Introduction
Le chef de projet est responsable d'estimer le budget
nécessaire pour achever les activités du projet. Le chef de
projet doit allouer tous les coûts aux activités du projet et à
tous les aspects du projet, y compris le coût des ressources
humaines internes et externes, de l'équipement, des
voyages, des matériaux et des fournitures. Le budget doit
être beaucoup plus détaillé et plus précis qu'il ne l'était sur la
proposition de projet. Dans le cas où le chef de projet
commence son travail avec un budget contractuel, le chef de
projet doit revoir les hypothèses émises lors de la proposition
de projet étape et vérifier que la portée convenue peut être
réalisée dans le budget du contrat.
Le gestionnaire de projet peut utiliser des outils manuels ou
automatisés pour générer l'estimation budgétaire. Les outils
de budgétisation peuvent être de simples feuilles de calcul
ou un outil d'estimation budgétaire complexe. Les listes de
contrôle d'estimation des coûts permettent de s'assurer que
toutes les informations budgétaires préliminaires sont
connues et que toutes les bases sont couvertes. Le chef de
projet doit également inclure dans le budget le coût des
ressources humaines ainsi que de l'équipement et du
matériel nécessaires pour effectuer les travaux. La méthode
par laquelle le personnel et les produits seront acquis pour le
projet affectera directement le processus de budgétisation.
Un certain nombre de contraintes, financières, politiques et
organisationnelles, peuvent dicter les méthodes d’acquisition
de ressources telles que le personnel, l’équipement, les
services et le matériel. Le gestionnaire de projet doit
connaître les politiques, directives et procédures existantes
en matière d’acquisition de ressources. en outre, les
préférences des bénéficiaires et / ou des représentants des
donateurs peuvent influencer les décisions d'acquisition. Les
informations provenant de projets antérieurs similaires
peuvent être utilisées pour mieux comprendre les stratégies
de budgétisation; celles qui ont été couronnées de succès et
applicables peuvent être prises en compte pour la mise en
œuvre du projet en cours.
Conclusion
Au fur et à mesure que le budget est en cours d'élaboration,
des tâches supplémentaires peuvent être identifiées car le
travail est en cours de définition. Il peut être nécessaire de
mettre à jour la structure de répartition du travail et le
calendrier du projet pour inclure les activités identifiées lors
de l'estimation du budget, telles que l'équipement, le
matériel et les autres ressources non humaines.
Le plan de gestion budgétaire est une description de la
méthode de gestion des dépenses, y compris un programme
de décaissement préliminaire .
Par exemple, les procédures de comptabilité, de vérification
des dépenses et de paiement d'achat doivent toutes être
expliquées dans le plan de gestion budgétaire. Le plan peut
être formel ou informel en fonction des besoins des parties
prenantes du projet. Le plan de gestion budgétaire peut
décrire les niveaux d'autorisation d'achat, la réglementation
du donateur ou les dépenses non autorisées par le donateur.
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