Santé & Environnement SYSTEME DE GESTION ENVIRONNEMENTAL ET SOCIAL, NOTES DE GUIDE Nom du projet : Formation à l’implémentation du SGES de CDC Numéro de projet : 1620010543 Client : CDC Group plc Note n° : 02 Version : 02 Prepared by : Andrew Snow Checked by : Philippa Spence Approved by : Philippa Spence Date 09/09/2020 1. Introduction L’objectif de cette note d’orientation est de fournir aux participants à la formation en ligne à la mise en œuvre du système de gestion de l’environnement et de la gestion sociale (SGES) des conseils supplémentaires, des conseils et des recommandations pour garder votre SGES reflétant votre entreprise en évolution et en constante amélioration. Le présent document d’orientation s’adresse aux organisations dotées d’un SGES mature, qui ont traversé au moins un cycle complet de développement, de mise en œuvre, d’audit et d’examen de la gestion. 2. Améliorer continuellement votre SGES Le tableau au verso contient un certain nombre d’astuces et de conseils sur la façon de maintenir votre SGES efficace, engageant et ajoutant de la valeur à votre organisation. Les lignes directrices sont structurées autour du cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA) et des éléments de base d’un SGES tel que décrit dans la norme de performance environnementale et sociale 1 de la Société financière internationale (SFI). Note : Le Guide d’autoévaluation et d’amélioration du SGES de la SFI (2015) fournit un outil utile pour évaluer systématiquement la maturité et l’efficacité de votre SGES et identifier où des améliorations peuvent être apportées. 1 Une intégration soigneusement gérée de votre SGES dans votre ou vos systèmes de gestion d’entreprise, au point où il n’est plus considéré comme un système autonome, mais comme faisant partie de la façon dont vous menez vos activités quotidiennes devrait être l’objectif. Composants du SGES Objectifs/résultats attendus du SGES Police Conseils -Examiner périodiquement les objectifs et les résultats escomptés du SGES et les harmoniser avec votre vision d’affaires globale, votre mission, vos buts ou vos objectifs (que ce soit formel ou informel), p. ex. comment le SGES peut aider à la gestion des risques ou être plus responsable. Ceci est particulièrement important dans le cas des changements organisationnels importants tels que l’acquisition, l’introduction de nouveaux services ou produits, expansion dans de nouveaux pays, etc. -Le cas échéant, intégrer les exigences du SGES le système de gestion du rendement dans l’entreprise, c.-à-d. les objectifs ministériels les plans et les évaluations des particuliers. - Examiner vos politiques environnementales, sociales (y compris la communauté, la santé et la sécurité au travail et les ressources humaines) (y compris le code de conduite) au moins une fois par année ; tenir compte de l’évolution des exigences légales et autres (y compris les exigences des clients/ prêteurs/investisseurs) et de votre performance dans ces domaines. - Faire participer les travailleurs et les intervenants externes au processus d’examen des politiques. -Assurez-vous que vos politiques restent alignées avec votre vision globale et votre stratégie d’affaires. -Assurez-vous que vos politiques reflètent suffisamment vos buts et objectifs à long terme en matière de SE/durabilité. - Assurez-vous que vos politiques reflètent le code de conduite et les normes de vos clients et/ou investisseurs/prêteurs. -Partagez vos polices avec vos fournisseurs et demandez leurs polices en retour, effectuez un examen pour en assurer la cohérence. - Lorsqu’une politique est mise à jour, envoyez une lettre d’engagement ou un courriel de la 2 Identification Possibilités des risques, Programmes de gestion impacts haute direction à tous les employés. Expliquer les changements apportés et ce qu’ils signifient concrètement en ce qui concerne la façon dont les employés entreprennent leur travail. & -Revisitez le contexte de votre organisation (au moins une fois par an). -Revoir vos risques et opportunités stratégiques en matière de SE (au moins une fois par année), un comité interfonctionnel peut être un moyen efficace de le faire. -Prenez le temps d’examiner l’horizon à la recherche des changements proposés dans les exigences juridiques et autres et des questions émergentes et des mégatendances, demandez l’avis d’experts externes si nécessaire. -Intégrez votre processus d’identification des risques et des opportunités ES dans votre processus plus large de gestion des risques de l’entreprise. -Revoir vos aspects opérationnels et vos impacts et les évaluations des risques en matière de SST (au moins une fois par année, ou après des changements importants ou des incidents), faites participer les gens sur le terrain au processus. -Identifiez les risques et les opportunités ES tout au long du cycle de vie complet de vos services / produits / projets / investissements, y compris ceux impliquant des entrepreneurs et des fournisseurs principaux. -Travaillez à l’intégration de vos plans de gestion SGES avec vos autres processus de planification des activités et de gestion des processus de changement. -Vérifiez périodiquement si vous investissez du temps et des ressources efficacement. Avezvous les effets positifs que vous souhaitiez avoir ? Êtes-vous vraiment entrain de vous attaquer / éliminer / réduire autant que possible vos risques SE matériels ? -Gardez votre communication interne et externe à jour et votre SGES visible, mettez à jour les avis/ intranet / site Web, développez des études de cas qui présentent les progrès du plan d’action et les réalisations spécifiques de SGES. 3 Capacité et compétence organisationnelles -Envisagez de numériser vos processus SGES et de les intégrer dans les outils métier de base - pour réduire la paperasserie. -Défier la bureaucratie - pourquoi devons-nous le faire, existe-t-il une méthode plus efficace ? -Assurez-vous d’avoir une procédure de gestion efficace du changement qui considère les risques SE, les impacts et les opportunités comme des critères de base. -Vérification de la logique et mise à l’essai de nouveaux plans et procédures avec le personnel opérationnel et les utilisateurs. -Tenez compte des pratiques exemplaires de l’industrie et consultez vos principales parties prenantes (p. ex. investisseurs, prêteurs, clients, fournisseurs, collectivité) lors de l’élaboration de l’élaboration des nouveaux plans de gestion, plans d’action et procédures. -Examiner le rendement dans l’ensemble des divisions, des installations et des sites et cibler les ressources pour assurer l’uniformité (envisager un soutien ou une intervention directe, le mentorat, le partage des pratiques exemplaires et des leçons apprises). -Assurer et encourager la participation interfonctions - tout le monde a un rôle à jouer. -Encouragez une saine concurrence en ce qui concerne les éléments d’une gestion efficace SE au sein de votre main-d’œuvre (concours et récompenses) et entre les fonctions /sites. -S’assurer que suffisamment de temps est accordé à la formation sur la SGES et au développement continu, exigez l’adhésion de la direction à tous les niveaux. -Alternez les membres des comités ESG/SGES et/ou les champions fonctionnels de l’ES pour apporter de nouvelles idées/enthousiasmes. -Envisagez d’accroître le pouvoir de décision de l’équipe ESG/HSE. -Intégrer les exigences de compétences en SGES dans l’infrastructure de compétences de votre organisation p. ex. matrice des compétences et de la formation. -Assurez-vous d’avoir un programme de formation continue sur les SE, qui se met à jour périodiquement pour refléter l’évolution des priorités et des risques/impacts/Possibilités. 4 -Envisager d’aider les fournisseurs à renforcer leurs capacités organisationnelles pour gérer les questions d’E&S (par exemple, élaborer une formation d’orientation des fournisseurs et des boîtes à outils simples). Préparation et intervention en cas d’urgence -Testez périodiquement vos arrangements et impliquez tous les niveaux de l’entreprise par le biais d’exercices simulés. -Mener des exercices plus détaillés et impliquer des parties prenantes externes (employés, entrepreneurs, services d’urgence, organismes publics, communautés environnantes, autres entreprises). -Sélectionnez des scénarios d’exercice avec différents degrés de complexité. -Tirez des leçons des autres (au sein de votre organisation, du secteur, d’autres secteurs et/ou de conseillers spécialisés). -Examinez régulièrement votre inventaire d’équipement d’urgence et mettez-le à jour au besoin pour vous tenir au fait des nouvelles technologies et des risques potentiels. Mobilisation des intervenants /engagement des -Utiliser les sondages auprès du personnel et parties prenantes. d’autres moyens de communication pour poser des questions difficiles - Les gens suivent-ils le SGES? Est-il utilisé comme prévu? Si ce n’est pas le cas, pourquoi? -Pour stimuler la mobilisation et l’engagement, envisager de lier les objectifs SE, les cibles et les mesures aux buts de rendement de la haute direction et du personnel. -Envisager d’encourager l’adoption et la conformité des employés et des entrepreneurs. -Envisagez des activités de bénévolat et d’équipe pour promouvoir l’engagement dans l’ensemble de l’entreprise. -Solliciter la rétroaction des intervenants externes sur le SGES et/ou le rendement du SE - le SGES reflète-t-il les intérêts des intervenants? -Déterminez si vous collaborez efficacement avec différents groupes d’intervenants externes. Existe-t-il des approches différentes et plus efficaces pour : les groupes vulnérables et marginalisés? 5 -Travaillez avec différentes parties externes pour améliorer votre performance en matière de SE (par exemple, fournisseurs, groupes communautaires locaux, experts externes, ONG, organismes de recherche, syndicats, groupes de consommateurs, organismes professionnels / associations industrielles et agences gouvernementales). Communications externes et mécanismes de -Examinez périodiquement l’efficacité de la règlement des griefs communication de votre rendement en matière de SE (à l’interne et à l’externe). Est-ce dans une langue que les gens peuvent comprendre / s’identifier? -Travailler avec les intervenants pour surveiller et effectuer une analyse des causes profondes des répercussions négatives qui touchent la collectivité et y remédier. Rapports continus aux collectivités touchées -Recherchez activement des commentaires sur l’efficacité de la façon dont votre performance ES est rapportée. Est-ce dans une langue que les communautés peuvent comprendre ou à laquelle elles peuvent s’identifier? -En fonction des commentaires, envisagez d’élargir ou de diversifier vos méthodes de production de rapports (réunions, site Web, groupe de courriels, présentations, assemblées publiques, rapports écrits, brochures et publicités dans les publications locales) pour vous assurer que tous les groupes sont rejoints. Suivi et évaluation -Déterminez si les éléments de surveillance de votre SGES vous donnent suffisamment d’informations pour évaluer les performances. -Comparez les performances entre les fonctions /sites et comparez vos performances à vos pairs et à d’autres secteurs. -Effectuez des auto-évaluations périodiques pour évaluer l’état de votre SGES (p. ex. à l’aide des outils ESMS de la SFI). -Examinez et actualisez périodiquement votre programme d’audit - mélangez-le (changez d’auditeurs, commandez des audits de 3ème partie, invitez des auditeurs d’autres fonctions / sites, partagez les meilleures pratiques) et ciblez certaines procédures / sujets. -Maximiser l’examen de la gestion (utiliser un format d’atelier, défier vos dirigeants, faites- 6 les réfléchir). Ne vous contentez pas de présenter un ensemble d’objectifs, des cibles et des mesures que les dirigeants doivent appuyer. -Revoir l’analyse de rentabilisation et poser les questions difficiles - Qu’est-ce que le SGES a contribué à réaliser ? Offre-t-il les avantages que vous avez identifiés au début/dans notre plan d’affaires ? 3. Conduire l’amélioration continue Le tableau suivant contient un certain nombre de conseils et d’astuces sur la façon d’améliorer continuellement et tangiblement les performances SE de votre organisation. A faire -Recherchez continuellement des occasions d’intégrer le SGES aux processus opérationnels. -Fixez des objectifs à long terme ambitieux et des cibles SMART1 et scientifiques2. -Continuez à vous concentrer sur vos risques et opportunités importants afin que les réalisations soient significatives - allez au-delà de la conformité pour vous attaquer aux tendances émergentes. -Affectez des cadres supérieurs en tant que propriétaires objectifs et des cibles et des actions en cascade à plusieurs fonctions / sites - afin que tout le monde contribue. -Envisagez d’encourager l’atteinte des objectifs et des cibles au moyen de cibles personnelles et d’évaluations du rendement. -Déterminez le rendement au niveau stratégique et opérationnel (voir la figure 1 cidessous). -Envisagez une certification externe (ISO 14001, 45001, 50001, SA 8001) – pour fournir un examen externe, une pression pour améliorer et une plus grande reconnaissance des parties prenantes. -Communiquez les objectifs et les réalisations au personnel et aux actionnaires de manière significative, utilisez un langage auquel les gens peuvent s’identifier. A ne pas faire -N’évitez pas les gros problèmes. Commencez par les « fruits à portée de main », mais n’ignorez pas les risques / opportunités importants une fois que votre SGES est mature. -Ne laissez pas la responsabilité de l’amélioration (objectifs, cibles, actions) incomber uniquement aux individus ESG / SGES. -N’utilisez pas de langage « Greenwash » non pris en charge dans vos communications et vos rapports (cela peut se retourner contre vous et nuire à la crédibilité). -N’oubliez pas votre personnel et vos parties prenantes (autres que les investisseurs / prêteurs) lors de la communication et de la communication du rendement. -N’ignorez pas le contrôle et l’assurance de la qualité des données de performance dans votre vérification et processus d’audit. -Ne traitez pas l’examen de la gestion comme un exercice de case à cocher. 7 -Établissez et maintenez des systèmes de collecte de données robustes pour soutenir vos programmes d’amélioration. -Maximiser les possibilités offertes par l’examen de la gestion (préparer, mobiliser, communiquer, convenir de la voie à suivre). -Envisagez l’audit / la vérification de votre 3ème partie de vos données de performance publiées pour améliorer crédibilité. Figure1 : Niveaux stratégiques et d’opérations dans le cycle ISO 14001 Planifier-Faire-VérifierAgir 8
