Les acheteurs et la rédaction des contrats

LES ACHETEURS ET LA REDACTION
DES CONTRATS
Les achats représentent une part de plus en plus importante dans le
chiffre d’affaires de l’entreprise. Or la compétitivité passe
aujourd’hui par les achats et donc par la conclusion de contrats
nationaux et internationaux.
Or si les grandes entreprises disposent d’un service juridique, il n’en
est pas de même pour les petites et moyennes entreprises dans
lesquelles les acheteurs doivent souvent se « débrouiller » seuls pour
rédiger les contrats.
Horace disait : « verba volant, scripta manent »
« Les mots s’envolent, les écrits restent ».
Le juge s’appuyant uniquement sur des originaux écrits, il est
impératif que tous les accords entre le fournisseur et l’acheteur
soient écrits pour préserver leurs intérêts.
De plus, on constate que les acheteurs ont peu de compétence dans le
domaine juridique et rencontrent des difficultés pour rédiger les
contrats.
L'idée n'est pas de transformer les acheteurs en juristes ou qu'ils
s'improvisent apprentis juristes, mais qu'ils acquièrent un savoir-
faire qui va les aider à avoir les bons réflexes.
Certes, ils doivent veiller aux intérêts de l'entreprise, mais leur
mission comprend également le devoir de faciliter le développement
de leur activité par la conclusion de contrats corrélés à la réalité des
enjeux.
Or la rédaction des contrats est souvent complexe et peut perturber
le déroulement d'une transaction commerciale.

La prévention et la répartition des risques revêtent donc une
importance capitale pour les parties prenantes au contrat.
Sécuriser les contrats est donc une décision de gestion essentielle et
ne pas le faire engagerait la survie de l’entreprise à court ou à long
terme en lui faisant porter de lourds risques qu’ils soient
économiques, financiers, juridiques etc…
La rédaction contractuelle est une des compétences-clés de
l’acheteur car sécuriser la relation fournisseur implique une vigilance
au moment de la rédaction et de la négociation du contrat.
On constate aussi que certaines entreprises se contentent
généralement de négocier les contrats proposés par ses fournisseurs
sans regarder en détail les clauses qui pourraient leur être
préjudiciables. Par exemple certains contrats fournisseurs prévoient
des pénalités pour retard de paiement mais passent sous silence les
pénalités pour retard de livraison.
D’autres contrats fournisseurs sont renouvelés par tacite
reconduction or la tacite reconduction est, pour les acheteurs, un
élément à bannir dans les contrats. En effet la tacite reconduction est
une formule juridique qui indique qu'un contrat est automatiquement
renouvelé si aucune des parties ne souhaite y mettre un terme. Ces
contrats ont une durée de 3 ou 5 ans (ou 9 ans pour les baux
commerciaux). Or beaucoup d’entreprises et notamment de services
achats « pêchent » dans le suivi des contrats et oublient de dénoncer le
contrat ce qui amène parfois son renouvellement pour une période de 3
ou 5 ans sans renégociation. Or on sait par exemple que dans la
téléphonie ou les photocopieurs la tendance à la baisse de prix est
importante et l’absence de renégociation prive l’acheteur et son
entreprise de réduction de prix.
Comment y remédier ?

La première action est de mettre en place une gestion des contrats avec
les dates clés, les délais de dénonciation et les dates butoirs.
Ensuite, il convient de refuser si possible d’intégrer la clause de tacite
reconduction dans les contrats.
Si la clause de tacite reconduction figure (comme c’est le cas dans les
contrats d’assurance, de téléphonie, de photocopieurs ou encore des
baux commerciaux) il faut préciser dans le contrat que le fournisseur
aura obligation d’adresser au client un courrier 3 ou 6 mois avant la date
de renouvellement tacite du contrat afin de permettre à l’acheteur de
dénoncer le contrat et de mettre le fournisseur en concurrence en
relançant un nouvel appel d’offres.
Une question se pose : Comment anticiper le risque
juridique lié aux contrats d’achat ?
Après la phase de négociation et le choix d’un fournisseur, il convient
de formaliser les engagements de chaque partie conformément aux
négociations faites avec le fournisseur choisi.
Ainsi l'achat ne se résume plus seulement à la négociation et à
l'obtention du bon prix. Il passe également par une contractualisation
des engagements pour sécuriser et pérenniser l'entreprise.
Ces engagements réciproques permettront de s’engager sur les points
suivants :
- La durée de validité du contrat
- Les procédures et les modalités de commande et de livraison
- Le transfert de propriété et des risques
- Les modalités et le plan de paiement
- Le cadrage qualité
- Les pénalités (de retard et/ou techniques)
- Les garanties
- La gestion des obsolescences

- La propriété intellectuelle et industrielle
- La responsabilité
- Les modalités de modification du contrat
- La force majeure
- Les cas de résiliation et résolution du contrat
- La juridiction en cas de litige
- Etc…
Autres points importants liés au contrat, les conditions générales de
vente et les conditions générales d’achat (CGV et CGA).
En aucun cas les CGA ne peuvent prévaloir sur les CGV de façon
automatique ou systématique.
Une des solutions est de faire signer les CGA aux fournisseurs avant
de s’engager dans une relation commerciale. Pour que les conditions
générales d’achats entrent dans le champ de la négociation (et,
pourquoi pas, pour qu’elles prévalent sur les CGV), il est essentiel de
les communiquer en amont de la conclusion du contrat. Pour se faire il
est important que les CGA soient adressées au moment de l’appel
d’offres au fournisseur afin que celui-ci, avant de répondre à l’offre,
connaisse les conditions dans lesquelles se déroulera les relations
commerciales.
Aujourd’hui acheteurs et fournisseurs essayent au
maximum de limiter les risques en incluant de plus
en plus de clauses.
Le contenu des contrats s'est densifié, ces dernières années.
Cependant, cet "enrichissement" ne concerne pas directement la
chose ou la prestation achetée. On remarque une forte tendance à
compléter les obligations contractuelles par un dispositif de clauses
et/ou de documents étrangers à l'acte d'achat : charte éthique ou de
valeurs, code de déontologie, adhésion au développement durable,

déclaration sur l'honneur du respect des lois, etc... L'intégration de
ce type de documents dans le contrat est significative. Ils
sont créateurs de devoirs pour la partie qui les signe.
Ainsi, au-delà du droit, l'intention est de faire du contrat un véhicule
des valeurs de l'entreprise : il contribue, d'une certaine manière, à la
construction de son image et à l'affirmation de sa réputation.
Le contrat devient un outil de régulation de la relation fournisseurs
en le contraignant au respect de devoirs et d'intérêts supérieurs à
l'objet du contrat.
Conclusion
Si aujourd’hui l’acheteur professionnel se doit de maîtriser les
aspects juridiques liés aux achats, on constate encore que de
nombreux acheteurs, contraints de rédiger des contrats, n’ont
aucune connaissance juridique. Or le risque pour l’entreprise est
important. Les économies réalisées par l’acheteur lors de la
négociation pourraient se transformer en perte du fait d’un contrat
mal rédigé.
Aussi il est important de former les acheteurs sur les connaissances
juridiques nécessaires à la rédaction des contrats d’achat et de les doter
d'outils qui facilitent la mise au point de contrats adaptés.
Ces outils peuvent être des documents types tels que des clauses ou des
contrats standardisés selon les exigences internes ou à partir de
négociations antérieures. Ils peuvent aussi prendre la forme de guides
d'utilisation et être avantageusement complétés par de solides formations
sur les potentiels risques auxquels l'entreprise doit faire face.
C’est à ces conditions que l’entreprise sera préservée des risques
juridiques qui pourraient pénaliser son résultat ou mettre en péril sa
pérennité.
Louis LANGUENOU
Consultant en organisation achats
Formateur