La gestion de réunion Plan de l’exposé 1. Introduction 2. Les différents types de réunion 3. Préparation 4. Animateur 5. Gérer les différents types de participants 6. Méthodes de travail 7. Cadre matériel 8. Suivi 9. Les causes d’échec Introduction En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne pourrez échapper . En effet, le management d'équipe requiert des échanges plus ou moins réguliers avec vos collaborateurs. Echanges qui se matérialisent, entre autres, par l'organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou moins formelles. Il s'agit là de la base d'une communication managériale efficace, un pilier de l'intelligence collective. Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez ainsi parfaitement maîtriser les techniques d'animation et connaître les différents outils à votre disposition. Les différents types de réunion Selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le contexte dans lequel vous piloterez cette réunion, différents types de réunion sont possibles : réunion d'information : vous transmettez un/des messages à votre auditoire qui le reçoit de manière "passive". réunion de revue : rencontre formelle que l'on retrouve fréquemment dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par le sujet/projet participent activement afin de faire le point sur l'avancée des choses. réunion d'échange : tous les participants échangent activement sur un sujet donné. réunion de résolution de problème : l'objectif est clairement de débloquer une situation qui s'enlise, trouver une solution à un dysfonctionnement, gérer un conflit... réunion de prise de décision : vous réunissez différents acteurs afin d’entériner une décision quant à une problématique précise. Préparation Préparer efficacement une réunion, c’est garantir à plus de 80% sa réussite Questions à se poser avant de faire une réunion Cette réunion est-elle nécessaire? Le choix des participants est-il pertinent ? Quel est le but de cette réunion? Définir clairement les objectifs Définir clairement les objectifs En informer les participants (ordre du jour). Explorer l’objectif général de la réunion Rassembler les informations disponibles sur le sujet Rechercher les informations manquantes Réfléchir aux informations précises que les participants peuvent apporter et identifier celles dont ils vont avoir besoin Le rôle de l’animateur Préparer le voyage (préparer la réunion) Conduire le véhicule à bon port (animer la réunion et atteindre l’objectif) Raconter son voyage et prévoir les suites (le compte rendu et suivi des réunions) Le rôle de l’animateur IIIIIIIV- Préparer la réunion Conduire la réunion Conclure et assurer le suivi de la réunion Fonction principale de l’animateur Préparer une réunion Définir le lieu de destination (l’objectif) Tracer le chemin (l’ordre du jour, le top) Fixer des étapes (horaires) Constituer l’équipage (les participants) Choisir le mode de déplacement (le matériel, la salle…) Vérifier ses papiers et cartes (documents, supports) Préparer l’équipage (invitation, convocation) Contrôler le véhicule (vérifier le matériel) Faire progresser la réunion Conduire la réunion Arriver le premier (accueillir les participants) Démarrer en toute sécurité (Introduire) Respecter le code de la route (les règles) Piloter, co-piloter (animation, rapporteur) Rendre le voyage agréable (donner un âme) Gérer les imprévus (régulation) Contrôler les étapes (gardien du temps) Regarder le chemin parcouru (atteindre les buts) Conclure et assurer le suivi de la réunion Raconter le déroulement Réaliser une synthèse des résultats La suite du voyage (calendrier, PERT…) L’album photo (diffusion du compte rendu) Le prochain voyage (date, ordre du jour) Comment bâtir un agenda de réunion ? Concrètement, comme tout document, l'ordre du jour que vous allez partager avec vos collaborateurs se doit d'être clair, précis, succinct, mais aussi suffisamment attrayant pour être lu ! Voici quelques astuces pour son élaboration : donnez un titre à votre ordre du jour : d'emblée, les invités sauront de quoi il va retourner. spécifiez le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée Ordinaire, réunion de Direction, réunion de service mensuelle, etc. notez précisément l'objectif global de la réunion pour que tout le monde aille dans la même et bonne direction. spécifiez le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (heure de début ET de fin) de la rencontre. présentez succinctement les participants : qui (collègues, fournisseurs, avocats, etc.), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion). Comment bâtir un agenda de réunion ? citez chronologiquement tous les items qui seront abordés pendant cette entrevue, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. Au préalable, vous aurez bien sûr prévenu chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement. définissez l'objectif de chaque point abordé. aménagez quelques pauses qui pourront également être utilisées en cas de débats plus longs qu'initialement prévu - dans la limite du raisonnable ! prévoyez un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine entrevue. assurez-vous que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre. relisez et/ou faites relire votre ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion - attention, certaines réunions très formelles requierent un délai légal ainsi qu'une procédure de convocation spécifique). respectez votre planning le jour J ! Fonction principale de l’animateur Faciliter et faire progresser la réunion 1) 2) 3) 4) Être à l’affût des obstacles à la communication Adapter son style à la situation Écouter pour gérer les échanges entre les participants Utiliser des support d’animation variés Être à l’affût des obstacles à la communication Le système hiérarchique Les jargons La peur du jugement d’autrui La frustration La fatigue La timidité... Choisir un style d'animation Optez pour une animation énergique et adaptée. Il est important d'instaurer une certaine dynamique de groupe pour une productivité et une efficacité renforcées. Différentes postures sont possibles en matière d'animation, parmi lesquelles : facilitateur : les participants échangent librement sous le contrôle discret de l'animateur. coordinateur : les protagonistes échangent sur un sujet précis, l'animateur structure les échanges et les débats. directif : peu d'espace laissé aux participants. Adapter son style en fonction de la situation Écouter pour gérer les échanges entre les participants L’écoute • Écouter = – se mettre à la place de l’autre pour comprendre son point de vue – S’assurer que l’on a bien compris son point de vue – Avoir une attitude empathique • Ce n’est pas : – Seulement entendre ou s’entendre – Être d’accord avec le point de vue de l’autre – Être sympathique Les attitudes de Porter 1. Le jugement – 2. La décision – 3. On pose des questions, on interroge pour en savoir plus (« pouvez-vous me dire… comment l’expliquez-vous… ? ») L’interprétation – 6. On rassure, on encourage en minimisant la situation (« ce n’est pas si grave… il est normal de… ») L’enquête – 5. On conseille avec conviction, on recommande, on décide implicitement (« à votre place je.., il faut… ») Le soutien – 4. On évalue par rapport à son propre modèle moral et son système de référence, on porte un jugement sur l’autre (« c’est bien, c’est mal… ») On tente d’expliquer à l’autre le sens de ce qu’il pense, on lui rend plus manifestes les raisons de son attitude (« c’est parce que… ») La reformulation – On ré-exprime en d’autres termes ce que l’autre vient de dire, sans interpréter (« si j’ai bien compris, vous voulez dire que… ») Attitudes : leurs usages Caractéristiques Usage et précautions Jugement Attitude orientée qui peut conforter la position de l’autre ou le déstabiliser Si nécessité d’évaluer. Tenir compte du système de référence de l’autre et se baser sur des faits Décision Attitude ferme et autoritaire qui peut sécuriser ou déresponsabiliser Si nécessité de décider ou pour conclure suite à une synthèse. Expliquer les raisons de la décision Soutien Attitude paternaliste qui peut soutenir ou au contraire renforcer le malaise Si nécessité de redonner confiance. Ne pas prolonger ni répéter pour ne pas enferrer l’autre dans le problème Enquête Attitude interrogative qui peut Pour éclairer un point, orienter un dynamiser ou être perçue comme de débat ou s’abstenir de juger. Préférer l’indiscrétion les questions ouvertes et les préparer Interprétation Attitude explicative qui peut éclairer l’autre ou déclencher l’hostilité S’il existe une demande de clarification. Seulement si on se sent compétent et ne pas aller trop loin Reformulation Attitude miroir qui a un effet de relance, de clarification ou être perçue comme un désengagement Dans tous les cas où la relation psychologique est délicate et où toute autre attitude est inadaptée. Attitudes 1er cas "...J'ai l'impression qu'en ce moment tout fiche le camp dans tous les sens... Le projet sur lequel je travaille ne débouche sur rien de solide... D'ailleurs, la Maison me semble aller bien mal. Je me demande si ça vaut le coup de s'accrocher..." 1 A ta place, j'irais voir mon chef de projet et je me reposerais. Décision 2 Je pense surtout qu'on t'a donné un travail qui n’est pas intéressant. Jugement 3 Qu'entends tu par "tout fiche le camp dans tous les sens" ? Enquête 4 T'en fais pas mon vieux, on a tous des moments de cafard. Soutien 5 Tu as l'impression que tout va mal en ce moment, et tu te demandes si tu ne vas pas renoncer, Reformulation 6 Tu as tort de dire ça après tout ce que l'on a fait pour toi Jugement 2ème cas Un chef de service répond au Directeur Administratif : "Monsieur le Directeur, je ne pense pas que ces cours sur l’organisation du travail m'apportent quelque chose, Ces ingénieurs en organisation ne peuvent pas connaître mieux que moi un travail que je fais depuis douze ans !" 1 2 - Votre opinion est fausse, ils sont là pour vous apporter une méthode que vous appliquerez vous- même à vos problèmes. Vous pensez que ces ingénieurs sont incompétents ? 3 - Je comprend que cela vous étonne. 4 - il est indispensable que vous suiviez ces cours qui ne peuvent que vous aider. 5 – Pensez-vous qu'il soit nécessaire de bien connaître votre travail pour donner des cours d’organisation du travail de qualité ? Vous pensez que les ingénieurs en organisation ne peuvent rien vous apporter en formation pour votre travail que vous connaissez de longue date. 6 - Jugement Enquête Soutien Décision Enquête Reformulation 3ème cas Ce cadre est dans l'usine depuis trois mois et fait partie du Service Commercial, Au cours d'une conversation, il déclare ; "Je ne comprends pas pourquoi, mais j'ai l'impression de ne pas faire partie de l'équipe, Ils sont tous très "chics", mais ils semblent former un cercle fermé dans lequel je me sens étranger, C'est peut-être ma faute. Je n'en sais rien." 1- Pourquoi n'essayez-vous pas de leur rendre service à la première occasion ? 2- Vous avez l'impression de mal vous intégrer à l'équipe, mais vous ne savez pas si cela provient de leur attitude ou si vous en êtes responsable. 3- Décision Interprétation Vous avez l'impression que le groupe est hostile ? Interprétation 4- Croyez-vous qu'il y ait une raison pour que les autres ne vous intègrent pas ? Enquête 5– Ne pensez-vous pas qu'ils pourraient vous accepter si vous leur donniez davantage de temps pour vous connaître et vous estimer ? Décision II n'y a que 3 mois que vous faites partie de l'équipe, c'est normal. Soutien 6- Utiliser des supports d’animation variés Tableaux Documents… Audiovisuel etc. Types de participants • Adopter certains comportements caractéristiques correspond à jouer un rôle. • Plusieurs auteurs associent ces rôles à certains types de participants que l’on peu reconnaître à l’intérieur d’un groupe. • Ces types de participants peuvent être regroupés en deux catégories: • Influences négatives • Influences positives Gérer les différents types de participants Le silencieux _ L’informateur L’agressif L’attentif Le bavard Le coopératif L’obstructionniste L’expert Le hors d’ordre Le stimulateur Le bouffon Le médiateur L’indifférent Le clarificateur + Le silencieux Ses contributions se limitent en générale à des hochements de la tête ou à des expressions faciales. Les types de participants exercant une influence négative Le silencieux Le regarder fréquemment pour l’inviter discrètement à s’exprimer. - question fermée: Est-ce que toi aussi tu vois ça de cette façon? Es-tu d’accord avec…? - Ne pas forcer. Les types de participants exercant une influence négative L’agressif – Il désapprouve tout: les sentiments; les idées; les actions; les décisions; etc. Les types de participants exercant une influence négative L’agressif – - Conserver son calme et si possible faire preuve d’un peu d’humour pour détendre l’atmosphère. - Apaiser le débat: en demandant de présenter des faits plutôt que des opinions, le questionner. - Reformuler ce qu’il dit, relancer la question au groupe. Les types de participants exercant une influence négative Le bavard Il a toujours quelque chose à dire sur n’importe quel sujet et, bien souvent en dehors de ce qui concerne le groupe. Les types de participants exerçant une influence négative Le bavard - Interrompre avec tact: profiter du moment où il reprend son souffle, résumer ce qu’il vient de dire et offrir la parole à un autre membre - Lui demander poliment d’être plus bref ou lui signifier poliment qu’il a assez parlé. - Éviter de la regarder pour ne pas lui laisser croire qu’il peut reprendre la parole Les types de participants exerçant une influence négative L’obstructionniste Il s’objecte à toute idée développée par les autres membres, il remet en question les décisions déjà prises, il prolonge inutilement les discussions. Les types de participants exercant une influence négative L’obstructionniste Lui demander de justifier ses propos et lui demander des solutions alternatives Les types de participants exercant une influence négative Le hors d’ordre Il a toujours une histoire à raconter ou quelque chose qu’il trouve intéressant à dire. Ses interventions concernent rarement le sujet de la discussion. Les types de participants exerçant une influence négative Le hors d’ordre - Rappeler le sujet de la discussion, lui expliquer poliment que ces propos n’ont pas de lien avec ce qui est discutés. - Lui demander de mettre en réserve ses commentaires pour le moment où le sujet sera débattu. - Quand il continue: lui demander d’expliquer le bien-fondé de son intervention en fonction du sujet de discussion. Les types de participants exerçant une influence négative Le bouffon Toutes ses interventions cherchent à faire rire. Parfois blessant, souvent de moins en moins drôle, il ne cesse de plaisanter. Les types de participants exerçant une influence négative Le bouffon - Réorienter ses interventions vers la tâche, en lui posant une question sérieuse mais facile à répondre. - Le rappeler à l’ordre en lui demandant de revenir au sérieux Les types de participants exerçant une influence négative L’indifférent Celui que rien ne semble intéresser, si ce n’est l’heure où la réunion va finir. Les types de participants exerçant une influence négative L’indifférent Celui que rien ne semble intéresser, si ce n’est l’heure où la réunion va finir. Les types de participants exerçant une influence négative L’indifférent - Chercher à connaître ses véritables sources de motivation afin d’établir des liens entre ses intérêts et le sujet débattu. - Lui donner des tâches qui l’obligeront à s’impliquer ou donner son avis. - Soigner la relation avec lui. Les types de participants exerçant une influence négative L’informateur Cette personne cherche continuellement à enrichir les discussion. Les types de participants exercant une influence positive L’attentif Cette personne participe à l’avancement du groupe mais sans alimenter la discussion par elle-même. Les types de participants exercant une influence positive Le coopératif Il défend ses points de vue mais sans obstination, il tente plutôt de construire avec les idées des autres. Les types de participants exercant une influence positive L’expert Temporairement, ces personnes agissent en tant qu’experts tant que le sujet ou le problème n’est pas épuisé. Les types de participants exercant une influence positive Le stimulateur De nature enthousiaste, il, transmet aux autres le plaisir de travailler à une cause commune. Les types de participants exercant une influence positive Le médiateur Personne qui cherche les points d’entente entre les partis impliqués et tente de développer des idées qui les rallieront. Les types de participants exercant une influence positive Le clarificateur Cette personne supporte difficilement les mésententes et les imprécisions. Elle assure ainsi la compréhension de tous les membres face à la discussion. Les types de participants exerçant une influence positive COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ? Malgré toute votre bonne volonté et une préparation optimale de votre intervention, l'énergie retombe et un malaise se fait sentir au sein de votre auditoire, mettant en péril l'efficacité de la réunion. Comment repérer les signes d'un décrochage ? Comment réagir et ressusciter cet atelier ? COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ? Pourquoi re-dynamiser une réunion qui manque de peps ? Vous sentez progressivement un malaise s'installer dans la salle. En tant qu 'animateur , il vous faut réagir et reprendre le contrôle de la situation, sans quoi, les répercutions seront nombreuses : perte de temps et d'énergie : non seulement pour vous, mais également pour les participants et globalement le projet en cours pour lequel cet atelier a été implémenté. improductivité et frustration : efficacité zéro assurée (message non passé, avancement nul du projet, réticences envers la prochaine réunion, etc.). baisse de confiance en vous : sans feedback sur ce qui a péché lors de cette entrevue, il est fort à parier que vous en ressortirez en colère, déçu, réticent à conduire la réunion suivante, en proie à de nombreuses interrogations (est-ce votre style d'animation qui est en question ? ou bien plutôt l'horaire que vous avez défini ? ou bien vous êtes-vous fourvoyé dans vos données, votre mission, les intervenants, etc ? COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ? Les signes qui montrent que votre auditoire ne suit plus Vos interlocuteurs ne prêtent plus guère attention - ou très vaguement - à ce que vous dites. Les signes - notamment en langage non verbal - qu'ils émettent en sont la preuve. S'ils peuvent tout d'abord être très furtifs, ils deviennent rapidement flagrants si vous ne réagissez pas. On considère qu'au-delà de 10 minutes de concentration, l'attention baisse petit à petit et ne revient pas si l'intervention n'est pas rythmée. Il est donc urgent d'agir sitôt les premiers signes de lassitude apparaissant : bâillements intempestifs, regards dans le vague ou baissés, soupirs bruyants plus ou moins contrôlés, corps qui ne tiennent plus en place : les uns passent leur temps à se redresser sur leur chaise suite à un mini-endormissement, les autres jouent avec un stylo, d'autres encore griffonnent sur un coin de feuille, les doigts tapotent le bureau ou un document, les jambes s'affolent, se croisent, se décroisent, les pieds font de petites rotations afin de se dégourdir, etc. consultation furtive des notifications émises par un smartphone ou autre ou encore surf discret sur internet, consultations fréquentes et répétées de l'horloge et/ou la montre... COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ? Comment ressusciter un auditoire ? Captivez à nouveau l'attention d'un public en proie au décrochage n'est pas chose aisée. Il faut ruser et faire avant tout preuve d'humilité, de confiance en soi et de créativité ! Si, malgré tout le soin que vous avez apporté à la préparation de votre intervention, que vos supports sont attrayants et adaptés, pas trop chargés en informations, etc. et que votre animation tourne au calme plat, il vous faut RÉAGIR ! Astuces originales pour réveiller une assemblée surprendre vos interlocuteurs : en lançant, par exemple, sans crier gare et si le contexte s'y prête, une boutade, ou bien continuer votre présentation en chuchotant ou changeant de voix, ou bien encore en cessant soudainement de parler ou demandant à vos interlocuteurs comment ils feraient pour captiver à nouveau l'attention d'un auditoire inattentif, etc. Une autre astuce (si tant est que les smartphones ne sont pas bannis de votre réunion), plus "délicate", car elle induit imagination et répartie, est d'envoyer un sms à tous les participants afin de vous rappeler à leur attention ou bien de feindre une pause pour un selfie - succès assuré ! questionner vos interlocuteurs sur ce qui ne fonctionne pas : cela vous permettra de rectifier le tir et/ou vous améliorer pour vos prochaines interventions (Attention : il vous faut ici savoir faire face à la critique et prêt à vous remettre en question.). COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ? proposer un break : mieux vaut une pause bénéfique à la circulation sanguine et réactivation du cerveau plutôt qu'un engourdissement physique et psychique. Plusieurs possibilités s'offrent à vous : – mini balade histoire que chacun puisse se dégourdir les jambes et s'oxygéner, – rafraichissements - eau de préférence - pour réhydrater le corps et l'esprit, – exercices type "energizers" afin de redonner de l'énergie au groupe, – "brain exercices" afin de re-concentrer tout le monde sur le sujet. – mini session de méditation pleine conscience ou yoga afin de détendre le groupe et recentrer l'attention et la concentration. impliquez et stimulez vos interlocuteurs : partagez votre enthousiasme et votre énergie qui doivent être contagieux ; demandez à votre auditoire ce qu'il pense de tel ou tel point abordé, etc. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Méthodes et outils sont foison quant à la façon de conduire efficacement une entrevue et obtenir les résultats escomptés. On peut toutefois en citer quelques-uns : Pechakucha : pour une présentation efficace en très exactement 6 minutes et 40 secondes, 6 chapeaux de la réflexion : créativité et efficacité renforcées grâce à l'exploration des 6 modes de pensée. Diagramme d'Ishikawa : efficace pour la résolution de problèmes, Stand-up : des réunions debout pour plus d'efficacité, Brainstorming ou son opposé le reverse brainstorming : le remueméninges est un puissant levier de réflexion dans le cadre de résolution de problème ou d'innovation Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Pechakucha Egalement nommée technique du 20*20, la méthode Pecha Kucha repose sur une présentation orale alliée à la projection de 20 images - ou diapositives - de 20 secondes chacune (c'est-à-dire une intervention de très exactement 6 minutes et 40 secondes). Pensée par deux architectes installés au Japon - Astrid Klein et Mark Dytham - exaspérés de perdre leur temps dans des réunions qui s'éternisaient et ne débouchaient pas sur grandchose de concret, cette méthodologie se veut créative, dynamique et pleine de peps. Ce qui demande toutefois un certain nombre de compétences pour celui/celle qui veut se l'approprier... Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Conçue et développée par le Dr Edward de Bono, psychologue maltais spécialiste en sciences cognitives, cette approche repose sur les observations de ce dernier sur les différentes façons de penser des individus. De Bono a constaté que ces modes de pensée étaient influencés inconsciemment par nos émotions, nos croyances, opinions, jugements, notre logique, nos sentiments personnels, etc. Ce qui, d'un côté, nous permet de réfléchir et prendre rapidement des décisions , mais qui, d'un autre côté, nous empêche d'appréhender les choses de manière originale, nous autocensurant en quelque sorte d'idées et solutions divergeant de notre mode de pensée habituel. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Les différents chapeaux et leurs rôles Le chapeau blanc Il représente la neutralité : énoncé des éléments à disposition de manière factuelle, impartiale, sans aucune interprétation des chiffres, données et autres informations. o Le chapeau rouge Il symbolise l' émotionnel et l'intuition : sentiments, jugements, émotions, ressentis sont exprimés pleinement et sans justification. Le chapeau noir Il incarne le pessimisme : risques, limites, freins, obstacles, inconvénients et autres aspects négatifs sont soulevés sans argumentation. Le chapeau jaune Il exprime l' optimisme : avantages, opportunités, espoirs, bénéfices, rêves sont exposés. Le chapeau vert Il matérialise la créativité : alternatives originales, idées imaginatives, loufoques, abracadabrantes sont formulées sans aucune censure et avec l'énergie caractéristique de l'enthousiasme. Le chapeau bleu Il personnifie l' organisation : analyse, synthèse, prise de recul, canalisation des idées, récapitulation, discipline, processus de réflexion qui permet à la séance de se dérouler convenablement et d'atteindre l'objectif fixé. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion 6 chapeaux de la réflexion Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa Rappelant le squelette d'un poisson, cet outil visuel a pour finalité de lister les causes qui ont une influence sur un effet (une situation), de les classer, de les hiérarchiser. Très utilisé par les qualiticiens, le diagramme d'Ishikawa est en fait applicable à l'ensemble des métiers de l'entreprise. Représentation graphique du diagramme de causes à effets Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa Les principales étapes 1- Qualifiez l'effet Il s'agit couramment du problème que vous cherchez à résoudre. Exemple : l'entreprise xy fait face à une baisse de sa marge de 20% par rapport à n-1. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa 2- Dressez un inventaire des causes possibles Listez celles qui ont une influence sur le problème. Pour ce faire, utilisez des méthodes telles que le brainstorming. Travaillez avec des personnes qui connaissent bien la situation, mais qui proviennent d'horizons et de positionnements différents par rapport à la question : issues de divers services, experts et utilisateurs... Dans notre exemple, la baisse peut être expliquée par : une politique tarifaire plus agressive, une structure de vente de produits différente, une forte action de la concurrence, une force de vente "faisant de la remise"... Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa 3- Classez les causes par familles Ces regroupements forment les arêtes principales du diagramme d'Ishikawa. Dans le domaine de la qualité et de la production, les 5M sont fréquemment utilisés pour cette tâche : Main d'oeuvre : les collaborateurs, leurs compétences... Matières : les matières concernées, la qualité... Pour une fabrication, les composants entrant dans l'élaboration du produit.. Matériels : Les moyens de production, les équipements... Méthodes : les techniques, les procédures, modes opératoires... Milieu : l'environnement de travail, la concurrence... Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa 4- Evaluez les branches/racines qui ont le plus d'impact Une fois le diagramme finalisé, sous-pesez chaque cause pour déterminer les axes prioritaires d'action . Annotez chaque branche du diagramme avec le système de votre choix : (++ + 0 - -- ou bien avec une note de priorisation de 1 à 5). Vous obtenez ainsi une hiérarchisation des causes . A noter que cette évaluation peut donner lieu à des études complémentaires. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Diagramme d'Ishikawa Exemple avec notre problématique de marge Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Stand-up Traduit littéralement par "réunion debout" en Français, le concept de ce type de rencontres est très simple : les participants se tiennent debout en cercle afin de faciliter les échanges et l'efficacité de l'entrevue . Ni chaise, ni table, les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très informelle. L'échange se fait entre tous et non à l'attention d'un seul et même participant. En général, le laps de temps dévolu aux "Stand-ups" est relativement court : comptez un minimum de 5 minutes et un maximum de 15 . Pas d'animateur désigné - personne ne dirige réellement la session, seul un responsable de séance est tenu de veiller à ce que le cadre de la rencontre (notamment contrôler que la séance ne glisse pas dans le trop de détails) et le timing soient respectés. Ce peut être toujours la même personne ou bien chaque membre du groupe tour à tour. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Stand-up Les échanges se font au fur et à mesure des interventions de chacun. Il est possible d'utiliser un objet - un témoin en quelque sorte - passant d'un participant à un autre pour structurer les échanges et respecter la parole de chacun : seul celui qui a le témoin en main peut s'exprimer avant de la faire passer à l'un de ses collègues. Un mur ou un paperboard peuvent être utilisés pour la "prise de notes" à l'aide de post-it que l'on positionne et déplace en fonction de l'état d'avancement de la tâche inscrite dessus. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Brainstorming cet outil a été inventé par Alex Osborn, un publicitaire américain. Il s'appuie sur la capacité créative d'un groupe à trouver des idées nouvelles en dehors de toute influence de normes ou d'idées préconçues, pour résoudre un problème. L'un des principes est de générer le plus d'idées possible en réponse à une question . L'application principale est la résolution de problème : trouver des pistes de solution. C'est une méthode créative qui permet véritablement , à ce titre, d'innover en trouvant des réponses inimaginables. Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion Brainstorming Cadre matériel Prévoir l’organisation du matériel Le choix du lieu et du temps Les supports d’animation Suivi Rédiger le compte rendu et le diffuser rapidement S’assurer des correctifs discutés Préparer éventuellement la prochaine réunion Exemple de compte-rendu de réunion Voici les principaux points que l'on retrouve dans ces rapports. Objectifs de la réunion . Il s'agit de la réponse à la question : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ?". Date de la rencontre Liste des présents . Ajoutez éventuellement leur service si vous êtes dans une grande structure. Tierces personnes en copie n'ayant pas participé, mais étant partie prenante dans les thèmes traités (exemple : supérieur hiérarchique, etc.) Sujets abordés , avec à chaque fois : - synthèse des discussions, si besoin ne pas hésiter à mentionner des documents en précisant où les trouver ou bien en les joignant en annexe du compte rendu. Procédez de même pour les présentations utilisées. Exemple de compte-rendu de réunion - conclusions et décisions prises le cas échéant - actions : mention des responsables des actions qui pilotent la mise en place et assureront le reporting lors d'une prochaine mise en commun. Précisez quand l'action doit être menée. A noter que le compte rendu ne fait que coucher par écrit ce qui a été décidé lors de la phase de synthèse. Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion Commentaires et appréciations générales : efficacité du travail fourni, ambiance, problèmes particuliers liés à l’organisation, points à améliorer, etc. Les difficultés des réunions –La préparation •Temps accordé insuffisant •Objectif, ordre du jour ou rôles mal définis… –L’animation : •L’objectif de la réunion n’est pas partagé avec les participants •L’animateur se sent débordé lorsqu’un débat s’installe •L’animateur ne prend pas en compte une idée émise •Jugement sur les idées émises ou attitudes de participants •méthode inadéquate (tous les participants ne s’expriment pas) •L’animateur ne se fait pas aider par le groupe ou par le rapporteur –La prise de note : •Le rapporteur ne note pas tout ou déforme l’idée ou écrit mal •L’animateur ne s’appuie pas sur le rapporteur •Pas suffisamment de synthèses, pas de conclusion –Les participants •Respect de la parole de l’autre, écoute •Remise en cause de l’objectif… MERCI POUR VOTRE ATTENTION
