Introduction Le chef de projet est responsable d'estimer le budget nécessaire pour achever les activités du projet. Le chef de projet doit allouer tous les coûts aux activités du projet et à tous les aspects du projet, y compris le coût des ressources humaines internes et externes, de l'équipement, des voyages, des matériaux et des fournitures. Le budget doit être beaucoup plus détaillé et plus précis qu'il ne l'était sur la proposition de projet. Dans le cas où le chef de projet commence son travail avec un budget contractuel, le chef de projet doit revoir les hypothèses émises lors de la proposition de projet étape et vérifier que la portée convenue peut être réalisée dans le budget du contrat. Le gestionnaire de projet peut utiliser des outils manuels ou automatisés pour générer l'estimation budgétaire. Les outils de budgétisation peuvent être de simples feuilles de calcul ou un outil d'estimation budgétaire complexe. Les listes de contrôle d'estimation des coûts permettent de s'assurer que toutes les informations budgétaires préliminaires sont connues et que toutes les bases sont couvertes. Le chef de projet doit également inclure dans le budget le coût des ressources humaines ainsi que de l'équipement et du matériel nécessaires pour effectuer les travaux. La méthode par laquelle le personnel et les produits seront acquis pour le projet affectera directement le processus de budgétisation. Un certain nombre de contraintes, financières, politiques et organisationnelles, peuvent dicter les méthodes d’acquisition de ressources telles que le personnel, l’équipement, les services et le matériel. Le gestionnaire de projet doit connaître les politiques, directives et procédures existantes en matière d’acquisition de ressources. en outre, les préférences des bénéficiaires et / ou des représentants des donateurs peuvent influencer les décisions d'acquisition. Les informations provenant de projets antérieurs similaires peuvent être utilisées pour mieux comprendre les stratégies de budgétisation; celles qui ont été couronnées de succès et applicables peuvent être prises en compte pour la mise en œuvre du projet en cours. Conclusion Au fur et à mesure que le budget est en cours d'élaboration, des tâches supplémentaires peuvent être identifiées car le travail est en cours de définition. Il peut être nécessaire de mettre à jour la structure de répartition du travail et le calendrier du projet pour inclure les activités identifiées lors de l'estimation du budget, telles que l'équipement, le matériel et les autres ressources non humaines. Le plan de gestion budgétaire est une description de la méthode de gestion des dépenses, y compris un programme de décaissement préliminaire . Par exemple, les procédures de comptabilité, de vérification des dépenses et de paiement d'achat doivent toutes être expliquées dans le plan de gestion budgétaire. Le plan peut être formel ou informel en fonction des besoins des parties prenantes du projet. Le plan de gestion budgétaire peut décrire les niveaux d'autorisation d'achat, la réglementation du donateur ou les dépenses non autorisées par le donateur.
