de
convivialité et de cohérence dans un environnement multi-applicatifs, et en
particulier sur les points suivants :
- Homogénéité des règles de présentation des applications
- Modalités d’enchaînement et de dialogue
- Raccourcis pour minimiser les temps de saisie
- Atteinte rapide d’une information sous forme synthétique
- Disponibilité d’une aide en ligne
Pour plus de détail, les sous-chapitres et définitions indiqués ci-dessous sont extraites
de la norme Afnor Z-67 133-1.
11.a.1.
Compatibilité
La Compatibilité est la capacité à s’intégrer dans l’activité des utilisateurs.
L’ensemble des informations affichées à l’écran par le système, devront l’être en
cohérence avec les autres supports de travail des utilisateurs.
11.a.2.
Guidage
Le guidage est l'ensemble des moyens mis en œuvre pour conseiller, orienter, informer
et conduire l'utilisateur lors de ses interactions sur son poste de travail.
Le système doit être en mesure de fournir à tout moment une aide en ligne
contextuelle. L’aide en ligne doit apporter une explication sur chaque élément
présent sur l’écran actif.
Cette aide en ligne sera mise à jour parallèlement aux mises à jour du logiciel.
Une identification du patient concerné est visible dans chaque fenêtre de saisie ou
de visualisation de données personnelles.
11.a.3.
Homogénéité
L’homogénéité est la capacité du système à conserver une logique d’usage constante
(logique de navigation).
Afin d’assurer une cohérence globale de l’interface homme/machine, la logique des
commandes doit être la même.
Les fenêtres doivent suivre le même schéma d’agencement.
- 72 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
La sémantique des boutons de la souris doit être constante.
Le même vocabulaire doit être utilisé pour désigner les commandes du logiciel.
11.a.4.
Souplesse
La souplesse est la capacité de l’interface à s’adapter aux différentes exigences de la
tâche, aux diverses stratégies, aux habitudes et niveaux de connaissances des
différents utilisateurs.
À moins que cela ne soit imposé par la réglementation ou les bonnes pratiques en
vigueur dans la profession, le système n’impose pas à l’utilisateur d’accomplir les
tâches de son activité dans une séquence particulière.
À tout moment, l’utilisateur doit pouvoir suspendre sa saisie pour obtenir les
informations dont il a besoin sur un patient donné.
11.a.5.
Contrôle explicite
Le contrôle explicite est l’ensemble des moyens du dialogue homme/machine qui
permettent à l’utilisateur de maîtriser le lancement et le déroulement des opérations
exécutées par le système informatique.
Certaines rubriques doivent pouvoir être rendues obligatoires pour la clôture du
dossier.
L'utilisateur doit être informé de la complétude du dossier d'un patient à sa sortie,
avant clôture de son dossier.
De manière à éviter le double encodage, la fonction de saisie des données doit être
unique : les données sont saisies une seule fois et sont insérées automatiquement
dans les autres modules où ces données doivent trouver place.
11.a.6.
Gestion des erreurs
La gestion des erreurs concerne tous les moyens permettant d'une part d'éviter ou de
réduire les erreurs, et d'autre part de les corriger lorsqu'elles surviennent.
L’utilisateur doit pouvoir annuler un traitement informatique qu'il aurait demandé
ou revenir à une étape antérieure du processus.
Le système doit protéger l’utilisateur contre les erreurs en lui demandant de
confirmer les actions dont les effets sont irréversibles.
Le système doit permettre à l’utilisateur de corriger ses erreurs, en lui fournissant
des messages d’erreurs clairs.
11.a.7.
Concision
La concision est l'ensemble des moyens qui, pour l’utilisateur, contribuent à la
réduction de ses activités de perception et de mémorisation et concourent à
l'augmentation de l'efficacité du dialogue.
- 73 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Il doit être possible de passer facilement d'une application à l'autre à l'aide d’une
fonction d'accès dans chaque application. Le passage contextuel ou plus
généralement le changement de contexte ne donnera pas lieu à une nouvelle
identification.
Afin de faciliter le dialogue entre les différentes équipes le système n’affichera que
les informations nécessaires et n’obligera pas les utilisateurs à faire des calculs qui
pourraient être automatisés.
Ces derniers doivent pouvoir disposer d’une vision synthétique des informations
essentielles, tant au niveau individuel (patient) que plus général (unité de soin).
Lors des prises de poste, les transmissions de consignes doivent être claires et
complètes. Le soumissionnaire indiquera comment la solution proposée inclut ces
fonctionnalités.
11.b.
Exigences de personnalisation et d’internationalisation
Le paramétrage du système fait partie intégrante des fonctionnalités attendues de la
solution et sont, à ce titre, définies dans le chapitre concerné.
La personnalisation concerne éventuellement le pré-paramétrage.
Compléter : en France métropolitaine, région X, etc.
11.c.
Exigences de facilité d’apprentissage
Une formation initiale de xx heures doit être suffisante à l’appropriation des
fonctions d’utilisation pour yy % des IDE (ou de leurs référents).
11.d.
Exigences de facilité de compréhension et politesse
Le système doit utiliser les terminologies des métiers en vigueur dans les
établissements de santé aussi bien au niveau de l’identification que du titre de la
personne.
On pourra donner un exemple de format : Dr Robert DUPONT
11.e.
Exigences d’accessibilité
Le système doit pouvoir fonctionner indifféremment sur un matériel fixe comme
mobile et offrir la possibilité de saisie sur un écran tactile.
Le système doit fournir un mécanisme facilitant la lecture pour les personnes
malvoyantes.
- 74 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
12. Exigences de performance
12.a.
Exigences de rapidité d’exécution et de temps de latence
Préciser les exigences de temps de réponse attendus
- soit directement dans les use-cases (exigences particulières)
- soit dans ce paragraphe (exigences génériques)
Les temps de réponse attendus doivent être précisés par le soumissionnaire. On
spécifiera en particulier les temps de réponse suivants :
 A la connexion
 En utilisation à vide (un seul utilisateur connecté)
 En utilisation en charge
En routine (sur base de données et en fonctionnement réel), les temps de réponse
sur le poste de travail resteront dans les limites suivantes :
 Le passage d'une zone à la suivante sera inférieur à 0,2 seconde dans 98% des
cas
 Le passage d'un écran au suivant ou le changement de fonction sera inférieur à
0,5 seconde dans 98% des cas, exclusion faite des interrogations portant sur
l'ensemble ou un sous-ensemble de la base de données
 L'extraction de données portant sur l'ensemble de la base de données et sur l'un
des critères ou combinaison de critères ne devra pas excéder 10 minutes dès lors
que la période extraite est inférieure ou égale à un an
Le rafraîchissement des données incorporées dans le serveur et extraites vers les
autres systèmes interfacés se fera selon une fréquence compatible avec les pratiques
médicales en vigueur et de toute façon inférieure à 1 minute.
Les temps de réponse du système devront être identiques sur l’ensemble des postes
installés.
Les temps de réponse devront rester stables quel que soit le moment de la journée
où les utilisateurs y accéderont notamment lors des pics de consultation prévisibles.
Ils seront conformes aux exigences décrites ci-dessus.
Il faut avoir précisé, dans les chapitres sur l'existant le nombre d’utilisateurs
connectés en régime de croisière.
Il est entendu comme temps de réponse de connexion
 Le temps mesuré entre l’activation de l’application depuis le bureau WINDOWS
ou l’appel de l’URL sur un navigateur et l’affichage de la grille d’authentification
 Le temps mesuré entre la validation de la saisie de la grille d’authentification et
l’affichage du menu personnalisé proposé à l’utilisateur
La définition des temps de réponse sera réalisée pour un choix de transactions
spécifiées dès la mise en place du projet. Elles seront détaillées dans le cahier de
- 75 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
recette de chaque module. Durant la période de vérification d’aptitude et de
vérification de service régulier le scénario sera rejoué afin d’évaluer l’évolution des
performances par rapport à une mesure idéale réalisée lors de la MOM (mise en
ordre de marche).
12.b.
Exigences d'innocuité
Ce paragraphe concerne l'innocuité du système (vis-à-vis de l'utilisateur ou du
patient) (en anglais "safety")
Le système doit permettre d'identifier le patient de manière univoque.
Par exemple vignette, bandeau, photo du patient…
12.c.
Exigences de précision ou d’exactitude
Faire attention à la différence entre précision et exactitude (un poids au milligramme
près est plus précis qu’au kilogramme, mais pas nécessairement exact).
Le système doit indiquer le poids du patient en kilogrammes arrondi au dixième.
12.d.
Exigences de fiabilité et de disponibilité
Le soumissionnaire décrira dans son offre les moyens de contrôle intégrés dans le
système pour garantir la cohérence des données.
Il est difficile d’indiquer des métriques précises sur ces exigences, car elles dépendent
du contexte de mise en œuvre du dossier médical (type d'établissement, taille, …).
L'établissement devra les adapter.
Le soumissionnaire devra également s’engager à corriger sous 24 heures un bug
signalé par l’établissement pouvant induire une dégradation de la qualité des soins
pour le patient ou pour l’organisation des équipes soignantes.
Le soumissionnaire décrira
 La méthodologie de tests mis en place pour garantir la fiabilité des nouvelles
versions
 Les outils de contrôle permettant à l’établissement de diagnostiquer un problème
Les chiffres ci-après doivent être revus par l’établissement. Ils sont très dépendants de
l’infrastructure matérielle de l’établissement de santé.
Rappelons que plus ces exigences sont sévères, plus le coût de leur mise en œuvre sera
élevé.
En cas d'incident majeur, ce dernier devra s’engager à fournir dans les 3 heures
suivant l’appel de l’établissement une solution de contournement, le bug devant être
corrigé dans les 24 heures comme mentionné précédemment.
L’application doit pouvoir fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec un taux
d’indisponibilité maximal de
 xx minutes par jour dans la période comprise entre yy heures et zz heures
- 76 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 ww minutes par jour dans la période comprise entre aa heures et bb heures
 cc heures par an pour maintenance
En conséquence
 Un mécanisme de coupure de transaction après une période de non utilisation
paramétrable devra pouvoir être implémenté avec sauvegarde du contexte, reprise
après nouvelle authentification et restauration du contexte
 Le soumissionnaire indiquera comment consulter les traces, leur mode de
gestion (épuration, consolidation)
 Il décrira les procédures de sauvegarde, de restauration, ainsi que leur
automatisation et de restauration et décrira s’il existe des contraintes matérielles
et logicielles relatives à la mise en œuvre de ces procédures
12.e.
Exigences de robustesse et tolérance aux pannes
En cas de panne, le système doit disposer d’une procédure dégradée.
Le soumissionnaire décrira en détail les procédures de secours et de gestion en mode
dégradé, à savoir
 Les procédures de restauration des données
 Les modalités de retour à l'état antérieur pour certains types de transactions
 La méthodologie d'arrêt d'urgence
 La méthodologie de reprise après incident
 La méthodologie de vérification de l'intégrité de l'application
 La méthodologie de vérification de l'intégrité des données
12.f.
Exigences de dimensionnement et performances
Le nombre de postes utilisateurs prévus est le suivant :
Présenter sous la forme d’une matrice (par service et type de poste, par exemple)
Au regard de cette volumétrie, les performances de l’application doivent être
conformes à la description du point 12a (rapidité d’exécution et temps de latence).
12.g.
Exigences d’adaptabilité et d’extensibilité liées à la
volumétrie
Décrire ici, si besoin, l’augmentation du nombre de postes utilisateurs année par
année par rapport au tableau mentionné au paragraphe précédent.
12.h.
Exigences de pérennité
12.h.1.
Engagement de maintenance
Le soumissionnaire doit s’engager à maintenir l’application proposée pendant une
durée de 5 ans minimum après la fin des opérations de mise en place dans
l’établissement.
- 77 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
12.h.2.
Dépôt des codes sources
Le fournisseur indiquera si ses programmes sources sont déposés à l'APP (Agence
pour le Protection des Programmes) ou auprès d'un organisme équivalent accrédité
pour la protection des programmes.
Il précisera par quels moyens et avec quelle périodicité ces dépôts sont actualisés
auprès de cet organisme.
- 78 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
13. Exigences opérationnelles et exigences relatives à
l’environnement
Contrairement au chapitre 3, qui spécifie des contraintes externes, incontournables et
préexistantes au système, ce chapitre spécifie des contraintes propres au système qui
fait l’objet du présent cahier des charges.
13.a.
Environnement physique prévu
Les postes de travail fixes sont implantés
 A l’accueil (bureau des entrées ou bureau des admissions/consultations)
 Dans le bureau des secrétaires médicales
 Dans le bureau des médecins et des paramédicaux
 Dans les box de consultation
 Aux postes de soins (IDE)
Les postes de travail nomades doivent pouvoir être utilisés dans les couloirs des
unités de soins et dans les chambres des malades (sauf chambres d’isolement) et en
consultation.
L’environnement proposé devra être disponible aussi bien sur postes PC fixes que
sur terminaux mobiles (ardoises, tablettes PC) reliés par réseau sans fil.
Pour les postes de travail visualisables par un patient ou un accompagnant, les
terminaux disposés dans les salles de consultation et les postes de soins, devront
permettre d’afficher un plan anonyme.
13.b.
Exigences d’interopérabilité
La communication entre composants du système d’information est une exigence
essentielle. La notion d’interfaces entre progiciels composant le SIH global est donc
vitale pour l’Établissement.
Une interface entre 2 progiciels consiste en général à transmettre des données via un
fichier intermédiaire. On parlera donc, dans la suite de ce chapitre de demi-interface.
Pour réaliser une interface entre les progiciels A et B, A et B étant édités par des
sociétés différentes, il y aura donc réalisation :
D’une demi-interface A vers le fichier intermédiaire réalisée et maintenue par le
fournisseur du progiciel A.
D’une demi-interface fichier intermédiaire vers B réalisée et maintenue par le
fournisseur du progiciel B.
Ces demi-interfaces entre progiciels peuvent être de type « temps réel » ou de « type
tâche de fond ».
Pour chaque demi-interface faisant partie de l’offre du soumissionnaire, préciser :
- 79 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
- Quel est le mode de fonctionnement technique (voir ci-dessus),
- Quels sont les données ou groupes de données transmises,
- Quelle est la norme utilisée (HL7, etc. …)
- S’il y a utilisation ou non d’un EAI, ESB, ETL, Webservice
On distingue 2 catégories de demi-interfaces :
- Demi-interfaces entre progiciels proposés (le cas échéant),
- Demi-interfaces entre les progiciels faisant l’objet de la présente consultation et les
progiciels existants dans l’Établissement.
13.b.1.
Développement des demi-interfaces entre progiciels proposés
Si les progiciels ont été conçus par le même éditeur, ce chapitre est en général sans
objet.
Si ce n’est le cas :
Le soumissionnaire décrira les interfaces à mettre en place entre ces progiciels tant
sous l’angle technique (en particulier, la norme utilisée) que sous l’angle fonctionnel
 lorsque des standards sont mis en œuvre, le soumissionnaire indiquera
précisément les standards utilisés
 lorsqu’il n’existe pas de standard, le soumissionnaire indiquera les mécanismes
utilisés
Il précisera si ces interfaces sont déjà opérationnelles dans la configuration exacte
demandée par l’établissement de santé et si tel est le cas fournira la liste des
Établissements Hospitaliers où ces interfaces sont implantées.
13.b.2.
Développement des demi-interfaces avec progiciels existants
Exigences génériques d’interfaçage
ASIP Santé (F.M.) 20/07/2011
Les exigences générales d’interopérabilité avec les progiciels de l’établissement sont,
par ordre de priorité décroissante, les suivantes :
1. des mécanismes conformes IHE, incluant les extensions nationales d’IHE France,
dans leur version la plus récente de leur déclinaison française publiée par le
représentant français d’IHE
2. les standards préconisés par la profession dans leur version la plus récente
3. des mécanismes non standard, proposés par le soumissionnaire. Dans ce dernier
cas, le soumissionnaire indiquera les standards utilisés, les mécanismes utilisés, le
format des messages utilisés et la sémantique retenue
Actuellement, le représentant français d’IHE est Interop’santé. Vérifier ce point avant
publication du cahier des charges et préciser éventuellement.
- 80 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le soumissionnaire spécifiera les mécanismes qui seront mis en œuvre pour
permettre à l’utilisateur d’accéder à des informations spécifiques du dossier patient,
notamment
 avec le logiciel de prescription d’examens XXX
 pour la récupération des données médicales (antécédents, allergies)
 pour la récupération des documents médicaux
Schéma synoptique d’interopérabilité
ASIP Santé (FM) 09/11/2011
Modifier le schéma ci-dessous en fonction de l’existant de votre établissement.
Dossier médical
Données
médicales
CDA / CI-SIS
Dossier de
spécialité
CR si modèle
de CR dans CI-SIS
Documents
Prescriptions
Bureautique
C.R. selon modèle
s’il en existe
CDA du CI-SIS
LAP-H
Données médicales
CDA / CI-SIS
Prescriptions
Analyse
pharmaceutique
Dispensation
Dispensation
Dossier de soins paramédical
PDQ
ITI-21
PDC
Image
display
PEC
PDS
Serveur
d’identité
patient
PAM
ITI-30
PAM
ITI-31
Données médicales
CDA / CI-SIS
HPRIM XML
<evenement
ServeurActes>
RAD-14
RAD-16
PES
GAP
PMSI
PAC-S
Légende :
Transaction
Flux de données
Les profils et acteurs à utiliser avec chaque logiciel du [Établissement X] sont
décrits dans le tableau suivant
Modifier en fonction de l’existant de votre établissement.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Type de flux
Système
Acteur
système
Mouvement
GAP
PES
PAM
PEC
Identités
GAP ou serveur PDS
d’identités
PDS
PAM
PDC
PDQ
PDC
Document (CR)
Bureautique
du Profil
Acteur du
médical
dossier
Aucun référentiel n’est disponible à ce jour.
Si documents, se conformer aux standards CDA
du cadre d’interopérabilité de l’ASIP Santé
Données médicales
Document (CR)
Dossiers
spécialité
de Aucun référentiel n’est disponible à ce jour.
Si documents, se conformer aux standards CDA
du cadre d’interopérabilité de l’ASIP Santé
Données
Dossier médicale
paramédicales
et
documents (C.R.)
Aucun référentiel n’est disponible à ce jour.
Si documents, se conformer aux standards CDA
du cadre d’interopérabilité de l’ASIP Santé
Demandes d’actes, Demandes
et Les échanges entre les fonctions demandes et
résultats d’actes
résultats d’actes résultats d’actes et les autres systèmes sont
largement détaillés dans le CDC type
correspondant.
Prescription
Données médicales
Données médicales
Logiciels
prescription
de Aucun référentiel n’est disponible à ce jour.
Si documents, se conformer aux standards CDA
du cadre d’interopérabilité de l’ASIP Santé
Dispensation
Images
PACS
(Visualisation des
(système
images + objets
d’archivage
associés)
images)
Actes
réalisés, PMSI
diagnostics
Aucun référentiel n’est disponible à ce jour
-
-
Image Display
-
HPRIMXML
-
des
Interface avec le système de gestion administrative du patient pour les
données d’identité et de mouvements.
ASIP Santé (FM) 09/11/2011
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit mettre en œuvre les acteurs « Patient Demographics Consumer »
(PCD) et « Patient Encounter Consumer » (PEC) des profils IHE PAM et PDQ.
Le système doit mettre en œuvre les acteurs « Patient Encounter Supplier » (PES) et
« Patient Encounter Consumer » (PEC) du profil IHE PAM.
Le soumissionnaire décrira comment il envisage la communication d’identité et
quelles en sont les limitations.
IHE PAM est le profil qui coordonne les échanges d’information relatives au patient,
complété le cas échéant par le profil IHE PDQ
Interface avec le logiciel de prescription et de dispensation
Demande d’actes ou prescription, en fonction de l’existant dans l’établissement
PMSI
L’enregistrement dans le PMSI des actes réalisés et les diagnostics posés se
conforment aux standard XPRM XML.
La recommandation HPRIM XML décrit un langage XML d’échange de messages
entre acteurs de santé. Plus précisément, cette recommandation décrit le contenu et le
format de ces messages XML.
XML (eXtended Markup Language) est un standard issu du croisement de la gestion
documentaire et de l’internet. C’est un langage de description de documents, séparant
contenu, structure et présentation.
Interface avec les autres volets du Dossier Patient
Concernant le Dossier de soins paramédical, il n’existe à ce jour aucun référentiel
d’interopérabilité.
Pour les Dossiers de spécialité, la Bureautique et les logiciels d’aide à la prescription
et à la dispensation, le partage de documents et de métadonnées associées se
conformera aux standards du CI-SIS de l’ASIP Santé (standard CDA).
Interface avec les demandes et résultats d’actes
Ces interfaces sont largement détaillées dans le cahier des charges-type demandes et
résultats d’actes.
13.c.
Exigences d’installation, de mise en exploitation et de
généralisation
Si le cas se présente dans le cadre du projet, le décrire finement.
S’il ne s’agit que d’une « précaution » pour l’avenir, l’expliciter.
Voici quelques exemples (ils dépendent beaucoup du contexte de l’établissement de
santé) :
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Le système doit pouvoir être installé sans formation particulière par un membre du
service informatique.
13.d.
Exigences concernant la livraison des versions
Le soumissionnaire doit s’engager à adapter son système aux évolutions
réglementaires et à livrer les versions correspondantes à leur date de mise en
application. Il précisera, dans sa réponse, les modalités de mise à disposition des
mises à jour et des nouvelles versions du logiciel.
À moins que cela soit imposé par une évolution réglementaire, les nouvelles versions
fournies par le soumissionnaire ne régresseront pas sur le plan fonctionnel.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
14. Exigences de maintenance et de support
14.a.
Exigences de maintenance
Le [Établissement X] attend du soumissionnaire une proposition de contrat de
maintenance, l’engagement de maintenance étant de 5 ans (modèle à joindre dans la
proposition).
Le contrat de maintenance prend effet à l’issue de la période de garantie.
Il recouvre
 La maintenance corrective (anomalies)
 La maintenance adaptative (évolution imposée par une nouvelle version de
logiciels système : un changement d’environnement. Exemple, changement de
système d’exploitation ou de Base de données)
 La maintenance évolutive (évolution de la réglementation et évolutions
fonctionnelles décidées par un club utilisateur s’il en existe un ou par le
soumissionnaire). L’éditeur précisera le périmètre de la maintenance évolutive
Ce contrat doit préciser
 Le mode d’intervention proposé (prise de contrôle à distance par exemple)
 Les délais d’intervention en cas d’anomalies bloquantes : dont la correction doit
intervenir dans les 24 heures
 Les délais d’intervention en cas d’anomalies non bloquantes : dont la correction
peut intervenir dans la prochaine version du système
14.b.
Exigences d’assistance
Le soumissionnaire proposera un contrat d’assistance. Le contrat d’assistance de
base concerne les jours ouvrables.
Si le soumissionnaire pourra propose un contrat 7 jours/7, 24h/24, il précisera si ce
contrat recouvre
 l’assistance technique
 l’assistance utilisateurs
 d’autres formes d’assistance
14.c.
Exigences d’adaptabilité
La solution proposée doit pouvoir être opérationnelle dans plusieurs
environnements techniques, afin de permettre à l' Établissement de migrer, si
nécessaire, d’un environnement à un autre.
Le soumissionnaire décrira les différents environnements techniques possibles.
La solution devra suivre les évolutions technologiques, en terme notamment
 de systèmes d’exploitation « serveurs »
 de versions de base de données
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
 de navigateurs
 de norme d'interopérabilité
 d’outils bureautiques
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
15. Exigences de sécurité
La CNIL préconise l’adoption de mesures de sécurité physique et logique qui doivent
être adoptées, dans le cadre particulier des données de santé.
15.a.
Exigences d’accès au système
L’accès au système doit se faire au moyen d’un mécanisme conforme aux
recommandations de l’ASIP Santé en matière d’accès au système par carte CPS.
Le système intègre les règles définissant la qualité des mots de passe et met en
œuvre les moyens techniques permettant de contrôler l’application de ces règles
 longueur minimale du mot de passe (8 caractères par exemple)
 pas de répétition consécutive d’un même caractère ou groupe de caractère
 utilisation à la fois des chiffres et des lettres
 utilisation à la fois des lettres minuscules et majuscules
Le système doit intégrer les règles et procédures relatives à la gestion des comptes
utilisateurs et des mots de passe en vigueur au sein de l'établissement
Le soumissionnaire précisera sous quelles conditions le système proposé pourra
s'intégrer à une solution d’authentification unique (SSO).
15.b.
Exigences d’intégrité
15.b.1.
Non altération des données saisies
L’altération des données saisies peut êtres fortuite ou intentionnelle. La non
altération est généralement obtenue par la mise en place de protocoles de
transmission adaptés. C’est cependant au soumissionnaire de proposer une solution
satisfaisante.
Le système doit permettre de vérifier la non altération des données, et en particulier
la conformité des données reçues à celles émises.
15.b.2.
Sauvegardes des données
Le soumissionnaire décrira les modalités de sauvegardes de données, et les outils
proposés.
Les sauvegardes devront pouvoir s’opérer sans arrêt de l’exploitation.
15.b.3.
Archivage des données
Le système cible doit inclure une gestion complète de l’archivage des données, avec
possibilité de consulter ces archives et de récupérer les données archivées si
nécessaire.
15.c.
Exigences de confidentialité
- 87 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Dans cette section, décrire les règles souhaitées d’accès aux données par les
utilisateurs autrement dit ce que l’on appelle le Plan d’Habilitation.
Dans ce plan d’habilitation doivent figurer
- L’accès administrateur
- Les règles d’accès au paramétrage en fonction des types de paramètres
- L’accès aux données en création, mise à jour, suppression en fonction de profils
« métiers »
Le système doit permettre de créer des profils utilisateurs ayant des droits d’accès
limités, en fonction
 de leur profil-métier (ou code profession CPS)
 de leur service (ou unité) de rattachement
 du service (ou unité) dans lequel le patient est pris en charge
 de l'autorisation ou non du patient
Dans le cadre des Systèmes d'Information de Santé, l’ASIP Santé a défini une
matrice d'habilitations des professionnels de santé définissant les conditions d'accès
en lecture aux types de documents selon la profession ou la discipline. Ce document
introduit, par exemple, une différence entre les droits d’accès à un compte-rendu
d’imagerie médicale et ceux aux images elles-mêmes.
Le soumissionnaire précisera que sa solution répond aux critères définis par l'ASIP
Santé et décrira le niveau le plus fin d'habilitation géré par sa solution.
Le système doit proposer les fonctions de bris de glace et de prise en charge
temporaire permettant l'accès exceptionnel pour la prise en charge d'un patient
donné.
15.d.
Exigences d’auditabilité
15.d.1.
Piste d’audit
La traçabilité de la gestion des autorisations a pour objectif de répondre aisément
aux exigences de la CNIL et aux besoins internes d’audit et de supervision
- Quelles étaient les autorisations d’un utilisateur à un moment donné ou pendant
une période donnée ?
- Quels utilisateurs avaient accès à un élément de dossier et dans quelles conditions à
un moment donné ou pendant une période ?
- Qui a créé, modifié ou supprimé des informations, par quel moyen (manuel, batch..)
et quand ?
- Qui a créé, modifié ou supprimé des droits, par quel moyen (manuel, batch..) et
quand ?
Les traces enregistrées dans les journaux d’audit de sécurité du système doivent
comprendre au minimum
- 88 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical






L’identifiant des utilisateurs
Les dates et heures d’ouvertures de sessions
La date et l’heure de l’événement
L’identification du terminal utilisé lorsque c’est possible
Les références aux traitements réalisés
La description de l’opération ou de l’événement journalisé
Ces traces devront être accessibles sur 6 mois glissant. Le soumissionnaire décrira
les besoins en matériel complémentaire et l’espace disque nécessaire.
15.e.
Exigences d’immunité
Le soumissionnaire précisera les actions prises par le système pour se protéger luimême des infections des programmes non autorisés ou indésirables.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
16. Exigences culturelles et politiques
16.a.
Exigences culturelles
La version de l’application proposée doit être intégralement en langue française
même si le système est d’une origine étrangère. Aucun mot ou texte de la langue
d’origine (si ce n’est pas le français) ne doit être visible par un utilisateur de la
solution.
La documentation doit être rédigée en langue française.
16.b.
Exigences politiques
Cette section contient des exigences qui devront s’aligner sur des décisions de la
direction ou des instances, sans être nécessairement justifiées par des raisons
techniques.
Par exemple, si l’établissement a une politique d’utilisation de formats ouverts :
Tous les échanges de documents avec le système s’effectueront dans un format
ouvert et non propriétaire.
Le système sera conforme à la procédure XXXX du [Établissement X] décrire en
annexe.
- 90 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
17. Exigences légales
17.a.
Exigences de conformité avec la loi
Le soumissionnaire précisera les démarches de déclaration à la CNIL à laquelle son
produit est soumis et les conditions techniques d’acceptation si des architectures
techniques spécialisées étaient nécessaires.
Le soumissionnaire précisera les modalités de recueil des formulaires individuels
signés relatifs au droit à l'information du patient
17.b.
Exigences de conformité normative
Grouper dans ce paragraphe toutes les exigences de conformité avec les normes en
vigueur, qui n’ont pas été spécifiées plus en amont. En principe, la conformité avec
HL7, IHE, et autres standards de facto en vigueur dans la santé ont été déjà
exprimées.
Tous les composants utilisés par le système, objet de la présente consultation, tels
que bases de données, navigateurs, outils d’impression, ou EAI si proposé, doivent
être des standards du marché.
- 91 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Exigences liées au projet
Cette section décrit comment le système à l’étude (qui fait l’objet du présent cahier des
charges) va impacter l’existant de l’établissement.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
18. Évolutions probables du projet et de l’environnement
Les règles d’accès aux informations médicales propres au [établissement X] pourront
changer entre la publication du présent cahier des charges et l’installation du
système.
La date de livraison du serveur que [l'établissement X] va acquérir n’est pas connue.
Toutes les incertitudes doivent être exprimées ici : dates de livraison, modifications
prévues dans la réglementation, compatibilité inconnue entre deux logiciels,
modification imprévisible des habitudes des utilisateurs…
- 93 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
19. Progiciels sur étagère ou composants commerciaux
Liste des composants externes acquis chez un fournisseur tiers intégrés à la solution
Le soumissionnaire fera la liste des progiciels acquis chez un fournisseur tiers et
qu’il intégrera à sa solution. Il est demandé aux soumissionnaires de décrire
 L’architecture générale de la solution proposée
 Le ou les système(s) d’exploitation possible(s) en précisant les versions
 Le ou les type(s) de base de données utilisables avec la version correspondante
 Les outils techniques utilisés par le système ou nécessaires pour assurer sa
maintenance
 Les outils permettant l’installation à distance de la partie client (en mode client
serveur)
 Les outils permettant le transfert du paramétrage d’un environnement à un
autre
Autre possibilité d’utiliser ce chapitre
Le [Établissement X] a prévu d’acquérir le progiciel Z.
Le [Établissement X] a prévu de se doter de la suite bureautique [par exemple
OpenOffice, Microsoft Office] avec laquelle le système à l’étude devra cohabiter.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
20. Impacts prévus de l’acquisition du nouveau système
Ce chapitre sert à anticiper les problèmes induits par l’acquisition du nouveau
système et d’encourager le fournisseur à y apporter une réponse.
20.a.
Impact sur l’environnement actuel
ATTENTION : il ne s’agit pas ici de spécifier l’impact de l’environnement sur le
système (ce qui a été fait au chapitre 3) mais l’impact du système ou du projet sur
l’environnement.
Il est demandé au soumissionnaire de préciser les impacts de la mise en place de son
système sur le système d’information actuel tel que celui-ci a été décrit au chapitre
3.
20.b.
Impacts sur les systèmes actuellement installés
ATTENTION : il s’agit de décrire ici les exigences liées à l’IMPACT de
l’INTERFAÇAGE, et non les exigences d’interfaces (cela a été fait au § 13.b)
Spécification des interfaces entre le système existant et le système à venir
Le soumissionnaire spécifiera si la mise en œuvre du système qui fait l’objet du
présent cahier des charges implique d’apporter des modifications sur le système
existant.
Si le système qui fait l’objet du présent cahier des charges a un impact sur les
systèmes installés au [Établissement X], le soumissionnaire indiquera s’il prend en
charge ces modifications et, le cas échéant, le coût de cette prise en charge.
Il est demandé aux soumissionnaires de préciser si les progiciels proposés imposent
un fonctionnement en réseau des imprimantes, si les imprimantes doivent être
systématiquement attachées à un poste de travail ou si les progiciels sont
compatibles avec les 2 solutions.
Le soumissionnaire devra, par ailleurs, préciser si des imprimantes spécifiques
doivent être mises en place afin de réaliser des éditions spécifiques. Dans cette
hypothèse, il en précisera le nombre en fonction des lieux de gestion.
Si le système proposé ne fonctionne pas sur internet, l’établissement souhaite
utiliser un système de gestion de terminal graphique de type TSE ou Citrix.
Le soumissionnaire définira son niveau de compatibilité dans ce domaine.
20.c.
Problèmes liés à l’utilisation du produit
Les évolutions de système contribuent souvent à des évolutions organisationnelles :
les missions peuvent évoluer, les charges de travail être modifiées, les relations entre
les acteurs reconfigurées, les compétences nécessaires peuvent devoir évoluer, …
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Les craintes – fondées ou non – des acteurs peuvent engendrer des phénomènes de
résistance.
Dans ce contexte, il s’agit donc
- d’identifier les risques au niveau des différentes catégories d’acteurs
- de prévenir les difficultés qui pourraient résulter d’une mauvaise compréhension des
projets
- de contribuer à l’adhésion des acteurs et lever les résistances éventuelles
Ce chapitre incite le candidat à se prononcer sur la « conduite du changement » à
mener de manière à limiter les réactions négatives face à un nouveau système.
Le candidat s’exprimera sur l’impact prévisible du produit sur les utilisateurs
(stress, fatigue, etc.) et des mesures qui doivent être prises pour limiter cet impact
(implication du management de proximité, communication, réunion d’information,
gestion des risques).
20.d.
Limitations apportées par l’environnement d’exploitation
Limitations apportées par la taille des serveurs, les salles, le réseau, la puissance
électrique, …
Le soumissionnaire s’exprimera sur les limites imposées par l’environnement
d’exploitation tel qu’il a été décrit dans les chapitres 1 à 3 et des mesures qui
doivent être prises pour limiter cet impact.
Il est important, pour cela, qu’une étude de l’existant ait été faite.
20.e.
Anticipation des problèmes à venir
Il ne s’agit pas ici d’évaluer les incertitudes (déjà fait au chapitre 18) ni aux risques
(sera fait au chapitre 23), mais aux difficultés prévues ou déjà connues auxquelles
l’établissement et le fournisseur seront confrontés.
L’établissement de santé peut lister ici les difficultés déjà anticipées et/ou demander
au soumissionnaire de se prononcer sur les difficultés qu’il prévoit.
Voici une liste (chaque établissement peut établir la sienne)
- charge importante du réseau au fur et à mesure de la montée en charge du système
- suite à la réussite de la mise en œuvre du système dans un service, demande des
autres services d’être équipés plus tôt que prévu
- refus d’un service d’utiliser le système
-…
Il y a potentiellement des centaines d’effets négatifs. Il est donc important de les
chercher et d’en faire la liste.
- 96 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
21. Planning de mise en œuvre
21.a.
Planning du projet
L’objet de cette section est de décrire les souhaits de l’établissement en termes de
modalités de mise en place, de découpes en phases et de planning, et de demander
aux soumissionnaires s’ils valident le planning proposé ou s’ils proposent une
solution différente.
Le planning est fonction des moyens que va mettre le soumissionnaire pour la mise en
place mais aussi des ressources propres que vous allez dégager pour cette opération.
Le projet risque de ne pas aboutir sans les ressources nécessaires le projet. Voici un
exemple.
Le [Établissement X] prévoit le début de l’opération de mise en place pour le
(préciser) et souhaite que l’informatisation de la prise de rendez-vous soit
totalement terminée dans un délai de (préciser).
La mise en place se fera par modules et service selon le planning suivant :
Attention : toutes les étapes ne sont pas toujours nécessaires. Sélectionner celles
concernant votre établissement.
Le soumissionnaire devra proposer un planning détaillé respectant les jalons
mentionnés dans le présent cahier des charges.
T0 date de démarrage
Caractéristiques
Opérationnel à
Mise en place technique de la
solution
et
transfert
de
compétences
équipe
informatique (1)
T0 + X mois
Mise en ordre de marche
T0 + X mois
Reprise des données
T0 + X mois
Formation des référents aux
fonctions et au paramétrage (2)
T0 + X mois
T0 + X mois
T0 + X mois
Assistance au Paramétrage avec
les référents (2)
T0 + X mois
Formation
des
utilisateurs
finaux (si nécessaire).
Démarrage
des
T0 + X mois
services
- 97 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
« pilotes »
Assistance au démarrage
T0 + X mois
Vérification d’aptitude
Vérification de service régulier
(1) Installation des applicatifs et des environnements
Le soumissionnaire prend en charge l’installation sur le (ou les) serveur(s) des
progiciels et outils techniques, sur les différents environnements cités. Il prend
également en charge, le cas échéant, l’installation sur 4 à 5 postes clients.
(2) Prise en charge du paramétrage
Le soumissionnaire livre un paramétrage standard.
L’Établissement prend en charge les compléments de paramétrage avec une
assistance du soumissionnaire.
Dans tous les cas de figure, l’Établissement assurera lui-même le paramétrage pour
les services « non pilotes » et devra être formé pour assurer les évolutions de
paramétrage une fois le projet lancé.
Il est demandé aux soumissionnaires
 De donner un avis sur ce planning prévisionnel
 Le cas échéant, de proposer une autre solution justifiée de mise en place
 De présenter en détail sa proposition méthodologique de mise en place dans le
cadre du projet comprenant notamment l’organisation de ses ressources et le
planning de mise en œuvre
Le soumissionnaire assure la conduite du projet pour la partie maîtrise d’œuvre. Il
gère son équipe et ses ressources et s’engage à mettre en adéquation les ressources
avec la charge de travail identifiée. Il s’engage sur les dates de démarrage des
étapes et les dates de livraison et gère le planning et les ressources en conséquence.
Il analyse les incidents et propose les mesures correctives nécessaires.
Le prestataire fournira un PAQ (Plan d’Assurance Qualité). Ce document précisera
obligatoirement les procédures de validation et de recette applicables pendant toute
la durée du projet.
Dans le cas où plusieurs prestataires répondraient de façon groupée, il est attendu
que ceux-ci détaillent impérativement leur mode de fonctionnement, en termes de
 gestion de projet
 travaux de conception, de réalisation, d’intégration
Il présentera dans sa réponse sa méthodologie de conduite de projet.
- 98 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
21.b.
Planning des développements spécifiques
La réalisation de développements spécifiques doit rester limitée, car celle-ci peut
engendrer des couts de développement et de maintenance importants. Cependant
certains développements spécifiques sont incontournables.
Pour toutes les fonctions nécessitant un développement
soumissionnaire indiquera
 Les exigences fonctionnelles qui seront prises en compte
 La date de livraison de cette fonction
- 99 -
spécifique,
le
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
22. Migration vers le nouveau produit
La mise en place d'un nouveau système s'accompagne souvent d'une reprise des
données. La reprise des données est un point crucial dans la réussite du projet et ne
doit pas être négligée. Elle est source de nombreuses problématiques comme
l'identification des données à migrer (source, type, format..), la volumétrie ou encore
la conversion des données.
22.a.
Exigences de migration
Un plan de test de migration devra être élaboré et proposé par le soumissionnaire.
L’ensemble des données nécessaires au bon fonctionnement du système devront être
récupérées à partir des systèmes existants.
La migration devra s’inscrire dans le calendrier de mise en œuvre de l’ensemble des
opérations.
L’offre du soumissionnaire doit intégrer la reprise de données.
Le soumissionnaire pourra proposer
 Soit une reprise de données à partir de fichiers à plat réalisés par l’établissement
(solution de base)
 Soit une prise en charge complète de l’opération de reprise de données (variante)
22.b.
Données à migrer
Lister ici les données à migrer avec le plus de précision possible, en fonction de
l’existant de l’établissement de santé.
- 100 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
23. Risques
Tout projet comporte des risques, l’important étant de les gérer.
Il s’agit ici d’indiquer au soumissionnaire les risques propres à l’établissement qu’il
devra prendre en compte, et qui deviennent ainsi, de facto, des contraintes.
Le soumissionnaire tiendra compte des facteurs de risques suivants :
 Absence d’une cartographie applicative précise et complète
 Absence de maîtrise des outils bureautiques par des utilisateurs
 Ressources peu familiarisées aux projets de cette ampleur
 Études d’organisation conduites d’une manière imprécise ou incomplète
 Manque de disponibilités des personnes ressources (utilisateurs)
 Forte proportion de personnels intérimaires
 Manque de disponibilité des matériels (serveurs)
 Circuit de décision long
 Urgence du projet
Adapter cette liste au projet et à l’environnement de l’établissement.
Il est demandé au soumissionnaire de préciser dans sa réponse les moyens qu’il
compte mettre en place pour réduire ces risques.
- 101 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
24. Coûts
On peut noter dans ce chapitre les coûts prévus ou la répartition des coûts entre
l’établissement et le fournisseur, ou apporter des précisions sur certains coûts.
Le [Établissement X] prendra à sa charge
 La conversion et l’export des données du système actuel vers un fichier plat
préalablement à la migration des données
Compléter ou modifier si nécessaire.
Si possible, faire valider par le service juridique de l’établissement de santé.
Ne pas supprimer ce paragraphe.
Ne pas indiquer « sans objet ».
- 102 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
25. Exigences de documentation utilisateur et de formation
Rappelons que la documentation d’un système fait partie intégrante dudit système.
25.a.
Exigences de documentation utilisateur
Rappelons que la documentation d’un système fait partie intégrante dudit système.
Le titulaire fournira la documentation technique, en français, pour chacun des
composants logiciels, dont au minimum :
 les(s) manuel(s) d'utilisation,
 les manuels d'installation, d'administration et de paramétrage.
Indiquer le nombre d’exemplaires :
La documentation sera fournie sur CD-Rom et sur [XX] exemplaires papier.
25.b.
Exigences de formation utilisateur
25.b.1.
Personnel Informatique
Le titulaire sera en charge de la formation du personnel et proposera un plan de
formation adapté (nombre d'heures de formation par profil métier, organisation à
mettre en place).
Le soumissionnaire assurera les formations suivantes
 Présentation architecture technique
 Formation installation serveurs et outils techniques
 Formation exploitation
 Transfert de compétence installation postes de travail
Transfert de compétence paramétrage des applications
Noter ici le nombre de personnes à former.
25.b.2.
Utilisateurs finaux
Le titulaire sera en charge de la formation du personnel et proposera un plan de
formation adapté (nombre d'heures de formation par profil métier, organisation à
mettre en place).
Le soumissionnaire assurera exclusivement la formation d’un groupe de référents
sur l’ensemble du système.
Noter ici le nombre de personnes à former.
Le soumissionnaire précisera dans sa réponse s’il bénéficie du statut d’organisme de
formation agréé
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
26. Questions et exigences mises en attente
Ce chapitre permet de stocker des exigences en cours de discussion ou des exigences
prévues pour une prochaine version du système.
CHAPITRE DE TRAVAIL
SUPPRIMER LA TOTALITÉ DE CE CHAPITRE AVANT PUBLICATION DU
CAHIER DES CHARGES.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
27. Idées de solutions
Un cahier des charges doit contenir des exigences, et non des éléments de solution.
Cependant, lorsque des idées de solutions surgissent lors du recueil des besoins, il
peut être utile de les stocker temporairement dans une zone du document prévue à cet
effet.
Ce chapitre est une zone de stockage d'idées en attente.
CHAPITRE DE TRAVAIL
On peut y insérer des textes, schémas, croquis scannés, etc. Cette façon de procéder
évite la dispersion des documents.
SUPPRIMER LA TOTALITÉ DE CE CHAPITRE AVANT PUBLICATION DU
CAHIER DES CHARGES.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
28. ANNEXE : marché
Dans cette section, on trouvera un exemple de clauses administratives spécifiques à ce
type de consultation, que l’on retrouve, dans le cas d’un établissement public, dans le
CCAP.
Les établissements privés peuvent modifier ce chapitre pour l’adapter à leurs
pratiques.
28.a.
Documents contractuels
Le marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par
ordre de priorité décroissante
 Les actes d’engagements, leurs annexes financières et le cadre de réponse signés
 Ce cahier des clauses administratives particulières signé et paraphé
 Le programme fonctionnel signé et paraphé
 Le cahier des Clauses Administratives Générales Applicables aux marchés de
fournitures et services
 L’offre du soumissionnaire comportant entre autres un planning détaillé de mise
en place des applications, planning qui servira de base à l’élaboration des ordres
de service
Le PAQ proposé par le soumissionnaire dans son offre, sera, après choix du titulaire
du marché, formalisé conjointement avec l’établissement et deviendra un document
contractuel sous forme de cahier des charges de réalisation.
28.b.
Le marché
Le marché s’exécutera à partir d’émission d’ordres de service.
L’ordre de service déclinera précisément
 La désignation de la prestation demandée en référence au marché de base, aux
variantes admises et aux options (acquisition de licences, prestations, formation,
etc. …)
 Les quantités
 Le montant total H.T.
 Le taux et le montant de la T.V.A.
 Le montant total T.T.C.
 Les délais de réalisation, conformément au planning détaillé et notamment les
dates de MOM, VA, VSR (voir plus loin)
Le planning évoqué ci-dessus est celui figurant dans l’offre du titulaire et repris
dans le Plan d’Assurance Qualité.
Le Pouvoir Adjudicateur a toutefois la possibilité de modifier le planning mis dans
un ordre de service après concertation avec le titulaire du marché.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
28.c.
Modalités d’exécution de la prestation
28.c.1.
Calendrier de réalisation
Le délai de mise en place du système doit être indiqué dans la proposition
commerciale.
La mise en place s’effectue, le cas échéant, par modules fonctionnels ; le délai
indiqué s’entend « installation et mise en ordre de marche effectués ».
Pour les prestations de maintenance les délais maxima d’intervention sont fixés ciaprès.
Toutes difficultés concernant les délais doivent être aussitôt signalées au Pouvoir
adjudicateur qui est seul habilité à accorder une prolongation de délai de livraison.
Les demandes éventuelles de prolongation de délai d’exécution doivent être
adressées au Pouvoir adjudicateur avant l’expiration du délai contractuel.
28.c.2.
Lieu d’exécution de la prestation
Les développements spécifiques (interfaces, …) peuvent être réalisés dans les locaux
du titulaire.
Les prestations sont exécutées, d’une manière générale sur le site du [Établissement
X].
Les réunions de suivi du projet se déroulent dans les locaux du [Établissement X]
(sauf accord préalable du chef de projet de l’Hôpital).
Si nécessaire, ajouter ici des clauses relatives à la télémaintenance.
28.c.3.
Réception d’un ordre de service
D’une manière générale, suite à la réception d’un ordre de service par le titulaire, le
soumissionnaire présentera en retour la liste des intervenants avec leur curriculum
vitae.
Le titulaire s’engage à maintenir l’équipe proposée pendant toute la durée de chaque
ordre de service.
En cas de force majeure, le titulaire pourra proposer le remplacement d’un des
membres de l’équipe. Le [Établissement X] devra donner son accord formel sur ce
remplacement.
28.c.4.
Déroulement
Le programme fonctionnel décline le besoin fonctionnel et fixe le périmètre
technique des prestations.
En outre, à chaque étape du projet devant faire l’objet de décision ou de validation
par le [Établissement X], les dossiers de projet établis par le titulaire seront
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
présentés au Chef de projet qui disposera d’un délai de 10 jours ouvrables pour
procéder à l’acceptation du dossier ou présenter au titulaire ses observations.
Sur chacune des phases, le titulaire devra préciser ses pré-requis en terme
d’équipement ou de moyens humains propres au [Établissement X].
28.c.5.
Contrôle et réception des prestations
L’exécution des
l’Établissement.
prestations
pourra
être
contrôlée
à
tout
moment
par
En tout état de cause, le suivi de l’avancement du projet fait l’objet de réunions
contradictoires qui se déroulent sur le site du [Établissement X] suivant une
périodicité fixée à une réunion mensuelle minimum. A la demande des parties et en
fonction des besoins, cette périodicité pourra, le cas échéant, être modifiée en cours
d’exécution sans qu’il soit besoin d’établir un avenant.
Chaque réunion fera l’objet d’un compte-rendu établi par le titulaire dans les 5 jours
suivant la tenue de la réunion. Les comptes rendus adressés au Directeur du projet
seront approuvés ou feront mention de réserves dans les 5 jours suivant leur
réception.
28.c.6.
Vérification et admission des progiciels (applicatifs et techniques)
Il y a en général une procédure d’admission par ordre de service.
L’admission du système s’effectue en 3 étapes.
Installation et mise en ordre de marche de l’application
Le titulaire informe le [Établissement X] de la date à partir de laquelle il estime que
l’application peut, dans sa version définitive, le cas échéant par module fonctionnel,
être installée et intégrée au système informatique du [Établissement X]. La date de
début d’installation et de mise en ordre de marche est alors déterminée d’un
commun accord entre les parties au moins quinze jours avant la date envisagée.
L’installation et la mise en ordre de marche sont alors effectuées par le titulaire sur
le matériel indiqué par le [Établissement X]. Le titulaire dispose pour réaliser ces
opérations d’un délai de 2 semaines à compter de la date de début d’installation.
La mise en ordre de marche (MOM) est constatée par un procès verbal de mise en
ordre de marche prononcé par le Pouvoir Adjudicateur et signé par les 2 parties.
La MOM est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur au vu de
 Installation du système conformément aux spécifications prévues dans le
programme fonctionnel
 Fourniture de la documentation fonctionnelle du système et d’une
documentation détaillée d’exploitation
 Transfert de compétences de l’équipe informatique réalisé (volet exploitation)
La MOM peut être prononcée sans réserve ou avec réserves.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Les réserves éventuelles doivent être impérativement levées avant prononciation de
la Vérification d’Aptitude (VA) (étape suivante).
Vérification d’aptitude
La VA a pour but de constater que l’application livrée présente les caractéristiques
techniques qui la rendent apte à remplir les fonctions précisées par le marché et par
la documentation du titulaire.
Cette constatation résulte notamment de l’exécution des programmes d’essais réalisés
par l’établissement de santé.
La VA est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur juste avant la mise en exploitation
du système ou d’un ensemble de modules tel que décrit dans l’ordre de service. Pour
ce faire, l’ensemble des prestations de conception, développement, paramétrage de
l’application et de son environnement, de la fourniture de la documentation ainsi
que les formations ont été réalisées.
Après réalisation de tests sur les services pilotes, le [Établissement X] rédige un
document dans lequel il précise, pour chaque fonctionnalité indiquée dans le cadre
de réponse et incluse dans l’ordre de service si celle-ci est
 Conforme
 Non conforme avec 4 niveaux d’anomalies :
 Très grave
 Grave
 Tolérable
 Bénigne
Trois situations peuvent se présenter :
1/.
Toutes les fonctionnalités sont conformes
La VA est positive et prononcée sans réserves.
2/.
Certaines fonctionnalités ont un statut non conforme avec un niveau
d’anomalies grave, tolérable, bénigne
La VA est prononcée avec réserves, toutes les réserves devant être impérativement
levées avant la prononciation de la VSR.
3/.
Il existe une anomalie très grave sur une ou plusieurs fonctionnalités
La VA est négative et le Pouvoir Adjudicateur prend une décision d’ajournement.
La décision d’ajournement de la VA est prise par le Pouvoir adjudicateur après
discussion contradictoire d’évaluation entre le [Établissement X] et le Titulaire.
Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec
accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision.
Le [Établissement X] fournit un tableau récapitulatif des anomalies constatées et
des problèmes devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la
présentation suivante est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
la date de notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser
10 jours ouvrables.
Seuls trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle,
l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au
Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les
conditions du marché.
A la fin de la phase de VA
 Le Titulaire répond au document récapitulatif du [Établissement X] en signifiant
son accord sur les anomalies éventuelles constatées et leur caractère (grave,
tolérable, bénigne) et précise le délai de modification
 Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il remet
au [Établissement X]
Vérification de service régulier
La VSR a pour but de constater que l’application livrée est capable d’assurer un
service régulier dans les conditions normales d’exploitation sur les services pilotes.
La VSR débute le premier jour ouvré suivant la VA. Sa durée est de 40 jours
ouvrables. Cette durée peut être toutefois prolongée en cas d’ajournement comme
précisé ci-après.
Deux situations peuvent se présenter
 La VSR est positive. Un procès verbal sera établi. Le Pouvoir adjudicateur
dispose de 7 jours pour notifier au titulaire sa décision. Un procès verbal
d’admission est rédigé
 La VSR est négative, le Pouvoir adjudicateur prend une décision d’ajournement
La décision d’ajournement de la VSR est prise par le Pouvoir adjudicateur après
discussion contradictoire d’évaluation entre le [Établissement X] et le Titulaire, par
suite à la constatation des éléments suivants :
 La durée cumulée des défaillances partielles constatée sur 5 jours ouvrables
consécutifs, rendant une partie des fonctions du système inopérante, dépasse 4
heures
 Le système subit une défaillance complète, entraînant l’inaptitude du système à
accomplir toutes les fonctions requises
Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec
accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision.
Le [Établissement X] fournit la liste des anomalies constatées et des problèmes
devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la présentation
suivante est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre la date de
notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser 10 jours
ouvrables.
Seules trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle,
l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les
conditions du marché.
A la fin de la phase de VSR
 Le Titulaire fournit un document qui récapitule toutes les anomalies détectées
au cours de la VSR, ainsi que la suite donnée à chacune d’entre elles
 Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il remet
au [Établissement X]
Période de garantie à adapter si nécessaire.
 La période de garantie commence à l’admission (signature du PV d’admission
après la VSR). Elle est de 1 an
 A l’issue de la période de garantie, il y a application du contrat de maintenance
28.c.7.
Vérification et admission des interfaces
Spécifications
Le titulaire réalise les spécifications fonctionnelles.
Le [Établissement X] validera formellement les spécifications.
Au vu du procès verbal, le titulaire pourra effectuer le développement spécifique (le
cas échéant).
Vérification d’aptitude
La vérification d’aptitude est conforme dans son principe à celle évoquée
précédemment pour l’offre progicielle.
Elle intervient d’une manière concomitante avec la VA du système associé.
Vérification de service régulier
La vérification de service régulier est conforme dans son principe à celle évoquée
précédemment pour l’offre progicielle.
Elle intervient d’une manière concomitante avec la VSR du système.
La période de garantie
Débute à l’admission (VSR positive) ; elle est de 1 an.
Au-delà de la période de garantie
Il y a application du contrat de maintenance.
28.c.8.
Prestations
Pour chaque ordre de service, le titulaire effectue d’une manière mensuelle, un
relevé des prestations effectuées.
- 111 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
A la suite de la vérification des prestations effectuées, le Pouvoir adjudicateur
prononcera la réception, l’ajournement, la réception avec réfaction ou le rejet des
prestations.
28.c.9.
Formation du groupe projet et référents
Ces prestations se déroulent préalablement à la phase de vérification d’aptitude.
La formation est dispensée dans les locaux du [Établissement X].
Lors de chaque formation, le formateur fait remplir par les participants une fiche de
présence.
A l’issue de la formation, chaque participant remplit une fiche d’évaluation.
28.c.10.
Maintenance et support technique (progiciels)
La maintenance est assurée, dans les conditions définies ci-après dès la
prononciation de la VA (positive).
La maintenance recouvre la maintenance corrective, adaptative et évolutive.
Le Titulaire s’engage à assurer la maintenance de l'application pendant une durée
minimale de 5 ans à compter de l’admission. Le marché de maintenance est
renouvelable par reconduction expresse formulée par le Pouvoir adjudicateur par
lettre recommandée avec AR 3 mois avant l’échéance annuelle.
Dans le cadre d’une application développée sur la base de modules fonctionnels
faisant chacun l’objet de décision d’admission propre, la durée de 5 ans s’entend à
compter de la décision d’admission du dernier module.
La maintenance couvre la correction de toutes les anomalies de fonctionnement (tels
les bogues ou les dysfonctionnements) qui pourraient être détectées dans les
programmes composant le logiciel, et la reconstitution des fichiers endommagés en
raison de l’anomalie. Elle couvre également les évolutions réglementaires et toutes
évolutions fonctionnelles décidées soit par le Titulaire soit sur proposition du Club
utilisateurs.
Lors de la détection d’une anomalie, le Titulaire intervient dans les délais maxima
suivants :
 24 heures maximum pour une anomalie bloquante
 5 jours ouvrables maximum pour une anomalie non bloquante
Après l’appel du [Établissement X], confirmé par télécopie ou messagerie
électronique, il accuse réception par tout moyen (télécopie, messagerie électronique)
et choisit le moyen le plus approprié pour résoudre l’anomalie
 Dépannage téléphonique
 Déplacement d’un personnel qualifié. Dans ce cas, l'Établissement s’engage à
faciliter l’intervention des techniciens du Titulaire
Chaque intervention fait l’objet d’une fiche de suivi établie par le titulaire qui
mentionne notamment la date et l’heure de la prise en compte de la demande
- 112 -
Cahier des charges Dossier de soins paramédical
d’intervention du Établissement, la nature de l’anomalie constatée et les moyens
utilisés pour la corriger. Cette fiche est transmise à l' Établissement (Service
Informatique), après correction de l’anomalie.
D’autre part, le titulaire effectue, en tant que de besoin, la mise à jour de la
documentation qu’il remet dans les meilleurs délais à l' Établissement.
Le titulaire assure également la mise en place d’un support technique (« hot line »),
aux conditions figurant dans sa proposition commerciale. Le support technique est
assuré dès la prononciation de la VA (positive).
28.c.11.
Modalités de règlement
(% du montant de l’ordre de service)
Licences progiciels
40 % au vu du procès verbal de la MOM notifié sans réserves,
40 % au vu du procès verbal de vérification d’aptitude notifié sans réserves ou
réserves ne comportant aucune anomalie grave,
20 % à la signature du PV d’admission suite à la VSR.
Interfaces
80 % à l’issue du procès verbal de vérification d’aptitude notifié sans réserves ou
réserves ne comportant aucune anomalie grave,
20 % à la signature du PV d’admission suite à la VSR.
Prestations et formations
Facturation mensuelle au vu du procès verbal de réception de service fait, les
factures de prestations et formation étant différentes.
Outils techniques et base de données
100 % à la mise en ordre de marche notifiée sans réserves.
28.c.12.
Modalités en cas de retard
Ces chiffres sont à revoir par l’établissement en fonction des règles en vigueur. Ils
sont donnés ici à titre indicatif.
Progiciels et interfaces
En cas de dépassement des délais contractuels par le titulaire – non respect des
dates de vérification d’aptitude mentionnées dans l’ordre de service – des pénalités
de retard pourront être appliquées.
Les pénalités de retard sont généralement comprises dans une fourchette entre 1/500
et 1/1000.
Les pénalités sont également données à titre indicatif.
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Cahier des charges Dossier de soins paramédical
Elles s’établiront à 1/1000 du montant T.T.C. de l’ordre de service par jour de retard,
avec un plafonnement à [X %] du montant TTC de l’ordre de service.
Maintenance (progiciels)
En cas de dépassement par sa faute des délais d’intervention prévus par le présent
contrat, le Titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée
par application de la formule suivante :
P = 75 euros x R
dans laquelle :
P = montant de la pénalité
R = le nombre cumulé, sur la période de maintenance considérée, des jours de retard
par rapport au délai maximum d’intervention prévu
Ces pénalités peuvent être appliquées dès la signature de la VA.
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