Initiez-vous au marketing événementiel

Bonjour à toutes et à tous,
Je suis Rémi, professeur chez OpenClassrooms et je vous invite à découvrir mon nouveau
cours dédié au Marketing événementiel !
Organiser un évènement c'est une chose... en assurer la promotion et lui donner un maximum
d'impact en est une autre.
L’objectif premier de ce cours est de vous initier au rôle de chef·fe de projet évènementiel. C'est
un métier à part entière, mais c'est aussi un rôle que vous pourrez endosser en tant que
chargé·e de communication, community manager, responsable marketing…
Étapes par étapes, nous allons ensemble identifier et mettre en œuvre les actions de marketing
propres à l'évènementiel. Nous commencerons par la phase en amont de l'évènement : nous
verrons ce qui est à prendre en compte pour l'organisation d'un évènement et nous ferons une
analyse des objectifs et de la faisabilité de cet évènement.
Puis nous verrons ce qui est à entreprendre pendant l'évènement en lui-même, et en particulier
l'ensemble des actions de communication.
●
Enfin nous ferons le bilan de l'évènement et des retombées et identifierons les axes
d'amélioration et d'analyse des retours sur investissement pourra être effectué.
Objectifs :
À la fin de ce cours vous serez capable de...
Communiquer efficacement en utilisant les termes du marketing évènementiel
Créer un plan de communication évènementiel
Exécuter et mettre en place des actions de communications
Animer et relayer de manière efficace un évènement
Organiser la logistique d’un évènement
Faire le bilan d’un évènement
Pré-requis :
Ce cours est ouvert et à la portée de tout ceux qui ont des bases en marketing ou en gestion de
gestion de projet.
Si vous n'avez jamais fait de marketing ni de gestion, je vous recommande de commencer par
ces cours :
Initiez-vous au marketing digital
Gérez un projet digital avec une méthodologie en cascade
Cernez la définition précise d'un évènement
ur savoir de quoi nous allons parler, il est impératif de repartir de la définition même du mot
évènement.
Provenant du mot latin signifiant "advenir", le mot évènement (ou événement) a plusieurs sens
qui se complètent.
La question de l'orthographe et des réformes orthographiques entre "évènement" et
"événement" ne sera pas tranchée ici ! ;)
D'après Wikipedia, le premier sens admis en général est qu'un évènement désigne un fait qui
survient à un moment donné.
C'est donc une action dans un cadre temporel.
Au théâtre, dans un roman, un évènement désigne également une péripétie "racontée".
Cet évènement va donc s'inscrire dans l'histoire.
On utilise parfois l'expression "faire l'évènement" pour sous entendre que l'on a fait "sensation",
que l'on a marqué les esprits.
Vous comprenez donc désormais pourquoi "provoquer un évènement" peut être un bon moyen
de communication pour donner à voir ses expertises, démontrer ses qualités et raconter son
histoire.
Il y a beaucoup de différents types d'évènements avec des caractéristiques très diverses.
Il peut être :
public ou privé
grand public et/ou réservé aux professionnel·le·s
personnel ou professionnel
thématique ou généraliste
physique, offline ou en ligne, online ou hybride
court, ponctuel ou s'étaler sur une durée plus longue
unique ou récurrent, périodique
Au fait, comment puis-je trouver des idées d'évènements ?
Des évènements il y en a tout le temps, des bons et des moins bons.
Inspirez-vous de ceux auxquels vous avez plaisir à participer, analysez ce que proposent vos
concurrents directs ou indirects, faites des benchmarks... et vous devriez trouver des idées !
Quelques exemples d'évènements :
Une inauguration
Le lancement d'un produit
Une campagne de crowdfunding
Un hackathon
Un anniversaire
Un Flash-Mob, un happening
...
Afin d'illustrer tout au long de ce cours les différentes actions à entreprendre, j'utiliserai en
exemple un évènement organisé au sein de l'ECV Digitale, une école supérieure de
communication digitale : un hackathon avec tou·te·s les étudiant·e·s.
Logo du Hackathon de l'ECV Digital, notre exemple !
Logo du Hackathon de l'ECV Digital, notre exemple !
En résumé, un évènement est une action unique qui se déroule dans un temps défini.
Voyons maintenant ensemble pourquoi intégrer un évènement dans sa stratégie de
communication peut être très bénéfique.
Intégrez un évènement dans votre stratégie de communication
marketing, par définition, signifie "to market"... c'est-à-dire mettre sur le marché un produit, un
service. Depuis, le marketing a évolué et tient désormais compte aussi des retours et avis de
ses clients et prospects.
marketing évènementiel regroupe donc l'ensemble des actions marketing liées aux
évènements.
Pourquoi intégrer des actions de marketing évènementiel dans votre stratégie marketing globale
?
Une stratégie de marketing globale est primordiale pour vous permettre d'organiser et de rendre
intelligible votre communication.
Définir une stratégie de communication permet de structurer et coordonner les
différentes actions qui seront mises en œuvre tout au long de l'année (presse, publicité,
site internet, e-marketing, événementiel, etc.).
La définition de cette stratégie de communication vous permet d'en maîtriser la périodicité, le
budget et la réalisation. Il faut donc une correspondance forte entre les objectifs de votre
stratégie globale et votre stratégie évènementielle pour justifier de la pertinence d'actions de
marketing évènementiel.
Par exemple, un hackathon désigne un événement où un groupe de développeurs volontaires
se réunissent pour faire de la programmation informatique collaborative, sur plusieurs jours.
C'est un processus créatif fréquemment utilisé dans le domaine de l'innovation numérique.
C'est donc un évènement qui permettra de démontrer les compétences et la créativité des
étudiants de l'ECV Digitale, favorisera le développement de projets innovants et surtout
montrera une image valorisante auprès des parents d'élèves, de futur·e·s étudiant·e·s et surtout
des partenaires professionnel·le·s. Cet évènement s'inscrit donc très bien dans la stratégie
marketing globale.
La définition de votre stratégie de communication évènementielle, web et hors web, est
indispensable pour la réussite de votre projet évènementiel et pour répondre correctement aux
objectifs. Une communication réussie passe, avant tout, par une stratégie de communication
bien définie.
À quels types d'objectifs répond l'organisation de votre évènement ?
Intégrer un événement à votre stratégie de communication peut donc être un levier très
puissant pour répondre à certains de vos objectifs. Mais à condition de maitriser cet outil et
d’identifier clairement les objectifs et les moyens (humains, budgétaires, temporels...) à votre
disposition !
Que ce soit pour une association (comme Greenpeace, qui est champion du street-Marketing),
pour une institution ou une entreprise (comme Redbull, qui est champion du marketing
expérientiel), un évènement bien pensé permet :
de positionner sa communication au plus juste des besoins et des attentes de ses cibles,
de véhiculer une image et un message qu’elles comprennent, qui les touchent et les engagent.
Les actions de communication évènementielle permettent de répondre principalement à 2 types
d'objectifs marketing :
La notoriété (de la marque consommateur ou employeur), c'est-à-dire le fait de faire connaître
(et donc vendre) ses produits et services, de développer son image et de la rendre attractive
L'acquisition (de clients ou de collaborateurs, en B2C ou en B2B), c'est-à-dire le fait d'accroître
son activité ou encore de créer et développer ses relations avec ses client·e·s, fournisseurs,
prestataires, partenaires ou futur·e·s employé·e·s.
Elles peuvent également répondre à d'autres objectifs secondaires : engagement, satisfaction,
conversion et/ou fidélisation.
Dans notre exemple de Hackathon, pour l'école les objectifs sont nombreux :
Notoriété : faire connaitre et reconnaitre lécole, la rendre attractive aussi bien pour les futur·e·s
étudiant·e·s que pour les partenaires
Acquisition : développer des partenariats avec des entreprises renommées, attirer de futur·e·s
étudiant·e·s
Image de marque : consolider une image de marque orientée sur des expertises reconnus
Engagement : favoriser l'implication des étudiant·e·s lors de ce hackathon mais aussi des
membres de la communauté de l'école (ancien·ne·s élèves, professeur·e·s, intervenant·e·s
professionnel·le·s, partenaires...), et finalement de tou·te·s les "spectateurs·rices" en ligne sur
les réseaux sociaux en développant des interactions
Satisfaction : permettre aux étudiant·e·s participant·e·s d'éprouver de la satisfaction en
produisant en un très court laps de temps des projets ambitieux suite à des briefs provenant de
professionnel·le·s et pour certain·e·s de pouvoir présenter leurs prototypes réalisés
Conversion : permettre à certains projets étudiants innovants d'être présentés lors de pitchs
auprès de certains partenaires mais aussi permettre à certain·e·s étudiant·e·s de se faire
connaitre auprès d'entreprises et pourquoi pas d'être embauché·e·s en stage ou pour un
premier emploi à l'issue de leurs études.
Fidélisation : asseoir sur des bases pérennes des partenariats solides avec des entreprises
reconnues dans différents secteurs
Cohésion : en intégrant tou·te·s les étudiant·e·s quelque soient leurs niveaux au hackathon,
favoriser le développement d'un esprit de corps, d'une appartenance commune à une "grande"
famille constituée autour de l'école et de ses principes
Comment intégrer un évènement dans votre stratégie de communication ?
Attention ! Lancer la communication la veille de l'évènement ne rapportera rien ou pas grand
chose... sauf à avoir déjà une communauté extrêmement engagée et réactive !
Vous devez donc anticiper au mieux l'ensemble des actions qui seront à mettre en œuvre
avant, pendant et après l'évènement pour favoriser sa portée et pour répondre à vos objectifs.
Beaucoup de questions devront ainsi nécessairement intervenir en amont de chaque campagne
de communication et en particulier de chaque évènement :
Quels sont mes objectifs de communication ?
Quel est l'objectif de mon évènement ?
Quelle est ma cible ?
Comment gérer le processus d'invitation à mon évènement ?
Quel est mon message ?
Comment maximiser mes contacts avec l'audience visée ?
Quel type d'évènement est le mieux adapté ?
Quel est le positionnement de l’entreprise par rapport à ses concurrents ?
De quelle image bénéficie-t-elle ?
Comment mesurer les performances et le retour sur investissement ?
Comment mettre en place une campagne de suivi ?
Pour intégrer votre évènement dans votre stratégie de communication globale il est primordial
que vous respectiez trois points :
1 - Proposez un évènement en adéquation avec vos objectifs, vos cibles et vos moyens
C'est un point extrêmement important à garder en tête tout au long de votre projet pour ne pas
vous retrouver avec de gros problèmes à l'issue de l'évènement sur tous les plans (humains,
budgétaires et temporels).
2 - Créez un évènement “unique”, identifié et identifiable, mémorable
Il faut penser des temps forts qui vont porter votre message, des moments de prises de paroles
qui seront autant de jalons dans le déroulé de votre évènement et favoriseront les rendez-vous,
les partages… et engageront durablement vos communautés.
3 - Pensez globalement votre évènement, ce qui est dit, ce qui est montré...
Tout doit aussi être unique et charté, visuellement et éditorialement. Cela vous permettra de
mieux le “vendre”, le relayer et favorisera le partage clair par les différents canaux visés et sur
les réseaux sociaux.
Quand intégrer votre évènement dans votre stratégie de communication ?
Si vous annoncez un nouveau produit trop tôt ou trop tard, il vous sera alors difficile de
capitaliser sur l'évènement et ses retombées le jour de la sortie. Il faut donc positionner votre
timing au mieux en fonction de vos objectifs dans votre calendrier de communication.
La communication autour de votre évènement ne devra pas venir troubler votre stratégie de
communication mais la renforcer.
Une fois votre stratégie de communication précisée et vos évènements intégrés, vous pourrez
faire les meilleurs choix en termes d’outils et de supports de communication, ce qui vous
permettra d'optimiser vos coûts et d’éviter les dépenses superflues.
Le marketing évènementiel regroupe donc l'ensemble des actions marketing liées aux
évènements.
QUIZ : 1
Qu'est ce qu'un évènement ?
Bravo ! Vous avez réussi cet exercice !
Compétences évaluées
Communiquer efficacement en utilisant les termes du marketing évènementiel
Question 1
Choisissez la bonne définition du mot "évènement" :
Un évènement est une action unique qui se déroule dans un temps indéfini.
Un évènement est une action unique qui se déroule dans un temps défini.
Question 2
Organiser un évènement est un bon moyen pour :
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Se faire connaitre
Montrer ses défauts
Raconter une histoire
Démontrer ses expertises
Question 3
Quelles sont les types d'évènements ponctuels et qui peuvent s'adresser au grand public ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Ouverture d'un concept store
Salon professionnel
Jeu - concours sur les réseaux sociaux
Assemblée générale d'une association
Lancement d'un nouveau produit
Séminaire de team building
Présence sur un salon thématique ouvert au public
Question 4
Quelles peuvent être les différentes caractéristiques d'un salon professionnel ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Il peut être ponctuel
Il peut être récurrent
Il est ouvert au grand public
Il est ouvert à certaines personnes
Question 5
Pourquoi est-ce important de définir une stratégie de communication évènementielle ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Pour structurer et coordonner les différentes actions de communication
Pour faire correspondre les objectifs de votre stratégie de communication globale et votre
stratégie de communication évènementielle
Pour prévenir à l'avance les différent·e·s intervenant·e·s
Question 6
Quels sont les deux principaux objectifs marketing associés à un évènement
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Développer l'image de marque
Fidéliser ses clients
Développer la notoriété
Favoriser la cohésion de l'équipe
Développer les ventes auprès de ses clients
Favoriser l'acquisition
Développer l'engagement
CH :
Pensez globalement et précisément votre évènement
Un évènement, quel qu'il soit, regroupe un ensemble d'actions qui s'articulent les unes avec les
autres, avec certaines choses à faire avant d'autres, et plusieurs personnes qui doivent
intervenir dans des temporalités différentes, dans les lieux physiques et numériques différents.
Dans ce chapitre, je vais vous présenter deux méthodes pour vous aider à définir le cadre de
votre évènement : la méthode QQOQCCP et la matrice de business model.
La méthode QQOQCCP pour ne rien oublier
La méthode QQOQCCP va vous permettre de donner des réponses générales aux principales
questions qui se posent et de commencer à identifier les points secondaires à prendre en
compte dans l'organisation globale de l'évènement.
QQOQCCP est l'accronyme de :
Quoi ?
Qui ?
Où ?
Quand ?
Comment ?
Combien ?
Pourquoi ?
La méthode QQOQCCP est issue de travaux sur la démarche qualité pour analyser un
problème. Elle se décompose en 3 grandes étapes :
Décrire la situation initiale
Isoler le "problème" global, les "problèmes" élémentaires
Proposer des actions pertinentes et efficientes.
Cette méthode peut être utilisée dans beaucoup de types de projets différents.
Quoi ?
Cette question permet de définir l'objet de l'évènement, les actions entreprises, les procédés
mis en œuvre, les phases attendues, le type général d'opération évènementielle…
De quoi s’agit-il ?
Que doit-il se passer ?
Qu’observera-t-on ?
Qui ?
Le but de cette question est de décrire les personnes concernées, les parties prenantes, les
intervenants, les partenaires potentiels et vos cibles... bref tou·te·s ceux/celles qui seront ou
devraient être impacté·e·s par l'évènement.
Qui est concerné ? Interne et/ou externe à la structure ? Dans l'organisation ?
Qui est ciblé ? Prospects, clients, fournisseur, collègues, fans, followers, investisseurs…
Où ?
Vous devez définir exactement les lieux, les espaces, réels et/ou virtuels. Attention à être
exhaustif pour potentiellement bien positionner vos différentes actions et temps forts dans
l'espace alloué.
Où l'évènement aura t-il lieu ? Il faut décrire précisément cet endroit, et où chaque action va se
dérouler au sein du lieu global.
Où est ce qu'il sera relayé ? partagé ? Sur quel canal / quels canaux l'information est-elle
diffusée ?
Quand ?
Cette question est importante pour circonscrire l'évènement dans le temps. Elle va permettre de
définir exactement les phases qui précèderont l'évènement (nous verrons par la suite
l'importance pour le rétro-planning), celles durant et après l'évènement.
Quel moment ? Planning, délais
Combien de fois ? Fréquence
Depuis quand ? Jusqu'à quand ?
Combien de temps ?
Par intermittence ? en continu ?
Comment ?
Comment allez-vous vous y prendre pour organiser votre évènement ? Quelles seront toutes
les tâches et actions que vous aurez à entreprendre ? Il faut aller assez loin dans la précision
(par exemple, comment allez-vous définir la liste des invités ? Comment allez-vous
communiquer auprès de vos invités ?)
De quelles manières, avec quelles procédures, quels modes opératoires ?
Dans quelles circonstances ?
Qui va s'occuper de quoi ?
Combien ?
Il s'agit de faire le point à la fois sur les moyens financiers à votre disposition pour organiser
l'évènement et sur le matériel nécessaire.
Quels moyens ? Quels coûts ? Quel budget ?
Quel matériel nécessaire ? Quels équipements ?
Quelles ressources ? L'évènement est il payant ? Sponsorisé ?
Pourquoi ?
Cette question est la dernière de la méthode QQOQCCP mais est sans doute la plus importante
car elle va vous permettre d'ébaucher les objectifs que vous allez vous fixer sur votre
évènement.
Quelles sont les raisons de l'organisation de l'évènement ?
Quelles causes ?
Pour quels objectifs ? Dans quel but ? Quelle finalité ?
Dans un second temps, afin de préciser l'ensemble des points à prendre en compte dans votre
évènement, je vous propose d'utiliser une matrice de présentation de "business model" dédié à
votre évènement.
La matrice de business model pour concevoir la logique générale
L'objectif de votre évènement est de "gagner" quelque chose : des clients, des followers, des
contacts, des prospects, de la renommée, des retombées médias, etc. Vous êtes donc bien
dans une logique marketing de création d'une valeur perçue supérieure à celle de vos
concurrents pour attirer les regards et les participants.
Ce document vous permet de cerner le concept de votre évènement et de présenter la logique
globale de l’évènement. Il vous permet également d’expliquer la création de valeur : en quoi il
sera "rentable".
Cette matrice va vous permettre de structurer visuellement toutes les interactions entre les
réponses apportées aux questions de la méthode QQOQCCP vue précédemment.
Ainsi, grâce à ce travail vous allez :
Clarifier le besoin et la problématique auxquels la proposition de valeur répond
Mieux connaître votre cible
Prendre conscience du facteur différenciant et innovant de votre évènement par rapport à
l’existant
Mettre en évidence ce qui sera générateur de revenus et la rentabilité résultante
Vous préparer à bien communiquer sur votre projet d'évènement : une présentation claire et
synthétique sans détails techniques
Et à votre équipe et vos partenaires, investisseurs, banquiers, fournisseurs, prescripteurs, vous
allez leur apporter :
Des éléments pour comprendre l’enjeu du projet et de votre évènement : vendre quoi, à qui,
comment…
Une vision globale du projet orientée sur l’utilité
Une lecture immédiate de la valeur ajoutée
Que faites-vous ?
Dans cette case, racontez votre évènement, son type, son concept, ce que vous souhaitez
mettre en avant, pourquoi, ce que vous souhaitez dire. C'est l'occasion pour vous de poser les
mots importants tout en commençant à réfléchir à la stratégie de communication qui sera
précisée dans une étape ultérieure.
Sur qui vous appuyez-vous ? Qui vous aide ?
Équipe interne, prestataires extérieurs, partenaires, il va falloir identifier exactement qui fait
quoi, à quel moment et avec quel(s) objectif(s).
Par exemple, vous avez un partenaire presse "papier" qui doit relayer l'annonce de votre
évènement dans un article à paraitre quelques semaines avant. Cet article est le coup d'envoi
de votre campagne de communication auprès de vos cibles. Il faut donc communiquer avant le
bouclage de cet article :
l'ensemble des éléments de langage de votre communication (wording, hashtags, noms des
invité·e·s attendu·e·s...) ;
des éléments d'illustration et des médias ;
des éléments différenciants pour donner envie de venir, de participer ;
les détails pratiques de l'évènement en lui même pour permettre à vos participants de vous
rejoindre à ce moment là.
Autre exemple : vous faites appel à un prestataire extérieur, un traiteur, pour s'occuper du buffet
d'inauguration. Ce moment de convivialité doit être l'occasion d'inviter vos contacts privilégiés.
Vous devez demander un devis sur la base d'un certain nombre d'informations :
le nombre d'invité·e·s attendu·e·s, et éventuellement les intolérances alimentaires ;
le type de buffet (snack, cocktail, sucré salé, desserts...) ;
la thématique, le décor :
l'équipement du lieu (chambre froide, frigo, taille, etc.)
Plus vos informations seront précises et détaillées pour la demande de devis, plus le devis sera
précis et donc potentiellement au meilleur rapport qualité-prix !
Quelles ressources avez-vous ?
En remplissant la case précédente, vous avez identifié les acteurs de l'organisation de
l'évènement et vous avez mis le doigt sur le point lié à l'ensemble des ressources à votre
disposition :
Lieu (espace public, privé, loué, prété ou vous appartenant...)
Véhicules ou moyens de transports nécessaire et à votre disposition
Moyens de communication externe / interne...
Moyens financiers
Bref, vous avez d'ors et déjà identifié les ressources que vous allez utiliser pour organiser et
promouvoir votre évènement.
Que proposez vous ? qu'offrez-vous lors de votre évènement ?
L'objectif du marketing est d’influencer le comportement de ses publics est de proposer une
offre
différente et perçue comme supérieure par les client·e·s, les prospects par rapport à vos
concurrents.
Comme nous l'avons vu, votre évènement va être au cœur de votre stratégie de communication
et ce moment "unique" que vous allez offrir à votre communauté doit marquer les esprits. C'est
cette question et surtout les réponses exhaustives que vous allez apporter qui vont vous
permettre de faire de ce moment un évènement marquant et non pas une "simple animation".
Quelle est donc votre proposition de valeur ?
Qu'est ce qui donnera envie à mes cibles de participer ?
En quoi mon évènement est il différent des autres ?
Quelle est sa plus-value ?
Qui ciblez-vous ?
Vous allez clairement ici préciser toutes vos cibles pour savoir exactement comment vous
adresser à chacune d'elle.
Comment diffusez-vous votre évènement ?
Comment allez vous "toucher" vos cibles pour les avertir de la tenue de votre évènement ?
Quels canaux de communication allez vous utiliser ?
Comment interagissez vous ?
Que souhaitez vous mettre en place pour "engager" vos cibles ? Quelles actions allez vous
mettre en place pour favoriser les participations ?
Que vous coûte cet évènement ?
Vous allez ici préciser l'ensemble des coûts financiers mais aussi humains.
Que retirez vous de cet évènement ?
Cette dernière question va recueillir l'ensemble de vos objectifs, à court, moyen et long terme
ainsi que ce que vous êtes sûr·e d'obtenir.
Maintenant que vous y voyez plus clair... rendez-vous au prochain chapitre pour établir vos
priorités, le planning et le budget de votre évènement.
#
Établissez vos priorités, votre planning et votre budget
Grâce au travail préparatoire effectué avec la méthode QQCOQP et votre "mini Business Plan",
vous êtes désormais en mesure d'avoir une idée assez exhaustive de votre évènement, de ce
qu'il recouvre et de vos objectifs.
Définissez les priorités
Choisir vos priorités dans un projet et encore plus dans l'organisation d'un évènement est
toujours délicat et parfois vous êtes confrontés à des choix impossibles.
Par exemple, votre évènement, une exposition autour de l'Art, dure trois jours du jeudi au
samedi soir. Quand voulez-vous organiser le buffet avec des mécènes pour les remercier ? le
jeudi soir ? le vendredi soir ? le samedi soir ? un midi ?
Chacun aura des arguments en faveur d'un moment plutôt que d'un autre.
Vous allez donc vous baser sur le travail précédent en reprenant vos objectifs et vos cibles pour
identifier clairement vos priorités et en positionner une (ou deux) comme principales et les
autres comme secondaires. Cette priorité principale va vous permettre d'orienter votre
communication sur un axe fort en direction d'une ou plusieurs cibles que vous avez identifiées.
Ainsi vous allez pouvoir mettre en place toute votre communication.
Attention ! Ne brouillez pas le message : une seule promesse mais forte est plus attractive
qu'une multitude de petites promesses. C'est Reeves, publicitaire américain des années 40 qui
a théorisé le concept de l'USP pour "Unique Selling Proposition" (à traduire en "Promesse
vendeuse unique").
Par exemple, les fameuses "Keynote" de Steve Jobs étaient des évènements importants pour
Apple qui à cette occasion faisait beaucoup d'annonces (mises à jour de logiciels, évolution de
matériel...).
Keynote Apple pour l'annonce de l'Iphone
Keynote Apple pour l'annonce de l'Iphone
Mais chaque "Keynote" était unique car il n'y avait qu'une seule "grosse" annonce, et l'on pense
particulièrement à l'annonce de l'iPhone. Lors de cette annonce Steve Jobs a joué un tour à son
auditoire en lui laissant croire qu'il y avait 3 nouveaux produits... en fait regroupés en un seul
produit extraordinaire pour l'époque : l'iPhone !
Nice to have
Et si ? la fameuse question qui parfois remet tout en cause quand elle surgit au dernier
moment.
Et si on se posait la question avant plutôt ?
Et si j'ai une salle deux fois plus grande ?
Et si j'ai un invité de prestige ?
Et si je permet aux invités de créer eux même quelque chose lors de mon évènement ?
Et si j'ai d'autres idées un peu folles ? ...
En bref, parfois se poser des questions un peu absurdes peut permettre d'ouvrir des pistes sur
d'autres sujets, d'autres objectifs qui n'avaient pas été identifiés, ou qui ont été noyés dans la
réflexion. :)
L’idée qui (re)surgira aura bien souvent son lot de contraintes impossibles à lever au premier
abord mais aussi et c'est le principal, beaucoup de bénéfices associés. Et ce "bonus" pourra
être un élément de motivation supérieur pour vos cibles.
Ce travail de priorisation et d'identification des "bonus" qui pourrait être accessibles va vous
permettre de circonscrire le concept de votre évènement précisément dans sa globalité.
Vous allez voir que ce travail est important pour la suite puisqu'il va vous permettre de
commencer à mettre en œuvre l'organisation à proprement parler.
Vos priorités sont identifiées, l'ensemble de vos tâches est désormais connu, il reste deux
dernières choses à faire avant de vous lancer tête baissée dans l'organisation !
Planifiez
Vous devez planifier l'ensemble de vos tâches par rapport à votre évènement et le budgéter.
Qu’est-ce qu’un rétro-planning ?
Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme un outil de montage d’un projet. Un
évènement c'est une date butoir impérative... la date à partir de laquelle l'évènement va se
dérouler.
Comme son nom l’indique, le rétro-planning a pour principe d’être conçu en partant de la date
de fin du projet puis en remontant dans le temps.
Quelle sont les différences entre le planning de communication et ce rétro-planning ? C'est
simple, votre planning de communication est dédié à votre communication globale, votre rétroplanning est lié uniquement à votre évènement et va tenir compte de votre communication mais
aussi des autres actions que vous allez devoir entreprendre pour la bonne organisation de votre
évènement.
Comment créer votre rétro-planning ?
Avant de mettre en place votre rétro-planning, vous devez avoir identifié l’objectif principal et les
différentes priorités.
N'hésitez pas à vous référer au cours que Guillaume vous propose sur comment Gérer un
projet digital avec une méthodologie en cascade pour comprendre comment construire un rétroplanning.
À quoi va me servir mon rétro-planning ?
Il va me permettre de gérer mon temps pour que mon évènement s'organise au mieux et se
déroule dans les meilleures conditions et de la manière dont je l'ai envisagé.
Cet outil de travail va me permettre (ainsi qu'à mon équipe) de réfléchir (ensemble) à la mise en
œuvre de l'organisation de l'évènement.
Il va me permettre de visualiser dans le temps la manière dont va s’organiser la préparation,
l'organisation et la tenue de l'évènement et les différentes étapes à suivre et à mettre en œuvre
pour y aboutir.
Ce rétro-planning va ensuite servir à toute l'équipe pour s’y référer pour l’avancement de
l'organisation de l'évènement, savoir rapidement quelles sont les échéances à respecter, les
tâches qu’il reste encore à réaliser…
Enfin, un rétro-planning permet de faire un suivi des tâches (effectuées, à faire et à venir).
Attention ! Tenez compte également des imprévus et des contraintes susceptibles d’impacter
votre évènement, en terme de temps, d'organisation mais aussi en terme de budget.
Prévoyez le budget
Le budget prévisionnel est un outil indispensable pour réussir vos évènements afin qu'ils soient
en adéquation avec vos objectifs et vos priorités.
C’est un outil indispensable pour anticiper les dépenses et les ressources nécessaires à
l'organisation de l'évènement et éviter les mauvaises surprises. Il permet d’envisager plusieurs
choix, plus ou moins ambitieux à adapter en fonction de leur faisabilité et de leur coût.
Pour réussir à faire un budget prévisionnel, il faut avoir une bonne vision d’ensemble du projet
et faire preuve de bon sens, tout en réussissant à anticiper plusieurs cas de figure.
Évidemment un budget prévisionnel est un budget indicatif comme son nom l’indique, il
évoluera forcément au moment de la mise en place des différentes actions nécessaires.
Les dépenses
Pour estimer certains frais et éviter des surprises, vous pouvez demander des devis auprès de
plusieurs prestataires et faire ensuite la moyenne des devis obtenus afin d’obtenir une
fourchette de prix fiable.
N’hésitez pas à solliciter et à faire appel à des personnes d’expérience qui sauront vous donner
des conseils sur les prestataires à envisager.
Les recettes
Les recettes vont être tout ce que vous allez récupérer comme "monnaie sonnante et
trébuchante" mais aussi les dons, prêts des partenaires... :
billetterie
ventes de produits (restauration sur place par exemple)
ventes de services (vestiaire, voiturier...)
fonds propres (économies que l’organisation décide d’attribuer pour organiser le projet)
dons ou mécénat (aides financières d’un particulier ou d’un organisme privé, prêt de matériels…
)
subventions publiques
En dehors du cadre d'un évènement pour une entreprise, qui aura une enveloppe dédiée pour
l'évènement par exemple, dans la mesure du possible, il est préférable d’avoir plusieurs
sources de financement. Vous éviterez ainsi que votre évènement ne tombe à l'eau s'il y a
désistement de votre seul et unique financeur.
Maintenant que tout ceci est établi, vous pouvez entrer dans le vif du sujet de la communication
autour de l'évènement !
#
Produisez vos contenus et lancer votre communication
La rédaction Web est un métier à part entière, donc ce seul chapitre n'a pas l'ambition de faire
de vous des professionnel·le·s de la plume, mais de vous donner un guide de survie pour
l'évènement.
Si vous voulez aller plus loin, suivez ce cours sur le marketing de contenu !
Vos contenus éditoriaux
Pour encadrer la production de vos contenus éditoriaux, il est primordial de mettre en œuvre
une charte éditoriale adaptée à votre évènement et qui vous permettra d'encadrer votre
communication autour de l'évènement, en amont, pendant et après.
Si votre stratégie marketing est bien faite, vous avez déjà à disposition une charte éditoriale que
vous appliquez tout au long de l'année. Mais votre évènement n'a sans doute pas tout à fait les
mêmes objectifs, ni les mêmes cibles, donc vous pouvez vous en inspirer, mais il faut créer
votre propre charte pour l'évènement.
Créez votre charte éditoriale évènementielle
Définissez qui écrit, avant et pendant l'évènement
C'est sans doute évident pour vous mais préciser qui rédige quoi au sein de votre organisation
est judicieux, surtout si en plus vous faites appel à des contributions extérieures (journalistes,
pigistes, blogueurs·euses, contributeurs·rices de la communauté, ambassadeurs·rices...).
Et en particulier dans un contexte avec de multiples rédacteurs·rices : qui assure la direction de
la publication et valide avant la mise en ligne ? A quelle rythme publiez-vous ? Quand ?
Dans mon exemple lié au hackathon organisé par l'école, c'est un groupe d'étudiant·e·s trié·e·s
sur le volet pour leurs compétences et expériences en communication, en photo, en vidéo qui
assurent la couverture de l'évènement au sein d'une "news-room", accompagnés par un·e
professeur·e.
Ainsi, ce petit groupe d'étudiant·e·s se voit confier une mission détaillée avec des objectifs
précis :
Produire des contenus éditoriaux, photos et vidéos à destination des canaux de communication
de l'école : site, réseaux sociaux, publications
Faire des portraits et mener des interviews filmées de certain·e·s étudiant·e·s participant·e·s
sur des projets du hackathon en veillant à donner la parole à tous les niveaux et à toutes les
spécialités
Couvrir les grands moments du hackathon en photos, films, lives
Relayer sur les réseaux sociaux de l'école les différents publications pour favoriser
l'engagement
Respecter la charte graphique de l'école pour l'ensemble des éléments produits
Précisez vos objectifs
Que souhaitez vous partager ? des informations ? des actualités ? des contenus ludiques ?
relayer des temps forts ?
Comment souhaitez vous être perçu·e ? comme un·e expert·e, un·e témoin, un·e visiteur·euse
?
Quel est votre cible ? le ton pour s'adresser à des professionnel·le·s en BtoB ne sera pas le
même que celui employé pour parler au grand public en BtoC
Quel est la finalité ? avoir plus de visibilité ? d'inscription sur le site ? recueillir des contacts, des
prospects ?
Définissez une ligne éditoriale
Vous allez y préciser le style de vos articles et de vos publications :
Type de sujet traité : annonce, interview, présentation, tables rondes, infographies...
Ton employé
Type de vocabulaire (mots privilégiés, mots interdits...) et éléments de langage
Style adopté (informatif, démonstratif, humoristique...)
Longueur de vos articles (nombre de mots, nombre de signes)
Formats de vos publications (contenus longs, courts, actualités, dossiers, interviews/portraits,
témoignages...)
Cadre de ce vous souhaitez dire (sujets "semi-confidentiels", sensibles, grand-publics, experts,
clients, prospects...)
Exemple d'éléments de langage propres à un évènement que vous pouvez définir :
Préférer "Salon" à "Foire"
Dire que vous organisez un "Tremplin" et non pas un "Concours"
Remplacer "Flashmob" (so 2000's) par "Happening"
Proscrire "Boutique éphèmère" pour préférer "Pop-up store"
Bref la liste est infinie... et très personnelle ! ;)
Architecturez vos contenus
Vos contenus ne vont pas être tous à mettre dans le même sac. Vous allez devoir définir des
catégories, des rubriques et des sous rubriques, des thématiques et des mots clés principaux
en relation avec vos sujets et objectifs pour faciliter la navigation de vos visiteurs, optimiser la
visibilité de votre page et surtout être dans le ton de votre évènement.
Définissez la cohérence de vos médias et établissez une charte graphique évènementielle
Très fréquemment, malheureusement, la création des contenus ne va pas être pensée avant
l’évènement. Ce qui donne lieu à la publication de posts redondants, avec les mêmes types
d’images prises sur le vif, sans unité graphique… et au final la qualité de votre évènement ne
sera que très peu reflétée dans votre communication ! Or, faire “juste” du bruit, parler pour
parler, ne fonctionne plus.
Vous devez donc travailler votre stratégie de contenu dans l’idée d’un évènement unique
comme nous l’avons évoqué précédemment. Ainsi, avant, pendant et après l’évènement, votre
communication présente une unité globale, et est de ce fait plus lisible, compréhensible,
partageable et réutilisable…
De fait elle pourra d’autant plus laisser un souvenir unique à vos participants, vous pourrez ainsi
plus facilement marquer les esprits. Ainsi, pas d’erreur d’image, pas de faute de vocabulaire,
avant, pendant et après l'évènement.
De plus, penser votre communication en amont vous permet de l’adapter à vos différentes
cibles si vous en avez plusieurs. Par exemple, vous devez trouver des partenaires avant
l’évènement, vous ne vous adresserez pas de la même manière qu’à des prospects durant
l’évènement ou à des journalistes une fois l’évènement achevé pour détailler ce qui s’est
passé… mais vous utiliserez le même vocabulaire, les mêmes visuels d’illustrations.
Pensez et cadrez les images
Vos articles vont très certainement être illustrés. A vous de définir quel style d’image vous
souhaitez publier.
Vais-je mettre des dessins, des photos, des illustrations, des infographies, des vidéos… ?
De quelle taille ?
A quel endroit de la page sur mon site (après le titre, au sein de l’article) ?
Et sur les réseaux sociaux ?
Structurez et préparez vos contenus
Pour une harmonie parfaite des contenus, vous pouvez définir une structure pour vos différents
formats d’articles sur votre site, de posts sur Facebook, de tweets, mailing d'annonce,
invitation...
Par exemple sur votre site :
Titre
Chapeau / introduction / résumé ? Si oui, de combien de signes ?
Nombre de paragraphes
Intertitres
Mots en gras, en italique, soulignés….
Mots-clés (nombre d’occurrences, emplacement…) pour une optimisation de la visibilité de la
page dans les moteurs de recherche
Conclusion, call-to-action ?
Mettez en place le processus de publication et prévoyez les fréquences de publications
Qui publie les articles ? Qui valide les publications ? Si ce sont des rédacteurs, donnez leurs
des accès personnels au back-office pour qu'ils puissent soumettre, avant que vous ne validiez
la publication par exemple.
A quelle fréquence souhaitez-vous publier ? Comment prévoyez vous de relayer vos
publications sur les réseaux sociaux ? Prévoyez-vous de programmer certaines publications ?
Posez-vous toutes ces questions en amont de l'évènement !
Intégrer les réseaux sociaux à un évènement
La stratégie « social media » est aujourd’hui indissociable d’une stratégie de content marketing.
Il s’agit ici de tirer le fil de la ligne éditoriale que vous avez définie et de l’exporter sur les
réseaux sociaux, en y apportant quelques variations. Les réseaux sociaux sont les médias de
l’instantanéité, de la proximité, ce qui induit d’y apporter quelques ajustements.
Combien de publications par semaine vais-je faire avant l'évènement pour l'annoncer ?
Combien de publications durant l'évènement ?
Quels réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Snapchat, Pinterest…) puis-je utiliser ? Pourquoi ?
Quelle part de publications issues de la curation par rapport aux miennes ?
Jusqu’où puis-je prendre la parole sur ces réseaux ?
Lancez la communication
Vous avez vos éléments de langage, vous avez engagé la production des contenus texte,
médias etc... ils vous est donc désormais possible de lancer votre communication et d'appliquer
(et adapter) votre stratégie de diffusion.
Vous allez vous appuyer sur plusieurs canaux en parallèle pour toucher le maximum de monde
en particulier dans votre cible. Vos supports de communications et canaux de diffusion doivent
être choisis en fonction de vos cibles et de vos objectifs. En effet, vous n'utiliserez pas les
mêmes relais pour toucher des cadres de 50 ans et plus et des jeunes de moins de 25 ans,
pour annoncer un évènement auprès grand public et un évènement professionnel !
exemple de cibles et de canaux de communication
Exemple de cibles et de canaux de communication
Comme votre évènement est unique et pour maximiser sa visibilité, n'hésitez pas à mettre aux
couleurs de votre évènement l'ensemble de vos outils de communication :
Bannières sur vos sites web
Habillage de vos comptes sur les réseaux sociaux
Mailing et signature de mails
Annoncez le prioritairement sur vos outils de communication
Créez un site web évènementiel ou une page web dédiée
Votre priorité va être de monter un site rapidement qui vous servira à présenter l'évènement,
relayer les informations, des médias et partager les articles sur les réseaux sociaux. Ce site va
être la pierre angulaire de votre communication.
Votre site devra être identifié par son URL, et cette URL doit être visible sur la majorité de vos
supports de communication.
Attention : pour un évènement récurrent, il peut être intéressant de travailler sur les millésimes
pour les URL (monevent2018.com par exemple) mais garder en tête d'avoir réservé les suivants
(monevent2019.com, etc.) et l'url racine (monevent.com).
Depuis un blog en wordpress que vous hébergez ou un site "one page" que vous produisez
avec un éditeur en ligne, plusieurs solutions, plus ou moins techniques, plus ou moins
coûteuses, sont à votre disposition et répondrons à vos objectifs. Bref vous avez l'embarras du
choix ! ;)
Faites relayer votre message sur les sites et outils de communication de vos partenaires
Vous vous êtes associés pour organiser votre évènement avec des partenaires. Aujourd'hui tout
le monde a à sa disposition un site. Vous pouvez donc en tenir compte dans la négociation de
votre partenariat et intégrer la diffusion d'un article sur leurs sites respectifs. À charge pour vous
de fournir le contenu exact de l'article que vous souhaitez voir publier et de fournir également
les visuels d'illustrations.
Produisez un communiqué de presse et des articles de presse "type"
Diffuser une information au plus grand nombre peut passer par la rédaction et la diffusion d'un
communiqué de presse. Voie royale pour faire passer une information dans un média quand
vous avez dans vos contacts des journalistes qui écrivent et publient sur des médias touchant
votre secteur, cela peut être beaucoup plus difficile quand vous ne les avez pas en contact
direct.
Les journalistes ont désormais pour la plupart un compte twitter, n'hésitez pas à utiliser avec
parcimonie ce moyen de communication pour entrer (cordialement) en contact avec eux.
N'hésitez pas à cibler également certaines rédactions directement, par exemple quand vous
organisez un évènement local en région avec la presse régionale.
Un bon communiqué de presse pour un évènement doit répondre à 6 questions :
Quel est votre évènement ?
Qui sont les individu concernés ?
Quand voulez-vous l'annoncer dans la presse ?
Pourquoi est-il important maintenant ?
Pourquoi est-il unique ?
Comment vous contacter, trouver tous les éléments de communication ?
Il existe de très nombreux sites de communiqués de presse gratuit. Ils peuvent être une bonne
solution de diffusion, et d'optimisation de votre visibilité, mais faites attention de bien le(s)
choisir(s) en fonction des thématiques abordées et des autres communiqués de presse publiés.
Réalisez un emailing ciblé
Si vous avez un fichier client avec les adresses mails nécessaires, l’emailing est un très bon
moyen pour adresser des invitations de manière personnalisée. Pensez-le de manière
engageante et attrayante, donnez envie à vos contacts de participer.
N'hésitez pas à adresser une relance à ceux qui ne vous auraient pas répondu ou qui n'ont pas
lu votre email. Et surtout, envoyez une relance une sous forme de "rappel" quelques jours avant
l'évènement !
Diffusez des affiches et des tracts
Pour un évènement local, un très bon moyen de toucher un large public reste l'affichage dans le
secteur géographique ciblé mais aussi en positionnant son "image" à certains endroits
stratégiques et de passage à forte visibilité.
Le tractage peut être également un bon moyen de toucher personnellement vos cibles en ayant
identifié au préalable les points de passage, de regroupement de votre communauté. N'hésitez
donc pas à aller à la rencontre de vos cibles, à vous présenter, à entamer la conversation et à
personnaliser votre relation.
Gérez les invitations
Pour faire venir du monde à votre évènement, il est obligatoire de les inviter ! Ça peut paraître
absurde comme réflexion mais c'est souvent ce qui n'est pas fait (correctement). :)
Plusieurs outils existent (Eventbrite, Douliz, Xing, Convention... ) et permettent de suivre
finement les invitations et le nombre de participants attendus en temps réel. N’hésitez pas à en
utiliser pour vous faciliter la vie !
Sur les réseaux sociaux
Prévenez vos communautés
Avant de faire un live tweet sur toute la durée de votre évènement, des lives Facebook toute la
journée, de repeindre votre wall Instagram, bref de "flooder" vos timelines... il est préférable de
prévenir sa communauté et ce pour plusieurs raisons !
Tout d'abord, votre communauté peut ne pas comprendre pourquoi d’un seul coup vous vous
mettez à tweeter plus vite que votre ombre, et ceci, toujours sur le même sujet. Mais surtout,
votre communauté peut être très intéressée par l’événement, auquel malheureusement elle ne
peut pas assister. N'hésitez donc pas à l'encourager à activer les notifications juste pour vous,
pour ne rien rater.
Prévenir sa communauté, c’est lui donner l’occasion d’être elle-même présente en tant que relai
et d'être votre plus beau support de communication.
Hashtag
Un bon hashtag vous permet d'éviter que chacun tweete dans son coin avec un hashtag
différent.
Si vous n'avez pas défini de hashtag pour votre évènement et pour le live-tweet par exemple,
votre message ne ressortira pas, les interactions de votre communauté non plus et l'ensemble
des conversations seront dispersées. Cette dissémination des tweets n'aura donc qu'un effet de
"brouhaha" et donnera un message confus, non engageant pour votre communauté.
Un bon hashtag doit être :
Court : 5 à 15 caractères est idéal, logique en fonction du nom de l'évènement, facilement
orthographiable.
Unique : vous devez tester les hashtag avant pour ne pas squatter ou être squatté. Il ne doit
donc pas avoir servi durant un autre événement, sauf si c’était le vôtre.
Cela vous évitera beaucoup de confusion pendant le Live-Tweet et pour assurer une veille
pertinente mais aussi lors de l’analyse des retombées après votre évènement.
Surtout, affichez le partout, en regard de l'URL de votre site et annoncez le plusieurs fois et
partout durant l'évènement. :)
De très nombreux outils existent pour faire des recherches sur de hashtags en plus du moteur
de recherche de Twitter :
tagboard
hashatit
hashtagr
hashtagify
Facebook : page et évènement
Annoncez sur votre page
Sur votre page, il est impératif d'annoncer votre évènement et de le détailler. N'hésitez pas à
faire un peu de "teasing" pour favoriser l'engagement de votre communauté !
Créez un "Événement Facebook"
Précisez dès le début l'ensemble des informations concernant l'organisation et surtout les
informations pratiques, que votre communauté puisse avoir toutes les informations directement.
Par exemple, voici l'évènement créé pour le hackathon :
Exemple d'évènement Facebook pour le hackathon de l'ECV Digital
Exemple d'évènement Facebook pour le hackathon de l'ECV Digital
Attention, si votre évènement est payant ou à accès restreint, beaucoup de personnes pourront
croire être inscrites à l'évènement sur la page évènement Facebook.
De la même manière, nombreuses seront les personnes qui indiqueront vouloir participer, mais
selon les communautés, prenez cette information avec beaucoup de prudence car bon nombre
parfois ne viennent pas !
Twitter
Twitter va être le réseau social de prédilection pour relayer l'évènement et son déroulé. Mais il
va être également possible de l'utiliser en amont de l'évènement pour cibler certaines
personnes en particulier en "one 2 one", particulièrement les journalistes.
Il pourra également être le lieu pour faire un peu de teasing autour de l'évènement.
Voici un exemple de tweet pour annoncer le hackathon :
exemple de tweet pour annoncer le hackathon de l'ECV Digital qui aura lieu dans 7 jours
Exemple de tweet pour annoncer le hackathon de l'ECV Digital dans 7 jours
Instagram
Selon les thématiques que vous abordez (mode, design, luxe, food...), Instagram peut être une
plateforme à privilégier pour toucher vos cibles et les engager avec l'usage de mots clés ciblés.
L'usage des "Stories" peut également être un très bon moyen de faire du teasing et d'engager
vos cibles sur des interactions quotidiennes par exemple.
LinkedIn + SlideShare
Relayer un évènement sur LinkedIn est primordial et en particulier pour toucher une cible
professionnelle (B2B).
SnapChat
Selon votre cible, et en particulier vers des jeunes, SnapChat se prête idéalement pour les
engager. Attention à bien utiliser les codes et les langages de vos cibles sans toutefois tomber
dans la "caricature" et apparaître "faux"... au risque de vous faire "griller" :(
Présentation vidéo
Si vous avez les moyens (budget et temps), un support vidéo pour annoncer un évènement est
un très bon vecteur pour toucher et engager vos cibles. À condition de bien le diffuser sur vos
différents canaux de communication, et notamment sur les plateformes de vos partenaires !
Sponsoring et achat d'espace
Les principales plateformes de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram en particulier...)
vous proposent de sponsoriser des publications et/ou d'acheter des espaces de publicité. Si
vous avez un peu de budget, il peut être intéressant en fonction de vos cibles et de vos objectifs
de compléter vos actions par du sponsoring de publication et/ou de l'achat d'espace pour votre
campagne. Mais attention, ça ne remplacera pas tout le travail à faire en amont pour bénéficier
d'un engagement organique !
Sachez simplement que les coûts sur certains thèmes, sujets ou mots clés peuvent être très
coûteux. Prenez garde à bien cibler vos publications et à les paramétrer correctement pour ne
pas vous retrouver avec votre crédit grillé d'un coup ! ;)
Sur Facebook, une "fonctionnalité" intéressante permet d'adresser certaines cibles avec des
publicités dédiées. Il s'agit des "dark post", des publications qui n’apparaissent pas sur votre
timeline et qui sont uniquement visibles sous forme de publicité par les personnes que vous
avez ciblées. Cela peut être une bonne astuce pour toucher une cible différente de votre
communauté majoritaire par exemple.
Votre communication est prête... Il vous reste à ne rien oublier la veille de l'évènement !
#
Organisez-vous à J-1 avant l'évènement
Lors de votre évènement qui va avoir lieu demain, vous n'aurez vraisemblablement pas le
temps d'être au four et au moulin ! :'( En d'autres termes, jongler avec les contenus "chauds",
assurer le live, la couverture photo, des interviews... et en même temps publier des contenus
"plus froids" sur les réseaux sociaux pour assurer une diffusion soutenue ne sera pas possible
humainement.
Il va donc falloir prendre les devants avec quelques astuces pour programmer certains
messages et pour automatiser certaines republications et les adapter de manière intelligente
d'un réseau social à un autre.
Programmation de publications
Sur Facebook et Twitter, avec l'aide d'outils comme Hootsuite par exemple, vous allez pouvoir
programmer certains messages pour qu'ils soient diffusés à des horaires précis que vous allez
établir en fonction des horaires de votre évènement et des différents temps forts qui vont le
rythmer.
Par exemple, vous allez pouvoir programmer :
l'annonce du lancement de l'évènement à l'heure exacte ;
l'annonce des moments importants du programme, une conférence avec des invité·e·s
reconnu·e·s, une présentation du nouveau produit ;
l'annonce de la fermeture imminente.
Mise en place d'automatisme de republication
Pour vous aider à maximiser la diffusion de votre live par exemple, si vous avez un compte
Instagram, vous allez pouvoir partager des photos prises sur le vif pour donner la température
de l'évènement.
Instagram propose de partager vos publications aussi sur Facebook et sur Twitter par
exemple... mais ce partage n'est pas parfait ! En effet, par exemple, sur Twitter les images ne
sont pas visibles directement dans la timeline, ce qui impose de cliquer sur le lien. Or, un tweet
avec une image directement visible est beaucoup plus engageant pour votre communauté et va
favoriser les vues et les interactions !
Pour préparer au mieux la diffusion de vos publications Instagram sur Twitter, vous allez
pouvoir utiliser un outil comme IFTTT pour automatiser la re-publication de vos photos sous
forme de tweets avec une image.
Voici une des recettes IFTTT permettant de traiter les images Instagram pour en faire des
tweets engageants
Voici une des recettes IFTTT permettant de traiter les images Instagram pour en faire des
tweets engageants
Préparer la veille
Assurer la couverture live d'un évènement ne vous exonère pas d'assurer en même temps votre
veille ! Il va donc falloir vous appuyer sur des outils et des techniques pour l'optimiser et assurer
une réponses aux différentes interactions que vous allez possiblement générer.
Hootsuite, Tweetdeck, Ifftt, Google Alerte... beaucoup d'outils vous permettent d'automatiser
des recherches sur certains mots clés. D'autres outils dédiés (et le plus souvent payants) vous
offrent la possibilité de préciser d'avantages vos critères de recherche en les géolocalisant par
exemple, ce qui peut être utile sur un évènement dans une ville spécifique.
Dernière check-list
Votre communication a été lancée il y a plusieurs semaines, vous avez eu déjà des premiers
retours et votre évènement a lieu demain. Il ne vous reste que quelques heures... attendez-vous
à ce qu'elle soient chargées à résoudre les dernières difficultés et aléas. Pas de panique, tout le
travail préparatoire a commencé vraiment à porter ses fruits et vous allez pouvoir vous appuyer
dessus pour travailler efficacement dans les prochaines heures et les prochains jours !
Prévoyez vous donc une check-list des dernières petites choses importantes à vérifier, et
surtout ne perdez pas de vue vos objectifs.
Il n'y a pas de check-list parfaite puisque chaque évènement est unique mais vous concernant
gardez en tête ces quelques points :
Testez vos accès et/ou votre connexion internet pour qu'ils soient parfaitement fonctionnels
Si vous avez une équipe, des partenaires, vérifiez que chacun sait exactement ce qu'il a à faire
Si vous avez des invité·e·s "particulier·ère·s", assurez-vous qu'ils aient bien vos coordonnées
pour vous prévenir en cas de retard par exemple
Dernier rappel ... Le Hashtag : assurez vous qu'il soit bien visible partout et en permanence sur
le lieu de l'événement !
Vous êtes maintenant prêt·e·s pour votre évènement !
#
Avant l'évènement
Bravo ! Vous avez réussi cet exercice !
Compétences évaluées
Créer des visuels de marque en respectant une charte graphique
Rédiger des contenus de marque en respectant une charte éditoriale
Organiser un évènement pour fédérer et élargir une communauté
Créer un plan de communication évènementiel
Question 1
Quelle question de la méthode QQOQCCP vous permet d'établir les objectifs de votre
évènement ?
Quoi ?
Qui ?
Où ?
Quand ?
Comment ?
Combien ?
Pourquoi ?
Question 2
Quelles questions du "business model" sont importantes pour identifier sur qui et sur quoi vous
allez vous appuyer pour mettre en place votre évènement et pour définir ce qu'ils vont vous
apporter comme bénéfices ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Que faites-vous ?
Qui vous aide ?
Quelles ressources avez-vous ?
Qu'offrez-vous lors de votre évènement ?
Qui ciblez-vous ?
Comment diffusez vous votre évènement ?
Comment interagissez vous ?
Que vous coute cet évènement ?
Que retirez vous de cet évènement ?
Question 3
Quelles étapes vont vous permettre d'entériner l'organisation de votre évènement ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Répondre aux questions de la méthode QQOQCCP
Remplir un Business Model dédié
Organiser les priorités
Établir le rétro-planning
Définir le budget
Question 4
Quel est l'élément primordial à définir pour établir votre plan de communication évènementiel ?
Une charte éditoriale évènementielle
Une charte graphique évènementielle
Question 5
Que devez vous impérativement définir dans votre plan de communication évènementiel ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Qui prend la parole et en quel nom
Les dates de toutes les publications
Le vocabulaire spécifique à employer
Les supports de communication utilisés
Le format des photos
Les réseaux sociaux utilisés
Question 6
Quelle est en général la pièce maitresse de votre communication évènementielle ?
Votre page Facebook
Votre évènement Facebook
Votre compte Twitter
Votre site web ou le site événementiel dédié
Votre newsletter
Vos affiches
Question 7
Que peux contenir votre charte graphique évènementielle ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Les logos à utiliser, les vôtres et ceux de vos partenaires
Les mots clés à utiliser sur le site
Les polices de caractères à utiliser dans votre communication
Des modèles de réalisations graphiques
Le hashtag de l'évènement
Des photographies de votre évènement
Le format souhaité pour les photographies
Les noms des responsables de la captation vidéo sur l'évènement
Les codes hexadécimaux / pantone des couleurs
Les formats des images destinées à l'impression
#
Démarrez le jour J bien préparé
C'est le grand jour ! L'évènement que vous préparez depuis plusieurs semaines, à l'organisation
duquel vous participez peut-être depuis plusieurs mois... est lancé aujourd'hui ! :D
Comme vous l'avez vu précédemment, vous avez déjà effectué beaucoup de tâches en amont
pour mener à bien la préparation... et faire de votre évènement une réussite. Mais le succès, ou
l'échec, ne pourront être correctement appréciés qu'à l'issue.
Il vous faut donc tout donner, en fonction de votre stratégie de communication et des choix
d'interactions retenus avec vos différentes cibles.
Nous allons voir comment s'appuyer sur ce que vous avez déjà mis en place et organisé en
amont pour couvrir cet évènement et mener vos actions de community management au mieux.
Qu'allez vous avoir à faire pendant votre évènement ?
Beaucoup de tâches sont déjà organisées et planifiées mais elles ne seront pas suffisantes
pour "maximiser" l'impact de votre évènement et marquer les esprits.
Par quoi commencer ?
Partez du principe que vous devez associer votre communauté, celle qui est présente sur
l'évènement mais plus encore celle qui va suivre cette évènement à distance. Vous allez donc
"donner à voir" votre évènement pour faire passer votre message, selon vos objectifs.
Mais vous devez considérer également vos cibles et de manière empathique vous mettre à leur
place. Qu'est ce qui va les intéresser ? Qu'est ce qui va les faire "réagir" ? les engager ?
Deux solutions s'offrent à vous :
Vous avez des personae identifiés de vos cibles et vous avez déjà en tête ce que vous
souhaitez montrer.
Vous suivez des visiteurs qui sont dans vos "cœurs de cible" et vous identifiez ce qui les arrête,
les interpelle, là où ils posent des questions, testent les produit, restent plus longtemps.
Les impératifs
Retransmettez les temps forts de l'évènement
Vous avez identifiés des temps forts (conférences, présentations, tables rondes, présentation
produits...) et ils vont rythmer votre évènement. Vous devez donc les utiliser au mieux pour
transmettre le "tempo" et montrer qu'il se passe beaucoup de choses, que l'évènement
foisonne, fourmille d’éléments pertinents et dignes d'intérêt !
Présentez certains acteurs importants
Des interviews, des portraits permettent de personnifier une relation et en particulier avec une
communauté pour favoriser l'engagement. Présenter des intervenants, par l'intermédiaire de
deux ou trois questions (ou d'un portrait chinois) offre tout de suite un angle d'approche pour
cerner une personnalité ou un rôle au sein d'une organisation.
Ne soyez pas trop formel pour conserver un caractère humain pris sur le vif extrêmement
engageant.
Évitez les entretiens fleuves qui ne dégagent pas de spontanéité et le plus souvent laisse
apparaitre une certaine distance entre l'interviewé et la communauté.
Partagez l'ambiance générale et particulière
L'ambiance est sans doute, la chose la plus difficile à retranscrire, en particulier car la photo
(inanimée) et les mots peuvent être un filtre important. Le live Vidéo peut être un bon moyen
mais est difficile à mettre en œuvre de manière qualitative. Cependant, des photos avec du
monde, des visages (souriants), des produits joliment présentés apportent une caution
importante à la qualité d'un évènement.
Attention au droit à l'image : renseignez vous avant ! Sur des évènements avec les enfants en
particuliers, les parents doivent vous donner un accord écrit obligatoirement.
La meilleure méthode va être de relayer les avis (tweets, partages instagram...) de visiteurs et
de la communauté pour partager l'ambiance générale et particulière d'un évènement. Une
astuce peut être de relayer auprès de votre communauté des "ambassadeurs" actifs que vous
allez identifier en amont et sur lesquels vous allez pouvoir vous appuyer tout au long de votre
évènement.
Les actions complémentaires
Proposez un accueil personnalisé
Si vous avez à disposition une liste précise des invités, des participants à votre évènement,
vous pouvez profiter de cet évènement pour nouer des contacts personnalisés avec vos cibles
et votre communauté.
Un outil CRM (Consumer Relashionship Management) peut être d'une grande utilité pour ce
genre de relation en y intégrant des informations spécifiques par contact.
Produisez des statistiques
Connaitre le nombre de visiteurs global, par jour, par stand... peut être un bon indicateur pour
suivre et identifier les grosses périodes de fréquentation, comptage des visiteurs par période.
Organisez un concours ou un jeu
L'organisation d'un concours, d'un peu de piste, etc... est un outil intéressant pour engager ses
visiteurs et sa communauté. Plusieurs possibilités s'offrent à vous selon vos objectifs
spécifiques.
Offrez des goodies
Offrir des cadeaux et en particuliers des "goodies" aux couleurs de la marque et/ou de
l'évènement est un très bon vecteur de communication et de fidélisation avec vos
communautés.
Attention toutefois à choisir des "cadeaux" valorisants et évitez les gadgets vus et revus de
mauvaise qualité !
Maintenant que l'évènement a démarré, voyons ensemble comment le couvrir en temps réel !
#
Couvrez en temps réel votre évènement
Vous avez mis en place de manière anticipé un certain nombre d'éléments qui sont publiés au
fur et à mesure et des automatisations pour relayer plus efficacement vos différentes actions
sur place.
Vous allez donc pouvoir couvrir en temps réel votre évènement.
Organisez votre temps et optimisez vos déplacements
La couverture en temps réel d'un évènement, d'autant plus s'il couvre un vaste espace et/ou
une période étendue, n'est pas une chose qui s'improvise. Que ce soit dans le temps et dans
l'espace, vous devez toujours savoir ce qui va se passer et de combien de temps vous
disposez.
Ayez le programme de l'évènement toujours avec vous
Avoir le programme vous permet de suivre les moments phares de votre évènement. Surtout,
enrichissez le programme avec les noms, qualifications, sujets abordés et identifiants Twitter de
chaque intervenant par exemple. Ainsi, vous n'aurez pas à chercher ces informations dans le
ruch pour les taguer directement.
Astuce : favorisez la communication entre vos intervenants et les participants à votre
évènement en glissant dans le programme leurs identifiants Twitter. S’ils sont eux aussi sur
Twitter, cela augmentera la visibilité du #, et vous pourrez sans aucun doute bénéficier de RT !
:)
Ayez le plan toujours avec vous
Surtout sur des évènements présentant beaucoup de choses à voir dans différents lieux,
prévoyez vos déplacement à l'avance pour ne pas passer votre temps à courir.
Live vidéo
Encore frémissant, ce nouveau mode de communication peut beaucoup apporter à la
retransmission d'un évènement. Le live est le format par excellence pour faire de l'audience et
partager des interactions. Attention cependant à ne pas faire n'importe quoi, au risque de vous
dévaloriser en quelques minutes !
Périscope, Snapchat, Stringwire, Instalively, Meerkat, Firetalk, Hangouts, Broadcast Me,
Youtube, ou Facebook Live... peu importe l'outil, dans tous les cas, il est question de live !
Chaque application a ses avantages et ses inconvénients.
Les 10 points essentiels pour réussir un bon live :
Souriez... tout le temps et parlez tranquillement, naturellement.
Faites attention au son, utilisez votre "kit piéton" pour avoir le micro à portée de votre bouche
(rien de pire qu'une belle vidéo avec un son pourri). Pour une interview, vérifiez que votre micro
capte bien la voix de votre interlocuteur avant.
Pensez à la lumière, ne soyez pas à contre jour, on ne verrait que votre silhouette
Veillez à l'espace de stockage disponible et à votre batterie chargée à 100 %
Veillez à avoir une connexion parfaitement fonctionnelle
Maîtrisez ce que vous allez dire dans les grandes lignes, quels thèmes vous allez aborder et
dans quel ordre... une petite fiche récapitulative est un "must have" ;)
Choisissez avec soin votre lieu, où vous serez à l'aise et évitez les endroits bruyants (rue,
foule...)
Si vous devez vous déplacer durant votre "Live", répétez quelques minutes avant le circuit pour
identifier les obstacles et autres pièges... les chutes sont à proscrire !
Si vous ne vous déplacez pas, optez pour un trépied, que vous positionnerez à hauteur
d'homme et identifiez l'espace à votre disposition
Si vous devez présenter des objets ou des éléments d'illustration, ayez tout à portée de main
sur une table et préparez-les dans l'ordre
Lancez-vous
Gérez votre stress
Parler en live et parler en public n'est pas évident au premier abord. Celà implique des
contraintes et l'œil de la caméra vous fixe... mais c'est comme pour le vélo, les premiers tours
de roues seront délicats et vous prendrez de l'assurance au fil du temps.
Soyez vous même, soyez présentable ;)
Buvez un verre d'eau tranquillement
Focalisez vous sur ce que vous allez dire
Respirez !
Accueillez vos spectateurs
Le live, c'est l'interaction, la proximité. Soyez donc courtois, polis et accueillant. Dites bonjour,
saluez vos spectateurs, remerciez-les d’être là, avec vous.
Comme vos spectateurs pourront vous suivre en live... mais aussi en replay, il est nécessaire
de penser à les accueillir et à recontextualiser en quelques mots votre intervention et lui donner
un "titre". En plus, vos spectateurs "live" risquent de mettre quelques dizaines de seconde pour
arriver... ce moment là est donc parfaitement adapté pour ça !
Préférez le nous, car il embarque le spectateur, il le place au cœur de l'évènement avec vous,
et le « nous » appelle également à l’interaction.
Concernant mon exemple d'Hackathon, voici une introduction possible : « Bonjour et
bienvenue, merci de nous suivre pour découvrir les travaux étudiants de l'année. Je suis Rémi
et je vais vous présenter le travail de Pierre. Pierre est étudiant en M2 et a travaillé sur le sujet
des interfaces Homme - Machine », puis, « Dans le cadre de l'évènement organisé pour
présenter les travaux étudiants de l'année nous allons découvrir le travail de Pierre sur
l'interface Homme-Machine »...
Les premiers spectateurs arrivent et vous pouvez commencer !
Interagissez avec vos spectateurs
Les plateformes, Youtube, Périscope et Facebook, divergent pour vous indiquer quand un
spectateur rejoint votre diffusion mais dans tous les cas, vous avez le nombre de spectateurs.
Ne saluez pas chaque spectateur...c'est intenable et vous n'arrivez pas à suivre ce que vous
avez à dire.
Saluez simplement ceux qui interagissent en commentant ou posant une question par exemple
quand vous leur répondez, et saluez de manière générale au bout de quelques minutes ceux
qui vous ont rejoint en cours de route.
Pour favoriser les commentaires, rappelez de temps en temps à votre audience qu'elle ne doit
pas hésiter à commenter ou à poser des questions et faites quelques "pauses" dédiées pour
répondre directement aux commentaires et aux questions avant de reprendre le fil de votre
sujet.
Gérer les commentaires demande un certain entrainement, car par exemple sur Periscope, ils
disparaissent rapidement.... Gardez votre calme, notez juste le nom de la personne et
demandez-lui de reposer sa question par la suite ! N’ayez crainte, vos spectateurs sont
bienveillants. :)
Vous êtes en live... soyez authentique
Vous êtes en direct et vous racontez ce que vous voyez. Vous être en train de construire votre
"story telling" donc soyez vous-même comme si vous rencontriez vos spectateurs en réel. Être
vous-même vous permettra de construire une communauté forte à votre image.
Concluez en beauté
Si l'accueil de vos spectateurs est important, la conclusion de votre live au moment de "rendre
l'antenne" est encore plus importante.
C'est le moment de remercier votre audience de vous avoir suivi, de rappeler ce que vous avez
présenté durant ces quelques minutes de live et surtout de rappeler le hashtag de l'évènement,
l'url du site et comment vous retrouver. Vous pouvez en profiter pour faire un peu de teasing
pour la suite.
Dans notre exemple : "Ce live s'achève maintenant, je vous remercie de nous avoir suivi et
d'avoir commenté ! Nous avons découvert ensemble le travail de Pierre sur les interfaces
Homme - Machine dans le cadre de son année scolaire. Continuez à suivre l'évènement en
suivant le compte twitter (@...) et le hashtag de l'évènement (#...). Vous pouvez commenter la
vidéo sur le site à l'adresse (url...) et n'hésitez à la partager auprès de vos réseaux. Nous nous
retrouvons dans quelques minutes pour découvrir ensemble un autre projet !"
Vous avez fini, simplement et de manière efficace, vous pouvez couper la diffusion et reprendre
votre respiration ! ;)
Pour aller plus loin... trucs et astuces sur le Live :
Pour gérer les commentaires sur Periscope, l'application scoperchat est parfaite
Faire un duplex "comme à la TV" sur une Fan Page Facebook... ça marche
En conclusion
Amusez-vous, prenez plaisir à partager ce que vous découvrez. Le live n'est pas "formaté"
comme la TV donc profitez en pour casser les codes, repousser les limites, tenter, et même
plantez-vous... bref profitez-en avec enthousiasme et recommencez ! :)
Maintenant que vous maîtrisez la couverture en direct de votre évènement, voyons ensemble
comment interagir en temps réel.
#
Interagissez en temps réel
Vous êtes sur place, au cœur de votre évènement. Vos publications programmées sont
publiées. Les re-publications fonctionnent. Vous publiez sur les réseaux sociaux des mise à
jour, avec des photos, des vidéos... bref vous êtes actif.
Pour favoriser l'engagement, il va falloir également désormais interagir avec vos cibles que
vous avez à portée de main mais aussi avec celles qui n'ont pas pu se déplacer et vous suivent
à distance.
Soyez un passeur
Nous l'avons vu ensemble avec le "Live" : il est absolument nécessaire de suivre et répondre
aux commentaires et aux questions de vos spectateurs·rices. Le "live" n'est qu'un complément
de ce que vous avez à entreprendre pour relayer au mieux votre évènement.
Twitter est le média par excellence pour couvrir sous forme de "Live Tweet" un évènement.
Favorisez l'engagement : utilisez l'image et le hashtag
Un tweet avec une image est largement plus engageant. Prenez donc de "belles" photos et
partagez-les.
D'après Twitter en moyenne (source blog.twitter.com) :
Les tweets avec photos ont 35 % de RT en plus
Les tweets avec vidéos ont 28 % d'engagements en plus
Les tweets avec une citation ont 19 % de RT en plus
Les tweets présentant des données chiffrées apportent 17 % de RT en plus
Des "Hashtags" provoquent 16 % d'engagements en plus
Faire passer un message exhaustif dans un nombre de caractère réduit peut être délicat. Une
image ou une photo va permettre de synthétiser au mieux ce message. Un tweet sans photo est
lu 60 % de fois moins qu’un tweet accompagné d’un visuel. Alors sans aucune modération,
faîtes des photos, des vidéos, pour accompagner vos tweet ! Citez vos interlocuteurs, les
intervenants, donnez des chiffres précis et abusez du hashtag ! N'oubliez pas l'astuce avec Ifftt
pour publier automatiquement depuis votre compte Instagram un tweet avec image.
Rencontrez votre communauté
Couvrir un évènement vous impose d'aller au contact et de rencontrer votre communauté sur
place mais aussi sur les réseaux sociaux et donc d'être un transmetteur pour le message que
vous souhaitez passer.
Imaginez-vous lors d'une retransmission sportive, vous êtes les yeux et l'expert·e qui commente
et décrit ce qui se passe. Pratiquer le live tweet c’est exactement la même chose, en silence,
par écrit et en image.
Faites un live tweet pour :
Être identifié comme expert·e dans votre domaine et les thématiques que vous abordez durant
l'évènement,
Rencontrer pour des besoins professionnels votre communauté,
Partager vos connaissances, et donc permettre à votre communauté de développer les siennes,
Proposer des contenus gratuits,
Représenter sur place vos abonnés qui vous suivent à distance,
Vous faire remarquer par vos tweets grâce au hashtag de l’événement, et donc attirer de
nouveaux abonnés,
Augmenter votre notoriété, la votre et celle de votre évènement, et pas seulement sur Twitter,
Inciter la communauté à participer,
Rendre l'évènement "mémorable" en ligne.
Bref, plus vous partagerez auprès de votre communauté, plus vous irez à sa rencontre et plus
vous favoriserez son engagement à vos côtés !
Faites de la veille en temps réel
Suivez votre hashtag et les thématiques de votre évènement. L'usage de certains outils, vous
permet d'être tenu en alerte sur l'usage de votre hashtag et sur les activités liées à certains
mots clés. Abusez des RT dès que c'est pertinent !
Parlez aux utilisateurs du hashtag, répondez aux questions, incitez à tweeter plus, remercier les
membres de votre communauté qui sont présents sur votre évènement et qui vous suivent en
ligne. Vous favoriserez ainsi l'engagement et montrez que vous "prenez" soin de votre
communauté, que vous êtes disponible et à son écoute.
Vous favoriserez ainsi l'envie commune d'utiliser le hashtag mais aussi de fédérer véritablement
votre communauté autour de l'évènement.
Pensez un compte rendu de votre évènement
Couvrir en "Live" un évènement est intéressant, le "Live tweeter" est stimulant, pour vous et
pour votre communauté, mais une fois l'évènement passé il sera nécessaire de pouvoir vous
remémorer tout ce qu'il s'est passé.
Avantages du compte rendu :
pour vous : vous pourrez vous y référer dans les jours suivants pour analyser au mieux les
temps forts de votre évènement sans rien oublier ;
pour votre communauté présente : elle pourra s'y référer pour se rappeler ce qu'il s'est passé ;
pour votre communauté qui n'a pas pu vous suivre en "live" ou qui n'était pas présente : elle
pourra prendre connaissance de ce qu'il s'est passé et des différents temps forts qui ont
marqués l'évènement.
Votre communauté n’est pas composée que de gens qui ont Twitter ou qui y vont tous les jours.
Ainsi pour vous permettre de profiter des effets positifs de votre évènement, et en particulier
dans les heures et jours qui le suivent, la publication d'un compte rendu exhaustif vous
permettra de le clôturer mais aussi de "surfer sur la vague".
Maintenant que votre évènement est passé, voyons comment gérer la suite !
#
Bravo ! Vous avez réussi cet exercice !
Compétences évaluées
Organiser la logistique d'un événement promotionnel
Organiser la logistique d’un évènement
Planifier la communication en amont, pendant et après l’événement
Retransmettre un évènement en temps réel
Description
Ces quelques questions sont chacunes basées sur des types d'évènements différents pour
lesquels les bonnes pratiques peuvent varier.
Accueil, Live et/ou communication, quelles sont les bonnes pratiques dans ces différents
contextes ?
Lisez bien les questions !
Question 1
Votre entreprise participe à un salon professionnel et a un petit stand.
Dans ce contexte particulier, qu'est ce qu'il serait pertinent de mettre en place ? Qu'allez-vous
montrer compte tenu de votre objectif lié à l'acquisition de prospects B2B ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Vous accueillez vos visiteurs simplement, offrez quelques goodies et mettez à disposition
quelques assiettes avec des choses à grignoter
Vous accueillez vos prospects de manière personnalisée à l'aide d'un CRM
Vous faites une publication de rappel sur LinkedIn de votre présence sur le salon en indiquant
les coordonnées pour vous trouver
Vous partagez des photos de blagues que vous vous faites entre collègues pour vous occuper
sur le salon
Vous publiez une photo de votre petit stand sur le salon sur Facebook
Vous partagez un image sur salon sur Twitter en invitant à venir vous y rendre visite
Vous faites des Lives de l'ouverture du salon et des différentes allées
Vous profitez de l'évènement pour diffuser la nouvelle vidéo promotionnelle de votre entreprise
Question 2
Au sein de votre entreprise, vous organisez pour votre service une journée de team building
autour d'activités de plein air.
Dans ce contexte particulier, qu'est ce qu'il serait pertinent de mettre en place ? Qu'allez-vous
montrer compte tenu de votre objectif lié à des recrutements de futurs collaborateurs ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Vous faites un Live Tweet de l'évènement avec le hashtag #teambuilding sur le compte
"corporate" de l'entreprise
Vous publiez quelques photos d'équipes sur Instagram avec le hashtag #teambuilding
Vous re-partagez des photos prises par les collaborateurs et partagées sur les réseaux sociaux
Vous faites quelques belles photos de groupe au cours de la journée et à l'issue pour illustrer
un article qui sera publié sur le blog, sur la newsletter interne et diffusé sur la page LinkedIn de
l'entreprise
Vous twittez les bons mots du PDG qui s'est joint à vous durant quelques heures
Vous publiez des portraits de quelques collaborateurs "ambassadeurs" sur Twitter
Question 3
Votre club sportif organise un tournoi avec les équipes du voisinage.
Dans ce contexte particulier, qu'est ce qu'il serait pertinent de mettre en place ? Qu'allez-vous
montrer compte tenu de votre objectif lié à développer les adhésions ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Vous accueillez vos visiteurs de manière personnalisée à l'aide d'un CRM
Vous accueillez vos visiteurs simplement et mettez à disposition quelques assiettes avec des
choses à grignoter et proposez un verre de l'amitié
Vous couvrez en Live tous les matchs du tournoi et vous live-tweetez tous les résultats du
tournoi au fur et à mesure
Vous partagez quelques photos des équipes sur la page Facebook de votre club
Vous faites une belle photo de groupe à l'issue du tournoi pour illustrer un article qui sera publié
sur le site web du club
Vous demandez les coordonnées et le mail de tous les joueurs pour créer une base de données
d'emailing
Question 4
Votre start-up à la pointe de la technologie sort une nouvelle version innovante de son
application mobile et vous avez créé une semaine d'évènements autour.
Dans ce contexte particulier, qu'est ce qu'il serait pertinent de mettre en place ? Qu'allez-vous
montrer compte tenu de votre objectif lié à développer le nombre d'utilisateurs réguliers ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Vous proposez un concours avec des instants gagnants pour offrir des abonnements "premium"
Vous retweetez tous les utilisateurs actuels qui se plaignent de ne pas aimer la nouvelle version
de votre application mobile
Vous avez acheté une campagne d'affichage nationale d'une semaine sur laquelle vous
indiquez un code promotionnel donnant le droit à un mois gratuit
Vous organisez un jeu "Like & Share" sur Twitter et Facebook pour faire gagner des goodies
aux couleurs de votre start-up
Question 5
Futur(e) entrepreneur(se), vous lancez une campagne de crowdfunding.
Dans ce contexte particulier, qu'est ce qu'il serait pertinent de mettre en place ? Qu'allez-vous
montrer compte tenu de votre objectif lié à acquérir de nouvelles contributions ?
Attention, plusieurs réponses sont possibles.
Vous mettez à jour tous vos supports de communication pour indiquer que votre campagne de
crowdfunding est à jour
Vous faites imprimer des tracts que vous allez distribuer sur le marché de votre quartier chaque
samedi durant votre campagne de crowdfunding
Vous créez une liste de tous vos contacts et vous leur adressez un mailing personnalisé
détaillant votre projet et précisant où ils peuvent contribuer
Vous remerciez chaque contributeur personnellement
#
Faites un premier bilan à chaud et remerciez vos communautés
Respirez un coup et félicitez l'équipe, remerciez-les de leur implication, de leur dévouement, de
leur disponibilité... Bref, même s'il y a eu des couacs, pour l'heure, à chaud, il n'est pas
nécessaire et même contre productif de rentrer dans la critique directe.
Premier bilan
Pour le moment, l'évènement est encore tout "chaud" autant pour vous que pour les participants
qui y ont assisté sur place ou qui vous ont suivi en ligne.
Il est temps de faire un premier recensement des points importants et de les noter pour ne pas
les oublier dans les jours et semaines à venir.
Qu'est ce qui n'a pas été ?
Essayez de faire la liste de manière exhaustive de l'ensemble des points à tous les niveaux sur
lesquels il y a eu des soucis ou un problème plus important, que ce soit vous qui vous en soyez
rendu compte, vos collaborateurs·rices, vos partenaires ou vos visiteurs·rices.
Pas d'analyse précise de chaque point pour le moment, mais vous pouvez jeter déjà quelques
pistes de réflexions sans les détailler, vous y reviendrez un peu plus tard.
Qu'est ce qui a bien été ?
Listez ce qui s'est bien passé, ce sur quoi vous avez eu de bons échos ou que vous avez bien
ressenti.
Et le reste ?
Et oui... tout ce que vous aviez imaginé, que vous avez mis en place mais qui ne ressort ni pour
des soucis ni pour des choses positives ?
Faites en également la liste.
Remerciez vos communautés
Profitez de ce moment pour clôturer en beauté votre évènement auprès de vos communautés.
Remerciez chaleureusement les participants, les spectateurs de vos Lives, les "twittos" qui vous
ont retwitté, les partenaires qui vous ont accompagné... Ça ne coûte pas grand chose mais ça
fait toujours plaisir, et c'est un facteur important d'engagement et de fidélisation !
Cela vous permet de faire "vivre" encore quelques heures, quelques jours votre "Hashtag" et de
le diffuser le plus largement possible une fois le brouhaha de l'évènement retombé.
Enfin, ce moment vous permet aussi d'annoncer votre compte-rendu que vous allez publier et
qui retracera l'évènement.
Passons maintenant à une analyse plus approfondie !
#
Surfez sur la vague et analysez les retombées
Votre évènement a marqué les esprits, vos communautés ont eu plaisir à y prendre part.
Battez le fer pendant qu'il est chaud
Si votre évènement avait des objectifs commerciaux, c'est le moment de reprendre contact avec
les leads initiés pour les consolider. Si vos objectifs étaient différents, il est temps de les
consolider en commençant à partager le compte-rendu de votre évènement à vos
communautés.
Ce compte-rendu va permettre en particulier aux participant·e·s de votre évènement de
retrouver les grands moments qu'ils/elles ont vécus, mais aussi qu'ils/elles ont pu rater s'il y
avait plusieurs conférences différentes au même instant par exemple.
Ce compte-rendu va également intéresser vivement celles et ceux qui n'ont pas pu se rendre à
votre évènement et/ou qui vous ont suivi en ligne.
Racontez votre évènement
En vous nourrissant de votre premier bilan à chaud, de ce que vous avez produit comme média
durant l'évènement, racontez ce qui s'est passé, ce qui a été plébiscité, ce qui a été présenté.
Mettez en avant les temps forts sur lesquels vous souhaitez retenir l'attention.
N'hésitez pas à donner quelques "premiers chiffres" indicatifs :
estimation de la fréquentation
nombre de tweets
nombre de spectateurs sur les "Lives"
...
Cela permet de "clôturer" dans l'esprit de vos communautés l'évènement en lui-même.
Rendez le attractif
Votre évènement était sympa, accueillant et intéressant ? Votre compte rendu doit aussi l'être.
Attention, on évite donc les longs billets mornes de blog sans illustrations ou juste le catalogue
de toutes les photos prises sans légendes !
Éditorialisez votre article ! Vous pouvez même le découper selon les différentes thématiques ou
grands moments de votre évènement pour mettre l'accent dessus.
N'hésitez pas, par exemple, si vous avez fait un "bon" live-tweet, à utiliser Storify qui va vous
permettre de faire ressortir vos meilleurs tweets, vos plus belles photos et vos vidéos les plus
marquantes... pour faire un beau récapitulatif de votre évènement !
Diffusez-le !
Votre article est publié sur votre site ou votre blog ? partagez le sur vos différents canaux de
communication en remerciant au passage les participant·e·s et votre communauté de vous
avoir suivi.
Si vous avez plusieurs billets, jouez sur une publication en décalé pour avoir le maximum
d'impact.
Sur la base de votre premier bilan à chaud, il est désormais nécessaire d'analyser plus finement
les différentes retombées de votre évènement et d'en faire un rapport pour le diffuser en
interne.
Créez un rapport d'évènement
Dans l'absolu, ce type de rapport doit être adapté à sa cible. Si vous vous adressez à votre
PDG, un rapport synthétique recto-verso maximum sera idéal. S'il est destiné à un responsable
marketing par exemple, il devra être plus détaillé.
Ce rapport va centraliser l'ensemble des données et des informations recueillis avant, pendant
et après l'évènement afin d'être le plus exhaustif possible.
Attention, il ne doit donc pas être fait le lendemain même... mais en général pas plus d'un mois
plus tard. Des retombées presses par exemple peuvent être publiées plusieurs jours ou
semaines après.
Pensez aux grands principes de marketing
Reprécisez le cadre de votre rapport en commençant avec les "5 W".
Les 5 w :
what = quoi ?
when = quand ?
where = où ?
who = qui ?
how = comment ?
En bref, de quoi parle-t-on ? Sur quelle période et avec quelle évolution ? Où en parle-t-on ?
Qui en parle ? Et comment en parlent-ils ?
Ensuite, vous repartez des principaux objectifs auxquels devaient répondre votre évènement :
Notoriété
Acquisition
En y ajoutant les objectifs secondaires :
Engagement
Satisfaction
Conversion
Fidélisation
Les réponses à ces 5 questions et ces objectifs vont être la structure de votre bilan.
Recueillez les informations
Selon vos différents objectifs, un certains nombre de chiffres, de données vont être nécessaires
pour élaborer votre rapport d'évènement.
Vous allez retrouvez des informations déjà identifiées, et d'autres que vous allez utiliser de
manière plus précise :
Fréquentation globale et par jour par exemple
Nombre de personnes invitées, nombre de personnes présentes
Nombre d'auditeurs·rices sur chaque conférence
Nombre de spectateurs·rices par Live
Nombre de nouveaux followers
...
Détaillez les informations sur les retombées "média" en fonction de leurs sources :
Owned Media : vos sites, blogs et comptes de réseaux sociaux
Earned Media : ce qui s'est dit sur vous "online" (sur les réseaux sociaux, sur la presse en
ligne... ) et "offline" (articles de presse...)
Paid Media : vos publicités, vos emailing
Enfin, identifiez ce qui se dit de vous et comment cela a évolué entre la période avant votre
évènement et après.
Ciblez quelques objectifs clés
Basez vous sur vos objectifs prioritaires.
Ne multipliez pas les objectifs à analyser, sélectionnez en 5 ou 6 grand maximum pour leur
donner tout leur sens et non une multitude sans précision.
Comparez vos données
Sans références, vos informations et vos données ne seront que très peu informatives. Mettez
en relation les données de votre évènement avec d'autres issues de périodes antérieures pour
les comparer.
Par exemple, dire nous avons eu 30 RT chaque jour en moyenne durant la période de
l'évènement qui durait 3 jours alors qu'habituellement nous en avons 30 en 1 mois est
largement plus pertinent que de dire uniquement nous avons eu 90 RT en 3 jours !
Si vous avez effectué des benchmarks ou analysé les actions de vos concurrents vous pouvez
également vous comparer à eux.
Faites une belle présentation
Soyez lisible, compréhensible et pédagogue.
Tout le monde n'est pas à l'aise pour lire des graphiques ou comprendre des données sans
explications.
Enfin, proposez des recommandations
Avec les données recueillies, analysées et consolidées, il vous est désormais possible d'en tirer
des conclusions. Et de trouver certaines pistes de réflexions voir des explications à des points
positifs et des points négatifs.
Profitez en pour proposer des recommandations et des axes d'amélioration !
Maintenant que le bilan est fait, il est temps de se poser la question : et si on recommençait ?
#
Décidez d'une éventuelle suite à votre évènement
Votre évènement a très bien marché, les objectifs fixés atteints voir dépassés, les différentes
cibles adressées l'ont été de la meilleure des manières, vos communautés se sont engagées et
en ressortent plus soudées... Bref carton plein ! :D
Et si on recommençait...
Sur la base de votre rapport d'évènement et de votre compte rendu exhaustif, en reprenant
également vos recommandations et vos axes d'amélioration, vous allez pouvoir mettre en
œuvre très facilement votre futur évènement.
Revoir les choix, les objectifs et les remettre en questions
Dans une posture humble, d'autocritique bienveillante et objective, en y ajoutant sans doute de
nouveaux objectifs, vous serez à même de définir encore plus précisément toutes vos actions
de marketing évènementiel dans le futur.
Qu'est ce que je refais exactement ?
Qu'est ce que je fais différemment ?
Qu'est ce que j'ajoute ?
En conclusion
Soyez curieux, inspirez vous des évènements que vous voyez passer et profitez de ces
moments toujours pourvoyeur de souvenirs marquants.
Nous avons vu ensemble tout ce qu'il y avait à faire avant, pendant et après un évènement.
J'espère que ce cours vous a plu et qu'il vous permettra de réussir à coup sûr vos futurs
évènements !
#