Telechargé par Mahdi Allani

Gestion d'une réunion

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La gestion de réunion
Plan de l’exposé
1.
Introduction
2.
Les différents types de réunion
3.
Préparation
4.
Animateur
5.
Gérer les différents types de participants
6.
Méthodes de travail
7.
Cadre matériel
8.
Suivi
9.
Les causes d’échec
Introduction


En tant que manager, la conduite de réunion est un art
auquel vous ne pourrez échapper . En effet, le management
d'équipe requiert des échanges plus ou moins réguliers avec
vos collaborateurs. Echanges qui se matérialisent, entre autres,
par l'organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou
moins formelles. Il s'agit là de la base d'une communication
managériale efficace, un pilier de l'intelligence collective.
Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez
ainsi parfaitement maîtriser les techniques d'animation et
connaître les différents outils à votre disposition.
Les différents types de réunion





Selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le contexte dans
lequel vous piloterez cette réunion, différents types de réunion sont possibles :
réunion d'information : vous transmettez un/des messages à votre auditoire
qui le reçoit de manière "passive".
réunion de revue : rencontre formelle que l'on retrouve fréquemment dans le
cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par
le sujet/projet participent activement afin de faire le point sur l'avancée des
choses.
réunion d'échange : tous les participants échangent activement sur un sujet
donné.
réunion de résolution de problème : l'objectif est clairement de débloquer
une situation qui s'enlise, trouver une solution à un dysfonctionnement, gérer un
conflit...
réunion de prise de décision : vous réunissez différents acteurs afin
d’entériner une décision quant à une problématique précise.
Préparation

Préparer efficacement une réunion,
c’est garantir à plus de 80% sa
réussite
Questions à se poser avant de faire une réunion
Cette réunion est-elle nécessaire?
 Le choix des participants est-il
pertinent ?
 Quel est le but de cette réunion?

Définir clairement les objectifs
Définir clairement les objectifs
 En informer les participants (ordre
du jour).

Explorer l’objectif général de la réunion
Rassembler les informations
disponibles sur le sujet
 Rechercher les informations
manquantes
 Réfléchir aux informations précises
que les participants peuvent apporter
et identifier celles dont ils vont avoir
besoin

Le rôle de l’animateur
Préparer le voyage (préparer la réunion)
Conduire le véhicule à bon port
(animer
la réunion et atteindre l’objectif)
Raconter son voyage et prévoir
les suites (le compte rendu et suivi des
réunions)
Le rôle de l’animateur
IIIIIIIV-
Préparer la réunion
Conduire la réunion
Conclure et assurer le suivi de la réunion
Fonction principale de l’animateur
Préparer une réunion
Définir le lieu de destination (l’objectif)
Tracer le chemin (l’ordre du jour, le top)
Fixer des étapes (horaires)
Constituer l’équipage (les participants)
Choisir le mode de déplacement (le matériel, la salle…)
Vérifier ses papiers et cartes (documents, supports)
Préparer l’équipage (invitation, convocation)
Contrôler le véhicule (vérifier le matériel)
Faire progresser la réunion
Conduire la réunion
Arriver le premier (accueillir les participants)
Démarrer en toute sécurité (Introduire)
Respecter le code de la route (les règles)
Piloter, co-piloter (animation, rapporteur)
Rendre le voyage agréable (donner un âme)
Gérer les imprévus (régulation)
Contrôler les étapes (gardien du temps)
Regarder le chemin parcouru (atteindre les
buts)
Conclure et assurer le suivi de la réunion
Raconter le déroulement
Réaliser une synthèse des résultats
La suite du voyage (calendrier, PERT…)
L’album photo (diffusion du compte rendu)
Le prochain voyage (date, ordre du jour)
Comment bâtir un agenda de réunion ?





Concrètement, comme tout document, l'ordre du jour que vous allez
partager avec vos collaborateurs se doit d'être clair, précis, succinct,
mais aussi suffisamment attrayant pour être lu ! Voici quelques astuces
pour son élaboration :
donnez un titre à votre ordre du jour : d'emblée, les invités sauront de
quoi il va retourner.
spécifiez le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée
Ordinaire, réunion de Direction, réunion de service mensuelle, etc.
notez précisément l'objectif global de la réunion pour que tout le
monde aille dans la même et bonne direction.
spécifiez le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (heure de début
ET de fin) de la rencontre.
présentez succinctement les participants : qui (collègues,
fournisseurs, avocats, etc.), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors
de cette réunion).
Comment bâtir un agenda de réunion ?







citez chronologiquement tous les items qui seront abordés pendant cette
entrevue, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. Au préalable, vous aurez
bien sûr prévenu chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime
nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler
chaque élément, mais bien de le définir très succinctement.
définissez l'objectif de chaque point abordé.
aménagez quelques pauses qui pourront également être utilisées en cas de
débats plus longs qu'initialement prévu - dans la limite du raisonnable !
prévoyez un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles
questions et/ou l'organisation d'une prochaine entrevue.
assurez-vous que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils
n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.
relisez et/ou faites relire votre ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat
(au minimum 1 semaine avant la réunion - attention, certaines réunions très
formelles requierent un délai légal ainsi qu'une procédure de convocation
spécifique).
respectez votre planning le jour J !
Fonction principale de l’animateur
Faciliter et faire progresser la réunion
1)
2)
3)
4)
Être à l’affût des obstacles à la communication
Adapter son style à la situation
Écouter pour gérer les échanges entre les
participants
Utiliser des support d’animation variés
Être à l’affût des obstacles à la communication
Le système hiérarchique
 Les jargons
 La peur du jugement d’autrui
 La frustration
 La fatigue
 La timidité...

Choisir un style d'animation
Optez pour une animation énergique et adaptée. Il
est important d'instaurer une certaine dynamique de
groupe pour une productivité et une efficacité
renforcées. Différentes postures sont possibles en
matière d'animation, parmi lesquelles :
 facilitateur : les participants échangent librement
sous le contrôle discret de l'animateur.
 coordinateur : les protagonistes échangent sur un
sujet précis, l'animateur structure les échanges et les
débats.
 directif : peu d'espace laissé aux participants.
Adapter son style en fonction de la situation
Écouter pour gérer les échanges entre les participants
L’écoute
• Écouter =
– se mettre à la place de l’autre pour comprendre son point
de vue
– S’assurer que l’on a bien compris son point de vue
– Avoir une attitude empathique
• Ce n’est pas :
– Seulement entendre ou s’entendre
– Être d’accord avec le point de vue de l’autre
– Être sympathique
Les attitudes de Porter
1.
Le jugement
–
2.
La décision
–
3.
On pose des questions, on interroge pour en savoir plus (« pouvez-vous me
dire… comment l’expliquez-vous… ? »)
L’interprétation
–
6.
On rassure, on encourage en minimisant la situation (« ce n’est pas si
grave… il est normal de… »)
L’enquête
–
5.
On conseille avec conviction, on recommande, on décide implicitement (« à
votre place je.., il faut… »)
Le soutien
–
4.
On évalue par rapport à son propre modèle moral et son système de
référence, on porte un jugement sur l’autre (« c’est bien, c’est mal… »)
On tente d’expliquer à l’autre le sens de ce qu’il pense, on lui rend plus
manifestes les raisons de son attitude (« c’est parce que… »)
La reformulation
–
On ré-exprime en d’autres termes ce que l’autre vient de dire, sans
interpréter (« si j’ai bien compris, vous voulez dire que… »)
Attitudes : leurs usages
Caractéristiques
Usage et précautions
Jugement
Attitude orientée qui peut conforter
la position de l’autre ou le
déstabiliser
Si nécessité d’évaluer. Tenir compte du
système de référence de l’autre et se
baser sur des faits
Décision
Attitude ferme et autoritaire qui
peut sécuriser ou déresponsabiliser
Si nécessité de décider ou pour conclure
suite à une synthèse. Expliquer les
raisons de la décision
Soutien
Attitude paternaliste qui peut
soutenir ou au contraire renforcer
le malaise
Si nécessité de redonner confiance. Ne
pas prolonger ni répéter pour ne pas
enferrer l’autre dans le problème
Enquête
Attitude interrogative qui peut
Pour éclairer un point, orienter un
dynamiser ou être perçue comme de débat ou s’abstenir de juger. Préférer
l’indiscrétion
les questions ouvertes et les préparer
Interprétation
Attitude explicative qui peut
éclairer l’autre ou déclencher
l’hostilité
S’il existe une demande de clarification.
Seulement si on se sent compétent et ne
pas aller trop loin
Reformulation
Attitude miroir qui a un effet de
relance, de clarification ou être
perçue comme un désengagement
Dans tous les cas où la relation
psychologique est délicate et où toute
autre attitude est inadaptée.
Attitudes
1er cas
"...J'ai l'impression qu'en ce moment tout fiche le camp dans tous les sens... Le projet
sur lequel je travaille ne débouche sur rien de solide... D'ailleurs, la Maison me semble
aller bien mal. Je me demande si ça vaut le coup de s'accrocher..."
1
A ta place, j'irais voir mon chef de projet et je me
reposerais.
Décision
2
Je pense surtout qu'on t'a donné un travail qui
n’est pas intéressant.
Jugement
3
Qu'entends tu par "tout fiche le camp dans tous les
sens" ?
Enquête
4
T'en fais pas mon vieux, on a tous des moments de
cafard.
Soutien
5
Tu as l'impression que tout va mal en ce moment,
et tu te demandes si tu ne vas pas renoncer,
Reformulation
6
Tu as tort de dire ça après tout ce que l'on a fait
pour toi
Jugement
2ème cas
Un chef de service répond au Directeur Administratif : "Monsieur le Directeur, je ne
pense pas que ces cours sur l’organisation du travail m'apportent quelque chose,
Ces ingénieurs en organisation ne peuvent pas connaître mieux que moi un travail
que je fais depuis douze ans !"
1
2
-
Votre opinion est fausse, ils sont là pour vous apporter
une méthode que vous appliquerez vous- même à vos
problèmes.
Vous pensez que ces ingénieurs sont incompétents ?
3
-
Je comprend que cela vous étonne.
4
-
il est indispensable que vous suiviez ces cours qui ne
peuvent que vous aider.
5
–
Pensez-vous qu'il soit nécessaire de bien connaître
votre travail pour donner des cours d’organisation du
travail de qualité ?
Vous pensez que les ingénieurs en organisation ne
peuvent rien vous apporter en formation pour votre
travail que vous connaissez de longue date.
6
-
Jugement
Enquête
Soutien
Décision
Enquête
Reformulation
3ème cas
Ce cadre est dans l'usine depuis trois mois et fait partie du Service Commercial, Au cours
d'une conversation, il déclare ; "Je ne comprends pas pourquoi, mais j'ai l'impression de
ne pas faire partie de l'équipe, Ils sont tous très "chics", mais ils semblent former un cercle
fermé dans lequel je me sens étranger, C'est peut-être ma faute. Je n'en sais rien."
1-
Pourquoi n'essayez-vous pas de leur rendre service à la
première occasion ?
2-
Vous avez l'impression de mal vous intégrer à l'équipe, mais
vous ne savez pas si cela provient de leur attitude ou si vous
en êtes responsable.
3-
Décision
Interprétation
Vous avez l'impression que le groupe est hostile ?
Interprétation
4-
Croyez-vous qu'il y ait une raison pour que les autres ne vous
intègrent pas ?
Enquête
5–
Ne pensez-vous pas qu'ils pourraient vous accepter si vous
leur donniez davantage de temps pour vous connaître et vous
estimer ?
Décision
II n'y a que 3 mois que vous faites partie de l'équipe, c'est
normal.
Soutien
6-
Utiliser des supports d’animation
variés
Tableaux
 Documents…
 Audiovisuel
 etc.

Types de participants
• Adopter certains comportements caractéristiques
correspond à jouer un rôle.
• Plusieurs auteurs associent ces rôles à certains types
de participants que l’on peu reconnaître à l’intérieur
d’un groupe.
• Ces types de participants peuvent être regroupés en
deux catégories:
• Influences négatives
• Influences positives
Gérer les différents types de participants

Le silencieux
_  L’informateur
 L’agressif
 L’attentif
 Le bavard
 Le coopératif
 L’obstructionniste
 L’expert
 Le hors d’ordre
 Le stimulateur
 Le bouffon
 Le médiateur
 L’indifférent
 Le clarificateur
+
Le silencieux

Ses contributions se limitent
en générale à des
hochements de la tête ou à
des expressions faciales.
Les types de participants exercant une influence négative
Le silencieux

Le regarder fréquemment
pour l’inviter discrètement à
s’exprimer.
- question fermée: Est-ce
que toi aussi tu vois ça de
cette façon? Es-tu d’accord
avec…?
- Ne pas forcer.
Les types de participants exercant une influence négative
L’agressif
– Il désapprouve tout: les
sentiments; les idées; les
actions; les décisions; etc.
Les types de participants exercant une influence négative
L’agressif
– - Conserver son calme et si
possible faire preuve d’un peu
d’humour pour détendre
l’atmosphère.
- Apaiser le débat: en
demandant de présenter des
faits plutôt que des opinions, le
questionner.
- Reformuler ce qu’il dit,
relancer la question au groupe.
Les types de participants exercant une influence négative
Le bavard

Il a toujours quelque chose à dire sur
n’importe quel sujet et, bien souvent
en dehors de ce qui concerne le
groupe.
Les types de participants exerçant une influence négative
Le bavard

- Interrompre avec tact: profiter du
moment où il reprend son souffle,
résumer ce qu’il vient de dire et offrir
la parole à un autre membre
- Lui demander poliment d’être plus
bref ou lui signifier poliment qu’il a
assez parlé.
- Éviter de la regarder pour ne pas lui
laisser croire qu’il peut reprendre la
parole
Les types de participants exerçant une influence négative
L’obstructionniste

Il s’objecte à toute idée
développée par les autres
membres, il remet en question
les décisions déjà prises, il
prolonge inutilement les
discussions.
Les types de participants exercant une influence négative
L’obstructionniste

Lui demander de justifier ses
propos et lui demander des
solutions alternatives
Les types de participants exercant une influence négative
Le hors d’ordre

Il a toujours une histoire à raconter ou
quelque chose qu’il trouve intéressant
à dire. Ses interventions concernent
rarement le sujet de la discussion.
Les types de participants exerçant une influence négative
Le hors d’ordre

- Rappeler le sujet de la discussion, lui
expliquer poliment que ces propos
n’ont pas de lien avec ce qui est
discutés.
- Lui demander de mettre en réserve
ses commentaires pour le moment où
le sujet sera débattu.
- Quand il continue: lui demander
d’expliquer le bien-fondé de son
intervention en fonction du sujet de
discussion.
Les types de participants exerçant une influence négative
Le bouffon

Toutes ses interventions
cherchent à faire rire. Parfois
blessant, souvent de moins en
moins drôle, il ne cesse de
plaisanter.
Les types de participants exerçant une influence négative
Le bouffon

- Réorienter ses interventions
vers la tâche, en lui posant une
question sérieuse mais facile à
répondre.
- Le rappeler à l’ordre en lui
demandant de revenir au
sérieux
Les types de participants exerçant une influence négative
L’indifférent

Celui que rien ne semble intéresser, si ce
n’est l’heure où la réunion va finir.
Les types de participants exerçant une influence négative
L’indifférent

Celui que rien ne semble intéresser, si ce
n’est l’heure où la réunion va finir.
Les types de participants exerçant une influence négative
L’indifférent

- Chercher à connaître ses véritables
sources de motivation afin d’établir des
liens entre ses intérêts et le sujet débattu.
- Lui donner des tâches qui l’obligeront à
s’impliquer ou donner son avis.
- Soigner la relation avec lui.
Les types de participants exerçant une influence négative
L’informateur

Cette personne
cherche
continuellement à
enrichir les
discussion.
Les types de participants exercant une influence positive
L’attentif

Cette personne
participe à
l’avancement du
groupe mais sans
alimenter la
discussion par
elle-même.
Les types de participants exercant une influence positive
Le coopératif

Il défend ses
points de vue mais
sans obstination, il
tente plutôt de
construire avec les
idées des autres.
Les types de participants exercant une influence positive
L’expert

Temporairement,
ces personnes
agissent en tant
qu’experts tant
que le sujet ou le
problème n’est pas
épuisé.
Les types de participants exercant une influence positive
Le stimulateur

De nature
enthousiaste, il,
transmet aux
autres le plaisir de
travailler à une
cause commune.
Les types de participants exercant une influence positive
Le médiateur

Personne qui
cherche les points
d’entente entre les
partis impliqués et
tente de
développer des
idées qui les
rallieront.
Les types de participants exercant une influence positive
Le clarificateur

Cette personne
supporte
difficilement les
mésententes et les
imprécisions. Elle
assure ainsi la
compréhension de
tous les membres
face à la
discussion.
Les types de participants exerçant une influence positive
COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ?

Malgré toute votre bonne volonté et
une préparation optimale de votre
intervention, l'énergie retombe et un
malaise se fait sentir au sein de votre
auditoire, mettant en péril l'efficacité
de la réunion. Comment repérer les
signes d'un décrochage ? Comment
réagir et ressusciter cet atelier ?
COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ?
Pourquoi re-dynamiser une réunion qui manque de peps ?



Vous sentez progressivement un malaise s'installer dans la salle. En tant
qu 'animateur , il vous faut réagir et reprendre le contrôle de la
situation, sans quoi, les répercutions seront nombreuses :
perte de temps et d'énergie : non seulement pour vous, mais également
pour les participants et globalement le projet en cours pour lequel cet
atelier a été implémenté.
improductivité et frustration : efficacité zéro assurée (message non
passé, avancement nul du projet, réticences envers la prochaine réunion,
etc.).
baisse de confiance en vous : sans feedback sur ce qui a péché lors de
cette entrevue, il est fort à parier que vous en ressortirez en colère, déçu,
réticent à conduire la réunion suivante, en proie à de nombreuses
interrogations (est-ce votre style d'animation qui est en question ? ou bien
plutôt l'horaire que vous avez défini ? ou bien vous êtes-vous fourvoyé
dans vos données, votre mission, les intervenants, etc ?
COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ?
Les signes qui montrent que votre auditoire ne suit plus






Vos interlocuteurs ne prêtent plus guère attention - ou très vaguement - à ce que vous
dites. Les signes - notamment en langage non verbal - qu'ils émettent en sont la preuve.
S'ils peuvent tout d'abord être très furtifs, ils deviennent rapidement flagrants si vous ne
réagissez pas. On considère qu'au-delà de 10 minutes de concentration, l'attention
baisse petit à petit et ne revient pas si l'intervention n'est pas rythmée. Il est donc
urgent d'agir sitôt les premiers signes de lassitude apparaissant :
bâillements intempestifs,
regards dans le vague ou baissés,
soupirs bruyants plus ou moins contrôlés,
corps qui ne tiennent plus en place : les uns passent leur temps à se redresser sur leur
chaise suite à un mini-endormissement, les autres jouent avec un stylo, d'autres encore
griffonnent sur un coin de feuille, les doigts tapotent le bureau ou un document, les jambes
s'affolent, se croisent, se décroisent, les pieds font de petites rotations afin de se dégourdir,
etc.
consultation furtive des notifications émises par un smartphone ou autre ou encore surf
discret sur internet,
consultations fréquentes et répétées de l'horloge et/ou la montre...
COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ?
Comment ressusciter un auditoire ?

Captivez à nouveau l'attention d'un public en proie au décrochage n'est pas chose aisée. Il
faut ruser et faire avant tout preuve d'humilité, de confiance en soi et de créativité ! Si,
malgré tout le soin que vous avez apporté à la préparation de votre intervention, que vos
supports sont attrayants et adaptés, pas trop chargés en informations, etc. et que votre
animation tourne au calme plat, il vous faut RÉAGIR !
Astuces originales pour réveiller une assemblée


surprendre vos interlocuteurs : en lançant, par exemple, sans crier gare et si le contexte
s'y prête, une boutade, ou bien continuer votre présentation en chuchotant ou changeant de
voix, ou bien encore en cessant soudainement de parler ou demandant à vos interlocuteurs
comment ils feraient pour captiver à nouveau l'attention d'un auditoire inattentif, etc. Une
autre astuce (si tant est que les smartphones ne sont pas bannis de votre réunion), plus
"délicate", car elle induit imagination et répartie, est d'envoyer un sms à tous les participants
afin de vous rappeler à leur attention ou bien de feindre une pause pour un selfie - succès
assuré !
questionner vos interlocuteurs sur ce qui ne fonctionne pas : cela vous permettra de
rectifier le tir et/ou vous améliorer pour vos prochaines interventions (Attention : il vous faut
ici savoir faire face à la critique et prêt à vous remettre en question.).
COMMENT RE DYNAMISER UNE RÉUNION ?


proposer un break : mieux vaut une pause bénéfique à la circulation
sanguine et réactivation du cerveau plutôt qu'un engourdissement physique
et psychique. Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
– mini balade histoire que chacun puisse se dégourdir les jambes et
s'oxygéner,
– rafraichissements - eau de préférence - pour réhydrater le corps et
l'esprit,
– exercices type "energizers" afin de redonner de l'énergie au groupe,
– "brain exercices" afin de re-concentrer tout le monde sur le sujet.
– mini session de méditation pleine conscience ou yoga afin de
détendre le groupe et recentrer l'attention et la concentration.
impliquez et stimulez vos interlocuteurs : partagez votre enthousiasme
et votre énergie qui doivent être contagieux ; demandez à votre auditoire
ce qu'il pense de tel ou tel point abordé, etc.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion





Méthodes et outils sont foison quant à la façon de conduire
efficacement une entrevue et obtenir les résultats escomptés. On peut
toutefois en citer quelques-uns :
Pechakucha : pour une présentation efficace en très exactement 6
minutes et 40 secondes,
6 chapeaux de la réflexion : créativité et efficacité renforcées grâce à
l'exploration des 6 modes de pensée.
Diagramme d'Ishikawa : efficace pour la résolution de problèmes,
Stand-up : des réunions debout pour plus d'efficacité,
Brainstorming ou son opposé le reverse brainstorming : le remueméninges est un puissant levier de réflexion dans le cadre de
résolution de problème ou d'innovation
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Pechakucha


Egalement nommée technique du 20*20, la méthode Pecha
Kucha repose sur une présentation orale alliée à la
projection de 20 images - ou diapositives - de 20 secondes
chacune (c'est-à-dire une intervention de très exactement 6
minutes et 40 secondes).
Pensée par deux architectes installés au Japon - Astrid Klein et
Mark Dytham - exaspérés de perdre leur temps dans des
réunions qui s'éternisaient et ne débouchaient pas sur grandchose de concret, cette méthodologie se veut créative,
dynamique et pleine de peps. Ce qui demande toutefois un
certain nombre de compétences pour celui/celle qui veut se
l'approprier...
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
 Conçue et développée par le Dr Edward de Bono, psychologue
maltais spécialiste en sciences cognitives, cette approche
repose sur les observations de ce dernier sur les différentes
façons de penser des individus. De Bono a constaté que ces
modes de pensée étaient influencés inconsciemment par nos
émotions, nos croyances, opinions, jugements, notre logique,
nos sentiments personnels, etc. Ce qui, d'un côté, nous permet
de réfléchir et prendre rapidement des décisions , mais qui, d'un
autre côté, nous empêche d'appréhender les choses de manière
originale, nous autocensurant en quelque sorte d'idées et
solutions divergeant de notre mode de pensée habituel.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
Les différents chapeaux et leurs rôles

Le chapeau blanc
Il représente la neutralité : énoncé des éléments à disposition de manière factuelle, impartiale,
sans aucune interprétation des chiffres, données et autres informations.
o
Le chapeau rouge
Il symbolise l' émotionnel et l'intuition : sentiments, jugements, émotions, ressentis sont
exprimés pleinement et sans justification.

Le chapeau noir
Il incarne le pessimisme : risques, limites, freins, obstacles, inconvénients et autres aspects
négatifs sont soulevés sans argumentation.

Le chapeau jaune
Il exprime l' optimisme : avantages, opportunités, espoirs, bénéfices, rêves sont exposés.

Le chapeau vert
Il matérialise la créativité : alternatives originales, idées imaginatives, loufoques, abracadabrantes
sont formulées sans aucune censure et avec l'énergie caractéristique de l'enthousiasme.

Le chapeau bleu
Il personnifie l' organisation : analyse, synthèse, prise de recul, canalisation des idées,
récapitulation, discipline, processus de réflexion qui permet à la séance de se dérouler
convenablement et d'atteindre l'objectif fixé.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
6 chapeaux de la réflexion
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa



Rappelant le squelette d'un poisson, cet outil visuel a pour finalité de lister les
causes qui ont une influence sur un effet (une situation), de les classer, de
les hiérarchiser.
Très utilisé par les qualiticiens, le diagramme d'Ishikawa est en fait
applicable à l'ensemble des métiers de l'entreprise.
Représentation graphique du diagramme de causes à effets
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa
Les principales étapes
1- Qualifiez l'effet
 Il s'agit couramment du problème que vous cherchez à
résoudre.
 Exemple : l'entreprise xy fait face à une baisse de sa marge de
20% par rapport à n-1.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa
2- Dressez un inventaire des causes possibles
 Listez celles qui ont une influence sur le problème. Pour ce
faire, utilisez des méthodes telles que le brainstorming.
 Travaillez avec des personnes qui connaissent bien la situation,
mais qui proviennent d'horizons et de positionnements
différents par rapport à la question : issues de divers
services, experts et utilisateurs...
 Dans notre exemple, la baisse peut être expliquée par : une
politique tarifaire plus agressive, une structure de vente de
produits différente, une forte action de la concurrence, une force
de vente "faisant de la remise"...
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa
3- Classez les causes par familles
 Ces regroupements forment les arêtes principales du
diagramme d'Ishikawa. Dans le domaine de la qualité et de la
production, les 5M sont fréquemment utilisés pour cette tâche :
 Main d'oeuvre : les collaborateurs, leurs compétences...
 Matières : les matières concernées, la qualité... Pour une
fabrication, les composants entrant dans l'élaboration du
produit..
 Matériels : Les moyens de production, les équipements...
 Méthodes : les techniques, les procédures, modes
opératoires...
 Milieu : l'environnement de travail, la concurrence...
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa
4- Evaluez les branches/racines qui ont le plus d'impact


Une fois le diagramme finalisé, sous-pesez chaque
cause pour déterminer les axes prioritaires
d'action .
Annotez chaque branche du diagramme avec le
système de votre choix : (++ + 0 - -- ou bien avec une
note de priorisation de 1 à 5). Vous obtenez ainsi
une hiérarchisation des causes . A noter que cette
évaluation peut donner lieu à des études
complémentaires.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Diagramme d'Ishikawa

Exemple avec notre problématique de marge
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Stand-up
Traduit littéralement par "réunion debout" en Français, le concept de
ce type de rencontres est très simple : les participants se tiennent
debout en cercle afin de faciliter les échanges et l'efficacité de
l'entrevue . Ni chaise, ni table, les participants échangent en face à
face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très
informelle. L'échange se fait entre tous et non à l'attention d'un seul et
même participant.
 En général, le laps de temps dévolu aux "Stand-ups" est relativement
court : comptez un minimum de 5 minutes et un maximum de 15 .
Pas d'animateur désigné - personne ne dirige réellement la session,
seul un responsable de séance est tenu de veiller à ce que le cadre de
la rencontre (notamment contrôler que la séance ne glisse pas dans le
trop de détails) et le timing soient respectés. Ce peut être toujours la
même personne ou bien chaque membre du groupe tour à tour.

Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Stand-up


Les échanges se font au fur et à mesure des interventions de
chacun. Il est possible d'utiliser un objet - un témoin en quelque
sorte - passant d'un participant à un autre pour structurer les
échanges et respecter la parole de chacun : seul celui qui a le
témoin en main peut s'exprimer avant de la faire passer à l'un
de ses collègues.
Un mur ou un paperboard peuvent être utilisés pour la "prise de
notes" à l'aide de post-it que l'on positionne et déplace en
fonction de l'état d'avancement de la tâche inscrite dessus.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Brainstorming
cet outil a été inventé par Alex Osborn, un publicitaire
américain. Il s'appuie sur la capacité créative d'un groupe à
trouver des idées nouvelles en dehors de toute influence de
normes ou d'idées préconçues, pour résoudre un
problème. L'un des principes est de générer le plus d'idées
possible en réponse à une question .
L'application principale est la résolution de problème : trouver
des pistes de solution. C'est une méthode créative qui
permet véritablement , à ce titre, d'innover en trouvant des
réponses inimaginables.
Quelques méthodes et outils pour piloter
efficacement une réunion
Brainstorming
Cadre matériel
Prévoir l’organisation du matériel
Le choix du lieu et du temps
 Les supports d’animation

Suivi
Rédiger le compte rendu et le
diffuser rapidement
 S’assurer des correctifs discutés
 Préparer éventuellement la prochaine
réunion

Exemple de compte-rendu de réunion
Voici les principaux points que l'on retrouve dans ces rapports.

Objectifs de la réunion . Il s'agit de la réponse à la question : "
pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ?".
 Date de la rencontre
 Liste des présents . Ajoutez éventuellement leur service si vous êtes
dans une grande structure.

Tierces personnes en copie n'ayant pas participé, mais étant partie
prenante dans les thèmes traités (exemple : supérieur hiérarchique,
etc.)
 Sujets abordés , avec à chaque fois :
- synthèse des discussions, si besoin ne pas hésiter à mentionner des
documents en précisant où les trouver ou bien en les joignant en
annexe du compte rendu. Procédez de même pour les présentations
utilisées.
Exemple de compte-rendu de réunion


- conclusions et décisions prises le cas échéant
- actions : mention des responsables des actions qui pilotent la
mise en place et assureront le reporting lors d'une prochaine
mise en commun. Précisez quand l'action doit être menée. A
noter que le compte rendu ne fait que coucher par écrit ce qui a
été décidé lors de la phase de synthèse.
Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion
Commentaires et appréciations générales : efficacité du
travail fourni, ambiance, problèmes particuliers liés
à l’organisation, points à améliorer, etc.
Les difficultés des réunions
–La préparation
•Temps accordé insuffisant
•Objectif, ordre du jour ou rôles mal définis…
–L’animation :
•L’objectif de la réunion n’est pas partagé avec les participants
•L’animateur se sent débordé lorsqu’un débat s’installe
•L’animateur ne prend pas en compte une idée émise
•Jugement sur les idées émises ou attitudes de participants
•méthode inadéquate (tous les participants ne s’expriment pas)
•L’animateur ne se fait pas aider par le groupe ou par le rapporteur
–La prise de note :
•Le rapporteur ne note pas tout ou déforme l’idée ou écrit mal
•L’animateur ne s’appuie pas sur le rapporteur
•Pas suffisamment de synthèses, pas de conclusion
–Les participants
•Respect de la parole de l’autre, écoute
•Remise en cause de l’objectif…
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